Анализ свойств документа

Содержание
Введение
1. Понятие о документе
1.1 Сущность иразвитие понятия «документ»
1.2 Признаки и функции документа
2. Документная информация
2.1 Анализ свойств документа
2.2 Изменение функций документа
Заключение
Список используемых источников

Введение
Тема для данной курсовойработы выбрана, потому что документы используются ежедневно в жизни каждогочеловека, но лишь малая часть населения земли знает определение слова«документ», лишь не многие имеют представление об истории создания документов иреформ, которым они подвергались.
Актуальность данной темызаключается в повседневном использовании человечеством документов и информации,которую они несут.
Объектом исследований вработе является документ, но не только изучение его понятия и предмета, а восновном как источника и носителя информации. Документ – средство закрепленияразличным способом на специальном материале информации о фактах, событиях,явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений.Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.
Предметом работы являютсясвойства документа – это качества, признаки, которые присущи документу внезависимости от того, осознаются они человеком или нет.
Целью данной работы являетсяанализ свойств документа.
Для достижения цели былипоставлены задачи:
1 Дать определениепонятию «документ»;
2 Определитьпризнаки и функции документа»;
3 Проанализироватьсвойства документа.
Для решения поставленныхзадач при написании данной курсовой работы, были использованы работы следующихавторов: М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, Н.Н. Кушнаренко, Л.А. Румыниной, С.Н.Данилина, Ю.Н. Столярова, Н.С. Ларькова. Также нельзя и обойтись без статей изжурналов таких как «Делопроизводство», «Секретарское дело».
Данная курсовая работасостоит из введения, главы 1 «Понятие о документе», главы 2 «Документнаяинформация», заключения и списка использованных источников. Глава 1 состоит издвух пунктов: Сущность и развитие понятия «документ», признаки и функции документа.Глава 2 содержит следующие пункты: анализ свойств документа, изменение функцийдокумента.

1. Понятие о документе
1.1 Сущность и развитиепонятия «документ»
В документной наукеключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однакоименно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, ктоисследует проблемы информационно-документационной деятельности.
Сам термин «документ» (documentum латинского происхождения,производный от слова “docere”– учить, извещать). От одного с ним корня произошли доцент, доктор, доктрина.Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, ав начале 8 века – и в русский язык.[1, с.44]
На разных этапах историии в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание. Какизвестно, любое понятие – это представление о наиболее существенном, самомважном, главном в изучаемых предметах и явлениях, поскольку невозможно охватитьвсе и признаки, свойства, стороны. По мере проникновения вглубь изучаемыхпредметов и явлений происходит уточнение, расширение наших представлений о них,а следовательно, происходит расширение и самих понятий. Сказанное в полной мереотносится и к документу.
В древнем мире слово documentum первоначально обозначались предметы,которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали пониматьписьменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальномносителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства,доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем сталиобращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовоезначение и в этом смысле использовался вплоть до 19 века.[2, с.58]
В России он был переведенПетром 1 именно как «письменное свидетельство», и на всем протяжении 18столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовоезначение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти неупотреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычноиспользовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».
Постепенное накоплениезнаний о документах привело в 19 веке к выделению, помимо правового, также иуправленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля,где документ определялся как «всяка важная деловая бумага, также диплом,свидетельство».
К середине 2 столетия вотечественном документоведении получил определенность еще один важнейший аспектдокумента – исторический, т. е. его значение как носителя ретроспективнойинформации. В частности, авторы «Словаря современного русского литературногоязыка», изданного в 1954 г., выделяли «исторические документы – летописи,хроники, записи и т. п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии,лице, эпохе и т. п.».
Между тем за рубежом ещев начале 20 века было предложено гораздо более широкое толкование понятия«документ». Уже упоминавшийся бельгийский ученый Поль Отле рассматривалдокумент в широком социально-культорологическом контексте. «Документом, — писалон, — называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранениявоспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этотпредмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются: книги,журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки письменныенаброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптическиетаблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле словабудут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или вуменьшенном виде. Документ – кристаллизованная мысль».
Следует отметить, чтотакое понимание документа нашло положительный отклик и в России. В частности, в16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося в начале 20 векаФ.А. Брокгаузом и И. А. Ефроном, в соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг)было сформулировано определение понятия «документ» не только в узком,юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле:«Документ – в обширном смысле всякий неодушевленный предмет, содержащий в себеследы человеческой мысли и деятельности». Однако понадобилось несколькодесятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документамивосприняли подобный подход.[1, с.68]
Между тем в первойполовину 20 столетия было существенно предусмотрено содержание понятияинформация. До того времени это понятие увязывалось прежде всего с сообщением,осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно сталосвязываться с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным поотношению к информации. А во второй половине 20 века с развитием кибернетики,информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальнойсущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшемурасширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот периодбыло дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и«информация». Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная наматериальном носителе. Таким образом, ученые выделили самое главное,существенное в документе – его информационную составляющую.[3, с.18]
Однако незавершенностьнаучных представлений об информации и, как следствие, наличие многочисленных иразнообразных суждений о сущности, природе, содержаний понятия «информация» немогли не отразиться и на определении понятия «документ. Каким образом?
Среди философов,естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течениинескольких десятков лет идет спор вокруг двух различных подходов к понятию«информация». Их сторонники признают существование информации в объективнойдействительности, но по-разному оценивают ее наличие в природе. Однирассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальнымобъектам, в том числе и неорганической природе. Причем некоторые из них ставятинформацию в один ряд с категориями вещества и энергии. Эта концепция получаланазвание атрибутивной.
Другие полагают, чтоинформация появилась лишь с возникновением жизни и связывают ее сфункционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации внеживой природе (функциональная концепция). В свою очередь, среди сторонниковвторого подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессыпротекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относятинформацию лишь к человеческому обществу и сознанию. Так, Ю. Н. Столяров пишет:«В объективном мире существуют бесчисленные свойства и отношения внутривещества и энергии, а также между веществом и энергией. Часть их воспринимаетсяорганами чувств, распознается, т.е. превращается в образ (семантическипреобразуясь в модель объективной реальности) и субъективно осознается какинформация. Информация в сущности есть достояние только субъективного сознания,за его пределами информации не существует. Онтологически информация естьсубъективная реальность». Однако информация может быть объективирована – вслучае, если она фиксируется в знаковой форе на внешнем носителе.[4, с.26]
Такое представлениеобъясняет, почему одно и то е сообщение по-разному понимается различнымисубъектами или не понимается ими вовсе.
Аноропоцентристыфактически отождествляют понятия «информация» и «социальная информация».
Результатом продолжающихсянаучных споров является отсутствие сколько-нибудь точного и устоявшегосяопределения понятия информации. Так, в Словаре основных терминов в областиинформатики представлено четыре наиболее распространенных толкования этогопонятия:
1) «Информация – этосмысл полученного сообщения, его интерпретация»;
2) Информация – это«содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
3) «Информация – еготретья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
4) «Информация – этото, что уменьшает неопределенность события»[1, с.89]
Однако все авторы вконечном счете сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации,выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. Приэтом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, поопределению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения осоциальной форме движения материи и о всех ее других формах в той мере, в какойони используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни».
В свою очередь,социальную информацию обычно подразделяют на:
- массовую(общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);
- специальную(научную, техническую, производственную, управленческую);
- личную(межличностную).
Именно социальнаяинформация связывается с понятием документа.
Таким образом, кнастоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболеесущественные характеристики, как информационное предназначение, наличиематериального носителя, а также ряд функциональных аспектов.[5, с.46]
Вместе с тем определенияпонятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит,во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информациии, во-вторых, т выдвижения на первый план какой-либо одной составляющейдокумента, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном егофункциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порахрассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленномвиде». В результате под это определение подпадало необъятное множествообъектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержиткакую-либо информацию.
Для общественных наук, взависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерновыделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических наукахакцентируется внимание на первом аспекте. В результате документ фигурируетпреимущественно как средство документирования и доказательства правовыхотношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средствофиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документырассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носителиретроспективной информации.
В связи с этим переддокументоведение, изучающим в историческом развитии все типы, виды иразновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное,обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто,о чем свидетельствуют имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиесядискуссии на эту тему. [6,с.11]
Сопоставив и осмысливразличные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можноостановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшейстепени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – этоинформация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой формесозданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

1.2 Признаки и функциидокумента
Документ, который созданв обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ееэлемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют системудокументации. До настоящего времени в документоведении не существуетнепротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Важнейшим признаком дляклассификации документов является его содержание. Служебные документы могутподразделяться: по административным вопросам; материально-техническомуснабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету;подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросами т.д.Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться последующим признакам.[7, с.13]
По наименованиюсуществует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые:приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы,инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма,телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения,доверенности и т.д.
По способу фиксацииинформации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские,подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональныхкомпьютерах), графические и фото, фоно, кинодокументы.
По степени сложностидокументы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, вкоторых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
По степени гласностиразличают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом.Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенносекретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом«конфиденциально».
По юридической силедокументы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бываютдействительные и недействительные. Недействительным документ становится врезультате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнениядокументы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документысо сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовымиактами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По происхождениюдокументы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, ворганизациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений,просьб).[8, с.108]
По срокам хранениядокументы делятся на документы временного и постоянного срока хранения.Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы сосроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательностидокументы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственнойи иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения,носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификацииразличают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные иунифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документыразрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являютсядокументы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однороднымифункциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документыимеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются приокончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такиедокументы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носяториентировочный характер и используются для составления и оформления документовпо аналогии.
Анкета — способпредставления унифицированного текста, при котором постоянная информациярасполагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессеего составления в правую часть листа.
Таблица — документ, вкотором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовкистрок), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечениисоответствующих граф и строк.
Текст, представленный ввиде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строгоклассифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичныеданные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпускови другие документы.[8, с.88]
Под функцией (от лат.«functio» — исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевоеназначение, специально выработанный способ его употребления. Иначе говоря,функции документа предопределены его общественно-практическими целями изадачами, являются производными от них.Функциидокумента непосредственно связаны с функциями информации, которые документпринимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различныхчеловеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ такжеполифункционален.[9, с.89]Различныефункции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой.
Функции документа – этоего общественная роль, социальное назначение, цель, задача.
Весь спектр социальныхфункций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие;3) специальные.
Главная, наиболееобобщающая функция документа- это хранение и передача (распространение)информации во времени или пространстве. Документ создается для обеспеченияпотребностей общества с помощью размноженной документной информации.
Общие функции –информационная, коммуникативная, кумулятивная – характерны для всех документов,независимо от их вида и типа.
Информационная функция –это способность документа удовлетворять потребности общества и информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативностидокумента является его информационная емкость, т. е. количество и качествоинформации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такимипоказателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизнаинформации. Документ неразрывно связан с информацией. Это главное свойстводокумента – закреплять и нести информацию. Более точно, на мой взгляд, этуфункцию можно было бы назвать функцией закрепления (запечатления) информации.
Коммуникативная функция –это способность документа быть информативным средством передачи, обмена,коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документнуюкоммуникацию, которая без него была бы невозможна. С помощью коммуникативнойфункции документа осуществляются все информационные связи общества. Именно этафункция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболеебыстрой ее реализации.
Кумулятивная функция –это способность документа накапливать, концентрировать, собирать иупорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущегопоколений. [10, с.37]
Специальные функцииприсущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются вбольшей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная,мемориальная, гедоническая и др. функции.
Управленческая илирегулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целейуправления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы,постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры,предписания, т. е. официальные и деловые документы). Подавляющая частьдокументов создается именно в сфере управления, и составляются документы длявыполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа(организационные документы: положения, инструкции, правила и т. д.),разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительныедокументы: приказы, постановления, решения и т. п.), подтверждаются факты, идетобмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетныедокументы, информационно-справочные документы). К документам, созданным длявыполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности,достоверности, полноты информации и, конечно, прежде всего своевременностиполучения информации. Как гласит поговорка, что «кто владеет информацией, тотвладеет ситуацией, тот и король». Именно документы, выполняющие управленческуюфункцию, то есть циркулирующие в системах управления, являются объектомунификации и стандартизации.
Познавательная иликогнитивная функция способность документа служить средством получения ипередачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Этоназначение документа состоит в обеспечении общественного и профессиональногопроцесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия,методические рекомендации и т. п. – т. е. учебные документы), а также научнойдеятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент,отчет, научные документы).[11]
Правовая функция – этоспособность документа служить средством доказательства, подтверждениякаких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладаютофициальные издания (конституции, законы, уставы), а также историческиеисточники служащие средством свидетельствования. Также эта функция заключаетсяв установлении и заключении правовых норм и правоотношений в обществе.
Общекультурная функция –способность документа содействовать развитию культуры общества, выступатьсредством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системыценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.
Мемориальная(памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью»человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одногопоколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам(артефактам), обладающая особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме илиусловиям бытования во внешней среде документы).
Гедоническая функция –способность документа служить средством отдыха, развлечения, рациональногоиспользования свободного времени.[1, с.45]
К специальным функциямдокумента можно также отнести статистическую, источниковую, подтвержденияавторского авторитета и др. количество специальных функций документа, как ипотребностей общества, неисчислимо.
Документ создаетсячеловеком и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу.Никакое сообщество не может существовать без информационных связей. Документзакрепляет эти социальные связи, все процесс, происходящие в обществе.Конкретный документ целенаправленно создается в определенной социальной среде,которую он отражает, и, следовательно, он выполняет социальную функцию.[12,с.66]
Не менее древней являетсяучетная функция. Человек с древнейших времен хотел учесть количество населенияв государстве (княжестве) для обложения налогами, размеры принадлежащей емуземли, количество скота, имеющегося у него урожая, денег и т. д. Документы,выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественныеданные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, втом числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и другие формы.
Таким образом, рассмотревосновные функции, выполняемые документом, мы видим, что любой документ всегдаполифункционален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них –общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документнаделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжаявыполнять общие функции.[13, с.43]
Изучение функцийдокумента имеет не только научное, но и практическое значение.
Во-первых, изучениефункций необходимо для разработки теоретических основ документоведения.
Значение функцийпомогает:
— определить рольдокумента в системе управления;
— провести классификациюи систематизации документов с целью их унификации и стандартизации;
— провести экспертизуценности документов, установив их научную, историческую и практическуюзначимость;
— выработать определенныетребования к документам, создаваемым в процессе управленческой деятельности,для внедрения средств автоматизации и механизации в их создание, обработку ихранение.
Документ – явлениесложное. Его изучение сегодня активно проводится многими научными дисциплинами,но в изучении его природы и назначении еще много белых пятен.Полифункциональность документа позволяет его исследователям выделять, взависимости от их подхода к понятию «документ», и другие функции (например,познавательная или когнитивная (способность документа служить средством ипередачи знаний), гедоническая (способность документа служить средством отдыха,развлечения, рационального использования свободного времени),источниковедческая и т. д.). Исходя из функций документа, изучаемых различныминаучными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».

2. Свойства документа
2.1 Анализ свойств документа
Свойства документнойинформации – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимостиот того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны ссодержанием понятия документа и его основными функциями. Документная информацияобладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойстватакже можно разделить на внутренние и внешние, а среди внешних свойств выделитьтри группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, ееприемника и объекта или явления, которое она отражает.
Наряду с общимисвойствами, документная информация обладает и рядом специфических свойств,отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числуследует отнести, прежде всего, фиксированный характер документной информации,вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документная информацияобладает свойствами оперативности и ретроспективности и всегда имеет целевоезначение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.[5, с.97]
Любая документнаяинформация имеет знаковую форму. Причем возможна запись информации наматериальный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе говоря,информация обладает свойством инвариантности, т.e. автономности от видов носителей.
Носители информацииподвержены различным видам старения и возможности разрушения, чтопредопределяет еще одно свойство – бренность документной информации.
Возможность размноженияинформации, передачи ее с одного носителя на другой связана с таким свойством информации,как транслируемость.
Следствием размножения –мультипликативность информации, т. е. возможность одновременного существованияодной и той же информации на различных носителях.
Важнейшим свойствомдокументной информации является ее рассеяние. Будучи зафиксированной наматериальном носителе и отделившись, таким образом, от субъекта, информацияначинает относительно самостоятельное движение в социальном времени ипространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но вдействительности подчиняться определенным закономерностям.
С рассеянием документнойинформации тесно связано еще одно ее свойство – дискретность, заключающееся ввозможности информации передаваться, храниться и использоваться по частям. Дискретность,с одной стороны, способствует рассеянию информации, а с другой – помогаетоптимизировать многие информационные процессы. В частности, дискретностьпозволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можнокодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве споследующим декодированием.[14, с.186]
Обобщеннойхарактеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации дляпотребителя, является ее качество. Показателями качества и одновременносвойствами документной информации выступают: полнота, полезность,своевременность, доступность, достоверность, новизна, защищенность, ценность,эргономичность.
Важнейшее свойстводокументной информации – ее ценность, т. е. потребительская значимость, котораявыражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению.При этом ценность любой информации может быть реализована только в рамкахопределенной информационной системы, в качестве элемента этой системы,связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Отсюда ценностьдокументной информации зависит прежде всего от степени ее вовлеченности в сферуобщественного бытия человека. Отражая определенные социальные отношения,документ изменяет свою ценность в зависимости от измененийпространственно-временной, психологической среды его бытования.
Одна и та же информацияможет иметь различную ценность для разных потребителей. К примеру, сообщение онадвигающейся грозе неравноценно для одинокого путника в степи, для городскойдомохозяйки или для горняка, работающего в шахте.
Как можно определить,измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ» Р.Л. Стивенсона. Тампираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучитьбумаги Флинта, карту, т. е. документную информацию. В противном случае длядостижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либодействовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта жепозволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценностьдокументной информации может быть измерена степенью приближения к цели или жевеличиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяетсястепенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. Внауке одним из показателей ценности информации служит частота цитированияработы того или иного автора, ученого, т. е. число ссылок на нее в течениегода.[15, с.17]
В свою очередь,результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметьматериальное либо духовно-нравственное измерение.
Ценностью может обладатьи дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя же дезинформацияобладает отрицательной ценностью, уменьшает вероятность достижения цели.
Информация может бытьполезной и бесполезной. Полезность информации – еще одно из свойств. Полезностьесть не что иное, как ценность информации в определенных конкретных условиях.Это – потенциальное свойство содействовать событию, которое еще не произошло.Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна,поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессеактуализации информации.
Существеннойхарактеристикой документной информации является ее полнота, которую обычноопределяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученнойинформацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основеуправленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документнаяинформация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать наматериальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мыявляемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах.Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.[16]
Следует различать полнотуи избыточность информации. Избыточная информация – это повторяющаяся,дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательносвязывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним являетсяв среднем около трети всего объема информации, предназначенной для потребленияв управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60 %научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком.Мало того, он попросту не успеет их прочитать в процессе выполнения своихпрофессиональных обязанностей, если будет читать все подряд.
Однако с избыточностьюинформации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться напервый взгляд. Прежде всего, необходимо различать семантическую (смысловую) илингвистическую (языковую) избыточность. Семантическая избыточность документнойинформации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна изависит от уровня его знаний в той области, с которой связана даннаяинформация.
Лингвистическаяизбыточность характеризуется тем, что для выражения и понимания какой-либодокументной информации используется гораздо больше слов, чем это вдействительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряде случаевтакого рода избыточная информация, называемая еще информационным шумом, приноситдаже пользу. Причем необходимость избыточности доказана эволюционным развитием,поскольку избыточными являются практически все существующие алфавиты и языки. Кпримеру, в русском языке избыточность составляет 40 % (по другим данным – до60-70 %), во французском – 55 %. Лингвистическая избыточность позволяеткоммуниканту в процессе документирования более свободно оперировать словами,терминами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогаетподдерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определенногораздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состояниидлительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от негопостоянного напряженного внимания, что приводит к быстрому утомлению и потереспособности к восприятию. Кроме того, языковая избыточность способствуетлучшему запоминанию информации, в отличие от смысловой избыточности, которая,напротив, препятствует пониманию и запоминанию информации.
Будучи неотъемлемой,составляющей человеческой деятельности, документная информация социальна посвоей сущности, а, следовательно, неизбежно содержит элемент субъективности.Документ составляется человеком, который по своему усмотрению производит отбортех или иных фактов, определенным образом их располагает, анализирует,интерпретирует и т. д. реципиент также субъективно воспринимает документнуюинформацию. Поэтому можно говорить лишь о той иной степени объективностидокумента.
С полнотой и субъективностьюсвязана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессефиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверностьувеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступаетсверхизбыточность информации, которая уже перестает влиять на степень еедостоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все отуровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки,оформления информации.[15, с.67]
Проблема достоверностиинформации нередко бывает связана с преднамеренным ее искажение – дезинформацией(фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либонеполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких-либо фактов.Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойствдокументной информации, поскольку любые ее отклонения могут отрицательносказаться на качестве принимаемых управленческих решений.
Со временем информация,даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна.Некоторые авторы (Г. Г. Воробьев) вообще полагают, что информация – это не то,что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В рядеизданий утверждается, что в деятельности фирм только 10 % информации считаетсяновой.
Понятие новизны такжеотносительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде,может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессереализации функции документа как исторического источника.
С новизной связанасвоевременность информации, т. е. ее способность соответствовать запросампотребителя в нужный момент времени.
Одно из свойствдокументной информации – ее доступность, т. е. возможность полученияпотребителем.
Защищенность – свойстводокументной информации, которое характеризует невозможностьнесанкционированного доступа и изменения, искажения ее со стороны других лиц.
Еще одним свойствоминформации является ее эргономичность, т. е. оптимальность формы объемаинформации для конкретного потребителя.[17, с.14]
Наконец, важным свойствомдокументной информации является ее адекватность (определенность), т. е.соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объектуили явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишьо степени адекватности, поскольку любая информация содержит элементнеопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних,существуют внутренние свойства документной информации. Они находят своевыражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.
Объем информации даетвозможность ее количественного измерения. А без измерения, как известно, вообщеневозможно научное познание. По словам знаменитого физика Макса Планка,существует лишь то, что можно измерить.
Каким образом можноподсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить наэтот вопрос, нужно сделать два предварительных замечания. Во-первых, следуетпризнать, что в настоящее время отсутствует универсальная мера для измеренияколичества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуютинформацию, содержащуюся в определенном документе, предназначенном длясоответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любойдокумент является многоуровневой информационной системой, где каждый уровеньимеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический(знаковый), семантический (значимый), структурный. Иногда выделяют такжепрагматический, латентный и др. уровни.
Физический объемписьменных документов можно выразить в печатных листах. Печатный лист – этооттиск на одной стороне листа бумаги формата 60*90 см. используется такжепонятие условного печатного листа. В условных печатных листах просчитываютсяоттиски на бумаге других форматов (например, 70*90см) через специальныйкоэффициент.
Информационный объемдокумента может быть выражен в учетно-издательских и авторских листах. В этомслучае осуществляется переход уже на синтаксический (знаковый) уровень.
Отношение информационногообъема документа (синтаксического уровня) к физическому объему свидетельствуето компактности документа.[5, с.56]
Однако физический объемдокумента, также как и количество знаков в нем, т. е. синтаксический уровень недают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать жеэто реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообщесчитают подобный подсчет невозможным.
Изучение свойствдокументной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-тодостаточно далеким от практической документной деятельности, в действительноститесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимопринимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использованииунифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив,преднамеренного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа,критической оценки информации; при определении принципов и критериев ееценности и т. п. Иначе говоря, свойства документной информации реализуются какраз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания изаканчивая архивным хранением и использованием в качестве историческихисточников.
2.2 Изменение функцийдокумента
Кроме того, что документимеет множество функций и свойств, существует еще такое понятие, как изменениеих в зависимости от области применения. Например, если рассмотреть функциютакого нормативного акта как Конституция РФ, то в юридической науке она будетиметь управленческую функцию, а в исторической науке скорее информационную. Всвязи с этим рассмотрим различные функции более подробно и на примерахизменения их в различных областях.
Возникновение документабыло обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно — необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации.Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам.Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способамидокументирования, хранения, передачи, использования информации, с еёдоступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередкодокументоведы объединяют их в некую единую информационную функцию.
Одной из важнейшихфункций любого документа, безусловно, является функция закрепления,запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет созданиедокумента. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессереализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающаянеобходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.[18, с.29]Коммуникативнаяфункция предназначена не только для решения задачи трансляции информации всоциальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержанияинформационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, исоциально цементирующую роль.Зафиксированнаяна материальном носителе информация может быть многократно востребована.Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Неслучайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительноечисло специальных учреждений и организаций — архивов, информационных центров,музеев и др.Хранениеинформации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условиемсуществования человеческого общества является знание своего прошлого,накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей еёпередачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись вретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиямиисторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческогообщества. В результате происходит реализация функции исторического источника,которая является разновидностью функции хранения информации и которой документыпотенциально обладают с момента своего появления. [19]Однойиз важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документможет рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или инойстепени отражающий уровень материальной, научной и передача от поколения кпоколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм,приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов,культурного потенциала в обществе.Помиморассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всемдокументам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках тойили иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего,следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладаетзначительный массив документов, специально создающихся для целей управления ивыступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируютпреимущественно в оперативной среде.Посколькупроцесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии,циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайноразнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.Суправленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается взакреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают,прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяютправовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иныедокументы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия.Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные,прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие засобой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорныеотношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы обобразовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовуюфункцию на время могут приобрести и другие документы, например, дляиспользования в качестве судебного доказательства.[13, с.46]Историческиодной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнениесоциальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже настадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е.регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющиефункцию учёта документы необходимы не только для решения многообразныххозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целомсоциально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Этафункция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической,плановой, отчётной документации.Значительнаячасть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связьдокументированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща,прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания являетсяполучение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителепроизводится не ради самого знания, а, прежде всего, в практических целях, вчастности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развитияобщества.[20, с.4]Ряддокументов обладает политической функцией, которая тесно связана с функциейуправления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельностьорганов государственной власти и государственного управления.Кполитической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности учеловека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных,нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которыхпроявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражениеинтересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, донаших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовныхисканий наших далёких предков.Кспециальным функциям документа можно также отнести статистическую,источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальныхфункций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.[21, с.59]Анализосновных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.Во-первых,некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желанияавтора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурнаяфункция, функция исторического источника). Другими функциями документнаделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.Во-вторых,как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладаетодновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку вреальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесновзаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.В-третьих,функции документа можно разделить на:функцииоперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая,правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации)функциипостоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую исоциокультурную преемственность.[22, с.41]Какуже отмечалось ранее, документ может выполнять и нести одновременно несколькофункций. Например, у устава, инструкции, договора главными функциями являютсяуправленческая и правовая. В управленческой функции данные документы выступаюткак средство управленческой деятельности. Правовая функция имеет особуюзначимость для данных документов, особенно для устава. Данная функция являетсяпервостепенной для любого устава, он наделен ею изначально. Так же можноутверждать, что устав обладает и мемориальной функцией, так как выступает вкачестве источника исторических сведений о развитии общества, коммуникативнойфункцией, так как выступает в качестве средства связи между отдельнымиэлементами общественной структуры, информационной функцией, потому чтонеобходимость зафиксировать информацию — причина появления любого документа.Такимобразом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние навиды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимойпредпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого ихизучения.

Заключение
В результатепроделанной работы, можно сделать следующие выводы:
Сопоставив ирассмотрев различные точки зрения, содержащиеся в научной и учебной литературе,следует остановиться на следующем определении понятия документа, которое внаибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ– это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковойформе созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.
Многофункциональностьдокумента позволяет его исследователям выделять, в зависимости от их подхода кпонятию «документ» различные его функции. Исходя из функций документа,изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяетсяпонятие «документ».
Одной из основных функцийлюбого документа, является закрепление, запечатление информации. Именно она в большинствесвоем предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функциипроисходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылкидля выполнения документом ряда других функций.Такимобразом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние навиды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимойпредпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого ихизучения.
Все документы такжеобладают признаками, которые позволяют их распознавать. В документоведениипринято выделять следующие признаки:
оригинальность;
подлинность;
юридическая сила;
копийность.
Каждый признакхарактеризует определенные качества документа. При умении распознавать этипризнаки, человек может грамотно работать с документами.
Изучение свойствдокументной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-тодостаточно далеким от практической документной деятельности, в действительноститесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимопринимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использованииунифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив,преднамеренного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа,критической оценки информации; при определении принципов и критериев ееценности и т. п. Иначе говоря, свойства документной информации реализуются какраз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания изаканчивая архивным хранением и использованием в качестве историческихисточников.
Рассмотрев все функции исвойства документа, а так же способность их изменяться в зависимости от областиприменения, можно сделать вывод, что документоведение является отдельной,очень емкой дисциплиной.
Знание и умение работатьс документами значительно упрощает и рационализирует деятельность любогочеловека.

Список использованных источников
1 Кушнаренко Н.Н. Документоведение:Учебник.- 8-е изд., / Н.Н. Кушнаренко. — К.: Знания, 2008.- 456 с.
2 Ларин М.В. Развитие понятия«документ» // Делопроизводство. / М.В. Ларин. — М.: Норма, 2006. — 340 с.
3 Илюшенко М.П. Историяделопроизводства в дореволюционной России. / М.П. Илюшенко. М.: Юристъ, 1993. — 257 с.
4 Зиновьева Н.Б. Документоведение. /Н.Б. Зиновьева. — М.: ИПО Профиздат, 2001.- 208 с.
5 Ларьков Н.С. Документоведение:учебное пособие/ Н.С. Ларьков – Томск: ТГУ, 2006. — 427 с.
6 Плешкевич Е.А. Социальный институтдокументирования информации: истоки зарождения / Е.А. Плешкевич //Делопроизводство. – 2004. — №1.- С.11.
7 Крылова Л.А. Документоведение:вчера, сегодня, завтра/ Л.А. Крылова. // Служба кадров. – 2003. — №5. — С. 13.
8 Кузнецов И.Н. Делопроизводство:Учебно-справочное пособие.-3-е изд., перераб.
и доп.- М.: Издательско – торговаякорпорация «Дашков и К», 2007.-520с.
9 Тартаковский А.Г. Социальныефункции источников как методологическая проблема источниковедения / А.Г. Тартаковский.// История СССР. – 1990. — №3. — С. 117.
10 Швецова – Водка Г.Н. Функции исвойства документа в системе социальных коммуникаций/ Г.Н. Швецова – Водка. //Книга: Исследования и материалы. – Сб.69. – М., 1994. – С. 37 – 57.
11 Гречихин А.А. Общая библиография[Электронный ресурс]: Учебник для вузов. М.: Изд-во МГУП, 2000; Электрон.версия. – Электрон. дан. – М., 2001. Глава 1.7. Библиографоведение и смежныенауки. – Режим доступа:
www. hi – edu. ru/ebooks/CB/index.htm.
12 Охотников А.В., Булавина Е.А.Документоведение и делопроизводство. Учеб.
Пособие для вузов / по ред.А.В.Охотникова. — М.: ИКЦ Март, 2004.- 561с.
13 Илюшенко М.П. Функциональныйанализ документа / М.П. Илюшенко
// Делопроизводство. 1999. — № 2.С.43-46.
14 Саяпин И.А., Пашнин И.И. Документв коммуникации и восприятии: лекции по
курсу «Документоведение» /под. ред.Н.Б. Зиновьевой. — Краснодар, 1995. — 365с.
15 Бачило И.К. О проблемахинформационного права в области документирования
и документооборота/ И.К. Бачило. //Делопроизводство. – 2002. — №2.С. 17 – 18.
16 Кузнецова Т.В. Исследованиедокументной информации [Электронный ресурс] / Справочная библиотека.- 2009.-Режим доступа: http//www.delo.ru./234/bgh/
17 Кузнецова Т. В. Свойства документа// Делопроизводство. / Т.В. Кузнецова. — 2004. — № 5
18 Столяров Ю.Н. Классификациядокумента: решения и проблемы // Книга. Исследования и материалы. / Ю.Н.Столяров. — М.: Норма, 1995. – 456 с.
19 Свободная энциклопедия – Википедия/ Хранение информации [Электронный ресурс].–2010. – Режим доступа: ru.wikipedia.org/wiki/document/information
20 Сокова А.Н. Делопроизводство /А.Н. Сокова // Современные функции документов. — 2004. — №2- С.4-7.
21 Столяров Ю.Н. Документный ресурс:учеб. пособие для студентов высших учеб. заведений/ Ю.Н. Столяров. – М.: Изд-воЛиберея, 2001. – 149 с.
22 Янковая В.Ф. Изменение функций насовременном этапе развития / В.Ф. Янковая. // Делопроизводство. 2008. — № 1.С.41-44