Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

Федеральноеагентство по образованию
Белгородскийгосударственный университет
КАФЕДРАДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Дипломнаяработа
Современныепроблемы документационного обеспечения управления и пути их решения вУправлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

студентадневного отделения 5 курса группы 070404
ГордиенкоЕвгения Александровича
Научныйруководитель:
к.и.н.,доцент
ШаповаловаС.П.
Рецензент:
доктористорических наук, профессор
Мошкин А.Н.
БЕЛГОРОД 2009

Содержание
 
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯНА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
§1. Организация документационного обеспеченияуправления
§2. Современные проблемы документационногообеспечения управления
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВУПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
§1. Организация документационного обеспечения вУФРС по Белгородской области
§2. Служебный распорядок Управления Федеральнойрегистрационной службы по Белгородской области
§3. Существующие проблемы документационногообеспечения в УФРС по Белгородской области и пути их решения
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
 

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность дипломного исследованиязаключается в том, что наше время, насыщенное информационными технологиями,предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за ихсоздание, обращение и хранение. Современные компьютерные системы позволяют нетолько быстро и качественно оформить документ, но и предоставляют разнообразныевозможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче поканалам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации.Многие функции бумажного документооборота могут быть полностьюавтоматизированы, что позволяет повысить скорость принятия решений и,соответственно, эффективность управления.
Нужноучитывать, что переход на новые технологии требует надлежащей правовой инормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированныхисполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующихпроблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемогорезультата.
Кроме того,устраняя одни проблемы, процесс информатизации общества ставит перед нами новые- появляются неизвестные ранее возможности для несанкционированного доступа кконфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценнойинформации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированныхдействий пользователя. Именно в связи с этим новые требования предъявляютсясегодня в равной мере и к руководителям, и к персоналу, ответственному заподготовку и прохождение документов, а анализ всех возможных проблем ивыработка путей их преодоления представляется очень важным и актуальным.
Целью дипломной работыявляется выявление основных проблем современного делопроизводства и выработкапутей их решения.
Задачи перед дипломной работойбыли поставлены следующие:
— датьхарактеристику документационному обеспечению управления на современном этапе;
— проанализироватьфункции и задачи служб документационного обеспечения управления;
— выявитьсовременные проблемы документационного обеспечения управления;
— проанализироватьорганизацию документационного обеспечения управления в Управлении Федеральной РегистрационнойСлужбе по Белгородской области;
— датьпрактические рекомендации по устранению существующих и возможных проблем иугроз.
Объектом дипломного исследованияявляется организация документационного обеспечения управления.
Предметом дипломной работы сталорассмотрение проблем документационного обеспечения управления на примереУправления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области.
Источниковаябаза. Источниковаябаза дипломной работы состоит из нормативных актов, регулирующих организациюсовременного документационного обеспечения управления. Федеральноезаконодательство в данной работе представлено такими законодательными актами,как: «Государственная система документационного обеспечения управления.Основные положения. Общие требования к документам и службам документационногообеспечения»[1], «Типоваяинструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»[2],«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностиорганизаций, с указанием сроков хранения»[3], ПостановлениеГоскомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных формпервичной учетной документации по учету труда и его оплаты»[4],ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов»[5], ГОСТ 51141-98«Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения»[6];Приказ Роструда от 10.12.2004 № 47 «Об утверждении форм документов» и т.д.[7]
Для второйглавы в ходе пройденной мною производственной практики была собрана справочнаяи регламентирующая документация по УФРС по Белгородской области, проведенанализ документационного обеспечения этой организации и ее документов.
В рамкахобследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородскойобласти нами было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предметвыявления существующих проблем документационного обеспечения и путей ихрешения. По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкетыс соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяетопределить состояние документационного обеспечения в организации на текущиймомент и рассматривается во втором параграфе второй главы.
Историографияисследования. Среди опубликованных работ отечественных специалистов поделопроизводству можно отметить труды В.Э. Баласаняна, М.П. Бобылевой, М.В.Ларина, Г.Ю. Максимовича и ряда других[8]. В большинствесвоем они рассматривают современное состояние отечественного делопроизводства ипути его развития в век информационных технологий. Часть авторов принадлежит ксоветскому периоду (К.Г. Митяев, например) и касается исключительно вопросовдокументационного обеспечения работы учреждений, другая часть авторов напротив,сконцентрирована на вопросах современных технологий и внедрения системэлектронного документооборота (Л.А. Доронина, В.К. Саблин и др.)[9].В целом эти и другие авторы позволяют дать характеристику как состояниюсовременного традиционного делопроизводства, так и его трансформациям вусловиях всеобщей информатизации и автоматизации рабочих процессов. В работеТ.В. Кузнецовой «Делопроизводство. Документационное обеспечение управления»изложены требования к составлению, оформлению документов и работе с ними наоснове последних законодательных правовых и нормативно-методических актов, втом числе ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 и ФЗ «Обинформации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006,Типовых регламентов работы федеральных органов исполнительной власти (2005года) и «Типовой инструкции по делопроизводству...» (2006 года). В специальнуюглаву выделены особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений идополнений к Трудовому кодексу, внесенных Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «Оперсональных данных» от 27.07.2006. Источник предназначен работникамделопроизводственных и кадровых служб, руководителям учреждений, фирм ипредприятий и всем обучающимся по специальности «Документоведение идокументационное обеспечение управления»[10]. Работа Ю.М.Михайлова «Делопроизводство для негосударственных организаций» — одно из первыхотечественных изданий, подробно освещающих организацию корпоративногоделопроизводства в контексте Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управлениедокументами». Материал пособия излагается с опорой на актуальную практикудокументационного обеспечения управления. Помимо развернутого практическогокомментария к Национальному стандарту «Управление документами» пособие содержитпримерный текст инструкции по делопроизводству для негосударственных компаний ииндивидуальных предпринимателей. Вместе с текстом публикуется более 50приложений к инструкции: усовершенствованные формы наиболее важныхуправленческих документов, рекомендации по подготовке их содержания — словом,все для правильной и быстрой организации делопроизводства небольшой компанииили у индивидуального предпринимателя. При подготовке пособия были также учтеныпредписания, содержащиеся в Методических рекомендациях ВНИИДАД (2007 г.)[11].
Приподготовке дипломной работы использовались источники и публикации, размещенныев сети Internet и посвященные роли электронного документооборота в процесседокументационного обеспечения управления. Тут можно отметить сайты «Консалтинговаягруппа «ТЕРМИКА» (http://www.termika.ru), «DOConline: независимый портал оСЭД «(http://www.doc-online.ru/analytics/) и «ЭОС: электронные офисные системы»(http://www.eos.ru/).
Практическаязначимостьданной дипломной работы состоит в том, что путем анализа всех известных кнастоящему времени проблем и угроз, связанных с документационным обеспечениемуправления, можно разработать меры по их преодолению или недопущению и темсамым повысить эффективность работы отечественных предприятий и учреждений. Вотношении УФРС по Белгородской области практическая значимость дипломной работыпроявилась в обследовании делопроизводства организации и выработки практическихрекомендаций совершенствования ее документационного обеспечения с учетомпожеланий специалистов самого УФРС по Белгородской области.
Структураработысостоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка иприложения.

ГЛАВА1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
 
§1.Организация документационного обеспечения управления
Документационноеобеспечение управления — деятельность, охватывающая организациюдокументирования и управления документацией в процессе реализации функцийучреждения, организации и предприятия[12].
Всоответствии с требованиями Государственной системы документационногообеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления насовременных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службойдокументационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая службафункционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурногоподразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненногонепосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностьюперсонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборотадопускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников[13].
Назначениеслужбы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системыдокументационного обеспечения управления предприятия на основе единойтехнической политики и применения современных технических средств в работе сдокументами[14]. При этомосновными задачами службы ДОУ являются:
- внедрениена предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ ииными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
- осуществлениеметодического руководства организацией работы с документами в структурныхподразделениях предприятия;
- обеспечениедейственного контроля над соблюдением установленного порядка работы сдокументами;
- совершенствованиеформ и методов работы должностных лиц предприятия с документами[15].
Различаютследующие службы ДОУ:
1. Вминистерствах и ведомствах — управление делами. В него включаются секретариат(приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра,секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве(руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюроучета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отделписем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрениятехнических средств, центральный архив;
2. Нагосударственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских,проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах идругих организациях — отдел документационного обеспечения управления иликанцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету ирегистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрениютехнических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописноебюро, архив;
3. ВАссоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководствоморганизации;
4. Всовместных предприятиях (организациях) — правлением; в акционерных обществах — учредительной конференцией; в кооперативах — общим собранием членовкооператива;
5. Ворганизациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу сдокументами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специальноназначенные лица, секретарь-референт[16].
Основнымицелями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль иреализация работ по документационному обеспечению управления[17].Служба ДОУ решает следующие задачи:
- Совершенствованиеформ и методов работы с документами.
- Обеспечениеединого порядка документирования, организации работы с документами, построенияпоисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче введомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами.
- Сокращениедокументооборота, количества форм документов.
- Разработкаи внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационногообеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе[18].
Разработка ивнедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления набазе применения вычислительной и организационной техники. Службы ДОУ должныбыть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и среднимобразованием.
Служба ДОУосуществляет следующие функции:
- разработка,внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документоворганизации, внесение в них изменений;
- экспедиционнаяобработка, регистрация документов и учетно-справочная работа;
- организациярассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформлениядокументов на подпись руководству;
- регулирование,обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнениядокументов;
- разработканоменклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатурыдел;
- организациямашинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов;
- организацияработы по заявлениям граждан;
- контрольза работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм иметодов работы с документами;
- контрольсдачи дел, организация работы архива;
- проведениесовещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ иархивов;
- организациярабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ[19].
Деятельностьработников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которыеразрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителеморганизации[20].
Деятельностьслужбы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы,государственные и отраслевые стандарты.
Итак,организация труда работников служб документации включает в себя решениеследующих вопросов — четкое организационное построение службы документации(канцелярий), выбор наиболее рациональной формы организации работы сдокументами[21].
Основнымфактором, определяющим структуру численности службы документации, являетсянормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить взависимости от документооборота на три основные формы (централизованную,децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД:
1-я категория- предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документовв год;
2-я категория- от 25 000 до 100 000 документов в год;
3-я категория- от 10 000 до 25 000 документов в год;
4-я категория- до 10 000 документов в год[22].
В учреждениях1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории — секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.
Понятие ДОУохватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми восновном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию,которая так или иначе используется в организации — научно-техническую,проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новыевиды документации, определяемые как «информационные ресурсы» — реестры,регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условияхпорядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к нимдолжны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основаниираспорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации,относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступныйруководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решенияпроблемы[23].
С этимсвязана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством — оно предполагает использование более эффективных технологий обработкиинформации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративныевычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются спомощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директораВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОУ характеризует «переходную стадию оттрадиционного делопроизводства к управлению документацией», которое он понимаеткак «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами,вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения иуправления как такового[24].
В такойситуации очень важно различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ —техническую и организационную[25]. Первая из нихохватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку иустановку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодняинформационные технологии достигли такого уровня развития, при котором этасторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решениеопределяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труданайти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии спожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы[26].
Переход нановые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманнойсистемы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй,главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем.Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемогорезультата. Рассмотрим обе стороны проблемы более детально[27].
Существующиесейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса илиуровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированныесистемы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами кактаковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронныйаналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек ит. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственныхучреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажнымдокументооборотом действуют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливоосознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время невнедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их иначинать сразу со второго уровня[28].
Ключевымпризнаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версиикаждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию,передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а такжеобмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными)организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты.Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступак информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознаваниятекста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровнепоявляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных,информация которых используется в управленческой деятельности. Возможностиуправлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость ихдовольно высока — порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место[29].
Приданиеэлектронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных«двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при которомраспечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронногооригинала, имеющей ограниченную область применения[30].Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документсуществует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равноевнимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание иобращение, но и последующее архивное хранение[31].
Несмотря набогатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенныхограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, ониоперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а сэлектронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равносуществуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся наних подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательномуархивному хранению, в то время как их электронные версии используются исохраняются лишь из соображений практического удобства[32].По этой причине и программно-технические решения, используемые в такихсистемах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочногоархивного хранения[33].
Нередко ваннотациях систем можно встретить фразы типа «система поддерживает полныйжизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации досписания в дело». Между тем, как известно, «списанием в дело» полный жизненныйцикл отнюдь не ограничивается. Игнорируя это обстоятельство, многие системыпозволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержаниюдокумента, но не к его контексту — сопроводительной информации, позволяющейустановить обстоятельства создания документа или его поступления в системуизвне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что наязыке разработчиков называется «электронным архивом», не является архивом спрофессиональной точки зрения. Нормативные требования по организации архивногодела при его создании, как правило, не учитываются[34].
Как нароссийском, так и на рынке СНГ сейчас предлагается большой выбор программныхсредств для создания систем ДОУ второго уровня. Некоторые из них разработаныизвестными российскими или совместными фирмами относительно самостоятельно.Наиболее известны и популярны среди них системы «Дело» (разработчик — ЗАО «Электронныеофисные системы») и «Евфрат» (разработка фирмы «Cognitive Technologies Ltd»)[35].
Однако в процессеэксплуатации таких систем многие пользователи приходят к выводу, что ихоригинальность является скорее минусом, чем плюсом: внедрив у себя продукткакой-то фирмы, организация превращается в ее заложника. Любые исправления,доработки и модернизацию такой системы никто, кроме специалистов этой фирмы,осуществить не в состоянии. В случае, если фирма по каким-то причинам прекратитсуществование или потеряет ведущих авторов-разработчиков, все внедренные еюсистемы останутся без технической поддержки, а их совершенствование иприведение в соответствие с требованиями завтрашнего дня станет невозможным[36].
Исходя изэтих соображений, многие организации предпочитают иметь дело с системами,созданными на базе коммерческих продуктов западных фирм, которые ориентированына широкий круг пользователей и потому вынуждены быть гораздо более открытыми.Такие продукты представляют собой настраиваемые программные комплексы — мощныйинструментарий для быстрого создания конкретных приложений под запросыопределенного заказчика. Для этого, разумеется, тоже требуются специальныезнания, но специалистов по таким системам найти значительно проще. Как правило,услуги такого плана оказывают фирмы, именующие себя «системными интеграторами».Возможность выбирать между несколькими интеграторами (и даже, при наличиисоответствующих кадров, создавать или дорабатывать приложения собственнымисилами) перевешивают в глазах пользователей даже такое очевидное преимуществоотечественных разработок, как возможность полнотекстового поиска с учетомморфологии русского языка, которой, естественно, не обладают коммерческие продуктызападного производства[37].
В Россииявное предпочтение отдается программному комплексу «Lotus Notes / Domino».Любопытно, что на западном рынке этот комплекс отнюдь не доминирует. В докладеспециалиста-эксперта Аппарата Правительства Российской Федерации В. Н. Черноваприводятся данные о том, что на комплекс «Lotus Notes / Domino» приходитсяоколо 4 % продаж, тогда как аналогичному комплексу «Documentation—4» (в нашейстране малоизвестному) принадлежит 11 % западного рынка[38].
Доля переходана третий уровень ДОУ вышеупомянутые системы необходимо оснаститьсертифицированными средствами ЭЦП, а также решить комплекс проблем, связанных сархивным хранением электронных документов. Между тем в России работы посозданию аналогичного архива не начаты до сих пор, и в этом отношении ее отставаниесоставляет примерно пять лет. Отсутствие такого архива после появлениязаконодательной базы может стать основным сдерживающим фактором при переходе ксистемам ДОУ третьего уровня[39].
Очевидно, чтов идеале ведомственные системы электронного документооборота и государственнаясистема архивного хранения должны стать компонентами единой, более общейсистемы ДОУ, охватывающей весь аппарат управления. Но в сегодняшних условияхпредставляется нереальным создание такой системы по единому плану. Слишкомразличаются финансовые и кадровые возможности разных ведомств, да и традициидокументооборота в них бывают достаточно специфичными. В тех случаях, когдаруководство «созревает» для решения о создании собственной системы ДОУ, эторешение обычно принимается без учета аналогичных систем, уже существующих иливнедряемых в других ведомствах[40].
На практикеэто приводит к довольно любопытным результатам. Например, в Москве системы ДОУвнедрены как на уровне мэрии, так и во всех районных префектурах. Но при этомкаждая из них разрабатывалась отдельно и, как правило, другим системныминтегратором. Электронная версия документа, поступающая из мэрии в префектуру,не может быть автоматически переадресована в низовые звенья этой префектуры — их автоматизированные системы несовместимы. По этой же причине разныепрефектуры не могут обмениваться электронными версиями документов между собой.Притом в случае внедрения разными ведомствами разных средств ЭЦП взаимнаянесовместимость может быть унаследована и даже усугублена при переходе ксистемам третьего уровня[41].
Такимобразом, главное развитие современных служб документационного обеспеченияуправления проходит в направлении дальнейшей информатизации и автоматизацииделопроизводственных процессов, внедрения систем электронного документооборотаи перестройки делопроизводства организаций сообразно требованиям данных систем.
§2.Современные проблемы документационного обеспечения управления
Существуетнесколько основных проблем документационного обеспечения управления. Рассмотримих по порядку.
Проблемаинформированности. Чтобы руководство организации пришло к выводу онеобходимости внедрения автоматизированной системы делопроизводства (АСД), онодолжно как минимум знать о существовании таких систем, для чего онипредназначены и как осуществить их внедрение. Кроме того, руководствоорганизации отчетливо должно представлять пользу от внедрения подобных систем[42].
Дефицитинформации о АСД приводит к тому, что они ассоциируются с разновидностью АСУТП, АСУП и т.п. У многих еще на памяти печальный опыт неграмотного подхода квнедрению таких систем в 80-х годах, что привело к ошибочному суждению о АСДкак о дорогостоящей игрушке, не привносящей ничего нового и хорошего вдеятельность предприятия. Польза от внедрения автоматизированных системделопроизводства не всегда очевидна, так как очень тяжело оценить экономическийэффект от улучшения управляемости организации. По данным, представленным «Ernst& Young» и «Nortan Nolan Institute», у предприятий, внедривших системыэлектронного документооборота, улучшаются показатели: производительность труда вофисе увеличивается на 25-50%, время обработки документа сокращается на 75%,расходы на оплату площади хранения документов уменьшаются на 80%[43].
Эти оценки делалисьдля западного рынка, и в России эти цифры могут быть иными. В частности,выигрыш от сокращения площади хранения документов может быть значительноменьшим, так как в нашей стране по-прежнему юридическую силу имеют толькобумажные документы или их микрокопии (микропленки и микрофиши). В то же времяуменьшение времени обработки документов и точное соблюдение регламентаобработки документа во многих сферах являются критическими показателями,которые могут принести большой экономический эффект от внедрения АСД[44].
Эффективностьот внедрения подобных систем в значительной степени зависит от того, какуспешно руководство организации справится с решением организационных проблемпри внедрении АСД.
Организационныепроблемы. На каждом предприятии с течением времени складывается определеннаяорганизационная структура (причем не всегда оптимальная), формируются свои,характерные только для нее, стили работы, методы управления и контроля.Внедряемая АСД в большинстве случаев на первых порах оказывается как бы«чужеродным телом» для коллектива предприятия. Это происходит потому, чтохорошо построенная АСД является своего рода «лакмусовой бумажкой» и многиенедостатки в функционально-структурном построении предприятия проявляются ужена первых этапах процесса внедрения АСД[45].
Возникаетдилемма: что лучше и легче — строить АСД по образу и подобию того, как делообстоит у заказчика, или проводить у него реорганизацию с целью достижениямаксимальной эффективности АСД? При решении данной проблемы можно применить двапути решения: технический, который больше зависит от поставщика системы, иорганизационный, который целиком и полностью зависит от заказчика[46].
Все хорошиеАСД обладают определенной возможностью адаптации к конкретному заказчику, но увсего есть свои границы. Кроме того, для проведения адаптации системыделопроизводства к конкретному заказчику нужна четкая постановка задачи,желательно зафиксированная в письменной форме. При этом заказчик получитсистему, максимально настроенную на него, и, самое главное, у него будут четкиекритерии оценки результатов работы исполнителя. К сожалению, разработка такихдокументов достаточно трудоемка. Нередко разработка технического задания на АСДзанимает время значительно большее, чем сама реализация системы[47].
Это легкообъяснить — на данном этапе необходимо согласовать точки зрения всехподразделений организации-заказчика, что само по себе непростая задача. Оченьчасто этап стараются сократить (зачем платить лишние деньги), это приводит ктому, что заказчик получает нечто такое, что удовлетворяет пожеланиям егосотрудников, но: почему-то с этой системой всем неудобно работать. Далее впериод опытной эксплуатации начинаются непрерывные доделки и переделки. Еслипосле этого система остается жива, то она становится совсем непохожей на первоначальноетворение. Через год вновь пришедшие сотрудники будут задавать справедливыйвопрос: а почему здесь все так нелогично? Ответ один и всем известен: такисторически сложилось[48].
Но все жетолько техническими мерами обойтись невозможно. Если предприятие в значительнойстепени организационно не готово к внедрению АСД, то такое внедрение либовесьма затруднено, либо совсем невозможно. Хорошей аналогией может послужитьпопытка установить более мощный двигатель на автомобиль со слабой ходовойчастью. Результат известен заранее. Даже если удастся поместить современную АСДв предприятие, не готовое к ее внедрению, то никакого выигрыша от такоговнедрения заказчик не получит[49].
Зачастую длятого, чтобы получить реальный экономический эффект от внедрения АСД, приходитсяменять некоторые принципы работы. В частности, внедрение любойавтоматизированной системы делопроизводства должно быть поддержано изменениеморганизационно-распорядительных документов в организации-заказчике (необходимоизменить хотя бы инструкцию по делопроизводству). Таким образом, значительныйэкономический эффект АСД может принести только в том случае, когда руководстворассматривает процесс ее внедрения не как простой акт закупки новогопрограммного обеспечения (и, возможно, новой аппаратуры), а как комплексный организационно-техническийпроект[50].
К сожалению,в настоящее время очень небольшое число заказчиков проводят анализ своейсистемы управления перед внедрением АСД. При таком силовом внедрении можетвозникнуть отторжение системы делопроизводства, обусловленное психологическимифакторами[51].
Психологическиепроблемы. Как видится АСД большинству сотрудников предприятия-заказчика? Еслиони обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия АСДпредставляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-занебрежного отношения к документам, а исполнители считают, что АСД — это что-тосреднее между электронной почтой и привычным редактором.
Еслисотрудники обладают какой-то информацией по этим системам, то ситуация взначительной степени меняется. Исполнители твердо уверены в том, что послевнедрения АСД руководству будет известно о всех их промашках (отчасти этосправедливо). В связи с этим нередко внедрение полновесной системы АСДвстречает значительное сопротивление со стороны исполнителей — они точно знают,что им после этого будет хуже. В результате внедряется некоторый компромиссныйвариант без «фискальных» функций, т.е. та самая электронная почта вместе ссистемой управления документами[52].
По мнениюруководства, все, что можно ждать от этой системы, — это объективный контрольза их распоряжениями, ускорение подготовки отчетной информации, повышениекачества и снижение времени поиска документов. После же внедрения системы ееоценка может сильно измениться. И только потом, по мере более детальногоознакомления с системой, руководители вдруг с удивлением обнаруживают, что и импридется работать на компьютере, который долго лишь пылился на рабочем столе.Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психологическимбарьером. Им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычнымиметодами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного- приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководствозачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-тоисчезли. Хотя решение этой проблемы простое — предлагалось внедрить АСД настолы всех исполнителей и руководителей, а заказчик сэкономил: поставил системутолько делопроизводителям структурных подразделений. В результате междуподразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них — все как ираньше[53].
Уисполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением СУД появился ещеодин начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь прижелании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно быловвести начальство в заблуждение: мол, полдня искал по всем этажам (хотя насамом деле играл на компьютере). При этом забывается очень важный момент — этаже система не позволит загрузить исполнителя чрезмерно большим объемом работ.Правда, это зависит от настроек конкретной системы, но всегда останетсявозможность объяснить, почему данный объем работ не был выполнен в срок. Такчто здесь еще надо хорошо подумать — в проигрыше или в выигрыше остаютсяисполнители. С моей точки зрения, квалифицированные исполнители получают мощныйинструмент организации своей деятельности и достаточно весомые аргументы длямотивации своих действий перед руководством[54].
А вот уплохого руководства и у нерадивых работников возникает психологическийдискомфорт и полное неприятие АСД. Хорошо, если это выражается только взаявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких и умелых скрытых врагов,всячески сопротивляющихся такому нововведению, как АСД, которая нагляднопокажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. Отсюда исходитряд кадровых вопросов, которые так или иначе приходится решать при внедренииАСД[55].
Проблемакадров. Внедрение АСД подразумевает, что все основные участникибизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самомделе в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так иесть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получилобразование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам онимогут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучалисьи не работали на ПК. Отправлять их на учебу?[56]
Но, какправило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения АСД, тоинтенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучениесотрудников с отрывом от производства практически невозможно, а факультативноеобучение может оказаться неэффективным и привести лишь к повышеннойраздражительности работников предприятия[57].
В свое времяпри внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось,что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников(выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию». К сожалению,такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователиданной системы — высшее и среднее руководящее звено руководства организаций[58].
Единственныйвыход из этой ситуации, найденный экспериментальным путем, предполагает:обучение администраторов системы с отрывом от производства; обучениепользователей на территории заказчика, но не на рабочих местах; длительныйпериод опытной эксплуатации с постоянным присутствием персонала исполнителя ворганизации-заказчике.
Такимобразом, существует несколько основных проблем документационного обеспеченияуправления: проблема информированности, организационные проблемы,психологические проблемы и проблема кадров. С этими проблемами сталкиваетсялюбое учреждение, какого бы профиля оно ни было. Принимая решение онеобходимости совершенствования работы своей организации (в том числе за счетавтоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратитьвнимание на решение указанных проблем.

ГЛАВА2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫПО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
 
§1.Организация документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области
УправлениеФедеральной регистрационной службы по Белгородской области носит свое названиес 1 января 2005 года (ранее Управление юстиции администрации Белгородскойобласти, после — Управление Минюста России по Белгородской области) и являетсятерриториальным органом Федеральной регистрационной службы. В своейдеятельности оно руководствуется Конституцией Российской Федерации,федеральными конституционными законами, федеральными законами, актамиПрезидента РФ и Правительства РФ. Международными договорами РФ, нормативнымиправовыми актами Министерства юстиции РФ, актами Федеральной регистрационнойслужбы. Управление является юридическим лицом, имеет печати с изображениемГосударственного герба РФ, штампы, бланки со своим наименованием и изображениемГосударственного герба РФ, счета в банке[59].
Основнымизадачами Управления Федеральной Регистрационной службы по Белгородской областиявляются:
1. Обеспечениереализации в Белгородской области государственной политики в сфере юстиции впределах, установленной компетенции;
2. Обеспечениеединства правового пространства;
3. Обеспечениев пределах своих полномочий защиты прав и свобод человека и гражданина.
ФункцииУправления:
- ведениефедерального регистра нормативных правовых актов Белгородской области вустановленном порядке;
- проведениеюридической экспертизы нормативных правовых актов Белгородской области напредмет их соответствия Конституции Российской Федерации и федеральномузаконодательству;
- государственныйучет нормативных правовых актов, принимаемых органами государственной властиБелгородской области, в установленном Минюстом России порядке;
- представлениеинформации из федерального регистра органам государственной власти и местногосамоуправления, юридическим и физическим лицам в порядке, определяемом МинюстомРоссии
- государственнаярегистрация уставов муниципальных образований и муниципальных нормативныхправовых актов о внесении изменений и дополнений в уставы муниципальныхобразований в соответствии с федеральным законодательством
- обеспечениев установленном Минюстом России, Управлением порядке разрешения обращенийграждан об истребовании документов в соответствии с международными договорами изаконодательством Российской Федерации[60].
Территориальные органыФедеральной регистрационной службы принимают решение о государственнойрегистрации некоммерческих организаций всех организационно-правовых форм, заисключением потребительских кооперативов, органов государственной власти, иныхгосударственных органов, органов местного самоуправления, а такжегосударственных и муниципальных учреждений. Государственная регистрациянекоторых организационно-правовых форм некоммерческих организаций (товариществсобственников жилья, садоводческих, огороднических и дачных некоммерческихобъединений) налоговыми органами противоречит действующему законодательству.Соответствующее письмо о прекращении подобной регистрации направлено вФедеральную налоговую службу[61].
В Федеральнуюрегистрационную службу по Белгородской области входят следующие отделы:
1. Административно– управленческий персонал;
2. Отделприема – выдачи документов;
3. Отделведения ЕГРП и регистрации адресатов;
4. Отделрегистрации прав на жилые помещения и договоров долевого участия;
5. Отделрегистрации ипотеки, прав на нежилые помещения и по взаимодействию с крупнымиправообладателями;
6. Отделрегистрации прав на земельные участки;
7. Отделвыдачи информации о зарегистрированных правах;
8. Отделделопроизводства;
9. Отделорганизационного обеспечения, планирования и контроля деятельности;
10. Отделгосударственной службы и кадров;
11. Отделматериально – технического обеспечения;
12. Отделзащиты государственной тайны, специальной и мобилизационной работы;
13. Отделинформационных технологий и связи;
14. Отделпо делам общественных и религиозных объединений;
15. Отделпо контролю в сфере адвокатуры и нотариата;
16. Отделпо контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданскогосостояния;
17. Отделпо контролю за деятельностью саморегулируемых организаций, арбитражныхуправляющих;
18. Отделправового обеспечения и судебной защиты.[62]
В Управлении Федеральной регистрационной службыпо Белгородской области для регламентации делопроизводственных задач, созданаИнструкция по делопроизводству, регламентирующая порядок создания и движениядокументов. Она определяет систему делопроизводства, устанавливает правила ипорядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан[63].
Правовойосновой положений Инструкции является действующее законодательство РоссийскойФедерации, нормативные требования Государственных стандартов РоссийскойФедерации на организационно-распорядительную документацию, Государственнойсистемы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), а также основныеправила работы ведомственных архивов, Положение о Федеральной регистрационнойслужбе, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004года, №1315, Общее положение о территориальном органе Федеральнойрегистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации,утвержденное приказом Минюста России от 03 декабря 2004 года № 183, Временнаяинструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе,утвержденная приказом Росрегистрации от 14 июня 2005 года №77, иные нормативныедокументы по вопросам делопроизводства[64].
Методическоеруководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требованийнастоящей Инструкции осуществляются организационно-контрольным отделомУправления. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящейИнструкцией, обязательны для всех работников Управления. Правила и порядокработы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны длявсех работников Управления.
Государственныегражданские служащие Управления (далее также — работники) несут ответственностьза соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов исодержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленносообщают руководителю соответствующего структурного подразделения. Руководительструктурного подразделения информирует об этом организационно-контрольный отделУправления. Руководитель организационно-контрольного отдела докладывает обутрате документов курирующему заместителю руководителя Управления, которыйназначает служебное расследование и о результатах расследования информируетруководителя Управления. В случае установления вины государственногогражданского служащего в утрате документов он привлекается к дисциплинарной,материальной и иной ответственности в установленном законодательством порядке[65].
При уходе вотпуск, в случае болезни или выезда в командировку, государственный гражданскийслужащий по указанию руководителя структурного подразделения передаетнаходящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении –сдает числящиеся за ним документы[66].
Заорганизацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкциейправил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурныхподразделениях Управления отвечают их руководители. Делопроизводство вструктурных подразделениях осуществляется работниками, назначеннымируководителями этих подразделений[67].
С цельюперехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронныеинформационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации,применяемые в Управлении должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
Инструкция поделопроизводству в Управлении Федеральной регистрационной службы поБелгородской области содержит следующие разделы:
- Общиеположения.
- Документирование(создание документов).
- Документооборот(движение документов в Управлении).
- Контрольисполнения документов.
- Порядокработы с обращениями граждан.
- Порядокобращения со служебной информацией ограниченного распространения.
- Копировально-множительныеработы.
- Печатии бланки.
- Формированиедел, передачи их в архив, использование архивных документов[68].
В соответствии с Общимположением о территориальном органе Федеральной регистрационной службы посубъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Минюста Россииот 03 декабря 2004 года № 183, руководитель Управления издает в пределах своейкомпетенции приказы и распоряжения, организует и контролирует их исполнение[69].
Приказы(распоряжения) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов ираспоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряженийПравительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерстваюстиции Российской Федерации, Федеральной регистрационной службы, а также наинициативной основе и должны соответствовать:
- законодательствуРоссийской Федерации;
- нормативнымактам Министерства юстиции Российской Федерации;
- актамФедеральной регистрационной службы;
- ранеепринятым актам Управления, если документ не предусматривает их отмену илиизменение[70].
Проектыприказов (распоряжений) готовятся соответствующими структурными подразделениямиУправления по поручению его руководства или по собственной инициативеподразделений в пределах их компетенции.
Руководительструктурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовкупроекта приказа (распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания поподготовке документа и определить сроки.
Срокподготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов,указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений ираспоряжений Правительства Российской Федерации, актов Министерства юстицииРоссийской Федерации, Федеральной регистрационной службы, как правило, недолжен превышать десяти календарных дней, если не установлен другой срок[71].
Для подготовкинаиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также актов,издаваемых совместно с другими территориальными органами федеральных структур,могут создаваться рабочие группы.
Проектыуведомлений и сообщений об отказе в государственной регистрации готовятсясоответствующими структурными подразделениями Управления.
Текстуведомлений должен содержать достоверную и аргументированную информацию,соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, недопускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным иреальным.
Приподготовке проектов организационно-распорядительных документов необходимоувязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросудокументами.
В Управленииразличается три основных потока документации:
1. документы,поступающие из сторонних организаций и отделов в муниципальных образованиях(входящие);
2. документы,отправляемые в другие организации и отделы в муниципальных образованиях(исходящие);
3. документы,создаваемые в структурных подразделениях и используемые работникамицентрального аппарата Управления в управленческом процессе (внутренние)[72].
Прием,обработка, регистрация и распределение поступающей в Управление корреспонденцииосуществляется работниками организационно- контрольного отдела Управления.
Документы,полученные работниками структурных подразделений Управления от должностных лицдругих организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации ворганизационно-контрольном отделе Управления[73].
Передвскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки иправильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращаетсяпочтовому отделению или пересылается по принадлежности. Заказнаякорреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах[74].
Ворганизационно-контрольном отделе вскрываются все конверты (за исключениемконвертов с пометкой «лично» и «на конкурс»). При отсутствии документа, номеркоторого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствияномера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, либо при повреждениидокумента составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается сотрудником,вскрывшим пакет и начальником или заместителем начальникаорганизационно-контрольного отдела. Один экземпляр акта остается ворганизационно-контрольном отделе, другой приобщается к поступившему документу,третий посылается отправителю[75].
Конверты поступивших документовуничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адресотправителя, номер вложения, дату отправки и доставки, а также в случаяхпоступления обращений и заявлений граждан и заграничной корреспонденции[76].
Вся входящаякорреспонденция (кроме обращений граждан, личной переписки) подлежит обязательнойцентрализованной регистрации в организационно — контрольном отделе Управления.Учет документов в Управлении при отсутствии электронной базы ведется врегистрационных журналах. Входящие, исходящие и внутренние документырегистрируются отдельно[77].
На лицевойстороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационныйштамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационномномере по книге учета входящей корреспонденции. Регистрационный номер,присваиваемый Управлением исходящей корреспонденции, состоит из индексаструктурного подразделения, порядкового номера документа и инициалов фамилииподписавшего документ должностного лица, например: 8/226-А, 12/342-Б, 4/123-С,13/112-Ш[78].
Основныесведения о поступающих документах заносятся в регистрационные формы электроннойбазы данных Управления. Для достижения информационной совместимости устанавливаетсяследующий состав реквизитов для учета документов в регистрационных журналах:
— регистрационный номер Управления;
— корреспондент;
— наименование документа;
— датадокумента;
— исходящийномер документа;
— краткоесодержание;
— резолюция(исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, датапростановки резолюции);
— отметка обисполнении[79].
Переченьдокументов, не подлежащих регистрации в Управлении:
— копиидокументов, присланные для сведения;
— поздравительныеписьма;
— пригласительные билеты;
— бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т.д.);
— печатныеиздания (книги, журналы, бюллетени);
— формыстатистической отчетности[80].
Предварительноерассмотрение документов проводится организационно-контрольным отделомУправления с целью распределения поступивших документов на требующиеобязательного рассмотрения руководителем Управления и его заместителями полинии курируемых служб, исходя из оценки содержания документа[81].
Федеральныезаконы, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления,распоряжения Правительства Российской Федерации, Губернатора Белгородскойобласти, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний ПравительстваБелгородской области, приказы, распоряжения, поручения Министерства юстицииРоссийской Федерации, Росрегистрации, парламентские и депутатские запросы иобращения рассматриваются организационно – контрольным отделом с цельюнеобходимости их постановки на контроль. Документы данного вида докладываютсяруководителю Управления и его заместителям в соответствии с существующимраспределением обязанностей[82].
К документам,направляемым на доклад руководителю Управления или его заместителям,прилагаются электронные карточки ранее зарегистрированных документов,распечатанные на бумажных носителях, на которые имеются ссылки и имеющиеотношение к рассмотрению данного вопроса.
Документы срезолюциями руководителя Управления или его заместителей возвращаются ворганизационно-контрольный отдел для внесения соответствующей резолюции вэлектронную карточку документа и передачи документа исполнителям. Еслиисполнителей несколько, то ответственному исполнителю передается оригиналдокумента, а остальным исполнителям – копии документа[83].
Организационно–контрольнымотделом для внесения резолюции в электронную карточку принимаются только отпервого исполнителя, назначенного руководителем Управления. Резолюцияналагается на свободном от текста месте первой страницы документа. Дляналожения резолюций могут использоваться бланки установленного образца.
Непосредственноеведение делопроизводства в структурных подразделениях Управления возлагается нагосударственных гражданских служащих данных подразделений в чьи должностныеобязанности (в соответствии с должностными регламентами) это входит.
Учетдокументов в структурных подразделениях Управления при отсутствии электроннойбазы ведется в регистрационных журналах. Входящие, исходящие и внутренниедокументы регистрируются отдельно.
Исходящиедокументы за подписью руководителя Управления или его заместителей, подлежатединой регистрации в организационно– контрольном отделе. Эти документыпредставляются в отдел в трех экземплярах:
- первыйэкземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату;
- второйэкземпляр (копия) с визами остается в организационно–контрольном отделе;
- третийэкземпляр (заверенная копия) возвращается в структурное подразделениеУправления[84].
Исходящимдокументам за подписью руководителя Управления и его заместителей присваиваетсяисходящий регистрационный номер в организационно – контрольном отделе.
Документы,создаваемые в Управлении и используемые работниками в управленческом процессе,являются внутренними. Регистрация внутренних документов производится врегистрационных журналах непосредственно в структурных подразделениях ирегистрации в организационно – контрольном отделе не подлежит[85].
Исходящий регистрационныйномер внутреннего документа состоит из двух частей:
1. индексаструктурного подразделения;
2. порядковогономера в пределах регистрируемого массива документов, присваиваемогоструктурным подразделением Управления[86].
Послерегистрации указанные документы в 1-ом экземпляре направляются для отправки ворганизационно – контрольный отдел, или государственному гражданскому служащемуструктурного подразделения, в чьи должностные обязанности (в соответствии сдолжностными регламентами) входит ведение делопроизводства.
Исходящаякорреспонденция за подписью руководителя Управления и его заместителей,адресованная в Администрацию Президента Российской Федерации, АппаратПравительства Российской Федерации, Аппараты Государственной Думы и Совета ФедерацииФедерального Собрания Российской Федерации, полномочным представителямПрезидента Российской Федерации в федеральных округах, Министерство юстицииРоссийской Федерации и Федеральную регистрационную службу отправляетсяфельдсвязью, если нет другого указания руководства[87].
Документы,направляемые в территориальные органы федеральных органов исполнительной властина территории Белгородской области, органы государственной власти Белгородскойобласти и органы местного самоуправления города Белгорода и Белгородскогорайона, отправляются с нарочным. Данная корреспонденция оформляется по реестру[88].
Обработкадокументов для отправки почтовой связью осуществляетсяорганизационно–контрольным отделом в соответствии с Правилами оказания услугпочтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерацииот 15.04.2005 № 221.
Документыотправляются заказными письмами в конвертах. На конвертах указываются адресат,его почтовый индекс и адрес, а также в нижнем левом углу — номер отправляемогодокумента. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются водин конверт.
Заказныеписьма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. Вней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Дваэкземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий – остается ворганизационно–контрольном отделе. Возвращенный из почтового отделенияэкземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции,подшивается в соответствующее дело организационно–контрольного отдела[89].
На копияхисходящих документов организационно-контрольным отделом Управления ставитсяштамп с указанием даты отправки.
Делаправоустанавливающих документов проходят следующие стадии:
1. Стадияприема. На этой стадии сотрудник-исполнитель производит прием документов отфизических и юридических лиц, а также проводит правовую экспертизу принятыхдокументов. После выполнения своей работы сотрудник, принимавший документызакрывает выполненную им стадию приема документов. Затем добавляет стадиюрегистрации правообладания с назначением ответственного исполнителя. После тогокак введена стадия регистрации, данная папка попадет в список необработанныхпапок назначенного ответственного регистратора.
2. Стадиярегистрации. Ответственный регистратор распределяет полученные со стадии приемадела между регистраторами. При распределении дел в стадии регистрации даннойпапки назначается новый исполнитель. После того как стадия регистрациизавершена, сотрудник-исполнитель закрывает соответствующую стадию регистрации.И назначает стадию выдачи документов, с указанием исполнителя данной стадии.
3. Стадиявозврата. Если в процессе регистрации обнаружены какие-либо ошибки, требующиевозврат дела на юридическую доработку, то, в этом случае, необходимо добавитьдополнительную стадию прохождения дела – возврат дела на доработку.Исполнителем этой стадии назначить сотрудника, принимавшего документы по даннойпапке. После завершения повторного правового анализа документов сотрудник,выполнявший стадию приема документов должен закрыть стадию возврата.
4. Ведениеархива. По завершении стадии регистрации папки передаются на выдачу. После тогокак документы по конкретной папке выданы, дело сдается в архив. Для отображенияэтого этапа на компьютере, следует добавить новую стадию ведения архива и назначитьответственного исполнителя[90].
В УФРС поБелгородской области применяется Автоматизированная информационная система(АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектовнедвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для созданиядокументов. Регистрация в АИС «Юстиция» при преобразовании объектов происходитв случае слияния, разделения или выделения объектов недвижимого имущества(ОНИ). При этом о вновь образованных объектах записи вносятся в новые разделыЕГРП и открываются новые дела правоустанавливающих документов с новымикадастровыми номерами. Если объект недвижимости, для которого сформированраздел ЕГРП, образован в результате деления, слияния ранее существовавшихобъектов или выделения из таких объектов, либо возникли иные причины, приведшиек изменению кадастрового номера, в графе «Предыдущий кадастровый номер»указываются кадастровые номера предшествовавших объектов[91].
Если ОНИ, длякоторого сформирован раздел ЕГРП, прекращает свое существование, являясьисточником для нового объекта (объектов), кадастровый номер нового объекта(объектов) отражается в графе «Последующий кадастровый номер».
Припреобразовании ОНИ преобразованный объект(ы) прекращает свое существование. Спрекращением существования объекта недвижимого имущества связанный с ним разделЕГРП закрывается. В графу «Запись о ликвидации (преобразовании) объекта»заносятся реквизиты документов, на основании которых происходит закрытиераздела. Записи подраздела II погашаются и распечатывается лист записи опрекращении права[92].
В графу«Документы-основания» вносятся документы, на основании которых происходитпреобразование ОНИ. Например, заявление о преобразовании – при слиянииобъектов, решение суда – при разделении объектов и т.п. Во вкладку ОНИ вноситсяв случае разделения – разделяемый объект, в случае слияния – объект,образующийся после объединения. Правовой эксперт осуществляет проверкуправильности формирования записи о преобразовании в КУВД. В случае слиянияобъектов используется «Мастер преобразования объектов» в режиме « Слияние». Вслучае разделения объектов используется «Мастер преобразования объектов» врежиме «Разделение». Если необходимо присвоить разделам предыдущие илипоследующие кадастровые (условные номера) не производя при этом преобразованиенеобходимо использовать мастер преобразования в режиме «Установлениеисторической связи (слияние)» или «Установление исторической связи(разделение)». Преобразование объектов может происходит в результате совершениясделки[93].
Возможны дваварианта:
а)Договор,выражающий содержание сделки, подлежит государственной регистрации. Еслидоговор один (следовательно и сделка одна), то на этапе ввода задание орегистрации сделки создается на каждый из объектов, но с указанием одногономера регистрации сделки (т.е. в одном из заданий делается привязка номерарегистрации). На этапе правовой экспертизы в другом объекте также указываетсязапись о сделке с тем же номером и датой регистрации. Если договоров несколько,регистрируется столько сделок, сколько договоров. Соответственно, на этапеввода, задания о регистрации сделок создаются на каждый из объектов, с которымсовершается сделка. На этапе правовой экспертизы сделка также регистрируетсяпообъектно[94].
б) Договор,выражающий содержание сделки, не подлежит государственной регистрации. На этапеввода выбираются задания о регистрации права. На этапе правовой экспертизырегистрируется право и переход права[95].
Дляорганизации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении ФРС поБелгородской области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).Функции и права экспертной комиссии Управления, а также организация ее работыопределяются положением об ЭК, которое утверждается приказом Управления[96].
Экспертизаценности документов в Управлении проводится при составлении номенклатуры дел;при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; приподготовке дел к последующему хранению и т.д. При ежегодном проведенииэкспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляетсяотбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачив архив Управления, а также отбор документов с временными сроками хранения,подлежащих уничтожению, сроки которых истекли[97].
Отбордокументов постоянного хранения проводится на основании перечней документов суказанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения(выписки из сводной номенклатуры) путем полистного просмотра дел. Недопускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только наосновании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного храненияподлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленныекопии документов и документы с временными сроками хранения[98].
Одновременнос отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дляпередачи в архив Управления в структурных подразделениях проводится отбор дел идокументов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. Приэтом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности(ДМН)», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.
Отбордокументов за соответствующий период к уничтожению и составление акта овыделении их к уничтожению проводится после составления годовых разделовсводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи иакты рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно. Одобренные ЭК актыутверждаются руководством Управления только после согласования в установленномпорядке описей дел постоянного хранения. После этого Управление имеет правоуничтожать дела, включенные в данные акты[99].
Делавключаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для нихсрок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела стрехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могутбыть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года, спятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2011 года.
В архивУправления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится толькопо описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования вструктурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче неподлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков храненияподлежат уничтожению в установленном порядке[100].
Приподготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Управления работникомархива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления исоответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных всоответствии со сводной номенклатурой дел Управления. При этом выявленныенедостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурногоподразделения Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородскойобласти[101].
Прием каждогодела производится работником архива Управления в присутствии работникаструктурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждогоэкземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятыхдел, дата приема – передачи дел, а также подписи начальникаорганизационно-контрольного отдела и лица, передавшего дела.
Вместе сделами в архив Управления передаются регистрационные картотеки на документы илиэлектронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнениипередаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включаетсяв опись[102].
В случаеисключения из структуры Управления структурного подразделения либо измененияего структуры, работник, ответственный за ведение делопроизводства данногоструктурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляетдела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения. Передачадел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Передача делв архив осуществляется по графику, составленному организационно-контрольнымотделом, согласованному с начальниками структурных подразделений иутвержденному распоряжением Управления.
Такимобразом, УФРС по Белгородской области осуществляет регистрацию, юридическуюэкспертизу и учет нормативных правовых актов муниципальных образований вопределенном федеральными законами и локальными нормативно-правовыми актамипорядке. В своей работе УФРС по Белгородской области применяетАвтоматизированную информационную система (АИС) «Юстиция», котораяпредназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества,создания физических и юридических лиц и для создания документов. Весь спектросуществляемых Управлением делопроизводственных процессов соответствуетсуществующим нормативно-правовым актам.§2. Служебныйраспорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородскойобласти
Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службыпо Белгородской области является нормативным актом Управления, регламентирующимв соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственнойгражданской службе Российской Федерации», Трудовым кодексом РоссийскойФедерации, постановлением Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2002 г. N 884 «Об утверждении Правил предоставления ежегодного дополнительногооплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях,финансируемых за счет средств федерального бюджета» и иными нормативнымиправовыми актами Российской Федерации режим службы (работы) и время отдыхафедеральных государственных гражданских служащих и работников Управления (далее- государственные служащие и работники)[103].
2. Нормальная продолжительность служебного (рабочего) времени длягосударственных служащих и работников составляет 40 часов в неделю.
Длягосударственных служащих и работников устанавливается пятидневная служебная(рабочая) неделя с двумя выходными днями — субботой и воскресеньем.
Для гражданских служащих (работников) Управления обеспечивающихприем, выдачу документов и информации из ЕГРП устанавливается пятидневнаяслужебная (рабочая) неделя с двумя выходными днями — понедельником ивоскресеньем.
3. Длягосударственных служащих и работников Управления устанавливается следующеевремя службы (работы):
- времяначала службы (работы) — 9 часов 00 минут;
- времяокончания службы (работы) — 18 часов 00 минут;
- времяокончания службы (работы) по пятницам — 16 часов 45 минут[104].
Продолжительностьслужебного (рабочего) дня, непосредственно предшествующего нерабочемупраздничному дню уменьшается на один час.
Длягражданских служащих (работников) обеспечивающих прием, выдачу документов иинформации из ЕГРП, осуществляющих прием граждан в соответствии с требованиямиадминистративных регламентов исполнения государственных функций в определеннойсфере деятельности приказом руководителя Управления может быть установлено иноевремя начала и окончания службы (работы).
Привлечениегосударственных служащих и работников к службе (работе) в выходные и нерабочиепраздничные дни производится по распоряжению руководителя Управления с их письменногосогласия в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
4. Продолжительность перерыва для отдыха и питания составляет 45минут, и устанавливается, как правило, с 13 часов 00 минут до 13 часов 45 минут[105].
Время перерывадля отдыха и питания специалистов, обеспечивающих прием, выдачу документов иинформации из ЕГРП, а так же прием граждан в соответствии с требованиямиадминистративных регламентов исполнения государственных функций в определеннойсфере деятельности, определяется в промежутке времени с 12 часов 00 минут до 15часов 00 минут. Конкретное время для отдыха и питания устанавливаетсяначальником отдела.
5. Ненормированный служебный день устанавливается длягосударственных служащих, замещающих должности гражданской службы, отнесенные кглавной и ведущей группе.
Ненормированный рабочий день устанавливается для водителейУправления.
Длягосударственных служащих, замещающих должности гражданской службы иных групп иработников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральнойгражданской службы, ненормированный служебный (рабочий) день можетустанавливаться в соответствии со служебным контрактом (трудовым договором).
6.Государственным служащим предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, которыйсостоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемыхотпусков (ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет иежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный служебный день)[106].
Государственнымслужащим, замещающим главные должности гражданской службы, предоставляетсяежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней,иных групп — 30 календарных дней, работникам, замещающим должности, неявляющиеся должностями федеральной гражданской службы, — 28 календарных дней.
Продолжительностьежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет исчисляется израсчета один календарный день за каждый год гражданской службы.
Продолжительностьежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный служебный(рабочий) день составляет:
— длягосударственных служащих, замещающих главные должности федеральнойгосударственной гражданской службы — 10 календарных дней;
— длягосударственных служащих, замещающих ведущие должности федеральнойгосударственной гражданской службы — 8 календарных дней;
— длягосударственных служащих, замещающих старшие должности федеральнойгосударственной гражданской службы — 6 календарных дней;
— длягосударственных служащих, замещающих младшие должности федеральнойгосударственной гражданской службы — 4 календарных дня;
работникам,замещающим должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы- 3 календарных дня[107].
Приисчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска ежегодныйосновной оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным дополнительнымоплачиваемым отпуском за выслугу лет. Общая продолжительность ежегодногоосновного оплачиваемого отпуска и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпусказа выслугу лет для государственных служащих, замещающих главные должностигражданской службы, не может превышать 45 календарных дней, для государственныхслужащих, замещающих должности гражданской службы иных групп — 40 календарныхдней.
Дополнительныйотпуск за ненормированный служебный (рабочий) день предоставляется сверхежегодного оплачиваемого отпуска, предусмотренного настоящим пунктом.
7. По заявлению государственного служащего и работника ежегодныйоплачиваемый отпуск может предоставляться по частям, при этом продолжительностьодной части отпуска не должна быть менее 14 календарных дней. По согласованию сруководителем Управления государственному служащему и работнику можетпредоставляться часть отпуска иной продолжительности.
8. По семейным обстоятельствам и иным уважительным причинамгосударственному служащему и работнику по его письменному заявлению решениемруководителя Управления может предоставляться отпуск без сохранения денежногосодержания продолжительностью не более одного года. Государственному служащемуи работнику также предоставляется отпуск без сохранения денежного содержания виных случаях, предусмотренных федеральными законами.
9. Ежегодные оплачиваемые отпуска государственным служащим и работникампредоставляются ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемымруководителем Управления.
Графикотпусков составляется на каждый календарный год на основании предложенийструктурных и обособленных подразделений Управления и доводится до сведениявсех государственных служащих и работников[108].
Такимобразом, служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы поБелгородской области устанавливает и регулирует порядок работы персоналаУправления, длительность рабочего времени, предусматривает режим отдыха иопределяет величину и порядок предоставления отпусков сотрудникам Управления. Вцелом данный документ регулирует рабочую активность организации и служитобеспечению эффективности выполнения ею своих производственных задач.
§3.Существующие проблемы документационного обеспечения в УФРС по Белгородскойобласти и пути их решения[109]
В рамкахобследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородскойобласти 19 марта 2009 года было проведено анкетирование сотрудников учрежденияна предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путейих решения. Сотрудникам были розданы анкеты, содержащие в себе следующиевопросы:
1. ЗанимаемаяВами должность;
2. С какимидокументами Вы работаете? (приказ-распоряжение, договор, служебная-докладнаязаписка, входящее письмо, исходящее письмо нужное подчеркнуть), другое;
3. Принимаетели Вы участие в согласовании документов?
4. Какиекомпьютерные программы Вы используете при работе с документами?
5. Что, наВаш взгляд, необходимо сделать для более оперативной и качественной работы Вашегоподразделения и учреждения в целом:
а) улучшитьнормативно-правовую базу работы с документами;
б)скорректировать должностные обязанности сотрудников;
в) повыситьстепень владения компьютером сотрудниками;
г) установитьсистему электронной регистрации документов;
д) установитьсистему электронного документооборота;
е) назначитьлицо по контролю за исполнением поручений;
ж)организовать курсы повышения квалификации сотрудников;
з) ввестиновую штатную единицу для работы с документами.
По окончаниианкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующимипометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояниедокументационного обеспечения в организации, выявить проблемы с которыми чащевсего сталкиваются сотрудники разных отделов при работе с документацией.
Практическивсе сотрудники в своей работе используют программу «Юстиция» и некоторые пользуетсядополнительно «Регистратором». Упоминаний о каких-либо системах электронногодокументооборота или их подобия в анкетах не встречается. Тем ни менее, большеполовины сотрудников указывают на необходимость внедрить в УФРС по Белгородскойобласти систему электронного документооборота, что тем самым облегчило быработу с различного рода документацией, а так же при регистрации документов порегистрации документов..
Половинасотрудников неудовлетворенна уровнем нормативно-правового обеспечения своейработы, недостаточной степенью ее регламентации и определением точных границсвоих должностных обязанностей. Такими сотрудниками указывается необходимостьизменить данное положение вещей путем уточнения должностных обязанностейперсонала учреждения и разработки подробных инструкций на этот счет.
Прианкетировании те сотрудники УФРС по Белгородской области, которые были неудовлетворенынормативно-правовым обеспечением своей деятельности, а так же уровнем еерегламентации, указывали на необходимость организации повышения квалификацииперсонала учреждения путем проведения соответствующих мероприятий, в том числе– организация семинаров, курсов повышения квалификации и т.п.
Максимальноеколичество голосов при анкетировании сотрудников УФРС по Белгородской областибыло отдано за назначение лица по контролю за исполнением поручений, а так же заназначение новой штатной единицы курьера, для доставки документации всоответствующие органы. Но хотя некоторое число сотрудников УФРС считаютнецелесообразным вводить новую штатную единицу работы с документами.Соответственно, специалист, ответственный за контроль исполнения поручений,должен работать как совместитель и наниматься из числа уже работающихсотрудников УФРС по Белгородской области.
Наименьшуюзаинтересованность анкетируемые проявили в повышении уровня владениякомпьютером, и прочей оргтехникой, а так же в рассмотрении вероятности ввода новойштатной единицы для работы с документами. Это позволяет сделать вывод, что, навзгляд персонала УФРС по Белгородской области, штат сотрудников организацииукомплектован достаточно плотно и в дополнительных кадрах не нуждается. Уровеньже его технических навыков вполне соответствует выполняемым обязанностям, аповышение квалификации сотрудников должно быть связано не с их компьютернойграмотностью, а с владением основных профессиональных знаний, умений и навыковсогласно занимаемой должности.
Анализ результатованкетирования позволяет выявить основные проблемы в документационномобеспечении управления, ДОУ в УФРС по Белгородской области и главными тут можновыделить следующие проблемы:
- недостаточноточная и подробная регламентация должностных обязанностей каждого сотрудника;
- низкийуровень исполнительной дисциплины среди сотрудников;
- отсутствиепрограмм по автоматизации делопроизводства учреждения.
Такимобразом, на основании проделанного обследования с целью выявления проблем, скоторыми сталкиваются сотрудники УФРС по Белгородской области в ходе выполнениясвоей работы, можно сделать вывод о недостаточно эффективной работеподразделений с точки зрения их персонала и предложить сотрудникам УФРС поБелгородской области поставить перед своим руководством вопрос о принятии мер кизменению сложившейся ситуации, а именно:
- предложитьначальникам отделов учреждения усовершенствовать положения об отделах идолжностные инструкции их сотрудников;
- обеспечитькаждый отдел нормативно-правовыми документами, относящимися к роду деятельностиданного подразделения и всех сотрудников в целом;
- поднятьвопрос о внедрении в организации системы электронного документооборота с учетомотраслевой специфики учреждения;
- назначитьинспектора по контролю за исполнением поручений;
- предложитьввести новую штатную единицу курьера.
Реализацияданных рекомендаций может повысить эффективность работы сотрудников Управленияфедеральной службы по Белгородской области и всей организации в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящеевремя под документационным обеспечением управления понимается деятельность,охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессереализации функций учреждения, организации и предприятия. Это понятиеохватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми восновном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию,которая так или иначе используется в организации — научно-техническую,проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новыевиды документации, определяемые как «информационные ресурсы» — реестры,регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условияхпорядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к нимдолжны быть едиными.
Развитиесовременных служб документационного обеспечения управления проходит внаправлении дальнейшей информатизации и автоматизации делопроизводственныхпроцессов, внедрения систем электронного документооборота и перестройкиделопроизводства организаций сообразно требованиям данных систем.
Существуетнесколько основных проблем документационного обеспечения управления: проблемаинформированности, организационные проблемы, психологические проблемы ипроблема кадров. С этими проблемами сталкивается любое учреждение, какого быпрофиля оно ни было. Принимая решение о необходимости совершенствования работысвоей организации (в том числе за счет автоматизации документационногообеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанныхпроблем.
Практическаячасть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральнойрегистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследованиедокументационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а такжеанкетирование персонала учреждения с целью выявления имеющихся недостатков вработе.
Управлениефедеральной регистрационной службы по Белгородской области осуществляетрегистрацию, юридическую экспертизу и учет нормативных правовых актовмуниципальных образований в определенном федеральными законами и локальныминормативно-правовыми актами порядке. В своей работе УФРС по Белгородскойобласти применяет Автоматизированную информационную система (АИС) «Юстиция»,которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества,создания физических и юридических лиц и для создания документов. Весь спектросуществляемых Управлением делопроизводственных процессов соответствуетсуществующим нормативно-правовым актам.
Служебныйраспорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородскойобласти устанавливает и регулирует порядок работы персонала Управления,длительность рабочего времени, предусматривает режим отдыха и определяетвеличину и порядок предоставления отпусков сотрудникам Управления. В целомданный документ регулирует рабочую активность организации и служит обеспечениюэффективности выполнения ею своих производственных задач.
В рамкахобследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородскойобласти было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предметвыявления существующих проблем документационного обеспечения и путей ихрешения. По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкетыс соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяетопределить состояние документационного обеспечения управления в организации,выявить существующие проблемы и рассмотреть варианты решения этих проблем натекущий момент.
Можновыделить следующие проблемы в документационном обеспечении УФРС по Белгородскойобласти:
- недостаточноточная и подробная регламентация должностных обязанностей каждого сотрудника;
- невысокий уровень исполнительной дисциплины среди сотрудников;
- отсутствиепрограмм по автоматизации делопроизводства учреждения;
- слабыйуровень владения компьютерными программами.
На основаниисделанных выводов можно предложить сотрудникам УФРС по Белгородской областипоставить перед своим руководством вопрос о принятии мер к изменениюсложившейся ситуации, а именно:
- предложитьначальникам соответствующих отделов учреждения разработать и усовершенствовать положенияоб отделах и должностные инструкции их сотрудников;
- каждыйотдел обеспечить нормативно-правовыми документами, относящимися к родудеятельности данного подразделения;
- поднятьвопрос о внедрении в организации системы электронного документооборота с учетомотраслевой специфики учреждения и попытаться усовершенствовать те системыэлектронного документооборота, которыми уже пользуются сотрудники УФРС поБелгородской области;
- назначитьинспектора по контролю за исполнением поручений;
- предложитьввести новую штатную единицу курьера для более надежной и упрощенной доставкиразличного рода документации в соответствующие органы с которыми сотрудничаетУФРС по Белгородской области.
Реализацияданных рекомендаций может повысить эффективность работы сотрудников Управленияфедеральной службы по Белгородской области и всей организации в целом.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙСПИСОК
 
Источники
1. Федеральныйзакон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информациионных технологиях изащите информации» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа:www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.
2. Федеральныйзакон от 10.01.2002 № 1—ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российскаягазета. — 2002. — 14 января.
3. ГОСТР 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: ИПКИздательство стандартов, 1998. — 89 с.
4. ГОСТР 6.30–2003. УСД. Унифицированная система организационно–распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов. — М.: ИПК Изд–во стандартов, 2003.— 20 с.
5. ГосударственнаяСистема Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения (Одобренаколлегией Главархива СССР 27.04.88; Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа:www.directum.ru/gsdou.htm.
6. Типоваяинструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: www.directum.ru/348539.aspx.
7. Инструкцияпо делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы поБелгородской области. — Белгород, 2005. — 22 с.
8. Положениеоб Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. —Белгород, 2004. — 27 с.
9. Служебныйраспорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородскойобласти. — Белгород, 2005. — 14 с.
Литература
1. Андреева,В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТовРФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей /В.И. Андреева. — М.: АО «Бизнес–школа «Интел–Синтез», 1994. — 191 с.
2. Астахова,Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л.В.Астахова // Делопроизводство. — 2005. — № 2. — С. 3—9.
3. Баласанян,В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современнымпредприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.– №2. – С. 46–48.
4. Баласанян,В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационногообеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно–практическаяконференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». — М.,2003. — С. 22–25.
5. Балибардина,Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И.Балибардина. — Волгоград, 2002. — 178 с.
6. Бобылева,М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспектывзаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. — 2001. — №2. — С. 41—43.
7. Бобылева,М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П.Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004. — 149 с.
8. Бобылева,М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутриорганизации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.
9. Бобылева,М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П.Бобылева // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С. 27–33.
10. Витин,Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин //Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2004. – № 4. – С. 50–55.
11. Вовкотруб,О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В.Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно–практической конференции«Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении».– Пенза, 2000. – С. 3–10.
12. Гайдукова,Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М.Гайдукова // Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
13. Гельман–Виноградов,К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б.Гельман–Виноградов // XI Междунар. научно–практическая конференция«Документация в информационном обществе: административная реформа и управлениедокументацией» – М., 2005. – С. 84–87.
14. Гельман–Виноградов,К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б.Гельман–Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24.
15. Глик,Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75.
16. Домарев,В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.:«Диа–Софт», 1999. – 38 с.
17. Доронина,Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (кпостановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. –2002. – №2. – С. 39–43.
18. Живаева,О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основеоптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В.Живаева. – Воронеж, 2002. – 148 с.
19. Инструкцияпользователя автоматизированной информационной системы «Юстиция». — СПб, 2002.— 220 с.
20. Кочеткова,П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia—Делопроизводство/ П.Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С. 20–24.
21. Кудряев,В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфа–М, 2001. – 356с.
22. Кузнецов,С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы сдокументами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С.32–35.
23. КузнецоваТ.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. — М.:«Управление персоналом», 2007. — 520 с.
24. Куциняк,Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту /Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно–практическая конференция «Документация винформационном обществе: парадигмы XXI в.». – М., 2003. – С. 18– 23.
25. Ларин,М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин. — М.: «Научнаякнига», 2002. – 110 с.
26. Ларин,М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин// Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 5–9.
27. Ларин,М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин //Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2003. – №12. – С. 30–38.
28. Лысенко,Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии:делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.–метод. Пособие/ — Р–на–Д: МарТ, 2002. – 272с.
29. Максимович,Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ/ Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11. – С.51–56.
30. Максимович,Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии — основасовершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. –2005. – № 2. – С. 23–27.
31. Максимович,Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организациядоступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. –№1 (53) – С. 34.
32. Митяев,К.Г. Документы и их назначение / К.Г. Митяев // Вопросы архивоведения. – 1990.– № 5. – С. 88–102.
33. Митяев,К.Г. Классификация документов в делопроизводстве советских учреждений / К.Г.Митяев // Вестник архивиста. – 1991. – № 1. – С. 59–61.
34. Митяев,К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве /К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. – 1993. – № 4. – С. 81–83.
35. МихайловЮ.М. Делопроизводство для негосударственных организаций. — М.: «Альфа—Пресс»,2008. — 288 с.
36. Московая,П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая //Делопроизводство. – 2004. – №2. – С. 36–41.
37. Печникова,Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова //Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей «Тандем»: «Экмос», 1998. – 208с.
38. Привалов,В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов// Документация в информационномобществе: электронный документооборот и электронный архив. / В.Ф. Привалов //Доклады и сообщения на шестой Международной научно–практической конференции24–25 ноября 1999г. – М., 2000. – С. 120–124.
39. Румынина,Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина. – М.: «Издательство Мастерство», 2002. –220 с.
40. Саблин,В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2004.– №5. – С.6.
41. Сборец,М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ«Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2004.– №9. – С. 48–56.
42. Стенюков,М.Ю. Составление документов на компьютере / М.Ю. Стенюков // Учеб.–метод.Пособие. – М.: «Экмос», 1998. – 238 с.
43. Сысоева,Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами /Л.В. Сысоева // Секретарское дело. – 2006. – № 7 – С. 30–35.
44. Сысоева,Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарскоедело. – 2003. – №3. – С.29–33.
45. Тихонов,В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отеч. Архивы. – 1999. – №2. – С.17–26.
46. Ткачев,А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики / А.В.Ткачев. – М.: ООО «Городец–издат», 2000. – С.62.
47. Филенко,Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий /Е.Н. Филенко // Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.
48. Храмцовская,Н. Нормативные документы электронного документооборота / Н. Храмцовская //Экономика и жизнь. – 2006. – № 14. – С. 33.
49. Хургин,В.М. Еще раз об электронном документе / В.М. Хургин // Информационные ресурсыРоссии. – 2008. – № 3. – С.13–21.
50. Чуковенков,А.Ю. Инструкция по делопроизводству в организации / А.Ю. Чуковенков //Секретарь–референт. – 2003. – №1. – С. 47–51.
Интернет-ресурсы
1. Консалтинговаягруппа «ТЕРМИКА» [Электронный ресурс]. — Электрон. Дан. — Режим доступа: www.termika.ru/
2. Федеральнаяслужба по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурногонаследия [Электронный ресурс]. — Электрон. Дан. — Режим доступа: 62.rsoc.ru/
3. DIRECTUM [Электронный ресурс]. — Электрон. Дан. — Режим доступа: www.directum.ru/348539.aspx/
4. DOConline: независимый портал о системах электронного документооборота [Электронныйресурс]. — Электрон. Дан. — Режим доступа: www.doc-online.ru/analytics/
5. ЭОС:электронные офисные системы [Электронный ресурс]. — Электрон. Дан. — Режимдоступа: www.eos.ru/

ПРИЛОЖЕНИЯ
 
Приложение1
Схемаорганизационной структуры УФРС по Белгородской области
/>

Приложение2
Блок-схемаобщей структуры последовательности действий при государственной регистрацииправ
/>

/>Приложение 3
 Блок-схема последовательностидействий при выдаче документов
/>

Приложение4
В УправлениеФедеральной регистрационной службы
поБелгородской области
Заявление
Я,________________________________________________________________________________
(полностьюфамилия, имя, отчество заявителя)
«___»__________________________ года рождения, паспорт серии_______________________
№_________выдан «____»___________ _______ года____________________________________
(наименование органа выдавшего документ)
_____________________________________________________________
проживающий(ая) по адресу:___________________________________
(адрес фактического проживания)
контактныйтелефон___________________________________________________________
действующийна основании доверенности от «_____» _______________ ______________г.
как законный представитель несовершеннолетнего (нужноеподчеркнуть) от имени
(полностьюфамилия, имя и отчество заявителя)
«____»________________________ года_______________________________________________________________
(наименование органа выдавшего документ)
___________________________________________________________________________________________________
сообщаю,что в результате замены паспорта:
серии_____________ № ____________ выданного «___» _________________________________
__________________________________________________________________________________
(наименование выдавшего документ органа)
__________________________________________________________________________________
«____»___________ ________________ г. ______________________________________________
гражданином_______________________________________________(полностью фамилия, имя, отчество доверителя)
полученновый паспорт со следующими данными:
паспорт серии_______________ №_________ выданный «____»____________года_____________________________________________________________________________
(наименование органа выдавшего документ)
«___»__________________200___г.
(дата подачизаявления)
Написано вприсутствии специалиста приема
______________________________________
«___»__________ 200_____г.

Приложение5
 
В УправлениеФедеральной регистрационной службы
поБелгородской области
 
Заявление
Я,___________________________________________________________
«___»__________________________ года рождения, паспорт серии_______________
№______________выдан «____»___________ _________ года_________________________
_____________________________________________________________,
проживающий(ая) по адресу:__________________________________
_____________________________________________________________
действующийна основании доверенности от «_____» _______________г.
сообщаю, чтона момент приобретения ____________________________________________
поадресу__________________________________________________
_____________________________________________________________
гр.___________________________________________________________
«____»__________ __________ года рождения, паспорт серии________________________
№____________выдан «____»_____________ _______________и года
_____________________________________________________________
проживающий(ая) по адресу: _________________________________
_____________________________________________________________
в законномбраке не состоял.
«____»___________ ________________ г. ______________________
Написано вприсутствии специалиста приема
______________________________________
«___»__________ 200_____г.