Вопрос № 1
Проанализироватьупотребление понятия «документ» и его синонимов по Генеральномурегламенту 1720 г., Общему губернскому учреждению 1775 г., Общему учреждениюминистерств 1811 г.
Документ выступаетинструментом, средством или способом осуществления процессов управления,доказательством этого, является то, что вся информация концентрируется вдокументах.
История понятия«документ» довольно — таки короткая. В середине 17 в. процессы коммуникацииначинают рассматриваться как информационные. Понятие «документ»уступает место понятию «информация», поскольку первое являетсяпроизводным от второго. Первоначальные представления о предметедокументационной науки были модернизированы и приобрели информационное икибернетическое содержание. С развитием государственного аппарата, образованиемштата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяетсясфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливаетсяпроцедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов,регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизациии хранения документов.
Особое вниманиеуделяется приданию документам официального характера, в первую очередьдокументам, касавшимся феодального землевладения и закреплявшим право феодалана работника. Регистрации именно таких документов посвящено множество статейзаконов и других правовых актов.
В 1811 году наиболееважные сделки о земле и крестьянах оформлялись крепостным порядком.Документирование сделки – это оформление соответствующим способом ее записи(составление крепости – специфической формы договора) и регистрация вгосударственном органе.
В Судебнике 1550 г.особое внимание уделено оформлению актов о холопстве с целью усиления контроляза документами, связанными с установлением крепостнических отношений. Вводитсяобязательность их регистрации. Регистрация отпускных грамот сосредоточивается втрех городах – Москве, Новгороде, Пскове. Закон требовал обязательнойрегистрации служилых кабал.
Вопрос № 2
Проанализироватьразвитие понятия «документ» по словарям и специальной литературе
1. Документ — материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачиво времени и пространстве. Содержащиеся в документе сведения должны быть удобныдля обработки и иметь в соответствии с действующим законодательством правовоезначение;
2. Документ — деловаябумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-то.
Естественные науки.Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте созданиякоторого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем,подтверждают достоверность его происхождения.
Большой юридическийсловарь. Документ — материальный объект с информацией,закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени ипространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах.
Экономический словарь.Документ — деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ееобладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события;
Издательский словарь.Документ — любой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией,предназначенный для того, чтобы ее хранить, распространять и использовать:издания всех видов, архивные рукописные.
БСЭ.Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство),материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специальнопредназначенный для её передачи во времени и в пространстве.
Экономико-математическийсловарь. Документ [document] — носитель информации,используемый в любых системах управления, в том числе и автоматизированных.
Ушаков.Документ [от латин. documentum — доказательство] — деловая бумага, служащаядоказательством чего-н., подтверждающая право на что-н. (офиц.)
Брокгауз и Эфрон.Документ — письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения, сделкиили действия; деловая бумага, относящаяся к канцелярскому производству.
Экономикаи финансы. Документ — по законодательству РФ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста,звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени ипространстве в целях.
Даль.Документ — всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство.
Словарь синонимов.Документ, акт, бумага, грамота.
Большой юридическийсловарь. Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющимиее идентифицировать (ФЗ «Об информации, информатизации и защитеинформации.
Вопрос № 3
Проанализироватьразвитие термина „информация“ по словарям и Федеральному закону»Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля1995 г.
Большой юридическийсловарь. Информация — один из видов объектов гражданскихправ, предусмотренных ст. 128 ГК РФ. В самом ГК нет определения понятия И. ипредусмотрена защита только для более узкого объекта данного вида.
Издательский словарь.Информация — по ГОСТ 7.0-99 сведения, воспринимаемые человеком и (или) спец.устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессекоммуникации.
Экономический словарь.Информация (от лат. informatio — осведомлять) — 1) любое сообщение о чем-либо;2) ведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектамихранения, обработки и передачи.
Философский словарь.Информация — (лат. informatio — разъяснение, изложение, осведомленность) — одноиз наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупностькаких-либо данных, знаний.
Энциклопедия социологии.Информация — (лат. informatio — разъяснение, изложение, осведомленность) — одноиз наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупностькаких-либо данных, знаний.
Экономико-математическийсловарь. Информация[information] — основное понятиекибернетики, точно так же экономическая И. — основное понятие экономическойкибернетики. Определений этого термина много, они сложны и противоречивы.
Ушаков.Информация и, ж. (книжн., офиц.). 1.только ед. Действие по глаг. информировать.И. поставлена на должную высоту.2.Сообщение, осведомляющее о положении дел илио чьей-н. деятельности, сведения о чем-н.
Экономикаи финансы. Информация — по законодательству РФ — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимоот формы их представления. Информация уменьшает степень неопределенности,неполноту.
Гуманитарный словарь.Информация (от лат. informatio — осведомление) — 1) Сообщение о нек-ромположении дел, передаваемое людьми. 2) Величина уменьшаемой неопределенности врезультате получения сообщения.
Федеральный закон «Обинформации, информатизации и защите информации».Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях ипроцессах независимо от формы их представления;
Информатизация — организационный социально-экономический и научно-технический процесс созданияоптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализацииправ граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления,организаций, общественных объединений на основе формирования и использованияинформационных ресурсов;
Документированнаяинформация (документ) – зафиксированная на материальномносителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
Информационные процессы– процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространенияинформации;
Информационная система– организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) иинформационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительнойтехники и связи, реализующих информационные процессы;
Информационные ресурсы– отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивыдокументов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банкахданных, других информационных системах);
Информация о гражданах(персональные данные) – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизнигражданина, позволяющие идентифицировать его личность;
Конфиденциальнаяинформация – документированная информация, доступ ккоторой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;
Средства обеспеченияавтоматизированных информационных систем и их технологий – программные,технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы дляэлектронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи;
□ словари,тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики;
□ положения, уставы,должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная исопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектированииинформационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию;
□ собственникинформационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств ихобеспечения – субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения,пользования, распоряжения указанными объектами;
□ владелецинформационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств ихобеспечения – субъект, осуществляющий владение и пользование указаннымиобъектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленныхзаконом;
□ пользователь(потребитель) информации – субъект, обращающийся к информационной системе илипосреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.
Вопрос № 4
Проанализироватьразвитие термина «документ» по государственным стандартам.
Способы фиксированиядокумента:
1. изобразительныйдокумент: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображениякакого-либо объекта
2. графическийдокумент: Изобразительный документ, в котором изображение объекта полученопосредством линий, штрихов, светотени
3. аудиовизуальныйдокумент: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию
4. кинодокумент:Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическимспособом
5. фотодокумент:Изобразительный документ, созданный фотографическим способом
6. иконографическийдокумент: Документ, содержащий преимущественно изображение произведенияискусства, специальной или художественной фотографии
7. фонодокумент:Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системойзвукозаписи
8. текстовой документ:Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма илилюбой системой звукозаписи
9. письменный документ:Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма
10. рукописныйдокумент: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят отруки
11. машинописный документ:Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническимисредствами
12. документ намашинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способовзаписи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительноймашиной
13. видеограммадокумента: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки
14. беловой документ:Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черновогодокумента или написан без помарок и исправлений
15. черновой документ:Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редакторанад его текстом
16. автор документа:Физическое или юридическое лицо, создавшее документ
17. документ личногопроисхождения: Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельностиили выполнения общественных обязанностей
18. официальныйдокумент: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный иудостоверенный в установленном порядке
19. служебный документ:Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации
20. юридическая силадокумента: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующимзаконодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядкомоформления
21. подлинный документ:Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся всамом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность егопроисхождения
22. подлинник(официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа
23. дубликат документа:Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
24. копия документа:Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все еговнешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
25. заверенная копиядокумента: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядкомпроставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
26. дублетный документ:Один из экземпляров копии документа.
Функции документов (этоего общественная роль, социальное назначение, цели, задачи):
1. Информационнаяфункция – документ являются носителем и источником информации.
2. Правовая функция –она есть у тех документов, которые служат юридической основой производственнойи управленческой деятельности. Они подтверждают факты, удостоверяют сведенияпоказатели.
3. Управленческаяфункция – она есть у тех документов, которые позволяют организовывать,регулировать, контролировать и анализировать процессы, происходящие впроизводственных и непроизводственных сферах.
4. Коммуникативнаяфункция – она есть у тех документов, которые помогают обеспечивать обменинформацией между различными объектами.
5. Учетная функция – вдокументах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периодывремени, что позволяет сведения анализировать и обобщать, выявляя тенденции изакономерности происходящих событий.
6. Социальная функция –документы, которые отражают социально-экономическую, политическую, общественнуюсферы жизни стран и народов.
7. Культурная функция –есть у тех документов, которые являются памятниками культуры своей эпохи,показывают специфику, обычай и т.д.
8. Историческая функция– есть у тех документов, которые являются источниками знаний, о событиях идеятельности различных эпох.
В ходе развитияобщества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и«юридическая сила документа».
В Федеральном законе«Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующееопределение понятия «документ»:
Документ — этозафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющимиее идентифицировать.
Это же определение данои в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство иархивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следуетраскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоитиз ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами(наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляетследующее определение:
Реквизит документа —обязательный элемент оформления официального документа Различные документысостоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целямисоздания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данногодокумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для рядадокументов число и состав реквизитов установлены законодательными инормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация,зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путемпроставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Как носители информациидокументы выступают в качестве непременного элемента внутренней организациилюбого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие ихструктурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием дляпринятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения иисточником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковойработы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, икак результат труда.
Многие формыуправленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов;планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в видесоставления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-техническойдокументации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтомудокументы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
✓регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкциии др.);
✓распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения,распоряжения и др.);
✓накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
✓передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Документ возник, преждевсего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значениелатинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. Внастоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическаясила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарностьдокумента, основанного на законодательстве.
Для управленческойдеятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает,что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в нихинформации. Юридическая сила официального документа предполагает егообязательность для тех, кому он адресован, или для круга участниковуправленческих действий (органов управления, их структурных подразделений,общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуютсядокументом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая силадокумента — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующимзаконодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядкомоформления.
Вопрос № 5
Определить функцииследующих документов:
– купчая кабала НикитыКозлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.;
– рапортгенерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне оприезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752г.;
– декрет СНК «Оправилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок ит. п.» от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР «Опорядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР» от 15 декабря1936 г.;
– постановления ЦК КПССи Совета министерств СССР «О мерах по совершенствованию и удешевлениюаппарата управления» от 13 октября 1969 г.;
– Указ Президента РФ«О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрениявопросов гражданства РФ» от 27 декабря 1993 г.;
– Указ Президента РФ«О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 11 января1994 г.;
– Федеральный закон«Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля1995 г.
Функции следующихдокументов:
o купчая кабала НикитыКозлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.- историческая функция.
o рапортгенерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне оприезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752г. – культурная функция.
o декрет СНК «Оправилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок ит. п.» от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР «Опорядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР» от 15 декабря1936 г. – правовая функция.
o постановления ЦК КПССи Совета министерств СССР «О мерах по совершенствованию и удешевлениюаппарата управления» от 13 октября 1969 г. – управленческая функция.
o Указ Президента РФ«О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрениявопросов гражданства РФ» от 27 декабря 1993 г.- управленческая функция.
o Указ Президента РФ«О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 11 января1994 г.- управленческая функция.
o Федеральный закон«Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля1995 г.- правовая функция.
Вопрос № 6
Привести примерыдокументов, выполняющих следующие функции: управленческую, правовую,социальную, культурную, исторического источника, информационная, учетная.
Управленческая функция- устав, служебная инструкция, инструкция по технике безопасности.
Правовая функция –кодекс, конституция.
Социальная функция –бухгалтерские счета, смета.
Культурная функция –Библия, Коран.
Исторический источник — книга, карты событий.
Информационная функция– Книга, акт, кодекс, конституция.
Учетная функция –перепись, табельный расчет, школьный журнал.
Вопрос № 7
Изучить этапытекстового документирования, ознакомиться с образцами пиктограмм и логограмм,дать их краткую характеристику.
Логографические знакииспользуется и в настоящее время (знаки доллара, фунтов-стерлингов и т.п.).Достоинством логографического письма является его большая емкость(компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того жетекста требуется в 4 раза меньше знаков, чем Русских слов. Например, √9 = 3.Недостаток такого способа запечатления состоит в трудности передачи абстрактныхпонятий и имен, многозначности языка, его консервативности.
Логограммы:
[pic] [pic] ♪ ™
Пиктографическое письмов настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов имастерских, условных знаках на погонах, гербах и т.д. Целые инструкции опорядке пользования различными приборами стали «писать» в картинках,чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примеромиспользования пиктографического письма сегодня могут служить компьютерныепрограммы, рассчитанные на использование в любой стране земного шара.Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие нату или иную кнопку
Достоинствапиктографического письма в том, что его понимают все жители земного шара, непереводя на свой язык.
Недостаткипиктографического письма в том, что оно передает лишь общий смысл, а неконкретное предложение.
Пиктограммы:
[pic][pic][pic]
Вопрос № 8
Ознакомиться собразцами технических документов и записать их содержание текстовым способом.
Ознакомившись собразцами технических документов приходим к выводу. На 1 чертеже изображенпринтер необходимый для печати нужной информации. На 2 чертеже изображен замокпредназначенный для закрытия двери.
Контрольные вопросы:
1. Какразвивались понятия «информация» и «документ»?
Информация- (лат. informatio — разъяснение, изложение, осведомленность) — одно изнаиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупностькаких-либо данных, знаний и т.п. Документ возник, прежде всего, чтобызафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинскогослова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящеевремя бесспорность документа также определяется понятием «юридическая силадокумента». Под юридической силой документа понимается и авторитарностьдокумента, основанного на законодательстве.
2. Какиеаспекты человеческой деятельности отражены в определениях термина«документ»? В некоторых документах человеческая деятельность отраженакак объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для еепередачи во времени и пространстве, в автоматизированныхинформационно-поисковых системах. Также человек может не только зашифроватьдокумент, но его и расшифровывать. Документ является одной из важнейшихинформационных объектов в которой человеческая деятельность необходима. Без неене будет отражена суть дела.
3. Перечислитефункции документа.
1.Является носителем и источником информации.
2.Служит юридической основой производственной и управленческой деятельности. Онподтверждает факты, удостоверяет сведения, показатели.
3.Позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализироватьпроцессы, происходящие в производственных и непроизводственных сферах.
4.Помогает обеспечивать обмен информацией между различными объектами. документ государственный стандарт
5.В документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периодывремени, что позволяет сведения анализировать и обобщать, выявляя тенденции изакономерности происходящих событий.
6.Отражают социально-экономическую, политическую, общественную сферы жизни страни народов.
7.Являются памятниками культуры своей эпохи, показывают специфику, обычай и т.д.
8.Являются источниками знаний, о событиях и деятельности различных эпох.
4. Назовитеэтапы развития текстового документирования.
Начертательныйспособ — закрепления и передачи информации. Текстовое документирование.Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки. Слоговоеписьмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма, происходит развитиеграфики русского письма, также применяется: текстовое документирование,техническое документирование. Фотодокументирование. — фотография как способ фиксацииинформации. Применение для фотодокументов. Кинодокументирование – запечатлениедокументирование при помощи видеозаписи. Фонодокументирование.Документированная информация составляет основу управления, его эффективность взначительной степени базируется на производстве и потреблении информации.Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму иперемещают ее во времени и пространстве.
5. Какиеспособы запечатления информации вы знаете?
• Память;
• Видеозапись;
• Аудизапись;
• Фотография;
• Начертательныйспособ;