Организация управленческого контроля 2

--PAGE_BREAK--
1.3 Субъекты, процедуры и характеристика эффективного контроля

Контроль – это процесс обеспечения эффективной работы на основе владения информацией об уровне достижения, запланированных результатах и своевременной коррекции возникающих отклонений от первоначального плана. В процессе управления контроль выполняет важнейшие социальные функции повышения устойчивости и эффективности самого управления, стабилизации ситуации. Контроль выступает центральным моментом в процессе принятия и реализации решений – он завершает один из циклов реализации управленческих решений и открывает новый, образуя основу «спирали» общественного развития. Эффективность контроля зависит от:

·                   принятых теоретических подходов к контролю как функции управления, то есть назначения, роли, целей функций контроля в системе управления;

·                   принятых методик организации функции контроля;

·                   системности и комплексности осуществления функций контроля;

·                   инструментальной основы функции контроля, степени её точности и допустимой погрешности;

·                   полноты анализа, причин отклонений.

Все эффективные системы контроля имеют общие характеристики. Их значимость варьируется в зависимости от конкретной ситуации, однако мы можем с уверенностью сказать, что если контроль соответствует некоторым требованиям, то его эффективность значительно повышается.

Итак, контроль должен быть:

·                   действенным;

·                   гибким;

·                   систематическим;

·                   комплексным;

·                   экономичным;

·                   гласным;

·                   своевременным;

·                   понятным.[2, с. 55]

Рассмотрим каждую характеристику эффективного контроля. 

Действенность. Выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, промахи в деятельности предприятия (организации) должны оперативно устраняться.

Гибкость. Эффективные контрольные механизмы должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей. Очень немногие современные организации работают в условиях стабильной внешней среды и не нуждаются в гибкой системе контроля. Сегодня даже самые механистические структуры требуют механизмов контроля, которые можно скорректировать в соответствии с изменением ситуации и обстановки.

Систематичность. Контроль должен проводиться не от случая к случаю, а постоянно. Кроме этого все виды и процедуры контроля, осуществляемые в организации, должны быть связаны в единую взаимозависимую целостность.

Комплексность. Контроль должен охватывать не один или несколько показателей плана, а все показатели, все направления деятельности предприятия (организации). Реализация контрольной функции в организации всегда должна быть единым комплексом, а не набором случайно связанных или вообще несвязанных процедур.  

Экономичность.Эффективная система контроля должна оправдывать издержки, связанные с ее созданием и применением. Чтобы минимизировать эти затраты, менеджерам следует использовать как можно меньше контрольных механизмов, то есть внедрять только те методики и способы, которые действительно необходимы для достижения намеченных результатов. Выгоды, приносимые контролем, должны быть выше затрат на его проведение.

Гласный. Результаты контроля должны быть известны исполнителям.

Своевременность.Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием. Следовательно, эффективная система контроля должна обеспечивать своевременную информацию.

Понятность. Механизмы контроля, непонятные для тех, кто ими пользуется, бессмысленны. По этой причине иногда возникает необходимость упростить систему контроля. Применение системы контроля, которую трудно понять, нередко приводит к дополнительным ошибкам, недовольству сотрудников и к тому, что люди их просто игнорируют.

Самым главным фактором повышения эффективности контроля, а значит, и изменения характера управления является развитие партнёрства – управления, осуществляемого на основе участия всех членов организации или группы в управлении. Для такого совместного управления характерно внедрение и развитие самоконтроля.

Партнёрство и самоконтроль способствуют интеграции интересов, замыслов, намерений, стремлений, характеризуют понимание и поддержку руководителя персоналом. Эффективность самоконтроля зависит от авторитета руководителя, стиля управления, целей и социально-психологической атмосферы организации.

В целях обеспечения эффективности процедур необходимо следующее:

а) на основе детально разработанных должностных инструкций формальное определение и документальное закрепление порядка деятельности (действий и взаимоотношений) определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций организации;

б) определение круга первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и о реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов или иных носителей информации от момента их возникновения до архивирования;

в) определение «точек контроля» для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление «критических» точек контроля, где риск возникновения ошибок и искажений особенно велик;

г) выбор типов и методов проведения контроля.

Контроль осуществляют работники или участники, т.е. владельцы, организации при исполнении возложенных на них обязанностей, либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле:

1) субъекты контроля 1-го уровня — это участники, т.е. собственники, организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е. с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов;

2) субъекты контроля 2-го уровня — в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они выполняют и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);

3) субъекты контроля 3-го уровня — они выполняют контрольные функции для реализации тех обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (например, работники планово-экономического отдела, отдела кадров);

4) субъекты контроля 4-го уровня — в их обязанности входят как контрольные, так и другие функции (административно-управленческий персонал, персонал, обслуживающий компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);

5) субъекты контроля 5-го уровня — в их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита, члены ревизионной комиссии или ревизоры, сотрудники отдела технического контроля и т.п.).[11]

Таким образом, в заключении необходимо отметить что, управленческий контроль обладает большим количеством характеристик, которые необходимы для эффективности его проведения. Управленческий контроль очень широкое понятие, которое можно рассматривать в различных аспектах. Теоретические знания должны быть подкреплены знаниями практического ведения управленческого контроля на предприятиях.   
Глава 2. Организация управленческого контроля на примере предприятия

2.1 Общие сведения об исследуемом предприятии

ООО «ВолгаСтройЭкология» одно из крупнейших торгово-производственных предприятий отрасли промышленной трубопроводной арматуры, насосов и котлов. Местонахождение общества: Самарская обл., г.о. Самара, ул. Самарская, д. 25.

Компания является действительным членом Научно-Промышленной Ассоциации Арматуростроителей. Номенклатура продукции, предлагаемой ООО «ВолгаСтройЭкология», исчисляется несколькими тысячами наименований. География поставок охватывает множество регионов России, стран СНГ.

Сфера деловой активности ООО «ВолгаСтройЭкология» обширна. Компания выполняет проекты самого различного масштаба, от комплексного обеспечения предприятий жилищно-коммунального хозяйства, до поставок оборудования для магистральных трубопроводов и атомных электростанций.

ООО «ВолгаСтройЭкология» работает на рынке трубопроводной арматуры с 1990 года. Деятельность компании началась с поставок продукции Душанбинского арматурного завода им. Орджоникидзе, в прошлом крупнейшего в стране производителя в этой отрасли.

В 2001 году ООО «ВолгаСтройЭкология» начинает самостоятельный выпуск производственной арматуры.

В этом же году компания ООО «ВолгаСтройЭкология» организовала совместное производственное предприятие, специализирующееся на изготовлении металлоконструкций, бытовой техники, мебели.

В 2002 году в составе компании ООО «ВолгаСтройЭкология» начинает действовать цех по производству промышленной трубопроводной арматуры.

ООО «ВолгаСтройЭкология» осуществляет оптово-розничную торговлю промышленной трубопроводной арматурой, обеспечивая своих клиентов следующими услугами:

·        продажа товаров со склада;

·        комплектация заказов;

·        консультации по подбору и применению предлагаемой продукции;

·        организация доставки автомобильным, железнодорожным и иными видами транспорта.

Обеспечение широкого ассортимента и наличия товара на складе всегда являлось одной из приоритетных задач компании. Также особое внимание уделяется качеству поставляемой продукции, оперативности и полноте выполнения заказов.

Организационная структура предприятия представлена в приложении А.

ООО «ВолгаСтройЭкология» располагает следующими собственными производственными мощностями:

1. Цех по выпуску задвижек и клапанов.

Основная номенклатура завода – стальные литые задвижки класса «А» рассчитанные на давление 16 атм., пользующиеся повышенным спросом. В проекте – изготовление регулирующих и обратных клапанов различных типоразмеров.

2. Цех по выпуску шаровых кранов.

Особенности ООО «ВолгаСтройЭкология» – это наличие в ассортименте выпускаемой продукции стальных шаровых кранов высокого качества, которые в настоящее время получают все большее применение как самостоятельные виды арматуры и как замена стальных и чугунных задвижек.

3. Цех по производству тяжелой промышленной арматуры.

Основной профиль деятельности цеха – производство арматуры и комплектация комплексных заказов по всему ассортименту трубопроводной арматуры. Кроме того, освоен выпуск профнастила, черепицы, теплоизолирующих «сэндвич-панелей» и доборных элементов для этих изделий. Основными преимуществами цеха является высокоразвитая научно-техническая база, оптимальный размер производственных мощностей, изготовление нестандартного оборудования и изделий для строительной индустрии.

4. Цех по производству арматуры.

В настоящее время цех занимается производством газовых кранов, соковыжималок, отдельных деталей для канализационных систем. Большую долю в выпускаемой продукции составляют шары помольные из высокопрочного чугуна и цильпебсы. Имеются все необходимые здания, сооружения и оборудование для приема, переработки и хранения шихтовых материалов. Завод до последнего времени специализировался на выпуске запорной арматуры из серого чугуна. Освоен выпуск стальной запорной арматуры – задвижек с диаметрами прохода от 50 до 400 мм. и рабочим давлением от 16 до 40 атм. Такие задвижки используются в нефтегазовом секторе.

Имея партнерские отношения с основными производителями арматуры, ООО «ВолгаСтройЭкология» предлагает своим клиентам большой ассортимент трубопроводной арматуры, насосов и котлов. Собственный складской комплекс с испытательным участком и цехом предпродажной подготовки позволяет постоянно иметь на складе тысячи наименований продукции высокого качества. Компания быстро и четко осуществляет комплектацию и отгрузку заказов.

Производственные предприятия ООО «ВолгаСтройЭкология» выпускают следующую продукцию:

·        Вентили

·        Задвижки

·        Затворы

–        Затворы чугунные

·        Клапаны

·        Конденсатоотводчики

·        Краны

·        Указатели уровня

·        Фланцы

·        Прокладки

–        прокладка

·        Котлы паровые

–        котлы паровые

·        Котлы водогрейные

–        котлы водогрейные

·        Транспортабельные котельные установки

–        транспортабельные котельные установки

·        Фитинги

·        Метизы

·        Электроприводы

–        Электроприводы

·        Радиаторы чугунные

–        Радиаторы чугунные

·        МИМ

·        Насосы

–        МИМ

·        Чугунные вентили;

·        Металлочерепица;

·        Профнастил;

·        Сэндвич-панели;

·        Металлоконструкции;

·        Нестандартное оборудование

Основные экономические показатели предприятия представлены в приложении В.

Из приложения В видно, что в 2008 году произошел рост всех основных экономических показателей предприятия. Товарооборот, валовая и чистая прибыль выросли, издержки обращения – снизились
2.2 Организация управленческого контроля на предприятии



Теперь рассмотрим организацию управленческого контроля на данном предприятии, для начала проанализируем затраты, рассмотрим статьи расходов, выделим центры финансовой ответственности. А также проведем анализ для определения удельного веса групп расходов в общей сумме затрат, проведем сравнения. Выявим экономию или перерасход по каждому из элементов.

Проанализируем постоянные и переменные затраты предприятия по методу «директ-костинг».

«Директ-костинг» — метод учета в системе контроллинга, основанный на определении реальной стоимости продукции и услуг вне зависимости от расчетных условно-постоянных и накладных расходов. [1, с.485]

На предприятии ООО «ВолгаСтройЭкология» ведется учет расходов по следующим статьям:

·        «Транспортные расходы»;

·        «Расходы на оплату труда»;

·        «Отчисления на социальные нужды»;

·        «Расходы на аренду и содержание знаний»;

·        «Расходы на амортизацию основных средств»;

·        «Расходы на топливо, газ и электроэнергию для производственных нужд»;

·        «Расходы на сырье и материалы»

·        «Расходы на рекламу»;

·        «Расходы на тару»;

·        «Управленческие расходы».

На статье «Транспортные расходы» учитывается:

·        оплата транспортных услуг сторонних организаций за перевозки продукции;

·        оплата услуг организаций по погрузке и выгрузке товаров;

·        плата за экспедиционные операции и другие услуги;

·        стоимость материалов, израсходованных на оборудование транспортных средств (щиты, люки, стойки, стеллажи и т.д.) и утепление (солома, опилки, мешковина и др.);

·        плата за временное хранение грузов на станциях, пристанях, в аэропортах в пределах установленных сроков в соответствии с заключенными договорами;

·        плата за обслуживание подъездных путей и складов, включая плату железным дорогам согласно заключенным с ними договорам.

Расходы на перевозку, погрузку и выгрузку порожней тары при возврате ее поставщикам или отправке тарособирающим организациям и тароремонтным предприятиям учитываются на статье «Расходы на тару».

На статью «Расходы на оплату труда» бухгалтерская служба ООО «ВолгаСтройЭкология» относит:

·        затраты по оплате труда основного торгово-производственного персонала предприятия с учетом премий за производственные показатели,

·        стимулирующие и компенсирующие выплаты (включая компенсацию по оплате труда в связи с повышением цен и индексацией доходов в пределах, предусмотренных законодательством норм),

·        компенсации женщинам, находящимся в отпуске по уходу за детьми до определенного законодательством возраста,

·        затраты по оплате труда работников несписочного состава, занятых в основной деятельности.

Отчисления на социальные нужды производятся от расходов на оплату труда работников предприятия, включаемых в издержки обращения и производства по статье «Расходы на оплату труда» в соответствии с установленным законодательством порядком.

На статье «Амортизация основных средств» отражаются суммы амортизационных отчислений на полное восстановление основных производственных средств.

Средства на амортизацию основных средств ООО «ВолгаСтройЭкология» начисляются исходя из норм амортизационных исчислений.

Статья «Расходы на топливо газ и электроэнергию для производственных нужд отражает:

·        фактическую себестоимость различных видов топлива, потребленных на технологические и иные производственные нужды (приготовление пищи, подогрев воды и т.п.);

·        стоимость электроэнергии, газа и пара, израсходованных на технологические цели, на приведение в движение оборудования и механизмов.

На статье «Расходы на рекламу» учитываются расходы ООО «ВолгаСтройЭкология» на рекламу и продвижение продукции.

В статью «Расходы на тару» ООО «ВолгаСтройЭкология» также входят:

·        амортизация (износ) тары и оборудования,

·        расходы на ремонт тары — оборудования,

·        стоимость тары, списанной из-за естественного износа,

·        расходы на перевозку, погрузку и выгрузку тары, осуществляемую сторонними организациями при, возврате ее поставщикам или сдаче тарособирающим организациям,

·        расходы на очистку и обработку (дезинфекцию) тары,

·        и другие расходы на тару.

На предприятии ООО «ВолгаСтройЭкология» можно выделить следующие центры финансовой ответственности:

1) Бюджетный центр – разработка бюджетов: начальники производственных цехов, коммерческий директор; утверждение – генеральный директор;

2) Центр затрат – начальники производственных цехов, коммерческий директор;

3) Центр прибыли – генеральный директор;

4) Центр инвестиций – генеральный директор.

Общие данные по расходам ООО «ВолгаСтройЭкология» представлены в приложении С.

Из приложения С видно, что большинству позиций отмечалось снижение и постоянных и переменных издержек. В тоже время произошел незначительный рост транспортных расходов и расходов на сырье и материалы. Значительно возросли управленческие расходы.

Определим удельный вес каждой группы расходов в общей сумме затрат, произведем динамические сравнения по суммам и по удельному весу. Выявим экономию или перерасход по каждому из элементов и определим элементы с наибольшим удельным весом (см. приложение Г).

Таким образом, для увеличения объёма продаж предприятие закономерно могло увеличить сумму издержек на 38 тыс. руб. Но фактически предприятие снизило издержки обращения в общем объёме на 161 тыс. руб. В результате достигнуто снижение уровня затрат в отношении к товарообороту на 5,71 % и получена экономия издержек в сумме 199 тыс. руб. относительно роста товарооборота.

Рассчитаем влияние расходов следующих групп на изменение товарооборота:

транспортные расходы,

содержание основных средств,

управленческие расходы всех уровней,

товарные запасы.

На основании данных таблицы (см. приложение В) составим таблицу (см. приложение Д)

Для расчетов используем следующие формулы:
∆Итр = ∆ТР х ТР/Т,
где ∆Итр – влияние транспортных расходов;

∆ТР – изменение транспортных расходов;

ТР – транспортные расходы в базисном периоде (2008 год);

Т – товарооборот в базисном периоде.
∆Исо = ∆СО х СО/Т,
где ∆Исо – влияние содержания основных средств;

∆СО – изменение содержания основных средств;

СО – содержание основных средств в базисном периоде (2008 год);

Т – товарооборот в базисном периоде.
∆Итз = ∆ТЗ х ТЗ/Т, (2.3)
где ∆Итз – влияние товарных запасов;

∆ТЗ – изменение товарных запасов;

ТЗ – товарные запасы в базисном периоде (2008 год);

Т – товарооборот в базисном периоде.
∆Иу = ∆У х У/Т, (2.4)
где ∆Итз – влияние управленческих расходов;

∆У – изменение управленческих расходов;

У – управленческие расходы в базисном периоде (2008 год);

Т – товарооборот в базисном периоде.
Получим следующие значения:
∆Итр = 9 х 431/6230 = 0,62 тыс. руб.

∆Ио = -41 х 650/6230 = -4,28 тыс. руб.

∆Итз = -42 х 307/6230 = -2,07 тыс. руб.

∆Иу = ∆У х У/Т = 97 х 202/6230 = 3,14 тыс. руб.
Проведенный анализ показал, что доля изменения транспортных и управленческих расходов в издержках обращения велика относительно изменения содержания основных ресурсов и товарных запасов.

Итак, проведенный анализ показал, что, несмотря на снижение расходов предприятия, возросли его транспортные и управленческие расходы.    продолжение
--PAGE_BREAK--