Вибір форми ведення бухгалтерського обліку
Однією зіскладових технічного напряму організації бухгалтерського обліку є вибір формийого ведення.
Відповідно дочинного законодавства підприємство самостійно визначає форму веденнябухгалтерського обліку, яка повинна передбачатися у Положенні про обліковуполітику.
Під формою веденнябухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, яківикористовуються у певній послідовності та взаємодії для ведення обліку.
Форми веденнябухгалтерського обліку розрізняються за наступними ознаками:
кількістюоблікових регістрів, які застосовуються, їх призначенням, змістом, формою ізовнішнім виглядом;
послідовністюзаписів в облікових регістрах;
зв'язком регістрівхронологічного та систематичного, синтетичного й аналітичного обліку.
Сутність будь-якоїз форм ведення бухгалтерського обліку полягає у тому, що інформаційні дані зпервинних документів у процесі своєї обробки до формування бухгалтерськоїінформації у вигляді бухгалтерської звітності проходять через визначенукількість перетворень, кожне з яких відображається у відповідному носії.
Це й визначаєрізноманітність облікових регістрів (середньовічне латинське registrum — список,перелік) — носіїв даних певної форми, побудованих відповідно до економічногогрупування інформації про активи, капітал і зобов'язання суб'єктагосподарювання.
В обліковихрегістрах відбувається узагальнення інформаційних даних з первинних документів.
Таким чином,регістри є засобом систематизації і накопичення облікових даних длявідображення отриманих результатів в аналітичному обліку, на рахункахбухгалтерського обліку та складання бухгалтерської звітності.
Не слід плутатиоблікові регістри з первинними документами, оскільки в облікових регістрахвідображаються інформаційні дані з первинних документів. Обліковими регістрамиможуть бути книги, журнали, відомості, картки, окремі листи, машинограми та ін.
Розрізняютьоблікові регістри, передбачені відповідною формою ведення бухгалтерськогообліку, та регістри довільної форми.
Прикладамирегламентованих регістрів є меморіальні ордери, журнали, Головна книга.
До регістрівдовільної форми відносяться групувальні та накопичувальні відомості,машинограми, регістри на безпаперовій основі. Регістри довільної форминабувають поширення в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку.
За ступенемузагальнення інформаційних даних облікові регістри поділяються на аналітичні (картки,окремі листи, відомості) та синтетичні (журнали, Головна книга).
Залежно відпобудови облікові регістри поділяються на хронологічні та систематичні.
У хронологічнихрегістрах інформаційні дані про господарські операції відображаються упослідовності їх здійснення. У систематичних облікових регістрах господарськіоперації групуються за встановленими ознаками.
Облікові регістрискладаються щомісяця і підписуються виконавцями та головним бухгалтером абоособою, на яку покладено обов'язок ведення бухгалтерського обліку напідприємстві.
Відповідальністьза правильність записів в облікових регістрах покладається на осіб, які їхсклали та підписали.
Будь-яка з формведення бухгалтерського обліку повинна відповідати ряду вимог:
забезпечуватиповноту та реальність відображення в облікових регістрах кругообороту засобів;
бути економною,тобто витрати на ведення бухгалтерського обліку із застосуванням певної формиведення обліку не повинні бути значними;
групування записівв облікових регістрах повинно забезпечувати одержання всіх показників,передбачених формами звітності, тобто уникнення здійснення додаткових вибірокабо звертання безпосередньо до первинних документів;
забезпечуватипоєднання синтетичного та аналітичного обліку;
забезпечуватипроведення економічного аналізу господарської діяльності підприємства.
Обираючи формуведення бухгалтерського обліку, підприємство повинно використовувати їїпротягом певного періоду часу (але не менше одного року).
Зміна прийнятоїформи ведення бухгалтерського обліку обов'язково повинна зазначатися уПоложенні про облікову політику.
У процесіісторичного розвитку форми ведення бухгалтерського обліку істотно змінювалисяпід впливом змін умов господарювання.
Залежно від носіївоблікових регістрів розрізняють два класи форм ведення бухгалтерського обліку: паперовіта комп'ютерну.
Відмінності таспільні характеристики порядку обробки інформації із застосуванням паперових ікомп'ютерної форм ведення бухгалтерського обліку наведено в табл.1.
Таблиця1. Інформаційні потоки в паперовій і комп'ютерній формах ведення облікуФорма Інформація в системі обліку вихідна операційна (поточна) звітна Факти господарського Обробка здійснюється: Інформація життя потрапляють до а) вручну; виводиться на системи б) за допомогою графічних паперовому паперова бухгалтерського символів, які наносяться на паперові носії обліку в процесі їх носії; реєстрації на в) за попередньо встановленими паперових носіях правилами Факти господарського Обробка здійснюється: Інформація жипя потрапляють до а) автоматично; може системи б) за допомогою електронних виводитися на Комп'ютерна бухгалтерського сигналів і на спеціальних носіях; будь-якому обліку в процесі їх в) за попередньо встановленими доступному реєстрації, але спосіб правилами носії і в будь- реєстрації і носій якій раніше інформації чітко не встановленій визначені формі
До паперових формбухгалтерського обліку належать:
меморіально-ордерна;
Журнал-Головна;
журнально-ордерна;
журнальна;
форми веденнябухгалтерського обліку, які застосовуються суб'єктами малого підприємництва.
Зміна формиведення бухгалтерського обліку призводить і до зміни в організації роботибухгалтерської служби. Так, впровадження комп'ютерної форми веденнябухгалтерського обліку сприяє підвищенню контрольних функцій обліковихпрацівників і ліквідує рутинну роботу.
Меморіально-ордернаформа передбачає складання бухгалтерської проводки накожен первинний документ окремою довідкою в меморіальних ордерах.
Особливостямимеморіально-ордерної форми обліку є:
оформленнябухгалтерських проводок меморіальними ордерами;
поділ синтетичногообліку на хронологічний і систематичний;
веденняаналітичного обліку на картках.
Меморіально-ордернаформа надає широкі можливості для розподілу облікових робіт, однак вимагаєбагаторазового переписування даних з регістру в регістр.
Для операцій зоднаковою кореспонденцією рахунків відкриваються окремі відомості, за якими вкінці місяця підбиваються підсумки та складаються підсумкові меморіальні ордери.
Аналітичні (допоміжні)рахунки ведуться в книгах, у картках, на вільних аркушах. Записи зааналітичними рахунками здійснюються щоденно з посиланням на номер меморіальногоордеру.
Меморіальні ордеринумеруються у хронологічному порядку, підписуються головним бухгалтеромпідприємства та виконавцем і записуються до реєстраційного журналу.
Вибірмеморіально-ордерної форми ведення бухгалтерського обліку обумовленийдостатньою простотою її будови, наочністю записів, можливістю розподілуоблікової роботи між спеціалістами різного рівня кваліфікації.
Проте дана формаведення бухгалтерського обліку має і ряд недоліків, зокрема, здійсненнябагаторазових записів, відрив синтетичного обліку від аналітичного, значнатривалість облікового циклу робіт та незручність перевірки взаємних розрахунків.
На сьогоднімеморіально-ордерна форма застосовується, як правило, в бюджетних установах.
Журнал — Головнаформа обліку.
На підприємствах,які мають невелику кількість синтетичних рахунків, може застосовуватися один зіспрощених варіантів меморіально-ордерної форми ведення обліку, який прийнятоназивати формою Журнал-Головна.
За цим варіантомхронологічна реєстрація меморіальних ордерів поєднується із записами засинтетичними рахунками в одній книзі, яка має назву Журнал-Головна.
Застосування даноїформи ведення бухгалтерського обліку передбачає групування операцій удопоміжних накопичувальних відомостях.
За цимивідомостями раз на місяць складаються меморіальні ордери.
Дані змеморіальних ордерів щомісячно переносяться до регістру синтетичного обліку — книги«Журнал-Головна», яка є оборотно-сальдовою відомістю підприємства тапідставою для складання звітності. Облік у книзі «Журнал-Головна» ведетьсяза синтетичними рахунками.
До переваг веденнябухгалтерського обліку за формою Журнал-Головна можна віднести її наочність,можливість контролю записів, простоту в навчанні.
У той же час данаформа є доволі громіздкою та незручною, дозволяє застосувати обмежену кількістьрахунків і створює обмеженість у розподілі облікової праці.
Наведені недолікиобмежують сферу застосування форми ведення бухгалтерського облікуЖурнал-Головна.
Журнально-ордернаформа обліку.
Журнально-ордернаформа ведення бухгалтерського обліку ґрунтується на застосуванніжурналів-ордерів, де збираються і систематизуються дані первинних документів.
Журнально-ордернаформа обліку передбачає:
здійснення записіву журналах-ордерах у порядку реєстрації операцій;
об'єднання взаписах синтетичного та аналітичного обліку;
відображення убухгалтерському обліку господарських операцій в розрізі показників, необхіднихдля здійснення управління, контролю, аналізу та складання бухгалтерськоїзвітності;
застосуванняжурналів-ордерів за декількома рахунками, які мають між собою економічнийзв'язок;
побудова обліковихрегістрів із заздалегідь вказаною кореспонденцією рахунків і показниками,необхідними для складання бухгалтерської звітності.
Аналітичний облікз використанням даної форми обліку ведеться за допомогою книг аналітичногообліку або карток.
Головна книга якзведений обліковий регістр дозволяє отримувати певну інформацію не за місяць (якжурнали-ордери і відомості), а наростаючим підсумком.
Основнимиперевагами журнально-ордерної форми обліку є скорочення кількості записів таполіпшення техніки обліку, взаємний контроль записів в облікових регістрах таоперативність.
Даній форміведення бухгалтерського обліку властиві і недоліки: непристосованість докомп'ютерної обробки даних, складна будова регістрів, вимагає високого рівнякваліфікації облікових працівників.
Сьогодніжурнально-ордерна форма ведення обліку застосовується лише на підприємствахагропромислового комплексу.
Журнальна формаобліку.
Вдосконалення меморіально-ордерноїформи ведення бухгалтерського обліку зумовило відмову від складання меморіальнихордерів і реєстраційних журналів та появу більш прогресивної форми — журнальної.
Особливостямижурнальної форми ведення бухгалтерського обліку є наступні:
побудова журналівза кредитовою ознакою;
застосуваннянакопичувальних журналів і допоміжних відомостей;
поєднання в одномурегістрі хронологічного та систематичного запису;
зазначення вжурналах кореспонденції рахунків;
поєднання в одномужурналі декількох взаємопов'язаних синтетичних рахунків;
максимальневикористання шахових відомостей.
У журналахзазначаються коди (шифри) й найменування кореспондуючих рахунків за операціями,що обліковуються в даному журналі. Журнали відкриваються на місяць на окремийсинтетичний рахунок або групу синтетичних рахунків.
Окрім журналів,дана форма ведення бухгалтерського обліку передбачає складання відомостей,Головної книги, таблиць з аналітичними даними, аркушів-розшифровок, реєструдепонованої заробітної плати, бухгалтерських довідок (у випадку здійсненнявідповідних операцій).
Відомості тааркуші-розшифровки призначені для аналітичного обліку, попередньогонакопичення, групування та узагальнення облікових даних, які містяться уприйнятих до обліку документах.
Бухгалтерськідовідки використовуються для виправлення помилок, допущених у минулих звітнихперіодах.
Головна книгавикористовується для узагальнення облікових записів у журналах, взаємноїперевірки облікових записів за рахунками бухгалтерського обліку й складанняфінансової звітності.
Вона передбачаєщомісячне перенесення підсумків облікових записів з журналів до окремогоаркушу, який виділяється на один синтетичний рахунок.
Порядок веденняоблікових регістрів, виправлення в них помилок, узгодженість даних синтетичногой аналітичного обліку затверджено законодавством. Формати (розміри) регістрівбухгалтерського обліку для виготовлення (друкування) є орієнтовними та можутьудосконалюватися підприємством з урахуванням специфіки його діяльності.
Форми ведення обліку СМП
Суб'єкти малогопідприємництва (СМП) використовують одну з двох форм ведення бухгалтерськогообліку:
а) просту формубухгалтерського обліку;
б) спрощену формубухгалтерського обліку.
Проста формабухгалтерського обліку передбачає використання Журналу обліку господарськихоперацій, в якому записи здійснюються на підставі первинних і зведених бухгалтерськихдокументів, відомостей нарахування заробітної плати й амортизації тощо звідображенням суми операції на рахунках бухгалтерського обліку.
За необхідностізаписи господарських операцій продовжуються у вкладних аркушах до Журналуобліку господарських операцій. Даний Журнал складається щомісяця.
Для аналітичногообліку розрахунків з оплати праці, дебіторами та кредиторами малі підприємствазастосовують Відомість 3-м, підсумкові дані якої (без повторення записів, щоздійснюються у Журналі безпосередньо з первинних документів) заносяться доЖурналу обліку господарських операцій з позначенням у графі 3 «Відомість3-м».
Спрощена формабухгалтерського обліку передбачає узагальнення інформації про господарськіоперації у таких регістрах бухгалтерського обліку (табл.2).
Таблиця 2.
Характеристикаоблікових регістрів спрощеної форми ведення бухгалтерського облікуРегістри бухгалтерського обліку Розділи регістру Рахунки спрощеного Плану рахунків 1 2 3 Відомість 1-м Розділ І. Облік готівки та грошових документів ЗО «Каса» Розділ II. Облік грошових коштів та їх еквівалентів 31 «Рахунки в банках» Відомість 2-м Облік запасів -
20 «Виробничі запаси»,
26 «Готова продукція» Відомість 3-м Розділ І. Облік розрахунків із дебіторами та кредиторами, за податками та платежами, облік довгострокових зобов'язань і доходів майбутніх періодів
37 «Розрахунки з різними дебіторами», 55 "Інші довгострокові зобов'язання", 64 «Розрахунки за податками і платежами»,
68 «Розрахунки за іншими операціями», 69 «Доходи майбутніх періодів» Розділ II. Облік розрахунків з оплати праці 66 «Розрахунки з оплати праці» Відомість 4-м Розділ І. Облік необоротних активів та зносу 10 «Основні засоби», 13 «Знос необоротних активів» Розділ II. Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів
14 «Довгострокові фінансові інвестиції»,
15 «Капітальні інвестиції»',
18 "Інші необоротні активи",
35 «Поточні фінансові інвестиції»' Відомість 5-м Розділ І. Облік витрат 84 «Витрати операційної діяльності», 85 "Інші затрати" Розділ II. Облік витрат на виробництво 23 «Виробництво» Розділ III. Облік доходів і фінансових результатів 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)», 70 «Доходи», 79 «Фінансові результати» Розділ IV. Облік власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів 39 «Витрати майбутніх періодів», 40 «Власний капітал», 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів» Оборотно-сальдова відомість - Всі рахунки спрощеного Плану рахунків /> /> /> /> />
Підсумкові записиз відомостей переносяться до Оборотно-сальдової відомості, яка використовуєтьсядля узагальнення даних регістрів бухгалтерського обліку за кожним рахункомбухгалтерського обліку.
Суб'єкти малогопідприємництва мають право використовувати будь-яку іншу форму веденнябухгалтерського обліку (журнальну, комп'ютерну тощо).