Документообіг: сутність та вимоги до організації

МІНІСТЕРСТВОКУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ
ХАРКІВСЬКАДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ
КАФЕДРАКНИГОЗНАВСТВА ТА ФОНДОЗНАВСТВА

Курсова робота
ДОКУМЕНТООБІГ:СУТНІСТЬ ТА ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ

Харків–2009

ЗМІСТ
ВСТУП
Розділ 1 ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ
Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІДОКУМЕНТООБІГУ
2.1 Документообіг вхідних документів
2.2 Реєстрація документів та їх розглядкерівництвом
2.3 Інформаційно-довідкова робота
2.4 Документообіг вихідних документів
2.5 Документообіг внутрішніх документів
Розділ 3 ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ
ВИСНОВКИ
ДОДАТКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП
 
Актуальністьтеми:
Практичнобудь-яка сфера людського життя пов'язана зі створенням і використаннямдокументів. Документи відіграють виключно важливу роль у сферісоціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значноїчастини управлінських рішень пов'язана безпосередньо з ними. Документи являютьсобою специфічний предмет і результат управлінської діяльності.
Намежі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління.Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління єдокумент, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу.Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу унайрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими для організації будь-якоїгалузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення управління (ДЗУ).На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищенняефективності роботи з документами.
Нерідко в багатьох організаціях постають проблеми регулювання діловодства тадокументообігу, проблеми впровадження та використання сучасних комп'ютернихсистем та техніки. Великий вклад у вдосконалення роботи з документами можевнести секретар організації, так як значна частина операцій з документамипроходить на його робочому місці. Саме секретар може об'єктивно оцінитиефективність прийнятої на підприємстві системи документообігу і внести суттєвізауваження та пропозиції по його удосконаленню або зміні. Адже як свідчатьнаукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організаціїдокументообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часута праці.
Станрозроблення проблеми:
Яквже відмічалось, організація документообігу — важлива складова будь-якої сферидіяльності, насамперед управління. Тому, перш за все, слід навести визначеннядокументообігу.
В ДСТУ2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»зафіксовано, що документообіг — це рух службових документів в установівід дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання абонадсилання.
Правильнаорганізація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апаратіуправління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивновпливає на управлінський процес загалом. Так сказано у навчальному посібникуз діловодства М. В. Комової.Також М.В. Комова зазначає, що документообіг вустанові існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктамиопрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів,фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро,копіювально-розмножувальна служба). [13]
Розрізняютьпотоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Потіквхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанційі які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.
Потіквихідних документів становлять документи, створені в установі для скеруванняадресатам за їх межами.
Потіквнутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установіта не виходять за її межі.
М. В.Комова приводить основні параметри потоків документів, такі як: напрям потоку,який визначають пунктами відправлення і призначення; обсяг потоку —визначається кількістю документів, які проходять за одиницю часу; структурапотоку — визначається різновидами документів, авторством; та режим потоку, якийвизначають періодичністю руху. [13]
К.Г.Мітяєв у своїй роботі «Теория и практика архивного дела» надав своєвизначення вхідних та вихідних документів. Таквихідними він називавзовнішні документи, що є відпустками або чернетки надісланих з установидокументів, а вхідними — якщо вони адресовані установі й вона фактично їходержала. [18]
Г.В.Беспянська у навчальному посібнику «Організація роботи з документами» виділяє іншідокументопотоки.
Першийпоток складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий — документи, щопідлягають та не підлягають реєстрації. У третій поток входять документи вищихорганізацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим організаціям.
Піддокументопотоком розуміється сукупність документів, які виконують певне цільовепризначення в процесі документообігу. [8]
В.А.Кудряєв у підручнику «Организация работы с документами» наводить схожукласифікацію документпотоків. Під документопотоком він розуміє теж саме, що йГ. В. Беспянська. Кудряєв відзначає найважливішу характеристику документообігу— його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, надійшовшихдо організації та створених нею за визначений період часу, як правило рік. [15]
Цікавозауважити, що в навчальному посібнику «Информатика» під редакцією докторатехнічних наук професора К.В. Тараканова документальні потоки єневіддільними від інформаційних, так як будь-який документ несе в собі певнуінформацію. К. В. Тараканов поділяє документально-інформаційні потоки на прості— симплексні (направлені від одного створювача до одного споживача) та складні— мультиплексні (направлені від декількох створювачів декільком споживачам).
Документально-інформаційніпотоки можуть йти з верхніх рівнів ієрархії вниз або підніматися з низькихрівнів вверх. Також, як зазначає К. В. Тараканов, документно-інформаційніпотоки можуть функціонувати між елементами одного рівня ієрархії (горизонтальніпотоки).
Можназазначити, що с точки зору інформатики, потік документів — це дещо ширшепоняття, ніж документопотік с точки зору документознавства. Але він такожподіляється на мікропотоки, які виділяються по видам, типам документів, мовамїх написання і т.ін. [23]
М.П.Бобильова в роботі «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» не згодна зістандартним визначенням документообігу. Вона каже, що воно стосується тількидокументообігу в рамках однієї організації. А в сучасних умовах привикористанні можливостей електронного документообігу, в тому числі міжорганізаціями, межі поняття «документообіг» розширюються. Документообіг включаєв себе різноманітні технологічні процеси. Уніфікація процесів роботи здокументами пов'язана з оптимізацією документообігу та встановленням типовихтехнологій для окремих категорій документів, в тому числі з використаннямавтоматизованих систем. [9]
М.Ю.Рогожин в «Справочнике по делопроизводству» наголошує на тому, щоелектронні документи приймають участь в документообігу підприємства нарівні збумажними документами. Функціональне призначення документообігу підприємства,як зауважує Рогожин, полягає у забезпеченні належної ефективності роботи здокументами, яка досягається створенням оптимальних умов для переміщеннядокументів найбільш коротким шляхом у відповідності з основними етапамипідготовки (виконання). [20]
Н.Н.Анодіна у своїй роботі «Документооборот в организации» вважає, що велика увагаповинна приділятися перш за все раціональній організації документообігу,швидкості та чіткості обробки та передачі документів виконавцям. Адже відчіткості та оперативності обробки і руху документів залежить швидкістьотримання інформації. [1]
Начальниквідділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державногокомітету архівів України Світлана Сельченкова у статті «Документооборот: принципыорганизации и анализ» порівнює систему документообігу зі свого роду«кровеносною системою» в організмі будь-якого підприємства, завдяки якійфункціонує апарат управління. Вона зауважує, що система управліннябезпосередньо впливає на документообіг, що він вторинний. Але водночас самедокументообіг, віддзеркалюючи систему управління, дозволяє її наочно побачити. СвітланаСельченкова наголошує, що головне правило документообігу — документи повинніпроходити найкоротшим шляхом, без зворотних переміщень. Отже для всіх документопотоківдуже важливо продумати найбільш доцільну технологію обробки, послідовністьвиконуємих операцій. [21]
Г.Г.Асєєв достатньо розробив тему документообігу. Він досліджував восновному тему електронного документообіг, як більш прогресивного в порівнянніз традиційним. Г.Г. Асєєв зосередив свою увагу на автоматизації документообігута реалізації систем електронного документообігу.У статті «Методологіяпідходів до автоматизації документообігу: системи» Г.Г. Асєєв трактуєтермін «документообіг» як відображення функцій «діловодства», досить добреформалізованого в традиційному управлінні в процесі використання його вкомп'ютерній індустрії. [3]
Усучасній організації все частіше постає питання про необхідність комплексноїавтоматизації документообігу. Так сказано у статті Г.Г. Асєєва «Методологіяавтоматизації діловодства: документи». [2]
Зростанняобсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, зазначає Г.Г. Асєєв устатті «Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи»,призводить до різкого збільшення кількості документів. При цьому традиційніметоди роботи з останніми стають малоефективними. На допомогу приходять системиелектронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовуватидокументи електронними засобами. У рамках СЕД електронні версії документівможуть існувати поряд з паперовими або замість них. [4]
Начальниккомерційного відділу компанії «ІнтерТраст» Ольга Таранченко, досліджуючитему здебільшого електронного документообігу,у статті «Делопроизводство –автоматизация работы» висловлює думку, що в СЕД велика увагаприділяється усім життєвим фазам електронного документа. При цьому акцентробиться на колективній підготовці документа, його узгодженні, веденні версійдокумента, утвердженні фінальної версії та публікації. [24]
Ю.В.Химіч у статті «Документооборот в территориально-распределённой компании», виходячи здосвіду, отриманого в процесі впровадження різноманітних СЕД в більше чимдесяти крупних компаніях з холдинговою структурою, пропонує свою точку зору наорганізацію документообігу в територіально-розмежених організаціях. [26]
СЕД єоднією з найважливіших складових корпоративної інформаційної системи, — пише Л.Я.Філіпова у статті «Системи управління електронним документообігом: загальніпоняття термінології, організація, технології (зарубіжний досвід)». [25]
Взагаліправила організації документообігу, достатньо прості в виконанні, відіграютьдуже важливу роль і, як сказано у статті Т.А. Бикової «Основные правилаорганизации документооборота предприятия», значно впливаютьна покращення документаційного забезпечення апарата управління в цілому. [10]
Об'єктданоїкурсової роботи — документообіг.
Предмет — виявленняособливостей організації документообігу.
Завданнякурсової роботи:
1. Проаналізувати основну літературу з теми курсової роботи
2. Визначити принципи організації документообігу, його особливості
3. Встановити основні складові документообігу:
3.1.Документообіг вхідних документів;
3.2Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;
3.3. Інформаційно-довідкова робота;
3.4.Документообіг вихідних документів;
3.5. Документообіг внутрішніх документів
4. Розглянути взаємодію учасників документообігу
5. На оснаві проаналізованого матеріалу зробити висновки
Перспективирозроблення даної теми:
Насьогодні тема організації документообігу є достатньо розробленою, але все одновона являє собою неабиякий інтерес для науковців. Із впровадженням комп'ютернихтехнологій та автоматизованих систем документообігу значно підвищиласьшвидкість обробки документів, а в наслідок і продуктивність роботи організації.Науковці ще проводять дослідження західних систем документообігу та намагаютьсястворити найкращий аналог таких систем, орієнтуючись на традиційне веденнянаших документаційних процесів. Робляться спроби впровадження комплексноїсистеми автоматизації всіх діловодних процесів, а також формується законодавчабаза для повного їх регламентування.

Розділ 1 ПРИНЦИПИОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ
Порядокруху документів в організаціях не завжди продуманий — багато документівпроходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання,ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізівзагалі виявляються непотрібними.
Уроботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція здокументом має виконуватись тільки один раз, — це одна з найголовніших вимог доорганізації документообігу. [21]
Практикаділоводства сформувала такі основні принципи раціональної організаціїдокументообігу:
1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути запринципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділіабо у одного виконавця.
2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністюйого опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.
3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно,щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищитиоперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні братиучасть кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всімвиконавцям.
4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написаннярезолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригіналпередається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаютьсяі виконані копії. [13]
Найважливішоюхарактеристикоюдокументообігу є його обсяг. Він складається зкількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу,як правило за рік.
За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії:
1 категорія— установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;
2 категорія — від 25000 до 100000 документів на рік;
3 категорія — від 10000 до 25000 документів на рік;
4 категорія — до 10000 документів на рік.
Обліккількості документів має проводитися в комплексі з іншими заходами щодоудосконалення роботи з документами.
Здійснюєтьсяяк повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурнимипідрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви іскарги громадян.
Обліккількості документів за певний період часу проводиться на реєстраційно-контрольнійкартці (РКК) за місцем їх реєстрації. Під час підрахунку кількості документівза одиницю обліку приймається кожен примірник, зокрема розмножений за допомогоюдрукарських засобів. Кожний документ повинен бути облікованим тільки один раз.При підрахунку документообігу рекомендується окремо обліковувати документи таїх копії.
Вхідніта вихідні документи обліковуються на місці прийому та відправки кореспонденції(експедиція, секретар). Внутрішні документи обліковуються за місцем їхрегістрації та підготовки. Розмножені екземпляри підраховуються окремо.Підрахунок документобігу ведеться за регістраційними формами вхідних, вихіднихта внутрішніх документів. Для більш точного підрахунку документообігу слід матина увазі документи, які не підлягають реєстрації, оскільки для їх обробки такожвитрачається час.
Підсумковідані підрахунку документообігу наводяться в таблиці, яка має форму довідки прообсяг документообігу. (Додаток 1).
Періодичністьпідрахунку документообігу визначає служба діловодства. [8; 15; 16; 17; 21]
Взалежності від обсягу документообігу організація документообігу поділяється на:централізовану, децентралізовану або змішану.
Прицентралізованій системі організації документообігу всі офіційні документиреєструються в одному підрозділі (як правило в канцелярії).
Придецентралізованій системі організації документообігу документи реєструються упідрозділі, який видав документ.
Призмішаній — одні види документів реєструються в одному підрозділі(централізовано), а інші — у підрозділах, які їх видали (децентралізовано). [26]
Зметою упорядкування руху документів керівник підприємства видає наказ, якимвстановлює графік документообігу. В такому графіку вказують дату створення абоодержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх на облік,передача в обробку та до архіву.
Графікдокументообігу організації має забезпечити оптимальну кількість підрозділів івиконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальнийтермін його обробки в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи. (Додаток2). [27]
 

Розділ 2 ОСНОВНІЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ
Рухдокументів, тобто проходження і порядок виконання документів, має такі складові:
· Документообіг вхідних документів;
· Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;
· Інформаційно-довідкова робота;
· Документообіг вихідних документів;
· Документообіг внутрішніх документів.
Розглянемоці складові більш детально.
2.1 Документообігвхідних документів
Доставкадокументів в організації здійснюється засобами поштового та електронногозв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція увигляді листів, поштових карток, бандеролів та маленьких пакетів, а такождруковані видання.
Каналамиелектронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми,повідомлення електронної пошти.
Документи,які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку,попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Після цього вонипередаються виконавцям. [1; 8]
Прийняттята первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.
Конвертиз документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»),перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів.
Наотриманному документі проставляється реєстраційний штамп.
Однимз основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд зметою раціонального розподілення по групам.
Підчас попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язковогорозгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональнихобов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а такожвстановлюються терміни виконання документів, які передаються структурнимпідрозділам або безпосереднім виконавцям. [8; 13; 14; 20]
Слідрозглянути практику розподілу вхідних потоків документів в організаціях. Основускладають 100% документів.
Першагрупа документів, яку виділяє секретар керівника — конверти з позначкою «Особисто».В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особистакореспонденція не відкривається. Умовно група документів з позначкою «Особисто»складає близько 5% від усього масиву вхідних дкументів.
Другагрупа — це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє доструктурних підрозділів. Секретар складає і підписує примірний перелікдокументів, що реєструються за місцем їх виконання. Перелік затверджує керівникта періодично в нього можуть вноситись доповнення. Від усього масиву вхіднихдокументів група нереєструємих і відправляємих безпосередньо до структурнихпідрозділів документів складає 20%.
Третягрупа — документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам абопосадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів).
Четвертагрупа документів складає близько 60% (100 — 5 — 20 — 15 = 60), якінаправляються секретарем на розгляд керівництва.
Однакнайбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коликерівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%.
Щобце виконати, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень.Це означає, що керівник поручає (делегує свої повноваження) одному здосвідчених робітників реєструвати останні 60 – 65% вхідних документів і розподілитиїх наступним чином: 10 – 15% — керівництву організації, 45 – 50% — в структурніпідрозділи. З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), вякому назначає посадову особу, відповідальну за подібний розподіл документів,перелічує групи документів, які підлягають розподіленню цією посадовою особою,доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці докумени повиннівиконуватись без резолюції керівника на основі відмітки призначеної нимпосадової особи.
Такараціональна система розподілу вхідних документопотоків сприяє більшоперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництвоорганізації від розгляду непотрібної йому документації. Секретар керівникаповинен сприяти використанню такої системи розподілу вхідних потоківдокументаії. [14]
Вхіднітелеграми приймаються під розписку з проставленням часу та дати прийому,реєструються за тими ж правилами, що й листи, а потім передаються на розглядкерівництва та виконання.
Текствхідної телефонограми записується (друкується) отримавачем на спеціальномубланці або в журналі і оперативно передається посадовій особі, якій вонаадресована. [1; 8; 13; 14; 16; 20]
Схумапроходження вхідних документів подана в додатку 3. [7]
 
2.2 Реєстраціядокументів та їх розгляд керівництвом
Післяпопереднього розподілу вхідних потоків документів секретар реєструє необхіднігрупи документів і відправляє їх на розгляд керівництву та виконання вструктурні підрозділи або конкретним посадовим особам.
«Примірнаінструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчоївлади, Раді Mіністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчоївлади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 визначає реєстрацію документа, якфіксування факту створення або надходження документа шляхом проставленняреєстраційного позначення — реєстраційного індексу та запис у реєстраційнихформах необхідних відомостей про документ. [19]
Метареєстрації — забезпечення обліку документів, контролю за виконанням іоперативного використання наявної в них інформації. Реєстрація надає документамофіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа вустанові.
Основніправила реєстрації документів:
1. Кожен документ реєструється в певній установі лише один раз:вхідні документи — у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщодокумент надійшов у неробочий час; внутрішні та вихідні документи — у деньпідписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одногоструктурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.
2. Документи реєструють у межах груп незалежно від назви, автора ізмісту.
3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання івикористання з довідковою метою (розпорядчі, обліково-статистичні, планові,звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання вустанові, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
4. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документита документи, створені за допомогою ПК.
5. Під час реєстрації документам надають умовне позначення —реєстраційний індекс. [13]
УДСТУ 4163-2003 зазначено: «Індекс документа повинен складатися з порядковогономеру в межах реєстраційного масиву документів, що виходячи із завдань пошук,доповнббться індексами за номенклатурою справ, класифікатором кореспондентів,виконавців тощо». [11]
Індекспроставляють у правому нижньому кутку у відповідному штампі, також вказуютьдату надходження документа.
Наприклад,135-07-753, де 135 – індекс кореспондента; 07 – індекс структурного підрозділу,в якому зареєстровано документ, 753 – порядковий номер документа за картотекоювід початку календарного року.
Дляреєстрації документів використовують карткову, журнальну форми, а такожелектронну версію реєстрації. Журнальну форму реєстрації документів можнавикористовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів нарік. При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдинуреєстраційно-контрольні картку (РКК), придатну для опрацювання ПК.
Післяпопереднього розгляду та реєстрації документи попадають керівникам установи іструктурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій тафункціональних обов'язків. Керівник повинен розглядати документи в день їхотримання і повертати їх секретареві. В процесі розгляду документа він накладаєсвою резолюцію. Потім документи передаються на виконання. [1; 8; 14; 16; 20; 22]
2.3Інформаційно-довідкова робота
Длязабезпечення ефективного використання інформації при прийманні різного родурішень, наданні в розпорядження спеціалістів всього масиву інформації з певногопитання організація повинна мати раціональну пошукову систему. Сучаснаінформаційно-пошукова система (ІПС) повинна містити інформацію про всідокументи, які знаходяться в організації. [1]
Основапобудови ІПС — реєстрація документів, так як одна з головних цілей реєстрації —створення банку даних про документи, запит до якого дозволяє оперативнодізнатися: у кого, де, на якій стадії розробки знаходиться документ; де, в якійсправі знаходиться виконанний документ; в яких документах можна знайтиінформацію з конкретного питання.
Системауправління базами даних (СУБД) дозволяє отримувати довідки за будь-якоюкомбінацією даних, занесених до РКК.
Пошукдокументів можна виконувати по виконаним і невиконаним документам, по всійоперативній базі даних, а також за необхідністю — по архівній базі даних.
Підчас видачі інформації про конкретний документ на екран виводиться та принеобхідності роздруковується реєстраційна картка. Під час пошуку групидокументів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються у табличнійформі.
Увипадку пошуку невиконаного документа результатом пошуку буде інформація, уякого виконавця документ зараз знаходиться. Якщо документ вже виконаний, то наекран виводиться інформація, в якій справі знаходиться документ. [1; 13; 16; 22]
2.4 Документообігвихідних документів
Основнаробота секретаря з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці тавідправці.
Схемароботи з вихідними документами приведена в додатку 4. [7]
Вихіднідокументи передаються поштовим або електронним зв'язком.
Документидля відправки передаються повністю оформленими, зареєстрованими зі вказаннямпоштової адреси або зі вказівкою на розсилку.
Документи,які підлягають відправці, повинні оброблятися і відправлятися у день їхпідписання або не пізніше наступного робочого дня.
Задопомогою засобів електронного зв'язку здійснюється передача інформації увигляді телеграм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.
Видидокументів, інформація яких передається каналами електронного зв'язку, а такожнеобхідність і порядок досилання їх бумажного оригінала адресату, визначаєтьсяінструкцією з діловодства.
Документи,виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідаєтехнічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.
Телеграми,які створюються в організації приймаються співробітниками служби ДЗУпідписаними, датованими, зареєстрованими, з наявністю візи та відміткою прокатегорію та вид відправки.
Передачателефонограм здійснюється усно каналами телефонного зв'язку і записується(друкується) отримувачем. [1; 8; 13; 14; 20]
2.5 Документообігвнутрішніх документів
Проходженнявнутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідатипроходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхіднихдокументів. (Додаток 5). [7]
Проектирозпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленимипідрозділами та посадовими особами передаються секретарю, який контролюєправильність їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпискерівництву.
Копіїпідписаних керівниками розпорядчих документів обов'язково передаються доструктурних підрозділів, у веденні яких знаходяться ці питання.
Передачадокументів між страктурними підрозділами здійснюється секретарями структурнихпідрозділів або особами, які відповідають за діловодство. [8; 14]

Розділ 3ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ
Шляхруху документів має бути визначений прийнятим управлінським процесом у кожнійконкретній організації. Наприклад, якщо керівник вимагає, щоб усі отримуванідокументи спочатку доводились до його відома, і тільки він визначає виконавця,шлях руху документів буде багатоступеневим зверху вниз. Якщо ж функції чіткорозмежені між структурними підрозділами та співробітниками, більша частинадокументів попадає зразу до виконавців. Так само від прийнятого в організаціїпорядку розмежування обов'язків і делегування повноважень співробітникамапарата залежить рух документів при узгодженні та підписанні.
Припроектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основнихгруп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапиопрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їхкатегорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. [13]
Якправило, основними учасниками документообігу є: керівник, секретарі, керівникиструктурних підрозділів, канцелярія та інші підрозділи, відповідальні зареєстрацію та організацію роботи з документами.
Взаємодіяміж основними учасниками документообігу здійснюється в процесі передачідокументів на підписання, узгодження, ознайомлення, виконання, реєстрацію. [26]
Традиційнов вітчизняній практиці документи у підрозділи направляються від керівника докерівника, «спускаючись» до конкретних виконавців. Це дозволяє кожномукерівнику контролювати діяльність своїх співробітників, однак довгі та частоформальні ланцюжки різко знижують ефективність управління. [6]
Томупід час розроблення схем документообігу доцільно складаюти раціональний маршрутдокументів для виконання посадовими особами таких процесів:
Керівниками— візування документів; приймання рішення про маршрут просування документів; проведенняаналізу зведень; уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни.
Канцелярією— приймання документів; реєстрація; розсилання; контроль за модифікацією; одержанняінформації про виконавця; видача нагадувань і зведень; зняття документів зконтролю.
Виконавцями— отримання документів на виконання; підготовка вихідних документів; підписанняу керівництва і передача в канцелярію; одержання розпорядчої інформації; звітпро стан виконання документа.
Схемидокументообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівниківзацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документівкерівник діловодної служби або установи.
Зазвичайсхеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних,внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів,замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схемуобігу. [13]
Схемидокументбігудля великих організацій, які мають структурні підрозділи, тамаленьких організацій будуть різні. (Додаток 6). [21]
 

ВИСНОВКИ
Темадокументообігу зацікавила своєю багатогранністю та різнобічністю багатьохнауковців. Спираючись на це, підводимо підсумок, що вона достатньо розроблена. Впроцесі дослідження теми висувалися різні думки та пропозиції авторів щодовдосконалення системи документообігу загалом та в окремих організаціях. Якнаслідок ми маємо велику кількість робіт, які торкаються данної теми, — це іпідручники, і навчальні посібники, і рекомендації фахівців, а також численістатті, написані авторами як висновок власного досвіду.
Проаналізувавшилітературу, робимо висновок, що документообіг включає три основні групи документопотоків:потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніхдокументів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів(розподілені, наприклад, за видом).
Основнавимога документообігу — це уникнення дублювання.
Найважливішоюхарактеристикоюдокументообігу є його обсяг, який складається зкількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу.В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на:централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу— це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом знайменшими витратами часу.
Основнимиетапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних тавнутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвомта інформаційно-довідкова робота.
Найбільшраціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництвуорганізації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%. Така системарозподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконаннюдокументів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розглядунепотрібної йому документації.
Забезпеченняобліку документів, контролю за виконанням і оперативне використання наявної вних інформації — це мета реєстрації документів. Реєстрація надає документамофіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа вустанові. Виконавців та терміни виконання документа зазначаються в резолюції,яка накладається керівником під час попадання документа на розгляд керівництва.
Організаціяповинна мати раціональну пошукову систему, щоб забезпечувати ефективневикористання інформації при прийманні різного роду рішень, надавати в розпорядженняспеціалістів увесь масив інформації з певного питання.
Основнаробота з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці. Проходженнявнутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідатипроходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхіднихдокументів.
Встановитираціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху,порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальнийпорядок роботи з документами допомагають схеми документообігу, які різнятьсядля різних видів організацій та документів.
Яквисновок, можна відмітити, що правила організації документообігу не дужескладні у виконанні та відіграють дуже важливу роль. Дотримання основних правилдокументообігу дозволить досягти прямоточності направлення документопотоків,скоротити час на обробку документів. Також все це дозволить забезпечитирівномірне надходження документів та пропорційну зайнятість, як спеціалістівапарата управління, так і служби діловодства. Отже як наслідок визначаємо, щовсе це впливає на покращення документаційного забезпечення управління вцілому.

Додаток 1
Довідка про обсягдокументообігу
За______________200__р.
Документи
Кількість документів
Усього
оригінали
тираж
Вхідні
 
 
 
Вихідні
 
 
 
Внутрішні
 
 
 
Разом
 
 
 

Додаток 2
ТОВ «Захід»
Ідентифікаційний
код ЄДРПОУ 11111111
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ «Захід»
(підпис) М.В. Опанасенко
05.01.2004
ГРАФІК
документообігу на2004 рік
№
п/п
Документ
(форма) Хто оформляє (виписує і реєструє) Хто підписує Ким і кому передається Дата передачі Хто дооформлює (виконує) Дата виконання Передається після виконання Хто перевіряє 1 2 3 4 5 6  7 8 9 10 1
Ф. № КО-2
Видатковий
касовий
ордер Відповідальний бухгалтер Директор, головний бухгалтер
Відповідальний
Бухгалтер — касиру У день здійснення господарської операції Касир, фіз. Особа У день здійснення господарської операції Касир — відповідально-му бухгалтеру Відповідаль-ний бухгалтер (голвний бухгалтер) 2 3
Склав:
Головнийбухгалтер
(підпис)В.В. Петрова
 

Додаток 3
Схема проходженнявхідних документів
/> 
 


Додаток 4
 
Схема роботи звихідними документами/> /> /> /> />
Складання проекта вихідного документа   /> /> />  

                                            

Додаток 5
Схема проходженнявнутрішніх документів
/> 
/>


Додаток 6

Схемадокументообігу організацій, які мають структурні підрозділи
/>

Схемадокументообігу невеликих організацій
/> 


СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇЛІТЕРАТУРИ
1.  Анодина, Н.Н.Документооборот в организации /Н.Н. Анодина. – М.: Омега. – Л, 2006. – 172 с.
2. Асєєв, Г.Г. Методологія автоматизації діловодства: документи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 11. – С. 23-26
3. Асєєв, Г.Г. Методологія підходів до автоматизації документообігу:системи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 6. – С. 17-19
4. Асєєв, Г.Г. Управління сучасним документообігом: теорія,структура, методи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 4. – С. 26-29
5.  Асеев, Г. Г. Электронныйдокументооборот /Г.Г. Асеев. Учебник. – К.: Кондор. – 2007. – 500 с.
6.  Баласян, В.Э. Оттрадиционного делопроизводства к электронному документообороту // Справочниксекретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 14–18
7.  Березина, Н.М. Современноеделопроизводство /Нора Березина, Елена Воронцова, Лидия Лысенко. – СПб.: Питер,2004. – 256 с.
8.  Беспянська, Г.В.Організація роботи з документами: Навчальний посібник для дистанційногонавчання /Г.В. Беспянська; Відкритий міжнародний університет розвитку людини«Україна». – К.: Ун-т «Україна», 2006. – С. 40-59
9.  Бобылева, М.П.Эффективный документооборот: от традиционного к электронному /М.П. Бобылева. –М.: МЭИ, 2004. – 172 с.
10.  Быкова, Т.А. Основныеправила организации документооборота предприятия //Делопроизводство идокументооборот на предприятии. – 2003. – № 9. – С. 6–14
11.  ДСТУ 4163-2003.Державна уніфікована система документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів//Держспоживстандарт України, 2003. – 22 с.
12.  ДСТУ 2732:2004.Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. – К: ДержспоживстандартУкраїни, 2004. – 35 с.
13.  Комова, М.В.Діловодство: Навчальний посібник /М.В. Комова; Національний ун-т «Львівськаполітехніка». – Львів: Тріада плюс, 2006. – 217 с.
14.  Красавин, А.С. Секретарьи документооборот. //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С.8–13
15.  Кудряев, В.А. Организацияработы сдокументами: Учебник /В. А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 575с.
16.  Кузнецова, Т.В.Делопроизводство //Секретарское дело. – 2003. – № 1.
17.  Кузнецова, Т.В. Документообороти его анализ //Секретарское дело. – 2003. – № 3. – С. 12–15
18.  Митяев, К.Г. Теория ипрактика архивного дела /К. Г. Митяев. – М.: центр топография МВС им. К.Е.Ворошилова, 1946.
19.  Примірнаінструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчоївлади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчоївлади. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 //Офіційнийвісник України, 1997. – 36 с.
20.  Рогожин, М.Ю. Справочникпо делопроизводству /М. Рогожин. – СПб.: Питер, 2006. – 192 с.
21.  Сельченкова Светлана.Документооборот: принципы организации и анализ //Секретарь-референт. – 2004. – № 11. – С. 23–26
22.  Спивак, В.А.Делопроизводство /В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.
23.  Тараканов, К.В. Информатика. Учебноепособие /К. В. Тараканов. – М.: Книга, 1986. – С. 32
24.  Таранченко Ольга.Делопроизводство – автоматизация работы //Секретарское дело. – 2003. – № 4. – С. 27–28
25.  Філіпова, Л.Я.Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології,організація, технології (зарубіжний досвід) // Вісн. Кн. палати. – 2001. – № 4.– С. 15-18
26.  Химич, Ю.В. Документооборот втерриториально-распределённой компании // Делопроизводство и документооборот напредприятии. – 2006. – № 9. – С. 24–33
27.  Шеремета, А. Первиннідокументи та документообіг на підприємстві //Секретарь-референт. – 2004. – №10. – С. 20-23