ВведениеПредприятие, длякоторого необходимо автоматизировать формирование отчета по использованиюавтотранспорта менеджерами высшего звена, является Кузбасским открытымобществом энергетики и электрификации ОАО “Кузбассэнерго”, находящимся в г.Кемерово. Ведомственная подчиненность ОАО “Кузбассэнерго” – Российскоеакционерное общество “Единая энергосистема” (РАО ЕЭС). Генеральный директорпредприятия – Михайлов С. Н. Вид деятельности ОАО “Кузбассэнерго” –производство и распределение электроэнергии. Тип производства – непрерывный.В соответствии сприказом № 242 от 12.05.2004 об упорядочении использования служебного автотранспортанеобходимо ежеквартально предоставлять отчет начальнику хозяйственногообеспечения об использовании служебного автотранспорта менеджерами предприятия.Цель формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерамипредприятия – усиление контроля за порядком выделения и использованияслужебного автотранспорта в исполнительном аппарате ОАО “Кузбассэнерго”.
При использовании автотранспорта, который выделяетсяавтотранспортным предприятием ЗАО “Кузбассэнерго”, менеджерами заполняетсяталон заказчика к путевому листу, в котором указывается время прибытия и убытияавтотранспорта, фамилия менеджера, дата автоуслуги и код заказчика, которыйприсваивается менеджеру АТП ЗАО “Кузбассэнерго”. Автоуслугами АТП ЗАО“Кузбассэнерго” могут пользоваться не только менеджеры, но и различные отделыпредприятия.
В секторе по расчетам с дебиторами и кредиторами ОАО“Кузбассэнерго” поступает документ счет-фактура на определенную дату, в которойуказывается общая сумма всех автоуслуг, предоставленных менеджерам и отделампредприятия за определенный период времени. К этому документу прилагаетсяведомость-реестр за выполненные автоуслуги, в которой указываются фамилия и кодкаждого менеджера или название отдела предприятия и его код; дата, сумма иколичество часов каждой автоуслуги за определенный период времени и итоги суммыи количества часов автоуслуг по каждому менеджеру и каждому отделу предприятия.Также к счет-фактуре прилагаются талоны заказчиков к путевым листам дляпроверки достоверности информации.
Номер и дата счет-фактуры, а также итоговая сумма по каждомуменеджеру и отделу предприятия, которые пользовались транспортом, заносятсябухгалтером в компьютер для выполнения проводок и отражения денежных средств набалансе предприятия.
Для формирования отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия бухгалтер высчитывает вручную из всех принятых заданный период времени ведомостей-реестров суммы, количества фактических часовавтоуслуг по каждому менеджеру и оформляет в электронном виде таблицу, в которойуказываются фамилия каждого менеджера, количество фактических часов автоуслуг,лимит каждого менеджера по приказу, отклонения фактических часов от лимита исумма автоуслуг. Также в электронный документ вводятся название отчета, номер идата приказа, на основании которого сформирован отчет, фамилия начальникахозяйственного обеспечения, фамилии заместителя главного бухгалтера иисполнителя формирования данного отчета. Отчет распечатывается на бумажномносителе и подписывается заместителем главного бухгалтера.
Формирование отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия требует применения вычислительной техники длясокращения времени на его формирование и предоставления достоверной информацииоб использовании служебного автотранспорта, так как вычисления в ЭВМ происходятбезошибочно в отличии от ручной работы бухгалтера. Автоматизация формированияотчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия позволит вкороткие сроки составлять отчет, безошибочно вычисляя суммы, количества часов иотклонения фактических часов автоуслуг от лимита, избавляя от рутинной работыбухгалтера.
Это позволит эффективнее следить за тем, чтобы менеджеры немогли бесконтрольно использовать автотранспорт не только для служебных, но иличных целей, и, соответственно, чтобы не происходило перерасхода денежныхсредств предприятия.
Автоматизация формирования отчета по использованиюавтотранспорта менеджерами предприятия позволит составлять отчет не только заквартал, но и за любой период времени для более эффективного контроля завыделением служебного автотранспорта менеджерам.
Программа по формированию отчета по использованиюавтотранспорта менеджерами предприятия необходима, так как денежные средства заоплату автоуслуг предприятия представляют собой суммы в миллионы рублей в год иэти суммы должны быть минимальными для успешной работы предприятия.
1. Основная часть
1.1 Техническое задание на разработку программы1.1.1 Основание дляразработки. Основанием для автоматизации формирования отчета по использованиюавтотранспорта менеджерами предприятия является приказ № 242 от 12.05.2004 обупорядочении использования служебного автотранспорта. Данный приказ утвержденгенеральным директором ОАО “Кузбассэнерго”. Цель приказа – усиление контроля запорядком выделения и использования служебного автотранспорта в исполнительномаппарате ОАО “Кузбассэнерго”. По приказу менеджерам устанавливается лимит наиспользование служебного автотраспорта в часах, который действует на квартал. Всоответствии с данным приказом необходимо ежеквартально предоставлять отчетначальнику хозяйственного обеспечения об использовании служебногоавтотранспорта менеджерами предприятия. Также по приказу № 242 от 12.05.2004 на25 число текущего месяца в отношении каждого работника составляется отчет обалансе использования лимита. В случае перерасхода лимита моточасов в отчетномпериоде менеджер пишет служебную записку с обоснованием причин отклонения.Первый заместитель генерального директора распоряжается о прекращении либоувеличении лимита.
Полное наименование темыразработки – автоматизация формирования отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия за выбранный период. Краткое наименование темыразработки – автоматизация формирования отчета.
1.1.2 Назначениеразработки. Программа по формированию отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия должна выдавать результаты не более чем за минуту, использоватьне более чем 14 МБайт памяти оперативного запоминающего устройства или 4 Мбайтв сжатом виде. Программа по формированию отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия должна использоваться на компьютерах с системным блокомтипа Pentium IV с объемом памяти опeративного запоминающего устройства 512 Мбайт. Компьютер должен бытьоснащен дисплеем, клавиатурой, мышью, жестким диском, дисководом для гибкихдисков, CD-ROM дисководом, принтером, подходящими и функционирующимис вышеописанным системным блоком. Программа по формированию отчета поиспользованию автотранспорта менеджерами предприятия должна использоваться наперсональном компьютере с установленной на нем для надежной работы даннойпрограммы лицензированной программой 1С: Предприятие 7.7, Бухгалтерский учетредакция 3.6 фирмы 1С. Для надежной работы программы по формированию отчета поиспользованию автотранспорта менеджерами предприятия необходима бесперебойнаяработа системы предприятия 1С: Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С, бесперебойная работа операционной системы,на которой используется программа и исправные аппаратные устройства компьютера.Также необходимо выполнение пользовательской инструкции по программе.
Для безопасностипрограммы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерамипредприятия доступ к сиcтеме1С: Предприятие должен осуществляться при вводе пароля пользователя компьютера,на котором установлена данная программа. Также ввод пароля долженосуществляться при включении компьютера. Программа по формированию отчета поиспользованию автотранспорта менеджерами предприятия не должна допускатьизменение или редактирование итоговых данных в отчете по использованиюавтотранспорта менеджерами предприятия в виде видеокадра в ЭВМ бухгалтером.
1.1.3 Требования кпрограммному изделию.
1.1.3.1 Требования кфункциональным характеристикам. Для хранения данных о выполненных автоуслугахкаждого менеджера программа должна обеспечивать ввод и выбор в ЭВМ фамилии,кода заказчика менеджера, даты, суммы и количества фактических часов каждойавтоуслуги, даты счет-фактуры за выполненные автоуслуги, наименованиеконтрагента автотранспортных услуг. Программа по формированию отчета поиспользованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод,выбор и хранение номера и даты приказа; пункта приказа, в котором содержитсяустановленный лимит; даты установления лимита и лимит менеджеров; фамилии,должности, табельного номера и кода заказчика каждого менеджера по содержаниюприказа № 242 от 12.05.2004 и всех последующих приказов такого же содержания. Вслучае изменения лимита на определенный квартал программа по формированию отчетапо использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечиватьввод и хранение фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количествоприбавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал.
Программа по формированиюотчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должнаобеспечивать ввод и выбор необходимых реквизитов отчета: фамилии начальникахозяйственного отдела (лицо, которому предоставляется отчет), фамилиизаместителя главного бухгалтера (лицо, утверждающего отчет) и период времениформирования отчета.
Для формированиярезультатов программа по формированию отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия должна подсчитывать количество фактических часов и суммавтоуслуг за выбранный период времени, отклонение фактических часов автоуслугот лимита по каждому менеджеру; выводить подсчитанные итоги с фамилией, лимитомкаждого менеджера и остальными реквизитами для отчета, включая имя исполнителяформирования данного отчета, на экран монитора; предоставлять возможностьраспечатать отчет по использованию автотранспорта менеджерами предприятия напринтере.
1.1.3.2 Требования кнадежности. При сбое в аппаратных устройствах компьютерах или остановке работыоперационной системы время восстановления работы программы должно включать всебя время перезагрузки операционной системы, запуска системы 1С: Предприятие иповторного ввода несохраненных данных или время устранения неполадок ваппаратных устройствах компьютера. Также для безошибочной работы программы по формированиюотчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходимоследование персонала инструкции пользователя по работе данной программы.
1.1.3.3 Условияэксплуатации. Программа по формированию отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия должна использоваться при условиях, установленными всоответствии с Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами“Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам иорганизации работы” СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, или при соблюдении “Инструкции поохране труда при работе с персональными электронно-вычислительными машинами(ПЭВМ) в исполнительном аппарате ОАО “Кузбассэнерго”” № 293/1. Для работы впрограмме по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерамипредприятия необходим один сотрудник предприятия ОАО “Кузбассэнерго”, имеющийобразование по специальности “бухгалтер” и квалификацию оператора ПК.
1.1.3.4 Требования ксоставу и параметрам технических средств соответствуют требованиям,установленным в пункте 1.1.2.
1.1.3.5 Требования кинформационной и программной совместимости. Программа по формированию отчета поиспользованию автотранспорта менеджерами предприятия должна разрабатываться навстроенном языке программирования системы 1С: Предприятие, так как даннаяпрограмма будет использовать информационную базу системы 1С: Предпритие. Накомпьютере должно быть установлено следующее программное обеспечение:операционная система Windows98/XP или более новые совместимые версии Windows, лицензионная система 1С:Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1Средакции 3.6 с конфигурацией “Бухгалтерский учет 4.5” и установленными компонентами: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет; антивируснаялицензионная программа для проверки дискет и дисков от сбоев в компьютере,например, Антивирус Касперского Personal PRO от ЗАО“Лаборатория Касперского”.
Данные, необходимые дляформирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия,должны поступать в компьютер с бумажных носителей, храниться и обрабатыватьсяна физическом уровне. Передачи данных программы по формированию отчета поиспользованию автотранспорта менеджерами предприятия по сети не требуется.Разработанная программа формированию отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия должна включаться в текущую, рабочую конфигурацию 1С:Предприятие.
1.1.3.6 Требования кмаркировке и упаковке. Упаковка программы по формированию отчета поиспользованию автотранспорта менеджерами предприятия должны представлять собойфутляр для хранения диска CD-R, на котором хранится даннаяпрограмма. В футляре должен находиться вкладыш, на котором указывается датаокончания разработки программы, фамилия разработчика, полное наименованиепрограммы и предприятия, в котором будет использоваться программа поформированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия.
1.1.3.7 Требования ктранспортировке и хранению. Программа по формированию отчета по использованиюавтотранспорта менеджерами предприятия должна храниться в виде эталонной копиина диске CD-R у разработчика данной программы. При порче работающейпрограммы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерамипредприятия на предприятии ОАО “Кузбассэнерго” с эталонной копии делается ещеодна копия на несколько дискет, CD-R или CD-RW для новойзагрузки копии данной программы на компьютер предприятия. При транспортировкеэталонной копии диск должен находиться в футляре для CD-R дисков воизбежание поломки или порчи диска.
1.1.4 Требования кпрограммной документации. В течение разработки программы по формированию отчетапо использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна быть составленаи оформлена следующая документация: пояснительная записка, описание программы,руководство пользователя.
1.1.5Технико-экономические показатели.
Расчеттехнико-экономических показателей не производится.
1.1.6 Стадии и этапыразработки. Порядок работ по разработке программы по формированию отчета поиспользованию автотранспорта менеджерами предприятия следующий:
a) Технический проект:
1) Разработка технического проекта:
¾ Разработкаструктуры входных и выходных данных;
¾ Разработкаалгоритма решения задачи;
¾ Определениеформы представления входных и выходных данных;
¾ Определениесемантики и синтаксиса языка;
¾ Разработкаструктуры программы;
2) Утверждение технического проекта:
¾ Разработкаплана мероприятий по разработке и внедрению программы;
3) Разработка пояснительной записки;
b) Рабочий проект:
1) Разработка программы:
¾ Программированиеи отладка программы;
2)Разработка программнойдокументации:
¾ Разработка описания программы;
¾ Разработкаруководства пользователя;
3) Испытания программы:
¾ Проведениепредварительных испытаний и приемо-сдаточных испытаний;
¾ Корректировкапрограммы и программной документации по результатам испытаний;
c) Внедрение:
1) Подготовка и передача программы:
¾ Подготовкаи передача программы и программной документации для сопровождения;
¾ Сопровождениепрограммы;
Сроки разработкипрограммы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерамипредприятия – 50 дней. Программа по формированию отчета по использованиюавтотранспорта менеджерами предприятия должна разрабатываться Жилковой О. А,студенткой Кемеровского профессионально-Педагогического колледжа группы Пр-031.
1.1.7 Порядок контроля и приемки. Программа поформированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятияперед внедрением на ее использование должна сдаваться в сектор методологии иавтоматизации бухгалтерского учета для тестирования, где проверяетсяправильность работы данной программы с реальными данными по использованиюавтотранспорта менеджерами предприятия. При сдаче программы по формированиюотчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в секторметодологии и автоматизации бухгалтерского учета данная программа должнаудовлетворять всем выше описанным требованиям. При прохождении проверкипрограммы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерамипредприятия в секторе методологии и автоматизации бухгалтерского учета программадолжна быть включена в рабочую конфигурацию 1C: Предприятиена компьютере бухгалтера в секторе по расчетам с дебиторами и кредиторами.
1.2 Пояснительная записка
1.2.1 Технические характеристики.Сведения о лимите, дате установления лимита, дате установления и номере приказаоб упорядочении использования служебного автотранспорта, пункта приказа, вкотором содержится установленный лимит, а также фамилия, должность, табельныйномер и код заказчика каждого менеджера вводятся в ЭВМ перед формированиемотчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия. В случаеизменения лимита на определенный квартал программа по формированию отчета поиспользованию автотранспорта менеджерами предприятия обеспечивает ввод ихранение фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количество прибавленныхчасов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал. Сведения о каждойавтоуслуги менеджеров и других отделов предприятия: дата номер счет-фактуры,наименование контрагента автотранспортных услуг, дата и количество часовавтоуслуги, фамилия код заказчика менеджера — вводятся в ЭВМ при каждомпоступлении на предприятие счет-фактуры по оказанным автоуслугам иприлагающихся к ней ведомости-реестра и талонов заказчиков к путевым листам. Всписок имен пользователей системы 1С: Предприятия вводится фамилия с инициаламипользователя данного компьютера и системы 1С: Предприятия и телефон отделапользователя. Для формирования отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия вводятся необходимые реквизиты: фамилия начальникахозяйственного обеспечения, фамилия заместителя главного бухгалтера и периодвремени, за который необходимо составить данный отчет. После этого происходитформирование отчета.
Сначала происходит выборка счет-фактурза дату счет-фактуры, которая входит в период, выбранного пользователем дляформирования отчета, и с наименованием контрагента ЗАО АТП “Кузбассэнерго ”.При этом к периоду времени, выбранному пользователем, прибавляется месяц, таккак в счет-фактуре за определенную дату могут содержаться сведения обавтоуслугах, оказанным раньше даты счет-фактуры. Потом из файлов с выбраннымидатами счетов-фактур выбираются фамилии менеджеров, на которых установленлимит, и одновременно выбираются даты автоуслуг, которые входят в выбранныйпользователем период времени без прибавленного месяца. Происходит выбор лимитаиз файла, в котором содержатся данные из приказа, по табельному номеру и кодузаказчика менеджера и подсчет лимита, если были изменения лимита или надолжность менеджера бал поставлен новый сотрудник. Дальше происходит вычислениесуммы и количества фактических часов автоуслуг, отклонение фактических часов отлимита по каждому менеджеру. Сформированный отчет дополняется реквизитами,которые ввел пользователь для формирования отчета: периодом времени, за которыйсформирован отчет, фамилией начальника хозяйственного обеспечения, фамилиейзаместителя главного бухгалтера. Также отчет дополняется следующимиреквизитами: названием отчета, номером и датой установления приказа, которыевыбираются из файла с данными о приказе об упорядочении использованияавтотранспорта, фамилией исполнителя формирования отчета и номером телефонасектора исполнителя, которые выбираются из данных, введенных в список пользователейсистемы 1C: Предприятие.
Технические и программные средства,которые использует бухгалтер, описаны в разделе технического задания в пункте1.1.2 и подпункте 1.1.3.5.
Входные данные, используемые впрограмме по формированию отчета: счет-фактура и ведомость реестр завыполненные работы от ЗАО автотранспортного предприятия “Кузбассэнерго”, приказоб упорядочении использования служебного автотранспорта № 242 от 15.05.04.Перечисленные документы показаны в приложении А “Входная информация”.
Выходные данные, используемые впрограмме по формированию отчета: отчет “Сведения об использовании служебногоавтотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго””. Пример этогодокумента показан в приложении Б “Выходная информация”.
Блок-схема алгоритма решения задачипоказана в приложении В “Блок-схема алгоритма решения”.
1.2.2 Ожидаемые технико-экономическиепоказатели. Технико-экономические показатели не высчитываются.
1.3 Описание программы
1.3.1 Общие сведения. Наименованиепрограммы указано в пункте 1.1.1 технического задания. Программное обеспечение,необходимое для функционирования программы описано в пункте 1.1.3.5технического задания. Программа написана на встроенном языке системы 1С:Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С редакции 3.6 сконфигурацией “Бухгалтерский учет 4.5”
1.3.2 Функциональное назначение.Функциональное назначение программы по формированию отчета соответствуюттребованиям, указанным в пункте 1.1.3.1 технического задания. Передформированием отчета вводятся заранее сведения с приказа № 242 от 12.05.04 ивсех последующих приказов такого же содержания, дата счет-фактуры и сведения ведомости-реестраза выполненные услуги определенного периода времени, за который необходимосформировать отчет по использованию автотранспорта менеджерами предприятия.
1.3.3 Описание логической структуры.Алгоритм программы описан в пункте 1.2.1 пояснительной записки. Составные частипрограммы и функции составных частей:
a) Формирование справочника в электронном виде “Приказы использованияавтотранспорта” для хранения следующих данных: дата и номер приказа № 242 от12.05.04 и всех последующих приказов такого же содержания, пункт приказа, вкотором содержатся данные об установленных лимитах, дата установления лимита(Модуль ФормирПриказов).
b) Формирование справочника в электронном виде “Лимит использованияавтотранспорта” для хранения следующих данных: фамилии, кода заказчика,табельного номера, должности и лимита менеджера. Этот справочник являетсяподчиненным справочнику в электронном виде “Приказы использования автотранспорта”,то есть для каждого элемента справочника “Приказы использования автотранспорта”существует отдельный справочник “Лимит использования автотранспорта” (МодульФормирЛимитов).
c) Формирование справочника в электронном виде “Увеличения лимита” дляхранения следующих данных: фамилии, кода заказчика каждого менеджера,количество прибавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал(Модуль ФормирУвеличЛим).
d) Формирование документа в электронном виде “Услуги сторонних организаций”для хранения следующих данных: наименование контрагента автотранспортныхавтоуслуг (ЗАО АТП “Кузбассэнерго”), дата счет-фактуры, количество часов, суммаи дата автоуслуги, фамилии и кода заказчика менеджера (Модуль ФормирДокум).
e) Формирование отчета “Использование автотранспорта” для ввода следующихданных: периода формирования отчета, фамилии начальника хозяйственногообеспечения, фамилии заместителя главного бухгалтера; подсчета количествачасов, сумм автоуслуг и отклонения фактических часов от лимита за выбранныйпериод; выдачи на экран и принтер подсчитанных итогов с фамилией каждогоменеджера и его лимита, фамилией исполнителя из списка пользователей даннойсистемы 1С: Предприятие и телефона отдела исполнителя, фамилией отделахозяйственного обеспечения, фамилией заместителя главного бухгалтера (МодульФормирОтчет).
Схема взаимосвязи модулей программыпоказана в приложении Г.
1.3.4 Используемые техническиесредства. Технические средства, используемые для работы программы поформированию, отчета соответствуют техническим средствам, описанным в пункте1.1.2 технического задания.
1.3.5 Вызов и загрузка. Загрузкапрограммы по формированию отчета происходит по сети объединением рабочейконфигурации 1С: Предприятие, на которой работает бухгалтер сектора по расчетамс дебиторами и кредиторами, и конфигурации с программой по формированию отчетас компьютера, на котором работает инженер сектора внедрения и эксплуатациипрограммного обеспечения. Объединение конфигураций описано в рабочейдокументации на 1С: Предприятие “Конфигурирование и администрирование” часть I глава 4 “Работа с конфигурацией”. Программа по формированиюотчета вызывается из главного меню системы 1С: Предприятие.
1.3.6 “Входные данные”. Документы, скоторых в ЭВМ вводятся данные, указаны в пункте 1.2.1 пояснительной записки.
Общие сведения о приказе № 242 от12.05.04 и всех последующих приказов соответствующего содержания вводятся вфайл “Справочник “Приказы использования автотранспорта””. Структура этого файлапоказана в таблице 1.1.
Таблица1.1 – Структура справочника в электронном виде “Приказы использованияавторанспорта”
Наименование реквизита
Условное обозначение реквизита
Длина
Целая часть
Дробная часть Номер приказа Код 8 - Пункт приказа, в котором содержится установленный лимит Наименование 3 - Дата приказа ДатаПриказа - - Дата установления лимита ДатаЛимита - /> />
Пример видеокадра справочника в электронном виде “Приказы использованияавтотранспорта” показан на рисунке 1.1
Рисунок 1.1 – Видеокадр справочника“Приказы использования автотранспорта”
Фамилия менеджера,необходимая для формирования отчета, содержится в справочнике в электронномвиде “Сотрудники”. Этот справочник используется для выбора фамилии менеджерапри заполнении справочников в электронном виде “Лимит использованияавтотранспорта”, “Увеличения лимита” и документа в электронном виде “Услугисторонних организаций”, которые необходимы для формирования отчета. Структурасправочника “Сотрудники” описана в таблице 1.2.
/> />
Рисунок 1.2 – Видеокадр справочника “Сотрудники” в электронном виде
Таблица1.2 – Структура справочника в электронном виде “Сотрудники”
Наименование реквизита
Условное обозначение реквизита
Длина
Целая часть
Дробная часть Фамилия, имя, отчество менеджера ФИО 50 - Табельный номер менеджера ТабНомер 10 - Должность менеджера Должность 70 -
Видеокадр справочника “Сотрудники” вэлектронном виде выглядит в соответствии с рисунком 1.2.
В справочнике электронного вида“Сотрудники” находятся и другие реквизиты, которые в данной программе поформированию отчета не используются.
Сведения о лимите каждого менеджеравводятся с приказа № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказовсоответствующего содержания в справочник электронного вида “Лимит использованияавтотранспорта”, который соответствует определенному приказу справочника вэлектронном виде “Приказы использования автотранспорта”. Структура справочникав электронном виде “Лимит использования автотранспорта” показана в таблице 1.3.
Таблица1.3 – Структура справочника в электронном виде “Лимит использованияавтотранспорта”
Наименование реквизита
Условное обозначение реквизита
Длина
Диапазон возможных значений
Целая часть
Дробная часть Фамилия, имя, отчество менеджера ФИО 50 - Справочник “Сотрудники” Табельный номер менеджера ТабНомер 10 -
Справочник
“Сотрудники” Код заказчика автотранспортного предприятия КодАТП 6 - Должность менеджера Должность 70 - Справочник “Сотрудники” Лимит менеджера Лимит 12 2 -
Видеокадр справочника в электронномвиде “Лимит использования автотранспорта” выглядит в соответствии с рисунком1.3.
/>
Рисунок 1.3 – Видеокадр справочника “Лимит использования автотранспорта” вэлектронном виде
Сведения об изменении лимита вводятся всправочник электронного документа “Увеличения лимита”. Структура справочника вэлектронном виде “Увеличения лимита” показана в таблице 1.4.
Таблица1.4 — Структура справочника в электронном виде “Увеличения лимита”
Наименование реквизита
Условное обозначение реквизита
Длина
Диапазон возможных значений
Целая часть
Дробная часть Фамилия, имя, отчество менеджера ФИО 50 -
Справочник
“Сотрудники” Код заказчика автотранспортного предприятия КодАТП 6 - - Дата увеличения лимита ДатаУвеличЛимит - - - Количество прибавленных часов КоличЧасов 10 2 -
Сведения об автоуслугах каждогоменеджера из ведомости-реестра за выполненные работы и счет-фактуры от ЗАОавтотранспортного предприятия “Кузбассэнерго” вводятся в документ электронноговида “Услуги сторонних организаций”. Структура документа в электронном виде“Услуги сторонних организаций” показана в таблице 1.5.
Таблица1.5 – Структура документа в электронном виде “Услуги сторонних организаций”
Наименование реквизита
Условное обозначение реквизита
Длина
Диапазон возможных значений
Целая часть
Дробная часть Дата счет-фактуры ДатаДок - - - Контрагент автотранспортных услуг Контрагент - - -
Код заказчика автотранспортного предприятия КодАТП 6 - -
Количество часов автоуслуги ФактЧас 7 2 -
Сумма автоуслуги Сумма 15 2 -
Фамилия, имя, отчество менеджера ФИО 50 - Справочник “Сотрудники”
/> /> /> /> /> /> /> /> />
Видеокадр документа “Услуги стороннихорганизаций” в электронном виде выглядит в соответствии с рисунком 1.5.
/>
Рисунок 1.5 – Видеокадр документа электронного вида “Услуги стороннихорганизаций”
Код заказчика АТПявляется десятичным порядковым кодом. Он состоит из шести десятичных разрядов.Три первых разряда составляют код предприятия, три последних разряда составляюткод заказчика. Например, 100 – код ОАО “Кузбассэнерго”, 001 – код Михайлова С.Н.
Код заказчика АТПсоответствует должности, которую занимает менеджер. Пример распределения кодовАТП по должностям показан в таблице 1.6.
Таблица1.6 – Пример кодирования заказчиков автотранспортного предприятия
ФИО менеджера
Код заказчика АТП
Должность Михайлов Сергей Николаевич 100001 Генеральный директор Гребенников Алексей Антонович 100002 Первый заместитель генерального директора Лавров Александр Михайлович 100003 Заместитель генерального директора Кинзбург Борис Аврамович 100004 Советник генерального директора по производству
Если на должностисменится менеджер, то у нового менеджера будет такой же код заказчика АТП,который был у бывшего менеджера на этой должности. Если менеджер перейдет надругую должность, то код заказчика у данного менеджера станет такой же, какойбыл прежде у бывшего менеджера на данной должности. Поэтому код заказчика АТПпозволяет определять лимит менеджера на данной должности, контролироватьперемещения менеджеров по должностям и формировать правильный отчет. В готовомотчете по использованию автотранспорта фамилии менеджеров сортируются по кодузаказчиков автотранспортного предприятия.
Для получения отчета поиспользованию автотранспорта необходимо также ввести некоторые реквизиты в файл“Отчет “Использование автотранспорта””. Структура этого файла показана втаблице 1.7.
Таблица1.7 – Структура файла “Отчет “Использование автотранспорта””
Наименование реквизита
Условное обозначение реквизита
Длина
Диапазон возможных значений
Целая часть
Дробная часть Дата начала периода формирования отчета ДатаНачКвартала - - - Дата конца периода формирования отчета ДатаКонКвартала - - - Фамилия, имя, отчество начальника управления хозяйственного обеспечения ФамНачУпр 50 - - Фамилия заместителя главного бухгалтера ФамЗамБухг 50 - Справочник “Сотрудники”
Видеокадр формы для формирования отчетав ЭВМ выглядит в соответствии с рисунком 1.6.
/>
Рисунок 1.6 – Видеокадр файла “Отчет “Использование автотранспорта””
Для отчета “Сведения об использованиислужебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго””фамилия исполнителя и телефон отдела исполнителя выбирается из встроенногофайла 1С: Предприятие “Список пользователей” по паролю, введенному бухгалтеромдля работы в 1С: Предприятие.
1.3.7 Выходные данные. В результатеработы программы по формированию отчета должен быть создан отчет “Сведения обиспользовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО“Кузбассэнерго””. Видеокадр примера сформированного отчета “Сведения обиспользовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО“Кузбассэнерго”” в электронном виде выглядит в соответствии с рисунком 1.7
/> />
Рисунок 1.7 – Пример видеокадра отчета “Сведения об использовании служебногоавтотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго”” в электронномвиде
Структура отчета “Сведения обиспользовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО“Кузбассэнерго”” приведена в таблице 1.8.
Таблица1.8 – Структура отчета “Сведения об использовании служебного автотранспортаменеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго””
Наименование реквизита
Условное обозначение реквизита
Длина
Целая часть
Дробная часть Период формирования отчета ДатаСт - - Наименование приказа (дата установления приказа, номер приказа, пункт приказа, в котором содержится установленный лимит) Приказ - - Фамилия, имя, отчество начальника управления хозяйственного обеспечения ФамНач 50 - Фамилия заместителя главного бухгалтера ФамБухг 50 - Фамилия исполнителя и номер телефона отдела исполнителя ФамИсп - - Фамилия, имя, отчество менеджера Фам 50 - Лимит менеджера Лимит 12 2 Количество часов автоуслуг Факт 10 2 Сумма автоуслуг Сумм 20 2 Отклонение фактических часов автоуслуг и лимита Отклон 15 2
1.4 Руководство пользователя
1.4.1 “Назначение программы”. Программапредназначена для формирования отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия “Кузбассэнерго”. Функции данной программы соответствуюттребованиям, описанным в пункте 1.1.3.1 технического задания.
1.4.2 “Условия выполнения программы”.Минимальный состав аппаратурных и программных средств соответствуюттребованиям, описанным в пункте 1.1.2 и подпункте 1.1.3.5 технического задания.
1.4.3 “Выполнение программы”. Запускпрограммы по формированию отчета происходит из главного меню системы 1С:Предприятие. Для формирования отчета по использованию автотранспортаменеджерами предприятия необходимо заполнить справочник электронного вида“Приказы использования автотранспорта”, для заполнения которого необходимаинформация из приказа № 242 12.05.04 или других приказов об упорядочениииспользования служебного автотранспорта. Открытие данного справочникапроисходит выбором пункта главного меню 1С: Предприятие “Справочники/ Приказыиспользования автотранспорта”. Видеокадр справочника электронного вида “Приказыиспользования автотранспорта” выглядит в соответствии с рисунком 1.8.
/>
/>
Рисунок 1.8 – Видеокадр справочникаэлектронного вида “Приказы использования автотранспорта”
Также справочник “Приказы использованияавтотранспорта” можно вызвать на экран, выбрав пункт “Справочники” в меню“Операции” главного меню программы 1С: Предприятие. На экран будет выдан списоксуществующих в системе справочников в соответствии с рисунком 1.9.
Рисунок 1.9 – Видеокадр спискасправочников
/>В этом спискеследует выбрать наименование справочника “Приказы использованияавтотранспорта”. В данный справочник вносятся сведения о номере приказа, пунктеприказа, в котором находятся установленные лимиты, дате утверждения приказа идате установления лимита. Для ввода данных о новом приказе необходимо нажатькнопку на панели инструментов, которая находится в верхней части окнасправочника “Приказы использования автотранспорта” под строкой заголовка окна,показанного на рисунке 1.9, или нажать клавишу Ins, илив главном меню программы 1С: Предприятие открыть меню “Действия” и выбрать вэтом меню пункт “Новый”. После того, как реквизиты справочника заполнены, длязаписи сведений о приказе в справочник следует нажать кнопку на панелиинструментов окна справочника. Для редактирования существующих сведений окаком-либо приказе в справочнике “Приказы использования автотранспорта”необходимо установить курсор в ячейку справочника, значение которой нужноотредактировать, и нажать кнопку Enter или дваждыщелкнуть на ней мышью. Ячейка переключится в режим редактирования, в ней появитсякурсор в виде мигающей вертикальной полоски. Также для перехода в режимредактирования сведений о приказе можно нажать кнопку на панели инструментовокна справочника или выбрать пункт “Изменить” в меню “Действия” главного меню1С: Предприятие. Чтобы отказаться от редактирования реквизита справочника,следует нажать клавишу Esc. Ячейка вернется в режимпросмотра, и в ней будет восстановлено значение реквизита, существовавшее доредактирования. При утверждении нового приказа об упорядочении использования служебногоавтотранспорта сведения о нем вводятся в справочник “Приказы использованияавтотранспорта”. Если сведения о предыдущих приказах являются ненужными, тоесть для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерамипредприятия эти сведения не используются, то их можно удалить. Для этого строкусправочника сначала нужно пометить на удаление, поместив курсор на удаляемуюстроку справочника и выполнив одно из следующих действий: нажать клавишу Del или кнопку на панели инструментов окна справочника иливыбрать пункт “Пометить на удаление” в меню “Действия” главного меню 1С:Предприятие. После ответа “Да” на запрос о пометке на удалении строкасправочника будет помечена на удаление. Если строка элемента помечается наудаление, это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графетаблицы справочника. Для отмены пометки на удаление строки справочниканеобходимо поместить курсор на ранее помеченную строку и выполнить одно изследующих действий: нажать клавишу Del или нажать мышьюкнопку на панели инструментов окна справочника или выбрать пункт “Отменитьпометку на удаление” в меню действия главного меню 1С: Предприятие. Послеответа “Да” на запрос об отмене пометки на удаление строка справочника будет“восстановлена”. Это будет отражено в изменении условного значка в крайнейлевой графе строки таблицы справочника. Удаление помеченных объектовсправочника производится лицом, имеющим доступ к монопольному режиму системы1С: Предприятие. При нажатии на кнопке на панели инструментов справочника“Приказы использования автотранспорта” или выбора пункта “Подчиненныйсправочник” из меню “Действия” главного меню 1С: Предприятие при нахождениикурсора этого справочника на одной из строк открывается подчиненный справочник“Лимит использования автотранспорта”. При открытии подчиненного справочника“Лимит использования автотранспорта” этот справочник показывает сведения,подчиненные той строки справочника “Приказы использования автотранспорта”, накоторой в данный момент расположен курсор справочника “Приказы использованияавтотранспорта”. В заголовке окна справочника “Лимит использованияавтотранспорта” отражается номер того приказа, для которого в этом справочникесодержатся сведения о лимитах менеджеров.