ФЕДЕРАЛЬНОЕАГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственноеобразовательное учреждение высшего
профессиональногообразования
«АЛТАЙСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Факультетполитических наук
Кафедрадокументоведения
Документированиедеятельности администрации Родинского района Алтайского края
(курсоваяработа)
Выполниластудентка
2 курса,1453 группы
Волкова Е. Н.
_____________
Научныйруководитель,
зав. кафедрой
документоведения,
преподаватель
Ивонин А. Р.
_____________
Работазащищена
_________2007г.
Оценка________
Барнаул –2007
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. Нормативная база, регулирующая документационноеобеспечение управления (далее ДОУ) администрации Родинского района
1.1 Характеристиказаконодательной, нормативной и методической базы, обеспечивающей ДОУадминистрации Родинского района
ГЛАВА 2. Инструкция по делопроизводству администрации Родинскогорайона Алтайского края как документ, регулирующий вопросы документационногообеспечения деятельности этого органа местного самоуправления
2.1 Краткая характеристика инструкции по делопроизводствуРодинского района Алтайского края
2.2 Прием, регистрация и рассмотрение входящейкорреспонденции согласно инструкции по делопроизводству администрацииРодинского района
2.3 Подготовка, оформление и размножение служебных документов
2.4 Организация контроля и проверки исполнения служебных документов
2.5 Оформление и отправка исходящей корреспонденции
2.6 Работа с обращениями граждан
2.7 Составление номенклатуры дел и формирование дел
2.8 Порядок хранения документов и передачи дел в архив
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний деньорганы местного самоуправления играют очень большую роль в общественной жизнинаселения. Современное государственное регулирование делопроизводства в органахместного самоуправления имеет множество пробелов в базе законодательства, вразработке методического материала, а также в разработке эффективных локальныхнормативных актов. Именно эта область управления требует внимания вышестоящегозвена, требует разработок новой, более эффективной законодательной базы. На данномэтапе важнейшим в этой области законодательным актом является Федеральный ЗаконРоссийской Федерации № 131 от 06.10.2003 «Об общих принципах организацииместного самоуправления в Российской Федерации», который в соответствии сКонституцией РФ определяет:
· роль местногосамоуправления в осуществлении народовластия;
· правовые,экономические и финансовые основы местного самоуправления;
· государственныегарантии его осуществления.[1]
Основным пробелом вфедеральном законодательстве по вопросам делопроизводства в органах местногосамоуправления является отсутствие закона о порядке рассмотрения обращенийграждан. Вопрос о необходимости такого закона существует уже давно, а в современныхусловиях, когда работа с обращениями граждан ведется не только традиционнымспособом, но и с использованием новых информационно-коммуникационныхтехнологий, приобретает особую актуальность.
Анализируя использованнуюлитературу можно сказать, что ряд специалистов в области ДОУ — Ларьков Н. С.,Рогожин М. Ю. – освещают вопросы современной регламентации делопроизводства,принципы составления и оформления управленческих документов. Они даютхарактеристику законодательным актам и нормативно-методическим документам,регламентирующим работу с документами, рассматривают организациюделопроизводственной службы, её структуру, задачи, функции, должностной ичисленный состав. Авторы выделяют вопросы документирования управленческойдеятельности: требования к составлению бланков документов, их оформлению.
В данной курсовой работевопросы документационного обеспечения управления органов местногосамоуправления рассматривается на примере муниципального образования — администрации Родинского района Алтайского края.
Выбор пал на тему документационногообеспечения деятельности органов местного самоуправления не случайно, так как,судя по вышеизложенному материалу, она имеет много нерешённых вопросов. Этимобусловлена её актуальность. Кроме этого данная тема актуальна еще и потому,что возможность исследования документооборота администрации обусловлена жесткойрегламентацией её деятельности как по уровням, так и по кругу рассматриваемыхвопросов.
Целью данной курсовойработы является рассмотрение процесса документирования деятельностиадминистрации Родинского района Алтайского края. В нашей курсовой работе мырассмотрим важнейшие законодательные, нормативные и методические документы,действующие как на всех уровнях ДОУ. Также мы рассмотрим требования,предъявляемые к оформлению документов инструкцией по делопроизводствуадминистрации Родинского района, а также правила работы с документами на всехэтапах их движения в учреждении и за его пределами.
ГЛАВА 1. Нормативнаябаза, регулирующая документационное обеспечение управления администрацииРодинского района
1.1Характеристика законодательных, нормативных и методических документов,устанавливающих порядок ДОУ администрации Родинского района
На современном этапеорганы местного самоуправления играют очень большую роль в общественной жизнинаселения. В условиях непрекращающегося поиска наиболее эффективных формместного самоуправления, изменения форм и методов управленческой деятельности,роста объемов информации, а также интеграции новых технологий в традиционныеделопроизводственные системы повышаются требования к качеству документационногообеспечения деятельности органов местного самоуправления, к его соответствиюсовременным требованиям местного самоуправления в России. Именно для этой целиразрабатываются законодательные, нормативные и нормативно – методическиедокументы общегосударственного действия. Законодательные акты РоссийскойФедерации обладают высшей правовой силой. На их основании создаются нормативные– правовые акты и методические документы органов законодательной иисполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие в свою очередь вопросы ДОУна муниципальном уровне, то есть в администрации Родинского района Алтайскогокрая. Рассмотрим более подробно основополагающие документы, в соответствии скоторыми ведется делопроизводство в администрации Родинского района.
Основными законодательнымиактами, регулирующими ДОУ на муниципальном уровне, являются следующиефедеральные законы:
· ФЗ РФ № 131 «Обобщих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от06.10.2003;
· ФЗ РФ № 24 – ФЗ«Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. Данный законзакрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов,урегулировал ряд отношений, возникающих при создании и использованииинформационных технологий.
На сегодняшний деньдействуют и общегосударственные нормативно – методические документы поорганизации делопроизводства, на основании которых осуществляется ДОУ вадминистрации. К таким документам относятся:
1. Государственная системадокументационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общиетребования к документации и службам документационного обеспечения. Этотдокумент представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающихединые требования к документированию управленческой деятельности и организацииработы с документами в государственных органах, на предприятиях, в общественныхорганизациях. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращениеколичества и повышение качества документов, создание условий для эффективногоприменения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки ианализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
2. Типовая инструкция поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержит в себеобщий порядок подготовки и оформления документов, а также отдельных видовдокументов. Типовая инструкция определяет технологию работы с документами,которая включает в себя регистрацию документов, построение поисковых систем длясправочной работы, организацию контроля исполнения документов, работу сноменклатурой дел, порядок формирования дел, хранение дел и другие процессыработы с документами. Типовая инструкция в своем составе имеет и формынекоторых видов документов. Таким образом, инструкция отражает практически всевопросы организации делопроизводства и служит основой при разработке инструкцийпо делопроизводству для организаций, в частности и для администрации Родинскогорайона.
3. ГОСТ Р 6.30 – 2003. УСД. Унифицированнаясистема организационно – распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. По названию документа можно предположить его содержание, то естьГОСТ Р 6.30 – 2003 содержит требования к оформлению организационно –распорядительной документации (протоколы, постановления, распоряжения, приказы,решения, протоколы, письма и др.), используемой в деятельности органов местногосамоуправления, в нашем случае и в администрации Родинского района.
4. Основные правила работы ведомственныхархивов освещают следующие вопросы:
· Требования кноменклатурам дел, их виды, порядок составления, заполнения, ведения;
· Порядокформирования дел в делопроизводстве;
· Организация ипорядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
· Подготовка дел кпередаче в архив: оформление дел, составление описей, передача в архив;
· Работа сдокументами в архиве.
5. Перечень типовых управленческихдокументов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроковхранения. Перечень содержит современные типовые документы, образующиеся придокументировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функцийуправления, с указанием сроков хранения документов. Этим перечнемруководствуются при определении сроков хранения и отборе документов нагосударственное, муниципальное хранение или уничтожение.
Действующие сегоднянормативно – правовые документы и методические разработки регламентируют лишьнебольшую часть вопросов документационного обеспечения деятельности органовместного самоуправления. В целом, анализируя эти документы можно сказать, чтоони предназначены для федеральных органов исполнительной власти, дляпредприятий и организаций, но никак не для органов местного самоуправления. Дляорганов местного самоуправления нет специально предназначенного нормативно –методического документа, позволяющего привести правила работы с документами кединообразию. Кроме того, унификация правил ДОУ в муниципальных образованияхнеобходима для сокращения бюджетных расходов и включения информационных ресурсоворганов местного самоуправления в общегосударственное информационноепространство.
ГЛАВА 2. Инструкцияпо делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края какдокумент, регулирующий вопросы документационного обеспечения деятельности этогооргана местного самоуправления
2.1Краткая характеристика инструкции по делопроизводству Родинского районаАлтайского края
Инструкция поделопроизводству администрации Родинского района Алтайского края являетсяосновным документом, в соответствии с которым осуществляется документационноеобеспечение органов управления в администрации. Данная инструкция разработанана основании:
· Государственнойсистемы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения.Общие требования к документации и службам документационного обеспечения;
· Типовойинструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
· ГОСТа Р 6.30-2003.УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации.Требования к оформлению документов;
· ГОСТа Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
· Основных правилработы ведомственных архивов;
· Перечня типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниемсроков хранения.
Также инструкция поделопроизводству составлена с учетом закона Алтайского края «Об основахместного самоуправления» от 05.12.1995 № 29-ЗС и примерной инструкции поделопроизводству, утвержденной распоряжением администрации края от 06.09.2005 №640-р.
Инструкция поделопроизводству администрации Родинского района определяет порядок веденияделопроизводства по приему, учету, подготовке оформлению, размножению(тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованиюдокументов в администрации района.[2]Инструкциясодержит не только правила работы с документами, но и приложения, в которыхпредставлены образцы распорядительных документов (распоряжение, решение, постановление),информационных документов (письмо, протокол), журналов регистрации разного видадокументов и др.
Независимо от того, покаким вопросам подготавливаются проекты постановлений представительного органа,постановлений или распоряжений администрации, необходимо инструкции поделопроизводству тщательно оформить каждое из них с соблюдением правил,установленных ГОСТ Р 6.30-2003. Они должны быть:
· Экономическинеобходимыми;
· Целесообразными,обоснованными;
· Деловыми,конкретными, краткими;
· Объемом не болеечетырех машинописных страниц;
· С указаниемспособа и срока исполнения.
Недопустимо принятиепостановлений или распоряжений, содержащих общие декларативные формулировки, неподдающиеся проверке и контролю исполнения. Постановления, распоряжения, другиеслужебные документы, принимаемые и издаваемые на основании законов, указов,постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должнысодержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера изаголовка.
2.2 Прием,регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции согласно инструкции поделопроизводству администрации Родинского района
В соответствии синструкцией по делопроизводству работа с документом начинается с егорегистрации. В зависимости от вида документа он регистрируется либо в журналевходящей документации, либо в журнале исходящей документации. Инструкциейпредусмотрены также журналы регистрации для отдельных видов документов (журналрегистрации распоряжений, журнал регистрации постановлений). Кроме журналовданные о документе заносятся и в регистрационно-контрольную карту (далее РКК). Причемрегистрация проходит в строго определенном порядке. В приложении к инструкцииуказывается перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 1).
Документы, поступившие извышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. На каждом входящемдокументе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа)проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступленияи индекс. Все поступившие документы должны быть рассмотрены в день ихпоступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии сраспределением между ними обязанностей. Результаты рассмотрения каждогополученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции,которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площадилицевой стороны документа, кроме полей. Резолюция должна содержать указание,кому конкретно поручается исполнение документа, предписываемое действие,способ, порядок и срок его исполнения, личную подпись руководителя и дату еёнаписания. Текст резолюции переносится в журнал регистрации входящейдокументации, а затем передается исполнителю. Если документ в соответствии срезолюцией руководителя направляется для исполнения нескольким исполнителям, тоответственным за его исполнение является то должностное лицо, к ведениюкоторого относится основной вопрос, или то лицо, которое в резолюции указанопервым. Документ передается исполнителям либо поочерёдно, либо одновременно вразмноженных копиях.
Документы, по которымпоставленные в них вопросы могут быть решены учреждении, не должны пересылатьсяв подчинённые или другие организации.
При прохождениидокумента определенного этапа работы в РКК ставится соответствующая отметка илижурнале. На исполненном документе исполнитель ставит отметку слева на нижнемполе первой страницы документа «исполнено» и заверяет её своей подписью.
Таким образом входящийдокумент проходит этап регистрации и рассмотрения.
2.3 Подготовка,оформление и размножение служебных документов
В соответствии синструкцией по делопроизводству администрации Родинского района при подготовкеи оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил,обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность,оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланкахучреждения. В случае отсутствия бланков документ оформляется с помощью угловогоштампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углус указанием даты и номера.
Каждый вид документадолжен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок ихрасположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД.Унифицированная система организационно – распорядительной документации.Требования к оформлению документов» и инструкции по делопроизводствуадминистрации Родинского района. Все реквизиты оформляются в соответствии свышеуказанными документами.
Согласно инструкции поделопроизводству администрации Родинского района согласование является способомпредварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждыйдокумент должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями.Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифомсогласования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку егоподписи и дату согласования. При необходимости может быть указана должностьвизирующего.
Проекты постановлений ираспоряжений администрации района согласовываются исполнителями, руководителямизаинтересованных отделов, управлений и комитетов, юрисконсультом, заместителямиглавы администрации, курирующих соответствующие вопросы.
Документы подписываютсядолжностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей.Решения представительного органа подписываются его председателем, при егоотсутствии – заместителем председателя. Решения о принятии нормативно – правогоакта подписываются председателем районного Совета депутатов, а сам нормативно –правовой акт (положения, правила, порядок, решения и др.) подписывает главарайона. Постановления, распоряжения администрации района подписываются главойадминистрации района, при его отсутствии – заместителем главы администрации,назначенным главой района распоряжением.
В отделах, управлениях,комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии –заместителем руководителя. Подписанные постановления, распоряжениярегистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал.Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.
Распоряженияадминистрации издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. Всоответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, поличному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела.
Некоторые документыприобретают юридическую силу только после утверждения. Они утверждаютсясоответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входитрешение вопросов, изложенных в этих документах.
На документах, требующихособого удостоверения, ставится печать. ГСДОУ рекомендует примерный переченьдокументов, на которых ставится круглая печать (Приложение 2). Размноженныеэкземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений,распоряжений администрации заверяются специальной печатью «Для распоряжений»либо «Для постановлений». Оттиск печати следует проставлять таким образом,чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающегодокумент. Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными.Копии документов, используемых в документообороте, заверяются проставлениемниже реквизита «подпись» заверительной подписи «Верно», наименования должностилица, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения.
К проекту решения,постановления или распоряжения исполнитель прилагает список лиц и организаций,которым должен быть разослан подписанный документ, а также указать свою фамилиюи номер служебного телефона.
Приложение к решениюпредставительного органа или постановлению (распоряжению) администрации должнообязательно иметь следующие элементы: указание вида документа, к которомуприлагается приложение, его дату и номер, заголовок, текст, подпись составителяи визы лиц, которые ответственны за достоверность его содержания. Если вприложении есть цифровые показатели, то указывается единица их измерения.
В процессе проведения вколлегиальных органах сессий, собраний, коллегий ход обсуждения вопросовфиксируется в соответствующих протоколах. Протокол оформляется на основаниизаписей хода сессии (заседания, собрания), а также подготовленных материалов:текстов докладов, содокладов, постановлений, записей выступлений депутатов.Текст протокола должен быть точным, отпечатанным на пишущей машинке. При составлениипротокола необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Онаопределяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, их правильнымоформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе. В протокольнойзаписи могут содержаться:
· поручения подоработке проекта решения с указанием ответственных лиц и сроков исполнения,если эти сроки не соответствуют Регламенту представительного органа;
· поручениядолжностным лицам, не включенным в проект решения.
Все принятые решения,подписанные председателем представительного органа, прилагаются к протоколу.Регистрация решений представительного органа идет последовательно, начиная спервого номера в пределах каждого календарного года. Протокол подписываетсяпредседателем представительного органа и секретарем. Подлинные экземплярыпротоколов заседаний хранятся в течение установленного срока в архивеадминистрации, а затем сдаются в муниципальный архив на постоянное хранение.
2.4Организация контроля и проверки исполнения служебных документов
Организация контроля ипроверки исполнения служебных документов в администрации Родинского районаосуществляется согласно инструкции по делопроизводству. Прежде всего, нужноотметить, что ответственность за своевременное исполнение служебных документоввозлагается на руководителей органов местного самоуправления. Контроль надсоблюдением сроков исполнения документов поручается конкретному лицу, ведущемуделопроизводство. Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряженияорганов государственной власти, постановления представительных органов,постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письмадепутатов, а также обращения граждан. По указанию руководства на контроль могутбыть поставлены и другие документы. На контролируемых документах на левом полепервого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля «К» или штамп«Контроль», после чего документ направляется исполнителю. Срок исполнениявходящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение, исходящих — со дня отправки, внутренних — с момента подписания (выходные и праздничные днив срок исполнения не включаются). В случае, когда срок исполнения документов неуказан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней. Если в процессеисполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, онможет быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.
Продление срока должнобыть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков,когда будет исполнено, но не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срокадокумента. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Документы, подлежащиеконтролю, и материалы к ним после исполнения хранятся в специальной контрольнойпапке. При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в журналеделается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которомупередан документ.
Документ считаетсяисполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспондентудан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, исполнитель делаетотметку об исполнении на самом документе.
После исполнениядокументы снимаются с контроля. При этом на документе и карточке делаетсяотметка о снятии с контроля.
2.5 Оформлениеи отправка исходящей корреспонденции
Переписка администрацииРодинского района с другими учреждениями осуществляется посредством переписки,то есть с использованием исходящей корреспонденции. Отправку исходящейкорреспонденции ведут лица, назначенные руководителем. Все исходящие документынеобходимо регистрировать в журнале исходящей документации. Исходящиетелефонограммы регистрируются в общем порядке.
При отправке исходящейкорреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличиеуказанных в письме приложений, правильность указанного адреса, а также заверенали копия отправляемого документа или приложения. При отправлении документа,подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставитсяштамп или отметка «Подлежит возврату». Отправляемые одновременно одномуадресату документы должны быть вложены в один конверт. Документы местнымадресатам раскладываются по папкам или вручаются секретарем приемной лично.Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день её подписания, ателеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.
2.6 Работас обращениями граждан
Делопроизводство попредложениям, заявлениям и жалобам граждан в администрации района ведетсяотдельно от других видов делопроизводства. Делопроизводство по обращениямграждан возлагается на секретаря приемной администрации. Все без исключенияпоступающие обращения граждан должны быть приняты, зарегистрированы в РКК ижурнале регистрации входящей документации. Конверты обращениям оставляют тольков тех случаях, когда по ним нужно установить адрес отправителя или когда датапочтового штемпеля необходима для подтверждения времени их отправления илиполучения, а также в других необходимых случаях.
При личном приёме гражданих письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации вРКК.
Повторным следует считатьте обращения, которые поступают от одного и того же лица по одному и тому жевопросу, если со времени их подачи истек установленный законодательством срокрассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторнымобращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационныйиндекс. В правом верхнем углу повторных обращений и на РКК делается отметка«Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.
РКК находятся в деле ирасположены в регистрационном порядке. Контроль над своевременным разрешениемписьменных и устных обращений граждан в администрации возлагается назаведующего орготделом. В отделах, управлениях и комитетах администрацииконтроль над своевременным разрешением обращений граждан возлагается на ихруководителей, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полноерассмотрение писем и исполнение решений, принятых для их разрешения. Обращенияграждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающихмер по их разрешению. Решение о снятии их с контроля принимают глава района илиего заместители, руководители отделов, управлений, комитетов или другиедолжностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрениеобращений граждан.
Ответы на обращенияграждан дают глава района, его заместители, руководители отделов, управлений,комитетов, их заместители. Ответы даются в письменной или устной форме. Вслучае устного ответа делается соответствующая запись в РКК.
Регистрация ответовведется в журнале исходящей документации. Материалы о письменных или устныхобращениях граждан для анализа и обобщения подготавливают должностные лица,ведущие делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их виде аналитическихсправок, которые представляют своим руководителям. Аналитические справкисоставляются по мере надобности.
РКК после исполнениянаправляется главе администрации района или его заместителям для снятия с контроля.На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна бытьнадпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, атакже документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии сутвержденной номенклатурой дел.
При формировании делпроверяется правильность направления документов в дело, их полнота(комплексность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильнооформленные документы подшивать в дела запрещается. Сроки хранения документовпо обращениям граждан определяются утвержденной номенклатурой дел.
По истеченииустановленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежатуничтожению по акту.
2.7Составление номенклатуры дел и формирование дел
В целях правильнойгруппировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учетаи сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел.Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по ихприменению. Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с отделом по деламархивов. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документыпостоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временногохранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся врезультате деятельности районного Совета депутатов и администрации.Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается,утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Формированиемдокументов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурныхподразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль надправильным формированием дел в администрации района осуществляет заведующийорготделом.
Формированию подлежат всеисполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом:
· проверяетсяправильность отнесения документов в то или иное дело, а также правильностьоформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копияхи др.;
· устанавливаетсяпоследовательность группировки документов внутри дела;
· изымаются лишниедубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;
· в делаформируются документы одного делопроизводственного года, за исключениемпереходящих дел. Документы представительного органа, указанные в примерныхноменклатурах и рекомендациях по их применению, могут формироваться в дела запериод его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.
Каждое дело должносодержать не более 100 листов. Если документов больше, то заводится второй томдела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индексаструктурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
2.8Порядок хранения документов и передачи дел в архив
Дела с момента ихсоздания в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочихкомнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов.Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафахканцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечногосвета.
Сотрудники аппаратаадминистрации района хранят у себя только те документы, которые находятся у нихна исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел. При этомзапрещается делать на документах лишние надписи, пометки, вносить исправленияили изменять их редакцию.
В случае необходимостидела выдаются сотрудникам во временное пользование. Для осуществления контроляведется тетрадь выдачи дел во временное пользование.
Завершенные деланаходятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственныйархив администрации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администрации.
Документы, отражающиеосновную деятельность представительного органа и администрации, отнесены кпостоянному сроку хранения, так как являются документальными памятникамиистории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края. [3]Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срокахранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. Поокончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянногосрока хранения для подготовки их к описанию и последующей передаче нагосударственное хранение.
При описании дел наобложке каждого из них указывается полное название представительного органа илиадминистрации, ниже – номер и название структурного подразделения илинаправление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, датыначала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. Наобложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивногоучреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение.
В делах постоянногохранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простымкарандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих изнескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого делапостоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.
Описание документовпредставительного органа и администрации производится ежегодно. Дела,формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательнойкомиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной курсовой работемы рассмотрели вопросы документационного обеспечения деятельности органовместного самоуправления на примере администрации Родинского района Алтайскогокрая. Документационное обеспечение администрации осуществляется в соответствиис инструкцией по делопроизводству, которая в свою очередь разработана наосновании законодательных и нормативно-методических актах, которым мы такжедали краткую характеристику в данной курсовой работе.
Документационное обеспечениеадминистрации непосредственно зависит от управленческих решений, процессдокументирования которых требует:
· информационнойподдержки, то есть обеспечением принимаемого решения необходимой информацией(документами),
· согласования сзаинтересованными лицами;
· редактированиядокумента;
· правильного изготовления;
· удостоверения;
· отправки;
· контроля исполнениядокумента.
Все эти моменты мыподробно рассмотрели и охарактеризовали.
Также в курсовой работе былазатронута актуальная на сегодняшний день тема – проблема совершенствованиядокументооборота в органах местного самоуправления.
Органы местногосамоуправления с недавних пор не входят в систему государственной власти,поэтому в условиях поиска эффективных форм местного самоуправления, развитияправового регулирования, роста объемов информации, развития информационныхтехнологий повышаются требования к качеству документационного обеспечениядеятельности органов местного самоуправления.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ИСТОЧНИКИ
1. Об общихпринципах организации местного самоуправления в Российской Федерации[Электронный ресурс]: закон Российской Федерации. – М.: Консультант Плюс:Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).
2. Об информации,информатизации и защите информации [Электронный ресурс]: закон РоссийскойФедерации. – М.: Консультант Плюс: Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).
3. Государственнаясистема документационного обеспечения управления. Основные положения. Общиетребования к документации и службам документационного обеспечения. – М.: 2003.
4. ГОСТ Р 6.30-2003.УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации.Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.
5. ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: ГосстандартРоссии,1998.
6. Инструкция поделопроизводству администрации Родинского района Алтайского края.
ЛИТЕРАТУРА
1. Делопроизводство:Образцы, документы. Организация и технологии работы. Более 120 документов: — 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло [идр.]. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
2. Ларьков, Н. С.Документоведение / Н. С. Ларьков, — М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5] с.
3. Рогожин, М. Ю. Документационноеобеспечение управления / М. Ю. Рогожин, — М.: РДЛ, 2004.
ПРИЛОЖЕНИЕ1
ПРИМЕРНЫЙПЕРЕЧНЬ
документов,не подлежащих регистрации в журнале входящей корреспонденции администрации
Родинского районаАлтайского края
1. Телеграммы и письма о разрешениикомандировок и отпусков.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях иконференциях.
3. Сводки и информация, присланные длясведения.
4. рекламные извещения и плакаты.
5. Поздравительные письма ипригласительные билеты.
6. Бухгалтерские документы.
7. Печатные издания (книги, газеты,журналы, бюллетени).
8. Месячные, квартальные и полугодовыеотчеты и формы статистической отчетности.
ПРИЛОЖЕНИЕ2
ПРИМЕРНЫЙПЕРЕЧЕНЬ
документов,на которых ставится круглая печать
1. Акты (списания выполненных работ,экспертизы и др.).
2. Архивные справки, архивные копии.
3. Доверенности (на получениетоварно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.).
4. Договоры (о материальнойответственности, аренде помещений, о производстве работ и др.)
5. Задания (на проектирование объектов,строительство и др.).
6. Заявки (на оборудование, изобретенияи др.).
7. Заявления (на аккредитив, об отказеот акцепта и др.).
8. Исполнительные листы.
9. Командировочные удостоверения.
10.Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников,имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
11.Представления и ходатайства (онаграждении орденами и медалями, премиями и др.).
12.Письма гарантийные (на выполнениеработ, услуг и др.).
13.Поручения (бюджетные, банковские,пенсионные, платежные и др.).
14.Протоколы (выдвижения на …).
15.Смета расходов (на содержаниеаппарата управления, на строительство и др.).
16.Справки (об использовании бюджетныхассигнований на зарплату, о начислении причитающейся зарплаты и др.).
17.Титульные списки.
18.Трудовые книжки.
19.Уставы учреждений.
20.Удостоверения.
21.Чековые книжки.
22.Штатные расписания и изменения к ним.