--PAGE_BREAK--Наиболее часто встречаются следующие нарушения:
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;
• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее поденным авансам;
• выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;
• несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.
1.3 Представительские расходы и ревизия представительских расходов
К представительским расходам относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Руководитель организации в приказе определяет круг лиц, имеющих право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским расходам. Для проведения представительских мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.
Работник, осуществляющий представительские расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления расходов он составляет авансовый отчет. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.
В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться как расходы, непосредственно связанные с производством (если переговоры и мероприятия связаны с производственной деятельностью), либо как прочие расходы.
Данные расходы отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:
Д 71 К 50 — выданы денежные средства под отчет на представительские расходы;
Д 41 К 71 — приобретены товары для представительских расходов;
Д 20, 26, 31 К 41 — использованы товары в представительских целях;
Д 20, 26, 31 К 71 — подотчетное лицо использовало денежные средства на представительские мероприятия.
Для целей налогообложения данные расходы включаются в состав прочих расходов в пределах норматива, который рассчитывается в процентах от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообложения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Так как представительские расходы относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения в бухгалтерском и налоговом учете является дата утверждения авансового отчета. Если организация применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются только после их оплаты.
Расчеты с подотчетными лицами по представительским расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые приведены ранее.
Ревизия представительских расходов. При такой ревизии проверяется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.
К документам по оформлению представительских расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов,
отчет о произведенных расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы.
Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.
2. Ревизия дебиторской и кредиторской задолженности
2.1 Основные положения
При проверке внутренней системы контроля дебиторской задолженности необходимо выяснить:
· Соблюдается ли в организации порядок отгрузки продукции покупателям на условиях последующей оплаты только при наличии необходимых санкций;
· Обсуждаются ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты;
· Учитываются ли мнения банка, гарантии третьей стороны;
· Своевременно ли направляется дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещение о возникновении задолженности;
· Установлен ли на предприятии лимит дебиторской задолженности;
· Есть ли у персонала оперативная информация о текущей дебиторской задолженности;
· Ставится ли на пакете документов на реализацию продукции отметка о проверке дебиторской задолженности покупателя.
Ревизор проверяет, погашаются ли сразу после подписания платежного поручения сопроводительные оправдательные документы (штамп «Оплачено», дата и № платежного поручения).
Кроме того, необходимо проверить, проводится ли анализ финансового состояния заказчика.
Необходимо также изучить действующий в организации порядок разделения обязанностей согласно функциям:
· Отгрузка по заказам;
· Выписка счетов;
· Предоставление разрешения на отгрузку;
· Ведение синтетического учета;
· Ведение аналитического учета дебиторской задолженности.
Ревизор проверяет порядок сверки расчетов в организации.
Проверка реальности и законности расчетов с дебиторами и кредиторами.
Ревизор проверяет законность и реальность задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам.
Проверяются также своевременность регистрации счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта, а также отслеживание этих документов специалистами отделов для соблюдения поставщиками договорных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и срокам отгрузки продукции, правильности цен, наценок, скидок. В ходе этой процедуры ревизор проверяет, правильно ли отражены в учете операции и реальна ли задолженность, своевременно ли составлены акты приемки, полностью ли оприходованы товарно-материальные ценности, не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам и по неотфактуренным поставкам.
Необходимо выяснить следующее:
· Какие меры принимаются по снижению дебиторской задолженности;
· Производится ли взаимная сверка сумм задолженности с дебиторами и кредиторами;
· Имеются ли подтверждения о размере долгов;
· Нет ли фактов необоснованного списания задолженностей на результаты деятельности;
· Не относятся ли на счет расчетов с дебиторами по претензиям недостачи, хищения, брак и порча товаров с последующим отнесением этих сумм на убытки под видом списания безнадежной дебиторской задолженности и несостоятельности ответчиков.
Одним из важных моментов является проверка правильности и своевременности расчетов с финансовыми органами по налогам, сборам, отчислениям от прибыли и др. платежам, а также своевременность внесения в бюджет просроченной задолженности.
Инвентаризация расчетов с покупателями. Такая инвентаризация проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13 июня 1995 г.№49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Принципы инвентаризации расчетов аналогичны инвентаризации имущества. Основным при такой инвентаризации является факт подтверждения (согласование) задолженности с дебиторами (кредиторами) по результатам сверки задолженности (встречные проверки).
2.2 Анализ дебиторской и кредиторской задолженности
На основании ведомости № 16 необходимо составить перечень покупателей — дебиторов с просроченной задолженностью и сгруппировать их в порядок приоритетности получения от них оплаты (список должен составляться ежемесячно). Любые задержки платежа должны классифицироваться по времени так:
· Менее одного месяца;
· Более одного месяца, но менее 2-х;
· Более 2-х, но менее 3-х месяцев;
· Более 3-х месяцев.
Анализ кредиторской задолженности по датам ее возникновения проводится с целью выявления просроченных задолженностей, а также задолженностей по которым истек срок исковой давности (3 года). Все данные анализа должны быть представлены в табличной форме.
2.3 Анализ расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, прочими дебиторами и кредиторами 1) В ходе ревизии установлено, что по состоянию на 01.01.08. по статье 230 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты) Формы № 1 «Бухгалтерский баланс» бухгалтерской отчетности ОАО «ЦентргазПластик», отражена дебиторская задолженность в сумме 1343 тыс. руб., в том числе покупатели и заказчики 1250 тыс. руб.
По состоянию на 31.12.08. по данной статье бухгалтерского баланса отражена дебиторская задолженность в сумме 818 тыс. руб., в том числе покупатели и заказчики 735 тыс. руб.
Расшифровка дебиторской задолженности платежи, по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты (стр. баланса 230) по состоянию на 31.12.2008 г. тыс. руб.)
№ п/п
Наименование контрагента (дебитора)
Дата возникновения
Сумма задолженности
Принятые меры ОАО «ЦентргазПластик» по взысканию дебиторской задолженности
1
2
3
4
5
Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты) (балансовый счет 62)
1.
ЗАО «Экосистемы»
Октябрь 2007 г.
61,3
Имеется акт — сверки. По инициативе ЗАО «Экосистемы» Арбитражным судом рассмотрено дело о его банкротстве.
2.
ООО «Потенциал-А»
сентябрь 2003 г.
210,0
Представлено постановление суда об окончании исполнительного производства, т.к. составлен акт о невозможности взыскания.
3.
ООО «ТД «Рилан»
сентябрь 2007 г.
42,9
Акт – сверки выслан почтой 07.06.08г.
4
ИП Сергеев С.С.
Декабрь 2006г.
170,0
Бывший дилер, судебное разбирательство
5.
ЗАО «Фотек»
август 2007г.
15,0
Переданы выставочные образцы как дилеру. Акт приема – передачи имеется в наличии. 13.08.2007г отправлен счет на оплату выставочных образцов.
6
ЗАО «Прибой»
август 2007г.
16,0
Переданы выставочные образцы как дилеру. Акт приема – передачи имеется в наличии. 13.08.2007г отправлен счет на оплату выставочных образцов.
7
Региональная выставка новых строительных материалов
август 2007г.
20,9
Переданы выставочные образцы как дилеру. Акт приема – передачи имеется в наличии. 13.08.2007г отправлен счет на оплату выставочных образцов
8
ИП Звонецкий К.В.
август 2007г
17,7
Переданы выставочные образцы как дилеру. Акт приема – передачи имеется в наличии. 13.08.2007г отправлен счет на оплату выставочных образцов
9
ИП Трофимов С.В.
август 2007г
15,9
Переданы выставочные образцы как дилеру. Акт приема – передачи имеется в наличии. 13.08.2007г отправлен счет на оплату выставочных образцов
10
ИП Виницкий К.О.
август 2007г
12,9
Переданы выставочные образцы как дилеру. Акт приема – передачи имеется в наличии. 13.08.2007г отправлен счет на оплату выставочных образцов
11
ИП Ульянова М.Н.
август 2007г
11,5
Переданы выставочные образцы как дилеру. Акт приема – передачи имеется в наличии. 13.08.2007г отправлен счет на оплату выставочных образцов
12
ИП Бурханов В.С.
сентябрь 2006 г.
5,1
Переданы выставочные образцы как дилеру. Акт приема – передачи имеется в наличии. 13.08.2007г отправлен счет на оплату выставочных образцов
13
Прочие
135,4
Итого покупатели и заказчики (стр. 231 баланса)
734,6
Дебиторская задолженность прочих дебиторов (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты) (балансовый счет 60.1)
3.
ООО «Робиторг»
Июнь 2006
0,1
Итого:
0,1
Дебиторская задолженность прочих дебиторов (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты) (балансовый счет 76.5)
1.
ООО «Потенциал-А»
Январь 2006
75,9
В настоящее время исполнительное производство прекращено в связи с отсутствием средств у должника
2
Управление федерального казначейства
Март 2007
5,3
В мае 2008г. произведен возврат госпошлины.
3
Прочие
1,6
Итого:
82,8
Итого по строке 230
817,5
По состоянию на 01.01.08. по статье 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) Формы № 1 «Бухгалтерский баланс» бухгалтерской отчетности ОАО «ЦентргазПластик» отражена дебиторская задолженность в сумме 4708 тыс. руб.
По состоянию на 31.12.08. по данной статье бухгалтерского баланса отражена дебиторская задолженность в сумме 4 129 тыс. руб.
Расшифровка дебиторской задолженности платежи, по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты (стр. баланса 240) по состоянию на 31.12.2008 г.(тыс. руб.)
№ п/п
Наименование контрагента (дебитора)
Дата возникновения
Сумма задолженности
Принятые меры ОАО «ЦентргазПластик» по взысканию дебиторской задолженности
1
2
3
4
5
Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) (балансовый счет 62)
1
ООО «Лидерстрой»
VII 2008
522,4
Текущая задолженность
2
ОАО «Центргаз»
XI 2008
988,8
3
ЗАО «Центргазпромстрой»
VIII 2008
240,1
4
МО «Гагаринский к-т по образованию»
XII 2008
84,4
5
Администрация Промышленного района
XII 2008
2,9
6
ЗАО «Монолит-Строй»
XII 2008
335,8
7
ЗАО «САЗ АМО ЗИЛ»
VI 2008
576,9
Текущая задолженность
8
ЗАО «Фининвестстрейтинг»
VIII 2008
53,3
9
ЗАО «Рослав. швейная фабрика»
IV 2008
79,5
10
ИП Захаров С.М.
XII 2008
24,0
11
ИП Ястребков И.В.
I 2007
62,5
12
ИП Востриков А.С.
XII 2008
1,7
13
ИП Новиков С.А.
XII 2008
79,6
14
ИП Щелкунов А.Д.
XII 2008
45,5
15
ИП Финошина Ю. М.
XII 2008
4,6
16
Прочие физические лица
X
105,1
Итого покупатели и заказчики (стр.240 баланса):
320,.1
Дебиторская задолженность прочих дебиторов (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) (балансовый счет 60.1)
1.
ООО «Т.Б.М.»
XII 2008
32,6
Текущая задолженность
2.
ОАО «НК-Роснефть»
XII 2008
26,2
3.
ОАО «Роснефть-Смол»
VI 2008
16,1
4
ООО «Фест-98»
VII 2008
14,9
5
ООО «Соратник»
XII 2008
2,0
6
ООО «Электропром»
X 2008
0,7
7
ООО «Профиль-Декор»
XII 2008
1,0
8.
ОАО «Саратовстройстекло»
XII 2008
21,7
9
ООО «Эталон»
XI 2008
0,2
10
ООО «Комплект РУ»
XII 2008
2,9
11
ООО «Техстрой»
XII 2008
19,3
Итого по счету 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
137,6
Дебиторская задолженность прочих дебиторов (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) (балансовые счета 76.5)
1
ОАО «Смоленскэнерго»
XI 2008
76,5
2.
ОАО «МТС»
XII 2008
3,1
3.
ЗАО «ИД „Пронто-Центр“ Смоленск»
XII 2008
20,9
4
ОАО «ТГК-4»
XI 2008
163,6
5
ООО «СтройИнвестАудит
XI 2008
50,0
6.
ООО „Интерлайн“
XI 2007
1,9
7.
ООО „Союз-Информ“
IX 2007
10,0
8.
Периодические издания
XII 2007
20,9
9.
Проценты по депозиту ВТБ
XII 2008
36,3
10
НДС начисленный
X
221,0
Итого по счету 76.5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
604,2
Дебиторская задолженность прочих дебиторов (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) (балансовые счета 71.,73,68,69)
1.
Командировочные расходы
декабрь 2008г.
10,9
Погашается в 2008
Итого по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
10,9
2.
Задолженность по ссуде работникам
Ссуда работникам 2008 г.
135,0
Погашается в 2008
Итого по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
135,9
3
Начисления по ЕСН
декабрь 2008г.
33,9
Погашается в 2008
Итого по счету 69 «Расчеты по ЕСН»
33,9
Всего сумма дебиторской задолженности (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) (стр. 240 бухгалтерского баланса по состоянию на 31.12.08)
4 128,6
продолжение
--PAGE_BREAK--