Содержание
1. Основные правила составления документов
1.1 Требования ГОСТов коформлению документов
2. Общие правила регистрации документов
3. Составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
4. Составить схему документооборота на предприятии
Список использованной литературы
1. Основные правила составления документов
Документ — это материальный носитель с зафиксированной нанём информацией.
В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера,фото — и киноплёнка и т.д. Деловой документ служит для фиксацииадминистративной (управленческой) информации.
Структурные элементы:
титульный лист;
предисловие;
содержание;
введение;
наименование;
требования;
приложения;
библиографические данные.
Структурные элементы, за исключением элементов «Титульныйлист», «Предисловие», «Наименование», «Требования»,приводят при необходимости, в зависимости от особенностей стандартизуемогообъекта.
Титульный лист.
Первую страницу титульных листов государственных стандартовРоссийской Федерации, стандартов отрасли, стандартов предприятия, стандартовнаучно — технических, инженерных обществ и других общественных объединенийоформляют в соответствии с приложениями А, Б, В, Г.
Предисловие.
Предисловие помещают на второй странице титульного листа. Слово«Предисловие» записывают с прописной буквы посередине страницы. Сведения,приводимые в предисловии, нумеруют арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Принеобходимости в предисловие могут быть включены дополнительные сведения.
Содержание.
Содержание включает порядковые номера и наименованияразделов (при необходимости — подразделов), приложений с указанием ихобозначения и заголовков, а при необходимости и графического материала суказанием номера страницы, на которой они помещены.
Слово «Содержание» записывают посередине страницыс прописной буквы.
Содержание сборника стандартов включает обозначение инаименование стандартов с указанием номера сквозной нумерации страниц.
Введение.
Введение приводят при необходимости обоснования причинразработки стандарта.
Введение не должно содержать требований.
Введение не нумеруют и размещают на отдельном листе.
Заголовки.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, какправило, заголовков не имеют.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержаниеразделов, подразделов.
Заголовки разделов, подразделов и пунктов следует печатать сабзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая.1.1 Требования ГОСТов к оформлению документов
Документ состоит из отдельных информационных элементов,которые называются реквизитами(подпись, печать, название видадокумента, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа,расположенных в установленном порядке, составляет — формуляр документа.
ГОСТ Р.6.30 — 2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированные системы организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образецорганизационно — распорядительных документов, который представляетсобой графическую модель или схему построения документа. Формуляр — образец устанавливаетразмеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
ГОСТ Р.6.30 — 2003 устанавливает также составреквизитов организационно — распорядительных документов и их расположение набланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядокизготовления и т.д. Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов.Двадцатый реквизит — текст документа.
Текст — основной реквизит документа, который долженсодержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно,нейтральным тоном и по возможности кратко. Документы составляются на русскомили национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерациио государственных языках.
Текст документа может быть представлен в виде таблицы,анкеты, связного текста.
Тексты документов большого объема подразделяются на разделы,подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:
Раздел;
Подраздел;
Пункт;
1.1.1.1 Подпункт.
1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Эмблема предприятия — это символическое графическоеизображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображениеэмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия илиучреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документана уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна бытьзарегистрирована в установленном порядке — не допускается изображать на бланкеэмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально.
Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланкедокумента герба.
2. Код организации.
Согласно Общероссийскому классификатору предприятий иорганизаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может бытьпроставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразнымподтверждением правомочности организации — автора документа.
3. Наименование организации.
Реквизит называет автора документа, которым может бытьорганизация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этореквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется.В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают поднаименование организации. В бланках организаций двойного подчинения (федеральномуоргану исполнительной власти и местному органу власти) указывается тольконаименование местного органа власти.
4. Справочные данные об организации.
Реквизит присутствует только в бланках писем и включает всебя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона,факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указыватьсябанковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номералицензий.
5. Наименование вида документа.
Данный реквизит является одним из важнейших, посколькупозволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов иструктуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах,за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименованиеорганизации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.
6. Дата документа.
Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическуюсилу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения илидата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являютсянесколько организаций, то датой документа является дата проставления последнейподписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год.
Кроме даты документа, датируются также все служебные отметкина документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).
7. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа — это цифровое илибуквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен винформационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений,актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарногогода. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополнятьсяинформацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами. Надокументах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационныеномера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов надокументе.
Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты.
8. Место составления или издания документа.
Реквизит используется только в общих бланках и бланкахконкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизитаучитывается административно-территориальное деление страны.
Место составления или издания документа может неуказываться, если название территории входит в наименование организации.
9. Гриф ограничения доступа к документу.
Реквизит проставляется на документах, содержащих сведенияограниченного распространения, — государственную тайну или конфиденциальнуюинформацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующиеотметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особойважности» (если документ содержит государственную тайну); «ДСП»(для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческаятайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержитконфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номерэкземпляра документа и другие отметки.
10. Адресат.
Реквизит используется в письмах и внутренних документах,предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные,объяснительные записки и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурноеподразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита можетвходить почтовый адрес.
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется ввысшие органы государственной власти управления, вышестоящую организацию,подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
Адресат проставляется на бланке документа справа.
На документе может быть указано несколько адресатов, но неболее четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляютсписок рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
11. Заголовок к тексту.
Реквизит является обязательным для всех документов, кромедокументов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации ипоиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражатьсодержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа.
Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева безкавычек и не подчёркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строкезаголовка должно быть не более 28 — 30 знаков при количестве строк не болеепяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.
12. Подпись.
Подпись — обязательный реквизит, обеспечивающийудостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляетлицо, наделенное соответствующей компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы ифамилия) без кавычек и скобок.
На документе может быть более одной подписи, если за егосодержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписирасполагают одна под другой в последовательности, которая соответствуетзанимаемым должностям.
13. Печать.
Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждаяподлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться нанаименование должности и личную подпись. Печати бывают гербовыми и простыми. Видыпечатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции подокументационному обеспечению деятельности организации.
2. Общие правила регистрации документов
Регистрация документов — фиксация факта создания илипоступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записьюнеобходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация является одним из условий признания самого фактасуществования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечиваетвключение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создаетбазу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы. Регистрацияпреследует три цели: учёт документов, контроль за их исполнением и справочнаяработа по документам. Сам процесс регистрации — это снятие с документапоказателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал,картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Такимобразом в процессе регистрации создаётся информационно — поисковая система повсем документам организации (фирмы). Каждый документ, отнесённый к числурегистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает исущественно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке опоступлении документа в организацию. Регистрация документов можетосуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек,автоматизированных информационных систем.
Журнальная система регистрации нужна только тогда, когдаучёт документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороныграждан, конфликтные ситуации (например, выдача документов об образовании,трудовых книжек, пропусков). Это, как правило, документы, регистрационныйиндекс которых состоит из порядкового номера. Журнал регистрации представляетсобой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатсясведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяетсяорганизацией.
Более удобной является карточная система регистрациидокументов. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточкиизготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148).Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные дляфиксации информации о документе. Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольнойкарточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самомучреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Наиболее рациональной является сегодня регистрациядокументов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки(экранная форма РКК) с аналогичными полями и в неё заносятся сведения одокументе.
При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные приего регистрации, будут использованы в программах по автоматизированномуконтролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённыхпоказателей.
Где устанавливаются правила регистрации документов.
Правила регистрации документов устанавливаются в инструкцияхпо делопроизводству. По этим вопросам могут также издаваться отдельныеинструкции (например, Инструкция о порядке регистрации документов вадминистрации г. Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от 20.10.2006№ 031-10-1463/6). Порядок регистрации документов в автоматизированном режимеподробно регламентируется в документации автоматизированных информационныхсистем.
Какие подразделения проводят регистрацию документов?
Возможны три системы регистрации документов:
централизованная, при которой регистрация всех документоворганизации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольшихорганизациях);
децентрализованная, при которой регистрация документовосуществляется в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;
смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной идецентрализованной систем.
Наиболее распространенной является последняя, смешаннаясистема. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая извышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы(приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладныезаписки и др.), а также обращения граждан. Специализированную документациюрегистрируют в соответствующих структурных подразделениях. В учреждении,имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованопо группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.
Когда регистрируются документы?
Документы регистрируются один раз, при этом внутренниедокументы должны регистрироваться в день подписания или утверждения,поступающие — в день поступления, исходящие — в день отправки. Для входящих,исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы ссамостоятельными регистрационными номерами. В инструкциях по делопроизводствумогут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступившихпосле окончания рабочего дня или в выходные дни. При передачезарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно нерегистрируется.
Из документа в процессе регистрации в регистрационную формувыписываются, как правило, следующие сведения:
дата получения
входящий № (индекс)
дата документа
индекс документа (его основные поисковые признаки)
регистрационный номер документа
автор (корреспондент), т.е. чей это документ
заголовок (о чём документ)
резолюция
срок исполнения
исполнитель (кто с ним работает)
ход исполнения (фиксируются все передачи документа и какисполнен)
№ дела (куда документ помещён после исполнения)
Нужно ли указывать время получения (отправки) документов?
В инструкции по делопроизводству может быть предусмотренанеобходимость указывать время получения или отправки отдельных видов документов.Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях ипикетированиях указывается время их получения.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы,поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые. Обязательной регистрации подлежат документы, требующиеответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документырегистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственнаяслужба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложитьего к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать,что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило,поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако частьвходящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурныхподразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежнаяи бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая — вплановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документоввключают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Единогоперечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, взаконодательстве не предусмотрено.
3. Составить акт о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению
Акт — документ, составленный несколькими лицами иподтверждающий установленные факты или события.
При всем многообразии актов с точки зрения их назначения исодержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться присоставлении актов.
Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двухсоставителей). — Главное при составлении акта — определение фактическогосостояния дел и правильное отражение его в акте.
Акт оформляется на общем бланке организации или сиспользованием унифицированной формы акта.
Обязательными реквизитами акта являются: названиеорганизации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номердокумента, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (суказанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формыактов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах иминутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется грифутверждения.
Датой акта является дата его составления. Если составлениюакта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте актауказывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительныйдокумент, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера),называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность,характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а такжевыводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам,материал может быть представлен в виде таблицы.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативныедокументы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации,по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
4. Составить схему документооборота на предприятии
Документооборот — движение документов с момента их полученияили создания до завершения использования или отправления.
Основу документооборота дают организационные документы: устав,положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы ораспределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции поделопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видовдокументов.
Документооборот как технологический процесс делится нанесколько частей — потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь вуправлении.
Различают три основные потока документации:
документы, поступающие, из других организаций (входящие);
документы, отправленные в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые в организации, используемыеработниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Движение входящих документов включает: первичную обработку,предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачуна исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненногодокумента в дело.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываютсяруководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариатаи т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемыхиз организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, поличному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).
Формы организации работы с документами.
Служба ДОУ должна систематически вести учёт количестваобрабатываемых документов, т.е. учитывать объём документооборота. Результатыучёта объёма документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителяорганизации для выработки мер по совершенствованию работы с документами иопределения штатной численности службы ДОУ.
В практике предприятий сложились три основные формыорганизации работы с документами: централизованная, децентрализованная исмешанная.
Централизованная форма применяется на предприятиях с большимдокументооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами водном структурном подразделении, например — канцелярии (в общем отделе). Централизованнаяформа типична и для предприятий с очень малым документооборотом, в которых всеработы с документами выполняют секретари.
При децентрализованной форме работы с документами всеоперации выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило,разобщённых территориально.
Смешанная форма (частично централизованная) работы сдокументами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структуройи большим объёмом документооборота. При такой форме часть операций по работе сдокументами (приём, отправка, контроль исполнения) берёт на себя канцелярия, аостальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и д. р) выполняютструктурные подразделения.
Список использованной литературы
1. А.В. Пшенко «Делопроизводство.Документационное обеспечение работы офиса», 2000г.
2. ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированнаясистема организационно — распорядительной документации». Требования коформлению документов — М., Госстандарт России, 2003
3. Юрий Дёмин «Делопроизводство.Подготовка служебных документов», 2008.