Принципы формирования архивных коллекций

Содержание
Введение. 3
1. Понятие обархивном фонде, виды архивных  фондов… 6
2. Архивная коллекциякак вид архивного фонда… 13
2.1 Состав, структура, комплектование архивнойколлекции. 13
2.2 Экспертиза ценности документов  архивныхколлекций. 16
2.3 Систематизация документов архивныхколлекций и формирование единиц хранения  17
3. Примерыформирования некоторых архивных коллекций   22
3.1 Архив по истории диссидентов. 22
3.2 Архивные коллекции Центральногогосударственного архива литературы и искусства С. Петербурга. 25
3.3 Архивные коллекции  Государственного архиваРФ… 27
Заключение. 28
Библиографический список литературы… 29
Приложение. 30

Введение
Актуальность темы курсовойработы. Документы являются продуктами хозяйственной, научной, художественной идругих форм деятельности ряда поколений людей. В результате каждое последующеепоколение получает их в совокупности с другими орудиями, средствами ипродуктами материального и духовного производства в качестве «социальногонаследства».
В понятие «социальное наследство»включаются не только высокие достижения культуры, но и весь объединённый опыт,воплощённый в сознании (памяти) людей и продуктах их деятельности. При этомкаждое новое поколение находится перед выбором, что из наследия, утратившегосвою непосредственную практическую ценность, необходимо сохранить, что «забыть»,а что из сохранённого использовать в новом качестве.
Так, возникает проблема выборасоциально-значимой информации о прошлом, проблема использования отобраннойинформации для нужд настоящего и будущего.
Общественная или социальнаяпамять – механизм, обеспечивающий социальную преемственность.  Социальнаяпамять общества – совокупность социальных средств и институтов, осуществляющихотбор и преобразование некогда актуальной социальной информации в информацию опрошлом (ретроспективную) с целью сохранения и использования накопленного общественногоопыта и передачи его из поколения в поколение.
Архивы являются самой ценной частьюсоциальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранениядокументов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизниименно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальнуюфункцию – обеспечивают долговременную память общества.
Одной из отличительных чертобщественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попыткамиосмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития ииспользовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес кархивам и ретроспективной документной информации.
Целью курсовой работы являетсяизучение и исследование научной организацииформирования архивных коллекций. 
Длядостижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать понятие архивного фонда ирассмотреть основные виды архивных фондов.
2. Исследовать архивную коллекциюкак один из видов архивного фонда.
3. Раскрыть состав, структуру испособы комплектования архивных коллекций.
4. Рассмотреть порядок проведенияэкспертизы ценности документов архивных коллекций.
5. Охарактеризовать методикусистематизации документов архивной коллекции и формирование единиц хранения. 
6. Показать примеры формированияархивных коллекций.
Историография.
На Руси документы хранились вкняжеских сокровищницах вместе с казной и библиотекой. Множество документовхранилось в ризницах монастырей вместе с ценной церковной утварью; их собранияпополняли дарения князей и бояр. В конце XV в., когда образовались приказы—центральные учреждения управления, часть документов из великокняжеского архивабыла передана им, другие же документы великокняжеского архива с XVI в. вошли всостав Государственного архива России.
Этот архив в XVI в. хранилнаиболее документы личной канцелярии царя, Боярской думы, Посольского приказа.В нем, кроме документов удельных княжеств, хранились документальные акты ипереписка за XIV — XVI вв., отражающие внешнюю и  внутреннюю политикугосударства и имеющие общегосударственное значение.  В архивах хранились делатрех видов; отдельные документы — грамоты, столбцы, книги и тетради.
При Петре I появился архив,сложившийся из документов Кабинета его императорского величества, бывшегосначала личной канцелярией царя, а затем пополнявшийся документамиобщегосударственной важности по вопросам дипломатическим, политическим,финансовым, строительным, военным, а также перепиской Петра I с иностранными иотечественными государственными деятелями.
Ценными документами располагалиархивы центральных учреждений.
Например, Коллегия иностранных дел имела два архива: в Петербурге хранилисьдела с 1720 г. и небольшая часть документов бывшего Посольского приказа, вМоскве — основная часть дел Посольского приказа.
В конце 60-х годов XVIII в. былсоздан Межевой архив, хранивший документы генерального межевания,проводившегося с 1765 г. до середины XIXв. Значительный интерес представляютдокументы министерств, созданных в 1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратилисвою самостоятельность и стали организовываться в каждом департаменте, чтопривело к распылению документов и ухудшило их сохранность. Однако во второйчетверти XIX в. департаментские архивы министерств стали объединяться вобщеминистерские.
Большинство документовликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегий мало, ностали все чаще использоваться учеными для написания исторических трудов. Всвязи с этим правительство издало Указ о создании исторических архивов. Первымиз них стал Московский архив коллегии иностранных дел, хранивший документыбывшего Посольского приказа и документы по истории царской семьи.
На основе документов бывшегоРазрядного приказа был создан Разрядно-
Сенатский архив, хранивший документы по внутренней истории России. В начале70-х годов XVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых дел,сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местныхучреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранившийдокументы о помещичьем землевладении.
1. Понятие обархивном фонде, виды архивных фондов
Архивный фонд РоссийскойФедерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупностьархивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющихисторическое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурноезначение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народовРоссийской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянномухранению.[1]
В состав Архивного фонда РФвходят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы –независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формысобственности.
Под архивным фондом понимаетсясовокупность архивных документов, исторически или логически связанных междусобой.
Архивный фонд — учетная иклассификационная единица Архивного фонда РФ, представляющая собой частьдокументального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированнаяв архиве совокупность документов, исторически или логически связанных междусобой. Как понятие классификационной и учетной единицы определение«архивный фонд» удобно, но следует отметить, что это понятие включаетнесколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся вгосударственных архивах и имеющих свои особенности.
Практическоеосуществление классификации документов по архивным фондам называетсяфондированием.
Весь комплекс документов,образующихся в деятельности учреждения или отдельного лица (семьи, рода),составляет его документальный фонд.
Учреждение (или лицо),образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называетсяфондообразователем.
Часть документального фонда,имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное,культурное значение составляет архивный фонд и подлежит государственномухранению.
Разновидностями архивного фондаявляются:
— архивный фонд государственногооргана, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихсяв процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации идругих архивных документов;
— объединенный архивный фонд,состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций,а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов, имеющих между собой исторически и/или логическиобусловленные связи;
— архивный фонд личногопроисхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни идеятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенныхв состав Архивного фонда Российской Федерации.
К архивному фонду приравниваетсясовокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов, образовавшихся в деятельности разных источниковкомплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному илинескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому,хронологическому и другим) (далее — архивная коллекция).
 Работа по фондированиюдокументов осуществляется:
— в делопроизводстве учреждений,в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документовструктурных подразделений для постоянного хранения;
— в ведомственных архивах приотборе документов для передачи в госархивы;
— в государственных архивах принеобходимости создания объединённых архивных фондов и архивных коллекций,исправление ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.
Фондирование заключается вопределении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границдокументов фондов и в формировании архивных фондов (объединённых архивныхфондов, архивных коллекций)
В пределах архивного фондаучетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицыхранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены впорядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Единицы хранения (дела) архивногофонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации.Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архивеорганизации при подготовке документов к передаче в государственные архивы.
Схема систематизации единицхранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивногофонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.
Распределение дел внутри фонда поделениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:
структурного (в соответствии спринадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
хронологического (по периодам илидатам, к которым относятся документы);
функционального, отраслевого,тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направленийдеятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);
номинального (по делопроизводственнойформе — видам и разновидностям документов);
корреспондентского (поорганизациям и лицам, в результате переписки с которыми образовалисьдокументы);
географического (в соответствии сопределенными территориями, населенными пунктами и другими географическиминаименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторского (по названияморганизаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Как правило, единицы хранениягруппируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболеецелесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.
Сочетание структурного ихронологического признаков дает два варианта схемы систематизации:хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схемасистематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций(учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с частоменявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времениих создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — поструктурным подразделениям организации.
Структурно-хронологическая схемасистематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевшихстабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. Присистематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурнымподразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы — по времениих создания.
Хронологически-функциональная илифункционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению кфондам организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизации дел похронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале похронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениямдеятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетомзначимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетностьи т.д.) или по классификатору самой организации.
При систематизации дел пофункционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциямдеятельности организации, а затем по хронологическому признаку.
Хронологически-тематическая илитематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению кнебольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.
Хронологически-номинальная иноминально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизациидел фондов бесструктурных организаций.
Комплектование архива включает:
-    определение источников комплектования архива в соответствии с егопрофилем:
-    определение состава документов, подлежащих приёму в архив;
-    приём документов в архив.
Комплектование архиваосуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составуАрхивного фонда РФ; соблюдения прав собственности на документы; происхождения итерриториальной принадлежности документов; недробимости фондов.
Государственные имуниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ, образующимисяв процессе деятельности государственных органов, органов местногосамоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое,научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
Комплектование архива включает:
-    определение источников комплектования архива в соответствии с егопрофилем:
-    определение состава документов, подлежащих приёму в архив;
-    приём документов в архив.
Комплектование архиваосуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составуАрхивного фонда РФ; соблюдения прав собственности на документы; происхождения итерриториальной принадлежности документов; недробимости фондов.
Государственные имуниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ, образующимисяв процессе деятельности государственных органов, органов местногосамоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое,научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.   
Документы Архивного фонда РоссийскойФедерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, поистечении сроков их временного хранения в государственных органах, органахместного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаютсяна постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальныеархивы.
Документы Архивного фондаРоссийской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают вгосударственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организацииРоссийской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями,библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанныхдокументов.
Передача на постоянное хранение вгосударственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземплярадокументов осуществляется в порядке, установленном законодательством РоссийскойФедерации об обязательном экземпляре документов[2].
Государственные органы, органыместного самоуправления, государственные и муниципальные организацииобеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивнымагентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документовАрхивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные имуниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачейархивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением итранспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающихдокументы.
Негосударственные организацииобеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные имуниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенныхк федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации илимуниципальной собственности.
При реорганизации государственныхорганов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникамреорганизуемых государственных органов.
При изменении структуры органовместного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаютсявновь формируемым органам местного самоуправления.
Документы личногопроисхождения поступают в государственные архивы:
-    от фондообразователей, передающих архивы лично или по завещанию;
-    от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
-    от собирателей и коллекционеров;
-    из общественных организаций (творческих союзов и так далее);
-    из нотариальных контор как выборочное имущество;
2. Архивнаяколлекция как вид архивного фонда
 
2.1Состав, структура, комплектование архивной коллекции
 
Архивной коллекцией называетсясовокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельностиразличных лиц и объединенных составителем коллекции по одному или несколькимпризнакам.  Документы коллекций в зависимости от их характера и составаформируются в единицы хранения в соответствии с авторским (коллекцияавтографов), хронологическим (коллекция манифестов), географическим (коллекцияоткрыток с видами различных стран) или тематическим (коллекция революционныхлистовок 1905 г.) признаком.
Для архивных документов в отличиеот архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание неисторических, а логических связей. В основе комплектования  архивной коллекциилежит признак логической связи, т.е. она собрана искусственно.
В названии архивной коллекцииобязательно указывается признак (признаки) объединения документов, а принеобходимости и ее составитель (юридическое или физическое лицо, учреждение, втом числе архив организации). Например, коллекция автобиографий и анкетписателей.
В наименовании коллекции,поступившей в архив от частного лица, указывается характер или общее содержаниеколлекции, фамилия, имя, отчество коллекционера и даты его жизни.
Пример. Коллекция фотографийдеятелей искусства, собранная Ильиным Арсением Александровичем (1911-1970).
Архивные коллекции могут бытьсобраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древнихрукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архивепо тому же признаку из разрозненных документов или дел разных учреждений сцелью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.
Каждый из этих комплексовучитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей. Историческая справка, составляемая в архивных коллекциях, должна освещатьисторию создания коллекции:
-        составитель;
-        время;
-        условия создания;
-        комплектование.
Хронологическими границамиархивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа,входящих в её состав. 
Коллекции могут быть сформированычастным лицом и поступать на государственное хранение или в составе личногоархива коллекционера (как результат его собирательской деятельности), илиотдельным комплексом документов без личного архива коллекционера. В первомслучае они становятся разделом личного фонда коллекционера (коллекцияавтографов, собранная П. А. и П. П. Вяземскими); во втором — являются самостоятельнойклассификационной и учетной единицей (коллекция Василия Александровича Регина вЦГАЛИ).
Если документы самогофондообразователя малочисленны по сравнению с собранной им коллекцией, веськомплекс документов считается коллекцией и получает соответствующее название —коллекция фотографий деятелей литературы и искусства, собранная Е. В.Тихоновым.
Коллекции, поступающие нагосударственное хранение в составе личного архива фондообразователя илиотдельными комплексами документов, расформированию по другим фондам неподлежат, даже, если объектом коллекционной деятельности являются не отдельныедокументы, а личные архивы других лиц.
При поступлении в государственныйархив отдельные разрозненные документы личного происхождения, из которых нельзясформировать самостоятельный архивный фонд, могут объединяться самимгосударственным хранилищем в архивные коллекции.
Объединение документов в архивныеколлекции производится по видам документов профессиональной принадлежности ихсоздателей или по тематическому признаку. Состав архивной коллекции можетпополняться вновь поступившими документами и изменяться в связи с передачейотдельных документов во вновь образуемые фонды.
Архивная коллекция поступает вархив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов,имеющих признаки общности (см. Приложение). Исторически сложившаяся архивнаяколлекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина,перефондированию не подлежит.
Архивная коллекция вносится всписок фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждомуфонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологическойпоследовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче напостоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенныйсоответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Архивные документы,сформированные в архивную коллекцию перефондированию не подлежат.Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, приобнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.
Перемещение документов из одногофонда личного происхождения в другой не допускается. Исключение составляетпередача отдельных документов из архивных коллекций, созданных государственнымархивом, которая практикуется в двух случаях: при создании новых фондов личногопроисхождения; при атрибуции отдельных, ранее не атрибутированных документов,хранящихся в архивных коллекциях.
Передача документов производитсяпо акту, который составляется в двух экземплярах, утверждается руководствомархива и передается в соответствующие дела фондов. Изменения вносятсяодновременно во все учетные документы.
При единичных поступленияхдокументов на государственное хранение подлинники писем включаются в фонды адресатов.Если эти фонды отсутствуют или если адресаты не установлены, эти документыпомещаются в фонды корреспондентов. Если нет ни фондов адресатов, ни фондовкорреспондентов, документы передаются в архивную коллекцию писем.
По результатам выполнения внутриархивныхработ (составления сводных описей, научного описания  архивных коллекций,проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов)оформляется акт описания документов архивной коллекции.
2.2 Экспертиза ценности документов  архивных коллекций
Методологической базой проведенияэкспертизы ценности документов архивных коллекций являются основные принципыэкспертизы ценности документов: историзм, всесторонность и комплексность оценкидокументов.
Нормативная база проведенияэкспертизы ценности документов архивных коллекций отсутствует в отличие отдокументов официального происхождения, отбор которых на государственноехранение обеспечен системой нормативных документов (перечней, номенклатур дел).
Научно-методическим обоснованиемэкспертизы ценности документов архивных коллекций является система критериев ихценности.
Критерии ценности составляют двеосновные группы:
1.        критерий ценности архивных коллекций;
2.        критерии ценности документов архивных коллекций.
Критерии ценности архивныхколлекций следующие: значение творческой и общественной деятельностифондообразователя; история архивных коллекций и её состав; взаимосвязь архивнойколлекции с другими комплексами документов.
Значение творческой иобщественной деятельности фондообразователя определяется, исходя из факторов:
— оценки творчествафондообразователя литературоведением, искусствоведением ( литературная,театральная энциклопедии, монографии и другие печатные источники);
— государственного признаниядеятельности фондообразователя (присуждение премий, почетных званий,награждение орденами, участие в выборных органах и др.);
— общественного мнения одеятельности фондообразователя (отзывы прессы, письма читателей, зрителей);
— мнения коллег по профессии(письма и высказывания писателей, артистов, художников, мемуары и др.);
— мнения экспертов-специалистов вданной области. 
 События жизни и творческиеинтересы фондообразователя, его собирательские наклонности, его бережноеотношение к своей коллекции могут существенно обогатить состав документовличного архива. И наоборот — нередко небрежение к документам своего архива,обстоятельства биографии фондообразователя приводят к невосполнимым утратамдокументов архивной коллекции, обеднению состава его документов.
Критерии ценности документовличного происхождения следующие: значение творческой и общественнойдеятельности автора документа; время и место создания документа; значимостьсодержания документа, его информационная, идейная, художественная и научнаяценность; внешние признаки документа; взаимосвязи с другими документами.
2.3Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения
 
Систематизация документовколлекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекциидокументов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскомупризнаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций илифамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическомупризнаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам,расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгруппдокументы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема исостава документации.
Рукописи художественныхпроизведений систематизируются в группы по жанрам, и внутри группы каждоепроизведение вкладывается в отдельную обложку. Большая по объему рукопись иварианты к ней составляют отдельную группу. Если эти материалы велики пообъему, то каждый вариант рукописи заключается в отдельную обложку, имеетсамостоятельный номер, но может быть описан в одной группе со всеми вариантамирукописи.
Нотные рукописи композиторовсистематизируются и учитываются аналогично рукописям писателей. При ясновыраженном объединении ряда музыкальных произведений под одним номеромсочинения (опусом) они составляют отдельную группу.
Систематизация творческихматериалов художников (рисунки, графика) производится по технике их исполненияс последующей систематизацией по формату. Этюды к картинам, иллюстрации, сериирисунков на определенные темы, эскизы декораций и костюмов к спектаклямсоставляют отдельные группы. Каждый отдельный лист считается за один документ,независимо от количества рисунков на нем. Альбом с рисунками считается за одиндокумент, и листы в нем не просчитываются (исключение составляют альбомы срисунками выдающихся художников). Фотокопии и репродукции с картин художника ифотографии работ скульптора составляют отдельные группы и просчитываютсяподокументно.
При группировке документов поспектаклям или фильмам допускается систематизация и объединение документов вгруппы: фотографии репетиций спектаклей или рабочих моментов киносъемок;фотографии сцен из спектаклей;  фотопробы актеров и кадры из кинофильмов; программы,афиши, буклеты, рекламные плакаты по данному спектаклю или фильму; подборка рецензийи отзывов; стенограммы обсуждений спектакля или фильма.
Письма и телеграммы объединяютсяв группы в зависимости от значимости корреспондента или адресата: письмаизвестных деятелей литературы и искусства систематизируются покорреспондентскому признаку и заносятся в сдаточную опись по алфавиту фамилийавторов под отдельными номерами;  письма менее известных деятелей литературы иискусства объединяются в одну группу; отдельную группу составляют письмародственников; все остальные личные письма (читателей, зрителей) составляютгруппу “Письма разных лиц”;  письма учреждений, издательств и организаций объединяютсяв отдельную группу; поздравительные телеграммы при большом количестве могутбыть выделены в отдельные группы.
Физически обособленная единицахранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенныхпо авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному,хронологическому и географическому признакам. Каждый из перечисленных признаковможет быть положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно,так и в сочетании с другими признаками.
Формирование единиц хранениядолжно обеспечивать наибольшую сохранность документов и удобство пользованияими. При формировании единиц хранения следует учитывать значение творчествафондообразователя и ценность документов архивной коллекции, степень ихсохранности. Единицы хранения в фондах классиков и выдающихся деятелейлитературы и искусства формируются из меньшего количества документов.
Объем единицы хранения не долженпревышать 100 листов, для особо ценных документов — 40 60 листов, для рисункови чертежей — 10—15 листов. Если документ или группа документов превышают этиобъемы, их следует разделять на две несколько единиц хранения с соблюдениемлогической и хронологической последовательности.
При формировании единиц храненияне рекомендуется объединять документы дореволюционного и советского периодов,исключение делается для личной переписки. При формировании единиц храненияследует обращать внимание на то, чтобы все приложения не были отделены отосновных документов. В пределах сформированной единицы хранения документы располагаютсяс учетом взаимной связи и хронологической последовательности. Приложения иконверты помещаются после документов, к которым они относятся.
В единице хранения, состоящей изрукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ееотсутствия систематизация проводится по содержанию. Если текст состоит изотдельных отрывков, каждый из них помещается в отдельную внутреннюю обложку.
Черновики, беловики, варианты,гранки, верстка одного произведения, объединенные в одну единицу хранения,располагаются в хронологической последовательности работы автора над даннымпроизведением.
В единице хранения,сформированной из нескольких произведений, документы располагаются вхронологической последовательности. Произведения одного года или недатированные располагаются по алфавиту названий.
В единицах хранения, содержащихписьма, объединенные по тематическому признаку (читателей, начинающих авторов,поздравительные и др.), документы систематизируются в хронологическойпоследовательности или по алфавиту фамилий корреспондентов. Визитные карточкирасполагаются по алфавиту фамилий их владельцев. Письма с неустановленнымидатами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируютсяпо почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.
В единицах хранения,сформированных из личных документов, материалов служебной и общественнойдеятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документырасполагаются по хронологии.
При описании единиц храненияустанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения илисодержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык,способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешниеособенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения.Кроме того, проводится аннотирование особо важных документов.
Содержание документов должно бытьизложено современным языком независимо от времени их происхождения. Недопускается механическое перенесение из текста документов в заголовки единицхранения старых, архаических выражении, формулировок, извращающих политическийсмысл фактов и событий или искажающих истину. При составлении заголовканеобходимо соблюдать единообразие приемов описания, избегать употребленияканцелярских выражений.
Описание производится по новойорфографии. Из слов и терминов описываемых материалов следует сохранять взаголовках только такие, которые характерны для данной эпохи, выражают ееособенности и не могут быть заменены тождественными по смыслу современнымипонятиями. Вид документов, имена лиц, названии учреждений, населенных пунктов,должностей, юридические, бытовые и тому подобные термины пишутся так, как ониприведены в самих документах (комедийное действо, ревизская сказка, статейныйсписок, Ортемий, сорок и т. д.). Слова в заголовках следует писать полностью,за исключением общепринятых сокращений. Большая часть сокращений употребляетсятолько при названии, цифре, фамилии.
В единицах хранения, содержащихписьма, фотографии, учитывается количество документов. Документом считаетсякаждое письмо, фотография. Количество писем и фотографий указывается наобложке. Документы, составляющие единицу хранения, вкладываются в развернутомвиде в отдельную обложку, папку или конверт. При этом скрепки, булавки,скоросшиватели удаляются. Особо ценные документы заключаются во внутренние обложки,а фотографии и визитные карточки — в конверты. Плакаты, афиши и другие документыбольшого формата заключаются в специальные обложки и папки и хранятся вспециально оборудованном для них месте. На ярлыках соответствующих коробокделаются топографические отсылки.
3. Примерыформирования некоторых архивных коллекций
 
3.1Архив по истории диссидентов
Архив общества “Мемориал” поистории диссидентов — крупнейшее в стране собрание по истории инакомыслия послесталинскойэпохи. Систематическое комплектование архива началось с весны 1991 года. Внастоящее время он включает 51 фонд и коллекцию, так или иначе отражающих диссидентскуюи околодиссидентскую активность 1960-х-1980-х гг., а также фотоархив, содержащийфотографии диссидентов и лиц, причастных к диссидентской активности.
Содержание некоторых архивныхколлекций архива: [3]
1. Ленинградская коллекция:  дел89, 1957-1978 гг. Содержит большое количество оригинальных текстов Самиздата — публицистических, художественных, мемуарных. Многие из них не опубликованы дажев наиболее полных изданиях самиздатских текстов: “Собрании документовСамиздата” и выпусках “Материалов Самиздата” радиостанции “Свобода/СвободнаяЕвропа”. Значительная часть текстов датируется 60-ми гг. Таким образом, собраниесодержит ранний Самиздат, практически не представленный в других фондах.
2. Коллекция К. Любарского, 978-1987.
Коллекция Любарского содержитисточники по истории диссидентского движения 80-х годов. Специфика материаловколлекции дает возможность упорядочить их по предметно-тематическому принципу.Коллекция содержит довольно много оригинальных авторских текстов иразнообразные периодические издания. Также имеются оригинальные документысудебно-следственной практики и ксерокопии различных ведомственных распоряжений,инструкций, указов и т.п.
В целом коллекцию Любарскогоможно рассматривать как комплексный источник по изучению общественной (а нетолько правозащитной) деятельности неофициальных групп и движений 80-х годов.
Состав тематического разделадовольно разнороден. Это, прежде всего, документы, связанные с судебнымирепрессиями (приговоры, обвинительные заключения, судебные определения,кассационные жалобы, протоколы судебных заседаний, допросов и обысков);материалы, касающиеся внутреннего распорядка и условий содержанияполитзаключенных в тюрьмах и ИТК.
Несколько дел сформировано пономинальному принципу (письма и заявления в официальные инстанции, открытыеписьма, личная переписка, списки политзаключенных разных лет, несколько номеров“Хроники текущих событий”), есть собственно тематические подборки (посвященные,например, борьбе за право эмиграции, психиатрическим преследованиям, религии ирелигиозным репрессиям, бытовым проблемам).
Довольно много документов,связанных с деятельностью общественных групп, религиозных движений, подпольныхполитических кружков, национальных и религиозных движений.
3. Коллекция К. Нагапетьяна,1970-1987 гг.
В 1991 году московский художникК. Нагапетьян передал “Мемориалу” коллекцию документальных материалов поистории неофициальной живописи Москвы 1970-х — 1980-х годов.
Коллекция содержит книги отзывово выставках, каталоги выставок, информационные буклеты, переписку софициальными организациями, а также фотоматериалы (фотографии художников ивыставок).
4. Коллекция самиздатаМеждународного института гуманитарно-политических исследований: 38 дел,1966-1996 гг.
Коллекция была передана в“Мемориал” директором МИГПИ В. Игруновым в 1998 г. в составе других материаловиз архива Института.
Содержит литературныйсамиздат (А. Солженицын, М. Булгаков, А. Платонов), воспоминания Н. Мандельштам,мемуары П. Бутова, книги Л. Троцкого “Сталин” и А. Янова “Русская идея и 2000-йгод”, работы И. Шафаревича “Русофобия” и В. Альбрехта “Как быть свидетелем”,заключения Института государства и права АН СССР на самиздатский сб. “Жить непо лжи” и работу В. Сокирко, расшифрованные интервью с участниками демократическогодвижения в г. Одесса, материалы встречи политзаключенных 50-х — 80-х годов,газетные вырезки начала 90-х годов.
5. Коллекция личных дел:1940—1990-е годы
Коллекция личных дел собирается“Мемориалом” из текущих поступлений самого разного характера, касающихсядеятельности людей, причастных к диссидентству. В настоящий момент переченьличных дел включает в себя 348 фамилий; некоторые дела объединяют материалы нанескольких человек, например — членов одной семьи или подельников.
Личное дело может включать в себявсе виды материалов, имеющих отношение к данному лицу, как его собственныеавторские тексты (дневники, мемуары, статьи, художественные произведения), таки документы, исходящие от других лиц и организаций (особенно много в даннойколлекции документов судебно-следственной практики). Продолжают поступать материалы,связанные с переменами в статусе бывших диссидентов (документы о реабилитации,публикации в прессе и т.п.). Коллекция постоянно пополняется из различныхисточников.
6. Коллекция материаловпо устной истории: 110 дел; 1990-1998 гг.
Коллекция состоит из:
а) текстов интервью, взятых в1990-1992 гг. у участников различных диссидентских, и не только диссидентских,но и более ранних общественных движений сотрудниками Московского иСанкт-петербургского “Мемориалов”. Часть интервью была взята на первой (август1990-го г.,  Санкт-Петербург) и второй (декабрь 1991 г., пос.Репино)встречах политзаключенных 1950—1980-х гг., организованных Санкт-Петербургским“Мемориалом”; остальные являются результатом систематической работы в этомнаправлении сотрудников “Мемориала” Н. Кравченко, С. Чуйковой, А. Раскина и др.На базе интервью с участниками “Маяковки” — несанкционированных сходокмосковской литературной молодежи на площади Маяковского в 1958—1961 гг.,подготовлена книга Л. Политковской “ Мы — предчувствие… предтеча...”.
б) интервью, взятых вОдессе сотрудницей Института гуманитарно-политических исследований И.Хилькевич. Интервьюируемые — участники неофициальной культурной и общественнойжизни Одессы в 70-е годы.
в) текстов интервью, собранныхИнститутом изучения Восточной Европы при Бременском университете в начале1980-х гг. Значительная часть этих интервью была взята у эмигрантов из СССР,имевших отношение к диссидентской и культурной активности, и касается темыизготовления и распространения самиздата. В качестве интервьюера выступала, восновном, Р.Д.Орлова.
Аудиозаписи, относящиеся к пп. а)и б), хранятся отдельно.
В этой же коллекции находятсяанкеты, распространенные “Мемориалом” среди участников первой встречи политзаключенныхв августе 1990 г.
3.2 Архивные коллекции Центрального государственногоархива литературы и искусства С. Петербурга[4]
 
1. Коллекция документов деятелейлитературы и искусства. Образована в архиве в 1977 г., 181 док., 1902 — 1979гг.
Собрана из отдельных поступленийдокументов: рукописей стихотворений А. Прокофьева, К. Чуковского, воспоминаниио поэте С. Есенине, художнике П. Филонове; писем писателей К. Федина, А.Фадеева, композитора Б.Асафьева, художника А. Остроумовой-Лебедевой; фотографииписателя М. Шагинян, артистов К. Станиславского, К. Варламова, Медеи и НиколаяФигнер, композитора Д.Шостаковича, афиш, буклетов, программ, рисунков и пр.
2. Коллекция документов артистовэстрады и цирка. Образована в архиве в 1979 г., 655 дел, 1866 — 1957 гг.
Тексты (рукописные имашинописные) рассказов, стихотворений, анекдотов, шуток, реприз, конферанса ипр., исполняемых с эстрады и в цирке.
3. Литературные объединенияЛенинграда. Образована в архиве в 1980 г., 41 дело, 1954 — 1977 гг.
Рукописи литературныхпроизведений самодеятельных авторов и протоколы обсуждения этих произведений.
4. Воложенинов Иван Клементьевич(1913 — 1980), собиратель книг и автографов деятелей литературы и искусства, 88дел., 1921-1977 гг.
Письма Н.К.Крупской,Е.Д.Стасовой, писателей М.Горького, М.Дудина, С.Маршака, Эльзы Триоле,художницы З.Серебяковой; дарственные надписи на книгах М.Шолохова иИ.Эренбурга, фотография писателя Ромена Роллана с автографом.
Документы писательницы А.Г.Голубевой (рукописи, письма, отзывы на ее произведения), артиста С.И.Филиппова(тексты ролей, фотографии, договор), литературоведа П.П. Шишмарева (отзывы одиссертации, письма).
5. Вяземский Сергей Михайлович(1895 — 1983), собиратель документов по истории Петербурга – Ленинграда, 3313дел, 1870- 1975 гг.
Собрание вырезок и выписок изкниг и периодики, афиш, объявлений, буклетов, пригласительных билетов,фотографий по истории Петербурга — Петрограда — Ленинграда.
6. Котельников Дада Иванович(1906 — 1984), собиратель документов по изобразительному искусству, 664 дела,1865- 1977 гг.
Собрание книг по изобразительномуискусству, путеводителей по музеям, каталогов художественных выставок, сведенийо художниках и художественной жизни в нашей стране и за рубежом (выписки ивырезки из книг и периодики, художественные открытки, пригласительные билеты,буклеты, марки).
3.3 Архивные коллекции  Государственного архива РФ [5]
 
Коллекция документов рукописногоотделения библиотеки Зимнего дворца. Санкт-Петербург, 4567 ед. хр.,  XIV в. –1902.
Коллекция копий документовзарубежных архивов, 113 ед.хр., 1777–1955.
Коллекция документов по историиреволюционного движения в России,  204 ед. хр., 1801–1920.
Коллекция разрозненныхдокументальных материалов центральных и местных административных, жандармских,полицейских, судебных учреждений и учебных заведений в царстве Польском, 282ед. хр., 1823–1918.
Коллекция вещественныхдоказательств, изъятых жандармскими учреждениями при обысках редакций газет,21580 ед. хр., 1825–1920.
Коллекция копий документов другихгосударственных архивов бывшего СССР, 164 ед. хр., 1825–1917.
Коллекция фотографий,  59004 ед.хр., 1840–1917.
Коллекция нелегальныхизданий (листовок и брошюр), отложившихся в полицейских и судебных органахдореволюционной России 44 955 ед. хр., 1850–1917.
Коллекция печатныхлегальных изданий (листовки, брошюры, объявления, инструкции), отложившихся вполицейских и судебных органах дореволюционной России, 423 ед. хр., 1853–1920.
Коллекция рукописейЦарскосельского дворца,  798 ед. хр., 1863–1916.
Материалы, собранные С.Г. Сватиковым, о члене парии эсеров Г.П. Хавкине(коллекция), 11 ед. хр., 1886–1932.
Коллекция документов по историинародного образования в Московском уезде Московской губернии, 65 ед. хр.,1898–1919.
Коллекция документов периодапервой мировой войны и Временного Правительства, 180 ед. хр., 1914–1921.
Заключение
Цель курсового исследованиядостигнута путём реализации поставленных задач.
В результате проведённогоисследования по теме " Принципы формирования архивных коллекций"можно сделать ряд выводов:
Документы Архивного фондаРоссийской Федерации учитываются по архивнымфондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
Под архивным фондом понимаетсясовокупность архивных документов, исторически или логически связанных междусобой.
Понятие «архивный фонд»включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся вгосударственных архивах и имеющих свои особенности.
Архивная коллекция – фонд,представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся вдеятельности различных фондообразователей и объединенных по одному илинескольким признакам.
В основе комплектования архивнойколлекции лежит признак логической связи, т.е. она собрана искусственно.
Документы коллекций в зависимостиот их характера и состава формируются в единицы хранения в соответствии савторским, хронологическим, географическим или тематическим признаком.
Архивные коллекции могут бытьсобраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древнихрукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архивепо тому же признаку из разрозненных документов или дел разных учреждений сцелью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.
Состав архивной коллекции можетпополняться вновь поступившими документами и изменяться в связи с передачейотдельных документов во вновь образуемые фонды.Библиографическийсписок литературы
 
Источники
 
1. Федеральный закон «Обархивном деле в Российской Федерации» от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ (сизменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Федеральный Закон «Обобязательном экземпляре документов» от 29декабря 1994г. № 77-ФЗ.
3. Приказ Министерства культуры имассовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и другихархивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках, организациях Российской академии наук».
4. Основные правила работы архивов организаций. Одобренырешением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. — М.: ВНИИДАД, 2002.   
Литература
5. Булюлина Е. В. Архивоведение:Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2003. 96с.
6.Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современныйэтап //Секретарское дело. № 1.1998. С. 23-25.
7. Георгиевская Л.С. Формированиеи научное описание архивных коллекций.// «Отечественные архивы»,научно-практический журнал. – 2006. — № 4 
Электронные ресурсы
 
8. Архив общества «Мемориал».//http://www.memo.ru/history/.htm
9. Архивные коллекцииЦентрального государственного архива литературы и искусства С. Петербурга// www.rusarchives.ru/guide/cgalispb/shtml
10. Документы по истории РоссииXIX – начала XX вв.// www. garf-2.narod.ru
Приложение
Порядок формирования архивнойколлекции «Хроника событий
социально-экономического развитияПермской области»
(утв. распоряжением ГубернатораПермской области
от 22 июля 2005 г. N 323-р)[6]
1. Формирование архивнойколлекции документов в аппарате администрации области осуществляет специалист,готовит ее к передаче в государственный архив (далее — специалист).
2. Пресс-служба губернатораобласти формирует блок аудио-, фото-, видеоматериалов, газетных публикаций идругих документов, относящихся к мероприятиям с участием губернатора области иего заместителей, и с описанием каждого документа передает специалисту, которыйформирует соответствующее дело.
3. Консультанты-референтызаместителей губернатора области организуют сбор документов по проводимыммероприятиям с участием исполнительных органов власти области и структурныхподразделений аппарата администрации области, в т.ч. пресс-службы губернатораобласти. Сформированный блок документов по мероприятию передается специалисту сописанием каждого документа. Кроме того, консультанты-референты формируют делапо проводимым значимым совещаниям с участием губернатора области и егозаместителей. Дела хранятся у консультантов-референтов в течение года, затем передаютсяспециалисту для передачи в архив.
4. На исполнительные органыгосударственной власти, структурные подразделения аппарата администрацииобласти возлагается ответственность за формирование документов по организуемымими мероприятиям с участием губернатора области и его заместителей.
5. Исполнительные органыгосударственной власти области, структурные подразделения аппаратаадминистрации области формируют блок документов, отражающих все событиямеждународного, российского, областного уровня, происходящие как на территорииПермской области, так и за ее пределами, без участия губернатора области и егозаместителей.
6. Организационный отдел аппаратаадминистрации области:
формирует дела по мероприятиямрегионального, федерального и международного уровня, проводимым администрациейобласти, включая документы как на бумажных, так и на электронных и другихносителях;
включает в перечень участниковнаиболее значимых мероприятий представителей комитета по делам архивов областидля обеспечения инициативного документирования.
7. Специалисты органовгосударственной власти области, структурных подразделений аппаратаадминистрации области, ответственные за проведение мероприятий, передаютподготовленные и обработанные документы специалисту.
8. Документы, передаваемые вархивную коллекцию, должны быть укомплектованы в папки либо в коробки, накоторые нанесена надпись о теме мероприятия. Оформление документов должносоответствовать следующим требованиям:
фотодокументы помещены вконверты, на которых указаны дата, место, информация об участниках,изображенных на фото;
на видеокассетах указываетсядата, место, тема мероприятия, информация об участниках;
на аудиокассетах указываетсядата, место, информация об участниках, чей голос записан на кассете;
газетные публикации подписаны суказанием даты, номера и названия издания;
прилагаются афиши,пригласительные билеты, протоколы, стенограммы, письма и другие материалы,относящиеся к данному мероприятию, а также сканированные документы вэлектронном виде с пояснениями.
9. Комитет по делам архивовобласти принимает участие в документировании значимых событий, происходящих натерритории Пермской области, с участием губернатора области и его заместителей.В государственных архивах формируется архивная коллекция под единым названием«Хроника событий социально-экономического развития Пермской области».
10. Ежеквартально специалистпередает по описям документы, а государственные архивы принимают их дляформирования архивной коллекции.
11. Аппарат администрации областиобеспечивает специалистов, участвующих в формировании архивной коллекции,необходимым инвентарем (папки, специальные коробки, CD-диски, дискеты, аудио-,видеокассеты, в т.ч. профессиональные, материалы для фотосъемок и т.д.).