--PAGE_BREAK--1.2 Характеристика основного регистра — журнала-ордера
Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, – журналу-ордеру. Она широко применяется в организациях различных форм собственности. Основой для ее использования является принцип накопления данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, позволяющих отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.
Журнально-ордерная форма учета позволяет совместить во времени синтетический и аналитический учет. Карточки аналитического учета могут быть заведены по некоторым видам расчетов; инвентарные карточки, карточки учета затрат и т. д.
В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются в основном два вида регистров.
Журналы-ордера – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо как итоги в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитовые обороты данного счета или по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период. Например, записи в журнале-ордере по кредиту счета 50 «Касса» (Приложение 4) производятся как итог за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры (производить не ежедневно, а за 3-5 дней) в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи. Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
Таблица 1.2.1. Журнал-ордер по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов
Строка №
Дата (или за какие числа)
Шифр и наименование счетов
Итого по кредиту
51 «Расчетные счета»
52 «Валютные счета»
57 «Переводы в пути»
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
и т. д.
1
2
3
4
5
6
7
8
В основу построения журналов-ордеров положен и признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учета в единении с синтетическим учетом. Совмещение синтетического и аналитического учета, например, по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», обеспечивается тем, что в журнале-ордере по каждому платежному поручению записывают оприходованные материалы или товары, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Это позволяет не составлять оборотных и сальдовых ведомостей по счетам синтетического учета [4, с. 102].
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу (Приложение 3), которая используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах. Текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в Главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
Таблица 1.2.2. Главная книга. Счет №51 «Расчетный счет»
Период
Обороты по дебету
Итого по дебету
Обороты по кредиту
Сальдо
С кредита счета №50 по журналу-ордеру №1
и т. д.
дебет
кредит
1
2
3
4
5
6
7
Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один лист. На основании Главной книги и части других регистров заполняются баланс и другие формы отчетности.
– запись операций;
– сверка записей.
Рисунок 1.2.1. Схема бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме
Преимущество журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит в возможности ее применения при использовании нового Плана счетов. В ней совмещаются хронологические и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учета. Применение журналов-ордеров ускоряет составление необходимой отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. Компьютерный вариант предпочтителен для любых организаций, что делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным.
В настоящее время одно из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации с применением новейших технических средств – от мощных ЭВМ типа ЕС до микроЭВМ, так как их применение является наиболее эффективным средством быстрой обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразностью, многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено тем, что ЭВМ характеризуется высокой скоростью работы, программным управлением, большой емкостью памяти, автоматическим восприятием исходных данных, богатым набором выполняемых операций и т. д.
Система автоматизированного учета должна отражать основные процессы, связанные с получением различных сводных показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организации. В этой системе организации бухгалтерского учета информация идет по единому каналу и используется для оперативного, бухгалтерского и статистического учета. Таким образом, автоматизированная форма учета – это сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с интеллектуальными возможностями ЭВМ, позволяющее получать необходимую для управления и оперативного контроля информацию в удобной форме в виде машинограмм и видеограмм.
продолжение
--PAGE_BREAK--2. Порядок учетных записей в регистры журнально-ордерной формы 2.1 Первичные документы — основание для записей в учетные регистры
Рассмотрим первичная документация по отражению кассовых, расчетных операций и операций по движению материалов. Ниже приведен перечень первичной документации используемой при учете денежных средств:
1.Приходный кассовый ордер (Приложение 6) (для оформления операции поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица).
2. Расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы одному лицу на любые нужды) (Приложение 8).
3.Кассовая книга (Приложение 9).
4. Платежная ведомость.
5. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Приходн
Дата
ый документ
номер
Сумма
Примечание
Расходн
Дата
ый документ
номер
Сумма
Примечание
Рис. 2.1.1. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
6.Книга учета принятых и выданных кассиром денег в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.
Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит централизовано устанавливается.
Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера. Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр — отрывной — это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.
Отчет кассира за____________________
N приходн. и расходн. Ордеров
Кол-во документов
От кого получено или кому выдано
С у м
приход
м а
расход
Корреспондирующий счет (проставляется бухгалтером)
Итого за день
Остаток к концу раб.дня
Баланс
Кассир_______________________
Основание для журнала-ордера 01 “Касса”.
Рис. 2.1.1. Отчет кассира
Прием и выдачу, безналичные перечисления банк производит по документам специфической формы. Основные документы:
— при наличных расчетах:
а) чек денежный;
б) объявление на взнос наличными.
— при безналичных расчетах:
а) акцептная форма (согласие на оплату) расчетов (расчеты платежными требованиями, действительно в банк 10 дней);
б) расчеты платежными поручениями;
в) аккредитивная форма расчетов (заявление на аккредитив), это перечисление по поручению предприятия аванса в банк для оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк;
г) заявление об отказе от акцепта;
д) инкассовое платежное поручение — для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;
е) мемориальный банковский ордер — служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.
При учете материалов задействованы зав.складом, кладовщики, экспедиторы. С лицами, ответственными за приемку и отпуск материалов на предприятии необходимо заключить договор о материальной ответственности [37, с. 81].
На предприятии в установленном порядке (1 раз в год) и при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация материалов с оформлением комиссией соответствующего акта. Для учета движения материалов применяется типовая документация:
при поступлении на склад:
— приходный ордер
— акт о приемке;
— товарно-транспортная накладная.
При отпуске со склада:
— требование
— расходная накладная;
— лимитно-заборная карта;
— доверенность.
продолжение
--PAGE_BREAK--2.2 Порядок записей в учетные регистры
Записи в регистрах производятся по мере поступления документов либо итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операции.
На документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам.
Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, учетные записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.
Суммы, относимые в дебет тех счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета.
На крупных предприятиях, организациях и стройках такая расшифровка осуществляется в специальных листках-расшифровках (разработочная таблица N 13), которые составляются по дебетовому признаку: на каждый дебетуемый счет, по которому требуется аналитическая группировка, открывается отдельный листок-расшифровка. При этом, если в дебет данного счета относятся суммы с кредита нескольких счетов, сосредоточенных в одном журнале-ордере или размещенных в разных журналах — ордерах, но ведущихся одним счетным работником, указанная группировка осуществляется в одном листке-расшифровке.
Аналогичные листки-расшифровки составляются к ведомостям учета дебетовых оборотов по кассе, расчетному счету и расчетам по зачету взаимных требований.
Записи в листках-расшифровках производятся по данным однородных документов, итогами за день или более продолжительный период, а в необходимых случаях — по данным отдельных документов с кратким пояснением содержания операции. По окончании отчетного месяца заполненные листки-расшифровки передаются работнику, ведущему журналы-ордера, в которых должны найти отражение аналитические данные по соответствующим счетам. После записи в регистры данных листков-расшифровок они приобщаются к остальным документам, являющимся основанием для заполнения этих регистров.
В тех журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц. Итоги за месяц устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных [4, с. 82].
На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются, кроме того, главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации) или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.
Исправление обнаруженных в регистрах ошибок, до проставления итогов, осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой — черными чернилами. Если ошибка обнаружена в журнале-ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах.
После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные справки заносятся в Главную книгу обособленно.
Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах-ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов — красным).
2.3 Ведение главной книги
Главная книга используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.
В Главной книге текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами.
Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.
Прежде чем производить записи в Главную книгу, осуществляют взаимную сверку учетных регистров, устраняют ошибки и неувязки. Так же производят сверку всех учетных регистров. Взаимосвязь учетных регистров представлена в Инструкции по применению журнально-ордерной формы учета на предприятии.
Исправление ошибок в регистрах, обнаруженных до подведения итогов, осуществляется корректурным способом (зачеркивается неправильная сумма и подписывается правильная). Исправления оговариваются. Ошибки, обнаруженные после подведения итогов регистров до записи их в Главную книгу, исправляются также корректурным способом.
Обнаруженные ошибки после записи в Главную книгу журналов-ордеров оформляются специально составленной бухгалтерской справкой, данные которой записывают в соответствующий регистр следующего месяца.
После исправления возможных ошибок в журналах-ордерах приступают к составлению Главной книги [6, с. 72].
Главная книга предназначена для обобщения данных текущего учета, проверки правильности произведенных записей по балансовым счетам и для составления отчетного баланса.
Кредитовые обороты по счетам в разрезе дебитуемых счетов ежемесячно переносятся в Главную книгу. Кроме того в Главную книгу переносятся итоговые обороты по дебету счетов.
Фрагмент журнала-ордераN1 Фрагмент журнала-ордераN2
с кредита сч. 50 в дебет счетов с кредита сч.51 в дебет счетов
12 26 51 68 Итого 50 54 Итого
127-50 495
399-46 1025
50 800
256 500
18-04 500
Итого 851 Итого 2820
Главная книга счет 51 “Расчетный счет”
Обороты
с кредита счета N по журналу –ордеру N
по
с кредита счета N50 по журналу-ордеру N 1
дебету
Итого по дебету
Оборот
по кредиту
С а л ь
Дебет
д о
Кредит
месяц
851
2820
1
Рис. 2.3.1. Схема учета в журнале-ордере и Главной книге
После перенесения соответствующих сумм в Главную книгу проверяют, чтобы сумма всех оборотов по дебету счетов была равна сумме всех оборотов по кредиту счетов. Если такого равенства нет, то следует искать ошибку в подсчетах оборотов или перенесении (записи) сумм из журналов-ордеров. После соответствующей проверки выводятся сальдо по дебету и кредиту счетов.
При этом следует помнить, что активные счета (счета конкретных средств) имеют сальдо по дебету, которое находится суммированием сальдо по дебету на начало месяца и обоброта по дебету счета за вычетом оборота по кредиту счета.
Пассивные счета (счета источников средств) имеют сальдо по кредиту, которое находится путем суммирования сальдо по кредиту на начало месяца и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету счета за месяц.
Кроме этого необходимо проверить, чтобы сумма сальдо всех счетов на конец месяца по дебету была равна сумме сальдо по кредиту.
Если такое равенство соблюдается, то указанные суммы сальдо по дебету или кредиту счетов (а у активно-пассивных счетов и по дебету и по кредиту) переносятся в Баланс предприятия. Главная книга открывается на один год. Одному месяцу должна соответствовать одна строка в Главной книге. Одному счету в Главной книге отводят один разворот листа, а если этого недостаточно, то два или три разворота.
На каждый счет отводится отдельный лист. Главная книга составляется следующим образом. В начале года или на момент перехода на журнально-ордерную форму учета переносится сальдо каждого счета на начало отчетного периода. Записи оборотов по счетам Главной книги производятся ежемесячно на основании журналов-ордеров, начиная с № 1-ПК, обороты по кредиту счетов — общей суммой и обороты по дебету Корреспонденции с кредитуемыми счетами — отдельными суммами из каждого журнала-ордера.
Например, по журналу-ордеру № 1-ПК произведены следующие записи: с кредита счета № 50 в дебет счетов № 51—Данные журнала-ордера № 1-ПК записываются в Главную книгу по счету № 50 «Касса» в графу «Обороты по кредиту» — сумму кредитовых оборотов, дебетовые обороты записывают по счету № 51 «Расчетный счет» в отдельную графу дебетовых оборотов с указанием корреспонденции с кредита счета № 50 и журнала-ордера № 1-ПК, аналогично записываются дебетовые обороты по другим счетам.
Записи данных журналов-ордеров в Главную книгу (Приложение 11, 4, 5, 3) следует начинать с кредитового оборота, т. е. сначала переносится итог кредитовых оборотов журнала-ордера в графу «Оборот по кредиту» в Главной книге. Эти итоги откладываются в отчетно-вычислительной машине или счетах и по мере записи отдельных сумм в дебет соответствующих счетов, корреспондирующих с кредитом счета, отраженного в журнале-ордере, постепенно их снимают. Это позволяет контролировать правильность записей по счетам в Главную книгу, так как сумма, отраженная по кредиту одного счета, обязательно должна соответствовать суммам, отраженным по дебету соответствующих счетов [3, с. 74].
После окончания записей в Главной книге подсчитывают итоги по дебету каждого балансового счета. Обороты по дебету сверяются с оборотами по кредиту, т. е. сумма дебетовых оборотов по счетам должна равняться суммам кредитовых оборотов. В случае несоответствия оборотов подсчитывают кредитовые обороты по всем журналам-ордерам и если они совпадают с суммой оборотов по кредиту счетов, отраженных в Главной книге, значит, ошибка допущена при осуществлении записей по дебету счетов.После сверки оборотов по дебету и кредиту счетов выводится сальдо на конец месяца.
Полученные в Главной книге обороты по дебету и кредиту счетов, а также выведенные по этим счетам сальдо представляют собой оборотный баланс.
Замечания (выявленные недостатки) и рекомендуемые изменения по ведению
продолжение
--PAGE_BREAK--3. Характеристика отдельных регистров журнально-ордерной формы 3.1 Журналы-ордера для учета денежных средств и расчетных операций
Прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляются в порядке, установленном Положением о ведении кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями.
Для учета кассовых операций, отражаемых на счете N 50 «Касса», предназначены: на промышленных предприятиях журнал — ордер N 1, в строительных организациях — N 1-с, в снабженческих и сбытовых организациях — N 1-сн с ведомостями к ним соответственно N N 1, 1-с и 1-сн.
Записи в этих журналах-ордерах и ведомостях производятся итогами за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3 — 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1 — 3, 15 — 17 и т.д.
Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца, для контроля и оперативных целей, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.
Для учета операций, отражаемых на счете N 51 «Расчетный счет», предназначены: на промышленных предприятиях журнал-ордер N 2, в строительных организациях — журнал-ордер N 2-с, в снабженческих и сбытовых организациях — журнал-ордер N 2-сн с ведомостями к ним соответственно NN 2, 2-с и 2-сн.
Записи в журналах-ордерах и ведомостях производятся на основании выписок банка по расчетному счету и приложенных к ним документов.
В журнале-ордере и в ведомости записи делаются по корреспондирующим счетам итогами по одной или нескольким выпискам банка. Когда записи производятся итогами по нескольким выпискам, в графе «Дата» должны быть приведены начальная и конечная даты этих выписок.
Группировка сумм для отражения в журнале-ордере и ведомости необходимых итогов осуществляется путем подсчета соответствующих данных в выписках или приложенных к ним документах, согласно приведенным в них бухгалтерским разметкам. Корреспонденция счетов указывается как в банковских выписках, так и на документах.
Остаток средств на расчетном счете в банке приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца, для оперативных целей, используются данные об остатках средств, показанные в выписках банка [5, с. 113].
Для учета операций, отражаемых по кредиту счетов N 54 «Специальный счет по капитальным вложениям», N 55 «Прочие счета в банках» и N 56 «Прочие денежные средства», предназначен журнал-ордер N 3.
В этом журнале-ордере осуществляется также и аналитический учет по счету N 55 «Прочие счета в банках». Аналитические данные по счету N 56 «Прочие денежные средства» отражаются в отчете кассира.
Данные, необходимые для аналитического учета по счету N 54 «Специальный счет по капитальным вложениям», содержатся непосредственно в выписках банка по этому счету.
Запись операций в журнал-ордер по счетам N 54 и N 55 производится на основании выписок банка в разрезе корреспондирующих счетов итогами по однородным операциям.
Обороты по кредиту счета N 56, за исключением сумм, отражаемых в корреспонденции с дебетом счетов N 50 «Касса» и N 51 «Расчетный счет», заносятся в журнал-ордер по первичным документам. Суммы, относимые в дебет счетов N 50 и N 51, отражаются итогами за месяц на основе соответствующих данных ведомостей NN 1 и 2 (1-с и 2-с или 1-сн и 2-сн).
3.2 Журналы-ордера для учета имущества и товарно-материальных ценностей
Прием и отпуск со складов материальных ценностей (сырья и материалов, топлива, тары, запасных частей и т.п., а также малоценных и быстроизнашивающихся предметов), учет этих ценностей на складах и в бухгалтерии осуществляются по оперативно-бухгалтерскому методу, рекомендованному в Основных положениях по учету материалов на предприятиях и стройках.
Учет движения материальных ценностей осуществляется в ряде журналов-ордеров и ведомостей. Так, операции, связанные с поступлением материальных ценностей (стоимость ценностей, транспортно-заготовительные расходы и др.), т.е. дебетовые обороты по счетам N N 05, 06, 07, 08, 09, 10 и 12, находят отражение, в частности, в следующих журналах-ордерах:
— материальных ценностей, поступивших от поставщиков (обороты в корреспонденции с кредитом счета N 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») — соответственно в журнале-ордере N 6 (6-а), 6-з, 6-с или 6-сн;
— материальных ценностей собственной выработки (обороты в корреспонденции с кредитом счетов N 20 «Основное производство» и N 23 «Вспомогательные производства») — соответственно в журналах-ордерах N N 10, 10/1 (10-а), 10-с (10-а-с) или 10-сн;
— материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами (обороты в корреспонденции с кредитом счета N 71 «Расчеты с подотчетными лицами»), — в журнале-ордере N 7 и т.д.
На промышленных предприятиях, в снабженческих и сбытовых организациях выбытие материальных ценностей (передача в производство, расход на собственные нужды, отгрузка, отпуск на сторону и т.п.), т.е. кредитовые обороты по счетам N N 05, 06, 08 и 12, выявляются в журналах-ордерах N N 10, 10/1 (10-а) и 10-сн соответственно, а по счету N 07 — в журнале-ордере N 16. В строительных организациях кредитовые обороты по счетам N 07 и N 12 выявляются в журнале-ордере N 10-с или N 10-а-с.
Перемещение материальных ценностей внутри предприятия (организации) и перечисление материальных ценностей из одного вида в другой (перечисление материальных ценностей с одного синтетического счета на другой), а также передача материалов в переработку находят отражение соответственно в журналах-ордерах N N 10/1 (10-а), 10-с (10-а-с) или 10-сн.
Подробные указания о порядке отражения поступления и выбытия материальных ценностей приводятся в пояснениях к соответствующим журналам-ордерам [5, с. 71].
При организации учета материальных ценностей на предприятиях, стройках и в других хозяйственных организациях при журнально-ордерной форме счетоводства необходимо иметь в виду следующее:
1. Текущий учет материальных ценностей организуется по учетным ценам (оптовым ценам, плановой себестоимости, планово-расчетным ценам и др.). В синтетическом учете этих ценностей выявляется их фактическая себестоимость. При этом фактическая себестоимость поступивших на склад материальных ценностей отражается непосредственно по дебету соответствующих счетов учета производственных запасов. На счетах материальных ценностей должны найти отражение также все без исключения транспортно-заготовительные расходы, а также расходы по переработке, непосредственно в корреспонденции со счетами N 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», N 23 «Вспомогательные производства», N 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т.п. Лишь на предприятиях, заготовляющих сельскохозяйственное сырье, и в строительных организациях указанные расходы предварительно собираются на счете N 11 «Заготовительно-складские расходы», а затем перечисляются на счета, предназначенные для учета материальных ценностей.
Плановая себестоимость поступивших материальных ценностей или стоимость их по оптовым ценам и др., а также суммы отклонений фактической себестоимости от стоимости этих материальных ценностей по плановым ценам или суммы транспортно-заготовительных расходов находят отражение в специальных регистрах, как показатели, являющиеся слагаемыми фактической себестоимости этих ценностей.
2. Суммы оплаченных счетов-фактур за не поступившие на склад предприятия материальные ценности числятся в аналитическом учете на счете N 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В конце месяца суммы по оплаченным, но не прибывшим материальным ценностям, показываются в учетных регистрах как обороты по дебету счетов, предназначенных для учета материалов, но в начале нового месяца или по мере поступления указанных материальных ценностей (в зависимости от метода учета материалов в пути — см. раздел «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками») эти суммы сторнируются.
Такой порядок учета поступления материалов исключает необходимость ведения специального аналитического учета операций с материальными ценностями в пути. Поступление материальных ценностей, числившихся на конец прошлого месяца в пути и прибывших в отчетном месяце, отражается в учете в общем порядке, т.е. по кредиту счета N 60 и дебету счетов производственных запасов.
3. На промышленных предприятиях при обработке первичных документов без применения средств механизации распределение сумм расходов материалов по направлениям использования ценностей (по счетам, субсчетам, статьям аналитического учета и по заказам) осуществляется счетными работниками, ведущими учет производства, непосредственно по документам о расходе материалов, полученным от цехов или хозяйств — потребителей этих материалов. Работники бухгалтерии, ведущие учет материалов, устанавливают лишь общий расход материалов по предприятию и в разрезе складов.
При обработке первичных документов с применением средств механизации составляются ведомости поступлений и расхода товарно-материальных ценностей в разрезе складов, синтетических счетов, учетных групп материалов и распределения сумм расхода материалов по направлениям использования ценностей. В этих же ведомостях приводятся данные об отклонениях фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам. При механизации учета материалов с использованием счетно-перфорационных машин составляются соответствующего содержания табуляграммы [5, с. 72].
При учете материалов задействованы зав.складом, кладовщики, экспедиторы. С лицами, ответственными за приемку и отпуск материалов на предприятии необходимо заключить договор о материальной ответственности.
На предприятии в установленном порядке (1 раз в год) и при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация материалов с оформлением комиссией соответствующего акта. Для учета движения материалов применяется типовая документация:
при поступлении на склад:
-приходный ордер
-акт о приемке;
-товарно-транспортная накладная.
При отпуске со склада:
-требование
-расходная накладная;
-лимитно-заборная карта;
-доверенность.
Материально-ответственное лицо на складе открывает карточку складского учета на каждый вид материалов, в которой на основании приходных и расходных документов ведет их количественный учет. остатки материалов по этим карточкам регулярно проверяет бухгалтерия, выявляя возможные расхождения в складском и б/учете.
Если номенклатура материалов, незначительна, учет можно вести в книге (ведомости) остатков материалов на складе, содержащей те же реквизиты, что и карточки.
Остатки в карточках складского учета или книге выводтся после каждой операции приема или отпуске материалов. Зав. складом регулярно сдает приходно-расходные документы по материалам в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность выведенных в карточках (книгах) остатков и утверждает итоговую сумму своей подписью.
В подразделениях учет материалов также ведется в книгах, но при этом материально-ответственное лицо ежемесячно составляет материальные отчеты (оборотные ведомости.)
Оборотная ведомость по материалам.
Оборотная ведомость за_______________________
Цена
Остаток на_____
к-во сумма
Поступило от подотчетных лиц
к-во сумм
Поступило с центр.склада
к-во сумм
Отпущено в пр-во
к-во сумм
Остаток на_______
к-во сумм
Драп
Нитки
Итого
Подпись м/о лица__________________________
Рис. 3.2.1. Оборотная ведомость по материалам
По приходно-расходным документам (требованиям, накладным, приходным ордерам), полученным от зав. складом, бухгалтер заполняет ведомость учета материальных запасов. Остаток на начало месяца для этой ведомости переносится из ведомости прошлого месяца. Показатель “Остаток на конец месяца” есть сумма остатка на начало месяца (по всем видам материалов) и показателя графы “Приход”, уменьшенная на показатель графы “Расход”
Расход материалов по центральному складу (включая расход с центрального склада в реализацию) является одновременно суммой приходов во всех подразделениях, а отпуск материалов в производство, списывается на производственные затраты.
Для учета движения материальных ценностей в денежном выражении, в разрезе мест хранения, применяются на промышленных предприятиях ведомость N 10 (при наличии более пяти складов) или N 10-а (когда количество складов не превышает пяти), а также ведомость N 11, а в строительных организациях — ведомость N 10-с (Приложение 2, 7).
Ведомость N 10 (10-а) предназначена для учета движения материальных ценностей на промышленном предприятии. В ней находят отражение движение и остатки материальных ценностей по местам их нахождения (хранения) в оценке по плановой себестоимости или оптовым ценам. Одновременно в ведомости показывается фактическая себестоимость поступивших и выбывших материальных ценностей и выявляются отклонения фактической себестоимости приобретенных материальных ценностей от их плановой себестоимости (плановых цен) или транспортно-заготовительные расходы при учете по оптовым ценам. Ведомость N 10 (10-а) составляется работниками бухгалтерии, ведущими учет материальных ценностей [6, с. 53].
В этой ведомости поступление и выбытие материальных ценностей находит отражение на основе предусмотренных при оперативно-бухгалтерском методе учета материалов накопительных ведомостей синтетического учета (форма N М-43). Там, где указанный метод учета материалов еще не применяется, записи производятся по документам, представленным заведующими складами (кладовщиками).
Записи о поступлении материальных ценностей в разделе втором ведомости (в разрезе синтетических счетов, групп материалов и по складам) делаются итогами за 1 — 2 дня. При производстве записей непосредственно по документам их номера перечисляются в порядке последовательности в предусмотренной для этой цели графе Б. В этом случае ведомость N 10 (10-а) является и реестром полученных со складов приходных ордеров.
В разделе втором ведомости после графы «Итого» в виде справки приводится плановая себестоимость (или их стоимость по оптовым ценам) материалов, принятых от поставщиков. На основе этих данных проверяется правильность отражения в журнале-ордере N 6 поступления материальных ценностей от поставщиков. Кроме того, в этом же разделе ведомости N 10 (10-а) в конце месяца должно быть выделено поступление материалов на общезаводские склады, представляющее собой внутренний оборот по предприятию (возврат с цеховых складов, являющихся самостоятельными учетными единицами, возврат с производства, переброска с других складов).
продолжение
--PAGE_BREAK--