Федеральноеагентство по образованию
Государственноеобразовательное учреждение высшего
профессиональногообразования
Тверскойгосударственный университет
Факультет Управления и социологии
Кафедра«Документоведения и ДОУ»
Курсоваяработа
Тема: «Классификациидокументов»
Работу выполнила:
студентка 3 курса
заочного отделения специальность
«Документоведение и ДОУ»
Научный руководитель старший преподаватель
Тверь, 2006
Содержание
Введение
Глава 1. Функции документов
Глава 2. Классификация документов в организации ОП ОООРусский модерн
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
Введение
Разработка общей классификации документов представляет собой одноиз ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направленийдокументоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительныйвклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова и Г.Н. Швецовой-Водки.
Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и взначении процесса, и в значении результата, т.е. понимается какгруппировка и как полученная в ее результате схема.
Классификация(лат. classik – разряд, группа)документов– это система их соподчинения, используемая как средствоустановления связей между классами документов, а также для ориентировки в ихмногообразии.[1]Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.
Классификация является одним из методов познания. Без нееневозможно изучить многообразие существующих видов документов,систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемыхпо различным признакам. Правильно составленная комплексная классификацияотражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними,помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для ихупорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведенияи практической документно-коммуникационной деятельности.
Цель курсовой работы – изучить функции и классификацию документов строительнойорганизации ООО Русский модерн.
ООО Русский модерн – строительная организация, существует на рынкеболее пяти лет, имеет головной офис и обособленные подразделения, расположенныев городе. Автор рассмотрит классификацию документов организации ООО Русскиймодерн на примере ее обособленного подразделения, расположенного в г. Твери набульваре Ногина.
Для реализации целикурсовой работы необходимо решить ряд основных задач.
1. рассмотретьклассификации документов;
2. рассмотретьфункции документов;
3. рассмотретьклассификацию документов, используемую в организации ООО Русский модерн, еслитаковая имеет место
Структура курсовой работыподчинена указанным цели и задачам. Курсовая работа имеет следующую структуру:
Введение, Глава 1. Функциидокументов, Глава 2. Классификация документов ООО Русский модерн, заключение,список использованных источников и литературы.
При написании курсовойработы автор использовал труды исследователей документоведения (Кушнаренко Н.Н.Документоведение), нормативно-методические документы (ГОСТы, и др.),профессиональную периодику (журналы «Делопроизводство», «Секретарское дело»).
Глава1. Функции документов
Под функцией (от лат.«functio» — исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевоеназначение, социально выработанный способ его употребления.[2]Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическимицелями и задачами, являются производными от них.
Функции документанепосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себяпосле фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальнаяинформация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей,т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.
Различные функции документатесно взаимосвязаны и переплетены между собой.
Функции документа можноразделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, атакже на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либоопределённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может незадумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций.
Возникновение документа былообусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно –необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации.Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам.Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способамидокументирования, хранения, передачи, использования информации, с еёдоступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередкодокументоведы объединяют их в некую единую информационную функцию.
Одной из важнейшихфункций любого документа, безусловно, является функция закрепления,запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяетсоздание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». Впроцессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации,создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда другихфункций.
Коммуникативная функцияпредназначена не только для решения задачи трансляции информации всоциальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержанияинформационных связей в обществе.[3]Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.
Зафиксированная наматериальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтомусохранение информации является одной из важнейших функций документа. Неслучайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительноечисло специальных учреждений и организаций – архивов, информационных центров,музеев и др.
Хранение информации неявляется самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существованиячеловеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации ожизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени.Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, вдальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки,занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результатепроисходит реализация функции исторического источника, которая являетсяразновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладаютс момента своего появления.
Одной из важнейшихявляется культурная функция документа. Фактически любой документ можетрассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степениотражающий уровень материальной, научной и передача от поколения к поколениюкультурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение иразвитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурногопотенциала в обществе.
Помимо рассмотренных вышеобщих функций, изначально присущих практически всем документам, существует рядфункций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферычеловеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнестиуправленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массивдокументов, специально создающихся для целей управления и выступающих вкачестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно воперативной среде.
Поскольку процессуправления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы,постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайноразнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.
С управленческой тесносвязана правовая функциядокумента. Она заключается в закреплении правовыхнорм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего,документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы иправоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которыемогут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятсяправовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские,нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собойопределённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорныеотношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы обобразовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовуюфункцию на время могут приобрести и другие документы, например, дляиспользования в качестве судебного доказательства.
Исторически одной изпервых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей,развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрногообщества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учётенаселения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учётадокументы необходимы не только для решения многообразныххозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целомсоциально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Этафункция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической,плановой, отчётной документации.
Значительная частьдокументов выполняет познавательную функцию, которая отражает связьдокументированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща,прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания являетсяполучение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителепроизводится не ради самого знания, а, прежде всего, в практических целях, вчастности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развитияобщества.
Ряд документов обладаетполитической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку ксфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственнойвласти и государственного управления.
К политической примыкаетидеологическая функция документа. Уже в древности у человека возниклапотребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных,эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось егоотношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различныхсоциальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многиезамечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёкихпредков.
К специальным функциямдокумента можно также отнести статистическую, источниковую, подтвержденияавторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как ипотребностей общества, неисчислимо.
Анализ основных функцийдокумента позволяет выделить важнейшие их особенности.
Во-первых, некоторыефункции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора(функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция,функция исторического источника). Другими функциями документ наделяетсясознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
Во-вторых, как ужеотмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременнонесколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальнойдействительности различные сферы и типы социальной деятельности тесновзаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.
В-третьих, функциидокумента можно разделить на:
функции оперативногохарактера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая,политическая, идеологическая, функция защиты информации)
функции постояннодействующие(все остальные), которые обеспечивают историческую исоциокультурную преемственность.
Как уже отмечалось ранее,документ может выполнять и нести одновременно несколько функций. Например, уустава, инструкции, договора главными функциями являются управленческая иправовая. В управленческой функции данные документы выступают как средствоуправленческой деятельности. Правовая функция имеет особую значимость дляданных документов, особенно для устава. Данная функция является первостепенной для любого устава, он наделен ею изначально. Так же можно утверждать, что уставобладает и мемориальной функцией, так как выступает в качестве источникаисторических сведений о развитии общества, коммуникативной функцией, так каквыступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественнойструктуры, информационной функцией, потому что необходимость зафиксировать информацию– причина появления любого документа.
Несомненно, что дляорганизации ООО «Русский модерн» в целом актуальны, в первую очередь,управленческая, правовая, учетные функции.
Таким образом, можносделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды,разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимойпредпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого ихизучения. Глава 2. Классификация документов ворганизации ОП ООО Русский модерн
В ОП ООО «Русский модерн»выделяют две основные группы документов: документы по организации работыобособленного подразделения, документы, образующие в процессе основнойдеятельности обособленного подразделения.
К первой группедокументов относятся организационно-правовые документы, такие как, положение оботделе, приказы, распоряжения, указания руководства организации,регламентирующие структуру обособленного подразделения.
ООО «Русский модерн» — строительная организация, существующая на рынке уже более пяти лет,занимающаяся строительством, отделочными работами, установкой натяжныхпотолков. В декабре 2005 года было создано обособленное подразделение ООО «Русскиймодерн», которое взяло на себе полностью обслуживание населения натяжными потолками,т.е. ОП ООО «Русский модерн» является филиалом, специализирующимся на установкенатяжных потолков.
Секретариат ООО «Русскиймодерн» является самостоятельным структурным подразделением организации,осуществляет функцию документационного обеспечения управленческой деятельностии подчиняется непосредственно руководителю организации. Располагаетсясекретариат в головном офисе. В ООО «Русский модерн» функцию службысекретариата выполняет главный бухгалтер и по совместительству секретарь. Тоесть офис-менеджер обособленного подразделения занимается толькодокументационным обеспечением своего филиала.
Таким образом, вторуюгруппу документов составляют документы, образующие в процессе основнойдеятельности обособленного подразделения, такие как группа документов,сопровождающих процесс оформления заказов (договора, расчеты, заказы длядилеров, для клиентов и др.), группа документов учетного характера (ведомости,отчеты и др.).
Автор рассмотрит вторуюгруппу документов подробнее.
При поступлении на работуофис-менеджер заполнил разработанную секретарем организации анкету (см. Приложение№1), прошел собеседование и, прежде чем приступить к работе, подписал трудовоесоглашение с директором ООО «Русский модерн» (см. Приложение №2).
В ООО «Русский модерн» неразработаны должностные инструкции.
В ОП ООО «Русский модерн»работает два человека – директор обособленного подразделения и офис-менеджер(секретарь).
В обособленномподразделении ООО «Русский модерн» не используется ни одна классификациядокументов в чистом виде. Возможно, это происходит от того, что филиал работаеттолько в одной достаточно узкой сфере, устанавливает натяжные потолки. Но иданная деятельность должна обеспечиваться документами.
Для установки потолковнеобходима бригада рабочих. В ОП ООО «Русский модерн» работает две бригадырабочих, специализирующихся на установке натяжных потолков. Бригада состоит издвух рабочих, каждый из них заключил трудовое соглашение с директором ООО«Русский модерн».
При поступленииконкретного заказа на установку натяжного потолка от клиента, между ОП ООО«Русский модерн» и бригадой заключается договор подряда (см. Приложение №3).Так же, в свою очередь, между клиентом и ОП ООО «Русский модерн» заключаетсядоговор подряда. (см. Приложение №4) и рассчитывается смета (см. Приложение №5)
Бригада выезжает назамеры и на месте оформляет бланк заказа для клиента, как правило, от руки. Задачейофис-менеджер является перевод рукописного вида в электронный. Необходимо этогодля того, чтобы в дальнейшем осуществить заказ полотна у дилеров, как правило,заказ офис-менеджер отправляет факсом или с помощью электронной почты. (см.Приложение №6).
После того как потолокустановлен, оформляется акт сдачи-приемки выполненных работ. (см. Приложение№7).
Оформлением всехдокументов занимается офис-менеджер, говорить о какой-то конкретнойклассификации при такой организации документов, практически не приходится.Частично используется видовая классификация. Например, договора, заключаемыемежду рабочими и клиентами, являются организационными документами, а, кпримеру, акт сдачи-приемки выполненных работ, как и гарантийные письма (см.Приложение №8) являются организационно-информационными документами, впрочем,как и получаемые от дилеров факсы и электронные письма. Используетсяклассификация по способу документирования: в работе приветствуются и рукописныеи электронные документы.
Таким образом, можносделать вывод, что в обособленном подразделении ООО «Русский модерн» существуетклассификация, образованная на основе видовой классификации и классификации поспособу документирования, в целом же документы ОП ООО «Русский модерн» условноклассифицируются на две группы: документы, организующие работу обособленногоподразделения и документы, образованные в процессе деятельности обособленногоподразделения.
Заключение
Итак, классификация документов – одна из наиболее давних и до сихпор окончательно нерешенных проблем.
До сих порразработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих,но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.
Выяснилось,что классификация документов является методом познания.Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов,систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемыхпо различным признакам. Правильно составленная комплексная классификацияотражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними,помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для ихупорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теориидокументоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.
Немаловажную роль для классификаций играет и знание функций. Знание функций является необходимойпредпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого ихизучения.
Существует различные классификации документов. Наиболеераспространенными являются видовая классификация, классификация по способудокументирования, классификация документов по направлению и т.д.
Но как таковыеклассификации в чистом виде не используются в работе организации, и этоявляется и недостатком и одновременно достоинством. Примером тому служиторганизация документов в ОП ООО «Русский модерн». ОП ООО «Русский модерн» — недавно созданное молодое подразделение и на первое время выбрал наиболееоптимальную для своей работы организацию документов с использованием видовойклассификации и ряда других классификаций. В обособленном подразделении ООО«Русский модерн» можно выделить две основные группы документов. Первая группа,документы, организующие работу данного обособленного подразделения, втораягруппа, документы, образованные в процессе профессиональной деятельностиобособленного подразделения.
Однако это не являетсяокончательным выбором, поиск наиболее эффективной организации документопотокаведется.
Списокиспользованной литературы
1. Андреева В.И.Делопроизводство: Практическое пособие. – М., 1999.
2. Васютинская О.В. Возникновениеорганизационных документов // Делопроизводство. – 2005. — №4. С. 99-104.
3. Делопроизводство / подред. Кузнецовой Т.В. – М.: Юнити, 2001.
4. Зиновьева Н.Б. Документоведение. –М., 2001.
5. Кушнаренко Н.Н.Документоведение. – Киев, 2000.
6. Митяев К.Г. Документоведение, егозадачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. – 1964. — №2. — С.29-34.
7. Рудельсон К.И. Современныйдокументные классификации. – М.: Наука, 1973.
8. Семилетов С.И. Группы и отдельныевиды типовых документов, форма их представления в социальной сфере: подходы иклассификации // делопроизводство. – 2003. — №1. – С. 5-10.
9. Столяров Ю.Н.Классификация документа: решения и проблемы // Книга. – М., 1995.
10. Ступникова Т.С. Некоторые вопросыдокументации // Библиотековедение и библиография за рубежом: Сб. Статей. – М., 1959.Вып. 2.