МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ІНСТИТУТ КОСМІЧНОГО ТА ПОВІТРЯНОГО ПРАВА
ФАКУЛЬТЕТ ЮРИДИЧНИЙ
ПРОБЛЕМИ ДІЛОВОДСТВА НА СТОРІНКАХ
ЖУРНАЛУ «КАДРОВИК УКРАЇНИ»
Науковий керівник
старший викладач
БАРАБАШ С.М.
Курсова роботастудента 2-го курсу
гр. 207, денноїформи навчання
БРОВЕНКА АРТЕМА ОЛЕКСАНДРОВИЧА
КИЇВ 2009
Зміст
Перелік умовних позначень, символів, скорочень і термінів
Вступ
Розділ 1. Журнал «Кадровик України» — виданнянового покоління
1.1 Розділи журналу та їх тематика
1.2 Питання діловодства в журналі «КадровикУкраїни»
Розділ 2. Загальні вимоги до складання документів
2.1 Вимоги до тексту документів
2.2 Реквізити документів
2.3 Бланки та особливості їхоформлення
2.4 Класифікація документів
Розділ 3. Службові та розпорядчі документи
3.1 Оформлення заяви
3.2 Вимоги до автобіографії
3.3 Реквізити характеристики
3.4 Рекомендаційний лист
3.5 Основні вимоги до розпорядчих документів
Висновки
список використаних джерел та літератури
Додатки
Перелік умовних позначень, символів, скороченьі термінів
КЗпП Кодексзаконів про працю
«КУ»«Кадровик України» (журнал)
ДСТУ Державнийстандарт України
ЄДРПРПОУ Єдинийдержавний реєстр підприємств та організацій України
ДК Державний класифікатор
М П Місце печатки
«К» Контроль
Вступ
Важливою галуззюдіяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерськихконтактів між закладами, підприємствами, установами, державами, а також уналагоджуванні приватних стосунків між людьми. На сучасному етапі розвиткунеможливо уявити діяльність будь-якого об’єкту без належного оформленнядокументу.
Документ якосновний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. Наоснові документів приймаються рішення управлінського, виробничого тагосподарського характеру.
При роботі здокументами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практикиметодами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організаціїділо виробничого процесу.
Документи маютьправове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вонитакож використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінськійдіяльності документ виступає як предмет і як результат праці.
Документ — цезасіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації профакти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.
Сукупністьдокументів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються вуправлінській діяльності, називаються управлінською документацією.
Документ — складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. З’ясуватийого суть — це задача, яку можна вирішити за допомогою системного підходу — методологічного напрямку в науці, що має за мету розроблення засобів, методівдослідження складно організованих об’єктів — систем.
Велика кількістьдокументів вимагає сучасних підходів до їх ведення та оформлення.
Актуальність теми — сучасні форми роботи з різними видами документами, їх обробка та рух.
Об’єктомдослідження — документи, як основні носії інформації сучасного діловодства. Порядокоформлення та розміщення реквізитів різних видів документів.
Предметдослідження — журнал «Кадровик України» за 2007-2009рр.
Мета теми — системне уявлення про суть, структуру, функції та призначення та порядокоформлення різних документів. Організація оперативної обробки інформації.
Сучасний термін«документаційне забезпечення управління» є інформаційно-технологічноюскладовою в сучасній організації діловодства і журнал «Кадровик України»надає великий обсяг інформації з цих питань охоплює сукупність форм, прийомів,способів і методів їх укладання й обробки.
Розділ 1. Журнал «КадровикУкраїни» — видання нового покоління
1.1 Розділи журналу та їх тематика
Журнал «КадровикУкраїні» виходить з січня 2007 року — професійне видання нового поколіннядля кадровиків, менеджерів по персоналу, юристів і інших фахівців, щовідповідають за ведення кадрової роботи. Кожного місяця на 128 сторінках лишеактуальна практична інформація: останні зміни в законодавстві коментаріфахівців, трудове право, кадровий облік, соціальне страхування, професійнісекрети управління персоналом і багато що інше. Матеріали доповнені прикладамиз практики, зразками документів. Матеріал поданий по розділам.
Розділ «Моніторинг»інформує про нові закони України, постанови Кабінету Міністрів України, наказиМіністерства праці і соціальної політики.
Повні текстинормативно-правових актів за трудовим законодавством в розділі «Нормативно-правовіакти».
В розділі «Коментаріфахівців» — провідні фахівці, експерти, розробники коментують положення і новихнормативно-правових актів.
Розділ «Судовапрактика» знайомить з постановами Верховного Суду України по широкому колупитань трудових стосунків.
Рубрика " Трудовийдоговір" інформує про порядок звільнення по кожній з підстав, передбаченихКЗпП зі всіма нюансами і зразками відповідних документів.
«Робочий час»і «Час відпочинку» присвячені особливостям різних режимів робочогочасу та тривалості щоденного і щотижневого відпочинку, перерв, вихідних, святковихі неробочих днів, оформлення різних видів відпусток — щорічних основного ідодаткових, відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, відпустки беззбереження заробітної плати.
«Соціальнестрахування» знайомить з правилами оформлення відпустки у зв'язку звагітністю і пологами, по догляду за дітьми до досягнення ними трьох (шести) років,додатковий відпуск працівникам, що мають дітей, які документи слід для цьогонадати і яким буде розмір відповідної допомоги, які періоди зараховуються причисленні страхового стажу для оплати листа непрацездатності. «Оплата праці»подає уявлення про умови і системи оплати праці, про розміри виплати надбавок ідоплат, компенсації за невикористану відпустку.
В розділі «Умовипраці» — детальна інформація про порядок надання пільг і компенсацій іззразками заповнених документів.
«Кадровідокументи» і «Діловодство» — рубрики присвячені виключнопитанням практики кадрової роботи, зразкам посадових інструкцій, положень проструктурні підрозділи, штатного розкладу, правил внутрішнього трудовогорозпорядку, всіх наказів по кадрових питаннях. Розміщення реквізитів на бланку,складання і оформлення всіх службових документів — від заяви, рекомендації,службової записки до наказу, акту, протоколу, а також про організацію діловодствана підприємстві і веденні архіву.
Мета рубрики«Школа HR» і " Сфера HR" — розкрити практичні основи роботиHR-менеджера та специфіку роботи на ринку в різних галузях. Тут розміщена інформаціюпо питаннях пошуку і підбору кадрів, мотивації, адаптації, навчання персоналу,зразки необхідних положень анкет, заяв.
Директори іменеджери по персоналу провідних компаній, керівники рекрутингових іконсалтингових агентств розповідять про важливі моменти пошуку персоналу, його мотивації,адаптації і навчання в рубриці «Досвід фахівців».1.2 Питання діловодства в журналі«Кадровик України»
Організаціяділоводства істотно впливає на оперативність, економічність і надійністьфункціонування апарату управління установи, культуру праці управлінськогоперсоналу. Як правильно організувати роботу служби діловодства та, зокрема,документообігу на підприємстві викладено в статті Л. Паланської «Окреміпитання організації діловодства на підприємстві» («Кадровик України»№1 2007р) В статті М. Лисюка «Діловодство з питань охорони праці навиробництві» розроблено документацію (на паперових носіях та велектронному вигляді), що встановлює та описує всі основні процедури системиуправління охороною праці в їх взаємодії. Така документація має бути зручноюдля читання, легко ідентифікуватися, містити дати введення в дію, строки дії,строки зберігання тощо. («КУ» №9 2008р.,№9 2009р)
Стрімкі зміни, щовідбулися в економіці України, перехід до нових форм господарювання врізноманітних сферах діяльності зумовили значне зростання обсягів інформації,класифікованої як інформація з обмеженим доступом. Тому закономірною є нагальнапотреба унеможливити несанкціонований доступ до такого виду інформації,реалізувати яку покликане конфіденційне діловодство. («КУ»№2007Г. Беспянська "Організаціяконфіденційного діловодства на підприємстві").
Одну знайчисленніших груп документів становлять службові документи — довідки,доповідні, службові та пояснювальні записки що містять опис та підтвердженнятих чи інших фактів або подій. Це вид службових документів які представляютьфіксовану на матеріальному носії довідково-аналітичну інформацію і змістовно таформально тяжіють до групування у справи поруч зі звітами, розпорядженнями,протоколами, доповідними записками, планами, листами з певного питання,доповнюючи, аргументуючи їх, обґрунтовуючи видання розпорядчого документа. Устатті розглянуто основні види довідок, зокрема з кадрових питань, наведеноперелік їх реквізитів та вимоги до тексту.
(«КУ» №11,2007р.,№1 2008 р. Г. Беспянська «Службові довідки: види, порядок складанняі термін зберігання»).
Документуванняуправлінської інформації передбачає фіксування управлінських рішень різногорівня. Протоколювання діяльності відповідних колегіальних органів має на метізабезпечити фіксування рішень, прийнятих на засадах колегіальності. Основнівимоги до оформлення, реквізити протоколу, витягу з протоколу та оформлення назагальному чи спеціальному бланку в статті Г. Беспянської («КУ»№4,№52008р)
Засвідченнядокументів, створених відділом кадрів (довідок про трудовий стаж, місце роботита заробітну плату тощо) та копій документів, що видаються на руки громадянам,стороннім організаціям, органам влади, здійснюється шляхом їх підписаннявідповідною посадовою особою та проставленням печатки структурного підрозділу,а в окремих випадках — печатки підприємства. Печатка надає документу юридичноїсили, засвідчує автентичність підпису посадової особи. Про порядок використанняпечаток і штампів у роботі кадрової служби розповідається в статті А. Стрельнікова(«КУ»№12, 2008р)
Зі зростаннямкількості документів дедалі частіше виникають питання, які документи мають бутиобов’язково зареєстровані, а з якими можна працювати без унесення їх даних дооблікових форм. Про відповідальність за реєстрацію і облік йдеться в статтях Л.Паланської «Реєстрація службових документів».
Розділ 2. Загальні вимоги доскладання документів2.1 Вимоги до тексту документів
Ефективнефункціонування сучасного підприємства, управління його діяльністю неможливі безпостійного, досконалого й швидкого обміну інформацією, її фіксації дляпередавання в просторі та збереження в часі. (Згідно з ДСТУ 2732: 2004 «Діловодствой архівна справа. „).
Фіксуванняінформації — обов'язковий елемент будь-якої управлінської діяльності. Матеріальниминосіями такої зафіксованої інформації слугують документи. Саме вони сприяютьполіпшенню внутрішньої організації підприємства, є основою для прийняття певнихрішень, проведення аналітичної і довідково-пошукової роботи. Успіх роботипідприємства значною мірою залежить від упорядкованості управлінськоїдіяльності, обліку та контролю за виконанням рішень, що забезпечується перш завсе якісним документуванням. Основні вимоги до тексту документа викладено врозділі 4 Методичних рекомендацій щодо застосування ДСТУ 4163-2003 “Державнауніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчоїдокументації. Вимоги до оформлювання документів», схвалених протоколомзасідання Методичної комісії Держкомархіву України від 7 листопада 2003 р. № 7.
Текст документаскладають українською (державною) мовою. Документи, які надсилають зарубіжнимадресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією змов міжнародного спілкування. Документи, що направляють до органів державноївлади України, треба складати українською мовою. Текст документа слід викладатиаргументовано, стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень тавживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.
Під час складаннятексту можна використати такі форми його подачі: суцільний текст, таблична ітрафаретна. Зазвичай текст містить такі логічні елементи: вступ, основнучастину, висновки.
У вступі слідподавати інформацію, що готує адресата до сприйняття. Це може бути стислий, зпосиланням на факти, виклад історії питання, вказівка на подію, що зумовилинаписання документа, тощо.
В основнійчастині викладають суть питання, наводять докази, пояснення, цифровірозрахунки, посилання на законодавчі акти.
Заключначастина має містити положення (прохання, пропозицію,вимогу), заради якого складено документ. Текст документа можна поділяти нарозділи, підрозділи, пункти та підпункти. Розділи (підрозділи) можуть матизаголовки (підзаголовки).
Заголовки розділівдрукують з великої літери (дозволено написання великими літера ми всьогозаголовка).
Підзаголовкидрукують з великої літери. Крапку в кінці заголовків і підзаголовків неставлять.
Розділи,підрозділи, пункти та підпункти нумерують арабськими цифрами і розділяютькрапками:
1. Розділ
1.1 Підрозділ
1.1.1 Пункт
1.1.1 1 Підпункт
Іноді післяостанньої цифри у номері будь-якого структурного елемента крапку не ставлять (наприклад,такі вимоги діють до текстів стандартів).
У службовихдокументах можливе скорочення слів. При цьому треба керуватися правиламискорочення й написання скорочених слів і словосполучень, установленими ДСТУ3582-97 "Інформація та документація".
Тексти документіврепрезентують офіційно-діловий стиль мови. Під час складання будь-якогодокумента слід дотримуватись основних вимог до текстів офіційно-ділового стилю.2.2 Реквізити документів
Кожен документскладається з окремих елементів, які називають реквізитами. Склад реквізитівустановлює Національний стандарт України «Державна уніфікована системадокументації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимогидо оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затверджений наказомДержспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р № 55. Цей стандарт поширюєтьсяна організаційно-розпорядчі документи — постанови, розпорядження, накази,положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результатідіяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, атакож підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Стандартне поширюється на процеси створювання та обігу електроннихорганізаційно-розпорядчих документів.
У різних типахдокументів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначеннята способу оброблення документа. Склад реквізитів документів за ДСТУ 4163-2003:
1 — зображенняДержавного герба України, герба Автономної Республіки Крим
2 — зображенняемблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
3 — зображеннянагород
4 — кодорганізації
5 — код формидокумента
6 — назва організаціївищого рівня
7 — назваорганізації
8 — назваструктурного підрозділу організації
9 — довідкові даніпро організацію
10 — назва видудокумента
11 — датадокумента
12 — реєстраційнийіндекс документа
13-посилання нареєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14 — місцескладання або видання документа
15 — грифобмеження доступу до документа
16 — адресат
17 — грифзатвердження документа
18 — резолюція
19 — заголовок дотексту документа
20 — відмітка проконтроль
21 — текстдокумента
22 — відмітка пронаявність додатків
23 — підпис
24 — грифпогодження документа
25 — візидокумента
26 — відбитокпечатки
27 — відмітка прозасвідчення копії
28 — прізвищевиконавця і номер його телефону
29 — відмітка провиконання документа і направлення його до справи
30 — відмітка пронаявність документа в електронній формі
31 — відмітка пронадходження документа до організації запис про державну реєстрацію.
ЗображенняДержавного герба України відтворюють на бланкахдокументів державних установ з обов'язковим додержанням пропорцій зображеннягерба відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний гербУкраїни» від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХІІ. На бланках із кутовимрозташуванням реквізитів (Додаток 3) зображення Державного герба України розміщуютьна верхньому березі над серединою рядків з назвою організації
На бланках ізпоздовжнім розташуванням реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмірзображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм. (Додаток 4)
Зображеннягерба Автономної Республіки Крим розміщують на бланкахустанов Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного гербаУкраїни (ст.7 Закону України «Про Автономну Республіку Крим» від 17березня 1995 р. № 95/95-ВР).
Зображення емблемиорганізації або товарного знака (знака обслуговування) розміщують з лівого бокувід назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленимпорядком.
Розміри зображенняемблеми не обмежуються, але вона має бути не більшою ніж 17 мм.
Зображеннянагород можна розміщувати на лівому березі бланка нарівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена длярозміщення реквізитів «Назва організації», «Назва структурногопідрозділу організації».
Код організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організаційУкраїни (ЄДРПОУ). Код організації є однією з основних пошукових ознакінформації в автоматизованих системах діловодства. Його зазначення дає змогушвидко передати інформацію засобами електрозв'язку та уникнути помилок, щоможуть виникнути під час передавання назв організацій. На бланках для листівцей код проставляють після реквізиту «Довідкові дані про організацію».На бланках уніфікованих форм документів код за ЄДРПОУ проставляють у спеціальнопозначених місцях.
Код організаціїе однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системахділоводства.
Код форми документа проставляють згідно з Державним класифікатором управлінськоїдокументації ДК 010-98, затвердженим наказом Держстандарту України від 31грудня 1998 р. № 1024. ДК 010-98 містить назви та кодові позначенняуніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації.
Код формидокумента є цифровим позначенням уніфікованих форм документів, що визначаєналежність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованоїсистеми управлінської документації. Наприклад, код наказу про звільнення — 0203008,у якому 02 — позначення класу (організаційно-розпорядча документація), 03 — позначенняпідкласу в межах даного класу (документація з управління кадрами), 008 — реєстраційнийномер уніфікованої форми документа Слід зазначити, що код документавикористовують переважно в автоматизованих системах діловодства, томунеобхідність фіксування такого коду підприємство вирішує самостійно і окремодля кожного виду, документа. Цей реквізит друкують 8-м кеглем над реквізитом«Назва виду документа».
Назвуорганізації вищого рівня зазначають скорочено, а якщонемає офіційно зареєстрованого скорочення — повністю. Реквізит розміщують надназвою організації, яка створює документ. (Додаток 5) Якщо організація маєподвійне або потрійне підпорядкування, вказують всі організації вищого рівня. (Додаток6)
Назваорганізації має відповідати назві зазначеній вустановчих документах.
Якщо в установчихдокументах поряд з назвою організації українською мовою подають назву іноземноюмовою, то останню відтворюють на бланку під назвою організації, що зафіксованаукраїнською мовою. (Додаток 7) Якщо документ підготовлено організаціями одногорангу,їх назви розміщують на одному рівні. (Додаток 8)
Назвуструктурного підрозділу організації або їїтериторіального відділення, філії, особи зазначають на бланках внутрішніхдокументів (протоколів, актів, службових записок), якщо підрозділ є видавникомдокумента, а його керівник або посадова особа має право підпису документа. Цейреквізит розміщують під назвою організації
Довідкові даніпро організацію містять відомості, необхідні дляконтактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять:поштова адреса, номери телефонів, а в разі потреби — номери факсів, телексів,рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб-сторінки, дані про ліцензії,патенти тощо. (Додаток 9)
Поштову адресувказують відповідно до пункту 58 Правил надання послуг поштового зв'язку,затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 р. № 1155.Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в такій послідовності:
повна назвапідприємства;
назва вулиці,номер будинку, номер кімнати (офісу);
назва населеногопункту, району, області;
поштовий індекс. Назвавиду документа має відповідати переліку форм документів, використовуваних ворганізації. Назва виду документа може бути заздалегідь зафіксована на бланку (наприклад,бланк наказу) або надрукована під час оформлення документа. Розміщення накутовому бланку (Додаток 10).
Дата документа — обов'язковий реквізит кожного документа, що фіксує час йогопідписання, затвердження, прийняття, реєстрації тощо.
Дату документа проставляютьарабськими цифрами у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Наприклад,дату 26 січня 2007 року треба оформлювати 26.01.2007. Якщо день місяця абомісяць складається лише з однієї цифри, то перед нею проставляють нуль 03.01.2007.
Для розпоряджень,наказів, інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання,її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ.
Для службовихлистів основною датою є дата їх реєстрації.
Реєстраційнийіндекс документа — це умовне цифрове чилітерно-цифрове позначення, яке надають документу під час його реєстрації.
Реєстраціїпідлягають документи, створені організацією, та ті, що надходять від іншихорганізацій і фізичних осіб,
Складові частиниреєстраційного індексу відділяються одна від одної скісною рискою. Наприклад:
190/03-10, де 190- порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 — індекс справи заноменклатурою;
02-583, де 02 — групадокументів згідно з класифікатором виконавців, 583 — порядковий номер.
Реєстраційниміндексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад,комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. Унавчальних закладах реєстрація може вестись за навчальним роком. На початкукожного нового календарного (або навчального) року нумерацію поновлюють.
Посилання нареєстраційний індекс і дату документа, на який даютьвідповідь, фіксують тільки в документі, що є відповіддю на інший документ (лист,довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Його розташовують нижче або нарівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.
Місце складанняабо видання документа вказують тоді, коли його неможна визначити за реквізитами «Назва організації» та «Довідковідані про організацію». Цей реквізит застосовують з метою уникнення помилокпід час визначення місцезнаходження організації; його можна проставляти у всіхдокументах, крім листа, в якому ця інформація міститься в реквізиті «Довідковідані про організацію».
Гриф обмеженнядоступу до документа засвідчує особливий характерінформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.
Метою обмеженнядоступу до інформації, є захист державної або приватної проставляють уверхньому правому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на лицьовомубоці першого аркуша документа над реквізитами «Адресат» або «Грифзатвердження документа». За потреби його доповнюють номером примірникадокумента.
Адресат — реквізит, що містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бутидоставлений за призначенням. Розміщується з правого боку на відстані 92мм у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу.
Реквізит «Адресат»максимально може складатися з таких елементів:
назваорганізації-адресата (у називному відмінку);
назва структурногопідрозділу (у називному відмінку);
назва посадиодержувача (у давальному відмінку);
прізвище (удавальному відмінку) та ініціали;
поштова адреса.
Кожну зі складовихадресата друкують з нового рядка розміром шрифту 14 друкарських пунктів.
Грифзатвердження документа вказує на його засвідченняпосадовою особою або іншим нормативним документом після підписання, а отже,визначає певний правовий чи нормативний статус документа. Якщо документзатверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зіслова ЗАТВЕРДЖУЮ, яке так і друкується великими літерами (без лапок), назвипосади, підпису, ініціала (-ів) та прізвища особи, яка затвердила документ,дати затвердження. (Додаток 11) Дату і підпис власноруч проставляє тільки таособа, яку зазначено у грифі затвердження.
Якщо документзатверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф складається зіслова ЗАТВЕРДЖЕНО, яке друкується великими літерами (без лапок), назвидокумента, що затверджує створений документ (у називному відмінку), його дати іномера. (Додаток 12)
Гриф затвердженнярозміщують у правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа (звідступом від межі лівого берега 104 мм). Крім того, гриф розташовують вищереквізиту «Назва виду документа», адже затверджується не лише текстдокумента, а він сам.
Резолюція — це напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа,зроблений керівником. У резолюції можуть бути зазначені організації, підрозділиабо посадові особи, яким доручають виконання документа.
Резолюціяскладається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змістудоручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. Принаписанні резолюції замість прізвища можна зазначати лише посаду особи, якійдоручається виконання документа.
Заголовок дотексту документа містить стислий виклад основногосмислового аспекту змісту документа й граматично узгоджується з назвоюдокумента. Заголовок повинен бути коротким, точно передавати зміст тексту йвідповідати на питання "про що?", «кого?», «чого?»,наприклад:
наказ (про що?)про створення ліквідаційної комісії;
посадоваінструкція (кого?) помічника керівника;
протокол (чого?)засідання трудового колективу ВАТ «Славське»;
положення (прощо?) про відділ кадрів.
Заголовок формулюєукладач тексту документа. Його розмішують без відступу від межі лівого берегапершого аркуша над текстом документа. Максимальна довжина рядка заголовка 72мм, або 28 друкованих знаків.
Відмітка проконтроль означає, що документ узято на контроль зметою забезпечення його виконання у встановлений строк. Відмітку про контрольпозначають літерою К або словом Контроль (без лапок), які проставляють від рукичи за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівнізаголовка до тексту. Для написання відмітки використовують червоний, синій,зелений чи інший яскравий колір.
Відмітку пронаявність додатків розташовують під текстом документабез відступу від лівого берега. Додатки можуть бути трьох видів:
додатки, що єсамостійними документами й надсилаються супровідним листом;
додатки, щопояснюють, доповнюють зміст основного документа;
додатки, щовводяться в дію або затверджуються розпорядчими документами.
На великукількість додатків складають опис, а в документі після тексту посилаються нанього.
Якщо дорозпорядчого документа є лише один додаток, то його не нумерують.
Підпис — реквізит службового документа, який надає йому юридичної сили ісвідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис розміщують або підтекстом документа, або під відміткою про наявність додатка. Підпис складаєтьсяз назви посади особи (повної, якщо текст документа надрукований не на бланку,чи скороченої, якщо на бланку), особистого підпису та його розшифрування (ініціала(-ів) і прізвища
Гриф погодження документа фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи,що не є автором документа, з його змістом. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО,назви посади особи та назви організації, яка погоджує документ, особистогопідпису, його розшифрування й дати. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту«Підпис» без відступу від межі лівого берега, а якщо є візи, то підними. (Додаток 13) Якщо погодження здійснюється протоколом, рішенням, актомтощо, то гриф погодження оформлюють з відповідним відступом від межі лівогоберега.
Візи документа — напис, зроблений посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду зізмістом. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціала (-ів) іпрізвища особи, яка візує документ, а також із дати візування. Візипроставляють на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підписудокумента нижче реквізиту «Підпис». Якщо місця на лицьовому боціостаннього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці.
Відбитокпечатки організації про ставляють на документах, щозасвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошовихкоштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбаченихнормативно-правовими актами. Відбиток гербової печатки або круглої печатки, якаприрівнюється до гербової, ставлять на такі документи, як статут (положення) організації,штатний розпис, договір, посвідчення, довіреність, доручення тощо.
Печаткоюорганізації засвідчують підпис відповідальної особи. Відбитокпечатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назвипосади особи, яка підписала документ. Для поставлення відбитка печатки надокументі може бути відведено певне місце, яке позначають двома великимилітерами М.П.
Відмітку прозасвідчення копії документа розміщують під реквізитом«Підпис» на копіях документів (у т. ч. ксерокопіях) з метоюзасвідчення їх відповідності оригіналу. Відмітка про засвідчення копіїскладається зі слів Згідно з оригіналом (без лапок), назви посади, підписуособи, яка засвідчує копію, її засвідчувати печаткою організації. Копії іншихвихідних документів можна засвідчувати печаткою з назвою служби діловодстваорганізації.
Прізвищевиконавця і номер його телефону. Цей реквізит міститьпрізвище чи прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер йогослужбового телефону. Його друкують розміром шрифту 8-11 друкарських пунктів налицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті без відступувід межі лівого берега.
Вимітка провиконання документа і направлення його до справи проставляєтьсяпісля вирішення питання, яке порушено в документі, або направлення відповіді. Наявністьцього реквізиту на документі свідчить про те, що робота над ним завершена. Післяпроставлення цієї відмітки документ підшивають до справи. Реквізит можевключати посилання на дату і номер документа, який свідчить про його виконання.
У разі відсутностітакого документа — короткі відомості про виконання, слова «До справи»,номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, якийпрацював з документом, або керівник структурного підрозділу. Якщо організаціяневелика, назву посади можна невказувати. Цей реквізит проставляють відруки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша. (Додаток 14)
Відмітка пронаявність документа в електронній формі містить повнеім'я файла, його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані, яківизначає організація. Реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьовогобоку першого аркуша документа.
Відмітка пронадходження документа до організації містить такі дані:скорочену назву (або абревіатуру) організації — одержувача документа, дату (запотреби годину і хвилини) надходження документа та його реєстрацій ний індекс. Реквізитпроставляють від руки або за допомогою штампа в правому нижньому куті лицьовогобоку першого аркуша документа.
Запис продержавну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиціїУкраїни на нормативі акти, які відповідно до указу Президента України «Продержавну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державноївиконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державногореєстру. Його розташовують у верхньому правому куті після номера акта чи грифазатвердження на вільному місці (6 х 10 см), яке заздалегідь залишає організація- автор нормативно-правового акта. (Додаток 15)
2.3 Бланки та особливості їхоформлення
Бланк службовогодокумента — це уніфікована стандартна форма документа з надрукованою постійноюінформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації (ДСТУ2732: 2004).
Для виготовленнябланків організаційно-розпорядчих документів, згідно з ГОСТ 9327-60, як основнітреба використовувати два формати паперу: А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм)Дозволяється також використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) для оформленнядокументів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) — для резолюцій (доручень). Длявиготовлення бланків застосовують папір білого кольору, у виняткових випадках — слабких кремових і жовтих тонів. Бланки для документів постійного зберіганнявиготовляють на папері вищої якості. Бланки документів повинні мати такі береги:
30 мм — лівий;
10 мм — правий;
20 мм — верхній танижній.
Виготовляютьбланки документів друкарським способом за допомогою комп'ютера або іншихтехнічних засобів. Для виготовлення бланків використовують два варіантирозташування реквізитів-кутовий (Додаток 2) і поздовжній (Додаток 1).
Згідно з ДСТУ4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документіввикористовують такі реквізити:
зображенняДержавного герба України, герба Автономної Республіки Крим — 01;
зображення емблемиорганізації або товарного знака (знака обслуговування) — 02;
зображення нагород- 03;
код організації заЄДРПОУ — 04;
код формидокумента за ДКУД — 05;
назва організаціївищого рівня — 06;
назва організації- 07;
назва структурногопідрозділу — 08;
довідкові дані проорганізацію — 09;
назва видудокумента — 10;
текст документа — 21(використовують у разі застосування уніфікованих текстів документів — текстовихшаблонів),
а такожобмежувальні позначки дня реквізитів:
дата документа — 11;
реєстраційнийіндекс документа — 12;
посилання нареєстраційний індекс і дату документа — 13;
місце складанняабо видання документа — 14;
адресат — 16;
заголовок дотексту документа — 19;
відмітка проконтроль — 20.
Види бланків таособливості їх оформлення. ДСТУ 4163-2003 встановлює такі види бланків:
загальний бланкдля створення різних видів документів (без зазначення на бланку назви видудокумента), крім листа;
бланк листа;
бланк конкретноговиду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.
Саме від видубланка залежить склад його реквізитів.
Документистворюють переважно за допомогою друкувальних засобів — комп'ютерів,друкарських машинок. Основна вимога до шрифтів при створенні документів задопомогою друкувальних засобів — забезпечити можливість легкого розпізнавання іпрочитання друкованих знаків. У ДСТУ 4163-2003 рекомендовано тексти документівна папері формату А4 друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 — через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Під час підготовки документів у разіпотреби можна застосовувати й інші міжрядкові інтервали.
2.4 Класифікація документів
Класифікаціядокументів — це поділ документів на класи за загальними ознаками подібності тавідмінності. Види документів, необхідних для роботи підприємства, відбирають напідставі сфери економічної діяльності підприємства. Первинна класифікаціядокументів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи здокументами, прискорює виконання та належний контроль за документообігом.
Відповідно до цихвимог фахівці виділяють такі групи документів.
За призначенням — організаційні(статут, положення, інструкції, правила тощо), розпорядчі (постанова,ухвала, розпорядження, наказ тощо), з кадрових питані (заява,автобіографія, характеристика, особова картка та ін), довідково-інформаційні(довідка, звіт, службова записка, запрошення, оголошення тощо), облікова-фінансові(накладна, доручення, довіреність, рахунок-фактура, квитанція та ін), господарсько-договірні(договори, контракти, угоди) та ін.
За походженням — службові(офіційні) й особового походження.
Службовідокумент створюють на підприємстві у процесі йогодіяльності.
Документиособового походження створюються фізичною особою позаслужбовою діяльністю або містяться в її приватному зібранні.
За місцемвиникнення — внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи створюють на підприємстві, де вони й функціонують.
Зовнішні документи надходять з інших підприємств, установ, організацій.
За напрямком — вхідніі вихідні.
Вхідні документи надходять до підприємства ззовні для розгляду і виконання, а вихіднівідправляють з установи іншій юридичній чи фізичній особі.
За формою — типовіта індивідуальні.
Типові — документи, що мають однакову; форму, їх заповнюють у певнійпослідовності і за суворо визначеними правилами.
Індивідуальні — це документи, які складають у кожному конкретномувипадку для розв'язання окремих ситуацій.
За строкамивиконання — звичайні і термінові (дуже термінові).
Звичайні — документи, термін розгляду яких установлено чинним законодавством абоадміністрацією підприємства, і вони не містять вказівок на терміновістьвиконання.
Термінові (дужетермінові) — документи, які потребують негайноговиконання, їх можуть передавати за допомогою телефону, телефаксу, телеграфу. Такідокументи містять позначення: «Терміново», «Дуже терміново».
За ступенемгласності — загальні і конфіденційні (таємні, для службовогокористування).
Загальні документи призначені для вільного користування і не містять грифуобмеження доступу.
Конфіденційні (таємні,для службового користування) документи не підлягаютьрозголошенню й доступні обмеженому колу осіб. Вони мають грифи «Дляслужбового користування», «Таємно», «Цілком таємно»,«Конфіденційно» та ін.
За стадіямистворення — оригінали, копії, дублікати, витяги, відпуски.
Оригінал — примірник службового документа, що першим набуває сили.
Копія — документ, то містить точне знакове відтворення іншого документа. Накопії завжди ставлять позначку «Копія» праворуч угорі. Копіюдокумента виготовляють і видають тільки з дозволу керівника підприємства абокерівника відповідного підрозділу. Підприємство може засвідчувати копії лишетих документів, які створюються на ньому (це правило не поширюється на архівніустанови, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів). Під часвиготовлення копії текст документа відтворюється повністю включно з елементамибланка, засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідністькопії оригіналу, та печаткою.
Дублікат — повторно оформлений службовий документ для використання замістьвтраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.
Витяг — засвідчена копія частини тексту службового документа.
Відпуск — копія вихідного документа, що залишається в адресанта.
За строкамизберігання — постійного (довічне зберігання документів), тривалого (понад10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання.
За технікоювідтворення — рукописні і надруковані.
Рукописний — документ, зміст якого особа написала власноруч чи іншим безпосереднімспособом.
Надрукований — документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
За способомфіксації інформації — письмові, графічні, електронні, фото-, фоно-,відео-документи та ін.
Письмовий — текстовий документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
Графічний — зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка абокреслення лініями, штрихами, світлотінню.
Електронний — документ, який створюють та використовують тільки в мережахкомп'ютерної системи.
Фото-, фоно — тавідеодокументи — документи, зміст яких зафіксовано задопомогою відповідно: фотографічних зображень, будь-якою системоюзвукозаписування чи засобами відеозаписувания.
Розділ 3. Службові та розпорядчідокументи
3.1 Оформлення заяви
Заява — це документ, що містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб,який подають на ім'я посадової особи. Заяви бувають особисті та службові.
Особиста заява містить прохання особи до керівника підприємства або підрозділу, їїпишуть власноруч в одному примірнику.
Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені підприємства івона адресована посадовій особі іншого підприємства, структури тощо. Такийдокумент можна відтворити механічним способом у кількох примірниках. Службовазаява містить додаткові реквізити (назву та адресу організацій, вихідний номердокумента тощо).
Тексти заяв проприйняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання відпустки,матеріальної допомоги тощо мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникамдопомоги в оформленні цих документів працівникам кадрових служб доцільнооформити трафаретні зразки таких заяв, а також попереджувати авторів заяв провимоги до їх оформлення.
Заяви найчастішеоформлюють від руки на чистому аркуші паперу формату А4 або на бланку зтрафаретним текстом. У будь-якому випадку мають бути дотримані встановленібереги, а саме: ЗО мм-лівий, 10 мм — правий, по 20 мм — верхній та нижній.
Заява складаєтьсяз таких реквізитів:
Адресат — назвапосади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника в давальномувідмінку.
Відомості проадресанта (заявника). У відомостях про себе зазначають: прізвище, ім'я та побатькові (у родовому відмінку), домашню адресу та номер телефону (зовнішняособиста заява), паспортні дані та номер ідентифікаційного коду (за потреби). Услужбових заявах працівники не вказують домашню адресу, але обов'язково назвупосади.
Кожен елементреквізиту адресата і відомостей про заявника оформлюється зокремого рядка.
Назву видудокумента пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять. Заголовокдо тексту заяви не складають.
Текст єнайважливішим елементом заяви. Його починають писати з абзацу з великої літери.У ньому стисло і конкретно подають необхідну інформацію, що має забезпечитипозитивне вирішення питання, порушеного в заяві.
Структурно текст складаєтьсяз: прохання (прошу прийняти, прошу надати, прошу звільнити, прошу перевести,прошу дозволити тощо);
і обґрунтування (узв'язку з..., через..., з огляду на..., відповідно до..., оскільки… тощо).Додаток як підстава заяви містить перелік документів, які додаються до неї (копіїдипломів, довідки-виклики з навчальних закладів, медичні довідки тощо), ізточним зазначенням виду і на зви документа а також кількості сторінок.
Оформляють додаткикількома способами:
після тексту забзацу пишуть "До заяви додаю" і подають повні назвидокументів у формі знахідного відмінка;
після текступишуть "До заяви додаються такі документи" або "Додаток"і вказують назви документів у формі називного відмінка.
Дата написанняпроставляється заявником власноруч під час написання заяви (ліворуч).
Підписпроставляється праворуч навпроти дати написання заяви. (Додаток 16)
Розшифруванняособистого підпису заявника не вимагається, оскільки його прізвище та ініціалиобов'язково зазначаються у відомостях про заявника.
У разі потребизаяву може бути завізовано посадовою особою, яка бере участь у вирішенніпитання, порушеного в заяві (керівником структурного підрозділу, в якому працюєзаявник, керівником кадрової, фінансової чи юридичної служби тощо).
Резолюцію на заявіпроставляють на вільному від тексту місці, як правило, у верхній частиніпершого аркуша заяви.
3.2 Вимоги до автобіографії
Автобіографія — це документ, у якому особа викладає основні фактисвого життя. Вона складається працівником самостійно і є обов'язковимдокументом особової справи. Текст автобіографії пишуть власноруч на аркушіпаперу формату А4 або на спеціальному бланку. Автобіографія складається з такихреквізитів:
назва видудокумента (розміщується по середині рядка, крапкапісля назви не ставиться);
текст,
дата написання- (під текстом ліворуч);
підпис (під текстом праворуч).
У тексті автобіографіїзазначають: своє прізвище, ім'я, по батькові;
дату народження (число,місяць, рік);
місце народження (місто,село, район, область, країна);
відомості проосвіту (повна назва всіх навчальних закладів, де здобували освіту, таспеціальність, яку отримали після навчання); відомості про трудову діяльність (ухронологічному порядку вказують усі назви місць роботи й посади, які обіймали);відомості про участь у громадській роботі (всі її види); відомості про нагородита заохочення; стислі відомості про склад сім'ї; домашня адреса та телефон (уразі потреби).
Текставтобіографії викладається від першої особи, але не потрібно зловживатизайменником «я».
Інформацію слідподавати вичерпно, точно, стисло, приділяти основну увагу фактам, а невдаватися до міркувань та опису подій. Кожне нове повідомлення слід писати забзацу і не допускати виправлень. (Додаток 17)
3.3 Реквізити характеристики
Характеристика — цедокумент, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей конкретної особи. Цейдокумент складають на вимогу самого працівника або на письмовий запитпідприємства, установи, організації. Характеристика може бути потрібна в разівступу до навчального закладу, висування на обрані посади, для участі вконкурсі, атестації працівника тощо.
Характеристикаскладається з таких реквізитів:
Назва видудокумента.
Відомості проособу, якій видається характеристика: прізвище, ім'я,по батькові, посада, рік народження, національність, освіта. Анкетні відомостіпишуть праворуч або посередині у стовпчик. Вони подаються у формі родовоговідмінка (без прийменника), а відомості про освіту — у називному відмінку.
Текст, який містить таку інформацію:
трудова діяльністьособи (з якого часу працює або навчається);
ставлення дослужбових обов'язків (ставлення до роботи чи навчання;
рівень професійноїмайстерності;
які успіхи тадосягнення має в роботі, навчанні, творчості;
відомості продержавні нагороди та заохочення);
громадськадіяльність;
моральні якості (рисихарактеру, рівень авторитету серед співробітників);
призначенняхарактеристики.
На кожногопрацівника, який підлягає атестації, складається службова характеристика,що підписується його безпосереднім керівником, затверджується керівникомвищого рівня.
Атестаційнахарактеристикамає міститианаліз виконання працівником посадових обов'язків, відомості про обсяг, якість,своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність,відповідальність), стосунки з колегами, інформацію про підготовку,перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо. (Додаток 18)
Характеристика-поданнянеобхідна під час висування на виборні посадичи для підготовки документів на присвоєння звання, зокрема військового, приобранні на посаду за конкурсом, вступу до навчального закладу тощо.
Матеріалом длянаписання педагогічної характеристикиє факти, зібрані в процесіспостереження за учнем чи студентом. У характеристиці описують усі якостіособистості, які створюють цілісне уявлення про особу.3.4 Рекомендаційний лист
Рекомендаційнийлист — це службовий документ, який містить позитивний чи негативний відгук проособу. Його подають у різних випадках: клопотання про підвищення на посаді абоодержання гранту, вступ до вищого навчального закладу, влаштування на новуроботу, збирання інформації про ділових партнерів тощо. Рекомендація (від лат. rесотепdаtіо- доручення) — письмовий або усний відгук про роботу, діяльність якої-небудьособи, а також вказівка або порада. Так, рекомендаційний лист часто оформлюютьна бланку установи, засвідчують підписом керівника та печаткою підприємства. Обов'язковіреквізити цього документа такі: заголовок, текст, печатка або штамп (необов'язковийреквізит), дата складання. Крім того, у рекомендаційному листі можуть бутивказані контактні дані: телефон, адреса електронної пошти тощо. Після текстувказують посаду, прізвище й ініціали особи, яка дає рекомендацію. Якщо лист не особистий,підпис засвідчують печаткою. Рекомендаційний лист має бути коротким (на однусторінку), але змістовним, чітко характеризувати особу. (Додаток 19)
3.5 Основні вимоги до розпорядчихдокументів
Призначеннярозпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задляефективної реалізації поставлених перед ним завдань. Регулятивна функціяспрямовується від керівника підприємства до керівників структурних підрозділівта працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління,злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.
До групирозпорядчих документів належать:
постанови;
рішення;
ухвали;
накази (розпорядження);
вказівки.
Постанови є адміністративними актами загального порядку, які не можуть вичерпатисебе одноразовим виконанням і зберігають чинність до їх відміни.
Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома державними органами,громадськими організаціями чи об'єднаннями тощо.
Наказ (розпорядження)- це розпорядчий документ, що видається керівником підприємства,установи, організації, який приймає одноосібне рішення (генеральний директор,директор) або діє від імені колегіального органу управління (голова правління) умежах своїх повноважень з метою вирішення основних і оперативних завдань.
Наказ оформлюєтьсяна загальному чи спеціальному бланку підприємства або на чистих аркушах паперуформату А4 за допомогою друкарських засобів переважно з поздовжнім центрованимрозміщенням реквізитів. До складу останніх належать:
зображенняДержавного герба України (для державних установ);
зображення емблемипідприємства або товарного знака (знака обслуговування);
назва організаціївищого рівня — оформлюється залежно від відомчого підпорядкування, а длявнутрішніх потреб — за рішенням підприємства;
назва підприємства(повна чи скорочена) — автора документа — наводиться відповідно до установчихдокументів (статуту, положення, установчого договору);
назва структурногопідрозділу або територіального відділення, філії — зазначається на бланку, якщоструктурний підрозділ є автором документа, а його керівник має право видаватиокремі види розпорядчих документів;
назва видудокумента — оформлюється великими літерами без відступу від межі лівого берегапри кутовому розташуванні реквізитів або центровано — при поздовжньому;
дата наказу — датайого підписання. Останнє здійснюється в процесі затвердження розпорядчогодокумента керівником, який робить запис від руки, заповнюючи трафаретну форму, поданувід межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташування реквізитівмісці. (Додаток 20)
реєстраційнийіндекс документа — складається з порядкового номера наказу з можливимвідтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ.
місце складанняабо видання документа— проставляєтьсяцентровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, від межі лівого берега — прикутовому;
заголовок дотексту документа — стисло передає основний зміст наказу.
відмітка проконтроль — проставляється в разі потреби від руки літерним позначенням «К»чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа нарівні заголовка до тексту;
текст документа;
відмітка пронаявність додатків — проставляється в разі потреби. Додаткиє невід'ємною частиною розпорядчого документа. Кожен додаток візується на йогоостанньому аркуші керівником підрозділу, який готував цей додаток до проектудокумента, або вищим керівником;
підпис — оформлюють згідно з ДСТУ 4163-2003 — реквізит власноручнопроставляється керівником підприємства на першому примірнику документа. У разійого тривалої відсутності таким правом (за окремим наказом) наділяється особа,якій доручено тимчасове виконання обов'язків керівника.
зовнішнєпогодження— здійснюєтьсятоді, коли інформація, наведена в розпорядчому документі, стосується сфериінтересів інших підприємств. Воно може виконуватися однією особою чиколегіальне й оформлюється відповідним чином із зазначенням грифа погодженняабо документується на окремому аркуші погодження з позначкою врозпорядчому документі "Аркуш погодження додається", щопроставляється на місці відповідного грифа;
візи документа — проставляють у разі потреби в наказах на лицьовому або зворотному (завідсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша. Незалежно від того, депроставляються візи, вони обов'язково мають містити повну назву посадипрацівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату, а якщонеобхідно — додаткову оцінку (як от: "Зауваження і пропозиції додаю",«Заперечую») ',
прізвище абоПІБ виконавця та номер його телефону — дані пропосадову особу, що єукладачем проекту документа, їх проставляють унижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на зворотідокумента. Крім того, відмітка із зазначенням прізвища або ПІБ укладача проектудокумента і номера його службового телефону може містити інформацію прокількість примірників документа та їх спрямування. Відомості про адресатіврозпорядчого документа можуть оформлятися і на окремому листку — «Аркушінадсилань», у якому вказують назви структурних підрозділів або прізвищакерівників, яким адресується примірник наказу.
відмітка провиконання документа і направлення його до справи — проставляєтьсявід руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша наказу дляподальшого формування документів у справи;
відміткапронаявність документа в електронній формі — проставляєтьсяза допомогою нижнього колонтитулу в центрі нижньої о берега лицьового бокупершого аркуша документа;
запис продержавну реєстрацію-фіксується тільки на нормативнихактах (наказах і постановах міністерств та інших органів державної виконавчоївлади). Здійснюється це в Міністерстві юстиції України з метою внесення додержавного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому кутіпісля номера акта чи грифа затвердження залишається вільне місце.
Текстова частинарозпорядчих документів потребує максимальної чіткості у викладенні змісту,однозначність є обов'язковою вимогою до всіх комунікативних одиниць тексту. Показовиму розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої(вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово й логічновідділені, вони характеризуються певною автономністю. У вступі обґрунтовуєтьсяосновна ідея повідомлення із зазначенням його підстави, мети та причини.Водночас основний зміст інформації не розкривається.
Структурі вступноїчастини притаманні такі компоненти:
анотаційність — перерахування проблем, викладених в основному тексті;
прагматичність- опис цільової установки наказу;
концептуальність- деякі теоретико-методологічні та інші положення, щостановлять основу документа;
енциклопедичність- опис робіт, що передували діям, про які йдеться вдокументі, — на змістовому рівні знаходить свій вияв у висвітленні трьохключових моментів констатуючої частини.
Базою дляобгрунтування дій можуть виступати:
посилання нанормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданийдокумент (організаційний, розпорядчий, плановий або ін) із зазначенням йогоназви, автора, дати, номера, заголовка до тексту;
формулювання метиі завдань, що мають бути вирішені підприємством;
опис фактів абоподій, що стали причиною видання наказу.
Одночаснанаявність у вступній частині всіх зазначених складників, а саме — підставі, метита причини видання наказу, не обов'язкова.
Зміст констатуючоїчастини зазвичай передається із застосуванням усталених прийменниковихконструкцій та дієприслівникових зворотів. Серед найбільш уживаних: згідноз, на виконання, відповідно до, з огляду на, з метою, у зв'язку з, навпровадження та ін.
Утім, констатуючоїчастини може і не бути, якщо пропоновані до виконання дії не потребуютьроз'яснення.
Вступна та основначастини розпорядчого документа поєднуються ключовими мовами — (своєріднимструктурно-логічним сполучним елементом), які водночас виступають найбільшимвиразником директивності. їх змінюють залежно від змісту розпорядчого документа.Так, тексти розпорядчих наказів (розпоряджень) підприємств, які затверджуютьсякерівником одноосібне, подаються від першої особи у формі однини: «НАКАЗУЮ:» — у наказах, «ПРОПОНУЮ: », «ЗОБОВ'ЯЗУЮ: », «ДОРУЧАЮ:» — у розпорядженнях.
Машинописнимспособом ключові слова відокремлюються одним міжрядковим інтервалом окремимрядком від межі лівого берега, що є логічним продовженням зазначеного вконстатуючій частині та початком розпорядчої частини. Жодного розділового знакана межі вступної частини та ключового слова не ставиться, за винятком потреби вузгодженні з правилами. На межі ключового слова і розпорядчої частини ставитьсядвокрапка, адже за змістом є потреба в додатковому поясненні (а саме?, що?).
Розпорядча частинамає бути чітко структурована. Тому обов'язковою умовою розпорядчих документіввиступає рубрикація тексту, за якої пункти і підпункти основної частининаказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб:
1.
1.1
1.2
2.
Кожен пункт розпорядчоїчастини має три ключові моменти, які передбачають відповіді на запитання:
1) зміст завдання(що зробити?);
2) термінвиконання (до якого часу, коли?);
3) відповідальнийвиконавець (хто має зробити?).
Складникирозпорядчої частини можуть реалізовуватися за іншою структурно-логічною схемою:
1) назва посади,прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?);
2) доручення (щозробити?);
3) термінвиконання доручення (коли?).
Термін виконаннявідтворюють такими граматичними формами: з… до, з… по. до...,на час складання звіту, постійно, у термін д. .
Вказівку провиконавця оформлюють шляхом:
використаннядавального відмінка для посади, прізвища й ініціалів відповідального виконавця абозазначенням структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвищеякого подають у дужках: "Директору з кадрових питань Гримко С.Я." або"Службі персоналу (Самійленко А. І)";
узаконеноговідступу від послідовного викладу, графічно оформленими дужками: " (відповідальний- інспектор з кадрів Романченко Р.Р.)".
Розпорядчідокументи зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню вобумовлений термін. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу(розпорядження) містить тільки одне завдання з одним терміном.
Якщо виконавцемзазначено структурний підрозділ, у дужках подають прізвище його керівника, якийдля реалізації цього завдання окремим розпорядчим документом призначитьбезпосередніх виконавців, наприклад: "Юридичному управлінню (Зарудний О.Б) подати Положення про експертну раду з питань використання коштів резерву на державнуреєстрацію до Міністерства юстиції України".
До такого способувдаються лише на підприємствах з великим обсягом документообігу, а також занеможливості одразу визначити відповідального виконавця.
До наказу не слідвключати пункт "Наказ довести до відома… ". Підрозділи (працівники),до відома яких необхідно довести наказ, зазначають у списку розсилань, якийвиконавець готує разом із проектом наказу.
Логічної таструктурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт,зміст якого може бути таким:
контроль завиконанням наказу покласти на… (посада, прізвище,ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);
контроль завиконанням наказу залишаю за собою.
Склавши проектнаказу (розпорядження) слід переконатися, що він написаний чітко, зрозуміло, здотриманням усіх правил оформлення та мовних норм. Варто уникати складнихпідрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівниковихзворотів. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скороченняі не бажано — скорочені назви підприємств і структурних підрозділів, посад. Вартоуникати застосування різних, хоча й рівнозначних, термінів для позначенняодного й того ж поняття (наприклад, фактор і чинник). Недоречним є вживаннябудь-яких побажань і висловів на зразок: підняти рівень, звернути увагу,посилити контроль тощо.
Недотриманнязазначених вимог може спричинити неадекватну інтерпретацію повідомлення,неправильне його тлумачення. Одним з наслідків може бути невиконання чи неповнеабо невчасне виконання наказу, зумовлене неузгодженістю дій. Тому під часскладання розпорядчих документів слід особливо уважно ставитися не лише дооформлення реквізитів, а й до мовностилістичного аспекту.
Висновки
Сучаснеділоводство — система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першучергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучаснихзакладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різнихформах ділового спілкування, що мають документальне відображення.
Діловиробничийпроцес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів,а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повиннідокументуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяютьрозвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.
Документи повиннібути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності. Документи,в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішеннісуперечок між діловими партнерам і є засобом підтвердження правомірності дійкерівників з юридичної точки зору.
Моя роботаполягала в ознайомленні з новим журналом «Кадровик України» тарозділами, присвяченим роботі з документами.
В журналі наведенорозгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створеннядокументів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтаціїу виборці управлінських рішень.
Велику увагуприділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльностібудь-якої установи.
Вичерпнорозглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації їїфункціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагаютькористувачам оперативно підготувати документ.
Детально описанотехнологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з сутіпитання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботіз необхідною інформацією.
Таким чином,знання основ діловедення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працюватиоперативно і це допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів. Статті та рубрикижурналу допомагають освоїти всі необхідні навички роботи з документами.
список використаних джерел та літератури
1. Беспянська Г. «Основні вимоги до оформлення реквізитів».«КУ» №4, №5 2008.
2. Беспянська Г. «Організація конфіденційного діловодства напідприємстві». «КУ» №11 2007, №1 2008.
3. Беспянська Г. «Особливості складання та оформлення розпорядчихдокументів» «КУ» №8 2008.
4. Беспянська Г. «Службові довідки види, порядок складання і термінзберігання» «КУ» №112007, №1 2008.
5. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навч. посібник, Ів.-Франківськ,ЦУЛ, 2005.
6. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Вища школа, 1998.
7. Головач А.С. Зразки оформлення документів. Донецьк, Сталкер, 1997.
8. Губенко Л. Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті. Навч. посібник.К., ТОВ «УВПК ЕксОб», 2002.
9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Либідь, 2000.
10. Комова М.І. Діловодство.Навч. посібник, Львів, Тріада, 2006.
11. Паланська Л.«Окремі питання діловодства на підприємстві». «КУ»№1, 2007.
12. Паланська Л.«Реєстрація службових документів» №5 2007.
13. Палеха Ю.І. Документаційнезабезпечення управління. Підручник. К., МАУП, 1997.
14. ПашутинськийЄ. Діловодство кадрової служби. К., КНТ, 2004.
15. Стрельніков А.«Про порядок використання печаток і штампів у роботі кадрової служби».«КУ» №12, 2008.
16. Яковченко В.«Загальні вимоги до складання та оформлення документів» «КУ»№1,№2, №3,№4,№5 2007.
17. Яковченко В.«Складання та оформлення службових документів» «КУ» №6,№82007.
Додатки
Додаток 1
/>
Додаток 2
/>
Додаток 3
/>
АКАДЕМІЯ МЕДИЧНИХНАУК УКРАЇНИ
ІНСТИТУТТРАВМАТОЛОГІЇ ТА ОРТОПЕДІЇ
вул. Воровського,24, Київ 01010
тел.216-36-36,216-36-38
Додаток 4
/>
ДЕРЖАВНИЙ ПОЖЕЖНИЙНАГЛЯД
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯМНС УКРАЇНИ В МІСТІ КИЄВІ
вул. Володимирська,13, м. Київ, 01025 тел.226-20-24, 272-65-12
Додаток 5
НАК «НАФТОГАЗУКРАЇНИ»
ДОЧІРНЯКОМПАНІЯ «УКРГАЗВИДОБУВАННЯ»
Додаток 6
МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУУКРАЇНИ
ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯЗАЛІЗНИЧНОГО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ
«УКРЗАЛІЗНИЦЯ»
УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙЦЕНТР ЗАЛІЗНИЧНИХ
РЕФРИЖЕРАТОРНИХПЕРЕВЕЗЕНЬ
Додаток 7
СПІЛЬНЕ УКАЇНСЬКО- РОСІЙСЬКЕ ПІДПРИЄМСТВО "ІКАР"
СОВМЕСТНОЕ УКРАИНСКО- РОСИЙСКОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ИКАР»
Додаток 8
Міністерствопраці Міністерство освіти і Державний комітет
та соціальноїполітики науки України статистики України
Додаток 9
ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕТОВАРИСТВО
«ТОРНАДО»
Вул. Новопольова,21,Київ, 01123
Тел. (+38 044) 537-31-56,факс: (+38 044) 537-31-57
Р/р 260020238800 вАБ «Брокбізнесбанк» м. Києва, МФО 300249
E-mail: specodiag@tornado.mail.ru
Додаток 10
ДОНЕЦЬКИЙМЕТАЛУРГІЙНИЙ ЗАВОД
АКТ
04.01.2007 №58/4
м. Донецьк
Додаток 11
ЗАТВЕРДЖУЮ
ПроректорНаціонального
педагогічного університету
ім. М.П. Драгоманова
Підпис І.І. Дробот
8 травня 2006 р.
Додаток 12
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол загальнихзборів
Акціонерів ВАТ«Дніпро»
13.02.2003 №2
Додаток 13
ПОГОДЖЕНО
Директор КП «Софія»
(підпис) О.В.Дмитрук
"____"________20__р.
Додаток 14
Оголошеннянадруковано в № 67
До справи № 03-67
Секретар (підпис)К. Орловська
23.09.2008
Додаток 15
ЗАРЕЄСТРОВАНО
У Міністерствіюстиції України
«25» вересня2008р.
За № 056/4568
Керівник реєструвальногооргану
(підпис)
Додаток 16
ФОРМА ЗАЯВИ ПРОПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ (формат А4)
Керівнику _____________________________________
(назва організації)
Прізвище, ініціаликерівника
Прізвище, ім’я, побатькові
заявника (уродовому відмінку)
Домашня адреса,
номер телефону (запотреби)
Паспортні дані,ідентифікаційний код
ЗАЯВА
Прошу прийнятимене на роботу
________________________________________________
(назва посади, структурногопідрозділу)
з_______________________________________________
(дата прийняття,умови)
Відмітка пронаявність додатків (за потреби)
Дата Підпис заявника
Додаток 17
АВТОБІОГРАФІЯ
Я, Ярощук АндрійВасильович, народився 15 грудня 1963 року в селі Соснівка Уманського районуЧеркаської області. У 1970 р. пішов до школи. Закінчив школу в 1980 р. іззолотою медаллю.
У1980 році вступивна фінансово-економічний факультет Київського інституту народного господарстваі закінчив його у 1985 році, здобувши спеціальність економіст.
З 1991 по 1992 рікпрацював у Жовтневому відділенні держбанку м. Києва. З 1993 р. працюю вдепартаменті бухгалтерського обліку НБУ на посаді головного економіста відділуметодології.
У1991 роцізакінчив трирічні міські курси англійської мови.
Склад сім "і:
мати — СтеценкоСтефанія Василівна, пенсіонер;
дружина — Ярощук МаріяСтепанівна, учитель хімії середньої школи № 45 м. Києва;
дочка — ЯрощукСвітлана Андріївна, навчається у 7 класі середньої школи № 88 м. Києва.
22 жовтня 2000 р. ЯрощукА.В.
Додаток 18
___________________________________
(назвапідприємства)
___________________________________
(назваструктурного підрозділу)
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВИ№______
на 20_____р.Індекс справи
Заголовок справи (тому,
частини)
Кількість справ
(томів, частин)
Строк зберігання справи (тому,
частини) і номер статті за Переліком Примітки
________________________________________________
(посада керівникаструктурного підрозділу) (підпис) (ініціали, прізвище)
ПОГОДЖЕНО:
________________________________________________________
(посада керівникаархівного підрозділу) (підпис) (ініціали, прізвище)
___________________(дата)
Додаток 19
Шановна ІриноПетрівно!
Знаємо, що Вишукаєте працівника на посаду______________. Дозвольте рекомендувати Вам паніОмельченко Олександру Вікторівну, з якою ми знайомі вже протягом трьох років. Мипрацювали з нею в Банку «Ресурс», де вона пройшла шлях від провідногоспеціаліста до начальника служби діловодства.
За час роботи паніОлександра виявила себе з найкращого боку. Вона принципова, уважна до колег,професійно підготовлена, вміє самостійно приймати рішення, любить свою роботу. Бралаучасть у складанні Інструкції з діловодства, посадових інструкцій працівниківвідділу, провела 5 семінарів з діловодства для працівників Банку таорганізовувала семінари підвищення кваліфікації працівників разом з навчальнимицентрами. Має досвід редагування текстів нормативних і розпорядчих документів.
Гадаю, що,прийнявши на роботу Омельченко Олександру, Ви зробите правильний вибір.
З повагою
Начальникуправління справами
Банку «Ресурс»Довбуш О.Д. Довбуш
Додаток 20
Форма обкладинкисправи
Код державної архівної установи, архівного
Відділу міської ради____________________
Код установи
___________________________________
____________________________________
____________________________________
Ф. №__________________________
Оп. №_____________________
Справа №___________________
(Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради) ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(Найменування підприємства і структурного підрозділу)
______ СПРАВА № _____________ ТОМ №__________
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(Заголовок справи)
_________________________________________________________________
(дата)
________________________ На __________аркуш.
Ф. №______________ Зберігати__________
Оп. №_______________
Справа№____________
_____________________________________________________________________