Общая характеристикакомплексной конфигурации «Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры»
Комплексная конфигурация«Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры» разработана на основе всехтрех компонент системы 1С: Предприятие — «Бухгалтерский учет», «Оперативныйучет» и «Расчет» — и представляет собой типовое решение для комплекснойавтоматизации предприятия.
Данная конфигурацияпозволяет вести в одной информационной базе учет от имени несколькихорганизаций. Как правило, в этом случае все организации имеют одногособственника (владельца) или группу собственников. Такую «совокупность»организаций в дальнейшем будем именовать компанией, а входящие в нееорганизации — фирмами.
Конфигурация содержитнабор интерфейсов пользователя, которые позволяют работать с различными частямиконфигурации. Краткую характеристику каждого из интерфейсов вы также найдете вданной главе.
Теперь рассмотримособенности каждой из компонент, реализованные в Комплексной конфигурации.
Бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет,реализованный в Комплексной конфигурации с использованием функциональныхвозможностей компоненты «Бухгалтерский учет», реализует стандартную методологиюучета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательствомРоссийской Федерации.
Длярешения этих задач конфигурация включает:
· план счетов,содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;
· справочник валют,используемый при ведении валютного учета;
· наборсправочников для ведения списков объектов аналитического учета;
· наборперечислений для организации аналитического учета с регламентированным наборомзначений;
· набор документов,предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и дляавтоматического формирования бухгалтерских операций;
· набор констант,используемых для настройки общих параметров ведения учета на конкретномпредприятии;
· набор стандартныхотчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезахпо любым счетам, любым объектам аналитики;
· специализированныеотчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета;
· наборрегламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления;
· специальныережимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.
План счетов и настройкааналитического учета реализованы в конфигурации практически для всех разделовбухгалтерского учета. Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерскихопераций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:
· операции по банкуи кассе;
· учет основныхсредств и нематериальных активов;
· учет материалов иМБП;
· учет производствапродукции;
· учет валютныхоперации;
· расчеты сорганизациями, дебиторами, кредиторами;
· расчеты сподотчетными лицами;
· расчет зарплаты;
· учет расчетов сбюджетом;
· другие разделыучета;
· формированиебухгалтерской и налоговой отчетности.
Оперативный(торговый) учет
Конфигурация позволяетвести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий ифинансовый.
Основная цельуправленческого учета — формирование информации о деятельности компании длявнутреннего пользования, т. е. для собственников, руководителей и сотрудниковкомпании. Финансовый учет ведется для правильного отражения деятельности всехфирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете. Он предназначен, в первуюочередь, для подготовки информации, необходимой для внешних пользователей(инвесторов, кредиторов, налоговых органов).
Учет торговойдеятельности (управленческий и финансовый), реализованный в конфигурации сиспользованием функциональных возможностей компоненты «Оперативный учет»,поддерживает все операции, связанные с закупкой, хранением и продажей товара, исвязанными с этими операциями взаиморасчеты с покупателями и поставщиками:
· учет наличия идвижения товаров на складах;
· партионный учеттоварного запаса;
· автоматическоесписание себестоимости товаров по одному из методов: по среднему, LIFO, FIFO;
· выписка счетов наоплату и учет резервирования товаров;
· учет товаров,взятых на реализацию;
· учет товаров,отданных на реализацию;
· продажа наборовтоваров;
· операции стоварами по нескольким единицам измерения;
· учетвзаиморасчетов с поставщиками и покупателями;
· учет полученных ивыданных товарных кредитов;
· многовалютныйучет торговых операций, выписка торговых документов в любой валюте;
· автоматическаяподдержка «скользящих» кредитных взаиморасчетов по отгрузкам и оплатам.
Результаты торговойдеятельности компании отражаются в бухгалтерском учете раздельно по фирмам,составляющим компанию, на основании данных финансового учета.
Расчетзарплаты и учет персонала Ввод данных о сотрудниках
В рамках описываемойконфигурации все события, так или иначе влияющие на расчет заработной платы —прием или увольнение сотрудника, уход в отпуск, предъявление к оплатебольничного листка, назначение доплат и надбавок и т.п., — оформляются припомощи соответствующих документов (например, уход в отпуск оформляетсядокументом «Приказ на отпуск»).
В то же время существуетвозможность непосредственного изменения данных, хранящихся в справочниках, например,можно исправить оклад какого-либо сотрудника. Но, редактируя данныенепосредственно в справочниках, необходимо учитывать следующее: многие основныепараметры, используемые в алгоритмах расчетов, (например, тот же окладсотрудника), являются периодическими, т.е. система хранит всю «историю»изменений этих параметров и вводит новые значения таких параметров, привязываяих к дате изменения.
Алгоритмы расчетовособым образом используют «периодичность» параметров. Так, например, алгоритм,рассчитывающий оплату по окладу за некоторый период, в качестве суммы окладавыбирает значение, действующее на дату окончания этого периода. Поэтому, еслиотредактировать «вручную» оклад сотрудника где-нибудь посередине расчетногопериода и рассчитать оплату по окладу за этот расчетный период, то в результатевесь расчетный период будет оплачен по новому окладу. Чтобы избежать подобныхситуаций, пользуйтесь включенными в конфигурацию документами (в нашем примере —это «Кадровое перемещение»).
Формы оплаты труда иотработанное время
В данной конфигурацииначисление заработной платы производится по повременной или сдельной формам оплатытруда. При этом отработанное время у «повременщиков» определяется как разностьмежду нормой рабочего времени (в соответствии с табель-календарями работников)и отклонениями от обычного графика работы (т.е. отпусками, болезнями, прогуламии т.п.), пришедшимися на текущий расчетный период.
Работающим по сдельнойформе оплаты труда отработанное время рассчитывается аналогично«повременщикам», но используется только при расчете отпусков и больничныхлистов; собственно же оплата труда «сдельщика» рассчитывается по введенным нанего сдельным нарядам и/или бригадным нарядам. Северные и районныеособенности
В данной конфигурацииучитываются особенности начисления заработной платы и исчисления налогов,связанные с расположением предприятий в районах Крайнего Севера, приравненных кним районах, или в других особых местностях. Штатное расписание
Описываемая конфигурацияпозволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений идолжностной состав каждого подразделения.
В то же время существуетвозможность отказаться от ведения штатного расписания, если на предприятии ононе используется.
Кадровые возможности
Конфигурация позволяетрегистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматическисоздавать стандартные формы кадровых приказов и генерировать отчеты по кадровымданным сотрудников. Отражение расчета зарплаты вбухгалтерском учете
По результатампроведенных расчетов, помимо различных отчетов, можно автоматическисформировать бухгалтерские проводки, отражающие распределение начисленнойзарплаты, а также отчислений во внебюджетные фонды и налогов с фонда оплатытруда предприятия по счетам затрат с учетом используемой на этих счетаханалитики. Пользователи программы, ихправа и интерфейсы
Демонстрационнаяконфигурация программы предполагает 6 типов пользователей, имеющих следующиеусловные названия: администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, расчетчик,кадровик и менеджер. Тип пользователя определяет интерфейс работы синформационной базой (т.е. данными программы), состав доступных данных и правана редактирование и просмотр существующих и ввод новых данных. Так, например,расчетчик не имеет возможности делать проводки по кассе, а главный бухгалтер имеетдоступ ко всем данным информационной базы.
Под интерфейсом будемподразумевать состав главного меню программы и набор панелей инструментов,первоначально предлагаемый программой пользователю.
Ниже приведены основныеправа пользователей разных типов.
Администратор
Администратор программыимеет полные права на просмотр и редактирование данных. Интерфейс администратораочень прост и предназначен, в основном, для настройки возможностей программы. Вдемонстрационной конфигурации имеется пользователь Иванов типа «администратор»с интерфейсом «Настройка» и полными правами. Для того чтобы при использованиидемонстрационной конфигурации наверняка войти в систему с полными правами,используйте имя пользователя-администратора (конечно, если вам известен егопароль). Главный бухгалтер
Главный бухгалтер такжеимеет полные права на просмотр и редактирование данных — ему доступно редактированиелюбых данных информационной базы. Интерфейс главного бухгалтера в отличие отинтерфейса администратора более продуман, так как бухгалтер считаетсячеловеком, более далеким от администрирования программы. Бухгалтер
Бухгалтер имеет право наиспользование «бухгалтерских» документов, например, счетов, счетов-фактур,приходных и расходных ордеров и пр., а также на ввод операций в журнал операцийвручную. Расчетчик
Расчетчик имеет право наиспользование документов типа больничных листов и других отклонений от нормальногорежима работы, доступ к редактированию журналов расчета, может проводитьрасчеты и получать отчеты по результатам расчета зарплаты. Расчетчикунедоступно непосредственное редактирование справочника сотрудников,подразделений, штатного расписания и пр. Это, фактически, означает, что дляпервоначального ввода информации о сотрудниках в справочники системы (вчастности в справочник «Сотрудники») необходимо войти в программу как главныйбухгалтер или кадровик. Кадровик
Кадровик имеет право наиспользование таких документов, как приказы о приеме на работу, увольнении икадровом перемещении. Эти документы используются уже при эксплуатациивнедренной конфигурации, для первоначального ввода данных рекомендуемиспользовать Помощников. Менеджер
Менеджер имеет право надоступ к справочникам, документам и отчетам, имеющим отношение к реализации товаров.
Передначалом работы
Для организациинормальной работы бухгалтеров, расчетчиков торговых менеджеров и пр.администратор программы должен провести следующие минимальные действия:используя режим запуска Конфигуратор, необходимо ввести в систему одного илинескольких пользователей, назначить им права и выбрать интерфейсы.
Перед началом работы сописываемой конфигурацией необходимо осуществить настройку возможностей системына потребности конкретного предприятия. Специально для этого в конфигурациювключен интерфейс «Настройка» и рекомендуется ввести отдельного пользователясистемы (администратора), который и будет заниматься настройкой и администрированиемсистемы.
Помощьпри работе с конфигурацией
При работе с Комплекснойконфигурацией пользователь может получить несколько видов помощи и подсказок.
Прежде всего, по клавишеF1 можно вызвать на экран стандартную справку системы 1С: Предприятие, которая содержитпояснения по всем режимам работы системы.
Чтобы получитьразъяснение по использованию конкретного объекта конфигурации (отчета,справочника, документа и так далее), следует вызвать на экран описаниеконфигурации. Для этого необходимо выбрать пункт «Описание» в меню «Помощь»главного меню. На экран будет выдан раздел описания, относящийся к выбранномуобъекту конфигурации.
При работе с Комплекснойконфигурацией для ввода различной информации широко используются формы диалогов.При работе с формой можно вызвать подсказки, поясняющие назначение реквизитовдиалога.
Чтобы получить краткуюподсказку по конкретным элементам диалога, следует поместить указатель мыши наднужным элементом. Через 1–2 секунды возле указателя появится надпись,поясняющая назначение выбранного элемента диалога. Также описание элементадиалога можно получить, если нажать кнопку со стрелкой и знаком вопроса напанели инструментов диалога, а затем щелкнуть мышью по интересующему васэлементу. На экран будет выдан текст, поясняющий назначение выбранногоэлемента.Функциональные возможностиоперативного (торгового) учета
В данной главерассматриваются особенности ведения торгового учета, как они реализованы вданной конфигурации./>
Управленческийи финансовый учет
Комплексная конфигурацияпозволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческийи финансовый учет.
Основная цельуправленческого учета — формирование информации о деятельности компании длявнутреннего пользования, т.е. для собственников, руководителей и сотрудниковкомпании.
Финансовый учет ведетсядля правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерскомучете. Он предназначен, в первую очередь, для формирования информации,необходимой для внешних пользователей (инвесторов, кредиторов, налоговыхорганов).
Из-за разных подходов итребований к ведению управленческого и финансового учета они разделены.Рассмотрим, в чем различие управленческого и финансового учета в даннойконфигурации.
Во-первых, финансовыйучет — одновалютный, он ведется только в базовой валюте (рублях).Управленческий учет — многовалютный, он позволяет вести взаиморасчеты сконтрагентами, учитывать стоимости и обороты товаров в разных валютах (длякаждого товара может быть установлена своя валюта учета, а для каждогоконтрагента — свои валюты кредита поставщика и кредита покупателя). В этомсмысле управленческий учет разнообразнее и поэтому гибче, чем финансовый.
Во-вторых, вуправленческом учете компания выступает как единый объект учета. Поэтому вуправленческом учете взаиморасчеты с контрагентами ведутся по отношению ко всейкомпании в целом. Аналогично, остатки товаров на складах, учет резервированиятоваров, стоимости и обороты партий товаров ведется для всей компании в целом.Финансовый учет ведется в разрезе каждой конкретной фирмы, входящей в компанию.
В-третьих, всехозяйственные операции финансового учета отражаются в бухгалтерском учете.Данные управленческого учета не находят отражения в бухгалтерском учете.
В-четвертых,управленческий учет включает в себя некоторые аспекты учета (резервированиетоваров, учет продажной стоимости товаров), которые, по существующемузаконодательству, не находят отражения в бухгалтерском учете, и поэтому они неведутся в финансовом учете. С другой стороны, финансовый учет в некоторыхслучаях требует более детальной аналитики, чем это реально требуется вуправленческом учете (например, ведение взаиморасчетов с покупателями в разрезеставок НДС).
Вседокументы конфигурации, предназначенные для учета торговых операций, имеютреквизит «Тип учета», который определяет, как этот документ отражается вуправленческом и финансовом учете. Реквизит документов «Тип учета» можетпринимать одно из трех значений:Тип учета документа Комментарий Управленческий («Упр.») документ принадлежит только управленческому учету Общий («Общ.») документ принадлежит одновременно и управленческому, и финансовому учету Финансовый («Фин.») документ принадлежит только финансовому учету
Присоздании любого нового торгового документа реквизит «Тип учета» принимает поумолчанию значение «Общ.». Далее, при редактировании документа, пользовательможет изменить значение типа учета документа. Однако возможность изменения типаучета документа предоставляется не всем пользователям, а только тем, которым вконфигураторе назначены права доступа «Администратор» или «Менеджер» (вдемонстрационной базе такими правами обладают пользователи Гусев, Красина,Пирогов), для других пользователей этот реквизит диалога документа невидим, апотому недоступен
При формированиидокументов видов «Приходный кассовый ордер для торг. опер.», «Расходныйкассовый ордер для торг. опер.», «Счет-фактура» в режиме ввод на основании, типучета этих документов наследуется от документа-основания. Например, есливыписана расходная накладная с типом учета «Упр.», то документ «Счет-фактура»,выписанный на основании такой расходной накладной, тоже будет иметь тип учета«Упр.».
Реквизит «Тип учета»документов отображается в формах только тех видов торговых документов, длякоторых изменение типа учета имеет физический смысл. Например, документы«Доверенность», «Счет», «Снятие товаров с резерва», «Платежное поручение»,«Ввод остатков товаров», «Перемещение», «Списание» вообще не имеют в своихдиалоговых формах реквизита «Тип учета», т. к. для этих документов изменениетипа учета не имеет смысла.
Для торговых документов,где есть возможность изменения типа учета документа, использование различных значенийтипа учета зависит от смысла оформляемой хозяйственной операции, котораяопределяется самим пользователем при оформлении документа. Например, покупательпринес 9000 руб. наличными в оплату за купленные товары. По управленческомуучету момент взаиморасчетов произошел в день оплаты, поэтому следует оформитьприходный кассовый ордер (тип учета «Упр.») от этого контрагента на сумму 9000руб., однако по финансовому учету необходимо разбить эту сумму и оформить триприходных кассовых ордера (тип учета «Фин.») на три разные даты по 3000 руб.соответственно.
Если нет необходимости введении управленческого учета, то можно вообще отключить ведение этого типаучета. Для этого константе «Метод расчета себестоимости управленческого учета»надо установить пустое значение (очистить). В этом случае остается учетостатков товаров на складах и учет резервирования товаров, однако, партионныйучет товаров и учет взаиморасчетов с контрагентами по управленческому учету вестисьне будет. Отключение управленческого учета позволит несколько сократить времяпроведения документов и уменьшит требуемый размер дискового пространства дляхранения базы данных. При отключении управленческого учета реквизит «Тип учета»в документах становится невидимым, т.к. изменение типа учета документов вданном случае теряет смысл.
Если нет необходимости введении финансового учета, то можно отключить ведение финансового учета для конкретнойфирмы. Для этого надо реквизиту «Метод расчета себестоимости» для выбраннойфирмы в справочнике «Фирмы» установить пустое значение (очистить). Отключениефинансового учета позволит несколько сократить время проведения документов. Приотключении финансового учета реквизит «Тип учета» в документах становится невидимым,т.к. изменение типа учета документа в данном случае теряет смысл.
Все реализованные вконфигурации журналы документов включают в себя документы всех типов учета,однако, существует специальный журнал финансовых документов, в которомотображаются только документы, участвующие в финансовом учете, т.е. документы,тип учета которых имеет значение «Фин.» или «Общ.».
Структура реализованныхв конфигурации отчетов по торговой деятельности отражает наличиеуправленческого и финансового учета. В большинстве случаев отчеты имеют аналогипо управленческому и финансовому учету. Например, управленческие отчеты«Взаиморасчеты» и «Партии товаров» имеют одноименные финансовые аналоги.
Партионныйучет товаров
Комплексная конфигурацияподдерживает партионный учет товаров. Такой способ учета позволяет обеспечитьсписание проданных товаров по одному из выбранных методов: ФИФО или ЛИФО. Учетподдерживается конфигурацией автоматически, т.е. пользователь не вводит данныео новой партии, а сама партия создается очередным приходным документом, и всянеобходимая информация (в т.ч. учетная цена) берется из документа.
Метод списания товаров —ФИФО, ЛИФО или по средней — выбирается пользователем в начале работы с конфигурацией.Метод списания может быть разным для управленческого и финансового учета.
При выборе методасписания «по средней» партионный учет ведется только для товаров, взятых илиотданных на реализацию. Раздельный учет товаров
Конфигурация позволяетразличать для целей торгового учета и отражения в бухгалтерии следующие видытоваров:
· собственныетовары (приобретенные по договору купли-продажи);
· товары, взятые нареализацию (по договору комиссии);
· товары,переданные на реализацию (по договору комиссии).
Такое разделениеобусловлено различными методами отражения таких товаров в бухгалтерском учете.
В Комплекснойконфигурации принято следующее правило: собственные товары могут безограничений продаваться и выдаваться на реализацию, а товары, взятые нареализацию, могут только продаваться.
При продаже товаровпринято правило списания партий (при методе списания ФИФО или ЛИФО): сначаласписываются партии собственных товаров, затем — товаров, взятых на реализацию.
Товары, взятые(выданные) на реализацию, учитываются раздельно по комитентам (комиссионерам).Раздельный учет по комитентам позволяет определять момент возникновениязадолженности при реализации товаров конкретного комитента (сама задолженностьформируется автоматически в момент продажи товара, взятого на реализацию). Раздельныйучет по комиссионерам служит средством контроля полноты расчетов за взятый накомиссию товар.
Несмотря на раздельныйучет, обеспечиваемый конфигурацией, внешне работа с товарами поддерживается впредельно простой форме. Так, собственные товары и товары, взятые на реализациюмогут быть оформлены единой накладной (если постановка бухгалтерского учета ворганизации допускает это). Отличия проявятся лишь при отражении операцииотпуска товаров покупателю в бухгалтерии: для товаров разных категорий будутсформированы проводки по разным схемам. Продажа наборов товаров
Конфигурация позволяетработать с наборами товаров. В справочнике «Номенклатура» при вводе товараможно указать признак «Набор» и указать составляющие этого набора, также выбравих из справочника «Номенклатура».
При оформлении продажинабора в расходных накладных, наряду с наименованием набора, будут приведены наименованиясоставляющих его товаров. Со склада будут списаны товары, составляющие указанныйнабор.
Режимпредварительного проведения расходных накладных
В случае использованияавтоматизированной торговой системы в сетевом режиме, когда расходные накладныеоформляются одновременно на нескольких рабочих местах, могут возникатьконфликтные ситуации, связанные с дефицитом товара на складе.
Опишем данную ситуацию.Допустим с первого рабочего места менеджер выписывает клиенту товар А, причем,на момент ввода товара в накладную товар на складе имеется. Менеджер первогорабочего места продолжает работать с клиентом и вносит в накладную другиепозиции. В это время на втором рабочем месте другой менеджер тоже оформляетрасходную накладную и вносит туда товар А, причем забирая весь существующийостаток данного товара. Если второй менеджер первым проведет свою накладную, тонакладная первого менеджера уже не проведется, т. к. товар А на складе ужекончился. Для исправления ситуации первому менеджеру придется извиняться передклиентом, объяснять ему, что кто-то успел купить товар первым и удалять изнакладной строку с товаром А.
Для решения даннойпроблемы в конфигурации реализован режим предварительного проведения расходныхнакладных. Предварительное проведение накладной означает, что накладнаяпроводится только по регистру остатков товаров, записывая за собой набранные вдокумент товары. Учет партий товаров, учет взаиморасчетов и т.п. в этом случаене выполняется. Предварительное проведение накладной выполняется по временигораздо быстрее полного проведения, кроме того, в процессе оформления документаможно несколько раз выполнять предварительное проведение, при этом накладнаякаждый раз перепроводится в точке актуальности, записывая за собой набранные вдокумент товары. После того, как накладная полностью оформлена, следует выполнитьполное проведение документа.
Используя режимпредварительного проведения расходной накладной описанная выше ситуация моглабы выглядеть следующим образом. Менеджер на первом рабочем месте выписываетклиенту товар А, который пока есть на складе. После этого выполняетсяпредварительное проведение накладной, и менеджер продолжает работать с клиентоми вносит в накладную другие позиции. В это время на втором рабочем месте другойменеджер тоже оформляет расходную накладную и вносит туда товар А, он видит существующийостаток данного товара и следовательно может вписать в документ толькоимеющееся количество. В данном случае накладные проведутся окончательно безпроблем, связанных с тем, что товар закончился.
Режим предварительногопроведения расходной накладной доступен только для накладных, дата которыхсовпадает с датой Точки актуальности (ТА). Т. е. режим предназначен только дляоформления текущих документов в реальном времени. Кроме того, данный режимдоступен только для новых, не проведенных или предварительно проведенныхнакладных. Полностью проведенные накладные можно только полностью перепровести,или сначала снять их с проведения, а потом можно выполнять предварительноепроведение.
Для выполненияпредварительного проведения в форме расходной накладной имеется специальнаякнопка «Предв. пров». Документ, который предварительно проведен,отмечается в журнале «Расходные накладные» специальной пиктограммой. Крометого, в форме предварительно проведенной накладной красным цветом отображаетсяпредупреждающая строка «Проведен предварительно».
Нужно отметить, чтонакладные, которые предварительно проведены, при групповом перепроведениидокументов (например, при восстановлении последовательности или при смещении ТАназад вперед) будут проведены полностью. Таким образом, если сделка несостоялась, а накладная была предварительно проведена, пользователю следуетинтерактивно удалить данный документ или снять его с проведения. Для работы спредварительно проведенными накладными удобно пользоваться журналом «Расходныенакладные», в котором эти документы отмечаются специальной пиктограммой.
«Скользящий» учет отгрузок и оплаты
Все торговые операции,связанные с движением товаров и денег с конкретным контрагентом в даннойконфигурации образуют единую логическую последовательность, причем это в равнойстепени относится и к покупателям, и к поставщикам. Реализованный вконфигурации механизм автоматически поддерживает взаиморасчеты с контрагентамив актуальном состоянии.
Кратко поясним смыслданного механизма.
Например, при «нулевом»(никто никому не должен) состоянии взаиморасчетов, поступление денежных средствот покупателя, оформленное соответствующими документами, будет автоматическиинтерпретировано конфигурацией как авансовый платеж: возникает задолженностькомпании перед этим покупателем.
При оформлении фактаотгрузки товаров, который также оформляется соответствующим документом(накладной), конфигурация в данном случае автоматически интерпретирует данныйфакт как отгрузку по предоплате, поэтому задолженность торговой компании будетпогашена. Подобные действия могут выполняться необходимое количество раз, покавесь авансовый платеж покупателя не будет «погашен» отгрузками.
Наоборот, еслипокупателю сначала поставляется товар, то это автоматически интерпретируетсяконфигурацией как отгрузка с условием отложенной оплаты. Последующеепоступление денежных средств от покупателя автоматически будет отражено в учетекак оплата за ранее отгруженные товары. Причем, если денежных средств поступиломеньше, чем было отгружено товаров, то сумма будет зачтена как частичнаяоплата, а если больше, то часть суммы будет зачтена как оплата за товары, аостаток — как авансовый платеж под предстоящие поставки товаров.
Единая книга продаж и книга покупок
Принципы работы сосчетами-фактурами в Комплексной конфигурации различаются для торговых ибухгалтерских операций.
Выставлениесчетов-фактур покупателям и регистрация самих счетов-фактур и их оплаты в книгепродаж в значительной мере выполняется конфигурацией автоматически, взависимости от текущего состояния взаиморасчетов с конкретным покупателем.Также автоматически выполняется регистрация в книге покупок счетов-фактурпоставщиков.
Выставление счетовсчетов-фактур по операциям, не связанным с приобретением и продажей товаров,выполняется бухгалтером самостоятельно. Также самостоятельно бухгалтеррегистрирует выставленные счета-фактуры (по неторговым операциям) в книгепродаж.
Однако, книга продажсоставляется с учетом документов обоих типов: тех, которые относятся к торговымоперациям, и тех, которые составлены и введены бухгалтером в систему вручную.
Сказанное справедливо идля книги покупок: при ее построении «собираются» и торговые, и бухгалтерскиедокументы.
Учетналога с продаж
Согласно Федеральномузакону «Объектом налогообложения по налогу с продаж признается стоимостьтоваров (работ, услуг), реализуемых за наличный расчет в розницу или оптом...».
Фактически налог спродаж (НП) является налогом на наличную форму оплаты товаров (работ, услуг). Всоответствии с действующим законодательством (федеральным и региональным)организации (предприятия), являющиеся плательщиками налога с продаж обязанывести раздельный учет реализации облагаемых и не облагаемых этим налогомтоваров (работ, услуг). В случае отсутствия раздельного учета налогоплательщикуплачивает налог с продаж с общей суммы реализации по установленной ставке.
Такая формулировказакона фактически означает, что при оформлении оптовых расходных накладных необходимозаранее знать (или предполагать) в какой форме (по безналичному расчету или заналичный расчет) будет целиком оплачена данная накладная. При оформленииплатежных документов необходимо заранее знать (или предполагать) разноску суммпо разным ставкам НДС и НП товаров (услуг), которые будут отгружены (или ужеранее отгружены) в счет оформляемой оплаты.
Реализованный в даннойконфигурации алгоритм учета НП позволяет использовать как жесткую схему заданияставок НДС и НП в платежных документах, так и предоставляет возможностьавтоматически согласовывать оплаты и отгрузки по соответствующим ставкам НДС иНП.
Документ «Приходнаянакладная» имеет в многострочной части документа реквизит «Сумма НП». Еслитовар по данной накладной закуплен с учетом НП, и необходимо в дальнейшемучитывать сумму НП в себестоимости товара, то следует при оформлении данногодокумента для каждой позиции указать сумму выплаченного НП, В дальнейшем суммавыплаченного НП будет учитываться в себестоимости товара отдельно и не будет влиятьна расчет выплаченного НДС по данной партии товаров.
Документ «Расходнаянакладная» имеет в шапке документа реквизит «Учитывать НП», этот реквизитвлияет на печатную форму накладной (с графой НП или без нее) в которойотображается сумма оплаты. Значение реквизита «Учитывать НП» говорит только опредполагаемом (наиболее вероятном), с точки зрения продавца (или его предварительнойдоговоренности с покупателем) типе учета задолженности по данной накладной(если оплата наличными, то с учетом НП, а если оплата по безналичному расчетуто без учета НП). Значение данного реквизита оказывает влияние на алгоритмизначального проведения данного документа, но в итоге, записи в регистрах поданной накладной определяются теми платежными документами, которые в результатебудут зачтены в оплату данной накладной. Другими словами, система автоматическиотслеживает и при необходимости корректирует суммы задолженностей по накладнымв зависимости от видов документов оплаты.
Если при оформлениирасходной накладной значение реквизита «Учитывать НП» было указано правильно,то системе не потребуется в дальнейшем автоматически вводить в регистрыкорректирующие записи и соответственно будет сокращено количество выгружаемыхбухгалтерских проводок.
Если документ «Расходнаянакладная» выписывается на отгрузку без существующей предоплаты, то изначальноепроведение данной накладной выполняется с учетом заданного значения реквизита«Учитывать НП». Однако, если предоплата от контрагента уже была ранеепроведена, то, невзирая на реквизит «Учитывать НП», накладная будет проведенаисходя из вида документа имеющейся предоплаты, т.е. в зависимости от того, былапредоплата оформлена по безналичному расчету или за наличный расчет.
При оплате ранееотгруженной расходной накладной, в зависимости от вида документа оплаты (побезналичному расчету или за наличный расчет) механизм проведения документаоплаты может (в некоторых случаях) автоматически исправлять (сторнировать)ранее введенные в регистр записи по отгрузке и восстанавливать их с другим значениемучтенной задолженности по накладной. Например, если накладную изначальнопровели исходя из предположения, что оплата будет по безналичному расчету (безучета НП), а оплата реально поступила в виде «Приходного кассового ордера» (заналичный расчет), то записи по отгрузке без учета НП автоматически (если такойрежим разрешен) сторнируются и восстанавливаются уже с суммами с учетом НП.
Если документ «Расходнаянакладная» оформляется с уже имеющейся предоплатой, то при проведении, в зависимостиот вида документа оплаты (по безналичному расчету или за наличный расчет)механизм проведения накладной может (в некоторых случаях) автоматическиисправлять (сторнировать) ранее введенные в регистр записи по авансам ивосстанавливать их с другими значениями ставок НДС и/или НП. Другими словами,если ставки НДС/НП ранее введенного аванса не совпадает со ставками НДС/НПтоваров (услуг) накладной, то автоматически (если такой режим разрешен) сначалапроизводится сторнирование аванса с его предыдущими ставками НДС/НП и затемвосстановление записи, но уже со ставками НДС/НП, определенными из накладной.Таким образом, все авансы в результате разлягутся по тем ставкам НДС/НП, покоторым прошла реальная отгрузка.
Механизм автоматическогоисправления (сторнирование-восстановление с другими ставками НДС и НП) включаетсятолько в том случае, если в документах оплаты («Приходный кассовый ордер»,«Расходный кассовый ордер» (при, возврате), «Ввод остатков кредита», «Выписка»)пользователем НЕ ЗАДАНЫ значения «Ставки НДС» и/или «Ставки НП». Данный вариантможно применять, когда фирма торгует товарами с различными ставками НДС иразными ставками НП, причем идет непрерывное оформление потока расходныхнакладных, потока приходных ордеров, потока выписок из банка. Если приоформлении платежных документов неизвестны ставки НДС и/или НП товаров, закоторые данные по оплате могут быть в результате зачтены, то можно не задаватьв документах значения этих ставок (оставить пустое значение), в этом случаеконфигурация включает механизм автоматического согласования ставок отгрузки иоплаты.
Согласно действующемузаконодательству, необходимо вести раздельный учет реализации по разным ставкамНП. Кроме того, необходимо вести раздельный учет реализации по разным ставкамНДС. Поэтому в документах оплаты есть реквизиты «Ставка НДС» и «Ставка НП»(исключение составляет документ «Выписка», который не имеет реквизита «СтавкаНП» и всегда проводится со значением ставки НП «Без учета НП»).
Если в документах оплатызначения ставок НДС и НП заданы пользователем, то документы оплаты проводятся вточности так, как задано, и их движения по регистрам в дальнейшем автоматическине корректируются. В данном случае, пользователь сам берет на себяответственность, что он правильно указал в платежных документах ставки НДС и НПоплаты. Например, фирма торгует товарами со ставкой НДС только 20% и ставкой НПтолько 5%, причем заранее точно известно, какие накладные будут оплачены побезналичному расчету, а какие за наличный расчет, а также есть абсолютнаяуверенность, что накладные, выписанные на отгрузку с учетом НП будут полностьюоплачены приходными кассовыми ордерами, а выписанные на отгрузку без учета НПбудут полностью оплачены через банк (документом «Выписка»).
Если значения ставок НДСи/или НП в документах оплаты не заданы пользователем (оставлено пустое значениереквизита), то документы изначально проводятся со значениями ставок поумолчанию. Для ставки НП значение по умолчанию задается в константе «Основнаяставка НП». Для ставки НДС значение по умолчанию задается в константе «Основнаяставка НДС». Исключение составляют документ «Выписка», который всегдапроводится со значением ставки НП «Без учета НП», а также документ «Вводостатков кредита», который, если не указана ставка НП (для случая ввода остаткапо кредиту покупателя), проводится со значением ставки НП «Без учета НП»(предполагается приоритет ввода остатков начальной задолженности в безналичнойформе). Заметим, что значения ставок по умолчанию проводятся по документамтолько в случае, когда они | зачитываются как авансовые выплаты, однако вдальнейшем (поскольку значения ставок не заданы пользователем) записи регистровпо этим документам могут автоматически корректироваться системой.
Дополнительноеобстоятельство, которое следует учитывать: в случае, если в документе«Приходный кассовый ордер» пользователем не заданы значения ставок НДС и/илиНП, то печатную форму этого документа можно получить только после проведениядокумента, более того, точную сумму НП и сумму НДС в печатной форме этого документаможно получить только после того, когда данная оплата будет полностью покрытареальными отгрузками.
Отражениеторговых операций в бухгалтерском учете
В Комплекснойконфигурации все торговые операции отражаются с использованием механизмов компоненты«Оперативный учет». Операции могут иметь признак «управленческий», «финансовый»или «общий» (одновременно управленческий и финансовый) тип учета, в зависимостиот этого, операции проходят по управленческому или (и) финансовому учету.
В бухгалтерском учетенепосредственно в момент ввода отражаются торговые операции, имеющие признак «финансовый»или «общий», связанные с движением средств по расчетному счету и кассе, так какнесвоевременное отражение этих операций искажает данные бухгалтерского учета.
Регистрация вбухгалтерском учете других торговых операций (связанных с движением товаров)выполняется специальным документом «Формирования бухгалтерских проводок поторговым операциям». Этот документ должен вводиться 1 раз в конце месяца, послетого, как подведены итоги совершения торговых операций и выверены все введенныедокументы.
Документ, на основеданных финансового учета, формирует сводные бухгалтерские проводки внеобходимых разрезах аналитического учета: операции одного типа по разнымдокументам (например, поступления по приходным накладным) объединяются иоформляются одной проводкой.
Позициядокумента и граница последовательности
В данной конфигурациидля ведения партионного учета движения товаров, помимо метода «по среднему»,могут использоваться также методы FIFO или LIFO. Однако, использование этихметодов делает систему критичной к правильному, последовательному вводудокументов. При проведении документов задним числом, а также при исправлении иперепроведении документов, при отмене проведения документов, фактическаяпоследовательность проведения документов в регистрах нарушается. Это можетприводить к нарушению корректности учета. После вышеописанных действий длявосстановления корректности учета необходимо заново перепровести документы вправильной последовательности, начиная от документа, который нарушил этупоследовательность.
Для отслеживания этихситуаций в конфигурации ведется учет границы последовательности (ГП),которая отражает момент времени, до которого документы проводились в правильнойпоследовательности. ГП автоматически обновляется системой при работе сдокументами. ГП хранит в специальном формате позицию последнего документа,проведенного в правильной последовательности. При последовательном проведениидокументов ГП сдвигается каждый раз на последний проведенный документ, но, еслипоследовательность нарушается (например, документ проводится «задним числом»),то ГП устанавливается на этот документ (сдвигается назад) и, чтобы установитьГП на последний проведенный документ, требуется перепровести документы вестественной последовательности.
Восстановлениеестественной последовательности проведения документов может занимать довольнопродолжительное время, поэтому этот процесс не запускается автоматически, адолжен быть инициирован пользователем по мере необходимости. Текущее состояниеГП отображается в естественном формате (дата, время) в диалогах почти всехотчетов. Восстановление естественной последовательности проведения документовможно выполнить, используя системную процедуру восстановленияпоследовательности, которая включается через главное меню программы «Операции»— Проведение документов… — Последовательности» для пользователя, у которогоназначен интерфейс администратора (пользователь Гусев). Данную обработку можнозапускать только в монопольном режиме.
Возможность получениянекорректных данных отслеживается конфигурацией каждый раз при формировании отчетов(управленческих или финансовых), которые используют данные регистров,чувствительных к порядку проведения документов. При этом анализируется заданныйпериод формирования отчета, который соотносится с текущим положением ГП. Еслиданные сформированного отчета могут оказаться неактуальными из-за того, что ГПлежит ранее или в пределах заданного периода отчета, то выдается специальноепредупреждение с предложением восстановить последовательность проведениядокументов.
Видыторговых операций Закупка товаров
Конфигурацияподдерживает все основные операции, связанные с закупкой товаров:
· поступлениетоваров на склад (документ «Приходная накладная»);
· регистрациясчета-фактуры поставщика (документ «Регистрация Счета-фактуры», вводится наосновании документа «Приходная накладная»);
· выплата авансапоставщику (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»);
· оплата поставщикуза полученные товары (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»);
· возврат товарапоставщику (документ «Расходная накладная» на возврат, вводится на основаниидокумента «Приходная накладная»);
· возврат денег отпоставщика за возвращенный товар (документы «Движения по р/с», «Приходныйкассовый ордер»).
При оформлении приходныхнакладных можно посмотреть оперативную информацию о взаиморасчетах.
На основезарегистрированных счетов-фактур строится книга покупок. Продажа товара оптом
Конфигурацияподдерживает операции, связанные с продажей товаров и расчетами с покупателями:
· выписка счета ирезервирование товара (документ «Счет»);
· поступлениепредварительной оплатил от покупателей (документы «Движения по р/с», «Приходныйкассовый ордер»);
· поступлениеоплаты от покупателей за отгруженные товары (документы «Движения по р/с»,«Приходный кассовый ордер»);
· отгрузка товарапокупателю (документ «Расходная накладная»);
· выставлениесчета-фактуры покупателю (документ «Счет-фактура», вводится на основаниидокумента «Расходная накладная»);
· снятие товара срезерва (документ «Снятие резерва»);
· возврат товара отпокупателя (документ «Приходная накладная», вводится на основании документа«Расходная накладная»);
· возврат денегпокупателю (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»).
Товар покупателю можетбыть отгружен как по предварительной оплате, так и в кредит. При оформленииэтих операций учитываются задолженности покупателей.
Документ «Снятиерезерва» имеет возможность автоматического заполнения спецификации товарами,зарезервированными просроченными счетами. При отгрузке товар снимается срезерва документом «Расходная накладная» автоматически.
На основе выданныхсчетов-фактур строится книга продаж. Продажа товара в розницу
Поскольку даннаяконфигурация предназначена для организаций, занимающихся оптово-розничнойторговлей (в основном торгующей оптом и частично в розницу), учет товаров здесьреализован по оптовой схеме, т.е. товар учитывается по приходной стоимости безНДС. НДС прихода учитывается отдельно от стоимости товара. При продаже товара врозницу, перевод товара в бухгалтерском учете из опта в розницу выполняетсянепосредственно на момент акта розничной продажи.
Конфигурацияподдерживает операции, связанные с продажей товаров в розницу с использованиемторгового оборудования (ККМ, сканеры штрих-кода, дисплей покупателя):
· продажа товара врозницу (документы «Расходная розничная», «Чек», «Отчет кассовой смены»). Торговля комиссионнымитоварами
Конфигурация позволяетвести учет товаров, взятых на реализацию:
· прием товаров нареализацию (документ «Приходная накладная реализатора»);
· в Комплекснойконфигурации товары, взятые ранее на реализацию, могут выдаваться на реализациютретьим лицам (документ «Расходная накладная реализатора»);
· продажа оптом и врозницу товаров, принятых на реализацию (документ «Расходная накладная»,«Расходная розничная», «Чек», «Отчет кассовой смены»);
· комиссионныетовары, отданные в свою очередь на реализацию третьим лицам и проданные,автоматически учитываются при проведении документов «Отчет реализатора», «Инвентаризацияреализатора»;
· регистрациясчета-фактуры комитента (документ «Регистрация счета-фактуры») вводится наосновании документов «Расходная накладная», «Расходная розничная»,«ОтчетКассовойСмены», «ОтчетРеализатора», «Инвентаризация реализатора» в случае,когда были проданы товары, ранее взятые на реализацию;
· перечислениеденег комитенту за реализованные товары (документы «Движения по р/с»,«Расходный кассовый ордер»);
· возврат товаракомитенту (документ «Расходная накладная реализатора», вводится на основаниидокумента «Приходная накладная реализатора»).
Учет ведется раздельнопо каждому комитенту.
Передача товаров на комиссию
Оформление операций,связанных с передачей товаров на комиссию:
· передача товаровна комиссию (документ «Расходная накладная реализатора»). В Комплекснойконфигурации выдаваться на реализацию могут и собственные товары и товары,взятые ранее на реализацию;
· регистрацияпродажи товаров комиссионерами (документы «Отчет реализатора» и «Инвентаризацияреализатора»). Считается, что товары, переданные на реализацию, продаютсяоптом;
· поступлениеоплаты от комиссионеров за реализованные товары (документы «Движения по р/с»,«Приходный кассовый ордер»);
· выставление счета-фактурыкомиссионеру (документ «Счет-фактура» вводится на основании документов «Отчетреализатора» и «Инвентаризация реализатора»);
· возврат товара откомиссионера («Приходная накладная реализатора» вводится на основании документа«Расходная накладная реализатора»).
Конфигурация ведет учетотданных на реализацию товаров раздельно по каждому комиссионеру. Складские операции
Конфигурацияподдерживает операции складского учета:
· межскладскиеперемещения (документ «Перемещение»»);
· списание товаров(документ «Списание»).
По складам ведетсятолько количественный учет товаров, поскольку стоимостной учет ведется вразрезе партий товаров по всей фирме.