Содержание
Введение. 3
1. Обеспечение нормативных условий храненияархивных документов. 5
1. 1 Создание оптимальных условий хранениядокументов. 5
1. 2 Размещение документов в хранилище.Топографирование. 10
2. Применение специальных средств хранения иперемещения документов. 12
2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ… 12
2. 2 Проверка наличия и состояния дел. 15
2. 3 Создание страхового фонда особо ценныхдокументов и фонда пользования 18
3. Обеспечение физико-химической сохранностиархивных документов. 21
3. 1 Проверка физического состояния документов. 21
3. 2 Физико-химическая и техническая обработкаархивных. 23
документов. 23
Заключение. 26
Библиографический список литературы… 27
Приложение. 28
Введение
Актуальность темы курсовойработы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией,созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это несклад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременнойсоциальной памяти общества.
Государственные органы, органыместного самоуправления, организации и граждане, занимающиесяпредпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаныобеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личномусоставу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами,иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнямидокументов, предусмотренными Федеральным законом «Об архивном деле вРоссийской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
Задачей архивистов остаётсясохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иныхорганизаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальностьдеятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие вмеждународных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.
Обеспечение сохранностидокументов — основная задача государственных архивов. Сложность решения задачиопределена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного»хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, ареставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода крешению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода кдифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивныхдокументов, с учетом их ценности, физического состояния.
Дифференцированныйподход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов,так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельныхдокументов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценностьдокументов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкаяпотенциальная долговечность
Комплекс мероприятий по созданиюнормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организациихранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающихподдержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранностьархивных документов в архиве.
Нормативные условия храненияархивных документов обеспечиваются:
— строительством, реконструкциейи ремонтом зданий архивов;
— созданием оптимальных(нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, световогои санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
— применением специальных средствхранения и перемещения архивных документов.
Основной целью курсовой работыявляется исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов какодного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно былавыбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние ивозможности использования в самых разнообразных целях.
Длядостижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть мерыпо обеспечению нормативных условий хранения документов.
2. Раскрыть порядокприменения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
3. Исследоватьметодику обеспечения физико-химической сохранности документов. 1. Обеспечениенормативных условий хранения архивных документов 1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условияхранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтомзданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной ипротивопожарной сигнализации; применением технических средств для созданияоптимального температурно-влажностного режима хранения, проведениясанитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальныхсредств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и томуподобное).
Здания длягосударственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы издругих помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий,загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов исооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки,автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительныхнорм и правил.
Пригодностьместорасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарнойохраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.[2]
Строительство и реконструкцияздания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами,содержащими требования к объектам технического регулирования и проектнойдокументацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органомисполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собойкомплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнениязадач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задачадминистративно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечатьтребованиям рациональной планировки помещений.
Состав, расположение,оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранностьархивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требованийтехнологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственнойсанитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.
Архив обеспечиваетсяархивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями дляавтоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного икоммуникационного оборудования.
Предназначенные для храненияархивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированыот остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов впомещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами,организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющимипожароопасные и химические технологии.
Архивохранилищанумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно вотдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных сприменением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронногоархива — от источников электромагнитных излучений и силовых полей.
Хранилища рекомендуетсярасполагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещениедопускается только с обязательной защитой документов от прямого попаданиясолнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнахжалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственногоосвещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентныелампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
Хранение архивныхдокументов осуществляется в темноте. Защита документов от действия светаобеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах,применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п.Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямоепопадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей ввоздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота,аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.
Защита архивных документов отразрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется вовсех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
Архивохранилища обеспечиваютсясовременными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общиеи поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивовоборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями,охранно-пожарной сигнализацией. [2]
Не допускается размещениеархивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Черезархивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационныетрубопроводы.
Охранный режим архиваобеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-техническойукрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охраннойсигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдениювнутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебныхпомещений.
Обязательному оснащениюсредствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища ипомещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а такжематериальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основнойвход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Архивохранилища и другиепомещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуютсядверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома,оснащенными замками повышенной секретности.
Вынос из архива архивныхдокументов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а такженаучно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам,выдаваемым в установленном порядке.
Хранение документовосуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового,температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.
В архивохранилищах, оборудованныхсистемами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальныйтемпературно-влажностный режим для хранения документов на:
1) бумажных носителях — температура +17 — +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;
2) черно-белых пленочныхносителях — температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;
3) цветных пленочных носителях — температура +2 — +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;
4) электронных носителях — температура +15 — +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.[9]
В архивохранилищах снерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветриваниездания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течениеодних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) недопускаются.
Температурно-влажностный режимконтролируется путем регулярного измерения температуры и относительнойвлажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемыхпомещениях — не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемымклиматом — 2 раза в неделю; при нарушениях режима — 1 раз в сутки.
Контрольно-измерительные приборытемпературно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры)размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показанияконтрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационныхжурналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов имеры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях егонарушения.
Помещения хранилищ должныподдерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможностьпоявления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилищеобеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образованиенепроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещениеархивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.
Основными средствами хранениядокументов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи,деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качествевспомогательного или специального оборудования могут использоватьсяметаллические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы сметаллическими перегородками и полками.
Кинодокументы, рулонныемикрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковыхкоробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах.Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихсяметаллических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращенияскапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основойкинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
Не допускается хранение архивныхдокументов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитныхметаллических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы висключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуровстеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и ихэффективное заземление).
Каждая единица храненияаудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичнуюиндивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещениеархивного документа внутри упаковки.
Архивные документы на бумажнойоснове размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально иливертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках,футлярах и т.п. ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках,лестничных площадках или в не разобранных кипах.
Средства хранения устанавливаютсяперпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещениевплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
Расстановка средств храненияосуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами– 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ейсредствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом инижней полкой средства хранения — 15 см.[2]1. 2 Размещениедокументов в хранилище. Топографирование
Размещениедокументов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должныразмещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем ихоперативный поиск.[6]
Для оперативного поискадокументов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:
— описи дел и заменяющие ихноменклатуры дел;
— предметные,предметно-тематические картотеки;
— картотеки по личному составу;
— указатели;
— исторические справки;
- обзоры документов.
Документы постоянного храненияразмещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения идокументов по личному составу.
Порядок размещения фондов вархиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматриваетраспределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости)номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.
В одном архивохранилище могутразмещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимовхранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителяхс магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).
Все помещения архива (здания,корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются.Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа вархивохранилище, их полки — сверху вниз слева направо.
В целях закрепления местахранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажныетопографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондовоготопографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточкирасполагаются в порядке номеров архивных фондов… На ней указывается названиефонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, делс № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1).
Карточки постеллажноготопографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются попорядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляртопографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учетдокументов архива, второй — в архивохранилище.
Ведение топографическихуказателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированномрежиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещениидокументов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схемеразмещения фондов.
2. Применениеспециальных средств хранения и перемещения документов2. 1 Порядок выдачидел из хранилищ
Дела выдаются из хранилищ:
— для использования(пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения,учреждениям и организациям во временное хранение);
- для проведения архивных работ с документами.
Дела, содержащие ветхиедокументы, особо ценные документы, для использования из хранилищ не выдаются,вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятсяхранителем фондов.
Архивные документы выдаются изархивохранилища на срок: до одного месяца — пользователям в читальный зал иработникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не болеедвух недель); до трех месяцев — фондообразователям; до шести месяцев — судебным,правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Выдача архивных документов изархивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенныйдоговором о проведении выставки.
Выдача дел из хранилищоформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах.Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числеполистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их изархивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистнуюпроверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями вчитальном зале, осуществляет работник читального зала.[7]
Обязательной полистной проверкеналичия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и приих возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивныедокументы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни иметаллы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилищаи не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графическиедокументы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами,марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес дляколлекционеров.
Состав других дел, подлежащихполистной проверке, определяется руководством архива на основе решенияэкспертно-методической комиссии.
На место выдаваемых изархивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладываетсякарта-заместитель.
Архивные документы, выдаваемые изархивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы,лист-заверитель и лист использования документов.
Подготовка архивных документов квыдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверкуархивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания)дел, документов; полистную проверку архивных дел — в установленных случаях.
Сверка архивного шифра архивныхдокументов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагаетпроверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичногосредства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильностисоставления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправленийобложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старойобложки.
При подготовке к выдаче изархивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотнойстороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп сархивным шифром.
В целях контроля за сохранностьюархивных документов подразделение, ответственное за хранение архивныхдокументов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивныхдокументов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости посогласованию с руководством архива.
При возвращении архивныхдокументов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физическогосостояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делаетсяотметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших ихработников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемыхархивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписываетсяработником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляетсяна рассмотрение руководства архива.
При транспортировке архивныхдокументов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их отвоздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальныхвидов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света,механических повреждений.
Транспортировка архивныхдокументов производится при их плотной укладке, исключающей возможностьперемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений,при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробкижесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемуюткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические икрупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой онихранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
Для перемещения архивныхдокументов внутри архива используются передвижные тележки и другие средстватранспортировки.
Внутригородские перевозкиархивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательномсопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальниерасстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве всоответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными длясоответствующего вида транспорта.2. 2 Проверка наличияи состояния дел
Цель проверки наличия и состояниядел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел описательнымстатьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащиедокументы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта,дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.
Проверки наличия и состоянияархивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно(внеочередные).
В государственном архиве, музее,библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличияи состояния проводится [2]:
— уникальных документов — ежегодно;
— особо ценных документов набумажной основе — один раз в 10 лет (в государственной библиотеке — один раз в5 лет);
— аудиовизуальных и электронныхдокументов — один раз в 5 лет;
— кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличияостальных архивных документов определяется на основании решенияэкспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива взависимости от интенсивности использования и состояния учета архивныхдокументов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке — один раз в 15 лет).
В муниципальном архиве, музее,библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится1 раз в 10 лет.
В случае стихийныхбедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могутбыть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверкиналичия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.
Проверку наличия и состояния делпроводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.
До начала работы устанавливаетсяполнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательновыверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записяхфактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактическогоналичия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок,крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описаниемдела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотрадела.
Все обнаруженные в ходе проверкинедостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании,физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Листпроверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно,листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.
При проверке наличия и состояниядел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках,папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильноподложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщатьзаведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, длянемедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда.Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.
По окончании проверки наличия исостояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность иподпись.
На основании итоговых записей влистах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, вкотором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а такжесуммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям,количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, неотмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся вналичии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекциии дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).
Одновременно с актом проверкимогут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках приподсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дели др.
Если в ходе проверки не быловыявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверкиподшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции,переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования иреставрации документов.
Возможны случаи, когда в ходепроверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушенияхсохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архивдолжен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершенияпроверки.
В ходе розыска необходимо[8]:
— изучить учетные документы повыдаче дел из хранилища;
— проверить правильность итоговойзаписи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли бытьдопущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составленииитоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;
— проанализировать заголовкинеобнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в описьдважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;
— изучить старые описи на дела,подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, покоторой проводилась проверка;
— организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельностикоторых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;
— проверить акты приема-передачидел в архив из организаций;
— изучить акты о выделении дел идокументов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.
На дела, найденные в ходерозыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. Всправке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихсянеобнаруженными (были выданы во временное пользование без составлениясоответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими деламии т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учетанеобнаруженных дел делается запись «найдено» с указанием даты иномера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел,переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.
На дела, отсутствие которыхявляется обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой надокументы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянноехранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета ит.д.).
На отсутствующие документы, путирозыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробнаясправка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния делсчитается завершённой после внесения изменений в учётные документыпроверяющегося фонда. 2. 3 Созданиестрахового фонда особо ценных документов и фонда пользования
Страховой фонд – это совокупностьстраховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажнойоснове является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный изсоответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа ивпоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».[5]
Страховой фонд создаётся в целяхсохранения ценной документной информации на случай утраты или поврежденияоригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранитсятерриториально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовленыстраховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страховогофонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области).
Очередность страховогокопирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов иособо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередномукопированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, сповреждениями материального носителя и документной информации.
Страховое копирование проводитсяс соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, котораякопируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат всевходящие в единицу хранения архивные документы.
При страховом копировании дела,как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительныхслучаях по согласованию с руководством архива при полной невозможностикопировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетаетсялабораторией или организацией — изготовителем страховых копий заново.
Страховое копирование уникальныхдокументов и особо ценных документов осуществляется в соответствии стехнологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническимидокументами.
Страховой копией архивногодокумента на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм илимикрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографическойгалогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптическогофотографирования документов.
Страховой копией кинодокументаявляется первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленкесоответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокументаявляется первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующеготипа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копиейфонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современнойсистемой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копияоригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитнойленте.
Совокупность копий архивныхдокументов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенныхдля использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивныхдокументов (далее — фонд пользования) создается, как правило, одновременно ссозданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивныедокументы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов,организация их использования).
Фонд пользования, изготовленныйодновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте,включающем:
— для архивных документов на бумажнойоснове — одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке(негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-гопоколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;
— для фотодокументов — одинпозитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
— для кинодокументов — однупозитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и одинконтратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия ипромежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента,принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовлениефонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam иVHS;
для фонодокументов — одну копиюна магнитной ленте;
для видеодокументов — одну копиюв формате VHS.
Включение в фонд пользованиякопий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных впроцессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.
В фонд пользования включаютсякопии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивныхдокументов могут быть включены в фонд пользования в составе тематическихподборок архивных документов.
3. Обеспечениефизико-химической сохранности архивных документов 3. 1 Проверка физического состояния документов
Проверка физического состояниядокументов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива ивыявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной илиплановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ попроверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна бытьподчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формированиябанка данных о физическом состоянии документов.
В основе экспертизы физическогосостояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являтьсяследующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиесяэкстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены притушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователейи сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественногоделопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)
Проверка физического состояниядокументов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкаяработа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать ианализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников(экспертов) и преемственность в их работе.
Проводить оценку физическогосостояния крупных массивов документов можно тремя способами:
1) сплошная проверка всехобъектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода- дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток — большие временные затраты;
2) выборочный способ, когда извсего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) ипо ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всегомассива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство — временные затратызначительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток — дает усредненнуюинформацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов,не попавших в выборку;
3) попутное выявление документовс дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения имислужебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотромдел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояниядокументов сотрудниками одного отдела — отдела обеспечения сохранностидокументов. Достоинство — наименьшие временные затраты. Недостаток — результатыпопутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможностисделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда,свести результаты в статистические таблицы.
Физическое состояние документовоценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов.Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистномпросмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать вниманиена «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумагии текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цветтекста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.
Проверка и оценка физическогосостояния документов связана с выявлением качественных признаков (степеньугасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а неколичественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторуюсубъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретаетподготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях.Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.
Учет физического и техническогосостояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивныхдокументов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге)учета физического состояния архивных документов.
Учет физического и техническогосостояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учетатехнического состояния кинодокумента; карточке учета технического состоянияфотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточкеучета технического состояния видеодокумента.
Для учета документов Архивного фондаРоссийской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии,ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в другихдокументах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и техническогосостояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или вавтоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитамиконтрольно-учетных документов.
3. 2Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
Физико-химическая и техническаяобработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренногостарения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств,технических характеристик, долговечности; воспроизведения документнойинформации на более устойчивых носителях.
Основными видами этой обработкиархивных документов на бумажной основе являются [4]:
— дезинфекция, дезинсекция,дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты иуничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивныхдокументах;
— реставрация(реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ итехнологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналовархивных документов;
— воспроизведение архивныхдокументов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов иособо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивныхдокументов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов снедолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документнойинформации и др.;
— переплет архивных документов;
— обеспыливание архивныхдокументов;
— обработка архивных документов врежиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств испособов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации,воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
Аудиовизуальные и электронныедокументы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующимреставрационным и консервационно-профилактическим работам:
а) архивные документы намагнитной ленте:
— очистке поверхности от пыли ичастиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
— замене пересохших ипокоробленных склеек;
— оформлению рулонов магнитнойленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;
— перемотке с целью снятиявнутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадовтемпературы и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;
б) архивные документы на дисковыхносителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;
в) кинофотодокументы, микроформыи фонограммы к кинофильмам:
— обеспыливанию;
— удалению восковых, жировых ииных загрязнений;
— укреплению склеек и просечек;
— ремонту перфорации;
— переделке грубых, коробленныхзаплат и склеек;
— ремонту поврежденных полейкадров.
Граморигиналы фонодокументовподвергаются электрохимической очистке.
Работы по физико-химической итехнической обработке архивных документов подразделяются на плановые ивнеплановые.
Плановая обработка архивныхдокументов проводится по результатам проверки их состояния в порядкеочередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различнымценностным группам, особенностей физического состояния архивных документовразличных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документами особо ценным документам.
К внеплановым относятся работы,выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным илимассовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими илирадиоактивными веществами.
Срочные меры по выделению,изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их храненияпредпринимаются также при поражении архивных документов биологическимивредителями.
Номенклатура, порядок проведенияи технология работ по физико-химической и технической обработке архивныхдокументов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.
Заключение
Цель курсового исследования достигнутапутём реализации поставленных задач.
В результате проведённогоисследования по теме «Организация архивного фонда РФ» можно сделатьряд выводов:
Для обеспечения сохранностидокументов в архиве должны осуществляться:
— комплекс мер по организации хранения,предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов(здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны ибезопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования ивосстановления поврежденных документов и т.п.);
— комплекс мер по созданию исоблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный,световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организациихранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физическогосостояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.
Для обеспечения сохранностиархивных документов в архивах должен проводится следующий комплексвзаимосвязанных работ:
- создание оптимальных условий хранения документов;
- размещение документов в хранилищах, топографирование;
- соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
- проверка наличия и состояния дел;
- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
— обеспечение физико-химическойсохранности документов.
Библиографическийсписок литературы
Источники
1. Федеральный закон «Обархивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (сизменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Приказ Министерства культуры имассовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и другихархивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках, организациях Российской академии наук».
3. Решение коллегии Министерствакультуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечениисохранности и упорядочении архивных документов федеральных органовисполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314«О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».
4.ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.
5.Основные правила работы архивоворганизаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. — М.: ВНИИДАД, 2002.
Литература
6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранностиархивных документов //Отечественные архивы. -2001. — № 2
7.Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов//Отечественные архивы. — 2001.- № 1.
8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ всовременном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестникархивиста. — 2000.- № 1.
9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия всовременных условиях //Отечественные архивы. — 1999. — № 2.
Приложение
Форма акта проверки наличия исостояния дел
Утверждаю
Официальное наименование Наименованиедолжности
вышестоящего органа руководителяорганизации
___________Расшифровка
Официальное наименование (личнаяподпись) подписи
Организации Дата
АКТN___
Место составления
Проверки наличия и состояния делархивного фонда N____
Настоящий акт составлен комиссиейв составе _____________________
(ФИО председателя и членов комиссии)в связи с
_______________________________________________.
(основание)
Проверкой установлено, что:
1. Всего числится по описям дел_______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных________________________________
(Официальное наименование уполномоченногооргана) (цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии__________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных_____________________________________________ __________________дел
(Официальное наименованиеуполномоченного органа) (цифрами и прописью)
3. Неправильно размещенных дел,относящихся к другим архивным фондам, _________________дел.
4. Оказалось в наличии по данномуархивному фонду ____________ дел.
5. Имеется неописанные________________ дела.
6. Всего по архивному фондуимеется в наличии ________________дел,
из них:
1) требующих дезинфекции__________________ дел;
2) требующих дезинсекции__________________ дел;
3) требующих реставрации__________________ дел;
4) требующих переплета и подшивки__________________ дел;
5) требующих восстановлениязатухающих текстов ____________дел;
6) неисправимо поврежденных___________________ дел;
7) выданных во временноепользование __________________ дел.
7.__________________________________________________________
(Общая характеристика состояния иусловий хранения документов. _________________________________________________________________.
Основные отрицательные явления всостоянии и условиях хранения документов)
Проверку проводили:
Председатель комиссии _________________Расшифровка
(личная подпись)подписи
Члены комиссии _________________Расшифровки
(личные подписи) подписей
Дата