Введение
Спецификаработы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметамитруда (документы, техническиесредства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то,что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразиемрешаемых задач, значительнымиразличиями в них постепени трудности, необходимостьювыполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативныхделовых и личных качеств. Невозможно,к примеру, эффективно выполнять работу, еслисекретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своейорганизации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.
Деловые иличные качества привыполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняютдруг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное применениена практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.
В сложившейся практикеоценки труда секретарейпринято выделять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность,организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умениехранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.
Для тогочтобы выработать и развить названные деловые качества, секретарю нужновоспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученноговоспитания степень развития личных качеств у людей различив, многое здесьопределяется и индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы.
Выделимнаиболее существенные личные качества, необходимые секретарю: интеллигентность,трудолюбие, добросовестность, отзывчивость, умение адаптироваться, скромность,аккуратность, доброжелательность.
Среди другихличных качеств, которые нужны современномусекретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характери контактность, которые помогут секретарю наладитьправильные взаимоотношения с посетителями, сотрудниками, руководителем и т.д.;разумная осторожность в принятии решений; артистизм – качество, которое поможетсекретарю преодолеть личные эмоции ради дела,провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к самостоятельномуобучению, расширению кругозора.
Многиеруководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращаютвнимание на такие стороны, как семейная устроенность, справедливо полагая, чтоот состояния этого вопроса в значительной степени зависит работоспособностьсекретаря, его настроение.
Все названныеделовые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовомвиде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственнаяподготовка к работе в избранной профессии.
1. Машинописное оформлениедокументов
С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30–2003, устанавливающий требования к оформлениюдокументов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами,как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма идругие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческихдокументов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкамдокументов.
Обновлениестандарта ГОСТ Р 6.30–97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, втом числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвященызанятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станетсоставной частью курса делопроизводства и управления в различных учебныхзаведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правилаоформления документов управления независимо от того:
· государственноеэто или негосударственное предприятие;
· какимвидом деятельности занимается предприятие;
· какведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современнойинформационной технологии).
Что женового предусмотрено в стандарте?
Пожалуй,самое главное содержится в его введении – требования настоящего стандартаявляются рекомендуемыми, а не обязательными.
Числореквизитов документов стало больше: 30 вместо 29. В стандарте введены два новыхреквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номерюридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит«гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другиминормативными актами, обязательными для исполнения.
Как теперьдолжны располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можноувидеть на приведенном образце (Рис. 1).
Отметка оконтроле,ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле.Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит былне виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль»,простановка которого на левом поле была невозможна.
Размерыполейдокументов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.
В грифеутверждения наименование утверждающего документа дается теперь втворительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно,логичнее, чем было раньше (именительный падеж – утверждено приказ).
Косметическимизменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятсятолько инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно прибольшом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя иотчество полностью, т. к. это значительно облегчает общение сисполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов подокументу.
Изменилось расположениеотметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе онаразмещается в правом нижнем углу.
Все остальныереквизиты существенно не изменились.
Кдостоинствам нового стандарта, как это не парадоксально, можно отнестинебольшое количество изменений. Сохраняется определенная преемственность истабильность. В качестве сравнения можно привести международный опыт. Правиласоставления документов в западном делопроизводстве в основном были сформированыв 1930 году и, с небольшими изменениями, сохранились до наших дней.
Выполнениеединых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов;качественное и своевременное составление и исполнение документов; организациюоперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешнойдеятельности вашего предприятия.
2.Формуляр-образец, его назначение и состав реквизитов
Важнаязадача, связанная с совершенствованием управления, – упрощение работы сдокументами, ускорение их составления и оформления. Её решению в значительнойстепени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительнойдокументации – ГОСТ Р 6.30–2003. Он представляет собой свод единых научнообоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этихстандартов создаёт необходимые предпосылки для более полной унификациидокументов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированныхсистемах управления.
Стандартами устанавливаются наиболее общиеправила составления документов, а также машинописного оформления отдельныхреквизитов. Длительной время организационно-распорядительная документацияразвивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностейслужебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.
ГОСТ Р 6.30–2003распространяетсяна организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлениираспорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органовгосударственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий,организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению,устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре – образцетребования к бланкам документов.
Формуляр – образецдокумента – это модель унифицированной формы документа.
В формуляре –образце четко определены площади для размещения различных реквизитов документа,как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле,а также в служебном поле документа.
Постоянныйреквизит – это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированнойформы документа или бланка документа
Переменныйреквизит – это реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Под длинойреквизита понимается число знаков необходимое для записи его на документе.
Площадьунифицированной формы документа или бланка, предназначенная для заполненияреквизитами, является рабочим полем документа, а площадь, предназначенная длязакрепления документа в технических средствах хранения, для нанесенияспециальных изображений, является служебным полем документа.
При подготовке формуляра-образца могут использоватьсяследующие реквизиты:
/>01 – Государственный гербРоссийской Федерации;
02– герб субъекта Российской Федерации;
03– эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04– код организации;
05– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06– идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП);
07– код формы документа;
08– наименование организации;
09– справочные данные об организации;
10– наименование вида документа;
11– дата документа;
12– регистрационный номер документа;
13– ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14– место составления или издания документа;
15– адресат;
16– гриф утверждения документа;
17– резолюция;
18– заголовок к тексту;
19– отметка о контроле;
20– текст документа;
21– отметка о наличии приложения;
22– подпись;
23– гриф согласования документа;
24– визы согласования документа;
25– оттиск печати;
26– отметка о заверке копии;
27– отметка об исполнителе;
28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29– отметка о поступлении документа в организацию;
30– идентификатор электронной копии документа.
3. Процессподготовки и издания приказов
Этот виддокументов реализует нормы, права, обязательные для исполнения. Распорядительныедокументы должны составляться в соответствии с нормативно – правовыми актами.Не один из них не может содержать положений, которые бы противоречили закону.Процедура составления и оформление распорядительных документов должна бытьрасписана в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения. В нейизлагаются: последовательность работ над проектом документа и требования,соблюдение которых обеспечивает его юридическую полноценность.
Юридическимоснованием создания распорядительного документа может быть издание документагосударственными органами управления, конкретное поручение высшего учреждения,потребности исполнительной и распорядительной деятельности для решенияуправленческих заданий. Учреждение или структурное подразделение может, в своюочередь, выступить инициатором разработки любого вопроса распорядительногодокумента.
Первая стадияразработки распорядительного документа определение круга вопросов, которыенеобходимо решить. Начинать работу следует с изучения нормативно – правовых,прежде всего, законодательных, правительственных и предыдущих распорядительныхдокументов по вопросу который рассматривается. Это обеспечит правовую основусоздаваемого документа, его направленность, дает возможность предотвратитьдублирование и противопоставлению, заострить внимание на нерешенные проблемы.Подготовка проекта распорядительного документа требует подбора необходимойинформации, для чего используют различные справочно-информационные документы,отчеты, справки, акты, служебную переписку и тому подобное. Собрав и изучивнеобходимые материалы, достигнув ясности по сути вопроса, которыйрассматривается, четко определив цель издания распорядительного документа,начинают создание проекта.
Особенноевнимание концентрируют на формировании основных положений конкретного решения.В распорядительные документы входят: постановление, распоряжение, приказ. Постановление/>– этоправовой акт, который принимается высшими и некоторыми центральными органамиколлегиального управления, для решения наиважнейших принципиальных вопросов иустанавливает стабильные нормы, правила поведения. Текст постановления, какправило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Перваявключает вступление, оценку ситуации и, по необходимости основание для изданияили для ссылки на правовой акт высшего органа. В распорядительной частиподаётся перечисление мер, определяется исполнитель (исполнители) и срокисполнения. Постановление подписывается двумя особами: председателемколлегиального органа и управляющим делами (секретарём). Распоряжение />– этоправовые акты, которые издаются персонально управляющим, головой коллегиальногогосударственного органа, для решения оперативных вопросов. Как правило, этотдокумент имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций,должностных особ и граждан. Реквизиты распоряжений, в основном повторяютреквизиты решений. Приказ />– это правовой акт, которыйиздаётся для исполнения действующих законов, указов, постановлений и решенийправительства, приказов и инструкций высших органов. Директор может издатьприказ по всем вопросам его компетентности. Этот документ является актом внутреннегоуправления, действия которых не распространяется вне предприятия, объединения,учреждения. Различаются приказы по особенности состава и приказы по общимвопросам.
4.Составление и оформление деловых писем
Встречают,как известно, по одежке. Поэтому «одежка» Вашего письма, т.е. конверт и бумага,должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине смакулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателяинформация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании,предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конвертдолжен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адресна конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачногоокошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении оприеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмоили резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписатьаккуратным и чётким почерком.
Если Высобираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, ибумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.
Бумага, еслиВы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворятьсамым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов ипятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компаниюили нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы уполучателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вынедостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взятьс чернилами.
Стандартноеделовое письмо в самом полном виде должно выглядеть следующим образом:
В самом общемслучае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениямипродать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу ипр.) и письма о предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальныефункциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно отнестик производным или результатам писем первых двух категорий.
Поэтому истратегия, и стиль таких писем различный. Наиболее трудным делом, конечно,является категория писем о продаже, т. к. продать что-то всегда намноготруднее, чем купить.
Планписьма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг компании и пр. можнопредставить в следующем виде:
1. Краткоепредставление вашей компании, продукта.
2. Перечислениеосновных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг.
3. Определениесегмента рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определениепотенциальных потребителей.
4. Конкретноепредложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионноесоглашение, создание дистрибуторской сети и пр.
5. Есливы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты изсерии предлагаемых.
6. Выразитьготовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценкипродукта.
7. Закончитьписьмо стандартной фразой, выразить надежду на сотрудничество.
Ответна письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным,отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результатепредполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы,которые помогут ему принять окончательное решение.
Письмас жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категориинаиболее трудных писем. Цель письма – жалобы не просто «выпустить пар», аполучить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма – жалобыможно представить в следующем виде.
Ответна жалобу клиента / партнера по бизнесу также относится к «трудным» письмам,поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавшихнедовольство клиента / партнера, сохранив при этом лицо своей компании.
5.Регистрация документов, ее функции и виды
Регистрация документов – важная составляющаяорганизации работы с документами. Основная цель регистрации – приданиедокументу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет,контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческойдеятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственнаяслужба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадииработы с ними.
Значение регистрации документов заключается такжев том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксируетфакт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придаетдокументу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая илиотправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрациядокументов – это фиксация факта создания или поступления документа путемпроставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений одокументе в регистрационных формах. Регистрация документов необходима длярешения следующих задач: учет количества документов; обеспечение сохранностидокументов, устранение возможности потерь документов; обеспечение возможностиведения контроля исполнения документов; обеспечение поиска документов винформационно-справочных целях. Регистрации подлежат все документы, требующиеучета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не вседокументы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных(функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые идр.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этихдокументах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатываетсяперечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях. Регистрациядокументов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируютсяв день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания илиутверждения.
Припередаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он недолжен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документырегистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документоввключает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;индекс по номенклатуре дел. В состав индекса могут дополнительно входить номера(коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросовдеятельности и т.д. Внутренние документы при регистрации делятся на группы повидам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказыпо основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколызаседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера(индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Длявнутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация.Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутреннимдокументам в пределах календарного года. В качестве регистрационных форм взависимости от объемов регистрируемых массивов документов используютрегистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналыудобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так какпоиск информации, но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременнонесколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутреннихдокументов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, пожурналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимовторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольныхкарточках. Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вестиинформационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнениемдокументов без повторной регистрации.
РККпечатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочныхкартотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольнуюкартотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом вструктурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранитьего повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии большихмассивов документов разных видов. При ведении карточной системы регистрациидокументов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарногогода специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использованииочередного порядкового номера при регистрации документов.
Установленследующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор(корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; датапоступления документа (для входящих документов); индекс поступления документа(для входящих документов); заголовок документа или его краткое содержание;резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметкаоб исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактическогоисполнения и индекс документа-ответа); номер дела. В случае необходимостисостав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители;расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядокрасположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формахинициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельныйпорядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационногомассива.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующиеучета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные,отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), каксоздаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другиеорганизации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организацийи частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо отспособа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы,так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемыхдокументов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составитьперечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов,нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило,поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако частьвходящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурныхподразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежнаяи бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – вплановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемыхдокументов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотяв практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которыепередают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот фактнеобходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрацияпозволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но вэтом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, чтодокументы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления,внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Еслизарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения вдругое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов восновном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например,документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническомуснабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы,постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основнойдеятельности, письма на имя руководства и ответы на них – вделопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документовдолжны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольшихорганизациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документырегистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, взависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельнорегистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы поосновной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации,акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявкина материально-техническое снабжение и др.
Порядковыерегистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течениекалендарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрацииорганизационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационнымдокументам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях,должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций.Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после датыпроставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируютсяотдельно.
Если организация получает и отправляетфаксограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящихфаксограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включаетпорядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов ворганизации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, поклассификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправесамостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а такжепоследовательность их расположения. Составные части индекса могут бытьрасположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
При формировании индекса его составные частиотделяются друг от друга косой чертой, например: №12/03–21/18.
Косой чертой разделяются также регистрационныеномера разных организаций в регистрационном номере документа, составленногосовместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включениемпервой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формырегистрации:
журнальная;
карточная;
электронная.
Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразноприменять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то,что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу,каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения озарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация. Карточная формарегистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учрежденийпосле издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются накарточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5(148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты,необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимостирегистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированнойрегистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых накарточке:
автор документа;
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс поступлениядокумента) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения,автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решениявопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право принеобходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующиеграфы:
исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточкиобязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Количество экземпляров карточек, заполняемых длярегистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их числоопределяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторыхорганизациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случаеколичество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут двекартотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют трикарточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будетравно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – дляисполнителя.
Электронная регистрация. Организации, использующиекомпьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы наэлектронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнениятакой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальнаякомпьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а базаданных создается автоматически.
Списоклитературы
1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курсделопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5‑еизд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. –320 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство– Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.
4. Кузнецова Т.В. Составлениеи оформление служебных документов – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.
5. Организацияработы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд.,перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
6. Печникова Т.В., А.В. ПечниковаПрактика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС»,1999. – 320 с.
7. Положение о Государственном гербе, утвержденном УказомПрезидента РФ от 30 ноября 1993 г. №2050
8. Чуковенков А.Ю.,Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно-распорядит:издательство: Проспект. год издания: 2005
Приложение1
Унифицированнаяформа №Т-1
Утвержденапостановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. №1 Код Форма по ОКУД
0301001
ГОУ НПО ПУ №70 по ОКПО
18978223 наименование организации Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ
№25‑к
22.04.2007
(распоряжение)о приеме работника на работу
Принять на работу Дата с
22.04.2007 по
На неопределенный срок Табельный номер
Сиохина Павла Геннадьевича
3 фамилия, имя, отчество в
Младший обслуживающий персонал структурное подразделение
Оператор ЭВМ должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
постоянно условия приема на работу, характер работы /> /> /> с тарифной ставкой (окладом)
5000 руб.
00 коп. цифрами надбавкой
500 руб.
00 коп. цифрами
с испытанием на срок
без испытательного срока месяца (ев)
Основание:Трудовой договор от «
22 »
апреля 20
07 г. №
10
Руководитель организации
Директор
В.Б. Ковыршин должность личная подпись расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен « » 20 г. личная подпись
Приложение2
Образецделового письма
Генеральномудиректору
ГУП КК «Кубаньгазификация»
Крамаренко И.А.
УважаемыйИгорь Алексеевич!
Дляоборудования поста «Автоколонна» по адресу: г. Краснодар, ул. Кореновская,2, прошу Вас рассмотреть возможность предоставления в распоряжение суточногоохранника нижеперечисленных предметов:
1. Чайникэлектрический;
2. Веник(щетка), совок для уборки помещения;
3. Фонарик;
4. Плащ-дождевик;
5. Вентилятор;
6. Умывальник;
7. Тройник.
С уважением,
Главныйспециалист по рекламе и маркетингу
охранногохолдинга «Растос» Р.А. Черных