МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
ОРСКИЙ ФИЛИАЛ
Факультет: Экономика и управление
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ: Финансы и кредит
РЕФЕРАТ
ПО КОНТРОЛЛИНГУ
На тему:
«ПРИМЕНЕНИЕ КОНТРОЛЛИНГА НА ПРЕДПРИЯТИИ»
ВЫПОЛНИЛ СТУДЕНТ:
ОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ 4 КУРСА
ПРОВЕРИЛ: МАЛАХОВА Н.В.
Орск — 2009 г.
Введение
Кардинально изменились экономические условия хозяйствования.Цены на готовые изделия на рынке складываются под действием закона спроса ипредложения. Широчайшее распространение в расчетах получила предоплата в связис катастрофическим уровнем неплатежей среди субъектов экономики. В этихусловиях расчет фактической себестоимости продукции как и во всем экономическиразвитом мире потерял прежнее монопольное положение для определения цены. Недаромв нашей экономической жизни обычным явлением стала продажа ниже себестоимости.
Предприятиям потребовалось определять цену на свою продукциюзаранее, до того как она будет изготовлена. Покупатель сначала договаривается остоимости заказа, а потом заключает сделку. Но с другой стороны, производительсможет определить свои затраты только после завершения процесса производства.
Получается замкнутый круг: цена должна быть определена доизготовления продукции, а затраты для её расчета могут быть получены толькопосле изготовления. Особую важность решение этого вопроса имеет для малыхпредприятий, которые не имеют поддержки государства, работают на свой страх ириск и ошибки в области ценообразования могут стать для них роковыми.
Для разрыва этого круга необходимо соответствующеепланирование. В рыночных условиях оно не может дать гарантии абсолютнойточности. Однако относительно правильно решать поставленные вопросы вполне всостоянии.
Малые предприятия стремятся иметь достаточно простую системуучёта. Значит, и система планирования не должна быть излишне сложной. Тщательноепланирование может дать больший экономический эффект, однако предпринимателималого бизнеса никогда не имеют времени на это, а достаточно часто и желания.
Некоторую помощь малым предприятиям в решении ихэкономических проблем, как мне кажется, вполне способна системапроизводственного учёта «контроллинг», которая с успехом применяетсяна Западе, особенно в Германии.
Так как целью этой работы является описание того, каксистема контроллинга может быть применима на малых предприятиях нашей страны,то сначала надо объяснить некоторые термины, используемые при работе по этойсистеме.
Представьте себе сосуд, на котором нанесены три риски. Сосудизображает собой затраты предприятия на производство. Объём сосуда до 1-й рискиобозначает прямые затраты предприятия на изготовление продукции, например,зарплату с начислениями и материалы. Объём сосуда от 1-й риски до 2-й означаетраспределяемые затраты, имеющие прямое отношение к процессу производства,которые немецкими специалистами называются «Затраты на организацию группы1». Объём сосуда от 2-й риски до 3-й означает распределяемые затраты,имеющие косвенное отношение к процессу производства, называемые соответственно«Затраты на организацию группы 2».
Теперь представим выручку от реализации в виде определённогообъёма воды, вылитой в этот сосуд. Этот поток должен наполнить наш сосуд, чтобыпокрыть наши затраты. Вот в сосуде оказалось некоторое количество воды. Вероятно,сначала она заполнит объём до уровня 1-й риски. Часть воды, которая будетвыступать над риской — это часть выручки, которая остаётся у нас для покрытиязатрат на организацию групп 1 и 2, так как прямые затраты уже покрыты. Эта оставшаясячасть выручки называется «Сумма покрытия 1». Она показывает суммусредств, остающуюся у нас, если из выручки вычесть прямые расходы.
Если уровень воды закрыл две риски, значит, мы окупилипрямые затраты и затраты на организацию группы 1. Часть воды, выступающая над2-й риской, должна возместить нам затраты на организацию группы 2. Эта частьназывается «Сумма покрытия 2».
Если вода полностью заполнит сосуд, т.е. покроет все нашизатраты, и будет продолжать прибывать, то она, польётся из сосуда наружу. Этотобъём вылившейся воды составит нашу прибыль.
Такими понятиями оперирует система контроллинга.
1. Группировка статей отчетности
Для того, что бы «одеть» систему на наши малыепредприятия можно воспользоваться следующим методом: взять типичное малоепредприятие и внедрить контроллинг в практику его деятельности. Приведем примервнедрения контроллинга на некотором малом предприятии. Предпринимательзанимается оказанием услуг в области полиграфии. Он имеет три предприятия: двав областном центре и одно в районном центре. Фактически, они представляют собойцеха одной производственной фабрики. Разделение их на отдельные юридическиелица вызвано необходимостью соответствовать требованиям Закона об упрощённомналогообложении юридических лиц: каждое отдельное его предприятие можетприменять упрощённую систему налогообложения, а если их объединить под однойюридической «крышей» — нет.
Территориальная разбросанность предприятий — подразделенийобъясняется тем, что в районном центре предприниматель имеет собственноездание, а в областном центре такое же помещение пришлось бы арендовать. Производственнаяструктура выглядит следующим образом:
предприятие в райцентре — «Предприятие 1» — имеетбумагорезательные станки и перерабатывает в стандартные листы рулоны бумаги,привозимые предпринимателем из Москвы, здесь же имеется магазин бланочнойпродукции и канцелярских принадлежностей;
предприятие в областном центре — «Предприятие 2» — осуществляет работы по заказам: печатает бланки, визитки и т.п. полиграфическиеизделия;
другое предприятие в областном центре — «Предприятие 3»- осуществляет поиск заказов для «Предприятия 2», расчеты по заказами торговлю канцелярскими принадлежностями и покупными бланками.
Предпринимателю требовалась такая система производственногоучёта, которая могла бы решить следующие проблемы:
давать предпринимателю возможность анализировать свои доходыи расходы как в разрезе структурных подразделений (которыми фактически являются«Предприятие 1», «Предприятие 2» и «Предприятие 3»),так и в целом по предприятию;
получать эту информацию как можно более оперативно;
позволять быстрый и относительно точный расчёт цены напринимаемый заказ при договорной цене и возможность принятия такого заказа прификсированной цене — когда цену диктует заказчик;
возможность планирования доходов и расходов.
При этом к системе производственного учёта предъявлялись дваважных требования:
система должна быть как можно более простой и наглядной;
она должна легко пониматься бухгалтерами предприятия иотнимать у них минимум времени на данный вид учёта.
Решить поставленные проблемы и соответствовать предъявляемымтребованиям может, по-видимому, система контроллинга в её немецкой модели,достаточно подробно описанной в книге немецких специалистов Р. Манна и Э. Майера«Контроллинг для начинающих». Естественно, что механически переноситьрекомендации уважаемых специалистов на нашу экономическую действительность нетсмысла, но переработать предложенные схемы применительно к конкретномупредприятию вполне возможно.
В первую очередь необходимо разработать схему новой системыотчётности для исчисления конечного результата, которую будет получать нашпредприниматель.
В системе контроллинга, изложенной Р. Манном и Э. Майером,эта схема выглядит как в таблице 1. Отталкиваясь от этой схемы, мы должнырассмотреть каждый её пункт для разработки новой схемы для нашего конкретногопредприятия.
Таблица 1. «Показатели для расчёта»Объём производства в рабочих часах х Оборот-брутто без НДС х Факторы уменьшения прибыли х Оборот-нетто х Изменение запасов х Общая производительность х Затраты материалов и услуги со стороны х Общая прибыль х Плата за основную производственную работу (изготовление) х Затраты на отпуск товаров х Производственные затраты х Сумма покрытия 1 х Оклады, зарплата предпринимателей х Проценты х Промежуточная сумма х Затраты на содержание производственных помещений без арендной платы х Арендная плата х Транспортные расходы х Амортизационные отчисления х Текущий ремонт и прочие расходы х Затраты на организацию группы 1 х Сумма покрытия 2 х Затраты на организацию группы 2 х Сумма покрытия 3 = итог деятельности предприятия х Сверочный итог х Прибыль \ убыток х
1) Объём производства впродуктивных рабочих часах будет необходим нам для расчёта предварительнойсебестоимости. Однако, в этой строке данные будут существенно отличаться оттого, что подразумевали здесь немецкие специалисты. Они имели в виду именнопродуктивные, т.е. отработанные, а не просто оплаченные часы работы. По-моемумнению, здесь следовало бы учитывать именно оплаченные часы на нашемпредприятии, т.к именно необходимость их оплаты вынуждает нас учитывать их длярасчёта затрат.
2) Оборот-брутто без НДС. На нашемпредприятии в связи с использованием системы упрощённого налогообложения нетНДС, и это несколько облегчает нашу задачу. Но какую величину оборота намвыбрать — по оплате или по отгрузке? Мне кажется, что это очень принципиальныймомент. По-моему убеждению, цель предпринимателя в нашей стране — это иметьвозможность пользоваться наличными деньгами — в кассе или на расчётном счёте. Ито, деньги на расчётном счёте предпринимателя можно признать находящимися в егораспоряжении весьма условно. При системе учёта реализации по отгрузкеположительная разница между доходами и расходами ни в коей мере не можетслужить показателем благополучия предприятия. Экономическая действительностьзаставляет предпринимателей ориентироваться на налично-денежный оборот. Есликрупное предприятие в какой-то мере может позволить работать себе «на склад»,ориентируясь на бартерные операции, получая весьма условную «выручку»,то мелкий и даже средний предприниматель не может позволить себе такого, и вподавляющем большинстве случаев они производят расходы, ориентируясь наполучение наличного (или на расчётный счёт) дохода.
Предприниматель работает позаказам, по которым он имеет уверенность в оплате. Следовательно, для целейпроизводственного учёта мы вполне можем использовать налично-денежный оборот идвижение на расчётном счёте.
3) Факторы уменьшения прибыли — этоскидки, бонусы и сконто. Предприниматель применяет систему скидок в зависимостиот размера заказа и срока оплаты. Но для удобства расчёта выручки бухгалтериейэта строка была убрана по следующим причинам: при подсчёте реализации по оплатена наш расчётный счёт или в кассу попадает определённая сумма денег, в которойуже учтены скидки и т.п. Расчёт возможных скидок необходимо осуществлять послерасчёта предварительной стоимости заказа.
4) Оборот-нетто отпадает, т.к исключенастрока «Факторы уменьшения прибыли».
5) Изменение запасов. Здесь то жеочень важный момент. Я полагаю, что для малых предприятий закупленные материалыследует считать как использованные по следующим причинам.
Закупка большой партии сырья иматериала, которая не будет полностью использована в отчётном периоде при такомподходе к составлению нашей новой отчётности даст нам в итоге убыток. И этоправильно. Это означает, что предприниматель затратил больше наличных денег,чем получил. Имея на руках наличные деньги, предприниматель может осуществлятьлюбые хозяйственные операции по мере необходимости, имея же вместо денег запассырья и материала на складе, он лишён такой возможности, что в условиях нашейстраны может иметь для его предприятия самые роковые последствия. Наличие на складебольшого запаса сырья и материалов — это скорее потенциальный убыток, чемприбыль. Недаром на Западе ещё в 80-е годы заговорили о системе поставок «точнов срок».
На нашем конкретном предприятиипредприниматель совершает 2 раза в месяц поездки в Москву за материалом, черезкаждые 2 недели. Следовательно, мы можем допустить, что предприятие в течениеотчётного периода потребляет весь доставленный материал. Это значительнооблегчает нам как составление аналитической таблицы, так и планирование затрат.
6) Отпадает необходимость в строке«Общая производительность».
7) Затраты материалов и услуги состороны. Как уже было сказано выше, эти затраты будут равны закупленным (иоплаченным!) материалам и услугам. Естественно, что здесь учитываются услуги,идущие на конкретное изделие, а не распределяемые между ними. На предприятиипредприниматель здесь и в дальнейшем мы будем использовать следующий важныйпринцип: заносить в нашу схему затрат только оплаченные затраты (за исключениемамортизации). Это значительно облегчает составление таблицы, уменьшает время еёсоставления и позволяет предпринимателю контролировать свой платёжный баланс подоходам и расходам. Конечно, это очень спорный момент. Но если мы сказали«А», взяв за основу выручку по оплате, то должны сказать и «Б»,беря затраты по оплате (конечно, кроме амортизации — это особый элемент затрат).Далеко не каждое предприятие может позволить вести себе такую схему. С другойстороны, не одно солидное малое предприятие не начнёт работу, не имеяпредварительной оплаты или гарантии оплаты, работая с надёжными клиентами. Атакие предприятия могут позволить себе оплачивать свои расходы точно в срок. Именнодля них такая схема вполне приемлема. Нашу фирму вполне можно отнести к такимпредприятиям.
8) Предварительный итог без строки04 = общая прибыль. Рассчитывается путём вычитания из выручки затрат наматериалы и услуги со стороны. Очень важный пункт для анализа предпринимателемсвоего экономического положения и для принятия решения о дальнейших шагах вхозяйственной деятельности. Фактически, получаемая разница — это добавленнаястоимость, которую присоединяют к изготавливаемой продукции на самомпредприятии. Сопоставляя величины этой добавленной стоимости и затрат наматериалы и услуги со стороны, предприниматель сразу же может увидеть, каковадоля участия этих двух величин в стоимости его продукции, где следует искатьрезервы снижения затрат.
9) Плата за основнуюпроизводственную работу (изготовление). В схеме, рекомендованной немецкимиспециалистами, зарплата и оклады, (в т. ч. зарплата предпринимателя) выделеныотдельно. На нашем предприятии нельзя отличить чётко: где зарплата, а где оклад?Каждый из работающих принимает участие в течение дня в изготовлении самыхразных изделий, т.е. используется принцип взаимозаменяемости, тем более чтоособо сложных операций здесь нет. Другими словами, не представляется возможнымотнести затраты труда на отдельное конкретное изделие, а вернее, затраты наподсчёт такого разделения не соответствовали бы пользе от такого подсчёта. Такимобразом, если зарплату нельзя отнести на конкретное изделие, они становятсяраспределяемой величиной и к ним вполне можно отнести оклады операторов ЭВМ,бухгалтеров и самого предпринимателя, т.е. выражать общие затраты на оплатутруда в одной строке. К ним же будут отнесены отчисления во внебюджетные фондыи подоходный налог, т.к их величина прямо зависит от размеров оплаты. Казалосьбы, если оплату труда и отчисления во внебюджетные фонды приходитьсяраспределять по изготовленным изделиям, то логично было бы отнести их кзатратам на организацию группы 1. Но в данном случае мы оставим их для расчётасуммы покрытия 1, т.к сумма затрат материалов и зарплаты с отчислениямипозволяет нам определить нижний уровень выручки предприятия, достаточный дляпродолжения производственного процесса.
Следует, к сожалению, заметить,что в нашей стране зарплата перестала быть элементом затрат, определяющимнижнюю границу цены по системе директ-костинг. Экономия издержек за счётзарплаты стала более чем распространённым явлением.
10) Затраты на отпуск товаров напредприятии отдельно не выделяются и оставлять эту строку в схеме нетнеобходимости.
11) Сумма покрытия 1 определяетсякак разница между выручкой и производственными затратами, в данном случаезатратами на материал и зарплату с отчислениями во внебюджетные фонды. Результатпокажет нам сумму, которая остаётся у предприятия для того, чтобы покрытьзатраты, распределяемые между изделиями (постоянные и условно-постоянные) иполучить некоторую прибыль. Это важный момент для оценки выгодности (возможности)производства некоторого изделия. Если цена изделия не только покрывает прямыезатраты на своё изготовление, но и даёт некоторую сумму покрытия, это означает,что часть постоянных и условно-постоянных расходов будет оплачена; тем меньшеостанется этих видов затрат, приходящихся на другие изделия, что может сделатьрентабельным их производство.
12) Кредитов предприниматель небрал, поэтому строку «Проценты» из схемы необходимо убрать. Следовательно,нет необходимости и в расчёте промежуточной суммы. Сама промежуточная суммабыла установлена в таблице немецких специалистов по той причине, что онисовершенно справедливо считали, что оклады, зарплату предпринимателя, процентыбанка необходимо оплачивать в любом случае и нижнюю границу цен необходиморассчитывать с учётом этих величин. Далее идут укрупнённые статьи затрат,относящиеся в целом к затратам на организацию группы 1. Укрупнены они для болееясного и простого контроля: заметив нежелательные отклонения в одной из групп,можно провести более подробный анализ группы, но это уже не относится кфункциям составляемой нами схемы — её назначение — дать сигнал о совершающихсяпроцессах в среде затрат.
13) Первой такой укрупнённойстатьёй затрат является строка «Затраты на содержание производственныхпомещений без арендной платы». Для каждого предприятия составные элементыэтой строки будут нести черты индивидуального своеобразия. Для нашегопредприятия такими элементами являются: электроэнергия, отопление, охрана,канализация, услуги СЭС.
Следующую статью — «Транспортныерасходы» — по моему мнению, следует подразделить на две подстатьи: «Расходына ГСМ» и «Обслуживание транспорта». В 1-й подстатье будутучитываться расходы на бензин, масла и т.п., как самых значительных затрат прииспользовании транспорта. Во 2-й подстатье — налог с владельцев автотранспорта,покупка запчастей, затраты на ремонт техники.
В статью «Текущий ремонт ипрочие расходы» на предприятии В. С.Ф. включены следующие виды расходов: ремонтоборудования, покупка запчастей к оборудованию и т.п.
14) Сумма покрытия 2рассчитывается путём вычитания затрат на организацию группы 1 из суммы покрытия1. Сумма покрытия 2 означает сумму, которая остаётся у предприятия на погашениезатрат, имеющих косвенное отношение к производству и получение прибыли.
15) К затратам на организациюгруппы 2 на нашем предприятии было решено отнести: расходы на телефон,командировки, подписка на деловую литературу, расходы на рекламу, юридическиеуслуги, оплата услуг банка и уплата налогов. Уплата налога производится в формеоплаты патента.
16) Если из суммы покрытия 3вычесть затраты на организацию группы 2, то мы получим сумму покрытия 3 — итогдеятельности предприятия — прибыль от нашей производственной деятельности. Здесьи можно было бы остановить составление схемы, относящейся конкретно копределению прибыли от основной деятельности предприятия. Однако Р. Манн и Э. Майерсоветуют нам произвести здесь увязку данных с данными финансовой бухгалтерии. Дляэтого предназначена строка «Сверочный итог». В этой строке мы запишемрезультат от продажи основных средств, сдачи имущества в аренду, полученияпроцентов и т.п. операций, не связанных с производственным процессом. Сопоставлениерезультата от этих операций с нашим итогом позволит нам определить прибыль отдеятельности предприятия в целом. Необходимо заметить, что «Сверочный итог»должен отражать реально полученные средства, для возможности сопоставления их срезультатом от производственной деятельности, который мы считаем в видеполучения наличных денег в кассу или на расчётный счёт.
17) Переговорив спредпринимателем, мы разделили строку «Затраты материалов и услуги состороны» на две: собственно «Затраты материалов и услуги со стороны»и «Покупные товары». В последней строке предприниматель хотел быконтролировать количество готовых изделий, закупаемых на стороне дляперепродажи. Однако следует учесть, что на предприятии закупленный товардостаточно часто используется и в производственном процессе.
Теперь, с учётом всеговышеизложенного, схема новой системы отчётности для исчисления конечногорезультата, разработанная для нашего предприятия, будет выглядеть следующимобразом:
Таблица 2. «Показатели длярасчёта»Объём производства в продуктивных рабочих часах Оборот без НДС Расход материалов и услуги со стороны Покупка товара Предварительный итог Зарплата за основную производственную деятельность + социальные платежи Производственные затраты Сумма покрытия 1 Затраты на содержание производственных зданий без арендной платы Арендная плата
Транспортные расходы:
Расходы на ГСМ
Обслуживание транспорта
Амортизационные отчисления
Ремонт и прочие затраты
Затраты на организацию группы 1 Сумма покрытия 2 Затраты на организацию группы 2 Сумма покрытия 3 — итог производственной деятельности Сверочный итог Прибыль \ убыток 2. Формирование отчетности юридической единицы
Однако на составление группировки статей расходов, прибылейи убытков составление полной схемы не заканчивается. Теперь нам необходимовыйти на 2-й уровень отчётности.
Немецкие специалисты считают, что формирование отчётности на2-м уровне возможно осуществлять исходя из 3-х принципов дифференциации:
по продукции и группам продукции;
по клиентам (покупателям) или группам клиентов;
по сферам ответственности внутри предприятия.
Особенности юридической организации нашего предприятия какбы уже за нас решают, какой из трёх принципов мы выберем. Так как фактическиединое производство юридически разделено на три разных предприятия, тоестественно и удобно организовать 2-й уровень отчётности в разрезе этихюридических единиц.
Таким образом, составленная нами схема будет дополнена 4графами: «Предприятие 1», «Предприятие 2», " Предприятие3" и «В целом по предприятию».
Данные по юридическим единицам будут давать нам возможностьоценить вклад каждого подразделения в общий результат, а отклонения в расходах(от плана или прошлого периода) можно будет увидеть в месте их происхождения,что, конечно же, облегчит поиск причин отклонений. Данные же в целом попредприятию дают возможность предпринимателю увидеть общее состояние дел в егопроизводстве.
После окончательного составления схемы на повестку дняставится вопрос о методе и порядке её заполнения. Здесь для предприятия быливозможны два варианта: с учётом внутрихозяйственных перемещений; и без учётавнутрихозяйственных перемещений.
Это связано со следующими обстоятельствами: так какподразделения одного предприятия юридически обособлены, то переходполуфабрикатов между ними выглядит как реализация для одного подразделения иоплата услуг для другого. Эти операции осуществляются через расчётные счета вбанке. Для самого же предпринимателя такие операции ничего не меняют: он как бы«берёт из одного кармана и перекладывает в другой». Следовательно, вграфе «В целом по предприятию» должны быть данные, очищенные отвнутрихозяйственных (фактически) операций — это однозначно. Вопрос в том,следует ли такие операции учитывать в графах «Предприятие 1», «Предприятие2» и «Предприятие 3»?
После обсуждения этой проблемы в бухгалтерии от учёта внутрихозяйственныхопераций было решено отказаться по следующим причинам:
необходимость исключать такие обороты из графы «В целомпо предприятию» сильно осложняло работу бухгалтера: вместо того, чтобыпросто просуммировать данные по каждой строке для получения итоговой суммы впоследней графе, необходимо было отдельно учитывать — какие суммы подлежатсуммированию, а какие — нет. Значительно возрастала вероятность ошибки отневнимательности, а такие ошибки могли бы поставить под вопрос применение всейсистемы разрабатываемого нами производственного учёта для предпринимателя; таккак мы условились определять выручку и затраты по оплате, товнутрихозяйственные обороты, фактически не несущие в себе перемещение средствдля предпринимателя, не могут быть присоединены к оборотам предприятия свнешней средой.
Итак, определение выручки и затрат необходимо считать толькопо отношению к внешним агентам экономической среды. Образно это можнопредставить так: предприятие — это сообщающийся сосуд: в него вливается вода (выручка)и выливается вода (расходы) — вот что нам важно — горизонтальная циркуляция. Перемещениеводы внутри сосуда (перемещение слоёв — вертикальная циркуляция) нас неинтересует. Таким образом, бухгалтерам подразделений достаточно заносить данныео фактически полученной выручке от внешних покупателей, и фактическипроизведённых расходах внешним поставщикам. Подразделение, оказывающее услугитолько предприятиям, принадлежащим предпринимателю, в нашей схеме вовсе небудет иметь выручки.
Теперь, собрав данные со всех подразделений в схему,остаётся их только просуммировать, и сразу же выявляется фактический результатпо фирме.
Данные для заполнения строк таблицы бухгалтера будутполучать из документов по счетам 50 «Касса», 51 «Расчётный счёт»,71 «Расчёты с подотчётными лицами» (авансовые отчёты), 02 «Износосновных средств». Именно по данным этих первичных документов можнозаполнить клеточки нашей схемы.
Важнейшим вопросом составления отчётности по разработаннойнами форме является срок отчётности. Немецкие специалисты в своей книге «Контроллингдля начинающих» рекомендуют начинать с ежеквартального составления, азатем, в процессе совершенствования учёта — к ежемесячному, а также вестиотдельные записи, позволяющие ежедневно сопоставлять доходы и расходы нарастающимитогом (бортовой журнал).
Приступая к работе на предприятии по внедрению контроллинга,мы тоже начали сбор данных за квартал. Это было необходимо, чтобы разобраться вособенностях предприятия, приспособить контроллинг к возможностям предприятия ижеланиям предпринимателя.
Через некоторое время стало понятно, что квартал — этослишком большой отрезок времени в наших условиях. Отчётность за этот период ещёпозволяет провести анализ прошедших затрат, но их планирование и расчётпредварительной стоимости изделия — нет. Данные собираются слишком поздно, и вусловиях, когда экономическая ситуация меняется достаточно быстро, не могутдать ожидаемого эффекта.
Необходимо перейти к ежемесячному составлению отчётности такбыстро, как только это возможно. Не позднее 4-го числа месяца, следующего заотчётным, предприниматель должен иметь составленную таблицу у себя передглазами.
Для этого во всех бухгалтериях необходимо вести таблицу издвух колонок: в левой стороне таблицы ежедневно должна фиксироваться поступающаявыручка; соответственно, в правой колонке нужно учитывать затраты: записыватьхозяйственную операцию и сумму. Эти данные, накопленные в течение месяца, можнобуквально в течение нескольких часов сгруппировать и разнести в нашу схему. Затемони собираются в одной из бухгалтерий (по желанию предпринимателя), гдезаносятся в общую схему по предприятию. Строки суммируются, выводится общийрезультат, и все необходимые данные попадают к предпринимателю. Первая частьнашей работы закончена: предприниматель может произвести анализ своейдеятельности за последний месяц и сделать выводы. Но теперь необходимоликвидировать две оставшиеся проблемы, которые наш производственный учёт долженразрешить: расчёт предварительной себестоимости изделия, а также планирование доходови расходов.
Для того чтобы иметь возможность рассчитать предварительнуюсебестоимость изделия необходимо сначала составить план на будущий период — вданном случае — месяц. У предпринимателя имеются две возможности: первое — вслучае, если за прошедший месяц были учтены все расходы предприятия, которыеоно несёт в процессе производства и в будущем месяце не предвидится изменений вструктуре расходов и их суммовом выражении, то предприниматель можетвоспользоваться данными, полученными за отчётный месяц. Но такая ситуация,конечно же, представляет собой исключительную редкость.
Для того, что бы нашей схемой можно было пользоваться длярасчёта предварительной себестоимости, итоговые данные за прошедший месяцнеобходимо подвергнуть корректировке. Необходимость этого вызывается целымрядом причин:
потребностью в равномерном распределении издержек во временидля исключения резких колебаний себестоимости: например, в случаеединовременной уплаты патента за квартал, закупка большой партии материала водном месяце, что ведёт к отсутствию закупок в следующем, и т.п. Само собой,такие затраты не могут быть полностью включены в план на следующий месяц;
увеличение или уменьшение амортизационных сумм в случаепокупки или списания основных средств;
причина, особенно актуальная в настоящее время — повышенияцен на сырьё, материалы, за аренду и т.д.;
изменения в законодательстве, налоговой политике,оказывающие влияние на данные, используемые в нашей новой схеме отчётности;
прочее изменение затрат, планируемое предпринимателем.
В процессе планирования решающую роль играет сампредприниматель. Он должен взять на себя ответственность за составление плана. Здесьпроявляются его творческие способности прогнозирования. С другой стороны,опираясь на структуру нашей новой схемы отчётности, достаточно запланироватьпоказатели, представленные в ней, в том смысле, что для оценки каждого элементаструктуры отчётности предпринимателю нужно будет использовать все возможныепредположения о будущем состоянии своих издержек. Отчётность, полученная заистекший месяц, уже сама в себе содержит будущий план. Оценивая итоговые данныепрошлого месяца, корректируя их в зависимости от предположений предпринимателя,можно достаточно быстро получить плановые данные для расчёта предполагаемойсебестоимости на предстоящий месяц.
Кроме того, теперь у предпринимателя будут уже две базы длясравнения: данные, полученные в новом месяце, можно будет сравнивать как сданными за прошлый месяц, так и с данными в плане.
Получив новые отчётные данные в следующем месяце,предприниматель возобновляет процесс планирования, отталкиваясь от фактическихданных за последний месяц. Это позволяет наиболее чутко реагировать навозникающие требования хозяйственной жизни.
Наконец, получив плановую схему, мы можем приступить красчёту предварительной себестоимости изготавливаемого изделия.
Для этого нам необходимо рассчитать коэффициенты — отношениезарплаты с социальными платежами + затраты на организацию группы 1 + затраты наорганизацию группы 2 к числу отработанных рабочих часов. Зарплата и социальныеплатежи были включены в расчёт этого коэффициента по той причине, что напредприятии расходы по зарплате невозможно отнести на то или иное конкретноеизделие. И таким образом, зарплата с начислениями подлежит распределению междуизделиями, так же как и затраты на организацию производства. Сумма,приходящаяся на 1 рабочий час будет означать, какую сумму затрат присоединяет кизготовленному изделию каждый затраченный на него час рабочего времени.
В таком случае, цена изделия будет складываться из затратматериала на изделие и затрат, рассчитанных как произведение затраченноговремени на коэффициент 1-го рабочего часа. Этим будет достигнуто болееравномерное распределение затрат между изделиями, требующими больших затратматериала и относительно меньше рабочего времени, и требующими мало материала ибольших затрат ручного труда.
В рассчитанный нами коэффициент включена и прибыль,запланированная предпринимателем. В случае необходимости, можно вычленить долюприбыли из размера коэффициента, тогда цена будет покрывать наши постоянные ипеременные затраты. Это тот резерв, который предприниматель может себепозволить.
Предложенная схема расчёта не устроила предпринимателя всвязи с трудностью расчёта рабочего времени, приходящегося на каждое изделие. Былапредложена вторая система — менее точная, но более простая для расчёта. Вданном случае коэффициент рассчитывался как отношение зарплаты с отчислениями +затраты на организацию групп 1 и 2 к количеству израсходованных материалов. Теперь,чем больше материалов уходит на изготовление изделия, тем большее количествораспределяемых затрат присоединяется к его цене.
Цена изделия будет равна сумме материалов + стоимостьматериалов, умноженная на коэффициент. Расход материала можно установить, изготовивопытный образец. Таким способом расчёт предварительной себестоимости можнопроизвести в самые короткие сроки.
Точность такой системы невелика. Однако она позволяет оченьбыстро и оперативно оценить ситуацию. Коэффициент можно рассчитать и не включаяв него планируемую прибыль, и затраты на организацию группы 2 и затраты наорганизацию группы 1, т.е. учитывать в цене покрытие только прямых затрат,части постоянных затрат и т.д.
Даже приняв заказ, покрывающий только часть наших затрат наорганизацию, мы можем убрать эту покрытую часть из общей суммы затрат, ждущейсвоего покрытия; пересчитать коэффициент с учётом этой новой суммы и наостальные изделия придётся меньше издержек. Это снизит их цену и увеличитконкурентно способность.
Расчёт коэффициента на предприятии проводится по последнейграфе «Предприятие в целом».
Рассчитанная таким путём предварительная себестоимость,конечно же, будет отличаться от фактической. Однако точный подсчётсебестоимости в условиях рыночной экономики не может дать ожидаемой возможностиценообразования. Цена складывается под влиянием спроса и предложения, особеннона немонополизированном рынке, каким является рынок полиграфических услуг, и внастоящее время зависит более от платежеспособного спроса населения. Малыепредприятия, как минимум в силу своего размера, не могут являться монополистамина рынке, и вынуждены ориентироваться на цены конкурентов и предлагаемые ценызаказчиков. В таких условиях предварительная себестоимость, рассчитанная сиспользованием приведённых выше коэффициентов, позволит предпринимателюсравнить предлагаемую цену со своими возможностями. В любом случае, он долженхотя бы приблизительно оценивать количество затрат труда, которых потребуетизготовление заказа, с тем чтобы оценивать остающийся у него в запасе резерврабочего времени. Может случиться такая ситуация, что на выполнение заказа,покрывающего лишь часть затрат на его организацию (например, коэффициент былрассчитан лишь с использованием зарплаты с начислениями и затрат на организациюгруппы 1) уйдёт такое количество рабочего времени, что на покрытие оставшейсячасти затрат на организацию в целом по предприятию его просто не останется (илибудет недостаточно).
Введём обозначения трёх коэффициентов:
К1 — это коэффициент, рассчитанный с использованием зарплатыс начислениями и затрат на организацию группы 1;
К2 — это коэффициент, рассчитанный с использованием зарплатыс начислениями + затраты на организацию групп 1 и 2;
К3 — это коэффициент, рассчитанный с использованием зарплатыс начислениями + затраты на организацию групп 1 и 2 + прибыль.
С использованием для расчёта предварительной себестоимостиК3 могут возникнуть три альтернативных результата в зависимости от степенизагрузки предприятия:
при количестве заказов в суммовом выражении, превысившемзапланированную величину, предприятие получит незапланированную прибыль;
при соответствии выручки плану В. С.Ф. получитзапланированную прибыль;
при неполной загрузке предприятия предприниматель получитубыток в размере оставшейся непокрытой части затрат на организацию за минусомтой части прибыли, которая была учтена при расчёте К3 и получена от выполненныхи оплаченных заказов;
Варьируя использование этих трёх коэффициентов,предприниматель имеет свободу манёвра при выборе или отказе от заказа, установлениицены на него. При этом возникает множество вариантов использованиякоэффициентов для разных заказов, рассмотрение которых в данном случае невходит в наши намерения.
Чтобы пользоваться всем разнообразием возможностей,предпринимателю необходимо вести Дневник. При расчёте предварительнойсебестоимости предприниматель должен сравнить получаемую сумму покрытия отреализации изделия с запланированной суммой покрытия за месяц. При реализациикаждого нового заказа в течение месяца сумма покрытия, запланированная намесяц, будет уменьшаться. Это даёт возможность предпринимателю принеобходимости пересчитывать коэффициенты практически для каждого нового заказа.
Например: предприниматель взял заказ, цена которогопокрывает лишь приходящуюся на него часть затрат на организацию группы 1, априходящаяся на него часть затрат на организацию группы 2 и прибыль остаётсянепокрытой. Следовательно, предпринимателю необходимо пересчитать коэффициентытак, чтобы эту непогашенную часть можно было отнести на другие заказы.
Немецкие специалисты по контроллингу называют такой документ«бортовым журналом», данные в который заносятся нарастающим итогом.
Предприниматель может вести этот журнал в две графы: левая — «Запланированная сумма покрытия на месяц» и правая — «Сумма покрытияот заказа». Разница этих сумм по очередной строке записывается в следующейстроке левой графы и сравнивается уже с суммой покрытия от следующего заказа и т.д.
Данной работой делается попытка приспособить контроллинг кнуждам отечественных малых предприятий. Перевести данную производственнуюсистему с учёта реализации по отгрузке на учёт реализации по оплате, только иимеющей смысл в наших экономических условиях. Возможно ли это — должно решатькаждое предприятие самостоятельно, исходя из особенностей своей экономическойжизни.