СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава 1. Номенклатура дел, еесущность и содержание
1.1 Номенклатура дел: определение ифункциональное назначение
1.2 Оформление сроков хранения дел
Глава 2. Разработка номенклатуры делструктурного подразделения и сводной номенклатуры дел
2.1 Общий порядок разработкиноменклатуры дел
2.2Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения
2.3Формирование и хранение дел
Заключение
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
В наши дни, когдапроисходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности,появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью,увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы сдокументами и особенно их систематизации и классификации выступают на первыйплан. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации иклассификации крупных документальных комплексов, образующихся в процесседеятельности организаций, является составление номенклатур дел.
Номенклатура делпредставляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должныбыть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственномгоду в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, суказанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре делконкретной организации. Однако усложнение современной государственной ихозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов,предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложныетребования к систематизации и классификации документальных комплексов,образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций,объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющихразветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, сдругой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое числооднородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий(малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания исервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев,библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений,предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такиеразветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым иосновополагающим методическим пособием при организации работы с документами,при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примернаяноменклатура дел.
Цель курсовой работы – рассмотретьноменклатуру дел: виды, роль и значение.
Исходя из цели, вкурсовой работе были поставлены следующие задачи:
— проанализироватьпонятие номенклатуры дел;
— рассмотреть оформлениесроков хранения дел;
— рассмотреть общийпорядок рассмотрения номенклатуры дел;
— выявить особенностирассмотрения номенклатуры дел.
ГЛАВА 1.НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ
1.1Номенклатура дел: определение и функциональное назначение
Организация эффективногоделопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этогосоответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности,разработка номенклатуры дел.
Номенклатура дел — эторазработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований(заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессеосуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел — это систематизированный списокнаименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения,утвержденный в установленном порядке.
Документы, посвященныеопределенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнениягруппируются в дело.
Номенклатура делнеобходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качествазависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима дляраспределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепленияиндексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочнойкартотеки исполненных документов и служит учетным документом в архивеорганизации для дел временного хранения до 10 лет включительно.
Номенклатуру делподготавливает структурное подразделение. При этом ответственность заразработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат(секретаря).
При построенииноменклатуры необходимо руководствоваться следующим:
— соблюдать единство вподходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поискудокументов;
— применять индексациюдокументов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатурыизменений, добавлений и исправлений;
— следить застабильностью индексов.
Номенклатура дел можетбыть индивидуальной, примерной и типовой.
Индивидуальная номенклатура дел отражает документыконкретной организации.
С целью унификациигруппировки документов определенной категории организаций с однотипнымхарактером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типоваяноменклатура дел.
Примерная номенклатурадел имеет рекомендательный характер, типовая — обязательный. Типовойноменклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел дляорганизаций всей системы.[1]
Примерная или типоваяноменклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой длясоставления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтомуее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.
При разработкеиндивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитываютспецифику конкретной организации.
Номенклатура делструктурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистови согласовывается с канцелярией и архивом организации.
Каждая организацияобязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примернаяили типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел,состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура делподготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений исогласовывается с соответствующим архивным учреждением.
После утверждения своднойноменклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получаютвыписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Утвержденные номенклатурыдел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятсяизменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1января следующего года.
Ежегодный экземплярноменклатуры дел — это документ постоянного хранения, который включается враздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежитпересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций иструктуры организации.
Прежде чем составитьноменклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количестводокументов, циркулирующих в организации. При этом используются положения(уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов,классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описидел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.
Выбор классификационнойсхемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построенияаппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационнымиделениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения,так и управленческие функции.
В номенклатуру должнывключаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации.Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, прикоторой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела,поступившие из другой организации для их решения, а также все справочныекартотеки к документам.
В номенклатуру невключаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники,бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т.п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросыосновной деятельности организации.
Каждое дело, включенное вноменклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатурыв ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив,выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и опередаче дел в другую организацию для продолжения.
В номенклатуреуказывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование(заголовки) дел.
Каждый документхарактеризуется рядом признаков.
Одни из них —существенные, постоянные, другие — несущественные, временные. Понятно, что дляклассификации документов наибольший интерес могут представить лишь существенныепризнаки, они получили название «признаков заведения дел».
Принято выделять шестьтаких признаков.[2]
1. Номинальный. Основаниемдля группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в делообъединяются документы одного названия, например протоколы.
2. Тематический. В этом случаеобъединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме.
3. Авторский. По этомупризнаку в одно дело объединяются документы, составленные или одним лицом, илиодним учреждением.
4. Корреспондентский. Накаждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется всяпереписка с отдельным лицом или предприятием.
5. Географический. Эторазновидность корреспондентского признака. В этом случае в одно делообъединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определеннойтерритории.
6. Хронологический. Похронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенныйпериод. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.
В некоторых случаяхдокументы группируются в дела по нескольким признакам сразу.
Если в течение года ворганизации возникают новые документируемые участки работы, они дополнительновносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляютсярезервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатурыделается итоговая запись' о количестве заведенных дел (томов).
1.2Оформление сроков хранения дел
Большое значение дляповышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособияпо классификации и систематизации документов при составлении индивидуальныхноменклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурахдел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структурв связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее вобращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатурадел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием длясоставителей индивидуальных номенклатур дел.
Сроки хранения дел,включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной ипрактической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми(ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащихпередаче на государственное хранение. Примером типового перечня, которыйнеобходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах делявляется Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Для документов, непредусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются наосновании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов посогласованию с соответствующим органом управления архивным делом.
Допускается согласованиесроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование ихс центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность ит.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок храненияустановлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».
Для обеспечения единстваопределения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур делрекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.
При разработке примерныхноменклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленныеконкретными индивидуальными номенклатурами.
Постоянный срок храненияимеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.
Временные сроки хранениямогут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться втечение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов,по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранениядля некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минованиянадобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланныеиз вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копиидокументов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми.Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и сроких хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одногогода. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах,присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретнойорганизации правоустанавливающий характер.
Для некоторых категорийдел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», котораяозначает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение иможет быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истеченииустановленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертизаценности дел.
В примерных номенклатурахдел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым иливедомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительноопределить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы.Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел,содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможногопереформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно,например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, адокументы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение.Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самыхнеобходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.
Закрепленная отметка«ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатурупри установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки недопускается.
Сроки хранения дел, устанавливаютсяв примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурахдел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собойсоподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следуетсогласовать эти изменения с архивом.
ГЛАВА 2.РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫДЕЛ
2.1 Общийпорядок разработки номенклатуры дел
Вконце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненнаяноменклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.
Номенклатурадел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общемслучае разработка номенклатуры дел предусматривает:[3]
— изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методическихи иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся вдеятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;
— изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а внеобходимых случаях — его структурных подразделений (самостоятельных участковдокументирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем,интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатнуючисленность, распределение полномочий по работе с документами междудолжностными лицами и т. п.;
— предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (всоответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению всоответствующие дела);
— предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;
— уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных длядел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;
— составление и оформление проекта номенклатуры дел;
— согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, внеобходимых случаях — его уточнение и дооформление;
— утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.
Разработкупроекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формыустановленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурногоподразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.
/>
Рисунок1 — Вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения
/>
Рисунок2 — Вариант оформления сводной номенклатуры дел
Приопределении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий(организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:
— учредительными документами предприятия;
— положениями о структурных подразделениях предприятия; » перечнями документов,образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
— номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;
— описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
— документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.
Необходимыесведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются ввиде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовкепроекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует обратить насодержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций,с указанием сроков их хранения1.
ВУказаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве«… основного нормативного документа при определении сроков хранения…управленческих типовых документов,… при подготовке номенклатур дел». Переченьпостроен по функциональному признаку и состоит из двух частей.
Перваяиз них — «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональнымгруппам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительныефункции управления; документации по планированию деятельности; документации поценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности;документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации поорганизации экономических, научно-технических и культурных связей; документациипо информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовымотношениям; документации по кадрам (персоналу); документации поматериально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственномуобслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации повопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).
Документыв составе Перечня расположены в порядке убывания значимости, в логическойпоследовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными длясоответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. Приизучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия(структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования),принимаются во внимание:
— содержание деятельности предприятия (структурного подразделения и т. п.) испецифика ее документирования;
— сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;
— сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;
— сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностнымилицами предприятия.
Припереформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того,изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия запредшествующий период, — в частности, их функциональное назначение, виды,состав и содержание. На основе сведений производится предварительноеопределение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.
Отметимв этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел длягруппировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы,направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов),действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то жевремя в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другиевиды документов, в отношении которых нет такой необходимости. Определениепримерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общимправилам.
1.Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержаниедела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовуюпринадлежность.
2.Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности:
— название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов(протоколы, приказы и т. д.);
— название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе(разработчике) документа);
— название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы илиот которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель)или корреспондент (отправитель) документа);
— краткое содержание документов, помещаемых в дело;
— название местности (территории), с которой связано содержание документов,помещаемых в дело;
— дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения,указывающие на копийность документов.
Дляконкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться нижеследующимирекомендациями.
1.В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом несвязанные последовательностью исполнения, включается термин «документы», а вконце заголовка — в скобках — указываются основные разновидности документов,которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д.Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организацииархивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемойучебно-методической литературы и др.)». Термин «документы», кроме того, можетприменяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями ккакому-либо документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендовогооборудования».
2.В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин «переписка», послекоторого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом взаголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,наименования последних не перечисляются — вместо этого указывается их общеевидовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросамежегодного планирования и отчетности».
Всвою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние также не перечисляются — вместо них указываетсятолько предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптацииперсонала».
Наименованиеконкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, еслипереписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведетсятолько с ним. Например: «Переписка с ОАО «Прогресс» по вопросам обменакоммерческой информацией».
3.В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определеннымадминистративно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т.п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей). При этом:
— если содержание дела касается нескольких однородныхадминистративно-территориальных единиц, то в заголовке дела не перечисляются ихконкретные названия — вместо этого указывается их общее видовое название.Например: «Документы т организации взаимодействия работы глав муниципалитетовпо противодействию терроризму»;
— если содержание дела касается только одной административно-территориальнойединицы (местности, населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее(его) название. Например: «Документы по комплектованию автоматизированнымисредствами обучения учебно-тренировочных центров МЧС Сибирского федеральногоокруга».
4.В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности,включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) которыйсоставлены планы (отчеты). Например: «Годовые и квартальные планы работы МГУП«Синегорская районная поликлиника».
5.В заголовки дел, предназначенных для однородных (по своему функциональномуназначению, виду и др.) документов, наименование документов (группы документов)включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работниковпредприятия».
Еслипредполагается, что дело — например, в связи со значительным объемомдокументов, подлежащих помещению в него, — будет состоять из нескольких томов(частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем — принеобходимости — заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющеесодержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявленияработников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2.Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-йквартал 2005 года» (заголовок тома).
Заголовкидел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом недопускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок,например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегатьупотребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.
Послетого как для дел сформулированы заголовки, необходимо произвести ихупорядочение. Делать это следует в одним из двух способов:
— при формировании номенклатуры дел предприятия в целом в начало документавыносятся заголовки дел, содержащих организационно-распорядительнуюдокументацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующихдокументов (в том числе организационных, договорных, планово-отчетных и др.), —заголовки остальных дел, при этом объединение дел в составе разделов иприсвоение последним названий производится с учетом функциональной и видовойвзаимосвязи документов в составе этих дел; при формировании номенклатуры дел наоснове номенклатур дел структурных подразделений в качестве названий разделовсводной номенклатуры дел используются названия структурных подразделений,располагаемые в соответствии со штатным расписанием, а содержание разделовобразуют номенклатуры дел этих подразделений.
Предварительноеопределение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярногоконтроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел(документов), например, с временного на постоянный — при наличии на то соответствующихоснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений изтипового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельностипредприятий, а в отсутствие такового — по типовой (примерной) номенклатуре делили по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.
Присвоениеделам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификациидел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собойвыполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее изусловного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (черездефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры делэтого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (исоответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условныйномер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, всоставе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будетприсвоен индекс 05-01.
Делапо вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течениеистекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящихдел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарногогода с тем же индексом.
Послевыполнения перечисленных действий производится проверка составленного проектаноменклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению.С этой целью производится:
— уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;
— уточнение заголовков дел, их индексов;
— включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел,необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает втечение календарного года (например, при формировании на предприятии новыхучастков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел.
Вовсех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующиеуточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежитоформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включаетразработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составетабличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органовпредприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарногогода (так называемые резервные индексы;
— в графе 2 указываются заголовки дел;
— в графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проектаноменклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в даннойграфе указываются по окончании календарного года2;
— в графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей посоответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;
— в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никакихзаписей не делается. В дальнейшем — в течение всего срока действия номенклатурыдел — в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») — о делах,состоящих из электронных документов и баз данных;
— названия перечней документов, использованных при определении сроков хранениядел;
— отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел куничтожению;
— сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
— отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) дляпродолжения работы с ними.
Полностьюоформленный проект документа подписывается его разработчиком, а такжеорганизатором этой работы — например, руководителем соответствующегоструктурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется насогласование. При этом внутреннее согласование производится с:
— руководителем архива предприятия;
— руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия — только проектов сводных номенклатурдел;
— службой ДОУ (делопроизводством) — только проектов номенклатур дел структурныхподразделений.
Внешнеесогласование проекта сводной номенклатуры дел производится сэкспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела(документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласованияв необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатурыдел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующегоструктурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждаетсяруководителем предприятия).
2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурногоподразделения
Особенностиразработки номенклатуры дел структурного подразделения представлены на рис. 3,а сводной номенклатуры дел — на рис. 4. Остановимся далее на организации работысо сводной номенклатурой дел непосредственно после ее утверждения.
Должностныелица и структурные подразделения предприятия, в деятельности которых образуютсядокументы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределениидокументов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и виных необходимых случаях.
/>
Рисунок3 — Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения
Сэтой целью сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров,которые направляются:
— в делопроизводство (службу ДОУ) — в качестве рабочего экземпляра;
— в архив;
— в архивное учреждение.
Структурныеподразделения предприятия получают в свое распоряжение выписки изсоответствующих разделов сводной номенклатуры дел.
/>
Рисунок4 — Особенности разработки сводной номенклатуры дел
Экземплярыноменклатуры дел и выписки из нее могут использоваться в практической работекак в бумажном, так и в электронном виде.
2.3 Формирование и хранение дел
Формированием дел называется группировка документов вдела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществлятьсяцентрализованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в томслучае, если организация территориально разобщена, а также в случаях,вызываемых спецификой деятельности организации.
Структурные подразделениягруппируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что нерекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Включение в делодокументов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженныхкопий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные инеправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
При формировании делжелательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находитьсядокументы одного срока хранения. Группировать документы постоянного ивременного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно висключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса.Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются надва дела согласно номенклатуре.
Толщина папки не должнабыть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам.
Если же материаланабирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общимзаголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшиватьвторостепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того жедокумента.
Документы следуетподшивать в дело таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию. Если удокумента оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к нимподклеивают полоску бумаги.
Внутри дела документыможно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, влогической последовательности или в систематическом порядке (например,объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс,приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следуетрасполагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу пофамилии ее автора.
Для брошюровки документовприменяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнуркамивместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Ониболее практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройствуможно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.
На заведенное делооформляется обложка, на которой указываются следующие данные:
Методическое руководствои контроль над правильностью формирования дел осуществляет канцелярия (секретариат)организации.
Распорядительныедокументы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в деле по видам ихронологии с относящимися к Ним приложениями.
Коллегиальные документынадо группировать в два дела:
— в первое — протоколы ирешения коллегиального органа;
— во второе — документы кзаседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другиедокументы).
Протоколы располагаются вхронологическом порядке и по номерам. Документы к заседанию, сгруппированные водно дело, систематизируются по номерам протоколов. Первым подшиваетсяинициативный документ.
Поручения вышестоящихорганов группируются в дела по направлениям деятельности организации. Документывнутри дел располагаются в хронологическом порядке.
Приказы по личному составугруппируются отдельно от приказов по основной деятельности.
Планы, отчеты, сметыгруппируются отдельно от проектов этих документов.
Документы в личных делахрасполагаются в следующем порядке:
1) внутренняя описьдокументов, имеющихся в личном деле;
2) заявление о приеме наработу (направление или представление);
3) анкета;
4) листок по учетукадров;
5) автобиография;
6) документы обобразовании;
7) выписки из приказов оназначении, перемещении, увольнении;
8) дополнение к личномулистку по учету кадров;
9) дополнение к личномуделу по учету поощрений;
10) справки и другиедокументы.
Справки с местажительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируютсяотдельно от личных дел. Лицевые счета работников группируются в самостоятельныедела в пределах года и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.
Предложения и заявленияграждан по улучшению работы формируются раздельно от заявлений граждан поличным вопросам. Документы в этих делах располагаются в хронологическом илиалфавитном порядке.
Каждое заявление илижалоба и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельнуюгруппу. Если поступает повторное заявление или жалоба или представляютсядополнительные документы, то их подшивают в данную группу документов.
Переписку следуетгруппировать в дела за период учебного или календарного года. Перепискасистематизируется в хронологической последовательности: ответ помещается зазапросом. При возобновлении переписки по конкретному вопросу документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.
На каждоерационализаторское предложение формируется отдельное дело из следующих основныхдокументов:
— внутренняя описьдокументов;
— рацпредложения —заявления с описанием сущности предложения (с приложением в необходимых случаяхчертежей, схем, эскизов);
— справки заявителю ополучении от него рационализаторского предложения;
— письма заявителю орезультатах рассмотрения его предложения;
— решения о внедрении илиотклонении рацпредложения;
— переписки порацпредложению.
На каждую заявку о выдачедиплома на открытие авторского свидетельства и патента на изобретение заводитсяотдельное дело. В нем группируются следующие документы:
— внутренняя описьдокументов;
— заявление о выдачедиплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение;
— описаниепредполагаемого открытия, изобретения (чертежи);
— справка о приеме заявкик рассмотрению;
— дополнения иисправления к описанию изобретения, открытия и чертежам;
— заключение о наличии новизны(либо ее отсутствии);
— заключение о полезностипредполагаемого изобретения;
— данные экспертизы нановизну;
— решение о выдачедиплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение;
— публикации в Бюллетенеизобретений;
— переписка по заявке наизобретение, открытие.
В настоящее времяразличают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.
При горизонтальном способехранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен,так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.
При вертикальном способехранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляютномера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро.Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла,по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляютномер и индекс.
Если хотя бы одна папкавынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостностьпапок, стоящих в одном ряду.
Выемка из делакакого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительныхслучаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемкаможет быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временноепользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятогодокумента и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа актуничтожают.
Акт обязательно долженбыть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ вовременное пользование, и предприятия, получившего его.
В том случае, когдавыдается во временное пользование дело, заполняется карточка-заместитель. Делавыдаются только специально на то уполномоченным лицам.
Дела возвращаются в тотже день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделенияможно только с письменного разрешения руководителя.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, можносделать следующие выводы. Номенклатура дел – это утвержденныйсистематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков иххранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схемараспределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, атакже как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов.Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архивеучреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура делнеобходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того,насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы сдокументами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении,организации, предприятия обязательно.
Основные положения посоставлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства(ЕГСД).
Номенклатура дел можетбыть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры делструктурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатураотражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.
Примерные и типовыеноменклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений соднотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типоваяноменклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учрежденийсистемы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура делявляется рекомендательной.
Составлению номенклатурдел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой –обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам исодержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствиис участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлениюноменклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целомкоординируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучениеих организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, наосновании которых будут формулироваться наименования дел и определятьсяпринципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел длягруппировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземплярыноменклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются составдел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, онивключаются в состав дел секретаря-референта.
После утвержденияноменклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получаютвыписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура делучреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобреннаяэкспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первыйэкземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел вструктурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования иучета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура делсоставляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура делучреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться вслужбе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочегоэкземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственногоза архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве,в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура делучреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренногоизменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается иутверждается заново.
Согласованная ссоответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура делучреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителеморганизации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течениегода в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, овключении новых дел и т.д.
СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системыорганизационно-распорядительной документации. М., 2008.
2. Типовая инструкция по делопроизводству вФедеральных органах исполнительной власти. М., — 2008.
3. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов //Делопроизводство. 2007. № 2/1.
4. Веселое П.В. Современное деловое письмо впромышленности. М., 1990.
5. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. ДобсонЭ, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.
6. АндрееваВ.И. Делопроизводство в кадровой службе. — М.: Библиотека журнала «Управлениеперсоналом», 2007.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.;Новосибирск, 2004.
8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие.М.; Новосибирск, 2005.
9. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М.,1998.
10. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие.Минск, 2008.
11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб.пособие. М., 2008.
12. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.
13. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма:250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.
14. КузнецоваА.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, — 4-е изд., испр. и доп.- М.:Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2008.- 319с.
15. КузнецоваТ.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологиидокументационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.
16. Турбан Г.В.Внешнеэкономическая деятельность. — Минск: Высшая школа, 2007.
17. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.