Проектна документаціядо створення АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ і використання її у контрольно-аудиторськомупроцесі
Функціонування АСОІ для управління і контролю господарської діяльностідає змогу у процесі ревізії й аудиту автоматизувати пошук інформації, щознаходиться у базах даних контрольованого підприємства, а також розв'язувати наЕОМ задачі контролю методом пакетної обробки.
За методом пакетної обробки певна кількість інформації об'єднується впакет за ознакою контролю і передається по каналах зв'язку за один сеанс.Завдання і його розв'язання фіксуються на позамашинному запам'ятовуючомупристрої.
Після повного завершення завдання або за спеціальним запитом абонента,яким є ревізор, аудитор, ЕОМ видає відповідь. Обробка інформації здійснюєтьсястандартними засобами операційної системи, що сприяє прискоренню проведенняревізії, аудиту і підвищує наукову обґрунтованість її висновку.
Обробка інформації на ЕОМ для використання у контрольно-аудиторськомупроцесі включає алгоритмізацію і постановку задач, які мають бути компетенцієюревізора, аудитора, розв'язання задач і видавання обробленої інформації длядоказу недоліків у господарській діяльності, узагальнення висновків, розробкурекомендацій до усунення недоліків, виявлених ревізією й аудитом.
Виконання зазначених процедур на ЕОМ можливе в умовах функціонування якдіючих АСОІ на різних рівнях управління народного господарства, так і зновустворюваних АСОІ.
Ревізори, аудитори як користувачі інформації повинні володіти методикоюалгоритмізації і постановки задач для подальшого програмування їх і розв'язанняна ЕОМ спеціалістами іншої галузі (програмістами, системотехніками,інженерами-електронщиками).
Постановка задачі — це формулювання початкових посилань, необхідних для розв'язуваннязадачі, і описання її математичного змісту.
У постановці задачі відображаються її організаційно-економічна суть,зміст постановки, періодичність розв'язання, зв'язок задачі з іншими задачами,організація збирання початкових даних або використання наявних у базах даних,часові обмеження на видавання розв'язку задачі.
Ревізору й аудитору необхідно володіти методичними прийомами постановкизадач, які стосуються господарської діяльності, для перевірки достовірностіданих, що видає ЕОМ при автоматизованій обробці обліково-економічноїінформації, а також для формулювання задач, розв'язання яких на ЕОМ зумовленепотребою ревізії, аудиту.
В зв'язку з цим аудитор повинен глибоко вивчити інформаційне забезпеченняАСОІ — сукупність засобів І методів побудови інформаційного фонду.
/>
Рис. 1. Структура інформаційного забезпечення контролю й аудиту
Структура інформаційногозабезпечення для АСОІ управління і контролю (рис. 1) включає такі фонди:
· позамашинні — класифікація і кодуванняінформації (класифікатори, номенклатури-цінники, тезаурус та ін.), первиннідокументи, що відображують процеси господарської діяльності або станконтрольованих об'єктів, інструктивно-методична інформація (інструкції,методики з контролю й аудиту господарської діяльності), нормативно-довідкова(норми і нормативи, розцінки, ставки), планово-договірна (виробничо-фінансовийплан, господарські договори, товарне забезпечення, кон'юнктура ринку та ін.);
· внутрішньомашинні — складаються зінформаційної бази (первинна, проміжна і вихідна інформація для розв'язаннязадач контролю господарської діяльності) і програм керування інформаційнимифондами (організація, накопичення, ведення і доступ до даних).
У процесі аудиту з позамашинних масивів інформації через ЕОМ можнаодержати нормативно-довідкову, планово-договірну та іншу інформацію івикористати її разом із внутрішньомашинними масивами інформації для виявленнянедоліків у господарській діяльності контрольованого підприємства і розробитинауково обґрунтовані рекомендації до її вдосконалення.
Використання інформаційного забезпечення АСОІ в контрольно-аудиторськомупроцесі залежить від компетентності ревізорів і аудиторів з питань лінгвістичногозабезпечення — сукупності мовних засобів для спілкування людини з машиною увирішенні завдань планування, контролю й аудиту, обліку й аналізу господарськоїдіяльності.
Цей вид забезпечення складається з інформаційних мов для описанняпервинної документації, показників, реквізитів та інших структурних одиницьінформаційного фонду; мов управління і маніпулювання даних інформаційної базиАСОІ; мовних засобів інформаційно-пошукових систем; діалогових мов спеціальногопризначення; інших спеціалізованих мов. Крім того, до лінгвістичногозабезпечення належать терміни і визначення, які використовуються в процесівирішення завдань фінансово-господарського контролю і аудиту.
Це забезпечення поряд із створенням інформаційного комфорту в проведенніревізії й аудиту дає змогу уникнути термінологічних некоректностей, якіпризводять до інформаційної збитковості викривлення показників господарськоїдіяльності.
Наприклад, показник продуктивності праці одного працівника в спеціальнійлітературі і практиці нерідко називають як виробіток одного працівника,навантаження на нього, хоч характеризують вони один економічний показник — використання праці.
Якщо показник не матиме лінгвістичної уніфікації (однозначності), то впроцесі обробки даних на ЕОМ буде припущено викривлення інформаційногозабезпечення контролю й аудиту.
Повний цикл обробки даних для контролю й аудиту її АСОІ передбачає такіетапи:
· збирання,передавання і підготовку до введення в ЕОМ первинної інформації;
· введення,накопичення та обробку інформації;
· виведенняі передавання результатів обробки інформації користувачу.
Раціональна обробка даних залежить від якості проектних рішень, якіоб'єднують весь цикл робіт з обробки інформації на ЕОМ.
Нагромаджений досвід проектуванняАСОІ для розв'язання економічних задач дає змогу перейти від індивідуальнихпроектів до типових.
В основу їх покладенотипізацію економічних задач за найважливішими комплексами — плануванням,обліком і аналізом, контролем і аудитом господарської діяльності.
Типове проектуваннязастосовується при створенні функціональних підсистем АСОІ «Перспективнепланування», «Поточне планування», «Оперативнепланування», «Бухгалтерський облік і аналіз господарськоїдіяльності», «Контроль і аудит» та ін.
Проте створення важливоїпідсистеми «Контроль і аудит господарської діяльності» перебуває наетапі розв'язання локальних задач, які не охоплюють у комплексі діяльністьпідприємства, що знижує дієвість контролю, його активний вплив на результати господарювання.
Зазначених недоліків можнауникнути складанням типових проектів, які охоплювали б завдання контролю йаудиту в управлінні підприємством.
Галузевими керівними методичними матеріалами встановлено такі стадіїпроектування АСОІ:
· передпроектну- розробка техніко-економічного обґрунтування (ТЕО) і технічного завдання (ТЗ)на створення АСОІ;
· проектну- розробка технічного і робочого проектів або техноробочого проекту АСОЗ;
· впровадження- дослідне експериментування і здавання проекту в експлуатацію.
Документація, яку розробляють на всіх стадіях проектування АСОІ, впроцесі контролю й аудиту використовується як джерело інформації для перевіркидіяльності підприємства, а також як об'єкт контролю ефективності застосуванняЕОМ в управлінні і виробництві цього ж підприємства.
На передпроектній стадіїобстежують об'єкт автоматизації, складають техніко-економічне обґрунтування(ТЕО), в якому обґрунтовують економічну доцільність створення АСОІ.
ТЕО є передпроектнимдокументом, де на основі збирання й аналізу даних, що характеризують обсягиекономічної інформації, які підлягають автоматизованій обробці, зазначають, учому виявлятиметься економічна ефективність АСОІ.
Зокрема, це може бутиполіпшення інформаційного забезпечення господарського механізму з метою підвищенняефективності господарської діяльності підприємства (збільшення обсягувиробництва, поліпшення якості продукції, зростання рентабельності), зменшеннятрудомісткості виробництва і непродуктивних витрат.
Тут же обґрунтовують основнірішення щодо функціональних і забезпечуючих підсистем, визначають затрати йекономічну ефективність АСОІ.
На основі ТЕО розробляють технічне завдання (ТЗ) на створення АСОІ, вякому зазначають черговість розробки системи.
Об'єкт автоматизації обстежують відповідно до програми, що передбачаєвесь перелік робіт, які слід виконати. Результати обстеження оформляють увигляді текстового матеріалу, в якому відображують недоліки організаціївиробництва, методології, планування, обліку, контролю й аудиту, визначаютьнапрями удосконалення досліджуваних процесів (рис. 2).
Особливу увагу на передпроектній стадії приділяють обстеженню потоків іскладу інформації, уніфікації термінології, яка застосовується з метоюзабезпечення смислової єдності інформації, визначенню обсягів інформації, щовикористовується для контролю й аудиту, розробці схем документообороту йінформаційних зв'язків.
На проектній стадії АСОІ розробляють або в дві стадії — технічний іробочий проекти, або в одну — техноробочий проект.
Стадійність розробки проектної документації залежить від особливостейприйнятих методик і засобів проектування (наявність типових проектних рішень,пакетів прикладних програм та ін.), галузевих особливостей підприємства.
Техноробочий проект розробляють при наявності типових проектних рішень іпакетів прикладних програм, які забезпечують створення АСОІ. Стадійністьпроектування визначають при затвердженні технічного завдання.
При описуванні у проектнійдокументації процедур обробки інформації в АСОІ для наочності зображеннявикористовують структурні схеми, які компонують за допомогою спеціальнихшаблонів. Використання в процесі проведення ревізії й аудитуфінансово-господарської діяльності проектної документації на підприємствах, девпроваджено АСОІ, подано в табл. 1.
/>
Рис. 2. Оргограма передпроектного обстеження при розробціАСОІ
Отже, використання у процесі ревізії й аудиту проектної документації ізстворення АСОІ дає змогу визначити не тільки фактичну ефективність застосуванняЕОМ у фінансово-господарському контролі, а й встановити достовірність даних провиконання планів виробничої і господарської діяльності, стану управління,додержання чинного законодавства і нормативних актів при здійсненнігосподарських операцій, а також використати бази даних для застосування
Таблиця 1.
Документи із створення АСОІ, призначення і використання їх уконтрольно-аудиторському процесіНайменування документа Призначення Використання в контрольно-аудиторському процесі Технічне завдання (ТЗ) на проектування АСОІ Визначення параметрів проектування АСОІ, черговості виконання робіт, вартості їх і строків Вивчення стану планування, обліку, контролю й аудиту господарської діяльності підприємства, де створюється АСОІ. Ознайомлення з проектними рішеннями, розробка раціонального документообороту, оптимізація інформаційних зв'язків, інформаційного забезпечення управління після впровадження АСОІ Технічний проект Організаційна структура управління Відображення контуру управління і пропозиції щодо його удосконалення в АСОІ Вивчення оптимальності управління підприємством, яке контролюється Описання постановки і розв'язання задач Характеристика економічних задач, алгоритми розв'язання їх і розробка вихідних машинограм Встановлення взаємозв'язків показників фінансово-господарської діяльності, відображених у вхідній і вихідній інформації Інформаційна база Описання інформації, яка зберігається на машинних носіях Одержання в запитному режимі даних, необхідних для ревізії й аудиту діяльності підприємства Система класифікації і кодування Описання класифікаторів інформації АСОІ Групування об'єктів контролю за кодовим позначенням із використанням інструкції про порядок внесення змін і доповнень до класифікатора конкретного документа Альбом первинної документації і вихідних машинограм Уніфікація і стандартизація первинної документації, пристосованої до машинної обробки. Стандартизація вихідних машинограм для управління підприємством Перевірка за формою і змістом документації, яка вводиться в систему машинної обробки і видається користувачам після обробки за змістом Робочий проект Інструкція щодо збирання, реєстрації, попередньої обробки, контролю і видавання інформації Встановлення єдиної технології підготовки даних і введення їх в обчислювальну систему Визначення достовірності первинної інформації для машинного перетворення відповідно до вимог управління підприємством Інструкція щодо ведення первинної документації Визначення єдиної методики оформлення первинними документами господарських операцій відповідно до вимог АСОІ Встановлення достовірності відображення господарських операцій у первинних документах Інструкція щодо приймання інформації на обчислювальному центрі (установці) Правила комплектування документації і передавання її для машинної обробки Збереження і достовірність документації, яку передають на обчислювальну установку для перетворення в АСОІ Інструкція щодо порядку ведення архіву документів на обчислювальному центрі (установці) Правила приймання документів поточного зберігання в АСОІ Забезпечення даних від несанкціонованого доступу з метою викривлення їх або викрадення документів Інструкція щодо використання вихідних машинограм Пояснення користувачу про призначення машинограм і застосування їх у плануванні, обліку, контролі й аудиті господарської діяльності Повнота і правдивість відображення господарських операцій в облікових регістрах, які складають машинним способом Класифікатор інформації Правила класифікації і кодування інформації, розподіл чисельності об'єктів на групи, правила кодування об'єктів, методик сполучення локальних, галузевих і загальнодержавних класифікаторів. Описання структури і довжини кодових позначень об'єктів, порядку розташування знаків і правил утворення кодового відображення Декодування об'єктів контролю й аудиту, взаємна погодженість і достовірність відображення їхнього обліку, звітності й оцінки господарських операцій та діяльності в цілому
ЕОМ у контрольно-аудиторському процесі. Все це сприятиме не тількиобґрунтуванню правопорушень, а й розробці заходів щодо інтенсифікаціївиробництва, запобіганню недолікам у діяльності підприємства, зміцненнюмаркетингових відносин в умовах ринку.