Введение
Значениедокументов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная вдокументах, является отражением деятельности организации и составляет основулюбого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятияполучают посредством документов. В каждой организации на составление документови на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.
Современноеуправление государственным предприятием или коммерческой организацией – это взначительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещениядокументов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договора,покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этимстоят документы.
Руководителипредприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность иправильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов можетобернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться надеятельности предприятия.
Сдокументацией связана деятельность всех работников – от техническихисполнителей до руководителей. Одни создают документы, другие – обеспечивают ихоформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основепринимают решения.
Делопроизводствона предприятии должно вестись на основе Единой государственной системыделопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирование вработе, т.к. в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросамподготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации,осуществления контроля за исполнением документов и группировка их в дела.
Общие положения
Документационноеобеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспеченияуправления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурногоподразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
Службадокументационного обеспечения управления может быть представлена в организациикак самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел,секретариат) так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт).
Документирование управленческой деятельностиохватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлениюнеобходимой для осуществления управленческих действий информации на различныхносителях по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественномязыке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новыхносителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).
Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней,которое разрабатывается на основе настоящего Положения (приложение№1).Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями,которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномернуюзагрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификацииисполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаютсяее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУдолжностные инструкции пересматриваются.
СлужбаДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно –правовыми актами органов государственной власти и управления РоссийскойФедерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАСРоссийской Федерации и другими действующими нормативами по вопросамдокументационного обеспечения управления.
Руководствослужбы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальнымобразованием соответствующего профиля.
СлужбаДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования.
Целии задачи службы ДОУ
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство,координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечениюуправления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
· совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единого порядка документирования, организацииработы с документами, построения поисковых систем;
· контроль исполнения и подготовки документов к передаче вгосударственный архив в соответствии с действующими нормативами;
· сокращение документооборота, количества форм документов;
· разработка и внедрение нормативных и методических документовпо совершенствованию документационного обеспечения организации;
· участие в разработке и внедрении прогрессивных технологийдокументационного обеспечения управления на базе применения вычислительной иорганизационной техники, персональных компьютеров.
Функции службы ДОУ
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующиефункции:
· разработка, внедрение и ведение табеля и альбомаунифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
· осуществление обработки, регистрации документов иучетно-справочной работы по документам;
· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладуруководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностьюоформления документов, представляемых на подпись руководству;
· контроль за прохождением, исполнением и оформлением документовв установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнениядокументов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
· организация машинописного изготовления, копирования и оперативногоразмножения документов, разработка и проектирование бланков документов;
· разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранениядел и оперативного использования документной информации;
· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобамграждан;
· организация контроля за работой с документами в структурныхподразделениях;
· разработка (совместно с соответствующими структурнымиподразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методовработы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
· осуществление контроля за правильностью оформления и формированияструктурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
· организация работы архива в соответствии с законодательствомпо архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическимирекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;
· повышение квалификации работников службы ДОУ, проведениесовещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;
· организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
Праваи ответственность службы ДОУ
Служба ДОУ имеет право:
1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации ворганизации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующиемеры;
2) требовать от руководителей структурных подразделенийвыполнения установленных правил работы с документами в организации иконтролировать выполнение данных правил;
3) запрашивать у структурных подразделений и организацийсведения, необходимые для работы;
4) проводить проверки организации документального обеспеченияуправления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок доруководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
5) привлекать в установленном порядке специалистов структурныхподразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
6) возвращать исполнителям на доработку документы,подготовленные с нарушением установленных требований;
7) совместно с вычислительным центром определять задачидокументационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
8) подписывать и визировать документы в пределах своейкомпетенции;
9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службыДОУ и должностные инструкции работников;
10) вносить предложения руководству о привлечении кдисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями идолжностными лицами установленных правил работы с документами;
11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихсясостояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работыс ними;
12) вносить на рассмотрение руководства представления оназначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении иналожении на них взысканий.
Служба ДОУ несет ответственность за:
1) обеспечение установленного порядка работы с документами ворганизации;
2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдениенеобходимых условий труда работников.
Взаимоотношения службы ДОУ с другимиструктурными подразделениями
Служба ДОУвзаимодействует:
1) со структурными подразделениями — повопросам документационного обеспечения управления;
2) с юридической службой — по правовымвопросам, связанным с подготовкой документов;
3) со службами кадров, труда и заработной платыи с соответствующими научно-исследовательскими организациями — по вопросамподбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкогоиспользования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрениямероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля иметодов работы с документами;
4) со службами хозяйственного обслуживания — повопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники,бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживанияработников службы ДОУ.
5) с вычислительным центром — по вопросам разработки ивнедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительнойтехники, оперативной обработки информации и соблюдения требованийнормативно-методических документов.
Заключение
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия можетвнести секретарь-референт, т.к. значительная часть делопроизводственныхопераций выполняется на его рабочем месте. Это позволяет проводить все операциис документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работсредства оргтехники. К одной их функций, выполняемой секретарем-референтом,относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводствав структурных подразделениях и его филиалах.
Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятойна предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внестисущественные замечания и предложения по его изменению.
Список литературы
1) ПодлеснаяЛ.В. Документирование управленческой деятельности. Практикум для студентов всехспециальностей и всех форм обучения. – М., МГУТУ, 2008.
2)Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие – 4-е изд. – М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.-312 с. – (Высшееобразование).