Зміст роботи:
ВСТУП
РОЗДІЛ 1.Основи роботиз базами даних
1.1 Поняття бази даних та систем управління базою даних
1.2 Проектуваннябази даних
1.3 Робота з базами данихробітників служб документаційного забезпечення управління
1.4 Використання баз даних в роботі діловода
РОЗДІЛ2.Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціональноговедення діловодства на прикладі Криворізької районної адміністрації
2.1. Особливості загальної організації діловодства в установі
2.2. Напрямки оптимізації діловодства районної Криворізькоїадміністрації
2.3. Шляхи створення комп’ютерно-інформаційної системи для робот із документами районної Криворізькоїадміністрації
2.4. Автоматизація роботи канцелярії та машбюро
ВИСНОВКИ
ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНОЇЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТКИ
ВСТУП
Електронний документообіг — високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективностіроботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішноїроботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Аледля якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформаціївже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів іскоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуваннямгромадян.
Система управління базами даних надаєповний контроль над процессом визначення даних, їх обробкою та використанням.Система управління базами даних також істотно полегшує обробку великих об’ємівінформації, які зберігаються в багаточисленних таблицях.
Відсутність необхідності рукописнимспособоим розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперовихдокументів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційноїінформації, істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізнийавтоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинальнопідвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більшпрогнозованими і керованими.
Спільне використання системелектронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати іпоєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошукуприхованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більшефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставанняінформації з даних (data mining techniques).
Усе це можливо тільки в системіуправління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вонистворюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізованийобмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.
Традиційна система діловодства, що існуєв Україні, потребує особливих методів вирішення проблем з точки зорукомп’ютеризації.
Системи електронного діловодства ідокументообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органахвлади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою.Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки надвиконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більшширокий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть такожвиступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівеньвзаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідатина запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливихвідвідувачів.
Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректногорішення задач оперативного і якісного формування електронних документів,контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження,пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документамиі призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким іприсвячена дана робота.
Метою написання курсової роботи євивчення теоретичних основ щодо баз даних та інформаційно-пошукових системам тапрактичнее застосування для оптимізації документообігу організаці.
Предметом курсової роботи виступаєпроцес використання баз даних та інформаційно-пошукових систем в роботі здокументами.
Об’єктом курсової роботи автоматизаціядокументообігу на прикладі Криворізької державної районної адміністрації.
Під час написання роботи я використовуваланавчальну та науково-методичну література з вивчаємого питання.
РОЗДІЛ 1. Основи роботи з базами даних
1.1. Поняття бази даних та систем управління базою даних
Відомі два підходи до організаціїінформаційних масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних.
База даних — це сукупнiсть взаємопов'язаних даних, що збеpiгаються pазом, пpи чому:
— для даних допускаєтьсятака мiнiмальна надлишковiсть, що допускає їх оптимальне викоpистання для кiлькох застосувань;
— забезпечується незалежнiсть даних вiд пpогpам;
— для пошуку, доповненнята модифiкацiї даних застосовуються спiльнi засоби;
В самій суті база даних - це набір записів та файлів, організованихособливим образом. В комп’ютері, наприклад, можна зберігати прізвища та адресидрузів, або клієнтів.
Один із типів баз даних – це документи, набрані за допомогоютекстових редакторів та сгруповані по темах. Інший тип – файли електронихтаблиць, об’єднані в групипо характеру використання.
Основними та невід'ємнимивластивостями баз даних є такі:
— для даних допускаєтьсятака мінімальна надлишковість, яка сприяє їх оптимальному використанню в одномучи кількох застосуваннях;
— незалежність даних відпрограм;
— для пошуку тамодифікації даних використовуються спільні механізми;
— як правило, у складібази даних існують засоби для підтримки її цілісності та захисту віднеавторизованого доступу;
— забезпечується цiлiснiсть та захист вiд неавтоpизованого доступу.
Система управління базами даних надає повний контроль надпроцесом визначення даних, їх обробкою та використанням. Система управліннябазами даних також істотно полегшує обробку великих об’ємів інформації, якізберігаються в багаточисленних таблицях.
Різноманітні засоби системи управління базами данихзабезпечують виконання трьох основних функцій: визначення даних, обробка данихта оперування даними.
Дані – це набір різнорідної неорганізованої інформації,подібний до рахунків, кинутих у ящик столу, або сюжету останього поганогороману. Для того щоб дані стали корисними, потрібний засіб управління ними – системауправління базою даних.Тому потрібно упорядкувати усі розкидані рахунки з тим,щоб можна було легко знайти те, що потрібно в даний момент. Організований набірданих і є базою даних.
Переваги комп’ютерної бази даних :
- Комп’ютеризована база даних – швидка. Навіть якщо у вас усьогодекілька сотен рахунків, то вам потрібно багато часу, щоб найти потрібну. Зелектроною базою даних ви найдете вірний шлях для пошука необхідних даних напротязі декількох секунд.
- Комп’ютеризована база даних – потужна. Навіть величезна папка незможе умістити записи про тисячі співробітників та продані товари. А електроннабаза даних може підтримувати на жорсткому диску вашого комп’ютера стільки записівскільки вам необхідно одну, сотню, мільйон.
- Комп’ютеризована база даних – розумна, так як може робитивисновки. Тому, якщо вона використовується для ведення бізнесу, вона у повніймірі може вести фінансові справи. Її можна використовувати, наприклад, дляпідрахунка доходів, які отримуються від певного виду діяльності.
Електронні таблиці та текстові документи є чудовимизасобами для вирішення так званих “однокористувачевих” задач, але вони поганопристосовані для сумісного користування даними.
Електронні таблиці також корисні в якості шаблонів для простихформ вводу інформації, але, якщо необхідно провести комплексну перевірку даних,то тут їх функцій явно недостатньо. Наприклад, електронна таблиця чудова вякості шаблона для рахунка фактури у невеликій фірмі.
Але, якщо з розширенням бізнесу починає збільшуватиськількість співробітників, що вводять у комп’ютер закази, то без бази даних вамне обійтись. Так само електронна таблиця може використовуватись на великихпідприємствах для підготовки співробітникам звітів про свої витрати, але длястворення загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повиннізбиратися у базі даних.
Коли виникає необхідність колективного використанняінформації, справжня система управління базами даних дає можливість захищатиінформацію від несанкціонованого доступа так, що право продивлятись дані абовносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.
1.2. Проектування бази даних
Проектування баз даних є складнимтворчим процесом, успішне здійснення якого вимагає від виконавця високого рівнясформованості основних прийомів розумової діяльності – аналізу, синтезу,порівняння, абстрагування й узагальнення.
Для успішного, свідомого і творчоговикористання інструментарію, що надається сучасними інформаційними технологіямиопрацювання даних, спеціалісту необхідні глибокі знання теоретичних основ, наяких ґрунтуються ці технології, вміння досліджувати предметну галузь іпроблемне середовище створюваного банку інформації, а не тільки володінняприйомами роботи з певним програмним засобом.
Перед тим як створювати таблиці, формита інші об'єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура базиданих є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.
Сам процес проектування бази данихявляє собою складний процес проектування відображення опису предметної областіу схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більшпростих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність упроцесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб буливизначені об'єкти, їх властивості та зв'язки, які будуть потрібні майбутнімкористувачам системи.
Одним із найскладніших етапів упроцесі проектування бази даних є розробка таблиць, тому що результати, якіповинна видавати база даних (звіти, вихідні форми тощо), не завжди дають повнеуявлення про структуру таблиці. У разі проектування таблиць зовсім необов'язково використовувати систему управління базою даних. Спочатку кращерозробити структуру на папері.
Архітектурно система управління базоюданих складається з двох великих компонент (дод.А). За допомогою мови описуданих створюються описи елементів, груп та записів даних, а також взаємозв'язкиміж ними, які, як правило, задаються у вигляді таблиць. В залежності відконкретної реалізації система управління базою даних мову опису данихпідрозділяють на мову опису схеми бази даних та мову опису підсхем бази даних.Слід особливо зазначити, що мова опису даних дозволяє створити не саму базуданих, а лише її опис.
Бази даних містять різні об’єкти, алеосновними об’єктами будь-якої бази даних є її таблиці. По-перше, в таблицяхзберігаються всі дані, які містяться в базі. По-друге, таблиці зберігаютьструктуру бази (поля, їх типи і властивості). У кожній з таблиць є ключовеполе, дані в якому повторюватися не можуть.
Відношення між таблицями встановлюютьзв’язок між даними, які знаходяться в різних таблицях бази даних. Вонивизначаються відношеннями між групами об’єктів відповідного типу. Змістстворення реляційних зв’язків між таблицями полягає, з одного боку, в захистіданих, з іншого — в автоматизації внесення змін одночасно в декілька таблицьпри змінах в одній таблиці.
Якщо структура бази даних добрепродумана, поля розподілені за базовими таблицями, ключові поля і типиміжтабличних зв’язків правильно вибрані, і ці зв’язки встановлені, то можнавважати, що в цілому базу даних створено. Така основа дає можливість легкопрацювати з іншими об’єктами бази даних, тобто формувати запити, створюватирізні типи форм, звітів.
Система управління базою данихMicrosoft Access надає дуже зручні засоби створення об’єктів. Тому розробкатаблиць, визначення властивостей полів не викликає значних проблем. Причому пристворенні таблиць рекомендується працювати в режимі Конструктора, а прирозробці форм і звітів краще користуватися автоматизованими засобами, якінадають Майстри.
В основі організації бази даних ємодель даних, яка визначає правила, у відповідності з якими структуруютьсядані. За допомогою моделі представляється велика кількість даних і описуютьсявзаємно зв’язки між ними.
Найбільш поширені такі моделі даних:ієрархічна, сітьова, реляційна.
В ієрархічній моделі зв'язок даних«один до одного» (1:1) означає, що кожному значенню (екземпляру)елемента даних А відповідає одне і тільки одне значення, пов'язаного з нимелемента В. Наприклад, поміж такими елементами пар даних, як код готовоїпродукції і її найменуванням є вищезазначений зв'язок, так як тільки кожномукоду продукції відповідає одне її найменування.
В сітьовій моделі зв'язок «одиндо багатьох» (1: В) означає, що значенню елемента А відповідають багато(більше одного) значень, пов'язанню з ним елементів В. Наприклад, поміжелементами даних «код виробу» (елемент А) і «кодомматеріалів» (елементи В) існує такий взаємозв'язок бо на виготовленняодного виробу використовується багато різних матеріалів.
В реляційній моделі зв'язок«багатьох до багатьох» (В: В) указує на те, що декільком значеннямелементів даних А відповідає декілька значені елементів даних В. Наприклад,поміж елементами даних «код операції технологічного процесу» і«табельний номер працівника» існує зазначені взаємозв'язок, так якбагато операцій технологічного процесу можуть виконувати різні працівники(табельні номери) і навпаки.
1.3. Робота з базами даних робітників служб документаційного
забезпечення управління
В даний час існує багато систем управління базами даних. Середних програма Microsoft Access 2000 займає одне з перших місць по популярності.Причиною цього є те, що дана програма входить до складу пакета MicrosoftOffice, тобто добре інтегрована з іншими популярними продуктами фірмиMicrosoft. Це означає, що Access підходить для рішення задач якщо не більшості,то, принаймні, значній частині користувачів.
Для ведення документообігу на підприємстві Access підходитьоптимально, оскільки не тільки дає можливість самостійно коректувати базиданих, айне потребує складних спецефічних знань програмування та є простою взастосуванні.
Access добре зарекомендував себе при використанні в мережі.Безсумнівним достоїнством Access є те, що ця програма створювалася відразу дляWindows і тому не містить у собі обмежень, обумовлених «спадщиноюMS-DOS».
Для того, щоб почати роботу з базоюданих, слід завантажити Microsoft Access. На екрані з’являється вікно-запрошення, яке пропонує зробити наступний вибір:створити нову базу даних, або відкрити існуючу.
Початкове вікно відрізняється простотою та лаконічністю. Шість вкладокцього вікна представляють шість видів об’єктів, з якими працює програма.
Таблиці – основні об’єкти бази даних. Утворення бази даних починається зутворення таблиці. Цей процес полякає у завданні її полів та зазначенні їхвластивостей. Воно починається з натискання на кнопці Утворити у вікні Базаданих.
Є декілька методів створення нової таблиці, які відрізняються рівнемавтоматизації. Самий автоматичний спосіб полягає у імпорті таблиць з другоїбази даних, можливо, утвореної в іншій системі. В залежності від обставин зімпортує мої таблиці може поступити структура полів, їх назва та властивості, атакож і зміст бази. Якщо щось імпортується не зовсім так, як треба, потрібніправки заносять вручну.
В тих випадках, коли мова йде про чужу таблицю, яка знаходиться надалекому серверу і яку не можливо імпортувати повністю, використовують режимЗв’язок з таблицями. Це нагадує підключення до таблиці для загальногокористування її даних.
Таблиці баз даних не являються самостійними документами. Сама база – цедокумент. Їй відповідає файл на диску, і можливо зробити його копію. Структуратаблиць – також документ. В деяких системах вона має окремий файл, а в деякихтакого файла не має, але структура таблиць входить у склад загального файлабази даних наряду з за просами, формами та іншими об’єктами.
Зміст таблиць не можливо сохранити присудковою командою або відмовитисявід його сохраніння. Усі зміни в таблицях сохраняються автоматично в режиміреального часу.
Для утворення зв’язків між таблицями є спеціальне діалогове вікно, якемає назву Схема даних.
Це вікно відкривають натисканням на кнопці панелі інструментів абокомандою Сервіс – Схема даних. Якщо раніш ніяких зв’язків між таблицями небуло, то при відкритті вікна Схема даних відкривається вікно Добавленнятаблиці, в якому можна обрати потрібні таблиці для включення їх в структуру міжтабличних зв’язків.
Якщо зв’язки між таблицями вже були задані,то для введення в схему даних нової таблиці треба клацнути правою кнопкою насхемі даних і в контекстному меню обрати пункт Добавити таблицю. Ввівши в схемуданих усі таблиці, які треба зв’язати, можна приступати до утворення зв’язківміж полями таблиць.
Зв’язок між полями встановлюєтьсяшляхом перетаскування імені поля із однієї таблиці в іншу на відповідне йомузв’язане поле. Після перетаскування відкривається діалогове вікно Зв’язки, вякому можна задати властивості утвореного зв’язка.
Запити існують для доступу к даним, це дуже гибкий та зручний засіб. Дляоднієї таблиці можна створити багато різних запитів, кожний з яких зможе братиіз таблиці лише невелику частину інформації, але ту частину, яка в даний моментнеобхідна. У результаті роботи запита із загальної бази формуєтьсярезультативна таблиця, яка містить частину загальної інформації, відповіднузапиту.
Важливою властивістю запитів є те, що при утворенні результативноїтаблиці можна не тільки обирати інформацію із бази, але й обробляти її. Прироботі запиту данні могуть впорядковуватися, фільтруватися, розподілятися, тапри цьому ніяких змін в базових таблицях може не відбуватися.
Ще однією цікавою властивістю запитів є їх можливість виконувати стоговіобчислення. Запит може не тільки видати результативну таблицю, але й знайтисереднє значення по якомусь полю.
Існує багато різних видів запитів, але самі прості з них та ті, яківикористовуються найчастіше, — це запити на вибір. Ціль запита на вибір полягаєв утворенні результативної таблиці, в якій відображаються тільки необхідні заумовою запиту данні із базових таблиць. Як і інші об’єкти, запити можнастворювати автоматично за допомогою Майстра або вручну
Форма являє собою якийсьелектронний бланк, у якому є поля для уведення даних. Складач уводить дані в ціполя, і дані в автоматично заносяться в таблиці бази.
Форма складається із численних елементів керування, і від того, наскількиакуратно ці елементи розташовані на екрані, залежить зовнішній вигляд форми.Автоматичні засоби дозволяють створювати акуратні форми й не задаютькористувачеві зайвих питань. Починати краще починати з них.
Автоформати — найпростіший вид автоматичних форм. Для створенняавтоформитреба відкрити вкладку ФОРМИ в діалоговому вікні БД і клацнути на кнопціСТВОРИТИ- відкриється вікно НОВА ФОРМА.
У діалоговому вікні НОВА ФОРМА вибирається як джерело даних для формияку-небудь таблицю або запит, після чого створюють автоформу подвійнимклацанням у списку вибору виду автоформи.
Форма створюється в такі етапи:
1. вибір полів,дані для яких можна буде вводити у формі;
2. вибірзовнішнього вигляду форми;
3. Готовуформу можна відразу ж використовувати для перегляду існуючих записів абоуведення нових.
Редагування форм складається в створенні нових або зміні наявних елементівкерування, а також у зміні їхнього взаємного розташування.
Прийоми створення нових елементів керування:
1. Перетягнувшидолілиць розділову границю між заголовками й областю даних, ми можемо звільнитивгорі досить місця для створення великого напису.
2. На панеліелементів існує спеціальний елемент керування для створення заголовків, якіназиваються НАПИС.
3. Клацнувшина ньому, а потім на формі, ми одержуємо текстову рамку, у яку можна вводити довільний текст. Закінчивши уведення, треба нажати клавішу ENTER, після чогоможна приступитися до оформлення тексту.
4. Дляформатування елемента керування його треба спочатку виділити. Для цьогослужить інструмент ВИБІР ОБ'ЄКТІВ.
5. Привиділенні елемента керування довкола нього утвориться рамка з вісьма маркерами.
Створення й редагування зв'язаних полів відбувається наступним чином:
1. Заголовоктаблиці, що ми тільки що створили, не зв'язані з жодним з полів таблиці. Томуелемент керування НАПИС (зведене поле). Текст уведений у нього, залишаєтьсянезмінним незалежно від того, яку запис у цей момент переглядають у формі.
2. Зовсімінакше полягає справа з елементами керування, у яких відображається вміст полівтаблиці. Такі елементи керування називаються зв'язаними полями.
3. дляїхнього створення служить елемент Поле.
4. Длястворення зв'язаного поля в місці з ним одночасно утвориться ще один елементкерування — приєднаний напис. Вона переміщається разом зі зв'язаним полем іутворить із ним єдине ціле .
5. Відірватиполе від приєднаного напису дозволяє маркер.
При створенні форми вручну елементикерування розміщаються на ній так, як зручно проектувальникові.
1.4. Використання баз даних в роботі діловода
Ведення діловодства на сучасному етапіпотребує використання, обробки та зберігання великої кількості інформації.
В даний час на платформі Microsoftіснує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідаютьсучасним вимогам. Вликими і середніми організаціями широко використовуєтьсясистема «Справа».
Ця система автоматизації діловодства і документообігуцілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезноїкількості електронних картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиноїкартотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з нимидокументи автоматично переміщаються між картотеками відповіднодо прийнятої технології проходження документів.
Таким чином, у будь-який момент часує наявною повна інформація про стан, історію руху і виконаннядокументів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення дозволяєтакож вирішити проблему координації роботи з документамив територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади.Забезпечується обмін документами і резолюціями з використаннямсучасних систем зв'язку між підрозділами.
Основні фактори ефективності автоматизаціїдокументообігу з використанням пропонованого програмного рішення:
- Заощадженняорганізаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженнямі переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.
- Упорядкуваннятехнології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерноїтехнології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодстваі документообігу.
- Прискорення проходженнядокументів на підприємстві за рахунок ефективної електронноїтехнології розсилання документів і резолюцій.
- Повний контрольза документами і роботою персоналу з ними. Засоби системидозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністюпідприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документиі роботу з ними персоналу.
Основа пропонованого рішення - система автоматизаціїділоводства і документообігу є сучасним масштабованим рішенням.
Одиницею збереження в інформаційнійсистемі є реєстраційна картка документа електронний аналог традиційноїреєстраційно-контрольної картки (дод.Д). Вона містить вичерпну інформацію про документі зберігається в єдиній базі даних. База даних, яка зберігає реєстраційну картку документів,за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою,хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління базою даних.
Функціональні можливості системи автоматизаціїділоводствапідтримують ведення реєстраційної картки на всіх етапах виконання документу, включаючи йогореєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітіввиконавцями, списання документа в справу. Підсистема формуваннястандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.
Усі документи, що підлягають реєстрації,поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобтомає відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і,як правило, різний набір реквізитів. Системою підтримуються три базовігрупи:
- вхідні;
- вихідні(внутрішні);
- листиі звернення громадян.
Група Вхідні призначена для реєстраціїслужбової кореспонденції, що надходить в організацію. Група Вихідні(внутрішні) призначена для реєстрації вихідної з організаціїкореспонденції і внутрішніх документів. Група Листи і зверненнягромадян дляреєстрації листів громадян, що надходять в організацію.
Система допускає розподіл кожної з групдокументів на довільні підгрупи, що поєднують документиза загальною тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакоюлистування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна поділяти на більшдрібні підгрупи тощо.
Наприклад, групу Вихідні можна розділитина підгрупиДокументи, Що Відправляються,і Внутрішні документи, а підгрупу Внутрішні документи на підгрупиНакази, Розпорядження, Інструкції тощо.
Розподіл на підгрупивизначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи,а склад підгруп іправила формування реєстраційних номерів зберігаються в системномудовіднику групи документів.
У залежності від того, до якоїбазової групи віднесений документ, його РК містить різний набір реквізитів.Склад реквізитів кожної з груп документів також визначається діючими українськими нормативнимидокументами.
Пройшовши узгодження і затвердження,проект вихідного документа автоматично реєструється в системіавтоматизації діловодства як затверджений вихідний документ. Далі, у випадкузазначення в РК зовнішніх адресатів, яким слід одержати данийдокумент, здійснюється контроль відправлення паперових екземплярів.
Після того, як вихідний документзареєстровано, його електронна копія і реквізити реєстраційної картки (хтозатвердив, кому документ направлений) можуть бути відправлені адресованомуоргану влади електронною поштою. Якщо система автоматизованого діловодствавстановлена ітам,то оригінальний документ, що надійшов пізніше, реєструється як вхіднийвже в автоматизованому режимі багато з реквізитів реєстраційноїкартки встановлюються за замовчуванням на основі даних, отриманихразом з його електронною копією. Таким чином, різко скорочується часпроходження документу на рівні вихідний-вхідний, і співробітникиорганізації-адресата одержують можливість ознайомитися із змістомдокументу задовго до доставки паперового екземпляра.
Однак робота з вихідними або внутрішніми документамине обмежується їхнім розсиланням. Після доведення документа до увагивизначених посадових осіб, підприємств чи громадян документ передаєтьсяна збереження в архів.
Система автоматизації архівної справи,розроблена партнером компанії Microsoft компанією «Електронні офісні системи»,призначена для ведення та обліку архівних документів органів владиі місцевого самоврядування. Більш докладно вона розглядаєтьсяв розділі «Архівне збереження».
Запропоноване рішення має засоби контролюза документообігом від безпосереднього контролю керівникомза виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрівдокументообігу окремих підрозділів і підприємства в цілому.
Використання баз даних в роботі діловодамає ряд безперечних переваг.
По-перше будь-яка база даних – цесистематизація наявної інформації, що дозволяє отримувати зручний та швидкийдоступ до цієї інформації.
По-друге, зберігання інформації в одному певномумісці зменшує вірогідність її втрати.
По-третє, використання баз данихдозволяє економити час на роботу з документами.
Однак в разі некомпетентного створеннята ведення баз даних, інформація може бути використана не повністю,отримуватись користувачем невчасно та у незручній формі.
РОЗДІЛ2. Використання баз данихта інформаційно-пошукових систем
для раціональноговедення діловодства на прикладі Криворізької районної адміністрації
2.1. Особливості загальної організації діловодствав установі
Криворізька районна державна адміністрація знаходитьсяза адресою 50002, м. Кривий Ріг, вул.Кобилянського, 152.
Криворізька районна державна адміністрація вмежах своїх повноважень здійснює виконавчу владу на території Криворізькогорайону, а також реалізує повноваження, делеговані їй Дніпропетровською обласноюта Криворізькою районною радами.
У своїй діяльності районна державнаадміністрація керується Конституцією України, законами України, актамиПрезидента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої владивищого рівня.
Діяльність адміністрації, її органів здійснюєтьсявідкрито та гласно, базується на колективному, вільному обговоренні тавирішенні питань, урахуванні громадської думки. На сесії, засіданнях їїорганів, можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної ради,представники місцевих рад, органів виконавчої влади, трудових колективів, політичних партій, об’єднань громадян, засобів масової інформації.
Криворіька адміністрація комплектується з фахівців, якімають вищу (економічну, юридичну...) освіту і необхідну теоретичну і практичнупідготовку. Усі співробітники відповідають за здійснення своїх функцій згідно зрозподілом обов’язків та посадових інструкцій, затверджених головою.
Виконавчий апарат адміністрації забезпечує здійсненняповноважень, наданих їй Конституцією України та Законами України. Виконавчийапарат здійснює організаційне, правове, інформаційне, аналітичне,матеріально-технічне забезпечення діяльності адміністрації, її органів,депутатів, сприяє здійсненню взаємодії і зв’язків з територіальними громадами,органами виконавчої влади, органами та посадовими особами місцевогосамоврядування.
Структура і чисельність виконавчого апарату,витрати на утримання встановлюються радою за поданням її голови. Виконавчий апараточолює голова цього ж апарату.
Спостерігаючи за роботою служби діловодства можназауважити, що документи, які циркулюють в організації переважноофіційно-гозпорядчого характеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова,кадрова та звітна документація.
Документи, що використовуються в роботі Адміністрації: накази,інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки,доповідна записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти,зведення тощо.
Реєстрації підлягають всі документи, що потребуютьвиконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні,облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються івикористовуються в установі та його підрозділах, так і ті, що надходять відінших організацій, установ і приватних осіб.
Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні абоцифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів велектронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменуванняносія: «магнітний диск», «магнітна стрічка», «оптичнийдиск» тощо.
Основним принципом реєстрації документів єоднократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз:вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документнадійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одногоструктурного підрозділу в інший він повторно реєструється.
Новий виконавець документа зобов’язаний розписатися в йогоотриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документуйому надається умовне позначення – реєстраційний номер, який складається зпорядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділута типу документа. Індекси структурних підрозділів на наступний рік надаютьсяУправлінням справами відповідно до затверджених штатних розписів центральногоапарату Криворізької районної адміністрації та підпорядкованих їй структурнихпідрозділів (сільських та селищних рад).
При реєстрації вхідних службових документів на правомуверхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації йреєстраційним номером документу.
Зареєстровані документи передаються у день їх надходженняпід розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідномупомічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Головівідповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості облікудокументів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5років.
До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації взагальному відділі Управління справами, відносяться такі, що створені длякористування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад за участюГолови Адміністрації, а також засідань ради, доручення Голови Адміністрації абоінші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Голови. Внутрішнідокументи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.
Відповідальність за правильну реєстрацію вхіднихта внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу нарозгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділУправління справами.
Схеми обігу вхідних та внутрішніх документів наведені у додатку Б.
Схему обігу вихідних документів наведена удодатку В.
До вихідних документів, що створюються в установіпереважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Головиадміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадовихосіб може бути надана йому для обов’язкового узгодження. У разі наявності такоївимоги, загальний відділ не має права відправляти вихідну кореспонденцію безнаявного штампу встановленого зразку «Погоджено».
Вихідні документи в тому числу і на ПКобробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) інадсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів абоне пізніше наступного робочого робочого дня. Після реєстрації друкуєтьсявідомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передачадокументів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).
Під час приймання від виконавців документівобов’язково перевіряється правильність написання та оформлення документу зусіма їх реквізитами, правильність зазначення адреси, наявність усіх необхіднихпідписів (віз) на документі, відповідність кількості примірників кількостіадресатів тощо.
На оригіналах документів, які підлягаютьповерненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамт «Підлягаєповерненню».
У реєстраційній картці зазначається реєстраційнийномер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст)документу.
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються ізсупровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереженняносіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається досправи на загальних умовах.
Слід зазначити, що ведення діловодства вКриворізький районній адміністрації має рід недоліків:
— великий обяг вхідної документації, яка потребуєреєстрації та перерозподілу конкретноним виконавцям, спричиняє недостатню швидкістьруху документації, що призводить до несвоєчасного отримання інформації і, якнаслідок, неналежного виконання певних операції.
Наприклад, якщо в один день надходить декільканаказів для виконання, то реєстрація останнього з них відбудеться в другійполовині дня, потім документ потрапить до відділу, відбудеться йогопереадресація конкретному виконавцеві, який вже фізично не встигне виконатирозпорядження в установлений термін, оскільки йому буде необхідна інформаціяслужб, робочий час яких вже скінчився.
— до того ж необхідність обробки великого обсягудокументації підвищує вирогідність того, що при реєстрації або розподілідокументів буде зроблена помилка.
Для того, щоб запобігти таким недолікам,Криворізькій районній адміністрацї необхідно створювати централізованібагаторівневі бази даних та створювати доступ до цих баз тим співробітникам, вроботі яких використовується. Щоб спростити отримання необхідної в роботіінформації слід використовувати інформаційно-пошукові систуми мережі Internet.
2.2. Напрямки оптимізації діловодстварайонної Криворізької
адміністрації
На сьогоднішній денькомп’ютерно-інформаційні технології проникають у всі сфери життя суспільства.Але, як не прикро, комп’ютерно-інформаційне забезпечення діяльності владнихструктур знаходиться на низькому рівні. Комп’ютеризація органів владирозвивається стихійно, переважно в напрямку поставок комп’ютерної техніки, безвикористання її можливостей направлених на створення багаторівневихінформаційних систем (баз даних, електронний документообіг і т.д.), згідночіткої ієрархії владних структур.
Єдине інформаційне середовище скоординуєроботу служб органів влади по горизонталі та вертикалі, що в свою чергузабезпечить вирішення таких організаційно-управлінських задач:
- оперативне та перспективне планування діяльності структур всіхрівнів влади, як кожної зокрема, так і у їх взаємозв’язку;
- планування та техніко-економічне обгрунтування розгортання видіввиробничо-підприємницької діяльності на певній території;
- раціональне використання людських та земельних ресурсів,соціального захисту населення;
- прозору взаємодію виконавчих, комунальних, та інших служб таорганізацій (відділи субсидій, соцзахисту, ДПІ та інш.)
- проведення загально-державних заходів таких як переписнаселення, вибори, цільова допомога при стихійних лихах тощо;
- кредитно-інвестиційна діяльність;
- розв’язання інших задач виробничого, організаційного тауправлінського характеру.
Систему програмно-інформаційногозабезпечення організаційно-управлінської діяльності районної адміністраціїпропонується побудувати на базових концепціях для таких масштабів, розробленихкорпорацією Microsoft, так званій системі Microsoft Solutions Framework (MSF),яка дозволяє розглядати архітектуру інформаційних технологій з п’яти позицій(перспектив), а саме:
- ієрархія;
- інформація;
- програмне забезпечення;
- організація;
- управління.
При такому підході до розв’язанняпоставлених задач отримуються комплексні рішення, їх пріоритети чітковизначені, інформація та програми для її використання орієнтовані на досягненняосновних цілей організаційно-управлінської діяльності органів влади, зврахуванням їх взаємовідносин в ієрархічній структурітериторіально-адміністративного підпорядкування.
Принципи розробки інформаційно-програмногозабезпечення по системі MSF включає набір моделей, підходів та методів, якідопоможуть розробити для органів влади інформаційні технології, впровадити тавикористовувати їх для вдосконалення організаційно-управлінської діяльності.
Для раціонального використання технічнихкомп’ютерних засобів і програмного забезпечення розгортається корпоративнаінформаційна комп’ютерна мережа, робота в якій побудована на INTERNETтехнологіях (обробка інформації здійснюється програмним забезпеченням,створеним на основі сучасного середовища розробки з використанням системуправління базами даних за допомогою доступу до WEB-сайтів).
Дані формуються в банки даних, щостворюються та функціонують під системою управляння базами даних типу MS SQLServer, Oracle і т.д., що забезпечує їх надійне зберігання, оперативний таконтрольований доступ до інформації.
Програмне забезпечення розробляється наоб’єктно-орієнтованих засадах з використанням технологій Framework.Net, що всвою чергу дозволяє максимально чітко та повно моделювати основні об’єктисамоврядування та взаємозв’язки між ними.
В предметній сфері органів владиосновними об’єктами є:
- людина та її соціальний захист;
- земля;
- нерухомість;
- виробничо-підприємницька діяльність;
- кредитно-інвестиційна діяльність і т.д.
На основі такого підходу виділяютьсяосновні завдання інформаційного забезпечення діяльності органів влади:
- розробка та створення баз даних по населенню, яке проживає напевній території;
- розробка та створення баз даних по землі;
- розробка та створення баз даних по об’єктах нерухомості;
- розробка та створення баз даних по виробничо-підприємницькійдіяльності, яка ведеться на адміністративній території.
2.3. Шляхи створення комп’ютерно-інформаційної системи для робот із
документами районної Криворізької адміністрації
Для створення комп’ютерно-інформаційної системи районноїадміністраціїпропонується схема, яка передбачає вирішення поставленої задачі в три етапи:
1-й етап спрямований на первинну ланку органів влади, а саме сільські таселищні ради.
Для цього необхідно вирішити питання:
а) створення матеріально-технічної основи інформаційногозабезпечення (комп’ютери та копіювальна техніка);
в) створення структури бази даних первинної інформації;
б) створення програмного забезпечення для формування таведення бази даних, джерелом якої є первинні достовірні дані сільських,селищних рад;
г) створення електронної системи документообігу;
д) впровадження програмного забезпечення та навчаннякадрів.
Це дасть змогу:
— швидкого та якісного надання громадянам повної тадостовірної інформації, необхідної для забезпечення їх особистих прав тажиттєвонеобхідних потреб;.
— проведення аналізу інформації для прийняття управлінськихрішень на рівні сільської чи селищної ради.
2-й етап спрямований на організацію інтеграціїінформаційних баз первинних ланок органів влади (сільські, селищні ради) вінформаційні бази вищого рівня (район, райдержадміністрація).
Для цього необхідно вирішити питання:
а) створення матеріально-технічної основи інформаційногозабезпечення районної ради та райдержадміністрації (комп’ютери та копіювальнатехніка);
б) створення інформаційної мережі для зв’язку з сільськимита селищними радами на технологіях Internet. (запровадження якісного зв’язку міжрайонним центром та сільськими, селищними радами);
в) створення структури бази даних інтегрованої інформаціїрівня району;
г) створення програмного забезпечення для районної, міськоївлади на основі потужних систем управління базами даних для збереження тааналізу, як власної інформації, так і даних сформованих у первинних органахвлади;
д) впровадження електронної системи документообігу;
е) створення WEB-сайту з можливістю відображення інформації прожиття, виробничу діяльність, економічний потенціл району і т.і.;
з) впровадження програмного забезпечення та навчаннякадрів.
Це дасть змогу:
— проведення аналізу інформації для прийняття управлінськихрішень на рівні районної ради та райдержадміністрації;
— вдосконалення системи формування та збереження інформаціїна базі сучасних технологій її обробки;
— розширення можливостей надання інформаційних послуггромадянам та організаціям за рахунок передових технологій і засобів зв’язку.
Впровадження сучасного програмно-інформаційно забезпеченнядасть можливість побудувати корпоративні рішення для забезпечення більш чіткоїі прозорої роботи різних гілок влади і швидкого реагування на різного родупроблеми.
Це стає можливим завдяки створенню та підтримці достовірнихбаз даних по одному шаблону з використанням централізованої нормативно-довідниковоїінформації, формування консолідованої звітності на різних рівнях органів владидля проведення моніторингу і прийняття управлінських рішень.
Програмне забезпечення “Самоврядування” розроблено для створеннята ведення баз даних структур підпорядкованих органам влади будь-якого рівня ірозмірів, від сіл і селищ до райцентрів і міст. При незначній модифікації програмногозабезпеченняможна використовувати для інших потреб організаційно-управлінської діяльності:
— при проведенні виборів чи інших подібних заходів;
— для роботи в житлово-комунальних службах;
— для торгівлі, медицини та ін.;
Конкретна версія програмно-інформаційного забезпечення містить:
1. Адресну частину господарства (об’єкта) (населений пункт, вулиця, дім,квартира) з підтримкою специфічних найменувань фізичного розташування,унікальний номер домогосподарства та інше (телефон, фото).
2. Інформаційний блок про мешканців господарства:
а) прізвище, ім’я по батькові усіх мешканців;
б) ведення сімейної ієрархїї (ступінь родинного зв’язку);
в) дані, що ідентифікують особу (дата народження,ідентифікаційний код, стать, освіта, пільги, фах, дані про свідоцтво пронародження та паспортні дані, і т.д.);
г) соціальний статус особи (де раніше і на даний моментпрацює та проживає).
3. Накопичення та ведення історії про:
а) будівлі та комунальні послуги, що є в господарстві(матеріал, покриття, стан, площа загальна, площа житлова, кількість кімнат,послуги та їх характеристика) в розрізі змін, що відбувалися;
б) наявність тварин ( вид тварин, група тварин такількість);
в) вид техніки, її технічний стан, стан в органах державноїреєстрації.
Інформацію про земельні угіддя (категорію, площу, вид використання,тип власності, культури, під які використовується земля) з прив’язкою доконкретної людини та домогосподарства.
Довідникова інформація (довідники) (понад 35 довідників)адмініструються в районі. Дані в довідниках заповненні на базі погосподарськихкниг і є нормативно-довідниковими, що дозволяє:
— відкинути занесення некоректної інформації(використовуючи програмні методи);
— спростити занесення самої інформації;
— формувати консолідовану звітність на різних рівняхорганів влади для проведення моніторингу і прийняття управлінських рішень.
Програма легка в користуванні, робота в ній (принципизанесення, зміни, знищення, пошуку, фільтрування, видача звітів пройшлиапробацію і є однаковими при роботі з різними даними (жителі, тварини і т.д.))є зручною і інтуїтивно зрозумілою користувачу.
Даний програмний продукт містить модуль для швидкого пошукунеобхідної інформації, можливості сортування і фільтрування для зручногоперегляду даних та їх обробки.
Легкі та зручні засоби для передачі інформації в EXCEL та WORD у вигляді:
— типізованої звітності (певні звіти у відділ статистики);
— різного виду довідки ( про стан сім’ї у відділ субсидії,УЕГГ, РЕМ т.д).
Крім того, є можливість формування внутрішніми засобамистрогих звітів (Reports), що виключатиме можливість внесення недостовірних даних узвіт.
Сама інформація має декілька рівнів захисту:
— пароль+користувач при вході в програму;
— реляційна побудова бази даних з використанням тригерів іпроцедур не дозволяє занесення даних в базу за межами програми;
— використання додаткового поля в структурі файлів, деформується унікальна інформація про користувача, час його роботи є закодовано;
— передбачено можливість обмеженого доступу до інформації певнимкористувачам.
2.4. Автоматизація роботи канцелярії тамашбюро
Як вже зазначалося в попередньомурозділі, автоматизація традиційного, паперового документообігу є проміжнимрішенням, яке використовується для підвищення ефективності роботи органудержавної влади або місцевого самоврядування.
Автоматизація діловодства позначилася нароботі різних її підрозділів, в даному підрозділі буде розглянутийвпливавтоматизації діловодства на роботу таких функціональних підрозділів ззабезпечення діловодства як канцерія і машбро.
Насамперед в криворізькій районнійадміністрації був упроваджений модуль «Канцелярія». Не дивлячись на те що всучасній організації робота з документами йде в електронному вигляді, повністювиключити паперові документи з роботи неможливо, оскільки велика кількістьдокументів, що мають юридичну силу, представлена в паперовому вигляді, і такийстан речей залишатиметься ще достатньо довго.
Як правило, навантаження по забезпеченню«паперового» документообігу і контролю виконання доручень лягає на діловодів.Саме для них і був створений окремий модуль «Канцелярія».
Основні завдання цього модуля такі:
1) єдина реєстрація всієї вхідної івитікаючої кореспонденції, а також внутрішніх документів з використаннямреїстраційно-контрольних карток;
2) реєстрація місцезнаходженняпаперового документа на будь-якому етапі життєвого циклу документа: розглядкерівництвом, узгодження проекту документа, виконання і т.д.;
3) здійснення контролю за своєчасноговиконання доручень, резолюцій і вказівок керівництва;
4) списання документів в справувідповідно до прийнятої в організації номенклатури справ;
5) швидкий пошук необхідної інформаціїпо стану, наявності, русі паперових документів;
6) отримання необхідних стандартних формі журналів, а також статистичних звітів по документообігу організації.
З вересня 2006 року вся службовакореспонденція реєструється в новій системі. На сьогоднішній день за тих, щоминули полгода зареєстрованобільше 10 тисяч вхідних і витікаючих документів.
Для реєстрації документіввикористовуються реєстраційно-контрольні картки, які містять всі первинні дані(кореспондент, підрозділ організації, представник організації, дата реєстрації,реєстраційний номер, тема і короткий вміст документа, спосіб доставки і такдалі), а також необхідну інформацію про стан будь-якого паперового документаорганізації (місцезнаходження, стан виконання і так далі). Для витікаючих документівможна вказати список розсилки по організаціях.
Але тільки одній реєстрації паперовоїкореспонденції недостатньо. Я вважаю, що в будь-якій канцелярії повинне йтипотокове сканування паперових документів.
Сьогодні технічне забезпечення(спеціальні сканери дозволяють сканувати із швидкістю 20-30 сторінок в хвилину)дозволяє добитися того, що сканування займає у діловода не більше 5 відсотківробочого часу в день. В результаті ж отримується повна база вхідноїкореспонденції, і нам вже немає необхідності витрачати час і фінанси накопіювання документів, тому що ті співробітники, кому необхідний данийдокумент, можуть його отримати з бази ЕД. Спрощується пошук цих документів, і вже не виникає питання,про що саме документ, вказаний в реїстраційно-контрольних картках.
Для адаптації модуля «Канцелярія» дозавдань відділу службової кореспонденції були розроблені нові звіти,реєстраційні і контрольні картки.
Тепер працівники будь-яких підрозділів врамках певних прав мають можливість відстежувати вхідні і витікаючі документи,що дозволило істотно скоротити пошук документів і відновити історію цихдокументів.
Після реєстрації вхідний документ минаєетапи розгляду, винесення резолюції, постановки на контроль і виконаньдокумента. При цьому подальша робота виконавців з документом може вестисяповністю в електронному вигляді з врахуванням сканування. Це значно скорочуєвитрати часу виконавців і запобігає випадковій втраті оригіналу.
На підставі резолюції, винесеноїкерівником, документ може бути поставлений на контроль з призначеннямвиконавців доручень і термінів.
При роботі з електронними документамивсі переміщення документів здійснюються за допомогою завдань, але, коли виникаєнеобхідність скористатися паперовим оригіналом, на спеціальній закладціреїстраційно-контрольної картки фіксується місцезнаходження паперовогодокумента у будь-який момент часу.
По тих же принципах будується і робота звитікаючими і внутрішніми документами.
Програма «АС-Машбюро»призначена для автоматизації машинописних робіт і забезпечує виконання вавтоматизованому режимі наступних завдань:
· Створення, реєстрація і облікдокументів;
· Пошук документів;
· Забезпечення доступу додокументів в режимах перегляду і редагування.
Цілі використання системи«АС-Машбюро» для ведення діловодства Криворізькою районноюадміністрацією:
· підвищення оперативності роботипрацівників машбюро;
· впровадження перспективнихінформаційних технологій;
· впорядкування процедурреєстрації і зберігання документів в електронному вигляді;
· побудова єдиної операційноїсереди для роботи з інформаційними ресурсами машбюро;
· автоматизація роботидовідково-пошукового апарату.
Тобто використання системи «АС-Машбюро» дозволяє скоротити до мінімуму використання людськоготруда, що, по-перше, дозволяє скоротити робочий штат (економія на заробітнійплаті), а по друге зменшити кількість помилок при друкуванні документів.
ВИСНОВКИ
В першому розділі курсової роботи були розглянутітеоретичні засади створення та використання баз даних і зроблені наступнівисновки:
Основним об'єктом, який, з одного боку,визначає діяльність органів державного управління, а з іншого —відображаює і фіксуює результати цієї діяльності, є документ. Організаціяроботи з документами — важлива частина процесів керування і прийняття управлінськихрішень. Тому інформаційні технології підтримки діяльності органів державного управління повинні надавати ефективні і гнучкі засоби роботи з цимоб'єктом на всіх етапах його життєдіяльності.
Відомі два підходи до організації інформаційнихмасивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних. Файловаорганізація передбачає спеціалізацію та збереження інформації, орієнтованої, якправило, на одну прикладну задачу, та забезпечується прикладним програмістом.Така організація дозволяє досягнути високої швидкості обробки інформації, алехарактеризується рядом недоліків.
Електронні таблиці та текстові документи єчудовими засобами для вирішення так званих “однокористувачевих” задач, але вони поганопристосовані для сумісного користування даними. Електронні таблиці також корисні в якості шаблонів для простихформ вводу інформації, фле, якщо вам необхідно провести комплексну перевіркуданих, то тут їх функцій явнонедостатньо.
Але, якщо з розширенням бізнесу починаєзбільшуватись кількість
співробітників, що вводять у комп’ютер закази, то без бази даних вам не
обійтись.Так само електронна таблиця може використовуватись на великих
підприємствах для підготовки співробітникам звітів про свої витрати, але
для створення загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні
збиратися у базі даних.
Коли виникає необхідність колективноговикористання інформації, справжня система управління базами даних даєможливість захищати інформацію від несанкціонованого доступа так, що правопродивлятись дані або вносити в них зміни отримують тільки відповіднікористувачі.
В другому розділі курсової роботи бувпроаналізований процес документообігу Криворізької державної районноїадміністрації та запропоновані заходи щодо автоматизації цього процесу тазроблені наступні висновки:
У процесі впровадження СЕД необхіднозабезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб незаважати повсякденній діяльності підприємства.
У ході впровадження СЕД обов'язково вартоорганізувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації дляйого посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.
Відсутність необхідності вручну розмножуватидокументи, відслідковувати переміщення паперових документів всерединіорганізації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотнимобразом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контрольвиконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якістьроботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими ікерованими.
Програма БДД «Документ» розроблена вітчизнянимивиробниками є досить простою для користування і набагато полегшує роботу здокументами в Криворізькій міській адміністрації. Спільне використання системиелектронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати іпоєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.
Для пошуку прихованих закономірностей у великихмасивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується навідповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки всистемі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.
ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНОЇЛІТЕРАТУРИ:
1. Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992 №2657-ХІІ
2. Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 №852-IV
3. Закон України «Про електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV
4. Примірнаінструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000
5. БердтисА. Структуры данних. — М.: Статистика, 1974
6. БойкоВ.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. -М.:Финансы и статистика, 1992
7. Автоматизированныеинформационные технологии в экономике. Под. ред. Г.А.Титоренко — М. КомпьютерЮНИТИ, 1998
8. Правилароботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств,установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України16.03.2001 №16
9. Регламентроботи Криворізької державноїрайонної Адміністрації. – К. – 1996.