МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГОПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра: Землеустройства, земельного и городского кадастра
Контрольная работа
Делопроизводство и экспертиза документов
Барнаул 2010 год
Содержание
1.Понятиеделопроизводства
2. Службаделопроизводства
3. Понятие ОРД(организационно-распорядительных документов)Требованияк оформлению эмблемы организации
5. Понятиедокументооборота и его виды
6. Понятие регистрации
7. Номенклатура дел и еепонятие
8. Экспертиза ценностидокументов
9. Классификациядокументов
10. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Понятиеделопроизводства
Делопроизводство– отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы софициальными документами.
Делопроизводствовключает:
— обеспечениесвоевременного и правильного создания документов (документирование);
-организацию работы сдокументами, направленную на создание в рамках отдельной организации системынорм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, ихиспользование в справочных целях;
-выполнениеопределенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка,учет, регистрация, контроль);
-хранение,систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи вархив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).
Современноеделопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимыхс документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата. Параллельнос термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В настоящее время ДОУ являетсясинонимом термина «Делопроизводство» и употребляется для обозначения одной итой же деятельности. Появление этого термина связано с осознанием происходящихв делопроизводстве изменений и прежде всего в связи с использованиеминформационных технологий. Именно появление этих технологий изменилотрадиционный взгляд на делопроизводство как вспомогательную деятельность,обеспечивающую перемещение документа, в управленческом аппарате. Делопроизводствов любой организации осуществляется специальным структурным подразделением(канцелярия, общий отдел, управление делами и др.) или секретарскими службами.Характерной для современного управления чертой является комплектование штатоворганизаций специалистами соответствующих профилей, имеющих не кратковременнуюподготовку, а получивших образование и квалификацию в той или иной области.Подготовка специалистов для работы в делопроизводстве осуществляется целымрядом вузов Российской Федерации по специальности 350 800 «документоведение идокументационное обеспечение управления». Специалисты имеют квалификациюдокументовед. Специалистов со средним профессиональным образованием готовятпрофессиональные учебные заведения по специальности 0611 «делопроизводство иархивное дело». При изучении организации и технологии делопроизводства основноевнимание сосредотачивается на трех блоках вопросов: организация службыделопроизводства, технология работы с документами, хранение документов иподготовка их к сдаче в архив. При этом для изучения курса принципиальноезначение имеет не только современное состояние этих вопросов, но история зарожденияи развития этой деятельности.
Служба делопроизводства
«Организация» (от лат.– «organism») – соединение частейв одно целое и упорядочивание их. От правильной организации службы ДОУ вомногом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций изадач, эффективность всего процесса управления. При создании службыделопроизводства должны быть решены следующие вопросы:
— структура, функции изадачи делопроизводственной службы;
— организационная формаделопроизводства;
— должностной ичисленный состав;
— квалификационныетребования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.
Каждая организациядолжна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ,службу ДОУ, канцелярию, секретариат или иметь отдельного работника,ответственного за ведение делопроизводства. В небольших организацияхответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный составустанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а внегосударственных – их руководством или их коллегиальными органами. В своейдеятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами,нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивногодела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводствуорганизации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников. СлужбаДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строгоустановленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другимиструктурными подразделениями организации для более эффективного выполнениявозложенных на нее задач и функций. Основная цель службы ДОУ – осуществить вполной мер все действия по документационному обеспечению деятельностиорганизации: руководство, координацию, реализацию. Создание службы ДОУ должнообязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами.Практикой выработано три формы: централизованная, децентрализованная исмешанная. Централизованная форма – это выполнение всех технологическихопераций по работе с документами одним специализированным структурнымподразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полныйцикл технологических операций по обработке документов, от момента их полученияили создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте.Децентрализованнаяформа. При децентрализованной форме структурные подразделения получаюткорреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют ивыполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутреннейдокументации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архиворганизации. Смешанная форма организации работы с документами являетсясамой распространенной. При этом часть операций выполняется центральной службойделопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции посозданию печати.
Понятие ОРД(организационно-распорядительных документов)
В составраспорядительных документов входят постановления, решения, приказы,распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного длядокументирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органауправления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческогорешения (единоначально или коллегиально). Распорядительные документы издаютсяна основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений ПравительстваРФ, вышестоящих органов власти и управления. Подготовка распорядительныхдокументов может быть поручена одному или нескольким исполнителям. Дляразработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуетсясоздание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов изчисла практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – достаточнаякомпетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческойпроблеме. Подготовка распорядительных документов складывается из следующихэтапов:
— изучениеуправленческого опроса;
— подготовка проектараспорядительного документа;
— согласованиедокумента;
— подписание документа.
Во вводной частипроекта распорядительного документа определяется цель его издания. В основнойчасти распорядительных документов перечисляют распорядительные действия, каждоеиз которых излагается отдельным пунктом. При формулировке текстараспорядительных документов обращают внимание на то, чтобы они были конкретны,не допускали различных толкований, не противоречили ранее изданным документам.По тексту в целом или по каждому пункту намечаются возможные сроки исполнения иконтролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проектараспорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующимдействующим правилам. Прежде чем передать документ на подписание, он долженбыть тщательно проверен – особое внимание обращается на цифровую информацию,фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания,внесение каких либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственнаяслужба проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статусофициально изданного. В состав распорядительных документов входят: приказ,распоряжение, решение, протокол. В состав организационных документов входят: положение,инструкция, договор.
Требования к оформлениюэмблемы организации
Эмблема организации(символическое графическое изображение) помещается на бланке в соответствии сучредительными документами организации. Чаще всего в качестве эмблемыиспользуется товарный знак или знак обслуживания. Использование товарных знаковна бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.1992 № 3520-1 « отоварных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождениятоваров», который предусматривает их обязательную регистрацию. Товарный знакможет быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица,осуществляющего предпринимательскую деятельность. Размещается эмблема наверхнем или левом полях бланка.
Не допускается размещение на бланках изображения игерба и эмблемы. ПРИМЕР:
/>
Понятие документооборотаи его виды
Документооборот –это движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки. Организация документооборота предполагаетсоблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов вучреждении. Организация документооборота включает всю последовательностьперемещений документов во время их движения и такие операции с документами, каких получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организацияисполнения и отправки. В технологическую цепочку обработки документов входяттакже их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за срокамиисполнения.
Появление термина«документооборот» в 1920-е гг. было связано с деятельностью крупныхспециалистов в области управленческого труда и делопроизводства. Организациюдокументооборота они связывали с рациональным построением структурыгосударственного аппарат, с четким распределением функций между различнымислужбами и исполнителями. В их работе были сформулированы основные положениярациональной организации движения документов: распределение документов поисполнителям, сокращение инстанций их прохождение, направление документов непосредственномуисполнителю, регламентация порядка подписания. В то же время была обоснована иметодика обследования маршрутов движения документов, разработана технология ихдоставки (кольцевая курьерская связь). По направлению выделяют горизонтальные ивертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потокисвязывают организации одного уровня управления, вертикальные –организации различных уровней, например руководящий орган управления иподчиненные ему управления и организации или центральный офис фирмы и еепредставительства и филиалы. Восходящие потоки – это документыподчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы,получаемые вышестоящей организацией). Нисходящие потоки – это документы,направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненныморганизациям.
Понятие регистрации
Регистрация документа –это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая фактего создания, отправления или получения. В обеспечении учета, контроля и поискадокументов регистрации принадлежит ведущая роль. Именно регистрация являетсяпервым этапом при создании информационно-поисковых систем по документаморганизации. Она позволяет сформировать базу данных о документах, являетсяосновой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы. Призанесении показателей (реквизитов) документа в регистрационный индекс, которыйслужит его основным учетным и поисковым признаком. Обязательной регистрацииподлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочныхцелях. При определении необходимости регистрации документов учитывают ихсодержание, авторство, вид, подлинность.
Кроме того, нужно иметьв виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации.Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксируется фактих составления и отправки. При регистрации входящих документов происходитподтверждение не только их получения, но и ответственность получившейорганизации за использование заключенной в них информации. Регистрируютсядокументы, поступающие от органов государственной власти и управления, отвышестоящих органов управления или направляемые в их адрес; важнейшиевнутренние документы: приказы, протоколы и т.д.; входящие документы, которыетребуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы. Не подлежатрегистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа,поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения наразличные мероприятия и т.п. Существенную помощь в определении такой категориидокументов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который долженразрабатываться в каждой организации. Такой перечень является приложением кинструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. Вэтом случае он утверждается руководителем организации.
В крупных учрежденияхили компаниях, а также в организациях с территориально разобщеннымиструктурными подразделениями, регистрация документов ведется децентрализовано.Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктоврегистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние– в день подписания.
Номенклатура дел и еепонятие
Основой для достиженияинформационной совместимости поисковых массивов служат классификационныесправочники, одним из которых является номенклатура дел. Номенклатура дел –систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Всоответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают тривида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатурадел является нормативным документом. Она составляется для однотипныхорганизаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированныезаголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел носитрекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел дляорганизаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры делиспользуются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которая должнаиметь каждая организация. Индивидуальная номенклатура – это систематизированныйперечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводствеодной организации или ее структурного подразделения в определенном календарномгоду.
Назначение номенклатурыдел.
В делопроизводствеорганизации номенклатура выполняет целый ряд функций.
ü Номенклатурадел используется как схема классификации при распределении и группировкеисполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся наобложки дел.
ü Номенклатурадел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первымэтапом экспертизы ценности документов.
ü Номенклатурадел используется при построении информационно-поисковой системы по документампредприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована дляформирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрациидокументов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.
ü Номенклатурадел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела сосроками хранения свыше 10 лет и постоянного.
ü Номенклатураимеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации,предприятия.
Таким образом,номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментоморганизации не только информационно-поисковых систем, но и в целомделопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать рядтребований.
Экспертиза ценностидокументов
Экспертиза ценностидокументов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целяхопределения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Ценностьразличных документов, как для организаций, так и для государства в целом,неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержитинформацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи.Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения заданиядокументы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах,может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимаядокументация должна храниться в течение определенного времени. Но естьдокументы, которые имеют большое значение не только для практическойдеятельности, но и для научных целей. Они содержат ценную информацию ополитической, научной или культурной жизни общества, развитии государства,работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служитьисточниками для изучения различных областей государственной и общественнойжизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственныхархивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документови сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключеннойв них. Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов дляпостоянного и временного хранения и для уничтожения. На основе принциповэкспертизы разработана система критериев, т. е. научно обоснованных признаков,позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют тригруппы критериев: происхождение документов, их содержание и внешниеособенности. К критериям происхождения документов относятся: роль и местоорганизации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимостьвыполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время иместо образования документов. Критерии содержания – это значимость события илиявления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации,ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа. Ккритериям внешних особенностей документа относится: форма удостоверениядокумента (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования ипередачи содержания, особенности оформления документа, его физическоесостояние.
Классификациядокументов
Все многообразиедокументов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различнымоснованиям. По происхождениюразличают документы личные и официальные. Документы личного происхождениявключают личную переписку, воспоминания личного характера. Они создаются внесферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.
По способудокументирования различают документы:
Ø Рукописныеписьменные (текстовые);
Ø Изобразительные(документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
Ø Графические(документы, выполненные графическим способом);
Ø Фотодокументы;
Ø Фонодокументы(звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
Ø Кинодокументы(документы, зафиксированные помощью кино- и видеотехники);
Ø Документы,созданные с помощью компьютерной техники.
В зависимостиот отношения к аппарату управления различают документы:
Ø Входящие(поступившие в организацию);
Ø Исходящие(отправляемые из организации);
Ø Внутренние(создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).Совокупность этих документов образует документооборот организации.
По количествузатронутых вопросов документы делят на простые и сложные.Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простыхдокументов является письмо. Сложные документы включают несколько вопросов.
По ограничению доступадокументы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные.
По способу изложениятекста документы могут быть индивидуальными, трафаретнымии типовыми. В индивидуальных документах содержание излагается в видесвязанного текста. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом. В трафаретныхдокументах структура изложения текста формализована, в них используютсязаранее подготовленные стандартные фразы ил отдельные части постоянноповторяющегося текста. Типовые документы используются длдокументирования однотипных ситуаций, составляются на основе образца (напр.типовые письма, типовые инструкции и т. д.)
По степени подлинностидокументы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинникофициального документа это первый (или единичный) экземпляр документа,обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения,подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания),считается подлинным. Синоним подлинника является оригинал. Копиядокумента может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводитьчасть текста документа или весь документ. Дубликат – это копияофициального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемаяотметкой « дубликат».
По срокам хранениядокументы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет)хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой изакрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
В зависимости от сферыдеятельности официальные документы делятся науправленческие, научные, технические, производственные и др.
Документы можноклассифицировать по их назначению. Распорядительнаядеятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний,постановлений, решений, распоряжений.
По способу передачидокументов различают письма, телеграммы, телефонограммы,телексы, факсограммы и др.
Практическое задание
Строительная фирма УТВЕРЖДАЮ
«Подъем» Генеральныйдиректор
5.08.2009 №87 6.09.2009 В.А. Пчела
АКТ
Контроля иприемки строительных материалов
землеустроительныхработ
Основание: приказгенерального директора от07.02.2009 № 12 «О закупе строительных материалов дляземлеустроительных работ, их приемке и контроле».
Составлен комиссией всоставе:
Председатель –заместитель главного бухгалтера И.В. Кириенков.
Члены комиссии:начальник службы кадров С.Б. Смирнова, бухгалтер Ю.А. Енина.
Присутствовали: зам.директора по кадровой работе А.А. Астахова, референт генерального директора Ю.П.Бурулева.
В период с 07.02.2009по 15.02.2009 комиссия проверила на какую денежную сумму рассчитываетсястроительство и проведение землеустроительных работ. Насколько подготовлена кэтому фирма насколько подходит предполагаемое место.
В ходе приемкиматериалов комиссия установила:
1. Количествозаказанного материала на изготовление раствора под фундамент не достает на 6%,взыскать.
2. Количествозаказанного кирпича получено верно, но следовало бы сделать заявку на получениееще 0,5 этого количества.
3. Вцелом все остальные заказанные материалы для землеустроительных работ получены,верно.
Комиссия предлагаетдополучить недостающий материал и приступить к делу в пятнадцатых числахсентября.
Акт составлен в трехэкземплярах:
1-й экз. направлендиректору
2-й экз. – главномубухгалтеру
3-й экз. – в кадровуюслужбу в дело №07-15
Председатель
И.В. Кириенков
Члены комиссии
С.Б. Смирнова
Ю.А. Енина
Список литературы
1. Т.В.Кузнецова «Делопроизводство» Москва МЦФЭР 2004
2. ЗаконРФ от 23.09.1992 № 3520-1 « О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованииимеет происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД РФ. 1992.№42. Ст. 2322; СЗ РФ. 2002. №50. Ст. 4927.
3. Гражданскийкодекс РФ от 26.01.1996 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.
4. Типовоеположение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобамграждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях// Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. №2. С. 26-31.
5. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы,инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982. 150 с.
6. Общероссийскийклассификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России,1994.
7. Делопроизводство.Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 355 с.
8. Делопроизводствов системе государственной службы. М.: РАГС, 2000. 477 с.
9. Организацииработы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002. 575 с.