Федеральноеагентство по образованиюСаратовскийгосударственный социально-экономический университет
кафедра документоведения и документационного обеспечения управленияОТЧЕТ
об учебной практике
Областное государственное учреждение
«Государственный архив Саратовской области»
Студентки2 курса 8 группы
ШахбалаевойАнжелы
Руководители:
оторганизации Волкова О.Г.
от кафедрыСергеева Н.В.
Саратов
2009
Оглавление
Введение
Глава 1 Документирование деятельностиорганизации
1.1 Нормативные и организационно-распорядительныедокументы
1.2 Предмет и цели деятельности Архива.Состав документов
1.3 Ведение документации
Глава 2 Документооборот организации
2.1 Работа с архивными документами
2.2 Приём документов в архив и ихархивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности
Заключение
Введение
Согласно Приказу ректораСаратовского государственного социально-экономического университета я,Шахбалаева Анжела Мирзакеримовна, проходила практику в Государственном архивеСаратовской области с 22 июня по 20 июля. Моим непосредственным руководителембыла начальник отдела ведомственных архивов и делопроизводства Волкова ОльгаГеоргиевна.
Данная организация былаобразована решением Саратовского губисполкома от 4 июля 1918 года. В 1923г.губернский архивный фонд был разделен на архив Октябрьской революции (АОР) иисторический архив. Основную часть исторического архива составили документы,собранные членами Саратовской ученой архивной комиссии, созданной в 1886г.краеведами-любителями.
Родоначальницей архивногодела в Саратовском крае является Саратовская ученая архивная комиссия (СУАК),созданная в декабре 1886 года. Наиболее важными итогами деятельности комиссиистало создание, помимо музея и библиотеки, исторического архива. Началогосударственной архивной службе в нашей стране положил подписанный В.И. Ленинымдекрет СНК от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивногодела», ликвидировавший ведомственные архивы в правительственных учреждениях. Онобъявил все документы старой и новой России народным достоянием. Отныне онистали составлять единый Государственный архивный фонд. Саратовский губернскийархив (непосредственный предшественник Государственного архива Саратовскойобласти) был создан во исполнение ленинского декрета в соответствии спостановлением Саратовского губисполкома от 1 июля 1918 года. Первыми вгубернский архив поступили документы ликвидированных дореволюционных учрежденийи архив СУАК, прекратившей свою деятельность в 1919 году. За 90 летсуществования Государственный архив Саратовской области стал одним изкрупнейших областных архивов России. В нем хранится около 1 млн. дел,отражающих всевозможные аспекты хозяйственной, политической, культурной жизниСаратовской губернии (края, области). Наиболее ранние из них находятся в фондеСаратовской ученой архивной комиссии. Это многочисленные рукописные списки сжалованных грамот, купчих, челобитных XVI – XVII веков.
В 1928г. в связи сизменениями административно-территориального деления губернский архивпреобразован в Нижневолжский краевой, в 1934г. – в Саратовский краевой, а собразованием в 1936 г. Саратовской области – в областной архив. В 1941 г. в соответствии с постановлением СНК СССР № 723, утверждающем сеть государственных архивовисторический архив и АОР были объединены в государственный архив Саратовскойобласти (ГАСО) с филиалами в гг. Балашове, Вольске, Пугачеве, Энгельсе. В 1975 г. был создан филиал ГАСО в г. Балакове, в 1999 г. этот филиал прекратил свое существование, егодокументы вошли в состав архивного отдела муниципального образованияБалаковского района Саратовской области. До 18 августа 2005 года ГАСО имело 4филиала – в гг. Балашове, Вольске, Пугачеве, Энгельсе.
РаспоряжениемПравительства Саратовской области от 7 июля 2005 года №187-Пр на базе филиалаГосударственного архива Саратовской области в.г. Энгельсе созданогосударственное областное учреждение «Государственный исторический архив немцевПоволжья в г. Энгельсе».
РаспоряжениемПравительства Саратовской области от 15 июля 2005 года №205-Пр созданообластное государственное учреждение «Государственный архив Саратовскойобласти» (ОГУ ГАСО). Государственное учреждение создано на базе существующегоГАСО в пределах существующей численности работников архивов. Учредителем ОГУвыступает управление по делам архивов Правительства Саратовской области.
ГАСО хранит 2074 фонда, вкоторых находится около 1 млн. архивных дел. Документы отражают историюразвития Саратовской губернии, края, области с середины XVIII до конца XX века.
2074 фф., 963955 ед. хр.за период с середины XVIII в. по 2000 г. (отдельные документы с начала в.,имеются копии документов XVI в., сделанные не ранее XVII в.); фонды учреждений– 1979 фф. (862425 ед. хр. за 1750-1999 гг.), личные фонды – 56 фф. (10936 ед.хр. за 1800-2000, отдельные документы XVIII в.), научно-техническаядокументация – 10238 ед. хр. за 1860-1989, фотодокументы – 28433 ед. хр. за1900-2000, документы по личному составу учреждений – 80356 ед. хр.
Документы периода до 1917 г. характеризуют социально-экономическое состояние Саратовского наместничества и губернии — возникновениекустарного производства, рыболовных и соляных промыслов, мукомольных,маслобойных, сарпиночных и др. предприятий, участие населения губернии вкрестьянской войне под руководством Е.И. Пугачева, освещают экономическоесостояние помещичьих имений, подготовку и проведение реформы 1861 г., аграрной реформы П.А. Столыпина, жизнь, быт, культуру народов губернии.
Документы дореволюционныхорганов государственной власти и административного управления представлены вфондах Канцелярии саратовского губернатора (1782-1917), Губернского правления(1800-1917), губернских присутствий (1801-1818), Саратовского городскогополицейского управления (1844-1847, 1862-1917), Саратовской конторы иностранныхпоселенцев (1750-1899). Имеются на хранении фонды сословного и местногосамоуправления: Канцелярии саратовского губернского (1787-1886, 1895-1917) иуездных предводителей дворянства, Губернского дворянского депутатского собрания(1784-1917), Саратовской городской Думы (1787-1917), Саратовской мещанской,городской ремесленной управ, уездных земских управ.
На хранении находятсядокументы органов суда и прокуратуры: Саратовской палаты гражданского суда(1797-1799, 1869-1873, 1905-1909), Саратовского губернского и городовыхмагистратов, Саратовской судебной палаты (1871-1917), Саратовского окружногосуда (1871-1918), а также документы Тюремного отделения Саратовскогогубернского правления, губернской и уездных тюрем. Органы политического сыскапредставлены документами Саратовского жандармского управления (1845-1853,1863-1917), Поволжского районного охранного отделения (1907-1914), Саратовскогоохранного отделения (1902-1912).
ГАСО хранит материалыдореволюционных хозяйственно-экономических, промышленных, коммерческихучреждений: Саратовской губернской казенной палаты (1782-1918), Губернскогоакцизного управления (1862-1918), Губернского управления земледелия игосимуществ (1802, 1825-1918), Саратовской удельной конторы (1798-1865),Губернской землеустроительной комиссии (1906-1917), Крестьянского поземельногобанка (1883-1917), Саратовской губернской чертежной канцелярии (1787-1917),фабрик, торговых домов. Развитие транспорта и связи в губернии показываютдокументы Рязано-Уральской железной дороги (1892-1917), Управления Саратовскогопочтово-телеграфного округа (1859-1918). Большой комплекс статистическихисточников по различным отраслям хозяйства отложился в фонде Губернскогостатистического комитета (1793-1815, 1827-1918).
Документы учрежденийпросвещения Саратовской губернии до 1917 г. представлены фондами Дирекции народных училищ (1833-1918), Саратовского университета (1909-1917), СаратовскогоМариинского института благородных девиц (1846-1918), курсов, гимназий,реальных, профессиональных, начальных училищ. Состояние и развитие медицины издравоохранения в губернии нашло отражение в документах Губернской врачебнойуправы (1838-1865), Врачебного отделения Саратовского губернского правления(1865-1917), общественных комитетов, приютов, лазаретов.
Имеется на хранениизначительный комплекс документов религиозных учреждений – Саратовской духовнойконсистории (1799-1918), Саратовской духовной семинарии (1830-1918),Епархиального училищного совета (1884-1918), а также коллекция метрических книгцерквей губернии.
Документы органовСоветской власти и управления на территории Саратовской области в период после 1917 г. представлены в фондах исполкомов Саратовского губернского Совета рабочих, крестьянских икрасноармейских депутатов (1917-1928), Нижневолжского краевого Совета(1928-1934), уездных и волостных Советов. Имеются на хранении документы органовгосударственной власти и управления более позднего периода – Саратовскогообластного Совета и его исполнительных органов (1934-1993), Саратовскогогородского Совета (1917-1993), районных Советов г.Саратова. Информация обэкономическом развитии региона содержится в фондах Саратовского губернскогосовета народного хозяйства (1918-1928), Совета народного хозяйства Приволжскогоэкономического района (1944-1966), статистического управления Саратовскойобласти (1934-1970), органов планирования, отраслевых отделов и управленийисполкомов, финансовых учреждений. Имеются на хранении фонды крупныхобъединений, заводов, фабрик, характеризующие становление и развитие в областитопливной, машиностроительной, металлообрабатывающей и др. отраслейпромышленности.
Экономические исоциальные отношения в послеоктябрьский период на селе характеризуют документыЗемельного управления губисполкома (1917-1928), Областного управления сельскогохозяйства (1937-1966), трестов советских хозяйств, колхозов, совхозов, союзовсельскохозяйственной кооперации, МТС. Развитие транспорта отражено в документахУправления Приволжской железной дороги (1917-1929), трамвайно-троллейбусного управления(1917-1975), Саратовского речного порта (1931-1952).
В архиве имеются нахранении документы ряда научно-исследовательских институтов (институтасельского хозяйства Юго-востока, института микробиологии и эпидемиологии ит.д.), учреждений связи, комплекс документов медицинских учреждений: отделовздравоохранения исполкомов, областного аптечного управления, областнойсанитарно- эпидемиологической станции и др. Культурное строительство вСаратовской области представлено документами отделов народного образования,ВУЗов, техникумов, рабфаков, училищ, театров, Приволжского книжногоиздательства, Нижневолжской студии кинохроники.
Архив хранит ряд фондовличного происхождения, среди них фонды саратовского губернатора М.Н. Галкина –Врасского; историка, археографа Н.В. Калачова; академика – лингвиста А.А.Шахматова (родовой фонд); саратовских помещиков Пустошкиных и Устиновых. Засоветский период документы личного происхождения отложились в фондахпредставителей творческой интеллигенции, участников Октябрьской революции иВеликой Отечественной войны.
В ГАСО имеется несколькоколлекций, в том числе краеведческих документов; листовок и прокламацийполитических партий за 1883-1921гг.; документов по выборам в Советы и народныесуды.
Научно-техническаядокументация представлена проектами застройки исторической части Саратова,строительства различных зданий и сооружений, проектами по техническимразработкам, планами научно-исследовательских и опытных работнаучно-исследовательских и проектных институтов, СКБ, отчетами об ихвыполнении, научно-техническими и научными отчетами по законченным темам и др.
Фотодокументы ГАСОзапечатлели проведение губернских, краевых, областных партконференций, съездовСоветов, строительство промышленных предприятий в губернии и области, передовиковпроизводства, памятники истории и культуры края.
В документах ГАСО имеютсясведения по истории Астраханской, Волгоградской, Самарской, Оренбургской,Пензенской, Тамбовской областей.
Глава 1Документирование деятельности организации
1.1Нормативные и организационно-распорядительные документы
За время прохожденияпрактики я выполняла различные поручения начальника отдела. В мои функциивходило:
— размножение документовна копировальном аппарате;
— нумерация дел;
— подшивка документов вдела;
— уничтожение документов(согласно акту) с истекшим сроком хранения.
За период прохожденияпрактики я ознакомилась со следующими нормативными документами:
— номенклатура дел;
— инструкция по работе сдокументами в ОГУ «ГАСО».
Кроме того, в процессепрохождения практики я собрала практические материалы, используемые в текущейдеятельности отдела:
— приказ;
— распоряжение;
— решение;
— телефонограмма;
— ответ на письмо.
В данной организациииспользуются различные виды документов: организационный устав областного государственногоучреждения «Государственный архив Саратовской области» утверждённый приказомначальника правления по делам архивов Правительства Саратовской области от 9августа 2005 года № 90/1 – 4, штатное расписание, организационная структура,положения о структурных подразделениях, должностная инструкция, регламент.
На основе данныхнормативных документов оформляются организационно-распорядительные документы:приказы, решения дирекции.
Приказ – это локальныйнормативный акт, издаваемый на основе единоначалия и используемый длярегламентации деятельности организации по каким-либо текущим вопросам.Регламентация (с франц. reglamentacia) — означает установление правил, определяющих порядок какой-либодеятельности, в данном случае имеется ввиду организационная. Приказыиспользуются для оформления решений по оперативным, организационным, кадровым идругим вопросам деятельности организации.
Решение – это правовойакт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения оперативныхвопросов его деятельности. Решения имеют право также издавать заместителируководителя организации и руководители структурных подразделений.
Процесс принятияобоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной идостоверной информации. Для этих целей используются информационно-справочныедокументы, таким образом, они составляют своеобразный базис любогоуправленческого процесса. Информационно-справочные документы инициируютуправленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.
Коммуникативную функциювыполняют письма. Они составляют большую часть объёма входящих и исходящихдокументов любой организации.
Письмо – это фактическиединственный документ, в котором не используется реквизит «Наименование видадокумента». При составлении текста письма следует избегать чересчур сложныхпредложений и формулировок. По возможности используются простые и понятныепредложения.
К видам деловых писемследует относить:
· Письма-просьбы;
· Письма ответы илиотказы;
· Договорные;
· Сопроводительные;
· Напоминания;
· Письма-подтверждения;
· Гарантийныеписьма и т.д.
1.2 Предмети цели деятельности Архива. Состав документов
Основными видамидеятельности Архива являются:
· Обеспечениесохранности и государственный учёт документов, хранящихся в Архиве;
· КомплектованиеАрхива документами архивного фонда Саратовской области;
· Использование ипубликация архивных документов;
· Информационноеобеспечение юридических и физических лиц, как на безвозмездной, так и наплатной основе, в соответствии с действующим законодательством;
· Созданиеинформационно-поисковых систем, без данных по документам, хранящимся в Архиве;
· Ведениенаучно-исследовательской и методической работы в области архивоведения,документоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опытав практику работы.
Архив не имеет в качествеосновной цели своей деятельности извлечение прибыли. Архив вправе осуществлятьприносящую доход деятельность постольку, поскольку это служит и соответствуетдостижению целей, ради которых он создан, а также покрывать свои расходы засчёт иных поступлений, разрешённых законодательством.
Виды платных работ иуслуг, выполняемых Архивом, определяются
Управлением по согласованию с Архивоми в соответствии с законодательством.
Находящиеся на хранении вАрхиве документы образуют исторически сложившиеся комплексы архивных фондов. Всостав документов Архива входят:
1. Архивные фонды иархивные документы Архивного фонда Саратовской области, в том числе содержащиеслужебную и государственную тайну, на любых видах носителей, подлежащиепостоянному государственному хранению, образовавшиеся и образующиеся врезультате деятельности:
органов государственнойвласти, в том числе органов юстиции, суда, прокуратуры, органов исполнительнойвласти, государственных учреждений, организаций, предприятий, действовавших идействующих на территории Саратовской области;
учреждений религиозныхконфессий, действовавших на территории области/губернии, края/ до моментаотделения церкви от государства;
предприятий, организацийи объединений смешанных форм собственности с преобладающей долейгосударственной собственности.
Архивные фонды и архивныедокументы, поступившие в Архив в установленном порядке:
органов местногосамоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесённых к федеральнойи муниципальной собственности;
негосударственныхучреждений, организаций и предприятий, средств массовой информации;
юридических лиц, а такжедокументы физических лиц личного происхождения, фамильные архивы, фотодокументыи другие документы, поступившие в Архив в установленном порядке.
1. Научная,проектная, технологическая, картографическая и другая документация,аудиовизуальные документы.
2. Копии архивныхдокументов на правах подлинников, страховой фонд особо ценных документовАрхива, микрофильмы и другие копии документов по истории региона, хранящиеся вдругих российских и зарубежных архивах.
3. Учётныедокументы, архивные справочники, информационные базы данных, печатные,иллюстрированные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержаниефондов архива, в том числе входящие в состав справочно-информационного фонда инаучно-справочной библиотеки Архива.
4. ДокументыАрхивного фонда Саратовской области, находящиеся в муниципальной и частнойсобственности, поступают в государственную собственность области на хранение вАрхив с согласия собственников указанных документов. При этом передача правасобственности на документы оформляются соглашением/договором/, заключённыммежду собственником документов и Архивом, после экспертизы их ценности.
1.3Ведение документации
Нормативные,организационно-распорядительные, и иные документы
(постановления, распоряжения,поручения, приказы, протоколы, акты, письма и др.), которые готовятся в архиве,а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулированиядеятельности структурных подразделений, должны иметь необходимые реквизиты ибыть оформлены в соответствии с Государственным стандартом Российской ФедерацииР 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации» могут использоваться следующие реквизиты:
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле;
— отметка о наличииприложения;
— подпись;
— гриф согласованиядокумента;
— визы согласованиядокумента;
— оттиск печати;
— отметка о завершениикопии;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело;
— отметка о поступлениидокумента в организацию;
— идентификаторэлектронной копии документа.
Для изготовлениядокументов директора архива, его заместителя используются номерные бланки с гербомгорода Саратова. Структурные подразделения имеют собственные бланки. Проектыдокументов изготавливаются на обычных листах.
Характеристика общегобланка документа (Приложение 4).
Документы оформляются набланках установленного образца формата А4.
Устанавливаются следующиевиды бланков:
— постановление;
— распоряжение;
— письмо;
— бланк резолюции (форматА6).
Бланки писем исполнены вчёрно-белом виде.
Бланки документовизготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки изготавливают типографскимспособом, с помощью средств оперативной полиграфии.
Макеты бланков документовпроектируют в соответствии с формами (образцами) бланков. Макеты бланковдокументов разрабатываются в управлении по организации работы с документами ипредставляются на утверждение заместителю директора архива.
При оформлениимногостраничных документов на бланке печатается первый лист документа,последующие – на обычной бумаге одинакового формата, цвета и качества.
Каждый лист документа,оформленный как на бланке, так и без него, имеет поля (мм):
левое – 30;
правое – 10;
верхнее – 20;
нижнее – 20.
На бланках постановленийи распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, набланках писем и бланках резолюции используются два варианта расположенияреквизитов – угловой и продольный.
Проанализировав общийбланк документа, можно сделать вывод, что он составлен и оформлен, верно.
Характеристика организационно-распорядительнойдокументации:
Для анализа можноиспользовать следующие распорядительные документы6
1. Устав организации(Приложение 5).
2. Распоряжение(Приложение 1).
3. Решение(Приложение 2).
4. Приказ.
Проекты постановлений,распоряжений имеют заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса.
Во вступительной частикратко излагаются мотивы издания постановления, распоряжения. Ясносформулированные и обоснованные цели и задачи излагаются кратко ипоследовательно, исключая возможность двоякого толкования. Распоряжение невсегда имеет вступительную часть.
В постановляющей,распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрамидаются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий,указываются реальные сроки исполнения.
Текст пунктовраспорядительной части излагается в повелительной форме: обязать, поручить и т.п.,написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил.
Проект постановления(распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядкевизируется заместителем руководителя, начальником по организации работы сдокументами.
В бланке распоряжения(Приложение 1) и бланке решения (Приложение 2) не правильно оформлен реквизитдата документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляетсяарабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например:05.01.2003. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25января 100г. Слово год не пишется целиком.
Характеристикаинформационно-справочной документации:
Для анализа можноиспользовать следующие документы:
— заявление;
— телефонограмма(Приложение 3);
— ответ на письмо.
Персональнаяответственность сотрудников закрепляется в их должностных обязанностях.
Телефонограмма оформленас некоторыми недочётами: в бланке нет наименования организации – авторателефонограммы, не указаны наименования должности, фамилии, имени и отчествадолжностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.
Глава 2Документооборот организации
2.1 Работас архивными документами
Работа с архивнымидокументами начинается с просмотра описи дел архивного фонда.
Архивный фонд —совокупность архивных документов, исторически или логически связанных междусобой и подлежащих постоянному хранению. Каждому архивному фонду присваиваетсясвой определенный номер. Архивная опись — основной учетный документ иодновременно справочник по содержанию документов фонда.
Опись фонда состоит изперечня заголовков дел и вспомогательного справочного аппарата к ней, которыйвключает в себя заглавный (титульный) лист, предисловие, список сокращенныхслов, указатели, переводную таблицу шифров (если опись пересоставлялась),оглавление. В зависимости от категории фонда наличие в описи вспомогательногоаппарата различно.
Обязательным элементомсправочного аппарата для описей фондов всех категорий является заглавный листописи. На нем указываются следующие данные: название государственного архива,название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние датыдокументов, включенных в опись.
Название фонда назаглавном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобкахсокращенного названия фондообразователя. Если название фондообразователяменялось в течение периода, на который составлена опись, то на заглавном листеописи пишется сначала последнее название, а ниже — все его названия вхронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат каждогоназвания фондообразователя.
На заглавном листе описидокументов объединенного архивного фонда (ОАФ) сначала указывается егоназвание, а затем — название той части объединенного фонда, на документыкоторой составлена опись.
Важная часть архивнойописи — предисловие. Оно содержит краткую историю фондообразователя, общиесведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов фонда.
Собственно опись (систематизированныйперечень заголовков дел) имеет следующую схему:
№№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Количество листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
Номер по порядкусоответствует номеру дела (единицы хранения) фонда.
Каждая опись имеетсамостоятельную валовую нумерацию. Исключение из этого правила составляют трифонда периода до октября 1917г.:
1. Саратовское губернскоежандармское управление (ф. 53)
2. Саратовское охранноеотделение (ф. 57)
3. Поволжское районноеохранное отделение (ф. 51)
В этих фондах нетсплошной валовой нумерации по описи, дела пронумерованы в пределах годовыхразделов. Поэтому в требованиях на дела этих фондов необходимо указывать нетолько номер единицы хранения, но и год. Например: ф. 51, оп, 1905 г., д. 24.
Описи фондов завершаютсяитоговой записью. В ней указываются количество и номера дел, внесенных в опись,фиксируются наличие в описи дел с литерной нумерацией, номера механическипропущенных и выбывших дел. При заполнении требования на выдачу документальныхматериалов пользователям необходимо сверять номера запрашиваемых дел с итоговойзаписью описи, чтобы не вносить в требование утраченные дела.
2.2 Приёмдокументов в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечениесохранности
ГАСО осуществляетэкспертизу ценности с определением сроков хранения документов, ихнаучно-техническую обработку, в том числе документов по личному составу, атакже подготовку документов различных организаций г. Саратова к передаче надальнейшее хранение в архивы города.
Комплектование – этосистематическое пополнение архивного фонда РФ документами, имеющиминаучно-историческое значение, которое может быть использовано для изученияотраслей народного хозяйства региона и в целом страны.
Основная задача- эторабота с ведомствами, которые бывают:
· Федеральными
· Краевыми
· Отраслевыми
· Ведомственные(архивы предприятий, организаций в которых создаваемый ими документальный фондхранят в собственном архиве)
Документальный фонд — этосовокупность документов создаваемых в процессе деятельности.
Архивный фонд — это совокупностьвзаимоувязанных документов, имеющих постоянный срок хранения, которые поистечению предельного срока хранения в ведомствах передаются на государственноехранение в упорядоченном виде по описям вместе с научно-справочным аппаратом кним. Архивный фонд формируется из документационного, путём отбора необходимыхдокументов, который осуществляет специально созданная в организации экспертнаякомиссия.
Документы, включенные вархивный фонд, принято называть архивными. С позиции документоведения подархивным документом понимается социальная информация, закреплённая наматериальном носителе, имеющая форму сообщения или оперативного документа ивключённого с помощью системы специальных реквизитов, отвечающих за этотпроцесс.
Отнесение документов кархивному фонду Российской Федерации осуществляется на основе принципаисторизма, системности и целостности, путём приведения критериев, то естьсистемы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценностьдокумента.
Документ (в пер. с лат.)поучительный пример или способ доказательства.
ГОСТ 16-487 даётопределение документу, как средство закрепления на определённом материалеопределённым способом сведений об объективном действительности и субъективнойдеятельности человека.
Реквизитами, дающими документуюридическую силу, являются:
1. дата
2. номер
3. подпись
4. печать
ПостановлениеПравительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правилделопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
Вводится единый порядокделопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Новый порядок нераспространяется на работу с документами, содержащими гостайну.
Документы оформляются набланках, стандартных листах бумаги формата А4 или А5 либо в виде электронных документов.Допускаются бланки с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов.Приведен перечень реквизитов документов. Состав реквизитов определяется видом иназначением документа.
Доставка и отправкадокументов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской связи иэлектросвязи. Документооборот должен быть разделен на три потока: входящая,исходящая и внутренняя документация. Поступившая и создаваемая в органедокументация подлежит регистрации.
Каждый орган формируетсобственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельностидокументов. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочнойкомиссией соответствующего федерального государственного архива. Делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. Дела сосроком хранения до 10 лет уничтожаются.
Регламентирован порядокработы с электронными документами.
На основании данногопорядка в федеральных органах исполнительной власти по согласованию сРосархивом утверждаются инструкции по делопроизводству.
Источник комплектования –это учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых создаютсядокументы значимые для данного региона или отрасли.
В первую очередь висточник комплектования входят органы законодательной исполнительнойгосударственной власти, государственные учреждения и организации, а такжеорганизации и предприятия, отражающие весь спектр экономики, народногохозяйства, образования, науки, здравоохранения, культуры и т.д., которыефункционируют в данное время в данном регионе.
Отбор организаций всписки источников комплектования производится в соответствии с нормативнымидокументами после подробного изучения каждой организации, её функций, целей изадач, и масштаба деятельности в регионе.
В Саратовской области 12тысяч организаций, из них в г. Саратове 212 организаций, только 4 тысячиорганизаций являются источниками комплектования.
Помещение для архивногохранения документов должно быть
/>
Документы, создающиеся впроцессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержатинформацию, ценность которых различна.
Значительная частьдокументов имеет сведения разового применения, после использования, к которымбольше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая можетпотребоваться в течении ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группадокументов содержит информацию ценную для науки и практики. Такие документыдолжны храниться вечно.
Экспертиза ценностейдокументов – это отбор документов для дальнейшего хранения, если данные делаимеют длительный срок хранения или отбор к уничтожению документов с истекшимисроками хранения, которые утратили практическую ценность.
Экспертиза производитсяна основании перечней с указанием сроков хранения и номенклатур дел. Экспертизаценностей документов проводится в несколько этапов, начинается в текущемделопроизводстве и заканчивается в Государственном архиве.
1 этап – это определениеценностей документов. Можно считать составление номенклатур дел, когда как быпредопределяются сроки хранения создаваемых документов.
2 этап – уже самихдокументов проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работыпри подготовке документов к длительному хранению или сдачи в архив организации.
3 этап – снова уточняютценность документов, но уже при передаче их на постоянное хранение из архиваорганизации в Государственный архив.
Экспертиза ценностейдокументов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссиидействующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой управлениядействует центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координируетработу экспертных комиссий структурных подразделений.
Результатом экспертизыявляется разделение документов на 4 категории:
· Документпостоянного хранения, который подлежит полной технической обработке (подшивка втвёрдую обложку, нумерация листов графитным карандашом, составление заверителейи оформление обложек). Данная категория документов и дел включается в опись делпостоянного хранения, которые после определённого времени документы и делапередаются на государственное хранение.
· Документы поличному составу (долговременные — свыше 10 лет хранения) – также подвергаютсяполной технической обработке и включаются в опись дел по личному составу. Делапо данной описи хранятся в организации до истечения срока (75 лет). В случаереорганизации документы передаются правопреемнику. Если произошла ликвидациябез правопреемника, то документы передаются в государственный архив.
· Документы до 10лет — могут не подвергаться технической обработке и хранятся в архивеорганизации до истечения срока.
· Документы систекшими сроками хранения, утратившие или не имеющие научно-историческую ипрактическую значимость, включаются в акт об уничтожении и подлежатобязательному уничтожению.
Списки источниковкомплектования — это перечень организаций, учреждений и предприятий, которыеопределены в качестве источников комплектования ГАСО.
Источники в спискераспределяются по отраслевому принципу в соответствии с российскимкодификатором.
В первый раздел включеныорганы представительной и исполнительной власти, а далее:
1. финансы и кредиты
2. налогообложение
3. министерство обороны
4. система внутренних дел
5. система судебной власти
6. тяжёлая промышленность
7. строительство
8. лёгкая промышленность
9. образование
10.здравоохранение
11.социальное обеспечение
Общественные организацииотносятся к профилю деятельности ГАНИСО (государственный архив новейшей историисаратовской области).
Организации и источникикомплектования распределяются по форме приёма документов. Таких форм три:
1. полный приёмдокументов постоянного хранения
2. выборочный приём
3 видовой приёмдокументов
Кроме того, в спискахисточников комплектования указывается наличие документов на других основах(фотодокументы, фонодокументы, аудиодокументы, спецдокументы, а именно НТД — научно-техническая документация).
Положения, в которыхрассматриваются все аспекты деятельности, права и обязанности, ответственность,цели и задачи.
Ведомственные архивы,равно как и государственные строят свою деятельность в соответствии с законамиРФ и законами регионов в области архивного дела и работают на основаниинормативно-методических пособий, разработанных Росархивом и ВНИИДАД(всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивногодела), а также руководствуются распорядительными документами уполномоченногооргана в области архивного дела субъектов федерации.
Номенклатура дел — этосистематизированный перечень документов, образующийся в делопроизводстве суказанием сроков хранения и статей по перечню.
Номенклатура являетсяклассификатором документов и используется при регистрации документов, приформировании документов в дела, при оформлении обложек, при экспертизеценностей.
Существует три виданоменклатур:
· Типовые
· Примерные
· Конкретные
Типовые –разрабатываются, как правило, в вышестоящей организации для учрежденийоднотипных с одинаковыми функциями, штатами, целями и задачами. Они обязательныдля исполнения.
Примерные — разрабатываются,как правило, в вышестоящей организации для учреждений одной системы с похожимифункциями и задачами. Она носит рекомендационный характер и используется присоставлении индивидуальной номенклатуры дел.
Конкретные — разрабатывается каждой организацией в 4-ом квартале предшествующего года,согласовывается с уполномоченным органом в области архивного дела (ЭПК),утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января.
При этом еслиноменклатура внедряется впервые, то она вводится в действие приказомруководителя.
Номенклатурапересоставляется раз в 5 лет, если в структуре организации, в её функциях изадачах не было изменений.
Если изменения были, тономенклатура дорабатывается, пересоставляется и вновь представляется насогласование в уполномоченный орган.
Фонд личногопроисхождения – это фонд, который человек может набирать и систематическипополнять в период своей жизни, который может иметь научно-историческую илипрактическую ценность и который хранится вечно.
Заключение
Областное государственноеучреждение «Государственный архив Саратовской области» являетсяпредведомственным управлению по делам архивов Правительства Саратовской областигосударственным архивным учреждением, входящим в систему архивных учрежденийСаратовской области.
Областное государственноеучреждение «Государственный архив Саратовской области», далее именуемое«Архив», создан в соответствии с распоряжением Правительства Саратовскойобласти от 15 июля 2005 года №205-Пр «О создании областного государственногоучреждения». Полное наименование «Архива» — Областное государственноеучреждение «Государственный архив Саратовской области». Сокращённое – ОГУГАСО.
Учредителем «Архива»является управление по делам архивов Правительства Саратовской области.
Архив являетсяюридическим лицом, имеет смету расходов, печать с изображением Государственногогерба Российской Федерации для выполнения государственных функций и оказанияуслуг, соответствующие штампы и бланки, право открытий счетов.
Архив в своейдеятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральнымизаконами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом изаконами Саратовской области, правовыми актами Губернатора области, органовгосударственной власти Саратовской области, приказами и указаниями Федеральногоархивного агентства, управления по делам архивов Саратовской области, а такжеУставом ОГУ «ГАСО».
Архив относится к особоценным объектам, хранящим общенациональное, историко-культурное наследие ипредставляет собой самостоятельную информационную систему в структуреинформационных ресурсов Саратовской области, является научным инаучно-методическим центром по вопросам архивного дела.
Управление, осуществляяфункции учредителя Архива, обеспечивает правовые, материально-технические,транспортные и финансово-экономические условия деятельности Архива,сохранность, целостность и неотчуждаемость закреплённого за Архивом имущества.
Архив финансируется изобластного бюджета через Управление, а также за счёт средств, полученных отвыполнения платных работ и услуг, иных источников, не запрещённых действующимзаконодательством.
Устав, дополнения иизменения к нему, смета, структура, штатное расписание и фонд оплаты Архиваутверждаются начальником Управления.
Архив и хранящиеся в нёмдокументы являются собственностью Саратовской области.
Учреждение считаетсясозданным со дня внесения учредителем соответствующей записи в Единыйгосударственный реестр юридических лиц.
Архив имеет в воём составефилиалы (обособленные подразделения) без права юридического лица:
1. Филиал ОГУ ГАСО вг. Балашове
2. филиал ОГУ ГАСО вг. Вольске
3. филиал ОГУ ГАСО вг. Пугачёве
Архив создан в целяхобеспечения сохранности, комплектования, учёта и использования документовАрхивного фонда Саратовской области, осуществления научно-исследовательской,методической, культурно-просветительной деятельности дл удовлетворенияпотребностей граждан, общества и государства в ретроспективной информации.
В целом Нормативные,организационно-распорядительные, и иные документы имеют необходимые реквизиты иоформлены в соответствии с действующими государственными и национальнымистандартами по оформлению организационно-распорядительных документов иИнструкцией по работе с документами в ОГУ «ГАСО».
Подготовка и оформлениеслужебных документов осуществляется в соответствии с Государственным стандартомРоссийской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации».
У Областногогосударственного учреждения «Государственный архив Саратовской области» естьсвой официальный сайт, в котором можно найти полную информацию о структуре ипорядке работы ОГУ «ГАСО».
В целях устранениявыявленных мною недостатков в данной организации, а также для оперативной работыс документами, помимо используемых программ «Архивный фонд» и «Источникикомплектования», предлагаю внедрить программу «Дело», которая обеспечиваетоперативную рассылку документов всем соисполнителям, контроль исполнениядокумента и его поиск.