ЛекціяТема: Документальне оформлення операцій ззапасами
План
1. Організація первинногообліку операцій з надходження запасів
2. Організація первинногообліку операцій з прибуття (списання) запасів
3. Документальнеоформлення операцій з малоцінними та швидкозношуваними предметами
1.Організація первинного обліку операцій з надходження запасів
Методологічніоснови формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси,регламентовані П(С) БО-9 «Запаси».
Зметою організації первинного обліку запаси можна розділити на такі групи:
— сировина, основні і допоміжні матеріали, що комплектують вироби, покупнінапівфабрикати, призначені для виробництва продукції, виконання робіт, наданняпослуг і адміністративних потреб;
— малоцінні предмети і предмети, що швидко зношуються;
— готова продукція, виготовлена на підприємстві для продажу;
— товари, придбані торговим підприємством з метою подальшого продажу.
Первиннідокументи з обліку названих вище запасів можна розділити на:
- документи з оприбуткування запасів з боку і відпуску на сторону;
- документи із складського обліку і внутрішнього переміщення запасів;
- документи з відпуску (списання) сировини, матеріалів навиробництво і власні потреби.
Усіматеріальні цінності, що прибувають на підприємство, повинні бути своєчаснооприбутковані відповідними складами. У будівельних організаціях оприбуткуваннямасових будівельних матеріалів допускається проводити поза складом.
Запаси,що надходять на склади підприємства (будівництва) повинні підлягати реальнійперевірці щодо відповідальності їх асортименту (кількості, вазі, об’єму,рахунку-фактурі) і якості, вказаних у супровідних документах.
Прийманняі оприбуткування матеріалів, що надходять із сторони від постачальників,оформляється відповідними складами підприємства шляхом складання типової форми№ М-4 «Прибутковий ордер (дод.7), який виписується на підставі рахунка-фактурипостачальника та інших супровідних документів. На масові однорідні вантажі(вугілля), що прибувають від одного і того самого постачальника декілька разівпротягом дня, дозволяється складати прибутковий ордер у цілому за день. Привстановлені невідповідності матеріальних цінностей, що надійшли, їхасортименту, якості і кількості, вказаних у рахунках-фактурах та іншихдокументах постачальника, складається типова форма №7 «Акт про прийманняматеріалів (дод. 2)». Акт складається у двох примірниках: один є підставою дляоприбуткування цінностей комірником; другий передається до юридичного відділудля впорядкування претензій постачальнику.
Матеріальніцінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом,оприбутковуються на склад на підставі товарно-транспортної накладної, одержаноївід вантажовідправника (дод.2). Товарно-транспортна накладна складається зтрьох самостійних розділів: відомості про вантаж, вантажно-розвантажувальніроботи та інша інформація. Перший розділ накладної служить для списанняматеріалів у вантажовідправника і оприбуткування на склад.
Уразі надходження вантажу на склад без документів, відділ постачання виписуєнаказ складу про прийом вантажу без документів. Завідуючий складом здає наказидо бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.
Дляодержання матеріалів від іногороднього постачальника, покупець повинен видатиекспедитору (або представнику відділу постачання) Довіреність т. ф. № М2 (або4) (дод. 5), зареєстровану у журналі реєстрації довіреностей. Необхідно вестисуровий контроль за своєчасним оприбуткуванням матеріалів та поверненняневикористаних доручень.
Поряд з іншимипервинними документами з оприбуткування матеріалів використовується податкованакладна (дод.1). Податкова накладна є підставою для нарахування сумиподаткового кредиту покупцем і суми податкового зобов’язання постачальником.Податкова накладна складається в момент виникнення податкових зобов’язаньпродавця у двох примірниках. Оригінал надається покупцю, друга копіязалишається у продавця. При цьому видається товарний чек, інший розрахунковийабо платіжний документ, що підтверджує передачу товарів або прийняття платежуіз зазначенням суми податку. Дані податкових накладних покупцем записуються доЖурналу реєстрації податкових накладних.
2. Організаціяпервинного обліку операцій з прибуття (списання) запасів
Відпусксировини і матеріалів у виробництво – це відпуск їх безпосередньо длявиготовлення продукції, а також на ремонтні та господарські потреби. Основнимидокументами, що відображають відпуск матеріалів із складу длявнутрішньогосподарських потреб є накладна-вимога (ПФ № М-11 дод.14). Типоваформа № М-11 Накладна-вимога на відпуск матеріалів випускається при надходженніматеріалів невикористаних із цехів свого підприємства у двох примірниках: одинпримірник залишається у здавальника, другий – у одержувача.
Відпускматеріалів, що повторюються, можна оформлювати лімітно-забірними картками, якіоб’єднуюють у собі як розпорядчий документ, який містить ліміт відпуску танакопичувальний виправдний документ, який підтверджує багаторазовий відпуск ізскладу матеріалів. Лімітно-забірні картки форми N М-8 та М-9, М-28 та М-28а)(дод. 9) заповнюються планово-виробничим відділом напередодні одержанняматеріалу і візуються відділом постачання. Лімітно-забірна картка форми N М-8та М-9, М-28 та М-28а) Використовуються для оформлення відпуску матеріалів, щосистематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для поточногоконтролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничіпотреби та є виправдувальним документом для списання матеріальних цінностей зіскладу.
Лімітно-забірні картки виписуються відділом постачання абоплановим відділом на одне або декілька найменувань матеріалів (номенклатурнихномерів) у двох примірників. Один примірник до початку місяця передається цеху(дільниці) — споживачу матеріалів, другий — складу або кладовій цеху(дільниці). Відпуск матеріалів у виробництво здійснюється складом припред’явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної картки.Комірник відмічає в обох примірниках дату та кількість відпущеного матеріалу,після чого визначає залишок ліміту за кожним номенклатурним номером матеріалів.В лімітно-забірній картці цеху (дільниці) розписується комірник, а влімітно-забірній картці складу — представник цеху (дільниці).
Для скорочення кількості первинних документів, там, де цедоцільно, рекомендується оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в карткахскладського обліку. В цьому випадку видаткові документи на відпуск матеріалівне оформлюються, а сама операція здійснюється на основі лімітних карток, яківиписуються в одному примірнику та не мають характер бухгалтерських документів.Ліміт відпуску можна вказати і в самій картці. Представник цеху при одержанніматеріалів розписується безпосередньо в картках складського обліку, а влімітно-забірній картці розписується комірник.
По лімітно-забірній картці ведеться також облік матеріалів, що небули використані у виробництві (повернення). При цьому інших додатковихдокументів не складається.
Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалівіншими допускається тільки з дозволу керівника підприємства (організації),головного інженера або осіб, ними на те уповноважених.
Прицьому виписується акт-вимога (форма N М-10).
Зміна ліміту здійснюється тими ж особами, яким надано право йоговстановлення.
Відпуск матеріальних цінностей здійснюється з тих складів, якіпозначені в лімітно-забірній картці. Комірник відмічає в лімітно-забірнійкартці дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишокліміту з кожного номенклатурного номера матеріалів. Здача складомлімітно-забірних карток в бухгалтерію здійснюється після використання ліміту.
Бланк лімітно-забірної картки з частковим заповненням реквізитівможе бути складено за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Лімітно-забірна картка призначена:
ФормаN М-8 — для багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів наодин місяць. Форма N М-9 — для чотирьохразового відпуску лімітованихматеріалів, що відносяться на один вид витрат (замовлення на один місяць та на різноманітнівиди витрат (замовлень). В останньому випадку заповнюється графа«Кореспондуючий рахунок». Форма N М-28 для відпуску матеріалів набудівельні об'єкти ведеться протягом усього період будівництва і знаходиться увиконавця робіт. Одночасно складається щомісячна лімітно-забірна картка заформою N М-28а, що знаходиться на складі. При відпуску матеріалів зі складу комірникрозписується в лімітно-забірній картці форми N М-28, а одержувач — в лімітно-забірнійкартці форми N М-28а.
Відпуск матеріалів на сторону виконується напідставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядженнякерівника підприємства. Відпуск матеріалів оформляється такожтоварно-транспортною накладною.
Внутрішнєпереміщення матеріалів із складу на складу оформляється Накладною-вимогоютипової форми №М- 11 (дод. 14) як і здачу відходів виробництва на склад іповернення невикористаних у виробництві матеріалів.
Складськийоблік виробничих запасів на складі здійснюється за допомогою карток за типовоюформою № М-12 (дод.12). Записи в картках ведуть матеріально-відповідальні особина підставі первинних документів, що підтверджують рух запасів і складаються удень здійснення операції. Завідуючий складом щоденно записує до складськоїкартотеки всі операції надходження і витрат матеріалів за їх номенклатурниминомерами по порядку з початку року чи кварталу. Реєстр приймання-здачідокументів (форма N М-13)
Застосовується для реєстрації прибутково-видаткових документів, якіздаються до бухгалтерії.
Реєстр складається в одному примірнику матеріально відповідальноюособою та здається до бухгалтерії підприємства (організації) разом з первиннимидокументами та необхідними додатками.
Відомістьобліку залишків матеріалів на складі (форма N М-14)
Ведеться на підприємствах (в організаціях), які обліковуютьматеріали за оперативно-бухгалтерським методом. Відомість обліку залишківзаповнюють за данними карток складського обліку, перевірених бухгалтерією.Вірогідність перенесення залишків до відомості підтверджується підписом особи,яка перевіряє.
Актпро приймання устаткування (форма N М-15)
ФормаN М-15 використовується для оформлення устаткування, що надійшло на склад длявстановлення.
При здійсненні монтажних робіт підрядним способом до складуприймальної комісії входить також представник підрядної монтажної організації.В цьому випадку складається окремий акт на передачу устаткування навідповідальне збереження, уповноважений представник монтажної організаціїрозписується безпосередньо в акті, і йому передається копія акту.
У випадку неможливості забезпечити якісне приймання устаткуванняпри його надходженні на склад, “Акт про приймання устаткування” (форма N М-15)є попереднім, що складається за зовнішнім оглядом.
Актприймання-передачі устаткування до монтажу (форма N М-15а)
Якщо в момент надходження устаткування монтажу організація ще ненамічена або не приступила до роботи, наступна передача їй обладнанняофомляється “Актом приймання-передачі обладнання до монтажу” (форма N М-15а).
Матеріальнийярлик (форма N М-16)
Матеріальний ярлик призначений для характеристики матеріалівкожного номенклатурного номера, що знаходиться в місцях зберігання.
Бланк ярлика заповнюється зав.складом на кожний номенклатурнийномер матеріальних цінностей. Заповнений усіма необхідними даними ярликприкріплюється до місця зберігання матеріальних цінностей та служить для нихпаспортом.Актпро виявлені дефекти устаткування (форма N М-17)
На дефекти, що виявляються в процесі ревізії, монтажу абовипробування устаткування, складається “Акт про виявлені дефекти устаткування”(форма N М-17).
Сигнальнадовідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених нормзапасу (форма N М-18)
Використовується для контролю за відхиленням фактичного залишку матеріаліввід встановлених норм запасу і для контролю залишків матеріалів, що знаходятьсябез руху.
Довідка складається в одному примірнику завідуючим складом(комірником), який повинен своєчасно повідомити відділу постачання провідхилення фактичного залишку матеріалів від встановленої норми запасу та прозалишки матеріалів, що знаходяться без руху.
Довідка заповнюється на підставі даних складського облікуматеріалів (типова форма N М-18).
Критерій для вкючення даних у довідку встановлює відділматеріально-технічного постачання підприємства (організації).
Матеріальнийзвіт (форма N М-19)
Застосовується в будівельних організаціях у тих випадках, колиматеріально відповідальною особою є начальник дільниці (виконавець робіт).
Матеріальні звіти складаються матеріально відповідальними особамитільки у кількісному виразі та в одному примірнику і подаються до бухгалтеріїпо закінченню місяця. Розцінка надходження та використання матеріалівпроводиться бухгалтерією безпосередьо у матеріальному звіті.
До матеріальних звітів, як правило, повинні включатися усіматеріали, які були та є у наявності на складі (коморі), незалежно від того бувчи не був рух цих матеріалів за звітний місяць.
Разом із матеріальним звітом до бухгалтерії подаються усі первиннідокументи на прибуток та видаток матеріалів з вказівками про кількістьдокументів та їх номерів окремо за прибутком та видатком.
Інвентаризаційнийопис товарно-матеріальних цінностей (форма N М-21)
Складається при знятті натуральних залишків в товарно-матеріальнихцінностей по кожному окремому складу, дільниці, об’єкту, які знаходяться уматеріально-відповідальних осіб.
В опису вказуються: найменування матеріалів, їх номенклатурніномери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності. В кінціінвентаризаційного опису підписуються усі члени комісії таматеріально-відповідальні особи.
Актпро витрату давальницьких матеріалів (форма N М-23)
Застосовується для оформлення витрат матеріалів відкритогозберігання, які належать замовнику, але витрачаються будівельною або монтажноюорганізацією, яка виконує роботи.
Карткаобліку устаткування для установлення (форма N М-26)
Картку складають у відділі обладнання або бухгалтеріїпідприємства, яке будується (або у відділі капітального будівництва діючогопідприємства).
3. Документальне оформленняоперацій з малоцінними та швидкозношуваними предметамиДомалоцінних предметів і швидкозношуваних предметів, що включаються в запаси,належать предмети, які використовуються протягом не більше одного року абонормального операційного циклу, якщо він триває більше року. Одиницею облікуМШП, як і інших запасів, є їхнє найменування або однорідна група. Оформленнянадходження МШП на підприємство, облік їхнього руху на складі проводиться так,як і інших запасів, та регламентуєтьсяположенням Прозатвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних ташвидкозношуваних предметів №145
Видачамалоцінних предметів (інструментів, пристосування, спецодягу) із складу вексплуатацію – в цехи, виробництва тощо, проводиться оформлення накладної навнутрішнє переміщення типової форми № М-11 (дод. 14).
Відомістьформи № МШ-1 (дод. 25) застосовується для обліку зміни запасу інструментів уцехових інструментальних коморах, де облік ведеться за методом встановленняпостійного запасу обмінного фонду. Відомість складається в двох примірниках,один примірник знаходиться в планово-виробничому відділі, другий у цеху. Данівідомості вносяться у картки складського обліку матеріалів типові форми № М-12.
Карткаформи № МШ-2 (дод. 25) застосовується для обліку МШП, виданих робітникампідприємства в індивідуальне користування. При поверненні на склад зексплуатації предметів, придатних для подальшого використання, вони зновуоприходуються, що відбивається в графах 6, 7, 8 форми № МШП-2 (дод. 25). Приполомці й з інших причин неможливості їхньої експлуатації, вони списуютьсяоформленням акта на списання форми № МШП-8 (дод. 28).Форма № МШШ-3застосовується на тих підприємствах, де ремонт інструментів проводитьсяпроводиться в централізованому порядку. (дод. 26). Форма складається у двохпримірниках. Один примірник залишається в комірника з розпискою виконавця,другий передається разом з інструментом у ремонтний цех. Після загостреннякомірник робить оцінку у своєму примірнику про повернення інструмента ірозписується в примірнику ремонтного цеху.
Актвибуття форми № МШ-4 (дод. 26) складається в одному примірнику майстром абоначальником цеху. При поломці, псуванні або втраті МШП з вини робітників актскладається в двох примірниках. Другий примірник направляється до бухгалтеріїдля відшкодування у встановленому порядку з винної особи.
Форма№ МШ-5 застосовується для оформлення списання інструментів і обліку їх напридатні на тих підприємствах, де облік проводиться за методом обмінного фонду(дод. 27). Форма складається в одному примірнику комісією цеху на підставі разовихактів вибуття. Після видачі складом інструментів акт передається добухгалтерії, де відповідно до цього акта проводиться списання інструментів зіскладу без відбитку їхнього руху по роздавальних цехах.
Форма№ МШ-6 (дод. 28) застосовується для обліку спецодягу, спецвзуття, захиснихзасобів, видається робітникам підприємства в індивідуальне користування завстановленими нормами. Карта ведеться в одному примірнику. У випадку втратиодержаних предметів в особистій картці за формою № МШП-6-го порядку втраченогопредмета в розділі «Повернуто» робиться запис: «Акт вибуття № дата». Черговийодяг (той що видається на час виконання певних робіт) записується на окремікартки з позначкою «чергова » і зберігається в коморах під відповідальністьмайстрів.
Форма№ МШП-7 (дод. 29) застосовується для обліку прийнятих від працівникапідприємства спецодягу, спецвзуття та інших захисних засобів для прання,дезінфекції, ремонту, літнього зберігання та повторної видачі для користування.Відомість заповнюється у двох примірниках. У графі 11 форми робітникрозписується за здавання або прийняття спецодягу, а комірник внизу форми (підграфічною частиною) розписується про прийняття або видачу захисних засобів.
Форма№ МШ-8 (дод. 30) застосовується для оформлення списання морально застарілих,зношених і непридатних для подальшого використання інструментів, спецодягу,захисних засобів після закінчення терміну використання і передання їх до коморидля утилізації. На різні види МШП (інструменти, пристосування, спецодяг,спецвзуття і захисні засоби) акти на списання складаються окремо.