Оглавление
ВВЕДЕНИЕ. 3
1. Классификация документов. 6
2. Стандартизация и унификацияуправленческих документов. 12
3. Реквизиты документов. 13
4. Бланки административныхдокументов. 23
Заключение. 27
Список литературы… 28
ВВЕДЕНИЕ
Совершенствование системы управленияобщественным производством – всегда в центре внимания нашего государства.Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпаминаучно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняютсяхозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельностиаппарата управления, совершенствования его структуры, повышения техническойоснащенности управленческого труда.
Эффективнаядеятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организациейработы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления,связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, необходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформлениядокументов.
Сдокументацией связана деятельность всех работников аппарата управления: оттехнических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы,другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этимидокументами и на их основе принимают решения.
Поданным Главного архивного управления ежегодно из учреждений и организаций вархивы поступает 60 миллиардов документов. С каждым документом в аппаратепроводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету(регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейсяинформации (различные виды вычислений и т.п.), копированию, переносу сведений, транспортировке внутри и вне аппарата, пополучению и передаче различных данных и т.д.
Понятие«документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологиюделопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения вдокументации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической исправочной литературе.
Документ– средство закрепления различным способом на специальном материале информации офактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительнойдеятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно отпонимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-тособытиях, которые они отражают.
Вповседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросампроизводственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Этоприказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы,справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называтькорреспонденцией.
Совокупностьработ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией,движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
Отправильной организации делопроизводства во многом зависит успех работыпредприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основеЕдиной государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положениякоторой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета МинистровРФ.
Единаягосударственная система делопроизводства помогает избежать излишеств идублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования ирекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота,учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документови группировки их в дела.
Научнаяорганизация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всюхозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым иоперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
Всовременных условиях основная задача – обеспечить дальнейшее развитие иповышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительныхцентров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора иобработки информации; расширить производство и применение средств оргтехникидля рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческоготруда.
Решениеэтой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы,совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность отиспользования электронно-вычислительной техники может быть достигнута приупорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой являетсядокументация.
Повышениеэффективности управления производством неотделимо от совершенствованиядокументационных процессов на всех уровнях управления, рационализациидокументооборота и научной организации делопроизводства.
В нашейстране делопроизводством занимаются более 130 тысяч секретарей и 535 тысячделопроизводителей. Делопроизводственные функции выполняют также бухгалтеры,экономисты, инспектора по кадрам. Естественно, знание основ системыдокументирования, умение организовать делопроизводство сегодня требуется отруководителей и специалистов.
1.Классификация документов
Документированиеуправленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (поустановленным формам) соответствующей информации, т.е. в создании документов.Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно былопользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей.
Комплексдокументов определяется:
- кругом вопросов,решаемых организацией в процессе своей деятельности;
- порядкомразрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
- объемом ихарактером внешних связей.
Любойуправленческий документ должен отвечать следующим требованиям:
- должен бытьсоставлен по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
- должен издаватьсясоответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами,которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивнымуказанием;
- документ всегдаиздается во исполнение норм права и не должен противоречить им.
Деловыедокументы способствуют правильной организации учета и планирования, а также сохранностисобственности. Все документы на предприятиях по средствам фиксации можноподразделить на следующие группы.
Письменные– документы рукописные имашинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографскимспособом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов.
Графические– чертежи, схемы, планы,карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, чтоони наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком.Поэтому они находят все большее применение в народном хозяйстве.
Фотокинодокументы– разновидностьдокументов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы,фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда иневозможной. В отличие от фотодокументов, дающих статическое представление обобъекте или процессе, кинодокументы позволяют увидеть эти же самые объекты илипроцессы в их динамике.
Фонодокументы– документы, которые внастоящее время широко применяются. К ним относится фонограмма – новоепрогрессирующее средство фиксации.
Независимоот средств фиксации все документы по видам деятельности принято разделять натри большие группы.
Организационно-распорядительныедокументы имеютисключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководствапредприятием и его производственной деятельности. Эти документы составляются работникамивсех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетностисоставляют непосредственно работники отдела учета.
Документыпо финансово-расчетным операциямсоставляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильносоставленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональномуиспользованию денежных средств.
Документыпо снабжению и сбыту составляютпреимущественно работники планового отдела, отделов материально-техническогоснабжения и сбыта, а также работники учета.
Документыклассифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятийлучше не по наименованиям, потому что структура, и особенно их содержание,несмотря на общие наименования, может быть различной.
По местусоставления документы подразделяются на внутренние, составленные работникамиданного предприятия, и внешние, поступающие от других предприятий и лиц.
Посодержанию документы делят на простые, содержание которых посвящено одномувопросу, и сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.
По формедокументы бывают: индивидуальные – содержание каждого документа имеет своиособенности, например докладная записка; трафаретные – часть документаотпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формыувеличивают производительность и освобождают работников от однообразного инепроизводительного труда); типовые, созданные для группы однородныхпредприятий, например, правила внутреннего трудового распорядка.
Какправило, все типовые и трафаретные документы печатают на множительных аппаратахили типографским способом. Многие из таких форм предварительно утверждаютсявышестоящими организациями и являются обязательными.
Посрокам исполнения документы подразделяются на срочные, требующие исполнения вопределенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом, и несрочные, длякоторых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов напредприятиях также существуют определенные сроки: сутки – для телеграмм итри–пять дней – для корреспонденции.
Попроисхождению документы принято делить на служебные, затрагивающие интересыпредприятия, цеха, отдела, группы работников, и личные, касающиеся конкретноголица и являющиеся именными.
Поназначению документы могут быть представлены в виде подлинников, копий,выписок, дубликатов.
Подлинник– это документ,составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.
Копия – это повторное, абсолютно точноевоспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное вустановленном порядке соответствующим должностным лицом. При отправкеподлинника предприятиям или отдельным лицам копию обязательно оставляют в делахпредприятия-отправителя. Этот вид копий на практике получил название «отпуск».О выдаче копий делается отметка на подлиннике: «Копия верна».
Копиислужебных документов, требующие особого удостоверения, а также копии документовличных имущественных и неимущественных прав граждан должны обязательно иметьподпись руководителя и печать предприятия.
Иногдадля работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. Приоформлении выписки необходимо указать, из какого документа она сделана. Правильностьсоставления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Предприятиямпредоставлено право при утере владельцем подлинного документа выдать ему дубликат(с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.
С точкизрения юридической силы, документы классифицируются на подлинные, которыевыдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил, и подложные,содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности. Подлинныедокументы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными,т.е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т.е.утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истёк).
/>
Рис. 1. Схема классификации документов
/>
Продолжение рис. 1
2.Стандартизация и унификация управленческих документов
Стандартизацияи унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия вструктуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуюттакже выработке прогрессивных методов работы с документами. Цельюстандартизации и унификации документов является рационализация процессовподготовки, исполнения, поиска документов; сокращение документопотоков;повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машиннойобработки управленческой информации.
Стандартизацияи унификация управленческой документации должны проводиться на научной основе.Высокая степень стандартизации и унификации достигается при установлении единыхобщесоюзных правил создания документации и утверждения на неё государственныхстандартов.
К основным этапамунификации и стандартизации в любой организации относятся:
- установлениекруга документов, циркулирующих в данной организации;
- стандартизацияформуляров и текстов документов;
- трафаретизацияформуляров и текстов документов.
Внастоящее время ведется разработка двенадцати унифицированных системдокументации. Это стандарты и технические условия, проектная документация покапитальному строительству, плановая документация, отчетно-статистическая ипервичная учетная документация, организационно-распорядительная документация,документация по материально-техническому снабжению и сбыту, документация поценообразованию, по внешней торговле,расчетно-денежная документация, документация по торговле, бухгалтерская,финансовая и первичная учетная документация бюджетных учреждений,проектно-конструкторская и технологическая документация.
Унификация– это единообразие –установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и фиксацияреквизитов на бумаге.
Стандартизация– это установлениеединых норм и требований, предъявляемых к документам.
С цельюстандартизации управленческой документации была утверждена сериягосударственных стандартов на управленческую документацию, в которую вошли:ГОСТ 6.38–72 «Основные положения», устанавливающие общие требования кстандартизации документов; ГОСТ 6.39–72 «Формуляр-образец», устанавливающийтиповую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на частовстречающиеся виды управленческих документов, например положение, решение,приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо.
3.Реквизиты документов
Документысостоят из отдельных элементов, которые обычно принято называть реквизитами (отлат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупностьреквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечалсвоему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятойдля данной категории документов. От полноты и качества оформления документовзависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством,подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Всереквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако надо помнить,что отдельные реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом –обязательными.
Совокупностьрасположенных в установленной последовательности реквизитов документаназывается его формуляром. Ниже приводится максимальный перечень реквизитов.Использовать другие реквизиты, не включенные в данный перечень, не следует, нов конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов,однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого видадокумента определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа.
Формулярдля определенного вида документов называется типовым (например, для приказов,протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным наборомреквизитов, расположенных в строгой последовательности.
При составлениидокументов используются следующий состав реквизитов:
01 – герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организацииили товарный знак
04 – код организации
05 – код формы документа
06 – наименованиеорганизации
07 – справочные данные оборганизации
08 – наименование вида документа
09 – дата документа
10 – регистрационныйномер документа
11 – ссылка нарегистрационный номер и дату документа
12 – место составленияили издания документа
13 – гриф ограничениядоступа к документу
14 – адресат
15 – гриф утверждениядокумента
16 – резолюция
17 – заголовок к тексту
18 – отметка о контроле
19 – текст документа
20 – отметка о наличииприложения
21 – подпись
22 – гриф согласованиядокумента
23 – визы согласованиядокумента
24 – печать
25 – отметка о замирениикопии
26 – отметка обисполнителе
27 – отметка обисполнении документа и направлении его в дело
28 – отметка опоступлении документа в организацию
29 – отметка дляавтоматического поиска документа.
01. – помещают на бланках документа всоответствии с положением о государственном гербе РФ.
02. – помешают на бланках документа всоответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03. – эмблему организации или товарныйзнак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации)если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.
04. – код организации расставляют пообщероссийскому классификатору предприятий.
05. – код формы документа расставляют пообщероссийскому классификатору управления документации.
06. – наименование организации должносоответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу.Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда онозакреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример:ООО «СИГМА»
«SIGMA» Ltd
07. – справочные данные об организациивключают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по решениюорганизации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в Интернете). Пример: 452451Республика Башкортостан
г. Бирск
ул. Мира, 33
БСВК «Белаякрепость»
Р/с20012345627744121235
Тел.:
Факс:
08. – наименование вида документасоставляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должносоответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляетсязаглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.
09. – датой документа является дата егоподписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующейпоследовательности: день, месяц, год.
10. – регистрационный номер документасостоит из его порядкового номера, который можно дополнять.
11. – ссылка на регистрационный номервключает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.
12. – указывают в том случае еслизатруднено его определение по реквизитам.
13. – гриф ограничения доступа дляслужебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна)расставляется без кавычек в правом углу.
14. – адресат при адресовании ворганизацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательномпадеже.
15. – гриф утверждения документарасставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждатьсядолжностным лицом или специальным создавшим документом. При утверждениидокумента должностным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ»,наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и еёрасшифровка, ее дата.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральныйдиректор
ЗАО «ГРАНД»
Личнаяподпись расшифровка подписи
16. – резолюция пишетсяруководителем непосредственно на документе и включает:
- фамилиюисполнителя (кому поручается)
- содержаниепоручения (конкретные действия)
- срок исполнения
- подписьруководителя и дата подписания.
Пример: Соловьеву А.В.подготовить проект приказа
К 18.09.01личная подпись 18.08.01
17. – заголовок к текстувключает краткое содержание документа. Заголовок согласуется наименованием видадокумента и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.
Пример: 1). Об увольненииИванова И.И. (в приказе)
2). АКТ списанияпродукции.
18. – отметка о контролеставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контрольподразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом сзаголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».
19. – текст документаобычно состоит из двух частей. В первой части указывается причины, основания,цели составления документа. Во второй выводы, просьбы, предложения,распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается в пояснении текстсодержит одну заключительную часть.
20. – если в приложениине употреблялось в тексте то указывается его наименования, количество листов иэкземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются.
Пример: приложение 1:Контракт от 20.07.06 №21, на 2л. в 3 экз.
2 АКТ приема работ от15.09.016№17, на 1л. в 17 экз.
Приложение краспорядительным документам должно оформляться в правом верхнем углу и должноиметь отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа,его даты и его регистрационного номера.
Пример:
Приложение 1
К приказудиректора ОАО «ЭРА»
От 01.04.2006№12
21. – подпись включаетнаименование должности лица подписавшего документ (с указанием предприятия,если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. Врасшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.
22. – гриф согласованиядокумента состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которымсогласовывается документ (включает наименование организации, подписи и еерасшифровки и даты согласования).
Пример: СОГЛАСОВАНО
Начальник Департаментаобразования
Подпись ее расшифровка
18.09.06
23. – визы согласованиядокумента включает подпись визирующего, ее расшифровки, дату, при необходимостидолжность визирующего.
Пример: Юрист консулат
Подпись ее расшифровка
18.09.2006
24. – печать заверяетподлинность подписи должностного лица на документах предусмотренныхсоответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующихфакты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
25. – отметка о замирениикопии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметкасодержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись,подпись и ее расшифровка, дата замирения.
Пример: Верно
Менеджер по персоналу подписьее расшифровка
18.09.2006
ля замирения более важныхдокументов расставляется печать.
26. – отметка обисполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона.Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии местана оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.
27. – отметка обисполнении документа и направление его в дело включает следующие данные:краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий обисполнении или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.
28. – отметка опоступлении документа в организацию содержит порядковый номер и датупоступления документа. Отметку о поступлении документа в организациюпроставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом унижнего поля первого листа документа.
29.– отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные одокументе.
Еслидокумент оформляется на бланке или листах бумаги формата А4, то к тексту нужензаголовок, который целесообразно начинать с предлога «О», например «О целесообразности...».
Разделы,подразделы, пункты нумеруются арабскими цифрами. Номер пункта должен состоятьиз номера раздела, подраздела и пункта, разделяемых точками, например 1.1.2,6.16.4.
Документследует адресовать в организацию или в ее структурное подразделение.
Управлениебытового обслуживания населения Технический отдел
Приадресовании документа лицу, не представляющему организацию или. структурноеподразделение, разрешается указывать только фамилию, не указывая наименованиедолжности. Каждая составная часть реквизита «адресат» – наименованиеорганизации, наименование структурного подразделения, наименование должности сфамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адресорганизации – должна печататься с новой строки от одного положения табулятора.
Управлениебытового обслуживания населения
Заместителюначальника технического отдела т. Ершову Г.К.105041, Москва, Д-41,ул. Суворовская, 14
Отметкуна документе о его поступлении ставят от руки или специальным резиновымштемпелем, размеры которого не должны превышать 19X41 мм.
Вотметке о поступлении рекомендуется давать сокращенное наименованиеорганизации. Отметка о контроле делается в виде условного обозначения(например, буквы «К»), выполняемого от руки или резиновым штемпелем («Контроль»).
Надокументах также ставится отметка об исполнении, например: «Вопрос решен потелефону с начальником отдела снабжения завода т. Серко А. Н. 12.10.06» (личнаяподпись). Отметка о направлении документа в дело должна быть подписанаисполнителем: «В дело. 20.06.06» (личная подпись, дата).
Вовнутреннем документообороте разрешается оформлять отдельные документы не набланке. В этом случае в реквизит
«Подпись»должны быть включены такие реквизиты, как «Наименование министерства иливедомства», «Наименование организации», «Наименование структурногоподразделения».
Авторамислужебных документов, как правило, являются предприятия, а не лица, ихподписавшие или составившие. Служебные письма, адресованные в вышестоящиеинстанции, подписывает руководитель предприятия, а в его отсутствие – первыйзаместитель.
Документы,которые направляются в нижестоящие структурные подразделения и на подчиненныепредприятия, могут быть подписаны уполномоченными должностными лицами. При этомвсегда указывают должность, а в скобках ставят фамилию и инициалы или толькоодну букву имени и фамилию, например:
ДиректорЗавода по ремонту часов
иювелирных изделий (Б. Романов)
Если жеделовое письмо должно быть подписано и главным (старшим) бухгалтером, топодпись руководителя ставится первой, а главного (старшего) бухгалтера –второй.
Директор(Б. Романов)
Главныйбухгалтер (Н. Васильева)
Когдадокумент подписывают руководители двух неподчиненных друг другу предприятий, тоих подписи ставятся рядом на одном уровне.
Директортеатра «Факел» Директор Завода по ремонту
(А.Бабашкин) часов и ювелирных изделий
(Б.Романов)
Еслидокумент должен быть подписан несколькими лицами, то первым его подписывает тодолжностное лицо, чья подпись стоит ниже других. И лишь только после того, какна документе будут стоять все подписи, ставит свою подпись руководительпредприятия. Ответственность за документ возлагается на всех лиц, подписавшихего.
Когда вписьме ссылаются на какой-либо документ, то после текста пишут слово«Основание», а затем делается ссылка на этот документ.
Унекоторых документов есть приложения. Указание о наличии приложения помещаетсяпод текстом после слова
«Приложение»с указанием наименования и количества прилагаемых документов (с указаниемлистов).
Приложение:договор № 46 от 11 марта 2007 г. на 18 листах.
Еслидокумент составлен правильно, исполнитель визирует его. Визировать документдолжны все лица, составлявшие его, а также лица, с которыми он согласован.
Визы навнутренних документах ставят в левом нижнем углу последней страницы.
Привизировании документа личная подпись должна дополняться датой. Принеобходимости могут быть указаны должность визирующего и расшифровка егоподписи. Исходящие документы визируют на экземпляре, остающемся в организации.Остальные документы визируются на первом экземпляре.
Фамилиюисполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона необходимоуказывать только в исходящих документах (письмах, справках). В сопроводительныхдокументах этот реквизит не указывают.
Врезолюции, наложенной руководителем, надо указывать фамилию и инициалыисполнителя; предписание, что сделать; срок исполнения; подпись руководителя идату.
Номерастраниц на документах, оформленных на двух и более листах, надо печатать нарасстоянии не менее 10 мм от верхнего и правого обрезов листа, на оборотнойстороне листа – от верхнего и левого обрезов листа.
Помимоподписи, документы удостоверяют печатью. Круглая печать предприятия ставится надокументах, связанных с получением денежных и иных материальных ценностей,удостоверениях, доверенностях, справках, договорах, трудовых соглашениях,характеристиках, при засвидетельствовании копий. На письма печать не ставят.
Ответственностьза правильное использование печати и ее хранение несет руководительпредприятия. Все печати и штампы предприятия учитывают в специальном журнале ипри смене руководителя предприятия передают по акту.
Грифы –это особые отметки, определяющие степень секретности документов, срочность испособ пересылки. По степени секретности различаются грифы: «Совершенносекретно», «Секретно» и «Для служебного пользования». Эти отметки означают, чтодопуск к такого рода документам имеют только определенные лица.
Отметки«Весьма срочно», «Срочно» ставят на документах с целью указания срочности ихисполнения.
Припересылке корреспонденции по почте ставят индекс «Ценное», «Заказное», «Авиа».
В нашевремя, когда объем информации по любому вопросу непрерывно возрастает, особуюактуальность для быстроты восприятия документа имеет строго определенноерасположение реквизитов документа. Благодаря этому любой работник, имеющийдело с документами, заранее знает, в какой части его содержится необходимаяинформация.
4.Бланки административных документов
Бланкомдокумента называют лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами.Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культурууправленческой деятельности. Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-97, содержащий формуляр-образец, всоответствии с которым конструируются бланки. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два вида бланков: для писем и общий.
Различиемежду этими бланками состоит в том, что в бланке для писем содержится реквизит:индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа(абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке и постояннаячасть реквизита – ссылка на индекс и дату входящего документа (на №______от______ ), а на бланках для других документов эти площади используютсядля заполнения реквизитами: наименование вида документа и место составления илииздания.
Ворганизациях с большим количеством документов применяют бланки для отдельныхвидов документов, на которых типографским способом печатают наименование видадокумента, например «Приказ». Изготовление бланков для отдельных видовдокументов целесообразно, если в организации создается более 200 документовконкретного вида в год. Бланки документов массового применения могут содержатьтрафаретные части текста. Изготовление трафаретных бланков электрографическимспособом оправдывает себя, если на таких бланках в год будет оформляться неменее 200 документов.
Если жеисходящих документов менее 200 в год, то при их оформлении можно пользоватьсярезиновым штемпелем.
Длякаждого из двух названных видов бланков допускаются два варианта расположенияреквизитов – угловой и продольный. Как показывает практика, предпочтениеотдается бланкам с угловым штампом, так как справа от него на свободной площадирасполагают реквизит «Адресат». Следует иметь в виду, что около 90% всей организационно-распорядительнойдокументации (письма, докладные записки, справки) содержат этот реквизит.
Неследует забывать, что бланки с угловым штампом можно применять и при оформлениипротоколов и актов, содержащих реквизит «Гриф утверждения», который такжерасполагается на той же площади, что и реквизит «Адресат».
Бланки спродольным штампом применяют в тех случаях, когда наименование организации инаименование вышестоящих органов, которым она подчинена, содержат большоеколичество печатных знаков и не могут быть размещены на площади, отведенной дляуглового штампа.
Бланкидокументов изготовляются на бумаге белого цвета. И лишь в исключительныхслучаях можно применять бумагу цветных тонов. Бланки документов печатаются, какправило, черной краской.
При печатании документовиспользуют 8 стандартных положений табулятора:
0. – от границы левого поля дляпечатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличииприложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа инаправления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ»,«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛГАЮ».
1. – на расстоянии 15 мм от левого полядля начала абзаца в тексте.
2. – на расстоянии 48 мм от левого полядля составления таблиц и трафаретных текстов.
3. – на расстоянии 72 мм от левого полядля составления таблиц и трафаретных текстов.
4. – на расстоянии 96 мм от левого полядля реквизита «Адресат».
5. – на расстоянии 120 мм для реквизита«Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу».
6. – на расстоянии 144 мм для расшифровкиподписи в реквизите «Подпись».
7. – на расстоянии 168 мм для печатанияслов «Копия» при снятия копий с документа.
Отдельные реквизитыявляются обязательными для каждого документа независимо от его вида. Отсутствиереквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитамотносятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Этиреквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом иобразуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебныхбланков для организационно-распорядительных документов:
- общий бланк
- бланк письма
- бланк конкретноговида документа.
Общий бланк используетсяпри изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включаетнаименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименованиевышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа и разработкаспециального бланка для писем связано со спецификой письма предназначенного дляотправки в другие организации.
Другие виды ОРД являются,как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации.
Бланк для писем включаетреквизиты «Наименование организации», «Справочные данные организации», «Кодорганизации». В бланке для писем обозначаются места для расположения реквизитов«Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка на дау и регистрационныйномер документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы,наименование вышестоящей организации.
Бланк конкретного видадокумента включает реквизиты «Наименование организации», «Наименование видадокумента», «Место составления или издания документа». Бланк конкретного видадокумента может содержать знак герба или эмблемы, наименование вышестоящейорганизации и код формы документа по ОКОД.
Организации субъектов РФ,как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, нои национальный язык, поэтому бланки этих организаций оформляются на двухязыках. На них печатают следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия»,«Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа».Если правом подписи документа обладает не только руководитель организации, но ируководители структурных организаций, а также должностные лица, то организацияможет иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц. Приизготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм;294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 иА6.
Заключение
Документоведение вразличных источниках рассматривается как научная дисциплина, изучающаязакономерность документоведение и разрабатывающая теоретические и методическиевопросы документационного обеспечения общества.
Документоведение в рядеслучаев вызывает теорией делопроизводства. Понятие «документ» теснейшим образомсвязан с информацией, поскольку документ является ее основным носителем.
Крупный советскийдокументовед К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия«документ» обозначает все то, что является документальным, т.е. основанным наотражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрациейфактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.
Автор книги «Основыинформатики» А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гильяревский полагают, что «вшироком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи и печатныеиздания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального,ботанического, зоологического или антропологического характера. Документомпризнается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие– либо знания и может быть включен в определенное собрание.
Ссылаясь на многиеисточники, можно назвать виды документов; письменные, исторические, архивные,печатные, документы, имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство орождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица,письменный доклад, донесение, служебное письмо).
Список литературы
1. ГОСТ Р 6.30-97Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. – М.: Издательство стандартов. 1997.
2. Изменение № 1ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» с датой введения с 1 апреля 2000 года.
3. ГОСТ 6.10.4-84Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам намашинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительнойтехники. Основные положения. – М.: Издательство стандартов, 1984.
4. ГОСТ 16487-83.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательствостандартов, 1983.
5. Государственнаясистема документационного обеспечения управления. Основные положения: Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД,1991.
6. Белов А.Н., БеловВ.Н. Корреспонденция и делопроизводство. – М.: Лёгкая и пищевая промышленность,1999. – 168 с.
7. Бондырева Т.Н.Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 2002. – 384 с.
8. Кирсанова М.В.,Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. –М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 256 с.
9. Кузнецова А.Н.,Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. – М.: Высшая школа, 1989. – 240 с.
10. Кузнецова А.Н.Машинопись и делопроизводство. – М.: Изд-во ДОСААФ, 1993. – 224 с.
11. Общероссийскийклассификатор управленческой документации. – М., Издательство стандартов, 1994.