Курсоваробота
здокументознавства
Автоматизаціяпроцесів каталогізації документів в Україні
ЗМІСТ
І. Вступ
ІІ. Аспекти впровадження автоматизованих системдокументообігу
1. Особливості електронного документообігу
2. Запровадження єдиної системи стандартизаціїдокументів
ІІІ. Автоматизаціястворення каталогів документів
1. Переваги автоматизації документообігу
2. База даних як одиницяавтоматизації системи документообігу
3. Програми із систематизованого обліку документів
IV.Можливостівикористання інтернет-технологій для автоматизації каталогізації документів
V. Висновки
Література
Додаток
СПИСОК УМОВНИХСКОРОЧЕНЬ
БД – база даних
ДКУД – Державнийкласифікатор управлінської документації
ДСТУ – державнийстандарт України
УСД – уніфікованасистема документації
УФД – уніфікованаформа документів
І. ВСТУП
В умовахглобалізації та інформатизації суспільства на державні підприємства, установи,приватні організації обрушився великий потік інформації. Розвитокобчислювальної техніки, всесвітня мережа Інтернет призвели до глобальних змін упроцесах створення, розповсюдження та обміну інформацією [13, 95]. У процесі документообігу насьогоднішній день неможливо ігнорувати все зростаючий потік документів, веденняелектронного документообігу. Це змушує запроваджувати роботу з новими джереламиінформації, удосконалювати нові форми документообігу, розробляти процесиавтоматизації документообігу. З огляду на вище зазначені факти дійсності обранатема є надзвичайно актуальною з точки зору сучасних проблем діловодства тапотреб впровадження єдиної системи електронного документообігу з метоюавтоматизації інформаційно-документного забезпечення діяльності будь-якогопідприємства.
Організація йробота з різними документами охоплюють усі процеси, які відносяться до запису(фіксування) на різних носіях та оформлення за встановленими правиламиінформації, необхідної для здійснення управлінських функцій. Документуванняздійснюється як природною мовою (рукописні, машинописні документи), так іштучними мовами з використанням нових носіїв. У роботі розглядаєтьсявикористання комп’ютерної техніки для автоматизації ведення діловодства,зокрема для укомплектування каталогів документів.
Організаціяроботи з документами – головна задача управління у будь-якому закладі: відофісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації.
Метою роботи єдослідження можливостей автоматизації документообігу й створення каталогівдокументів та розробка рекомендацій щодо оптимізації процесів автоматизаціїкаталогізації.
Діяльністьбудь-якого підприємства регулюється діючою законодавчою базою, наказами тарозпорядженнями керівництва, умовами підписаного договору, встановленимиправилами ведення тих чи інших операцій тощо. Усі ці „регулятори” оформлюютьсяу вигляді документів – зафіксованих текстів законів, наказів, договорів.Виходячи з цього, можна сказати, що вся діяльність будь-якого підприємствазаснована на послідовному виконанні документів. А успіх їх виконання визначаєрезультативність діяльності підприємства. Оскільки на сьогодні значно зрослакількість документів та вимоги до них, умовою успішного діловодства єавтоматизація процесу документообігу та створення баз даних документів, зручнихдля використання та обробки.
Об’єктом нашогодослідження став процес документообігу на сучасному етапі розвитку. Предметдослідження становлять процеси автоматизації документообігу, зокремаавтоматичні процеси створення каталогів документів.
Коли мовазаходить про автоматизацію документообігу, часто в цю сферу потрапляютьпрограми, які не мають прямого відношення до даної проблеми – текстовіредактори, програми розпізнавання символів і т.д. У загальнодержавнихстандартах термін „документообіг” позначає контрольний рух документів яквсередині організації, так і за її межами. Електронний документообіг охоплюєкрім цього стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією покомп’ютерній мережі. У даній роботі розглядаються ті програмні продукти, щопідпадають під це визначення.
Технологіяділоводства передбачає ведення регістраційно-контрольних та звітних форм іжурналів. Для забезпечення єдиного порідку обробки документів передбачаєтьсястворення спеціалізованих служб: управління справами, секретаріатів,канцелярій. Основна проблема традиційної технології – централізованевідстеження руху документів в реальному масштабі часу, оскільки вимагає якцентралізованих даних оперативної інформації, так і ведення значної кількостірізних журналів та картотек.
Програмніпродукти цього напрямку зберігають усі традиції і норми діловодства, прийняті вконкретній організації. Вони лише супроводжують паперовий документообіг,зменшуючи трудоємність рутинних операцій з обробки документів. Однак такасистема повинна буди здатною суттєво розширити межі традиційного документообігуза рахунок обробки документів на персональному комп’ютері і створенняелектронних баз даних – каталогів, зручних для повсякденного використання.Системи цього напрямку – своєрідні мости до поступового переходу від паперовихдо електронних документів.
Для досягненнямети дослідження, тобто для вивчення можливостей автоматизації документообігу йстворення каталогів документів, у процесі роботи над обраною темою слідвирішити такі завдання:
- проаналізуватидіючу систему документообігу;
- розглянутиможливості автоматизованого документообігу;
- дослідитиособливості електронного документообігу та його переваги;
- вивчитиіснуючі програми з електронного обліку документів;
- розробитирекомендації щодо автоматизації документообігу.
Роботаскладається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку літератури та додатку.У вступі обґрунтовується доцільність вивчення обраного питання, визначаєтьсямета та завдання дослідження, вказується предмет та об’єкт вивчення.
Перший розділ„Аспекти впровадження автоматизованих систем документообігу” присвяченийпроблемам запровадження єдиної системи стандартизації документів, особливостямелектронного документообігу. У другому розділі „Автоматизація створеннякаталогів документів” аналізуються існуючі програми із систематизованого облікудокументів, вивчається поняття „база даних” як головна одиниця автоматизованоїсистеми документообігу. У третьому розділі розглядаються можливостівикористання Інтернет-технологій для автоматизації каталогізації документів,даються рекомендації щодо автоматизації документообігу.
Робота маєпрактичне значення. Результати дослідження можуть бути використані длякомплектації посібників-рекомендацій стосовно роботи в автоматизованому режимідокументообігу, а також як практичні рекомендації при безпосередній роботі зелектронними документами.
ІІ. АСПЕКТИВПРОВАДЖЕННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБІГУ
1. Особливості електронногодокументообігу
Електроннийдокументообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення,оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання тазнищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевіркицілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання такихдокументів [10, 18].
Порядокелектронного документообігу визначається державними органами, органамимісцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх формвласності згідно з законодавством.
Відносини,пов'язані з електронним документообігом та використанням електроннихдокументів, регулюються Конституцією України ( 254к/96-ВР ), Цивільним кодексомУкраїни, законами України «Про інформацію», «Про захистінформації в автоматизованих системах» ( 80/94-ВР ), «Про державнутаємницю», «Про зв'язок» (160/95-ВР), «Про обов'язковийпримірник документів», «Про Національний архівний фонд та архівніустанови», а також іншими нормативно-правовими актами.Державне регулювання електронного документообігу Кабінет МіністрівУкраїни та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначенихзаконом, реалізують державну політику електронного документообігу.
Державнерегулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:
· реалізаціюєдиної державної політики електронного документообігу;
· забезпеченняправ і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;
· нормативно-правовезабезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання,зберігання, використання та знищення електронних документів [1,77].
Електроннийдокумент – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних,включаючи обов'язкові реквізити документа. Саме тут слід ураховуватикласифікацію та кодування уніфікованих форм документів.
Склад та порядокрозміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначаєтьсязаконодавством. Обов’язкові реквізити документів визначаються відповідно доУніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (Вимоги дооформлення документів ДСТУ 4163-2003) у відповідності до національногостандарту України.
Електроннийдокумент може бути створений, переданий, збережений і перетворений електроннимизасобами у візуальну форму.
Візуальною формоюподання електронного документа є відображення даних, які він містить,електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання йогозмісту людиною.
Суб'єкти електронногодокументообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіяхінформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберіганняелектронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншимвід строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
У разінеможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформаціїпротягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів напапері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щододублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснюватиїх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів,встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги,електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері(уразі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванніелектронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюєтьсяперевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганніелектронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
1) інформація, щоміститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшоговикористання;
2) має бутизабезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, вякому він був створений, відправлений або одержаний; 3) у разі наявностіповинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження тапризначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чиодержання [14,61].
Суб'єктиелектронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодозбереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, утому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієїстатті. Створення архівів електронних документів, подання електроннихдокументів до архівних установ України та їх зберігання в цих установахздійснюється у порядку, визначеному законодавством (див. Перелік типовихдокументів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевогосамоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначеннямтермінів зберігання документів від 20.070.1998р.).
2. Запровадження єдиної системистандартизації документів
Щоб системадокументації була стрункою, слід, перш за все, чітко визначитися із системоюкласифікації документації та її кодування.
Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації виробив Державний класифікатор управлінської документації. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Під управлінською документацією розуміємо сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.
Застосування системи класифікації та кодування інформації дає можливість упорядкувати документи, що значно полегшить процес каталогізації документації як окремих підприємств, так і документів загального призначення..
Державний класифікатор управлінської документації є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями. Уніфікована форма документа – сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають вирішенню в певній сфері діяльності і розташованих у визначеному порядку на носії інформації [3,28].
Серед уніфікованих форм документів існують декілька уніфікованих систем документації, серед яких уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, первинно-облікової документації, банківської документації, фінансової документації, звітне статистичної документації, планової, цінової, ресурсної документації, система торговельної документації, зовнішньоекономічної, система документації з бухгалтерського обліку.
Державний класифікатор управлінської документації використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством. Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) уніфікованих форм документів, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД) [4, 5].
Уніфікована система документації – система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Об'єктом класифікації є безпосередньо уніфікована форма документів, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством. Державний класифікатор управлінської документації орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
ДКУД містить такі класи:
1) організаційно-розпорядча документація (код 02);
2) первинно-облікова документація (код 03);
3) банківська документація (код 04);
4) фінансова документація (код 05);
5) звітно-статистична документація (код 06);
6) планова документація (код 07);
7) ресурсна документація (код 08);
8) торговельна документація (код 09);
9) зовнішньоторговельна документація (код 10);
10) цінова документація (код 13);
11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);
13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
14) документація з Пенсійного фонду (код 20);
15) словниково-довідкова документація (код 21).
Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків – малюнок 1 (див. додаток).
У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) — належність УФД до відповідної уніфікованої системи документів; третій та четвертий знаки (підклас) — належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки — реєстраційний номер УФД підкласу.
ВДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) — підкласУСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретногодокумента, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семизнаків: два знаки — код класу УСД, ще два знаки — код підкласу УСД і три знаки- відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, реєстраційно-контрольнакартка в ДКУД має код 0202053, оскільки реєстраційний номер його форми 008 івона входить до підкласу «Документація з організації процесівуправління», що має код 0202 у класі «Організаційно-розпорядчадокументація» (код 02).
Якбачимо, ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичноговикористання під час роботи з документами, а саме – при заповненні уніфікованихформ (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа(наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна,приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі — цифрове) позначення,завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованоїінформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною(пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державноїсистеми класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації вУкраїні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві)уніфіковані форми документів (УФД). Уніфіковані форми документів затверджуютьсяміністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами — розробникамиуніфікованих систем управлінської документації, що полегшує процес уведеннясистеми єдиного стандарту. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, щовходять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД єноменклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.
Крімзазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (наданняідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, вінвикористовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змістуУФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класівдокументації у даному класифікаторі.
ДКУДвикористовується під час збирання та оброблення документів за відповіднимиуніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління тапідвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповіднихуправлінських функцій згідно з чинним законодавством.
Отже, ДКУДорієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосування засобівкомп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
Класифікаторорієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік тасистематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації,організацію ведення відповідних класів документації, забезпеченняавтоматизованого пошуку потрібних УФД [10, 18]. Кожному класові документаціївідповідає певна уніфікована система документації (УСД).
Перелік класівУСД в ДКУД — це не тільки види управлінської документації (чи їхні сукупностівидів номіналів), які створюються і функціонують в кожній установі, а йспецифічні види документації, що розглядаються як управлінська узагальнодержавному масштабі і створюються у профільних установах (наприклад,система зовнішньоторговельної документації). Крім того, слід також нагадати, щоДКУД містить тільки затверджені і зареєстровані УФД, тому не всі види номіналівуправлінських документів зафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можутьбути галузеві класифікатори документації, що на відміну від ньогозатверджуються не Держстандартом України, а відповідними міністерствами, державнимикомітетами, іншими уповноваженими відомствами.
ІІІ.АВТОМАТИЗАЦІЯ СТВОРЕННЯ КАТАЛОГІВ ДОКУМЕНТІВ
1. Перевагиавтоматизації документообігу
Стандартизація такаталогізація документів сприяє економії часу й коштів підприємства. Користьвід впровадження автоматизованих систем діловодства помітна не одразу, але неможна не до оцінювати економічний ефект від покращення організаціїпідприємства. За даними Ernst& Young та Nortan Nolan Institute у підприємств, які запровадилисистему електронного документообігу, покращилися показники: показникефективності праці в офісі збільшується на 25-50%; витрати часу на обробкудокументу зменшується на 75%; витрати на оплату площі для зберігання документівзменшуються на 80%. Зрозуміло, що ці критерії розроблялися для західного ринку,і в Україні ці цифри можуть мати дещо інший характер. Зокрема, користь відзменшення площі зберігання документів може бути значно меншою, оскільки в нашійкраїні й на далі юридичну силу мають лише паперові документи або їхні мікрокопії.У той же час зменшення часу на обробку документів і чітке дотримання регламентуобробки документа у багатьох сферах є критичними показниками, які можутьпринести більший економічний ефект від запровадження автоматизованої системиділоводства.
Перш за все слідвизначитися зі значенням поняття документообігу. Звичайно, усі згодні, щодокументообіг – певні операції з документами. Розходження починаються упитаннях де закінчується документообіг і починається діловодство, а також чиможна говорити про документообіг без зв’язку з діловодством.
Існує двітенденції. У першому випадку документообіг розглядається як складова частина діловодства.Автоматизація діловодства, у свою чергу, являє собою частину процесу створенняінформаційної системи підприємства (закладу), який здійснюється зарадиавтоматизації уже існуючих бізнес-процесів, або заради їх зміни в бікпідвищення ефективності. Такий підхід є характерним для системних інтеграторів.Автоматизація крупних банківських державних та комерційних структур – процес індивідуальний.
Друга тенденція –використання вузькоспеціалізованих програм, призначених лише для контролю йуправління документаційним потоком. Такі системи працюють, як правило, звеликим об’ємом документації. Вони добре поєднуються з іншими офісними системамиі доречні тим клієнтам, які бажають зберегти в таємниці свої системиавтоматизації, залишитися незалежними від постачальника програмногозабезпечення.
На світовомуринку існують різноманітні комп’ютерні програми, які призначені дляавтоматизації процесів різних масштабів. Однак, їх впровадження на українськийринок зіткнулося з певними проблемами. Перший аспект, який робить не конкурентоздатнимистандартні імпортні рішення – західні системи не змогли запропонувати нічогогідного, пов’язаного із використанням української чи російської мови. Другийаспект, характерний для розвитку автоматизованих систем діловодства, – поєднання традиційних та новихпошуків у сфері партнерських та ділових відносин у сучасному економічномусередовищі. Кожна організація працює на основі відпрацьованих часом шаблонахдокументів. Тому стандартизація – економія часу з усіма похідними.
Розгляньмозагальну структуру діловодства. Як правило, це три крупних блоки:
- створеннядокументу та його реєстрація;
- власнедокументообіг (передача, пересилка, контроль виконання тощо);
- створеннята ведення архіву (занесення, пошук, систематизація тощо) [10, 15].
Усі програми завтоматизації працюють із наступними видами документів: структуровані,неструктуровані, паперові та електронні. Структуровані документи відзначаютьсяжорсткістю форми. Інформація, необхідна для подальшої обробки, знаходиться навизначених полях, які зчитуються та заносяться у вигляді записів у базу даних.Приклади таких документів – фінансові документи, анкети. Деякі виробники, яківикористовують технології Lotus Notes,зокрема „Інтерпроком”, структурують документи більш вільної форми, наприклад,договори.
При роботі зіструктурованими документами слід застосовувати технології сканування йрозпізнавання (такою є, наприклад, технологія Tiger Forms, яка здатна розпізнавати рукописнісимволи). На українському ринку існують дві системи сканування – Cunei Form та Fine Reader. Обидві мають добру репутацію.Системи розпізнавання необхідні також, коли маємо справу з паперовими документами,що поступають до системи діловодства шляхом сканування та розпізнавання, це –листи, факси, рекламні проспекти тощо. Інший вид документів – електроннідокументи. Орієнтуючись на різноманітний ринок програмного забезпечення,системи документообігу розпізнають майже всі формати – від DOCівського txt до графічного tif або rtr. А також використовують різні каналиприйому-передачі інформації: електронну пошту, факс, телекс, Інтернет тощо.
На етапістворення документу йому надаються реквізити для ідентифікації. Усі системигнучкі у визначенні складу реквізитів та їхньої форми. Деякі продукти,наприклад, „Євфрат”, при введенні документу проводять його лексичний аналіз.Реквізити документу зберігаються у спеціальній базі даних.
Отже, якщорозглянути структуру діловодства за блоками, то створення документу – це нелише обробка вхідного документу, але й генерування вихідного. Найпростішийшлях, який використовується усіма системами, – використання текстових редакторів для створеннянеструктурованого документу та занесення його до бази даних шляхом присвоєнняреквізитів. Структуровані документи генеруються за шаблонами шляхом заповненнянеобхідних полів.
Розгляньмо другийблок – організацію документообігу. Побутує думка, висловлена, наприклад,фахівцями фірми „IT”, щосам термін „документообіг” є невірним. Документи не повинні „бігати”. Вониповинні лежати на місці. Цілком логічно, тим більше, що автоматизація процесупризводить до того, що документи насправді лежать і лише обростають певнимирезолюціями. Автоматизація покликана виправдати недоліки, притаманні паперовомудокументообігу, це складнощі паралельної роботи, складність отриманняінформації щодо проходження документу. Існує імовірність втрати документу таімовірність помилок, у структурованих документах можна пропустити незаповненеполе, у решті-решт, його можна загубити або просто викрасти. Електроннийдокументообіг дозволяє мінімізувати втрати від цих недоліків. Однак,справедливості ради, слід зауважити, що повністю автоматизувати цей процес не вдається.Основна причина в тому, що рішення іноді приймаються авторитарними методами,які відображаються в документації в кращому випадку заднім числом, а то й невідображаються зовсім.
Усі відомісистеми документообігу можуть працювати як у режимі автономного користувача,так і за технологією клієнт – сервер. Документи зберігаються у базах даних. Затрадицією вони об’єднані у папки, які мають ієрархічну структуру й контрольдоступу. Системи документообігу, створені на основі Lotus Notes, відрізняються багаторівневимконтролем доступу до документу. Закритим може бути весь сервер, база даних,шаблон, документ, частина документу або окреме поле. Крім того, зберігаютьсяверсії документів, історія роботи з ними тощо. В основному, системи діловодстваорієнтовані на обробку документів текстового й графічного профілю. Алезустрічаються й такі, що працюють з популярними векторними форматами САПР,широкомасштабним й багато сторінковими стислими растровими зображеннями. (Такіпрограми поставляє, зокрема, фірма Terra Link).
Системидокументообігу можуть включати в себе або бути частиною технології управліннябізнес-процесами. Як мінімум, системи забезпечують інформаційну підтримкуприйняття рішень, оскільки зберігають усі документи і можуть у будь-який моментмобілізувати їх, обравши за будь-якою ознакою, що містяться у реквізитах абопросто в тексті документів.
Підкреслимо, щоусі системи можуть бути інтегровані з іншими інформаційними підсистемамипідприємства, якщо вони є.
Що ж до архіву –третього блоку структури діловодства – це найбільш простий та зрозумілийелемент ділової справи. Його користь не викликає сумнівів, і в будь-якійорганізації він, зазвичай, існує. У нашому випадку архів – документи, робота зякими вже завершена.
Якщо ворганізації вже є архів у тому чи іншому вигляді, при автоматизаціїдокументообігу слід звернути увагу на інструменти, що дозволяють поєднатиіснуючий архів і системи автоматизації діловодства. Використання накопиченоїінформації може відбуватися двома шляхами – шляхом імпортування існуючихдокументів в архів, або імпорту існуючої бази даних як одиниці збереженняархіву.
2. База даних якодиниця автоматизованої системи документообігу
Автоматизаціядокументообігу вимагає стрункої системи каталогізації документів. Каталогистворюються за різними ознаками класифікації документів і повинні бути зручнимий простими у використанні, що полегшить пошук потрібних документів у разіпотреби. Основою каталогів є бази даних документації.
Під поняттям„база даних” розуміють упорядкований набір даних, у технічному розумінні виключной система керування базою даних.
Головнимзавданням базиданих є гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записиданих) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Такимчином база даних складається з двох частин — інформації, що запам’ятовується,та системи управління нею. З метою забезпечення ефективності доступу записиданих організовують як множину фактів (елемент даних).
Розробкибази даних розпочалися в 60-х роках ХХ ст.
· 1960-тірр. розробкаперших баз даних (БД). CODASYL — мережна модель даних та одночасно незалежнарозробка ієрархічної БД фірмою North American Rockwell, пізніше перейнятої IBMза основу їх власної розробки під назвою IMS.
· 1970-тірр. розробка ЕдгаромФ. Коддом основ реляційної моделі, котра на початку зацікавила лише науковікола. Вперше цю модель було використано у БД Ingres (Берклі) та System R (IBM),анонсовані протягом 1976 року і були лише дослідними прототипами.
· 1980-тірр. поява першихкомерційних версій реляційних БД Oracle та DB2. Реляційні БД успішно починаютьвитісняти мережні та ієрархічні. Дослідження децентралізованих (розподілених)систем БД, проте вони не відіграють особливої ролі на ринку БД.
· 1990-тірр. уваганауковців зміщується у бік об'єктно-орієнтованих БД, котрі знайшли застосуванняу першу чергу в тих областях де використовуються комплексні дані: інженерні,мультимедійні дані.
2000-нірр. головнимнововведенням є підтримка та застосування XML у БД. Розробники комерційних БДкотрі панували на ринку у 1990-их роках отримують все більшу конкуренцію зісторони руху відкритого програмного забезпечення. Реакцією на це стає появабезкоштовних версій комерційних БД.
Розрізняютьструктуровані та неструктуровані типи бази даних.
Структуровані бази даних використовують структуриданих, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, більшвідомої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовідносини між ними.Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережната реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційнумодель.
До неструктурованихбаз даних відносяться повнотекстові бази даних, котрі містять неструктурованітексти статей чи книг у формі, що дозволяє здійснювати швидкий пошук (якнаприклад вікіпедія).
Частозустрічається характеристика бази даних на основі певних параметрів абонеобхідних вимог, наприклад:
· значнакількість даних
· незалежністьданих
· відкритийдоступ до даних
· підтримкатранзакцій з гарантією відповідних властивостей
· гарантованавідсутність збоїв
· одночаснаробота з багатьма користувачами.
Ізподальшим розвитком бази даних змінюються й ці вимоги та додаються нові, томуодностайності щодо повноти цієї характеристики немає.
3. Програми із систематизованогообліку документів
Насьогоднішній день на українському ринку є кілька програм із системи облікудокументів.
Однієюз таких програм є система обліку документів „Канцелярія”, що призначена дляавтоматизації документообігу на підприємствах різного профілю й масштабу. Навідміну від програмного продукту „Система учета документов «Канцелярия»” інтерфейс та усі текстовіповідомлення виконані українською мовою. Увесь документообіг поділяється на триосновних потоки: вхідні, вихідні та внутрішні документи. Контроль виконаннядоручень по вхідній кореспонденції здійснюється на всіх етапах руху документівусередині організації (багаторівневий контроль) у різних площинах: по всьомудокументу, за окремими пунктами документу, за окремими дорученнями керівництва– резолюціям, за виконавцем.
Функціїсистеми:
- реєстраціядокументів;
- введеннятекстів резолюцій і призначення виконавців;
- реєстраціяруху документів усередині організації, включаючи переміщення паперовихоригіналів і паперових копій документів і відповідних резолюцій; графічневідображення цього руху у вигляді „дерева документів”;
- забезпеченняавтоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації змоменту їх отримання або створення до завершення виконання (відправка вихідногодокументу або інформування керівництва з тематики доручення);
- забезпеченняавтоматизованого контролю виконання доручень за вхідним документом в цілому, атакож за окремими пунктами документу й за кожним виконавцем;
- контрольза виконанням доручень за заданими інтервалами часу з автоматичним контролемвиконання всередині кожного інтервалу;
- автоматичнийзапуск перевірки на наявність „прострочених” документів при початку роботисистеми;
- видачазвітів за підрозділами, виконавцями, видами документів тощо, формування реєструдокументів вхідної і вихідної кореспонденції;
- пошукдокументів за їх змістом, текстом резолюцій та набором реквізитів;
- фіксаціяреєстрації повторних та вторинних документів;
- адміністрування,розподіл прав доступу до роботи з документами для різних користувачів,настройка, підтримка довідників;
- інтеграціяіз системами створення документів (текстовий редактор Word, система розпізнавання Fine Reader).
Що ждо параметрів, система функціонує в середовищі „1С: Підприємство” з будь-якимнабором встановлених компонентів (Бухгалтерський облік, Оперативний облік,Розрахунок). Інша програма – БД НАУ –ЭКСПЕРТ+РУССКОЯЗЫЧНАЯ. Унікальність цієї системи в тому, що вонане має аналогів в Україна. Містить понад 125 тисяч перекладів документів тадопоміжних матеріалів. Її переваги над автоматичним перекладачем очевидні:
— автоперекладач не робить офіційних перекладів; — автоперекладач може«перекрутити» юридичний зміст тексту; — системи з автоперекладачем неможуть шукати документи за російськими словами.
Системамістить офіційні переклади законів України та редакторські перекладипідзаконних актів України. Редакторські переклади документів не маютьофіційного статусу і захищені законодавством України з авторського права.
ІНФОРМАЦІЙНИЙ СКЛАД СИСТЕМИ:
Нормативно-правова база
· Верховна Рада України: Конституція, кодекси, закони,постанови.
· Президент України: укази.
· Кабінет Міністрів України: постанови, декрети.
· Міністерства та відомства України — нормативні акти,зареєстровані в Мінюсті, а також вузьковідомчі документи: листи, роз'яснення,розпорядження.
· Міжнародні угоди: двосторонні угоди України,міжнародні конвенції.
· Органи влади СРСР та УРСР: чинні нормативні акти.
· Органи влади Автономної Республіки Крим.
Судова практика
· Конституційний Суд України: рішення, висновки, ухвали.
· Верховний Суд України: постанови пленуму, ухвали судовихколегій, роз'яснення, листи.
· Вищий Господарський Суд України: постанови, рішення, листи.
· Вищий Адміністративний Суд України: постанови і рішення.
Аналітика
· Консультації, погляди, роз'яснення: дайджести статей з поточнихекономічних питань, ексклюзивні аналітичні статті правозастосувальногохарактеру, офіційні повідомлення та роз'яснення органів державної влади.
· Тематичний класифікатор: тематичні добірки нормативних актів усферах підприємництва, податкового, митного законодавства, міжнародного права,зовнішньоекономічної діяльності, бухгалтерського обліку.
· Моніторинг: щотижневий огляд нових нормативних актів.
Довідники
· Каталог публікацій нормативних актів у офіційних тавідомчих виданнях.
· Словник термінів: визначення термінів із посиланнямина відповідні закони, підзаконні акти, судові рішення, міжнародні угоди.
· Зведені таблиці: щоденні курси валют НБУ, індексиінфляції, розміри облікової ставки, мінімальної зарплати, пенсії, податковогомінімуму, список офшорних зон і т. ін.
Бланки, форми
· Бланки звітності у Word-форматі, готові до заповненнята друку.
· Типові документи: нормативно затверджені типовідокументи: договори, форми, бланки, правила, положення і т. ін.
ІV. ВИКОРИСТАННЯ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЯ КАТАЛОГІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ
Каталогізаціядокументів проводиться з метою систематизування документів державного масштабучи документів певної організації, підприємства. Каталоги – ключ додовідково-інформаційного забезпечення діяльності підприємств, організацій,державних установ, зокрема їх можна вважати своєрідним довідниками – збірникаминормативно-правових актів, шаблонів документів тощо.
Сучаснийдокументообіг певного підприємства – це не лише паперові документи, а й змішанісистеми традиційних та електронних ресурсів. На відміну від традиційних фондів,які створюються повільніше, електронні ресурси створюються значно швидше, і вжесьогодні виникає проблема не їх накопичення, а їх зберігання і спільноговикористання. Документообіг, архів нового типу – віртуальний каталог, де можназнайти не лише те, що складає фонд даного сховища, але й миттєво отриматиінформацію щодо історії певного документу, ознайомитися із його повною версією.Таку можливість дає каталогам Інтернет.
Інтернет – цеглобальна система, що об'єднує понад 100 тис. локальних, корпоративних івідомчих мереж, більш 10 млн. комп'ютерів і 200 млн. користувачів. Інформаційніресурси зберігаються в Інтернеті на WWW-серверах, а програмна продукція наFTP-серверах. Для встановлення місцезнаходження потрібної інформації в Інтернетістворено понад 200 спеціалізованих пошукових серверів, які можна розглядати яккаталоги ресурсів глобальних комп'ютерних мереж. В Україні понад 1100 серверів.Це досить велика цифра для України.
Сучасніінформаційні Інтернет-технології розвиваються за двома напрямками:
— надання доступудо корпоративних каталогів організацій; — створення інформаційних Web-сайтів.
Ці напрямкиавтоматизації процесів каталогізації спираються на два варіанти рішень:
- автоматизаціявнутрішніх процесів документообігу, пов'язаних із технологічним цикломтрадиційної роботи паперовими документами – обробка вхідної кореспонденції,контроль виконання резолюцій, контроль виконання кожного з виконавців тощо;
- автоматизаціяпроцесів, орієнтованих на створення повнотекстових електронних документів, їхзберігання, пошук і видача безпосередньо в електронній формі [7, 30].
Крім того, Інтернет-технології,які використовуються при створенні сайтів, суттєво розширюють довідковийсервіс, поєднуючи пошук по внутрішнім ресурсам організацій з відсилкоюкористувача до інформації, яка знаходиться безпосередньо в Інтернеті. По сутісучасні каталоги документів починають функціонувати одночасно, як зовнішні тавнутрішні електронні каталоги.
За допомогоюInternet користувач може отримати наступні послуги: -дізнатися, які документи знаходятьсяу базі даних певної організації; — користуватися багаточисельними тематичнимибазами даних, які акумулюють інформацію з усіх сфер практичної і науковоїдіяльності; — переглядати, а при необхідності й імпортувати на свої комп'ютерифайли повнотекстових баз даних оцифрованих документів; — обмінюватись звуковоюі мультимедійною інформацією; — брати участь в телеконференціях (що звучитьпросто фантастично). Все це можна мати просто зараз, завдяки використаннюосновних режимів Інтернету. В першу чергу до них відносяться базові програмнізасоби: — електронна пошта (використовується підприємствами для відсилки іотримання кореспонденції, доставки електронних документів в електроннихконференціях);
— віддаленийдоступ, який дозволяє місцевому комп'ютеру підключатися до віддаленогокомп'ютера, також підключеного до Internet в якості термінала (можна користуватисяним для підключення до чужих каталогів, баз даних, мереж);
— передачафайлів, або FTP (використовується для електронної доставки документів,«анонімного» розповсюдження інформації і передачі каталогізованихзаписів).
Звісно, глобальнаавтоматизація не вирішується за один день. Впроваджуючи Інтернет-технології,доведеться зіткнутися з певними проблемами. Навіть, якщо ваше підприємство підключилосядо Інтернету, це зовсім не означає, що ви миттєво зможете скористатися всімаблагами цього нововведення. У першу чергу необхідно взяти в штат професійногоадміністратора мережі і навчити телекомунікаційний штат, який буде здатнийпрацювати із різноманітними операційними системами і підтримуватифункціонування технічних засобів та програмного забезпечення. Крім того, роботав Інтернеті потребує кардинальної перебудови всіх традиційних служб, і в першучергу інформаційного відділу та підрозділів аналітичної обробки інформації, а зчасом вплив Інтернету відіб'ється на технології традиційних процесів каталогізаціїі зберігання. Для оптимізації роботи слід мати спеціально підготовлені кадри,які орієнтуються у багаточисельних каталогах і базах даних, що представлені вІнтернеті, створити сектор інформаційно-технічного забезпечення, в якийувійдуть програміст та провідний інженер, в обов'язок яких буде проведенняпідготовки співробітників до роботи в Мережі.
Головна мета –створити розгалужену систему каталогів документації. Інтернет дає можливістьотримати не лише вихідні дані певного документу, а й повний текст документу.Важливим напрямком інформаційного обслуговування першоджерелами з використаннямІнтернету — є електронна доставка документів. Це можна розглядати як розвитоктрадиційного МБА, коли можна провести on-line пошук потрібної інформаціївіддалених ЕК, замовити необхідні першоджерела і отримати документ за допомогоюфаксимільного апарату або по E-mail. Сьогодні електронна доставка є дужеактуальною в Україні в зв'язку із неналежною повнотою комплектування.
Одним ізстратегічних рішень в питаннях електронної каталогізації є запровадженняобов’язкової опредметизації кожного, без виключення, документу, що потрапляє доелектронного каталогу, та запобігання скорочень кількості елементів вихіднихданих в електронному записі.
Одним ізпріоритетних завдань є створення механізму доступу через Інтернет до власнихелектронних каталогів, що дасть можливість відділеного контролю виконаннядоручень і. т. ін. Як зазначалося в минулому розділі, доступ може бути повнимабо частковим за вирішенням керівництва.
Автоматизаціяділоводства й документообігу сприятиме автоматизації створення каталогудокументів, оскільки в процесі документообігу власне й створюються електроннібази даних, які залишається лише укомплектувати за необхідними секторами йзабезпечити доступ до наявних баз даних через он лайн каталог засобами мережіІнтернет.
Оскільки процесдокументообігу ще автоматизований ще не повною мірою, у роботі більшостіпідприємств наявна змішана система документообігу: коли функціонують паперовідокументи поруч із електронними. У зв’язку із цим варто впроваджувати роботу зоцифровки паперових документів для оптимізації процесу автоматизації. Робота зоцифровки, як правило, ведеться за двома напрямами:
Перший напрямок — це створення графічних копій кожної сторінки документів.
Другий напрямок — це переведення паперових видань у текстовий формат. Такий метод потребуєдекількох етапів:
— сканування документу (тобтостворення графічної копії першоджерела);
— обробка графічної копіїпрограмою оптичного розпізнавання тексту для переведення тексту з графічногопредставлення у текстовий формат комп'ютера;
— корегування орфографічнихпомилок в тексті, допущених програмою оптичного розпізнавання;
— електронна публікаціяматеріалу у одному із загальноприйнятому форматі. Слід зазначити, що такийметод хоч і потребує більших затрат, але має і певні переваги — оцифрованітаким чином матеріали дають можливості повнотекстового пошуку.
V. ВИСНОВКИ
Отже,збільшення об’ємів документообігу на сучасному етапі розвитку суспільствазмушує запроваджувати роботу з новими джерелами інформації, удосконалюватиформи документообігу, розробляти процеси автоматизації.
Створенняавтоматизованих каталогів документів залишається однією з пріоритетних задач.
Щобсистема каталогів була стрункою, слід дотримуватися єдиної системи класифікаціїдокументації та її кодування. Чіткому впорядкуванню документів сприяє Державнийкласифікатор управлінської документації (ДКУД). Застосування єдиної системикласифікації та кодування інформації дає можливість упорядкувати документи, щозначно полегшить процес каталогізації документації як окремого підприємства,так і документів державного значення.
Дляоптимізації каталогізації документів радимо спочатку запровадитиавтоматизований процес документообігу. За умови ефективного функціонуванняавтоматизованого документообігу створюються бази даних усіх документів заєдиною уніфікованою системою, що полегшує процес систематизації цих документіву каталоги.
Прироботі зі створення автоматичних каталогів варто враховувати передові досягненнянауки й техніки. Зокрема, використовувати Інтернет-технології, що дастьможливість створювати on-line каталоги, зручні у використанні.Використання Інтернет-технологій дає можливість дистанційного документообігу тайого контролю. На сайті можна викласти каталог документів як із загальним, такі з частковим доступом.
Перевагиавтоматизації діловодства очевидні. Практика свідчить, що середній за розміромдокумент займає приблизно три сторінки. У процесі роботи з ним із нього всередньому знімають біля 20 копій. І якщо до організації надходить 100документів на день, то на одні лише матеріали для їх копіювання ця організаціящодня витрачає 100 доларів, плюс витрати на папір, оренду приміщення та оплатупраці персоналу. Електронна ж копія сторінки займає від 15 до 50 Кбайт. Витратина зберігання електронної версії майже на порядок менші виготовлення їїксерокопії. То ж автоматизація документообігу – перспективна сфера дослідженняй впровадження результатів дослідження в практику, що призведе до оптимізаціїпроцесу діловодства та заощадить кошти підприємства, витрачені надокументообіг.
VI. ЛІТЕРАТУРА
Нормативні акти
1. Закон України „Про електроннідокументи та електронний документообіг” (від 22 травня 2003 року №851)//Правове регулювання і використання інформаційних ресурсів. Електроннідокументи: Зб. законів та нормативних актів / Уклад.: З.І.Тимошенко,Я.О.Чепуренко. – К., 2004. – С.76 – 84.
2. Постанова Кабінету МіністрівУкраїни „Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах,інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АвтономноїРеспубліки Крим, місцевих органах виконавчої влади” // Офіційний вісникУкраїни. – 1997. — №43. – Ст. 50.
3. Державний класифікаторуправлінської документації. ДК 010-98. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50с.
4. Державна уніфікована системадокументації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. – К.: Держстандарт України,2000. – 7 с.
5. Державна уніфікована системадокументації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. ДСТУ 3844-99. – К.:Держстандарт України, 2000. – 8 с.
6. ДСТУ 4163-2003. Уніфікованісистеми документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчоїдокументації. Вимоги до оформлення документації. – К.: Держстандарт України,2003. – 21 с.
Література
7. Бірюков А., Сало І. Удосконалення технологіїелектронного документообігу // Вісн. НБУ. – 1999. – № 4. – С. 29-31.
8. Винник С.П., Махов В.А. Автоматизация процессаделопроизводства // Механизация и автоматизация производства. – 1990. – № 9. – С.26-28.
9. Герасименко В.А. Защита информации вавтоматизированных системах обработки данных. — М., 1994.
10. Електроннеділоводство в Україні: проблеми та завдання впровадження // Вісн. Кн. палати. – 1999. – № 1. –С. 17-19.
11. Информационныетехнологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежнымматериалам. — М., 1994.
12. Кузнецов С. Л.Компьютеризация делопроизводства: [Компьютеp. технологии в делопроизводстве]. –М.: ЗАО ”Бизнес-школа ”Интел-Синтез”, 1997. – 171 с.
13. Назаренко О. Осовременных технологиях автоматизации корпоративного документооборота // Рос.экон. журн. – 1999. – № 3. – С. 93-96.
14. Охотень О.,Кисельов М. Електронні документи і стандартизація // Право України. – 1998. – №3. – С. 45-48, 61.
15. Печникова Т.В.,Печникова А.В. Документационноеобеспечение деятельности организации. – М., 1998.
10. Справочник поделопроизводству и основам работы на компьютере. – М.; СПб, 1997.
16. Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. – М., 1996.
ДОДАТОК
Малюнок 1 – Структура кодового позначення уніфікованої форми документів
ХХ ХХ ХХХ
— — -----
Клас форми — | |
Підклас форми — |
Реєстраційний номер форми ---------------------------