Поняття документу та діловодства в бухгалтерському обліку
Однією з умовуспішної діяльності підприємства є якість інформації, яка залежить від рівняінформаційного забезпечення керівництва. Процес прийняття управлінськогорішення передбачає отримання даних, їх аналіз, узагальнення та підготовку врозрізах і форматі, необхідних для управлінського персоналу.
Обов'язковоювимогою до таких даних є їх достовірність і можливість підтвердження. Інформаціяможе бути незакріпленою або закріпленою на відповідному носії (документальною).
Матеріальнийоб'єкт, призначений для запису, зберігання і передачі в просторі й часіінформації, називається матеріальним носієм. Ним можуть бути папір, магнітнастрічка, дискета, лазерний диск тощо. Існування документа без матеріальногоносія неможливе. Щоб вважати матеріальний об'єкт документом, необхідною єнаявність зафіксованого у ньому текстового повідомлення.
Отже, документ — цематеріальний об'єкт, який містить інформаційні дані, оформлений у визначеномупорядку та має юридичну силу.
Тому в процесіпідготовки інформації для управління життєво важливою стає організаціяналежного документування господарських операцій і документообороту. Якщо напідприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то в результатіпогіршується управління, оскільки воно залежить передусім від якості та оперативностіприймання-передачі інформації, налагодження довідково-інформаційної служби,чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів.
Документальнопідтверджені відомості використовуються апаратом управління як засіб реалізаціїпокладених на нього функцій. Крім того, документи в багатьох випадках є одниміз засобів закріплення і підтвердження законності та забезпечення контролю.5
У бухгалтерськомуобліку інформація генерується і передається за допомогою документів. Окрімтого, що документи є основним джерелом економічної інформації, об'єктом ірезультатом праці багатьох працівників, у них відображаються розпорядження наздійснення господарських операцій, а також вони слугують підтвердженням їхздійснення.
Отже, вбухгалтерському обліку документ є безперечним письмовим доказом фактугосподарського життя, який відбувся. Тобто це належним чином складений іоформлений діловий папір, який містить всі істотні характеристики фактугосподарського життя.
Сукупністьбухгалтерських документів, якими оформлюються господарські операції,називається документацією, яка є результатом бухгалтерського спостереження загосподарськими операціями та обов'язковою умовою для їх відображення убухгалтерському обліку.
Важливістьправильного та своєчасного документування господарської діяльностіпідтверджується регулюванням деяких аспектів даного питання нормамизаконодавства. Так, чинним законодавством чітко визначено сутність первинногодокументу (табл.1).
Таблиця1. Трактування поняття «первинний документ» відповідно дозаконодавстваНормативні документи Визначення Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996 Первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення Закон України «Про інформацію» № 2657-ХІІ Документ — передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно, відео, фотоплівці або на іншому носісві Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 Первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення ДСТУ 2962-94 Первинна документація — це сукупність облікових документів, які фіксують здійснення виробничо-господарських операцій і розпорядження на їх проведення
Залежно відзначення у господарській діяльності підприємства, документи виконують різніфункції: доказову, інформаційну, контрольну, накопичення і зберіганняінформаційних даних.
Доказова функціяозначає, що документи є письмовим доказом здійснення господарських операцій,тобто мають юридичну силу та використовуються для здійснення контролю й аналізугосподарської діяльності, її подальшого планування, а також у ході аудиторськоїперевірки, проведення бухгалтерської експертизи, ревізії, у судовому процесі.
Особливою є рольдокументів у здійсненні контролю за доцільністю господарських операцій. Своєчаснета правильне документування господарських операцій забезпечує контроль зазбереженням майна власника.
Від якостіпервинних документів залежить якість бухгалтерського обліку на підприємстві. Томукожна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, повинна бутидокументально оформлена, оскільки без її підтвердження відповідним документомвона не може бути відображена в бухгалтерському обліку. У своїй роботі коженбухгалтер повинен керуватися правилом: «Немає документу — немає запису».Кожен документ повинен бути оформлений відповідно до встановлених вимог.
Неправильнескладання документів (а тим більше їх відсутність) — одна з основних причинвиникнення конфліктів з податковими органами, контрагентами, працівниками. Завідсутності належним чином оформлених документів підприємство стикається знеобхідністю доведення факту здійснення певних господарських операцій задопомогою інших наявних документів, що досить часто виявляється складнимзавданням.
Нечіткаорганізація роботи з документами призводить до зниження якості їх оформлення,збільшення строків опрацювання інформаційних даних, затримки проходженнядокументів і їх виконання, відсутності контролю за виконавцями, надмірностідокументообороту. Все це знижує інтенсивність діяльності підприємства, якістьобслуговування клієнтів і здатність підприємства підтримувати зовнішніконтакти, призводить до фактичної некерованості підприємством.
Для організаціїефективної обробки великої кількості документів і особливостей їх складаннябухгалтер повинен вміти їх класифікувати. Крім того, правильна класифікаціядокументів є основою раціональної організації бухгалтерського обліку напідприємстві.
Бухгалтерськідокументи можна класифікувати за багатьма ознаками, основні з яких наведено втабл.2.
Таблиця2. Класифікація первинних документів у бухгалтерському облікуКласифікаційна ознака Види документів Характеристика документів 1 2 3 За місцем складання внутрішні складаються на підприємстві на підставі здійснених ним операцій зовнішні надходять на підприємство ззовні За змістом господарських операцій грошові відображають наявність і рух грошових коштів майнові відображають наявність і рух майна розрахункові відображають розрахунки підприємства з іншими суб'єктами господарювання та державою За порядком складання первинні складаються у момент здійснення господарської операції або одразу після її закінчення зведені складаються на підставі первинних шляхом групування і узагальнення їх показників За ступенем уніфікації уніфіковані передбачають наявність типових бланків, затверджених у встановленому порядку бухгалтерського оформлення розробляються на підприємстві та складаються без використання типових бланків Відповідно до правил складання доброякісні відповідають законодавству, вимогам і положенням про документи та записи в бухгалтерському обліку недоброякісні не відповідають вимогам і відображають здійснену операцію у спотвореному вигляді (неправильно оформлені та підроблені документи) За призначенням розпорядчі містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції виправдовуючі (виконавчі) підтверджують здійснення господарської операції комбіновані поєднують ознаки попередніх видів
Особливе місцесеред документів займає нечисленна, але важлива для облікового підрозділупідприємства організаційно-розпорядча документація, яка забезпечує якорганізацію роботи бухгалтерської служби (Положення про бухгалтерську службу,посадові інструкції посадових працівників), так і правову основу господарськихоперацій (накази або розпорядження, акти перевірок, протоколи засідань тощо).
Важливими є такожуніфіковані документи, призначені для оформлення ряду господарських операцій навсіх підприємствах незалежно від галузі народного господарства (касові табанківські документи, документи для розрахунків з підзвітними особами тощо). Уніфікованідокументи передбачають наявність відповідних бланків.
Бланк — друкованаформа документу з реквізитами, які містять постійну інформацію. У бланку можерозміщуватися емблема підприємства, товарний знак та ін.
Найбільшрозповсюдженими є бланки актів, довідок, службових листів, контрактів,договорів і ряду первинних документів. На бланках типових і спеціалізованихформ, затверджених міністерствами та відомствами України, складаютьсяфінансова, податкова та статистична звітність.
У випадках,передбачених законодавством, бланки первинних документів можуть відноситися добланків суворої звітності. Форми бланків суворої звітності затверджуютьсявідповідними державними органами та друкуються централізовано масовим тиражемна спеціальному папері із захисними складовими. Всі бланки суворої звітностіпідлягають нумерації, порядок нанесення якої встановлюється державними органами.Використання і порядок реєстрації руху бланків суворої звітності, а такожперелік господарських операцій, оформлення яких відбувається на таких бланках,визначається окремими нормативними документами. Вирішення окремих питань щодовикористання бланків суворої звітності належить до повноважень посадових осібна рівні підприємства (наприклад, може складатися перелік осіб, які у своїйдіяльності використовують такі бланки).
У випадках,передбачених законодавством, бланки первинних документів можуть відноситися добланків суворої звітності. Форми бланків суворої звітності затверджуютьсявідповідними державними органами та друкуються централізовано масовим тиражемна спеціальному папері із захисними складовими. Всі бланки суворої звітностіпідлягають нумерації, порядок нанесення якої встановлюється державними органами.Використання і порядок реєстрації руху бланків суворої звітності, а такожперелік господарських операцій, оформлення яких відбувається на таких бланках,визначається окремими нормативними документами. Вирішення окремих питань щодовикористання бланків суворої звітності належить до повноважень посадових осібна рівні підприємства (наприклад, може складатися перелік осіб, які у своїйдіяльності використовують такі бланки).
Обов'язковими єреквізити, передбачені в усіх документах, незалежно від виду останніх. Вонинаносяться на стандартні аркуші паперу друкарським способом, за допомогоюкомп'ютерних засобів або спеціального штампу, і утворюють бланк документу.
Якщо в документіне заповнено хоча б один з обов'язкових реквізитів, то він вважаєтьсянедоброякісним і не може бути підставою для відображення господарської операціїу бухгалтерському обліку, оскільки в процесі проведення перевірок контролюючимиорганами такі документи не будуть визнаватися підтверджуючими у здійсненнігосподарських операцій.
У сучасних умовах,окрім передбачених законодавством обов'язкових реквізитів, необхідно вміти«читати»3 й заповнювати ще й ряд позначень і кодів, які можутьпередбачатися типовими формами документів залежно від характеру операції (табл.3).
Таблиця 3. Поясненнядеяких додаткових реквізитів документів№ з/п Код (позначення) Пояснення 1 УКУД Код відповідно до Українського класифікатора управлінської документації 2 КОПФГ Класифікація організаційно-правових форм господарювання Шифри для типових форм первинних документів 3 оз Основні засоби (для типових форм з обліку основних засобів) 4 НА Нематеріальні активи (для типових форм з обліку нематеріальних активів) 5 П Персонал (для типових форм з обліку особового складу та використання робочого часу; розрахунків з робітниками та службовцями із заробітної плати) 6 ЕСМ (для типових форм з обліку роботи будівельних машин та механізмів) 7 ко Касовий ордер (для типових форм з обліку касових операцій) 8 сз Сувора звітність (для типових форм з обліку бланків суворої звітності) 9 м Матеріали (для типових форм з обліку ТМЦ) 10 мш Малоцінні та швидкозношувані предмети (для типових форм з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів) 11 тн, тз, т Транспортна документація (для типових форм єдиної первинної документації) 12 інв. Інвентаризація (для типових форм з обліку результатів інвентаризації) 13 мд Митна декларація (для типових форм з обліку ТМЦ, які використовуються у ЗЕД)
Форми первиннихдокументів можуть самостійно розроблятися і затверджуватися внутрішнімирозпорядчими документами підприємства з урахуванням обов'язкових реквізитів. Однакзастосування таких документів можливе і має юридичну силу лише в межах даногопідприємства (хоча може бути використане як доказ у слідстві, якщо документоформлений чорнилом). При розробці документів обов'язковим є дотримання полів (верхньогота нижнього не менше 2 см, лівого — 3 см та правого не менше 1 см). Особливуувагу слід звертати на поле з лівої сторони, що дозволить забезпечитизбереження інформаційних даних після підшивки документів.
Для забезпеченняконтролю та відповідальності за правильність оформлення і виконання документівкерівником підприємства затверджується перелік посадових осіб, які мають праводавати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення операції,пов'язаних із витрачанням грошових коштів і відпуском товарно-матеріальнихцінностей, нематеріальних та інших активів. Кількість таких осіб повинна бутиобмеженою.
Право підписудокументів від імені юридичної особи, наприклад, договорів, може надаватисяшляхом видачі доручення на підписання документів, оформленого відповідно довимог законодавства.
Окрімпідтвердження здійснення господарської операції і правильності її оформлення,підпис відповідної посадової особи також може бути розпорядженням на здійсненнягосподарських операцій.
Грошові та розрахунковідокументи, документи щодо фінансових і кредитних зобов'язань підписуютьсякерівником і головним бухгалтером або вповноваженими особами. Вказані документибез підпису головного бухгалтера або вповноважених осіб вважаються недійснимита не повинні прийматися до виконання працівниками бухгалтерської службипідприємства.
Письмоверозпорядження на оплату керівник надає у вигляді вказівки «Бухгалтерськійслужбі оплатити» на рахунку-фактурі та ставить дату й підпис. Рахунок-фактураз вказівкою керівника на оплату підшивається до відповідних виписок банку таплатіжного доручення.
Письмовірозпорядження на оплату рахунків і здійснення інших грошових операцій можутьнадаватися керівником підприємства головному бухгалтеру й іншими способами. Форматаких письмових вказівок обумовлюється в Положенні про бухгалтерську службу.
Головний бухгалтерприймає для виконання вказівки керівника у письмовій формі лише у тому випадку,якщо йому надано складені з дотриманням усіх вимог документи, необхідні дляздійснення операції.
З прийняттямЦивільного Кодексу України з'явилися нові можливості для підписання документів,зокрема, за допомогою факсиміле як аналога власноручного підпису.
Факсиміле — цепечатка, за допомогою якої відтворюється підпис уповноваженої особи, тобто йогокопія.
Відповідно дозаконодавства виготовлення факсиміле відбувається за клопотанням, підписанимкерівником підприємства. Отримання дозволу органів внутрішніх справ длявиготовлення факсиміле не потрібне.
Для уникненнязловживань внаслідок використання факсимільного підпису законодавствомпередбачено, що використання факсиміле допускається лише у випадках,встановлених законодавством, іншими актами цивільного законодавства або записьмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналогавласноручних підписів представників сторін.
На підприємствіварто розробити документи щодо порядку використання факсиміле. Порядоквикористання факсиміле можливо встановити в інструкції, де зазначити, яка особамає право на підписання документів за допомогою факсиміле, визначити, якідокументи можна підписувати за допомогою факсиміле, порядок його зберігання. Вартотакож передбачити особу, відповідальну за використання і зберігання факсиміле. Усіхосіб, які будуть мати справу з факсиміле, необхідно ознайомити з інструкцієюпід розписку. Також бажано встановити обов'язок особи, яка проставила підпис задопомогою факсиміле, поставити в документі і свій підпис, що буде доказом того,хто використав факсиміле.
На всіхпідприємствах повинен встановлюватися порядок приймання і реєстраціїдокументів, які надходять, відправлення вихідних документів, реєстрації іконтролю за виконанням документів, збереженням оброблених документів,листуванням з окремими підприємствами та особами, зберіганням документів вархівах. Така сукупність робіт називається діловодством — діяльністю, якаохоплює питання документування та організації роботи з документами в процесіуправління.
Нині для більшостіпідприємств характерною є відсутність упорядкованого діловодства, однак, самечітко організоване діловодство визначає документальне забезпечення управлінняпідприємством і може суттєво підвищити ефективність його діяльності.
Крім того,діловодство повинне забезпечувати оперативну роботу бухгалтерської служби,можливість здійснення контролю за створенням, виконанням і зберіганням кожногодокумента. Налагоджене діловодство забезпечує уникнення труднощів у процесіприймання-передачі справ від бухгалтера, який звільняється, бухгалтеру, якогопризначають на посаду.
Організаціяділоводства проводиться відповідно до методичних рекомендацій щодо практичноговикористання основних положень Єдиної державної системи діловодства.
Базовим поняттям уділоводстві є номенклатура справ — довідник із систематизованим перелікомзаголовків справ і зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справвідіграє роль класифікатора щодо розміщення документів у справах. Крім того,номенклатура повинна передбачати перелік посадових осіб, які відповідають заформування справ.
Для розробки справнеобхідно вивчити діяльність підприємства в цілому та кожного структурногопідрозділу зокрема.
Справи вноменклатурі можуть групуватися за такими розділами:
організаційно-розпорядчадокументація;
первинні документи;
облікові регістри;
планова та звітнадокументація;
листи.
Групування справсупроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекссправи може містити номер структурного підрозділу та порядковий номер заголовкусправи.
Номенклатуру справу розрізі окремих структурних підрозділів підприємства розробляє посадоваособа, відповідальна за діловодство (секретар-референт), із залученням фахівцівархівної справи (архіваріусів). За відсутності таких посад розробкоюноменклатури справ може займатися бухгалтер.
У процесі розробкиноменклатури справ бухгалтерської служби необхідно дотримуватися таких вимог: чітковідокремлювати бухгалтерські документи від інших; суворо дотримуватися порядкуобробки документів, що дозволить налагодити ритмічність у веденнібухгалтерського обліку.
Рознесеннядокументів у справи (заведені папки з твердого картону) відповідно дономенклатури справ називається формуванням справ.
На обкладинцісправи вказуються: назва підприємства; назва підрозділу підприємства; номерсправи; заголовок справи; дата заведення і завершення формування справи; кількістьлистів; строк зберігання. Заголовок для обкладинки справи береться зноменклатури.
Справа вважаєтьсязаведеною з моменту внесення до неї першого документу та формується увідповідному підрозділі підприємства, де зберігається до передачі на зберіганняв архів.
Формуючи справи,необхідно враховувати терміни зберігання документів, визначені законодавством.
Деякі документи,наприклад, документація з організації бухгалтерського обліку (Положення прооблікову політику, графік документообороту тощо) можуть зберігатися в поточномуархіві постійно, що зумовлено потребою їх постійного використання.
Номенклатура справпогоджується з архіваріусом і затверджується керівником підприємства.
Документипідшиваються у справу за один календарний рік. Крім того, до справи повинніпідшиватися лише документи, передбачені номенклатурою. У випадку появи непередбачених номенклатурою документів, заводиться самостійна справа, а її назвадописується в номенклатуру справ під резервним номером.
У справувключаються документи лише в одному екземплярі в оригіналі за хронологічним чилогічним порядком (або в поєднанні). Чернетки та копії до справи непідшиваються. Винятками можуть бути чернетки та копії особливо ціннихдокументів, на яких є резолюції, помітки, візи, що доповнюють зміст оригіналів.
Додатки додокументів також повинні включатися у справу. Якщо додатки займають великийобсяг, їх можна підшивати в самостійні томи.
Планові й звітнідокументи (плани, заявки, кошториси, звіти й розрахунки до них) розміщуються в справитого року, до якого вони відносяться за змістом, незалежно від часу їїскладання або дати надходження. Наприклад, звітність за 2003 р. буде складатисяу 2004 p., але розміщується в справу 2003 р. і навпаки, план на 2005 р. складаєтьсяв 2004 p., а розміщується в справу 2005 р.
Бухгалтерськідокументи групуються в хронологічному порядку. Документи за окремий місяцьвідділяються від документів за інші місяці листком паперу із зазначенням назвивідповідного календарного періоду. Розпорядчі документи (накази, розпорядження,постанови і т.д.) формуються за видами документів у хронологічному порядку. Листисистематизуються у хронологічному порядку. Документи-відповіді підшиваються задокументами-запитами.
Окрімхронологічного порядку в справі документи можуть систематизуватися за алфавітом.Алфавітна систематизація документів передбачає використання прізвищ їх авторів,назв контрагентів тощо. Наприклад, особові рахунки працівників із заробітноїплати, копії ідентифікаційних кодів і паспортів групуються в справу в межахроку й розміщуються в алфавітному порядку.
Для зручностітовщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм, а кількість документів — 250листів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи.
У кінці справи наокремому аркуші необхідно зазначати кількість пронумерованих аркушів (цифрамита словами).
Оброблені тавиконані документи повинні розноситися у справи до кінця робочого дня. Щоденнедотримання цього нескладного правила забезпечить систематизацію документів ішвидкий пошук, виключить можливість їх втрати.