Содержание
Введение. 3
1. Основы первичного учета на предприятии. 5
1.1.Понятиепервичных учетных документов и их значение…………………..5
1.2. Классификацияпервичных учётных документов. 8
1.3. Формапервичных учётных документов. 11
2. Организациядокументооборота в бухгалтерском учете. 20
2.1. Системадокументооборота первичных учётных докумен- тов. 20
2.2. Документооборот первичных документов в организациях различной формысобственности. 24
Заключение. 28
Глоссарий. 30
Библиографическийсписок литературы… 31
Приложение....................................................................................................…..32
Введение
Формирование рыночных отношений в стране заставило по-новомуподойти к постановке учета на отдельных участках финансово-хозяйственнойдеятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использованиеприводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередьуменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Выявить и практически использовать эти резервыможно с помощью тщательного учета и аудита.
Первичный учетпредставляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрацииотдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления,происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальныесведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленныхучастках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции идругих подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.
Актуальность темыкурсовой работы состоит в том, чтопервичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализасостояния первичного учета на 70—80% можно проецировать на всю систему бухгалтерскогоучета и систему внутреннего контроля на предприятии.
Эффективная организация системыпервичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующейесли не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем,что сегодня значительная часть российских предприятий, переживших всеэкономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, темне менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития.Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночнойэкономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.
Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствиис нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначенияи статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:
К первому уровню системы следует отнести Гражданский кодексРФ, Налоговый кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральныйзакон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету иотчетности; На втором уровне системы нормативных документов единственнымрегулирующим органом является Минфин РФ.
3-й уровень: методические рекомендаций (указания),инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств.
4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учетусамого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенностиорганизации и ведения учета в нем. Основными из них являются: документ поучетной политике предприятия; формы первичных учетных документов, утвержденныеруководителем; графики документооборота.
Основная цель курсовой работы состоит в изучении действующихметодик документооборота первичных бухгалтерских документов.
В соответствии с данной целью в исследовании были поставленыследующие задачи:
— дать определение понятию первичных учётныхдокументов и показать их значение при организации бухгалтерского учётана предприятии.
— рассмотреть классификацию первичных учётных документов.
— показать существующие формы первичных учётных документов
— охарактеризовать систему документооборота первичныхучётных документов.
— рассмотреть документооборотпервичных документов в организациях различной формы собственности.
/>1. Основы первичного учета на предприятии
/>1.1. Понятие первичныхучетных документови их значение
Документ – письменное свидетельство факта хозяйственнойоперации. Термин «хозяйственная операция» взаконодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будемпонимать любое событие хозяйственной деятельности. И хотя таких событий великоемножество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными.
Материальным носителем учетной информации является учетныйбланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета.Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другиесоздаются на основе данных первичных носителей и служат для удобствапоследующей обработки информации, а также дают возможность автоматическивводить данные в компьютер./> />
Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственныефакты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция неможет быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа(рис. 1.1).[1]
Рис. 1.1. Порядоксоставления первичных документов.
Документы в системе бухгалтерского учета имеют важноепрактическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческоеи экономическое значение.[2]
Практическое значение документов воперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно исвоевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия(например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата изкассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежныхсредств с расчетных счетов и др.).
Юридическое значение документовсостоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателейбухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителейза произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документовиспользуются в качестве получения аудиторских доказательств для составленияаудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономическогосубъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебныхспоров, возникающих между организациями или между организацией и органаминалогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.
Контрольно-аналитическое значениедокументов заключается в том, что они служат источником контрольных данных приосуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с цельюустановления законности и экономической целесообразности осуществленныхопераций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательствдля внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативныхаудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита,обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторскойорганизацией. Документы служат также основанием проведения и источником информацииконтроля и ревизии.
Документы имеют важное значение идля анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с цельювыявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств,непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервови их мобилизации в производстве.
Организационно-управленческоезначение документов заключается в том, что путем системного использованияинформации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добитьсяоптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования,прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственногомеханизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальнойприбыли.
Экономическое значение документов состоит в том, что онипозволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях,работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования.Данные первичных документов используются для определения важных экономических ипроизводственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача,материалоотдача и т. д. [3].
Таким образом, первичныйбухгалтерский документ является письменным свидетельством того, чтохозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших поясненийи детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичныедокументы, которые будут иметь юридическую силу.
Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит откачества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документдолжен составляться с соблюдением установленных правил и требований.
Наиболее распространенный материальный носитель – учетныйбланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) кудазаносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки илиавтоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичныхучетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованиемтехники (платежные поручения).
Учетный документ в бланке часто составляется в несколькихэкземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующимиинструкциями.
1.2. Классификация первичных учётных документов
Классификацию первичных учетных документов можно представитьв виде схемы (см. Приложение).[4]
По назначению бухгалтерскиедокументы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные),бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы содержатраспоряжения, задания, приказы руководителя организации или другихуполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К нимотносятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств срасчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средствс банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальныхценностей и др.
Распорядительные документы неподтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основаниемдля учётных записей не являются.
Исполнительные (оправдательные)документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. Кним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборныекарты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работуи т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующегоконтроля хозяйственных операций.
Документы бухгалтерского оформления составляются с цельюподготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также сцелью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:
-документыпо учету ОС и НМА;
-документыпо учету сырья и материалов;
-документыпо учету кассовых операции;
-документыпо учету банковских операции;
-документыпо учету НДС;
-документыпо расчетам с подотчетными лицами;
-документы по учетурабочего времени и начислению зарплаты.
Комбинированные документы содержатодновременно признаки распорядительных, исполнительных документов ибухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержитраспоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции)и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).
По объему содержащихся в документахсведений или по порядку их составления они делятся на первичные и сводные.
Первичные документы составляютсянепосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеютюридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальнымдоказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности,накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработнойплаты, отгрузку продукции и др.
Сводные документы составляют наосновании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленныепрежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщенияданных первичных документов с целью получения укрупненных или новыхпоказателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовыйотчет, отчет о движении материальных ценностей и др.
По способу использования документы подразделяются на разовыеи накопительные.
В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколькохозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составленияони могут являться основанием для бухгалтерских записей.
Накопительные документы составляют за определенный периодвремени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственныхоперациях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов,реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократитьколичество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самымспособствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служборганизаций.[5]
По месту составления документыподразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные и расходныеордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные иприменяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортныенакладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающиеот других юридических и физических лиц.
По количеству учетных позициидокументы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнениекакой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций инаименований (счет, товарно-транспортная накладная).[6]
По способу заполнения документы подразделяют на составляемыевручную, на пишущей машинке и на компьютере.
1.3. Форма первичных учётных документов
В зависимости от характера регистрируемыхопераций формы документов делятся на типовые и специализированные.
Типовыми называются формыдокументов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенныххозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной илиряда отраслей.
К специализированным относятся формы документов, служащиедля регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющихместо в отдельных группах организаций или отрасли.
С целью облегчения обработки документов, применяемых вбухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактовхозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:
1. Назначению.
2. Порядку формирования.
3. Способу использования.
4. Статусу в системе информационного обеспечения.
5. Месту составления.
6. Количеству учетных операций.
7. Оформлению однородных операций.
8. Способу заполнения.
Первичные учетные документы должны содержать все сведения,необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требованияустанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательноетребование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимыхорганизацией.
Документ, которым оформляется проводимая хозяйственнаяоперация, имеет двойное предназначение:
во-первых, этот документ является оправдательным, т.е.подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;
во-вторых, документ служит первичным учетным документом, наосновании которого производятся записи в бухгалтерском учете.
Одним из важнейших условийоформления документации является наличие в документах всех сведений,необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документыпринимаются к учету, если они составлены по форме,содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетнойдокументации. Под формой документа понимается состав и расположениереквизитов.
В том случае, если форма первичныхучетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичнойучетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты(показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристикихозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы.Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскомуучету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характерахозяйственных операций.
К обязательным реквизитам относятся:
— наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видовдокументов;
— наименование организации — автора документа указывают на бланках в соответствиис учредительными документами организации (уставом или положением).
— дата составления документа позволяет определить конкретную датусовершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата егоподписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами впоследовательности: день месяца, месяц,
— указание сторон, участвующих всовершении хозяйственной операции,
— измерители хозяйственной операции(в количественном и стоимостном выражении),
— содержание хозяйственнойоперации,
— наименование должностных лиц,ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,личные подписи и их расшифровки.
— личные подписи указанных лиц.
Унифицированныеформы первичных документов должны применяться в организации без изменений.Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированныхпервичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом онидолжны содержать все обязательные реквизиты.
В целях реализации приведенных законодательных положений обунифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФПостановлением от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах»возложилона Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждениюальбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронныхверсий.[7] Вназванном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и составунифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом сМинистерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.
Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ ПостановлениемГоскомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г.N 27н [8]утвержденПорядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности,осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированныхформ первичной учетной документации.
С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетныхдокументов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетнойдокументации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г.№71а.
Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета ибухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом МинфинаРоссии от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера операции,требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету итехнологии обработки учетной информации в первичные документы могут бытьвключены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа,адрес организации, основания для совершения хозяйственной операции.
При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированныхформ первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номерформы, наименование документа).
Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм недопускается;
вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительнымдокументом организации;
организацией может быть разработана и утвержденаорганизационно-распорядительным документом организации форма первичнойдокументации в случае отсутствия формы в альбоме унифицированных формГоскомстата России.[9]
Регистрациядокумента проводится после его подписания или утверждения. Регистрационныйномер — цифровое или буквенно — цифровое обозначение, присваиваемое документудля его учета и последующего поиска.
Наряду с унификацией важноезначение имеет стандартизация документов, под которой понимают установлениеодинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.
В настоящее время существуют следующие унифицированные формыпервичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России посогласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.
По учету кадров. Например:
N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника наработу»;
N Т-2 «Личная карточка работника»;
N Т-3 «Штатное расписание»;
N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника надругую работу»;
N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпускаработнику»;
N Т-7 «График отпусков»;
N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действиятрудового договора (контракта) с работником»;
N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника вкомандировку»;
N Т-10 «Командировочное удостоверение»;
По учету использования рабочего времени и расчетов сперсоналом по оплате труда. Например:
N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени ирасчета заработной платы»;
N Т-13 «Табель учета использования рабочеговремени»;
N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
N Т-51 «Расчетная ведомость»;
N Т-53 «Платежная ведомость»;
N Т-54 «Лицевой счет»;
N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпускаработнику»;
N Т-61 «Записка расчет при прекращении действиятрудового договора (контракта) с работником»;
N Т-73 «Акт о приемке работ, выполненных по трудовомудоговору (контракту), заключенному на время выполнения определеннойработы».
По учету работ в капитальном строительстве иремонтно-строительных работ.
Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:
N КС-2 «Акт о приемке выполненных работ»;
N КС-6а «Журнал учета выполненных работ»;
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местаххранения.
Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66[10]утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:
N МХ-1 «Акт о приеме-передаче товарно-материальныхценностей на хранение»;
N МХ-2 «Журнал учета товарно-материальных ценностей,сданных на хранение»;
По учету торговых операций.
Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N132[11] утвержденыформы (введены в действие с 1 января 1999 г.).
По учету денежных расчетов с населением при осуществленииторговых операций с применением контрольно-кассовых машин. Например:
N КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежныхсчетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
N КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных исуммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машиныв ремонт и при возвращении ее в организацию»;
По учету торговых операций (общие). Например:
N ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;
N ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении поколичеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;
По учету торговых операций при продаже товаров в кредит.Например:
N КР-7 «Справка о состоянии расчетов с работниками затовары, проданные в кредит».
По учету торговых операций в комиссионной торговле.Например:
N КОМИС-1 «Перечень товаров, принятых накомиссию»;
По учету операций в общественном питании. Например:
N ОП-1 «Калькуляционная карточка»;
N ОП-2 «План-меню»;
По учету кассовых операций
Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88[12] утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).Например:
N КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
N КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
N КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходныхкассовых документов»;
N КО-4 «Кассовая книга»;
Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55[13] утверждена форма N АО-1 «Авансовый отчет» (введена в действие с 1января 2002 г.).
По учету результатов инвентаризации. Например:
N ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основныхсредств»;
N ИНВ-1а «Инвентаризационная опись нематериальныхактивов»;
Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 [14]утвержденаунифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленныхинвентаризацией» (введена в действие с 1 января 2001 г.).
По учету работы строительных машин и механизмов. Например:
N ЭСМ-1 «Рапорт о работе башенного крана»;
N ЭСМ-2 «Путевой лист строительной машины»;
По учету работ в автомобильном транспорте: Например:
N 3 «Путевой лист легкового автомобиля»;
N 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля»;
N 1-Т «Товарно-транспортная накладная».
По учету основных средств.
Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7[15]утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:
N ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств(кроме зданий, сооружений)»;
N ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания(сооружения)»;
N ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основныхсредств (кроме зданий, сооружений)»;
N ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектовосновных средств»;
По учету нематериальных активов, материалов, малоценных ибыстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве.
Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N71а утверждены формы (введены в действие с 1 ноября 1997 г.).
По учету нематериальных активов:
N НМА-1 «Карточка учета нематериальных активов».
По учету материалов. Например:
N М-2 «Доверенность»;
N М-4 «Приходный ордер»;
N М-7 «Акт о приемке материалов»;
N М-11 «Требование-накладная»;
N М-17 «Карточка учета материалов»;
По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:
N МБ-2 «Карточка учета малоценных ибыстроизнашивающихся предметов»;
По учету работ в капитальном строительстве. Например:
N КС-6 «Общий журнал работ»;
2. Организациядокументооборота в бухгалтерском учете
/>/>/>2.1.Система документооборота первичных учётных документов
Документооборот– это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их созданиеили получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача вархив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организуетглавный бухгалтер предприятия.
Своевременное и качественное оформление первичных учетныхдокументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерскомучете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица,составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения поведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичныхучетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерскомучете производятся в соответствии с утвержденным в организации графикомдокументооборота.
Графикдокументооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен бытьрациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений иисполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определятьминимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в видесхемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов),выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями суказанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работникиорганизации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического,финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики,подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляютдокументы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждомуисполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляютсядокументы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления иподразделения организации, в которые они представляются.
Правильноесоставление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальномураспределению должностных обязанностей между работниками, укреплениюконтрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременностьсоставления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота,а также за своевременное и качественное создание документов, своевременнуюпередачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверностьсодержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Сучетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделитьдокументооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы,а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возвратув адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входяттакже те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либопричинам подлежат возврату (рис. 2. 1).[16]
В соответствии с масштабомдвижения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица,структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации срядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты иметодические пособия, в частности Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документообороторганизации как юридически независимого, самостоятельного управленческогоэлемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточнопростого для описания этих процессов.
/>
Рис.2.1. Документооборот предприятия.
Порядокдвижения документов в организации вторичен по отношению к структуре организациии внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системесубординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборотане поддается самостоятельному регулированию и нормированию.
Длякаждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е.свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основныхэтапов:
1)составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствиис требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
2)передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полнотусдачи его для учетной обработки;
3)проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме(проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательныхреквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции,логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическуюпроверку;
4)обработка документа в бухгалтерии:
•таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителейв обобщающий денежный измеритель.
•группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию(приход ТМЦ и расход ТМЦ);
•котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретнойхозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
5)сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Требованияглавного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтериюили на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательныдля всех подразделений и служб организации.
Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте»установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетныхдокументов, утверждает руководитель организации по согласованию с главнымбухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежнымисредствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером илиуполномоченными ими на то лицами.
Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета ибухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтераили уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые икредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься кисполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федеральногооргана исполнительной власти, особенности, оформления которых определяютсяотдельными указаниями Минфина России).
Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы,оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договорыи договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.[17]
2.2. Документооборот первичных документов в организациях различной формысобственности
Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетныхучреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н,содержит следующие положения о первичных учетных документах:
для ведения бухгалтерского учета в учреждении применяютсяразработанные с учетом специфики их деятельности формы класса 05 «Унифицированнаясистема финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетныхучреждений и организаций» Общероссийского классификатора управленческойдокументации (ОКУД) согласно приложению 1 к Инструкции и отдельные формыпервичных учетных документов класса 03 ОКУД «Унифицированная системапервичной учетной документации»;
все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должныоформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служатпервичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерскийучет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершенияоперации, а если это не представляется возможным — непосредственно после ееокончания;
поступившие в бухгалтерию первичные учетные документыобязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформленияпервичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию(законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей);
первичные учетные документы для придания им юридической силыдолжны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы;дату составления; наименование организации, от имени которой составлендокумент; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операциив натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственныхза совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личныеподписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применениемсредств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций);
в зависимости от технологии обработки учетной информации впервичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды,контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовыхактов и методических документов по бухгалтерскому учету;
за достоверность содержащихся в документах данных, а такжеза своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несутответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы;
в документах на приобретение материальных ценностей должнабыть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а вдокументах, подтверждающих факт выполнения работы, — подписи о принятиирезультата работы ответственными (уполномоченными) лицами;
записи в первичных учетных документах производятся способом,обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, припомощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичныхучетных документах прочеркиваются;
в первичных учетных документах (как в текстовой части, так ицифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;
исправление ошибки в первичном учетном документе должно бытьоговорено надписью: «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавшихдокумент, с указанием даты исправления;
в кассовых и банковских документах исправления недопускаются.
Как установлено п. 4.4 указания Банка России от 16 января2004 г. N 1375-У «О правилах составления и представления отчетностикредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации»[18],все отчетные данные, представляемые кредитными организациями в Банк России,должны быть сформированы на основе первичных учетных документов, составляемых всоответствии с Положением Банка России от 5 декабря 2002 г. N 205-П «Оправилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенныхна территории Российской Федерации», а также иных документов,предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актамиБанка России.
Согласно п. 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета вкредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации,подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации формыпервичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включаяформы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым непредусмотрены в альбомах Госкомстата России типовые формы первичных учетныхдокументов.
В пункте 1.4 Порядка учета основных средств, нематериальныхактивов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерскогоучета в кредитных организациях, расположенных на территории РоссийскойФедерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а такжеустановлено, что оформление первичных документов производится в соответствии стребованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002г. N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (в ред.указания Банка России от 3 марта 2003 г. N 1256-У)[19],в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформленияиспользуемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положениюприведены следующие формы:
N 0401060 — платежное поручение;
N 0401063 — аккредитив;
N 0401061 — платежное требование;
N 0401071 — инкассовое поручение;
N 0401066 — платежный ордер;
N 0401065 — реестр счетов;
N 0401014 — реестр переданных на инкассо расчетныхдокументов;
N 0401004 — заявление об акцепте, отказе от акцепта.
Заключение
Цель курсового исследования достигнута путём реализациипоставленных задач. В результате проведённого исследования по теме«Первичные учётные документы» можно сделать ряд выводов:
Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должныоформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служатпервичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерскийучет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершенияоперации, а если это не представляется возможным — непосредственно после ееокончания
Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательноподвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичныхучетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законностьдокументируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).
Документооборот обеспечивает рациональное разделениеучетного труда, равномерность загруженности учетных работников,своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборотобеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональнуюответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и,следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности.В прямой зависимости от функционирования документооборота находится иоперативный учет.
В целях совершенствования системыорганизации первичного учета на предприятии любой формы собственности можнорекомендовать следующие рекомендации:
1. Разработать детальные инструкцииконкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиковдокументооборота и проч.) о порядке осуществления выполнения ими своихдолжностных обязанностей, в частности о порядке и сроках сбора первичныхданных, о порядке и сроках регистрации данных на носителе.
2. Целесообразно использоватьсистему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своихобязанностей.
3. В установленные сроки проводитьконтрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) в целяхснижения риска неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.
4. Использовать на всех участкахучета только унифицированные формы документации.
5. Систематически осуществлятьконтроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформленияпервичной документации.
6. Проверка службами внутреннегоконтроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.
7. Осуществлять обучение работниковправилам ведения первичной документации.
8. Грамотное создание графиковдокументооборота и доведение их до исполнителей — существенный шаг в планеоптимизации системы организации работы с документами.
9. Большое количество нарушений вработе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществленияряда мероприятий по их предотвращению. На практике это можно сделать, издавраспоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации,сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами,в котором должны быть прописаны:
— Комплектность документов поконкретным хозяйственным операциям.
— Качество документации(правильность оформления документов).
— Сроки представления документации.
ГлоссарийБухгалтерский учет Упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Простая форма ведения бухгалтерского учёта Форма ведения бухгалтерского учета, применяемая малыми предприятиями, при которой регистрация первичной документации производится в одном бухгалтерском регистре — Книге (журнале) учета хозяйственных операций Учетная политика Совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности, необходимых для достижения целей и решения задач организации Счет-фактура Документ, служащий основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению Платежное поручение Распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке Платежное требование Расчетный документ, содержащий требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк
Первый уровень
документов по
бухгалтерскому учету Федеральный закон «О бухгалтерском учете», другие федеральные законы, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по вопросам бухгалтерского учета Второй уровень документов по бухгалтерскому учету Положения по бухгалтерскому учету Третий уровень документов по бухгалтерскому учету Методические указания, инструкции, рекомендации и иные аналогичные им документы
Четвертый уровень
документов по бухгалтерскому учету Рабочие документы конкретной организации
Библиографическийсписок литературы
1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21ноября 1996г. № 129-ФЗ (вредакции федерального закона от 30 июня 2003 г. № 86-ФЗ).
2. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетныхдокументах»// СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.
3. Письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 «Об утверждении альбомовунифицированных форм первичной учетной документации»
4. Положение по ведению бухгалтерскогоучета и отчетности. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н ( в ред. ПриказаМинистерства финансов РФ №31н от 24 марта 2000).
5. Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. " Об утвержденииАльбома новых унифицированных форм первичной учетной документации.
6. Борисов А.Н. «Комментарий к Федеральному закону „О бухгалтерскомучете“. — М.: Юстицинформ, 2005.
7. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А.Бабаева. — М.: Вузовский учебник, 2004.
8. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета. — М.: Финансы и статистика,2005.
9. Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. — 2-е изд., перераб. идоп. — М.: Финансы и статистика, 2004. С. 17.
10. Новодворский В.Д., Белова Е.Л. Рабочий план счетов в системе бухгалтерскогоучета. Учебно — практическое пособие. — М.: Экономист, 2005.
11. Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. — М., 2003.
12. Сборник Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 — 19). — М.: Бухгалтерскийучет, 2005.
13. Хоружий Л.И. Бухгалтерский учет. — М.: Колос, 2004.