ВСТУП
Після утвореннястароруської держави писемність стала необхідного для ведення листування зіншими країнами, а також для укладення міждержавних договорів. В умовахформування класового суспільства виникла необхідність в складанні заповітів,записах про борги, висновку торгівельних контрактів, в написах на вазах про їхпризначення і тому подібне Важливі документи староруські князі зберігали краще,ніж коштовності.
Відомо, що зачасів Ярослава Мудрого збори найбільш давніх грамот і договорів Русізберігалися в Михайлівській прибудові Софіївського собору. Учені допускають, щосаме тут були зосереджені і документи до володимирських часів. Одним з найбільшвідомих сховищ є також Києво-печерський монастир, заснований вихідцем з Чернігівщинипреподобним Антонієм ще при Ярославі Мудрому.
Із-за пожеж,князевих між усобиць і монголо-татарської навали велика частина пам'ятокстароруських часів погибла. Донашого часу дійшли лише окремі пам'ятки, доля яких виявилася вдалішою.
Серед цих документівнайбільш древні рукописні книги «гостро-світовий Євангеліє» 1056-1057рр. і «Збірка Святослава» 1073 і 1076 рр. твору оригінальноїстароруської літератури «Повчання до братії» єпископа Луки,«Слово про закон і благодать» першого нашого митрополита Іларіона,«Житіє Бориса і Гліба» і тому подібне Всі вони на сьогоднішній день єне лише пам'ятниками писемності і літератури, але і документами тієї епохи.
Одним з древніх іважливих документів норм права є «Правда Російська» або, по прийнятійв науці назві, «Російська правда» (термін «правда» тутозначає закон). Цей документ не зберігся. До нашого часу дійшли лишебагаточисельні (близько 300) списки, тобто копії, з яких найбільш старовиннідатуються XIII ст.
Важливимидокументами тієї епохи були «князеві статути» і «уроки», атакож церковні статути. Князеві статути були направлені на доповнення абозміцнення внутрішніх державних норм і порядків, як, наприклад, «СтатутВолодимира Мономаха», який став доповненням і своєрідною частиною «Руськоїправди». Під «уроками» маються на увазі постанови князівпереважно фінансового характеру про податки. Церковні статути мали метуупорядкувати правове положення церкви в державі, а також церковні суди ізабезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні статути князів Володимира іЯрослава. Перший відомий в копії XIII ст, друге, — XIV ст.
Найбільш важливимісторичним документом є «Повість минулих літ», який дійшов до нас нев оригіналові, а в пізніших списках. Одним з них є Лаврентієвський список,названий по імені ченця Лаврентія, який склав його в 1377 р., і Іпатьевськийсписок (від Іпатьевського монастиря в Костромі, де він був знайдений),датований початком XV в, Саме в цьому літописі містяться відомості про першіміжнародні акти — договори Русі з іноземними державами. Зокрема, тут євідомостей про чотири договори Русі з могутньою державою того часу — Візантією(угоди 907 і 911 рр. князя Олега, 947 р. — князя Ігоря і 971 р. — князяСвятослава).
Вже в ті давнічаси документ служив гарантією виконання обов'язків і йому надавалося великезначення. У договорі з Візантією (947 р.) читаний: «Віднині ж хайприходять до князя російському з грамотою, в якій свідчитимуть про свої мирнінаміри… Якщо ж прийдуть без грамоти, то хай містяться під вартою, поки несповістимо про них князя Ігоря.
Якою ж тоді буламова документів? Адже Київська і Переяславська землі вже в XII ст іменуютьсяУкраїною. Ще М. Максимовіч довів, що мова селян Київщини XIX ст — це і мовакиївських князів. Мова документів Київської Русі — старослов'янський. Як свідчить»Повість минулих років", велика частина українських слів кількіснозмішувалася з масивом старослов'янських слів.
ЕТАПИРОЗВИТКУ ДІЛОВОДСТВА
Актоведіловодство Як форму ведення діловодства актові книги почали застосовувати натериторії західних слов'янських земель вже в XIII столітті. Назахідно-українських землях, як відзначали в своїх роботах відомі українські історикиО.І. Льовіцкий і В.О. Романовський", актові книги з'явилися в другійполовині XIV століття. Я.Р. Дашкевіч" вважає, що при вивченні проблемигенезису цієї форми діловодства не можна ігнорувати наявність актових книг віталійських, західнонімецьких і чесько-моравських центрах, як можливих дорогахїх проникнення до України.
Великий масивактових книг з'явився в результаті діяльності гродських (польськ. grod —фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях Правобережної України, якіпоступово входили до складу Великого Князівства Литовського, судова іадміністративна влада до середини XVI століття здійснювалася через старост івоєвод. Згідно з Першим Литовським Статутом 1529 р. гродський суд вів старостав кожній волості воєводства від імені князя Литовського.
У зв'язку знезадоволеністю дорожнечею цього суду в 1564 р. була проведена судова реформа,відповідно до якої вся територія Князівства була розділена на волості з чіткопозначеними кордонами. У кожній волості діяли по три судові установи:гродський, земський і подкоморний суди.
Земський судскладався з судді, підсудка, писаря і обирався поміщиками. Поміщики мали правообирати по чотири «електа» (кандидата) на суддівство, подсудство іпісарство, з яких король стверджував по одному кандидатові на відповіднупосаду. При судах існувала також посада «возного», обов'язком якогобуло вручати сповіщення про виклик до суду і виконувати його рішення.
У Статуті 1588 р.була введена посада «возного генерала» як старшого над«возним». Вибраний на цю посаду давав присягу королю.
Спочатку судимали чітко виражений круг своєї діяльності. Земський суд розглядав цивільнісправи, його канцелярія мала так зване «право вічності», тобто правододання юридичної сили різним документам (умовам операції, контрактам,тестаментам, купчим і тому подібне). У компетенцію градського суду входиликримінальні справи. Подкоморниє ж суди займалися вирішенням граничних суперечокземлевласників.
Надалі впрактичній діяльності судів сталося змішення їх функцій. Так, санкція майновихсправ поступово перейшла до гродським судів, цьому сприяла і та обставина, щодіяли вони постійно в той час, як земський засідав лише три рази в рік.
Все, щовідбувалося в судах, заносилося в актові книги. Залежно від характеру данихсправ вони ділилися на: декретні, записні і поточні. У декретні книги, яківелися лише під час судових сесій, — «рочков», вносили виключнопротоколи кримінальних і цивільних справ. Записні — мали деяку аналогію знотаріальними книгами. У них вносили різні особово-правові документи: дарчі,купчі, боргові, підкупні, а також контракти, умови і тому подібне. У них же,крім того, вносилися королівські дарчі грамоти і «прівйлєї», сеймовіконституції, люстрації і тому подібне Поточні книги призначалися для скарг,свідоцтв і «реляцій» возних, заяв, «протестаций» і іншихсповіщень різнопланового характеру. Більшість книг велися по подвійній системі:спочатку акти записувалися в «чернетку» — «протокол»,скорочено, без вступних і завершальних формул, а потім переписувалися вчистовик — "індукту". Акти, як правило, вписувалися в«секстерні» — зошити, складені з 4-6 листів папери, які за підсумкамироку зшивалися в актові книги. Якщо документів було багато, книги з їх тематикиформувалися в томи.
Для полегшенняпошуку і впорядкування листів останнє слово на кожному з них заносилося першимна подальшому. Якщо ж на сторінці залишалося вільне місце, на нім писаласябуква «Z» або слово «Vacua».
Правильністьнаписання актів перевірялася, про що говорять «маргиналії» — відміткина полях, наприклад: «Той аркуш порядней треба б переписати».Нумерація актів (слов'янська і арабська) проводилася по місяцях; нумераціясторінок була введена значно пізніше.
Свій подальшийрозвиток актове діловодство в судах отримало згідно із Статутом 1566 р., якийпередбачав ведення всіх документів «слови росіянами». У документахтієї пори просліджується прагнення дотримуватися канцелярського стилю викладу,хоча і зустрічаються елементи живої розмовної мови, характерної дляпредставників феодального суспільства.
Враховуючизначущість актових книг, завжди приймалися заходи для їх збереження. Статутзобов'язав поміщиків кожного повіту «збудовать таке місце, де б завжди книгиземські безпечне від всякої прігоди були еаховани і зберігалися в»ськринях моцних за трьома-замками" .
На жаль, великачастина актових книг загинула. Нині загальну кількість актових книг складає 7,5тис. томів, які вміщають близько 5 млн. «документов-запісей». Актове діловодство проіснувало натериторії Правобережної України до кінця XVIII століття.
НАКАЗОВЕДІЛОВОДСТВО
До XV століття вМосковському князівстві система управління мала палацово-вотчинний характер.Органами управління держави були так звані дороги: сокольничий, ловецький,конюх, стольнічий, чашнічий. Само держава ділилася на повіти, стани і волостіна чолі з намісниками і волосними, компетенція яких поширювалася і на панськувотчину. Діловодство вели дяки, а при намісниках — писарі і попи.
СтворенняРосійської централізованої держави зажадало розвиненіших форм державногоуправління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органіввеликокняжого управління. В кінці XV — початку XVI століть склалася системанаказів — центральних органів державного правління, які відали окремимигалузями в якості відомчих установ. Так, Посольський наказ відав зовнішнімистосунками, Разрядний— військовими, Поместний— земельними справами; існувалиХолопський, Ямщик, Розбійний і інші накази. Коли Україна в 1654 р. увійшла доскладу Росії, при Посольському наказі спочатку була створена канцеляріямалоруських справ, а в 1663 р. — Малоруський наказ.
Всього булоблизько 80 наказів, кожен з яких налічував від 3 до 400 «наказовихлюдей». На чолі наказу стояв суддя, що керував разом з«товаришами» (заступниками і помічниками) дяками. Дяки з простихписарів ставали начальниками наказових канцелярій і займалися всімаповсякденними справами і діловодством. Для цього вони мали в своємурозпорядженні «пісьмовиє голови» різних рангів: череня-дяків(старших, середньої руки і молодших), писарів, переписувачів, а такожперекладачів, сторожів.
Канцеляріїфункціонували при кожній державній, духовній або цивільній установі, документив них оформлялися по певних загальних правилах, які успадковувалися традиційно.
Діяльністьканцелярій, робота їх окремих службовців із створення офіційних текстів добревидні по реквізитах створюваних документів. Так, на кожному документі, якийдоставлявся в наказ, ставилася дата реєстрації. Дяк в необхідних випадкахставив відмітку «виписати», тобто навести довідку. Справу готували додоповіді і обговорювали, після чого виносили «прісуд» і розпорядженняпро підготовку листа-відповіді.
Проект документаскладали по вказівці дяка старші поддьячие. Дяк редагував цей проект, роблячивідмітки на полях або зворотній стороні аркуша. Виправлений документ молодшийпіддяк переписував заново — «білив» і передавав поддьячему, якийзвіряв його з чернеткою і візував: ставив підпис на зворотному боці в нижній частиніаркуша, підтверджуючи правильність написаного. Перевірений документпідписувався дяком розтягнуто по всій його ширині, наприклад: «А грамотуписав дяк Семен Грач'» .
Писали на вузьких(15-17 см) смугах папери, які у разі потреби склеювали, залишаючи зворотнусторону чистої. До першого документа підклеювали послідовно інші і довгупаперову смугу згортали в рулон. При читанні смуга волочилася; звідси із'явився народний вислів — тяганина, що означає невчасне рішення того абоіншого питання" .
У діяльностінаказів XV-XVIII вв. виробився певний процес роботи з документами, який іотримав назву наказове діловодство. У практиці діяльності наказів з'явилисяпевні формули складових частин документів, порядок їх оформлення і переміщенняяк в самих наказах, так і між ними. Документи стали розділяти на законодавчих(царські укази, вирішення Боярської Думи) і розпорядливих (грамоти і вказівкиорганів державного правління). Від простих людей в накази поступали чолобитні.
Територія ЛівобережноїУкраїни, що на той час входила до складу Росії, була розділена на 16 військовихокругів або полків, в яких адміністративна, судова і військова влада належалаполковникам. Територія кожного полку ділилася на сотні на чолі з сотниками.Очолювали державу гетьман і Старшинська Рада, а діловодством відав ГенеральнийПисар разом з Генеральним Суддею.
У травні 1710 р.гетьманом був вибраний Піліп Орлик, що був до того генеральним писарем іавтором «Пактів», або так званої Конституції і вільностей Запорізькоговійська «Бендерськой». Цікаво, що вихідним положенням цього документабула теза про незалежність України.
КОЛЕГІАЛЬНЕДІЛОВОДСТВО
Як вженаголошувалося в попередніх статтях, діловодство в установах Російської державидо XVIII століття велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством нерегулювалося.
У 1717-1718 рр.на зміну застарілій системі наказів було створено 12 колегій, кожна з яких велапевну галузь господарства або сферу управління і була підпорядкована сенату.Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій,підписаний 27 лютого 1720 р.
Генеральнийрегламент став основою організації діловодства в державних установах, і взаконодавчому порядку була оформлена нова система документування.
Цікава історіястворення Генерального регламенту. Ще в 1715 р. Петро I направив своїхпредставників до Швеції, Данії і Німеччини для вивчення колегіальної системиуправління і можливості вживання її, що існувала у них, в Росії. Після вивченняматеріалів було прийнято рішення вибрати шведську модель і, враховуючиособливості російського державного ладу, поступово вводити се. Перший варіантГенерального регламенту був складений Генріхом Фіком, після чого він мав ще 12редакцій.
У Генеральномурегламенті були детально розкриті функції кожного підрозділу колегії, у томучислі був розділ про структуру і функції канцелярії і її секретаря.
Саме секретарскладав найбільш важливі документи, всі інші оформлялися канцеляристами за йогодорученням. Деякі документи (дипломи, патенти) складалися по «генеральнихформулярах», тобто певним обов'язковим формам документів.
У 1722 р.виходить в світ «Табель про ранги». Саме цей документ поклав початоксистемі чинів, звань і титулів, які застосовувалися в діловодстві до 1917 р. Уцей же період була створена практика офіційного діловодства, що існує до нашихднів.
У остаточнійформі питання документаційного забезпечення управління були сформовані в«Установах для управління губерніями» від 7 листопада 1775 р. Згідноз вищезазначеним документом, процеси діловодства між установами стали ритуалом.Щоб зайняти відповідне місце в бюрократичній системі управління, цей ритуалпотрібно було добре знати.
Для стосунків міжвищою владою і владою на місцях були встановлені відповідні місцю кожноїустанови види документів. Вищі установи давали вказівки, підлеглі — писали«доноси» про їх виконання. Була створена не лише ієрархія установі,але і ієрархія документів.
Весь процеспроходження документів в установах обов'язково реєструвався в журналах, книгахабо реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку ставили датувступу і номер згідно з реєстром. Зареєстровані документи розглядалисявідповідними виконавцями і заносилися в настільний реєстр. Аналогічнореєструвалися вихідні документи.
Для полегшеннязнаходження документа до реєстрів складали алфавітку установ і осіб, які малидо цього яке-небудь відношення. Про виконану роботу установи складали звіти, апро кількість і склад справ, що заслуховують, — термінові зведення.
Законодавчі ірозпорядливі акти оформлялися указами, регламентами, інструкціями іпротоколами. З'явилася безліч форм листування: листи, реляції, доноси,сповіщення.
Саме в періодколегіального діловодства були встановлені початки організації обліку,проходження і збереження документів, тоді ж вперше з'явився термін«архів».
Росія все більшеобмежувала самоврядність в Україні, хоча ще залишалася влада гетьмана. Гетьманбезпосередньо управляв державою за допомогою генеральної старшини, зокремагенерального обозного (відповідав за артилерію і військові запаси),генерального судді (керував судочинством), генерального осавула, який бувпомічником у військових справах, і генерального писаря, що очолював гетьманськуканцелярію.
Гетьман видававуніверсали — письмові розпорядженні, які повинні були виконуватися всім народомУкраїни.
Своїх законнийпро державний лад, суд, право на землю, веденні діловодства в Україні розробитине встигли. Судили, і основному, за польськими законами. А в Січі жили посвоїх, неписаним законам.
Символамигетьманської влади в державі були клейноди?" булава, корогви, бунчук ілитаври. Особливе значення мала друк з гербом, на якому зображався козак зрушницею на плечі. Одночасно гетьман користувався особистим друком з фамільнимгербом.
Після поразкигетьмана Мазепи російські правителі отримали право нагляду над судами і навітьканцелярією гетьмана, землі роздавалися російським дворянам. У 1722 р. в р.Глухонс була створена Малоруська колегія, яка поперемінно управляла Україноюмаєте з гетьманами до 1764 р. У 1783 р. IIMCCTO полкового діленні було створенотри наміснитцтво (пізніше — губернії) е центрами в Києві, Чернігові іСіверському для Новгорода, які разом складали Малоруськегенерал-губернаторське. Україна остаточно втратила свої права, свою волю,закінчила своє існування вольної Української козацької держави.
ВИКОНАВЧЕДІЛОВОДСТВО
Чергові реформиросійського центрального державного апарату були проведені в 1810-1811 рр. 'В1810 р. затверджений найвищий державний орган — Державна Рада (Дума), а в 1811р. створені центральні органи державного правління — міністерства. Міністерствамали багатоступінчасту структуру. Полягали вони з департаментів, які ділилисяна відділи, а відділи — на столи.
Керівникиструктурних підрозділів мали право отримувати і підписувати документи відповіднопосаді кожного. Документи поступали зверху вниз: від царя — маніфести, високінакази і рескрипти, від сенату — укази і розпорядження. Міністри і керівникидепартаментів підписували циркуляри і накази, губернські власті — вказівки іт.д.
Створення міністерствзавершило процес чіткого розділення державного апарату. Це привело до швидкогозростання шаруючи чиновників-бюрократів, які повністю залежали від милостіпануючи. Апарат все більше розростався чисельно і прагнув забезпечити своїправа, а також матеріальні і моральні привілеї і почесті.
У 1812 р. булозатверджено вже вісім міністерств, і їх кількість збільшувалася. Постановою«Загальна установа міністерств» передбачалася єдність створеннядокументів по приведених зразках. Кожен важливий документ складався з трьохчастин: введення з викладом суті справи, обгрунтування із засланнями назаконодавство і нормативні акти, клопотання або прохання.
Порядокпроходження — документів по інстанціях строго регламентувався правилами, яківимагали, щоб документи не відхилялися від своєї встановленої дороги. У кожнійустанові вхідні і витікаючи документи повинні були реєструватися в журналах, щоскладаються з трьох частин: для реєстрації документів вищої влади, длязвичайних документів і для секретних. Поділа, які розглядалися в департаментах,розділяли такі на три категорії: термінові; невідкладні.
Багато уваги ізусиль приділяв цілісності діловодства і звітності відомий державний діяч тогочасу М.М. Сперанський, роботи якого внесли ваговитий вклад до уніфікації документів.
В цей же часвиникла практика складання всіляких пісьмовников, що стали вітчизняноютрадицією. Потрібно підкреслити, що, хоча ці збірки і носили назвупісьмовников, вміщали вони всі види документів: розпорядження, вказівки,циркуляри і т.п.
Досить булознайти в пісьмовнике зразок потрібного документа або, ще краще, замінившипрізвище, дату і адресу, переписати документ заново. Завдяки пісьмовнику можнабуло також, використовуючи типові звернення або формуляр потрібного документа,скласти по ньому новий.
Режим Тимчасовогоуряду із-за нетривалості свого існування не вніс істотних змін до практикипідготовки документів. У практиці документаційного забезпечення управління щезалишався мовний ритуал. Перед самою революцією в 1917 р. вийшла постанова«О удосконаленні форм офіційних відношенні і паперів», в якому булискасовані «тітулірованіє і завершальні формули ввічливості в діловихлистах».
ПРОЦЕССТВОРЕННЯ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ
Процедура виданнярозпорядчих документів в умовах одноосібного ухвалення рішень — наказів,вказівок, розпоряджень включає наступні стадії:
1. Ініціаціярішення — обґрунтування необхідності видання розпорядливого документа.
2. Збір і аналізінформації з питання.
3. Підготовкапроекту розпорядливого документа.
4. Узгодженняпроекту документа.
5. Внесенняпроекту розпорядливого документа на розгляд керівництва.
6. Ухваленнярішення (підписання документа).
7. Доведеннярозпорядливого документа до виконавців.
Процедурадокументування виступає організуючим началом в підготовці і виданнірозпорядливого документа і покликана забезпечити його відповідність чинномузаконодавству.
Проектирозпорядливих документів готуються на плановій основі (відповідно до ранішерозробленого плану або програми), за дорученням керівництва організації, за ініціативоюкерівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремихфахівців. Обґрунтування необхідності видання розпорядливого документа можевикладатися в доповідній записці, службовій записці, довідці аналітичного абоінформаційного вмісту, пропозиції, висновку, акті, службовому листі. Цідокументи виступають як ініціюють рішення.
Проектирозпорядливих документів готуються фахівцями структурних підрозділів. Якщопроект документа зачіпає інтереси різних підрозділів, за рішенням керівництваорганізації створюється тимчасова комісія або призначається група працівників япідготовки проекту розпорядливого документа.
На другій стадіїздійснюється збір і аналіз інформації, необхідної для ухвалення якісногорішення. Найважливіша умова ефективності управлінського рішення — об'єктивність, достатність і своєчасність інформації, на основі якої готуєтьсяпроект документа. Для цього необхідно визначити джерела такої інформації. Цеможе бути: оперативна документація установи; документи, що поступають звищестоящих і підвідомчих установ; законодавчі акти, нормативна документація,наукові дані і ін. Підсумком збору і аналізу інформації з питання є виробленняуправлінського рішення, причому, як правило, в процесі аналізу інформаціїопрацьовуються різні варіанти рішень і після усесторонньої їх оцінкивибирається одне, найбільш прийнятне.
Третя стадіяполягає в оформленні виробленого рішення у вигляді проекту розпорядливогодокумента. Оформлення проекту здійснюється по тих же правилах, які передбаченідля оформлення документа, але не на бланку, а на стандартному аркуші паперу, знанесенням всіх необхідних реквізитів і проставлянням на верхньому полі справаслова «Проект». Текст проекту розпорядливого документа повинен складатися так,як якби це був остаточний варіант документа.
Четверта стадія —узгодження проекту документа — складається з візування (якщо для виданнядокумента досить внутрішнього узгодження) і зовнішнього узгодження, якщонеобхідно провести експертизу рішення в інших установах. Звичайне зовнішнєузгодження проводиться при підготовці розпорядливих документів найвищими іфедеральними органами виконавчої влади. Зовнішнє узгодження проектурозпорядливого документа проводиться на окремому аркуші — «Аркуші узгодження».
Внутрішнєузгодження (візування) проводиться з керівниками всіх зацікавлених підрозділіворганізації, головними і провідними фахівцями, якщо розпорядливий документстосується питань їх діяльності; з профспілковою організацією, якщо в проектідокумента зачіпаються питання праці і кадрів організації; з головнимбухгалтером, якщо йдеться про фінансових питаннях; з юридичною службою — напредмет відповідності проекту документа чинному законодавству, а також іззаступниками керівника організації.
В процесіузгодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту документа.Вони можуть бути внесені безпосередньо до представленого проекту документа абооформлені на окремому аркуші як особлива думка або зауваження. У останньомувипадку при візуванні на проекті документа проставляється відмітка: «Особливадумка додається» або «Зауваження додаються». Особлива думка, оформлена наокремому аркуші, прикладається до проекту документа і повертається розробникампроекту розпорядливого документа. Це особлива думка повинна поступити разом з остаточнооформленим проектом документа керівникові на підписання.
П'ята стадія — внесення проекту розпорядливого документа на розгляд керівництва — передбачаєвнесення зауважень до проекту документа за результатами узгодження, остаточнеоформлення погодженого проекту документа на бланку організації і представленняйого керівникові на підписання. Ця стадія має особливе значення, якщо проектрозпорядливого документа готується за дорученням вищестоящої організації. Вцьому випадку проект документа оформляється не на бланку організації, а настандартних листах паперу і прямує у вищестоящу організацію з супровіднимлистом і запискою пояснення.
На шостій стадіїприймається рішення, що виражається в підписанні розпорядливого документакерівником. Це вирішальна стадія підготовки розпорядливого документа. Підпискерівника перетворює проект документа в повноцінний, такий, що володієюридичною силою документа.
Сьома стадіяпокликана забезпечити доведення розпорядливого документа до виконавців. На ційстадії проводиться тиражування документа, його розсилка або передача всімвиконавцям. Розсилка розпорядливого документа повинна проводитися в можливостислі терміни.
ОСНОВНІСПОСОБИ ВЖИВАННЯ ШАБЛОНІВ ПРИ ОФОРМЛЕННІ ДОКУМЕНТІВ
Діловодство — галузь управлінської діяльності, пов'язана з роботою над документами. Завданняділоводства полягають в:
• фіксаціїінформації (створенні текстових документів у сфері управління),
• організаціїроботи з документами(створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберіганнядокументів в процесі діловодства).
Перші документивиникли на тому етапі розвитку, коли людина навчилася писати. Документ (відлатів.doceo- «учу» або «сповіщаю») означає «доказ», «свідоцтво».
«Документ»
1. Діловийпапір, підтверджуючий який-небудь факт або право на що-небудь.
2. Письмовесвідоцтво яких або історичних подій.»
А Поль Отле вкнизі «Керівництво до адміністрування», виданою в 1924 р. дає такеформулювання: «Документ — все те,що служить для реєстрації, передачі або збереження спогадів.» Так або інакше зпоявою документів почалася регламентація роботи з ними, яку зараз прийнятоназивати діловодством.
Класифікаціядокументів відбувається по багатьом чинникам: по видах, формою, за змістомпоходженню, по соках зберігання і так далі. Кожен документ має певну форму іреквізити, причому для багатьох документів число реквізитів строге обмежено.Дуже поважно правильно оформити документ, оскільки відсутність або неправильнувказівку реквізитів робить документ недійсною. Правила складання і оформленняреквізитів викладені в Госте 6.38- 90, де в певній послідовностіперераховуються реквізити, властиві всім видам документів.
Доповідна записка— документ, адресований керівникові даної або вищестоящої установи і щоінформує його про ситуацію, що склалася, що мав місце явищі або факті, провиконану роботу, а також що містить виводи і пропозиції укладача. Доповідназаписка готується як за ініціативою самого працівника, так і по вказівцікерівництва. Мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівникаприйняти певне рішення. Тому текст її чітко ділиться на дві частини. У першій,констатуючій (описовою), викладаються факти, що мали місце, або описуєтьсяситуація, в другій викладаються пропозиції, прохання. Доповідними запискамиінформують керівника про хід робіт. Такі записки представляються регулярно.