Документационное управлениедеятельностью
вопрос №1.
«Порядок составления документов»
План ответа
- Требования к тексту
- Элементы текста документа
вопрос №2.
«Текущее хранение документов»
План ответа
- Понятие номенклатуры дел
- Формирование дел
- Хранение дел
вопрос №3.
«Информационно-справочные документы
их составление и оформление»
План ответа
- Понятиеинформационно-справочных документов
- Видыинформационно-справочных документов
1. Порядок составлениядокументов
— Требования к тексту
Составление служебныхдокументов занимает значительную часть рабочего времени сотрудниковуправленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценныйдокумент прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владетьдостаточной информацией.
Приступая к составлениюдокумента, руководствуются следующими правилами.
Во-первых, уточняютсяцелесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Этопозволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа,его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
Во-вторых, необходимоизучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативныеакты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главныйэтап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, еслиподобный вопрос решается составителем впервые. Знаниезаконодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документакомпетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса,грамотную его постановку.
Сегодня при наличиисоответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый наборзаконодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации(фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.
При составлении распорядительныхдокументов, например, приказов, следует кроме того изучить ранее изданныераспорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобыизбежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешённыхсторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея впамяти компьютера тексты распорядительных документов.
Затем приступают к сборуинформации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этогомогут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.,как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.
Зная на основаниизаконодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всюнеобходимую информацию, составляют проект документа. При этом используюттрафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.
Проект документаредактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление иподписание документа.
В практике документированиясломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всегоследует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либодействию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностьюприводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документе должны быть безупречныв юридическом отношении.
Важнейшими являютсятребования достоверности и объективности, максимальной краткости документа приполноте информации, точности, исключающей возможность двоякого пониманиятекста.
Под достоверностьюинформации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятоеописание и оценка событий.
Полнота информациипредполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решениявопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всегозаставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживаетрешение вопроса.
Точность, правильностьпонимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью иясностью изложения.
Чёткость изложенияобеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текстаавтором и адресатом, что является одним из основных условий управленческойдеятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могутпривести к нежелательным последствиям.
Краткость достигается преждевсего отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений иизлишних подробностей Каждое слово в тексте документа должно нести смысловуюнагрузку.
Достичь ясности в изложениипомогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста,продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемоеследует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в техслучаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратныйпорядок слое.
Если поводом для созданиякакого либо документа послужил другой документ или доказательством служатсведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е.указываются вид документа, наименование организации — автора, дата документа,регистрационный номер документа и заголовок к тексту.
К особенностям деловогостиля относится широкое применение устойчивых языковых формул — языковыхоборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всегоповторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловойречи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составленииактов, справок и других информационно-справочных документов. • В деловой переписке,особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивыефразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. Прииспользовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в памятьмашины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначностьпонимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.
Для стиля служебныхдокументов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. вделовой документации большинство слов употребляется только с одним илиограниченной группой слов.
В распорядительныхдокументах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется формаизложения от 3-го лица единственного числа..
В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественноголица.
В протоколах используетсяформа изложения текст от 3-го лица множественного лица, а записьвыступлений ведётся от 3-го лица единственного числа.
Широкое распространение вслужебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, чтоуменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.
Документы делятся взависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные.Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке(регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении наисполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельныхвопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С нихприходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработкавызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, припостановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос опомещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболеемногочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладныезаписки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы,приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельныедела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь виддокумента и дата.
Для лучшего восприятиядокумента его текст делится на абзацы -простейшие компоненты текста, состоящиеиз одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством иотносительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный приемпомогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки причтении документа.
Тексты документов сложных,больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части:разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Структура текста отдельныхвидов документов может быть предопределена нормативными актами, в которыхуказывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляетсядолжностная инструкция, положение о структурном подразделении.
Процесс управления состоитиз выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередкопорождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипныхдокументов. Это явилось основанием для унификации текстов документов.Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в видетрафарета, анкеты, таблицы.
Под трафаретом понимаютзаранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией ипропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетнуюситуацию, отражаемую данным документом.
Наибольшая повторяемостьтекстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственныхорганизаций, институтов, служб или однородных фирм.
Трафаретные тексты могутбыть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одногопредприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий илиучреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений ипредприятий разных ведомств.
Первичные бухгалтерскиедокументы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при ихсоставлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнениюнормативные акты предъявляют особые требования.
Записи в первичныхфинансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки,химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации.Свободные строки прочеркиваются.
Информация в первичныхдокументах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие отдокументов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки инедоговоренные исправления не допускаются.
Если допущена ошибка, тонеправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычныхдокументах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитатьзачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.
Затем исправлениеоговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица,подписавшего документ, и датой исправления.
В первичных бухгалтерскихдокументах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но ичтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.
— Элементытекста документа
Закончив составлять текстдокумента, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементомлюбых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания иназначения документа.
Заголовок составляется тем,кто готовил документ. Он размещается в левомверхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовкадолжно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без ковычек без кавычек ине подчёркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа,так как не читая всего текста, и получить представление о содержании инаправить документ на исполнение.
Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениямимогут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом,поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам вкачестве приложения даются документы, которыеими или утверждены или вводятся в действие.
Если приложения в тексте неназваны, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количествалистов и экземпляров в каждом приложении. При наличии несколькихприложений их нумеруют.
Если при направлениидокумента в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то вотметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются
Если приложениесброшюровано, то количество листов не указывается.
2. Текущее хранениедокументов
— Понятиеноменклатуры дел
В процессе деятельностифирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов.После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросовдокументы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают вроли памяти учреждения.
Быстрый поиск ииспользование таких документов возможны лишь при четкой их классификации.Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупностьдокументов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности,помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником,определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура радел.
Номенклатура дел — »Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначеговоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстроразложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случаенадобности.
Номенклатура дел — документмногоцелевого назначения.
Во-первых, как следует изопределения номенклатуры, ее главным назначением является систематизациядокументов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, итаким образом определяет систему хранения документов в учреждении.
Во-вторых, каждое дело,включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных внего. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременнонамечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, спомощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Номенклатура, закрепляяиндексацию дел, используется при регистрации документов — индекс дела пономенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.
Классификационная схеманоменклатуры может быть использована как схема построения справочной картотекина исполненные документы.
Номенклатура делиспользуется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения делсо сроками хранения до 10 лет включительно.
Номенклатура дел служитосновой при составлении описей на дела постоянного хранения и со срокамихранения свыше 10 лет.
Номенклатура дел имеетсправочное значение при изучении структуры учреждения.
Номенклатура дел должна бытьв каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать вседокументы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трехвидов: конфетные «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации,фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.
Приступая к составлениюноменклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемыенормативно-методическими документами.
В заголовках дел,предназначенных для группировки документов одного вида, вид документовуказывается во множественном числе.
В заголовке перепискиуточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется содним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д.
В практике работыорганизаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документынескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории(край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая инецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е.группировка дела ведется по географическому признаку.
Нормативные документы иметодические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первымипомещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивныхи вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейсяк деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения(если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далеерасполагаются названия дел с организационно-распорядительными документамисамого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). Заэтой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами(годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.
— Формирование дел
Документы во время ихисполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальныепапки с надписями типа «На исполнении», «Срочно»,«Для коллегии», «На отправку», «На согласование»,«На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилиюисполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф,шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае егосрочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его наисполнение другому сотруднику.
После окончания работы сдокументом он передаётся для помещения в дело.
Раскладка документов в делапроизводится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурныхподразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольшихфирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно всекретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении иподшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этогонесложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.
Исполненных документов вучреждении, фирме накапливается множество, и чтобы в них легко можно былоразобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнениягруппируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки.
Распорядительные документы,переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят вканцелярии или секретариате руководства.
Формирование дела начинаетсясразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началугода должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель илипапка-регистратор.
На обложке каждогозаводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеетофициально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его.
В депо могут быть подшитытолько те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случаепоявлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводитсясамостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел подрезервным номером.
Изъятие документоворганизации, может производиться только органами государственной налоговой инспекции,дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основаниипостановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальнымзаконодательством Российской Федерации.
Изъятие документовпроизводится в присутствии должностных лиц учреждения, организации,предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом,копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этойорганизации.
На изъятые документы должнасоставляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятыхдокументов.
— Хранениедел
Дела считаются заведенными смомента включения в них первого исполненного документа. Они формируются вструктурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Внебольшой фирме дела хранятся секретарём.
Дела должны размещаться взапирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что Обеспечивает ихсохранность и защиту от пыли и света.
Документы, уже включенные вдело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этихслучаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование ихранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано:когда, кому и на какой срок выдан документ.
Если требуется выдать делоцеликом, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданногодела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении иприеме после возвращения документов.
Карта-заместитель помещаетсяна месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и укого они находятся.
После завершенияделопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела недопускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано делоцеликом.
Выдача дел в другиеорганизации разрешается лишь руководителем организации.
Изъятие документов из дел потребованию компетентных органов может производится только на основанииписьменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательнымсоставлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его местозаверенной копии.
3.Информационно-справочные документы;
их составление иоформление
— Понятиеинформационно-справочных документов
Подавляющее большинстводокументов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными.Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, котораяслужит основанием для принятия распорядительных документов. Кинформационно-справочным документам относятся: справки, докладные иобъяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы ителефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению корганизационно-распорядительным документам, не являются обязательными кисполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать кдействию или может быть лишь принята к сведению.
— Видыинформационно-справочных документов
СПРАВКИ — документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщеннуюинформацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерныепоказатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки делят обычно на двегруппы — с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемыезаинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридическийфакт Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группасправок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате,месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которыхэти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированныетрафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются кнормативным актам.
Помимо указания названияведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеютотпечатанный типовой текст Например, форма справки о доходах физического лицаза год.
Текст справки обычноначинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, окотором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, кудаона представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов,содержащих ненужные слова типа «настоящая справка»,«действительно учится» и т д. На справке ставятся даты ее подписания ивыдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.
Справки информационногохарактера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу ипредставляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределыучреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учрежденияоформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на местеназвания учреждения — автора будет указано структурное подразделение.
Дата, адресат, заголовок,текст, подпись — обязательные реквизиты (двух разновидностей справок. Заголовоксправки может содержать период времени или дату, на которую приходятсяприводимые в справке данные. Справка должна объективно отражать состояние дел,поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений,сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены, даватьсяприложения. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственностьза представленные данные.
ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕЗАПИСКИ служат для дачи информации с одногоуровня управления на другой и часто являются основанием для изданияраспорядительных документов.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящегоучреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явленииили факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указаниюруководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителяпринять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части:первая — констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты илиописывается ситуация, и вторая -где излагаются предложения, просьбы. Докладныезаписки, информирующие руководство о ходе работ, могут представлятьсярегулярно.
Тексту докладной запискиобязательно предшествует заголовок, Как и в справках, от адресата зависитоформление этого вида документов Докладные записки, подаваемые руководителюструктурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простомлисте бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятсяреквизиты: наименование структурного подразделения -автора, вид документа(докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную запискусоставитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящиеинстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основногодокумента (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либособытия, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделитьна две группы.. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающиеиной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положенийосновного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группусоставляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий,сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст такихзаписок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства,внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги своспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
АКТ — документ, составленный несколькими лицами для подтвержденияустановленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляютсякомиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительнымдокументом (обычно приказом).
В отдельных случаях актможет быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностнымилицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большоеколичество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий,организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел,материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведенияиспытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания;инвентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Еслинет установленной нормативным документом формы акта, то независимо отразновидности они составляются по единой схеме.
Прежде всего лица,составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению вакте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данныйвопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами,жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовымположением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобамграждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях иорганизациях». Знание этого документа поможет комиссии определитьсвоевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д.,наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которыеточно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутсячерновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляетсятекст документа. Главное при составлении акта — установить фактическоесостояние дел и объективно их отразить в документе.
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА — обобщенное название большой группы управленческих документов,которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщениячего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяютсядля решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческойдеятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы,уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения,разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания,просьбы, требования и т.п.
Так как служебные письмавыступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями,они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому,стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить вниманиена обоснованность составления этой группы документов. Письмо должносоставляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устномобщении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).
Текст служебного письмадолжен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упроститтехнические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всегорегистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа,так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия илиустанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с однимадресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составитьотдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только вслучае их взаимосвязанности.
Текст письма, как правило,состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составитьдокумент, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов,явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основнаячасть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения,замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которойприходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизациивосприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменитьтрадиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса,помещая доказательства и доводы во вторую часть.
Письма по несложным,обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, безпояснений.
Письма оформляются наспециальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста долженсформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «очём», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, своюфамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверитьналичие приложений (если они есть).
Если письмо направляетсяболее чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.
Письма, отправляемые изучреждения, делятся на две группы — инициативные и ответные. Если письмоявляется ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа,на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативногописьма при окончательном оформлении письма-ответа.
По характеру информацииписьма подразделяются на большое количество разновидностей: 1) Сопроводительноеписьмо; 2) Письма-приглашения; 3) Информационное письмо; 4) Рекламное письмо;5) Письмо-извещение; 6) Письмо-подтверждение; 7) Гарантийное письмо; 8)Инициативные письма; 9) Письма-ответы.
Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации поканалам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации вомногом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому,чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Дляпередачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы(факсимильные сообщения), электронная почта.
Категория и вид телеграммыуказываются перед адресатом. Например: «правительственная»,«срочная», «заверенная», «с уведомлением овручении», «с оплаченным ответом» и т.д. Чаще всегоотправляют телеграммы срочные и простые.
В телеграмме, направляемой внесколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указываетсяиндивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам ипри этом один из них основной, а к остальным пойдут копии.
Если телеграмма адресуетсяболее чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный иподписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресатпрописными буквами.
Текст телеграммы печатаетсяна чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала также прописнымибуквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текстпечатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются.Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато Ондолжен состоять из одного логического элемента-заключения.
Большое значение присоставлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающихсмысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности безпредлогов, союзов, знаков препинания, смысловые оттенки слов и их связьпередаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Еслизнаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, онипишутся сокращенно строчными буквами.
Заканчивается телеграммауказанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера(индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов«Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать изаканчивать цифрами. После текста указываются наименование должно-I (допускается не указывать) и фамилиялица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельнойстрокой. После текста проставляется разграничительная черта, под которойуказываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя,полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись ирасшифровка подписи отправителя, дата подпись, которая проставляетсяподписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью.Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается дляпередачи, а второй подшивается в дело.
ТЕЛЕФОНОГРАММА — обобщённое название различных по содержанию документов,передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях,когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как приглашение насовещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одномэкземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблятьтрудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, чётковыговаривая текст, не спеша, спаузами, чтобы дать возможность точно записать.
После передачителефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедитьсяв правильности записи. Фамилии и принимаемые на слух слова передаются сразбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации может бытьспециальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно ониоформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммыгарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемойтелефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившеготелефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящимрегистрационным номером полученной телефонограммы.
Особенностью этого видадокумента является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников,передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времениприёма телефонограммы.
Если телефонограммапередаётся нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций,которым её направляют и номера телефонов, по которым она должна быть принята.
Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажномносителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. Пофаксу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии илюбую графическую информацию.
Документы, передаваемые пофаксу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями,предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта,договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так какдокумент, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, какподлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа,который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов идеталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документыдолжны быть напечатаны чётким, контрастным шрифтом или написаны контрастными(чёрными, тёмно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.
Литература
1. Дворник П.В. Делопроизводство. –СПб., 2006
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство(документационное обеспечение управления). – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2003
3. Мандрица В.М. Делопроизводство:документационное управление деятельностью. – М., 2005
4. Скороходов А.М.Информационно-справочное обеспечение управления. – М., 2006
5. Соколовская Т.А. Документационноеобеспечение деятельности предприятий. – М., 2006