Введение
«Документационноеобеспечение управления, делопроизводство: отрасль деятельности, обеспечивающаядокументирование и организацию работы с документами».
Любое дело заканчиваетсятаким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащееоформление, правильная организация работы с документами в учреждениях,организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов– непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок вобществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан,наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводствазависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда,культура работы, возможность использования в будущем информации,зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасльдеятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методическиедокументы (указания, рекомендации).
Нормативно-методическуюбазу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовыхактов и методических документов, регламентирующих технологию создания,обработки, хранения и использования документов, в текущей деятельностиучреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.
Дисциплина«Документационное обеспечение управления» входит в цикл общепрофессиональныхдисциплин учебного плана.
1. Организационныедокументы
Организационные документы(иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того,чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатнуючисленность и состав работников по должностям, определить функции структурныхподразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы,осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками,определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационнымдокументам относятся: учредительный договор; устав организации; положение оборганизации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальныхи совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка,положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкциипо определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки.
Любой организационныйдокумент содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактическиорганизационные документы реализуют нормы административного права и являютсяправовой основой деятельности организации.
Организационный документоформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Датой подписанияорганизационных документов является дата, проставляемая в бланке на местереквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководительорганизации (например, устав) или структурного подразделения (например,должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то,что они вступают в силу только после их утверждения.
Организационные документыимеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда иподразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты),нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого видаорганизационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделовзависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции.Содержание текста организационных документов должно соответствоватьдействующему законодательству, поэтому в этой группеорганизационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые ипримерные организационные документы (например, Типовое положение о среднемспециальном учебном заведении), которые служат основой для разработкиконкретных документов.
Для разработки конкретныхдокументов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты ируководители структурных подразделений. Организационные документы проходятустановленный в организации порядок согласования и проверку на соответствиедействующему законодательству.
Согласованиеосуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, сюридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организацииили одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельностиорганизации.
Организационные документыдействуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационныхдокументов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в томслучае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесенияизменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельностиорганизации, так и изменением действующего законодательства. В случаереорганизации организации разрабатываются новые организационные документы,которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.
Порядок внесенияизменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационногодокумента. Например, изменения и Дополнения в организационный документ, которыйутвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении — вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например,устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органауправления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), тоизменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательныминформированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.
К основныморганизационным документам относятся учредительные документы — учредительныйдоговор, устав или положение. Общие положения, определяющие наименование видаучредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены вГражданском кодексе (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическимлицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава,либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом,юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать наосновании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).
В тексте учредительныхдокументов должно содержаться:
— наименованиеюридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму;наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и впредусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должнысодержать указание на характер деятельности юридического лица;
— место нахожденияюридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации,если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица неустановлено иное; предмет и цели деятельности юридического лица (длянекоммерческих и унитарных предприятий);
— порядок управлениядеятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом дляюридических лиц соответствующего вида.
Юридическое лицо,созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основанииустава, утвержденного этим учредителем.
В учредительном договореучредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместнойдеятельности по его созданию условия передачи ему своего имущества и участия вего деятельности. Договором определяются условия, и порядок распределения междуучастниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выходаучредителей (участников) из его состава.
Устав — правовой акт, определяющий порядокобразования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия,организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций,предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы.
Устав может такжерегулировать определенную сферу государственной деятельности, внутреннеговодного транспорта, воинскую службу и др.
Положение — правовой акт, определяющий порядокобразования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельностигосударственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.
Положение об организации- это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетныеорганизации (прежде всего органы государственной власти и управления всехуровней и некоторые другие).
Положение об организацииоформляется на общем бланке организации с указанием вида документа,подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печатиорганизации и утверждается, как правило, распорядительным документомвышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситьсятолько приказом руководителя вышестоящей организации.
Положение о структурныхподразделениях можно классифицировать следующим образом:
— положение о структурныхподразделениях;
— положения околлегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет,научно-технический совет, педсовет);
— положения о временныхорганах (совещания, комиссии, советы).
Положения околлегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет,научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер иопределяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права иответственность того или иного органа управления. Структура текста такого родаположений также нормативно не установлена. Однако, исходя из практики работы иназначения данного вида документа, требований закона к организации деятельностиколлегиальных органов управления, вырабатывается устойчивая структура текстаположений о коллегиальных и совещательных органах управления.
Положение о временныхорганах (совещаниях,комиссиях, советах). Данный документ создается в случае необходимости на периоддействия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждаетсяорганом, в компетенцию которого входит создание временного органа, и действуетдо прекращения деятельности этого органа.
Регламент работы — правовой акт, устанавливающийпорядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательногооргана (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этоморгане). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовкии внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решенийзаседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.
Регламенты оформляются наобщем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителеморганизации или руководителем коллегиального органа.
Правила внутреннеготрудового распорядка — правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимныеобязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командированиесотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила оформляются наобщем бланке организации с указанием вида документа, подписываютсяруководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллективаи утверждаются руководителем организации.
В негосударственныхорганизациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядкаразрабатывается Положение о персонале, в котором отражаются вопросыпрофессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношенияс администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правиладелового поведения (деловой этики) и др.
Оформляется Положение оперсонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываетсяруководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собранииперсонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на советедиректоров организации.
Структура и штатнаячисленность — правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурныхподразделений и должностей, штатную численность по каждой должности всоответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеетунифицированную форму.
Документ оформляется наобщем бланке организации с указанием вида документа, подписываетсяруководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителямируководителя организации и утверждается руководителем организации спроставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляетсяв форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделенийорганизации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а такжеих количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам.
Штатное расписание — правовой акт, закрепляющийдолжностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (вгосударственных учреждениях — указанием разряда по Единой тарифной сетке — ЕТС), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающийфонд заработной платы организации в целом за месяц.
Документ оформляется наобщем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к текстууказывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главнымбухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений,заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписываетсяруководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем спроставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственныхорганизациях документ может утверждаться советом директоров.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила,регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые ииные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, ихподразделений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструкции оформляются наобщем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четкоопределять вопросы (область деятельности), на которые распространяютсятребования инструкции.
Инструкция — документдлительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказомруководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемыйорганизацией в целях регламентации организационно-правового положения работника,его обязанностей, прав, ответственности.
Должностная инструкциябывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкцияразрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав,ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует даннаяорганизация. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нетнеобходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такиедолжностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренныештатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой дляих разработки.
Должностная инструкциякак любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланкеорганизации с указанием вида документа.
Текст должностной инструкциисостоит из следующих типовых разделов:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностныеобязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связипо должности).
Памятка — документ, регламентирующий порядокработы по выделенному направлению деятельности организации.
Памятка не входит всостав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по произвольнойформе, подписывается заместителем руководителя организации, курирующим данноенаправление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную впамятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы повыделенному направлению.
2. Распорядительныедокументы
Распорядительныедокументы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которойосуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией,независимо от характера и содержания деятельности организации, ееорганизационно-правовой формы и других факторов.
С помощьюраспорядительных документов совершенствуются организационная структураорганизации, содержание, способы и средства осуществления основнойдеятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаютсявсе возникающие проблемы и ситуации.
К распорядительнымдокументам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.
Правовой акт — документ, содержащий официальноеподзаконное решение, принятое органом исполнительной власти или должностнымлицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедурыпо тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное впредусмотренную законом форму и порождающее, юридические последствия. С точкизрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.
К первой группе относятсядокументы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием,советом, правлением или; другим коллегиальным органом управления). К нимотносятся постановления, решения.
Ко второй группеотносятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (наоснове единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации,а в отдельных случаях руководителями других уровней — заместителямируководителя, руководителями структурных подразделений организации в пределахих компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание. Вусловиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управленияпринадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управленияи персональную ответственность за принятые решения.
Распорядительныедокументы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся ккатегории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:
1) акты, затрагивающиеправа, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2) акты межведомственногохарактера;
3) акты, регулирующиеотношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственнымиучреждениями, организациями, предприятиями.
Оформление данныхправовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка ихосуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актовфедеральных органов исполнительной власти и государственной власти,утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа1997г. № 1009.
Распорядительныедокументы могут быть документами длительного действия и действовать до ихотмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменятьдокумент полностью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения вотдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительногодокумента может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.
Любой распорядительныйдокумент, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указаниемконкретного вида (постановление, приказ и т.д.). Особенностью оформленияраспорядительных документов является структура текста. Текст, как правило,состоит из двух частей — вводной (констатирующей) и распорядительной.
Вводная частьоканчивается определенным глаголом (в зависимости от вида распорядительногодокумента), который печатается от нулевого положения табулятора прописнымибуквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал' скрасной строки оформляется распорядительная часть.
Распорядительная частьделится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пунктраспорядительного документа должен содержать информацию: предписываемоедействие, сроки исполнения, исполнители
Постановление — правовой акт, принимаемый высшимии некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти,действующими на основе коллегиальности, а также представительными иколлегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целяхразрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед даннымиорганами, и установления стабильных норм и правил.
Постановления оформляютсяв соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а юридическими основаниями для их изданиямогут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации,Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативныеправовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (втом случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимостьосуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, атакже необходимость правового регулирования работы собственного аппаратауправления (в том случае, если постановления издаются по инициативеорганизации).
Постановления оформляютсяна общем бланке с указанием вида документа — «постановление». Датапостановления — это дата заседания коллегиального органа.
ПостановленияПравительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной властивступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Решение — правовой акт, принимаемыйколлегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий,фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решенияиздают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов,общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.
Решениями такженазываются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и болееорганами, имеющими право издавать различные по форме распорядительныедокументы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятиярешения.
Приказ — правовой акт, издаваемыйруководителем организации, действующим на основе единоначального принятиярешений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц,например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственныхорганизаций, учреждений, предприятий.
Приказы по содержанию испособам оформления бывают двух видов:
— по основнойдеятельности;
— по личному составу.
Приказы по основнойдеятельности регулируют:
— деятельность самойорганизации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурныхподразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
— организационно-правовоеположение сотрудников;
— порядок финансирования,материально-технического обеспечения, научно-техническую политику,информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а такжепорядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности(для вузов, например, учебной деятельности.
Приказ – правовой акт, издаваемыйруководителем организации, действующим на основе единоначального принятиярешений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих передорганизацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого кругаорганизаций и лиц, например, приказ вышестоящей организации, доводимый досведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.
Приказы по содержанию испособам оформления бывают двух видов:
— по основнойдеятельности;
— по личному составу.
Приказы по основнойдеятельности регулируют:
— деятельность самойорганизации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурныхподразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
— организационно-правовоеположение сотрудников;
— порядок финансирования,материально-технического обеспечения, научно-техническую политику,информационную и документационную деятельность, социальные вопросы.
Приказы по личномусоставу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод,перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков,присвоение или утверждение разрядов, вынесение и снятие взысканий, поощрение(награждение) и т.д.
Требования к оформлениюдокументов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД,изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов». В рамках данной системы возможно составление приказа по личномусоставу как по одному основанию (например, о приеме на работу одного илинескольких работников, так и по нескольким основаниям, когда в одном приказеимеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д. — так называемыйсводный приказ по личному составу).
Приказ подписываетруководитель, а ниже его подписи — на лицевой стороне приказа проставляетсяотметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудникипроставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работниккадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременностьпроставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст.68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку втрехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Распоряжение — правовой акт, издаваемыйединолично руководителем коллегиального органа государственного управления вцелях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срокдействия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения издают:Президент Российской Федерации, Председатель Правительства РоссийскойФедерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другиеруководители органов управления по оперативным вопросам, не требующимколлегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издаютруководители предприятий, их заместители или главные специалисты, илируководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.
Распоряжение оформляетсяс соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностьюоформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита15 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях.Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:
Распоряжение имеет однуподпись — руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителяструктурного подразделения.
Указание — правовой акт, издаваемый органомгосударственного управления преимущественно по вопросаминформационно-методического характера, а также по вопросам, связанным сорганизацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа ивышестоящих органов управления.
Указание как виддокумента было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярногописьма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, какуже было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого кругаорганизаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятсяизменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительныхдокументов.
распорядительныйдокумент оформление приказ
3. Справочно-информационныедокументы
Справочно-информационныедокументы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информациюо состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительныедокументы, выступая только в качестве основания для принятия управленческихрешений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, аиногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией влюбой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса необходимоеусловие функционирования этой системы. Существуют различные источникиинформации, необходимой для принятия управленческих решений, но группасправочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К даннойгруппе можно отнести такие документы, как:
— служебное письмо,телеграмму, телекс, телефонограмму — документы, обеспечивающие деловуюпереписку;
— протокол;
— докладную записку;
— справку;
— заявление, предложение,жалобу;
— сводку, заключение,отзыв и др.
Часть из перечисленныхдокументов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока вУСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв,представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейсяуправленческой практике.
Остальные виды этойгруппы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так,служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка,справка, акт на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такиедокументы, как заявление, объяснительная записка, представление,характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листебумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения иобъемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят изодного-двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления,акты, характеристики и др.).
Исключение составляюттакие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера,отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило,справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола(две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Служебное письмо — обобщенное название различных посодержанию документов, служащих средством общения между организациями впроцессе осуществления их деятельности.
Письмо — самыйраспространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данноговида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланкеформата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семистрок, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется набланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным,кратким.
Телеграмма — обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу.Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (посравнению с почтой) доставка документа получателю, когда нет возможностивоспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.
Правила оформлениятелеграммы установлены Минсвязи РФ.
Телеграмму оформляют начистых листах бумаги или на специальных бланках.
Скорость прохождениятелеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная,правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.
Телекс — обобщенное название различных посодержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — поабонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, посланная потелетайпу (телепринту) — аппарату, применяемому для непосредственнойтелеграфной связи.
Телексная связь являетсяабонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как втелеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек(.) и запятых (,) — и различных шрифтов.
Телефонограмма — обобщенное название различных посодержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста:передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)получателем.
Если телефонограммапередается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, покоторым телефонограмма должна быть передана.
Принимаемаятелефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована илизаписана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована иотпечатана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что иотправляемая, за исключением подписи.
Протокол — документ, фиксирующий ходобсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях изаседаниях коллегиальных органов.
От таких протоколовследует отличать протоколы, составляемые работником административных органов,органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспекторапожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа — протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., — все эти видыпротоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ 6.30-2003.
Протоколы могут быть трехвидов:
краткие — записываютсяобсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;
полные — содержат кромевопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников;
стенографические — весьход заседания записывается подробно.
Акт — документ, составленный несколькимилицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий,приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).
Акт оформляется на общембланке с указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму.Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Место и датасоставления должны соответствовать месту и дате актируемого события.
Докладная записка — документ, адресованныйруководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурногоподразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса свыводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как поинициативе составителя, так и на основе устного или письменного указанияруководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носитьинициативный, информационный и отчетный характер.
Инициативная докладнаязаписка — составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.
Информационная докладнаязаписка — информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характеркоторого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаютсярегулярностью их представления.
Отчетная докладнаязаписка — должна информировать руководителя о завершении работы или о ходевыполнения указаний, планов и т.д.
Справка — документ, содержащий описание иподтверждение тех или иных фактов или событий.
Справки бывают личного ислужебного характера. В справках личного характера описываются илиподтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справкахслужебного характера приводится информация по тем или иным направлениямдеятельности организации.
Справка может бытьвнутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, тооформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Заявление — это просьба о разрешении того илииного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданинуправ: на труд, отдых и т.д.
Чаще всего заявлениясодержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении,предоставлении жилья и т.д.
Заявление оформляется начистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должносоответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены вАльбоме унифицированных форм.
Сводка — это документ, содержащийобобщенные сведения по какому-либо вопросу.
В сводке содержитсяинформация из различных источников по заранее установленным показателям(параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).
Сводка не имеетунифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований коформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило,приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при еенаправлении в другую организацию — руководителем или заместителямируководителя.
Заключение, отзыв — документы, содержащие мнение,выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу иливопросу.
Заключение или отзывсоставляют на проекты документов, научные работы и т.п. Заключение не имеетунифицированной формы.
Перечень, список,номенклатура — документы, содержащие систематизированное перечисление предметов, лиц, объектовили других одноименных понятий, составленных в целях распространения на нихопределенных норм и требований.
Они могут оформляться наобщем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура).Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например, «Переченьдокументов, подлежащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура делна 2000 год».
Документы подписываютсяруководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящейорганизацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), ккоторой относится содержание документа.
Текст этих документов,как правило, приводится в табличной форме.
Порядок и формасоставления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственныминормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями. Так,порядок и форма номенклатуры дел — «систематизированного перечня заводимых ворганизации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленномпорядке» — регламентируются Основными правилами работы архивов организаций.