Введение
Актуальность темы.
Ежедневно в организациях и учрежденияхразрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Всеони имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть занововостребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужныйдокумент не составляло труда, была разработана примерная система организациихранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступленияв архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко иоперативно находить важные документы.
Целью работы является проследить процесс хранениядокументов в организации.
Цельработы определяет следующие задачи:
1. Раскрытьзначение номенклатуры дел
2. Рассмотретьпорядок формирования дел
3. Изучитьусловия хранения документации
4. Проанализироватьпорядок обработки дел для последующего хранения
5. Выявитьправила проведения экспертизы ценностей документов
6. Рассмотретьпорядок оформления дел
7. Изучитьпроцесс сдачи дел в ведомственный архив
Объектомисследования являются документация организации.
Предметисследования – система обеспечения сохранности документации в организации.
Источниковаябаза
Основныеаспекты хранения документации в организации изложены взаконодательно-нормативных документах: ГОСТ 17914–72 «Обложка дел длительныхсроков хранения. Типы размеры и технические требования», ГОСТ 51141–98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Единаягосударственная система делопроизводства. Основные положения», «Основныеправила работы государственных архивов», «Основные правила работы ведомственныхархивов», «Основные правила работы архивов организации».
Основная идея«Единая государственная система делопроизводства» – всесторонняя комплекснаяунификация. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематическихразделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы,устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. Комплекспроблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить начетыре группы: унификация и стандартизация документов; рациональная организациядокументооборота; организация труда делопроизводственного персонала;механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.
Государственныйстандарт 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»устанавливает для каждого понятия один стандартизированный термин. Это приводитк одинаковому пониманию того или иного термина в области делопроизводства иархивного дела.
«Основныеправила работы ведомственных архивов»: определяют задачи и функцииведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов;правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций; общиетребования к созданию оптимальных условий хранения документов; требования ксоставлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей делорганизаций; рассматривают вопросы разработки, порядка согласования иутверждения номенклатур дел; вопросы подготовки и передаче документов введомственный архив; вопросы классификации документов, находящихся наведомственном хранении.
Степеньизученности темы
Всю имеющуюсяпо теме литературу можно условно разделить на три группы: труды, носящие общий,обзорный характер; публикации, рассматривающие данную тему как глубокотеоретический вопрос; работы, имеющие полезное практическое значение.
К первойгруппе можно отнести исследования: Соколова В.С., Петелина В.Г., Непогоды А.В.,Сергазина Ж.Ф. Данная группа дает представление о сохранностидокументов в организации, главные понятия и основные положения.
Теоретическиеосновы организации хранения документации в организации были затронуты в работахтаких научных деятелей, как: Андреева В.И., Кузнецова Т.В., Уфинов С.С.,Вигер А.М. Здесь подробно рассматриваются теоретические вопросы,касающиеся темы, затронуты детали и частные возможные случаи.
Работы,имеющие полезное практическое значение, таких авторов, как: Крайская З.В.,Булюлина Е.В., Смирнова Е.П., Стяжкина Т.А. Данные работыимеют высокое значение для наилучшего изучения темы.
Горфейн Г.М.в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранностиархивных документов, но и организацию документов и дел Архивного фондаРоссийской Федерации.
Труды Охотникова А.В.«Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификациюдокументов, системы документаций, документную коммуникацию и документнуюдеятельность, где рассматривается хранение документов.
Исследование«Делопроизводство» Стенюкова М.В. подробно раскрывает этапы работы сдокументами. Одним, из которых является этап – текущее хранение документов. Также в данном исследовании рассматривается классификация документов по различнымоснованиям.
Работа Кирсановой М.В.«Современное делопроизводство» послужила информационной базой для раскрытия заявленнойтемы. В данных работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.
Литература поданной теме охватывает все процессы подготовки документов и организацию работыс документами, в том числе и хранение, вплоть до их уничтожения или передачи наархивное хранение. Но на данном этапе времени происходит активный переход отбумажного документооборота к электронному. Тема организации храненияэлектронных носителей информации освещена мало и практически не изучена.
1. Организация хранения документации
1.1 Номенклатуры дел
В процессе деятельности фирмы, учреждения,предприятия получают и создают большое количество документов. После ихиспользования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первоеместо выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документыстановятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой можетвозникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памятиучреждения.
Быстрый поиск и использование таких документоввозможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документовявляется группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение делакак «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу илиучастку деятельности и помещенные в одну обложку». Специальнымклассификационным справочником, определяющим порядок распределения документов вдела, служит номенклатура дел.
Номенклатурадел – «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации,с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначеговоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстроразложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случаенадобности.
Номенклатура дел– документ многоцелевогоназначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главнымназначением является систематизация документов, то есть она служит планомраспределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяетсистему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное номенклатуру,имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяядокументы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, покаеще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощьюноменклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрациидокументов – индекс дела по номенклатуре входит составной частью врегистрационный индекс входящего и исходящего документов. В-четвертых,классификационная схема номенклатуры может быть использована как схемапостроения справочной картотеки на исполненные документы. В-пятых, номенклатурадел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждениядел со сроками храпения до 10 лет включительно. В-шестых, номенклатура делслужит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со срокамихранения свыше 10 лет. В-седьмых, номенклатура дел имеет и справочное значениепри изучении структуры учреждения.
Общие требования к составлению и оформленийноменклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственнойсистеме документационного обеспечения управления», «Основных правилах работыведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствахи ведомствах Российской Федерации». Архивными учреждениями разработаныметодические пособия по составлению номенклатур дел.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении,организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые впроцессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают несколько видов: конкретныеили индивидуальные (номенклатура дел отдельной организации, фирмы, учреждения,предприятия), примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел может быть дляорганизации в целом или отдельно для каждого структурного подразделения.
В небольших учреждениях, не имеющих структурногоделения, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретнаяноменклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел,заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатурыдел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всегоучреждения.
Сводная номенклатура, как классификационныйсправочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей(классами) будут наименования структурных подразделений.
Широкое распространение получили типовые ипримерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характерудеятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формированиядел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для нихединые сроки хранения. Основные правила работы ведомственный архивов указывают,что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых вделопроизводствеопределенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли(системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливаетпримерный, состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые онараспространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательная характер.
Руководители структурных подразделений обязаны нетолько организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие вее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этойработе участвуют ведущие специалисты, лицо ответственное за делопроизводство иобязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архивучреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре,методику ее составления и оформления.
Приступая к составлению номенклатуры дел,необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами:«Государственной системой документационного обеспечения управления», «Основнымиправилами работы ведомственных архивов» и изучить методические материалы по ихразработке. Используются также положение об учреждении и его структурномподразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи делпостоянного и временного хранения. Но главным источником при составленииноменклатуры являются сами документы вся совокупность как полученных извне, таки созданных процессе деятельности подразделения.
При наличии типовой номенклатуры дел «Основныеправила работы ведомственных архивов» предписывают: «заголовок каждого дела изтиповой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироватьсяс учетом специфики формирования дел в данной организации».
Из примерной номенклатуры дел при составлениииндивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. Приэтом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединеныили объединены в конкретной, что обуславливается или объемом документации, илиспецификой работы
«Сроки хранения дел, предусматриваемые типовойили примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел безизменений». Так как главным требованием к номенклатуре дел является охват всейсовокупности документов, в нее должны быть включены документы и временнодействующих комиссий, творческих групп, других временных образований, созданныхдлярешения или обсуждения каких-либо задач. Требование к заголовку дела– краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку делаидет поиск необходимого документа. Если в деле объединяются различные видыдокументов по одному вопросу, но не связанные последовательностьюделопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другомудокументу, в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов»,употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляютсяосновные виды документов.
При составлении заголовка каждого конкретногодела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постояннымсроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могутгруппироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечнямдокументальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным)и уточняются экспертной комиссией организации.
Стабильный порядок расположения дел облегчаетбыстрый поиск конкретного дела.
Нормативные документы и методические материалы посоставлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительныедокументы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационнойдокументацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы,положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура делструктурного подразделения). Далее располагаются названия дел сорганизационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы,распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательноидут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные имесячные) и переписка.
При наличии однородных корреспондентов «заголовкидел, заведенные по географическому и покорреспондентскому признаку,вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или названий» .
Номенклатура дел структурного подразделения послеее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивомучреждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителяструктурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственнымархивом его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения,правильность формулировки заголовков и установления сроков хранения.
В сводной номенклатуре виндекс каждогодела входит обозначение структурного подразделении и порядковый номер заголовкадела в пределах структурного подразделения. Индексация структурныхподразделений, как правило, постоянна и, последовательно, повторяется из года вгод.
Номенклатурадел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет своеназначение и требует правильного заполнения.
Таблица 1.1Унифицированная форма номенклатуры делИндекс дела Заголовок дела Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню Примечания
01–03
01–04
01–05
Устав Института
Положения о структурных подразделениях \
Штатное расписание
Пост. ст. 37
Пост. ст. 38
Пост. ст. 52
В первой графе проставляется индекс дела,включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей обозначения структурногоподразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием,в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело внескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. Вчетвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьиперечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствиис которым срок установлен. Пятая графа «Примечания» заполняется в течение годав том случае, если надо сделать отметки: об изменениях в документе, дополненияхи так далее.
1.2 Формирование дел
Исполненных документов в учреждении, фирменакапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найтинужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела ираскладывают в отдельные папки.
Формирование дела определяется как «отнесениедокументов к определенному делу и систематизация документов внутри дела».Распределение документов вдела проводится в соответствии сноменклатурой дел. А правильное и своевременное распределение и подшивкадокументов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа,но и его сохранность исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы сдокументами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требованияк формированию и оформлению дел.
Основными нормативными документами, которыминеобходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию,оформлению и хранению дел являются «Основные правила работы ведомственныхархивов» и «Государственная система документационного обеспечения управления».
Порядок формирования, хранения и оформлениядолжен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции поделопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если онаесть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должныруководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранениедел.
Формируют и хранят дела в структурныхподразделениях по месту образования документов.
Распорядительные документы, переписку руководстваи важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии илисекретариате руководства.
В структурных подразделениях выделяются лица,ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль заправильным формированием дел и методическое руководство этой работойосуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.
Формирование дела начинается сразу с начала года.Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна бытьзаведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
На обложке каждого заводимого дела указываетсяназвание учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанноесокращенное наименование, то лучше употребить его.
Раскладка документов в дела производитсясекретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурныхподразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.
Исполненные документы должны иметь отметку обисполнении и помещаются в дела втот же день к концу рабочего дня.Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов иобеспечит сохранность.
В дело могут быть подшиты только те документы,которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, непредусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописываетсяв номенклатуру дел под резервным номером.
Прежде чем подшить документ в дело, следуетпроверить документ. Неисполненные, а также подлежащие возврату документыподшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформлениядокумента.
Документы включаются в дело только в одномэкземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключениемогут составлять черновики и дубленные материалы особо ценных документов, атакже копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющиесодержание первых экземпляров.
Толщина каждого дела не должна превышать 30–40 мм– около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или болеетома.
При формировании дел следует соблюдать рядтребований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документовпостоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документыразных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают водну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
Документы формируются только за один календарныйгод. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты кним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержаниюнезависимо от времени ее составления или да поступления.
Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом,хронологическом, алфавитном или: нумерационном порядке. При этомвозможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются повопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов впоследовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическимпринципом группировки.
При алфавитной систематизации документовиспользуют фамилии их авторов, названия учреждений корреспондентов,наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов. Внумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковуюнумерацию (квитанции, накладные и т.п.).
Систематизация отдельных категорий документовимеет свою специфику. Например, распорядительные документы (приказы,распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов ихронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу. Документы коллегий группируются в два дела: протоколыи решения коллегии; документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады,справки, заключении, проекты решений и т.д.).
Личные дела рекомендуется формировать в следующейпоследовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявлениео приеме на работу, направление или представление; анкета (листок по учетукадров); автобиография; документы об образовании (копии); контракт, выписка изприказа о назначении. Далее документы в личных делах располагаются вхронологическом порядке по мере их поступления: приказ о перемещении, увольнении;дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку поучету поощрений; справки и др. документы, относящиеся к данному лицу.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработнойплате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагают поалфавиту фамилий. Переписку систематизируют в хронологическойпоследовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом.Хронология соблюдается по инициативным документам.
Финансовые денежные документы (кассовые ордера,авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядкепоследовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные идругая подобная документация.
Отдельно от общей переписки формируются дела пообращениям населения.
1.3 Хранение дел
Дела считаются заведенными с момента включения вних исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях ихранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихсяшкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность изащиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела онирасполагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается егоиндекс по номенклатуре.
Последовательность расположения дел на полкахдолжна точно соответствовать последовательности расположения дел вноменклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела пономенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.
Для дел, содержащих особо ценные документы илисформированных по видам и сложных по содержанию, а также для личных дел можетсоставляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписываетсякаждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указаниеиндекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описиприведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».
Таблица 1.2 Форма внутренней описи
Внутренняяопись
документовдела №__________№ п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечания 1 2 3 4 5 6
Документы, уже включенные в дело, могут в течениегода потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынутыиз дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладываетсялист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдандокумент.
Таблица 1.3. Лист-заместитель
Документ № _________ от…, поступивший
___________________________________________________________________________
наименование корреспондента
по вопросу__________________________________________________________________
Выдан _________________________
____________________________________________________________________________
дата кому
Выдал _______________________________________
Получил_____________________________________
Карта-заместительпомещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие делавыданы у кого они находятся.
Таблица 1.4Карта-заместитель
Дело №____________ _________ год
Структурное подразделение
Дата
выдачи
Кол-во
листов
Кому
выдано
Расписка
получателя
Дата
возврата
Расписка
о приемке
После завершения делопроизводственного годавыдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. Принеобходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Бухгалтерские дела могут быть выданы только пораспоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешаетсялишь руководителем организации.
Изъятие документов из дел по требованиюкомпетентных органов может производиться только на основании письменногораспоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательнымсоставлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его местозаверенной копии.
Завершающий этап работы с документами в текущемделопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.
В структурных подразделениях документы должныхранится еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще частообращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в началенового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаныдля длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, илипереложены в другой шкаф
Обработка дел для хранения включает: проведениеэкспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;составление описи на дела с постоянным идолговременным срокамихранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и приметодической помощи сотрудников архива учреждения.
2. Подготовка и передача документации в архив
2.1 Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценностей документов – это определениеполитического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значениядокументов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза ценности документов проводится внесколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается вгосударственном архиве.
Первым этапом определения ценности документов,можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются срокихранения создаваемых документов.
Второй раз экспертиза ценности уже самихдокументов проводится через два года, когда документы вышли из оперативнойработы, при подготовке документов к длительному храпению или сдаче в архив учреждения.
И третий раз снова уточняется ценность документовпри передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственныйархив.
Экспертиза ценности документов в учрежденияхпроводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. Вкрупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии,которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурныхподразделений. Порядок организации работы центральной экспертной комиссии ифункции определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».Экспертная комиссия создается приказом руководителя их числа наиболееквалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающихотрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителябухгалтерии. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работниковорганизации. Обычно комиссия состоит из 3–5 человек.
В основные задачи центральной экспертной комиссиивходит:
1. рассмотрениепроектов номенклатур дел учреждений и его структурных подразделений;
2. организацияежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
3. рассмотрениегодовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временногохранения (свыше 10 лет, в том числе и по личному составу);
4. рассмотрениеактов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;
5. подготовкаи внесение на рассмотрение экспертно – проверочных комиссий соответствующихучреждений государственной архивной службы предложений об установлении и изменениисроков хранения документов
6. участиев подготовке и рассмотрении проектов нормативно – методических материалов поделопроизводству и архивному делу: типовых и примерных номенклатур дел,перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводствуи т.п.;
7. проведениеинструктажа, консультаций, методического руководства и контроля задеятельностью центральной экспертной комиссии структурных подразделений иэкспертной комиссии подведомственных организаций.
Экспертные комиссии являются коллегиальныморганами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель исекретарь комиссии и утверждает руководитель организации.
Экспертиза научной и практической ценностидокументов должна проводиться систематически. В течение года члены экспертныхкомиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии сноменклатурой. В начале года сотрудники структурных подразделений,ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбираютдокументы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения – куничтожению.
Члены экспертных комиссий проверяют правильностьпроведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи иакты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверятьнаиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.
При проведении экспертизы ценности документовосновываются на выработанных теорией и практикой архивного дела принципахисторизма, комплексности и всесторонности оценки документов и критериях происхождения,содержания и внешних особенностей документов.
Значительно облегчает экспертизу ценностидокументов деление их на три группы:
1. Основная документация, наиболее полноотражающая деятельность организации по выполнению основных функций и задач(положения, приказы, планы, отчеты, доклады и так далее).
2. Оперативная документация содержит сведения,необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскомуучету и сбыту, административно-хозяйственным вопросом и так далее).
3. Документация по личному составу (приказы,личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счетаначисления заработной рабочим и служащим и так далее).
Проведение экспертизы следует начинать спросмотра документов канцелярии или секретариата руководства затем такихфункциональных структурных подразделений, как производственные отделы ибухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболееважные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинникидокументов, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения:положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если покакой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенныекопии этих документов.
Конкретные сроки хранения документовустанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивнымиучреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков храненияразличных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовыеперечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной длябольшинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции ивопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование и так далее).
В процессе проведения экспертизы могут бытьиспользованы несколько видов типовых перечней:
1. переченьтиповых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроковхранения;
2. переченьдокументов, подлежащих приему в государственные архивы;
3. переченьнаучно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
В зависимости от значимости документов сроки иххранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пятьлет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 январягода, следующего загодом окончания дела.
Если при просмотре дела обнаружено, что вместе сдокументами постоянного хранения в нем значительное количество документоввременного хранения, дело реформируется, и документы постоянного храпения отделяютсяот документов временного хранения.
Если вделе содержатся документывременного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными срокамихранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценнойдокументации.
В процессе экспертизы ценности документоввыделяется четыре группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующемпередаче в государственный архив; длительного хранения в архиве учреждения(свыше лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи систечением сроков хранения.
Дела с постоянным и долговременным срокамихранения готовят к сдаче в архив учреждения.
В небольших учреждениях, не сдающих своидокументы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросыхранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акто выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Их уничтожениепроводится только после составления годовых разделов сводных описей дел поличному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем даннойорганизации. Организация обязана систематически описывать документы по личномусоставу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивая ихсохранность и учет.
2.2 Оформление дел
Формирование дела заканчивается после завершениягода, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этогопроводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их введомственный архив.
Оформление дела – подготовка дела к хранению – проводятработники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранениедел. В зависимости от ценности документов и сроков хранения проводится полноеили частичное (упрощенное) оформление дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранениядля экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего, выявляетсяих наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильностьформирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), ониостаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуредел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив.Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного(свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии стребованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления»и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полноеоформление, которое включает: подшивку или переплет дела и нумерацию листов.
Если при нумерации было допущено много ошибок,все ошибочные номера зачеркивают наклонной чертой так, чтобы они были видны, илисты нумеруются заново. При небольшом количестве ошибок нумерацию листовисправляют. На пропущенных листах ставят номер предыдущего листа с буквой «а»,«б», «в» и т.д.
На некоторые категории дел составляетсявнутренняя опись документов. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку(папку) в прокола или переплетаются. Документы подшивают таким образом, чтобыобеспечить возможность свободного чтения реквизитов документов. Если левое полене соответствует ГОСТу, то к документу слева подклеивают полоску плотнойбумаги, за которую документ и подшивают.
Таблица 2.1 Форма обложки дел постоянного идлительного сроков хранения
Код госархива__________
Код учреждения________
(наименование государственного архива)
(наименование учреждения и структурногоподразделения)
________________ДЕЛО № __________ том № (заголовокдела)
Картон для обложек дел постоянного хранения идокументов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечиватьдолговременную сохранностьдокументов.
Наиболее ценные в историческом и художественном,отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются впапки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документовнемного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затемподшиваются в дело.
К заголовку дела может быть составлена аннотацияк документам (если оно содержит особо ценные документы), проставляется также:дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела.
На обложке дела постоянного хранения всоответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учрежденияоставляют место для наименования государственного архива, в который дела будутпереданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименованииучреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело переданов другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке деладописывается новое название, а старое заключается в скобки.
Следует помнить, что заголовок должен точно,кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этомфакты и события отраженные в документах, должны быть раскрыты. Если в делеимеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу,документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение,или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличиекоторых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовкусоставляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.
В заголовок дела, содержащего распорядительныедокументы (приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.
Количество листов в деле выносится на обложку всоответствии с данным заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленныйк началу производственного года, в соответствии с номенклатурой может быть уточненпо решению экспертной комиссии учреждения. Архивный шифр дела оформляется, какправило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда описи и номер дела.
2.3 Составление описей
Государственный стандарт «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения» определяет опись как «архивныйсправочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а такжепредназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, такимобразом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве.Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е.располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянногохранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описисоставляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указаннойгруппе раздельно.
«Основные правила работы ведомственных архивов»предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических,характерных только для данной организации документов (судебные и следственныедела, научные отчеты и томам и т.п.).
При подготовке к передаче в ведомственный архивдел за несколько лет дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года поструктурным подразделениям. Такая систематизация дел называетсяХронологически-структурная.
Таблица 2.2 Форма описи дел постоянного идлительного хранения№ п\п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Дата дела (тома, части) Срок хранения (тома, части) примечание 1 2 3 4 5 6 7
Раскладывая дела по годам, надо учитывать, чтодела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дела,начатые в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое,относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.
Внутри каждой структурной части деларасполагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такойпримерной схеме:
– приказы, распоряжения, указаниявышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
– приказы, протоколы и другиераспорядительные документы учреждения;
– планы, сметы, отчеты, балансы;
– доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются позначимости вопросов, хронологии или по алфавиту.
В описание каждого дела входит: порядковый номер;индекс дела; заголовок дела (в т.ч. и аннотация); дата, количество листов;примечания.
В описи дел со сроком храпения свыше 10 лет передпримечанием имеется графа-срок хранения дела. Все эти данные переписываются собложки дела. Дела вносится в опись в том порядке, в котором они былисистематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут жепроставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из несколькихтомов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся подряд дела с однотипнымсодержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовокпервого дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различиязаголовка и другие данные вносятся в опись полностью.
В графе описи «Примечания» делаются отметки обособенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельныхдокументов из него другим учреждениям и т.д.
В соответствии с требованиями «Государственнойсистемы документационного обеспечения управления»обработка дел иотбор их ни государственное хранение должны производиться регулярно поокончании производственного года.
Годовой раздел описи на дела, подлежащиепостоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении подметодическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственнойслужбы или лицом, ответственным ведение делопроизводства в структурном подразделении.
В конце описи структурного подразделения послепоследней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописьюуказывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи, лиесть особенность нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они такжеоговариваются в итоговой записи.
Опись дел структурного подразделения подписываетсясоставителем с указанием должности, согласовывается с руководителемделопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителемструктурного подразделения.
На основеописей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовыеразделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будетпередавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии сустановленными правилами. В маленьком учреждении или фирме всю эту работувыполняет секретарь.
Таблица 2.3Форма описиНазвание раздела
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок
дела
(тома,
части)
Дата
дела
(тома,
части)
Кол-во
листов
в деле
(томе,
части)
Срок
хранения
дела
(тома,
части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7
2.4 Сдача дел в ведомственный архив
дело номенклатура документ архив
Сдача дел из структурных подразделений в архивучреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом,согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Этаработа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, срокомхранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником ведомственного архивав присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоихэкземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии, послеприема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делаетсязаверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количествадел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительнойнадписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц осуществлявших ее.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываютсяа архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастаниюномеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляютсясотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают иведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются вВедомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивыне имеют достаточной площади, «Основные правили ведомственных архивов», разрешаютхранение этих дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениядо истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению вустановленном порядке.
В недавно возникших коммерческих фирмах секретарьдолжен через два года провести положенную обработку дел и переложить их вдругой шкаф, который образует начала будущего архива.
Заключение
Быстрый поиск и использование документов нахранении возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификациейдокументов является группировка их в дела. Специальным классификационнымсправочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служитноменклатура дел. Номенклатура дел служит планом распределения документов послеих исполнения в дела. С помощью номенклатуры дел проводится первый этапэкспертизы ценности документов. Номенклатура дел используется вместо описи какучетный документ при сдаче в архив учреждения. Так же номенклатура дел имеет исправочное значение.
Формирование дела – отнесение документов копределенному делу и систематизация документов внутри дела. Формируют и хранятдела в структурных подразделениях по месту образования документов. Выделяютсялица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Приформировании дел следует соблюдать ряд определенных требований.
Дела считаются заведенными с момента включения вних исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях ихранятся в них до передачи в архив учреждения. В случае, если документы уже включенныев дело в течение года потребовались работнику они могут быть вынуты из делатолько ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладываетсялист-заместитель. Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизынаучной и практической ценности документов, оформление дел; составление описина дела с постоянным идолговременным сроками хранения.
Экспертиза ценностей документов – это определениезначения документов. Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводствеи заканчивается в государственном архиве. Экспертиза ценности документов вучреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующейпостоянно. В процессе проведения экспертизы могут быть использованы нескольковидов типовых перечней, которые устанавливают сроки хранения документации.
Оформление дела – подготовка дела к хранению – проводятработники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранениедел. Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный переченьединиц хранения, а также предназначенный для их учета и закреплениясистематизации. Опись служит основным учетным и справочным пособием вделопроизводстве и архиве. Обработка дел и отбор их ни государственное хранениедолжны производиться регулярно по окончании производственного года.
Сдача дел из структурных подразделений в архивучреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом,согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Этаработа должна проводиться ежегодно.
Списоклитературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство/ В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 192 с.
2. Булюлина Е.В. Архивоведение/ Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 96 с.
3. Вигер А.МСекретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. –М.: Феникс, 2001 – 320 с.
4. Горфейн Г.М. Архивоведение/ Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательстволенинградского университета, 1971. – 86 с.
5. Кирсанова М.В. Современноеделопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 304 с.
6. Крайская З.В. Архивоведение/ З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА,2003. – 359 с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводствои техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов.М.: Высшая школа, 2001. – 159 с.
9. Непогода А.В. Делопроизводствоорганизации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. –480 с.
10. Охотников А.В. Документоведениеи делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ»,2003. – 304 с.
11. Петелин В.Г. Делопроизводство напредприятии / В.Г. Петелин. – М.: Ось-89, 2005. – 128 с.
12. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечениясохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.
13. Смирнова Е.П. Делопроизводстводля секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 152 с.
14. Соколов В.С. Документационноеобеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.
15. Стенюков М.В. Делопроизводство /М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 128 с.
16. Стяжкина Т.А. Делопроизводствопредприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2005. – 288 с.
17. Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов.– М.: Высшая школа, 2000. – 260 с.