Содержание
Введение
Обзор литературы
Данной теме посвящены работы нескольких авторов, в частности учебник для вузов Бабаева Ю.А., который называется: «Бухгалтерский учет»(4). В данном учебнике автор раскрывает вопрос правильного ведения документооборота на предприятии, приводит стандартные реквизиты, которые необходимы для составления организационно-распорядительных документов. Автор замечает, что в соответствии с законом «О бухгалтерском учёте» все первичные документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а также приводит реквизиты документов не предусмотренных в таких альбомах.
Следующий автор, литературу которого я использовала при написании курсовой, это Гетьман В.Г.»Финансовый учет»(15). Автор приводит перечень нормативных документов, которыми руководствуются при инвентаризации предприятия. Так же он раскрывает само понятие инвентаризации, её сущность, этапы проведения и классификацию инвентаризационных описей и актов по каждому виду инвентаризируемого имущества и обязательств.
Также при написании своей курсовой работы я опиралась на учебное пособие Булатова М.А. «Теория бухгалтерского учета»(10). Здесь автор очень чётко и подробно описывает значение документации в бухгалтерском учёте, её роль в учёте вообще. Далее в учебном пособие даются требования, предъявляемые к первичной учётной документации, а также классификация документов: по назначению, по содержанию хозяйственных операций, по объёму отражаемых операций, по месту составления.
2.Нормативно-правовое регулирование
По действующему законодательству нормативное регулирование бухгалтерского учета относится к компетенции правительства, которое по традиции делегировало эту функцию Минфину. Поэтому Минфин разрабатывает обязательные для всех субъектов (предприятий) нормативные документы о методике, методологии, организации бухгалтерского и финансового учета и составлении отчетности. Государство, в лице законодательной и исполнительной власти, в соответствующих законах и иных актах, устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ, порядок представления и составления сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении хозяйствующих субъектов, их доходах и расходах: информация для пользователей бухотчетности, состав, содержание, адреса и сроки представления отчетности предприятиям.
Органы, которые имеют право регулировать бухгалтерский учет: Минфин России, ЦБ, Федеральная служба страхового надзора. В пределах своей компетенции они регламентируют единообразный подход к отражению в бухгалтерском учете хозяйственных процессов, принципов оценки, обязанности, права и ответственность бухгалтеров, разрабатывают план счетов, инструкцию к нему, нормативные акты и методические указания по отдельным вопросам.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Бухгалтерский учет на предприятии — важнейшее звено формирования экономической политики, инструмент бизнеса, один из главных механизмов управления производством и сбытом продукции. Он способствует совершенствованию организации производства, оперативного и долгосрочного планирования, прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности. На основе бухгалтерского анализа может быть определена тенденция развития предприятия.
Бухгалтерский учет позволяет представить полную картину имущественного и финансового состояния предприятия. В нем содержится всеобъемлющая синтетическая и аналитическая информация по основным средствам, материальным, трудовым и денежным ресурсам, что позволяет управлять процессом хозяйственной деятельности и контролировать исполнение плана по прибыли.
Значение бухгалтерского учета, как одного из средств управления современным предприятием, определяется, прежде всего, тем, что он является одним из источников экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. За правильное и полное представление этой информации и отвечает главный бухгалтер.
Инвентаризация (от лат. inventarium — опись имущества) — сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резервов (резервы под снижение стоимости материальных ценностей, резервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнительным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Отсюда следует, что данные бухгалтерской отчетности должны быть адекватны фактическому положению дел.
Актуальность. Инвентаризация — это средство установления истины в данных бухгалтерского учета, первичные документы несут информацию о произошедших фактах хозяйственной жизни. Однако бухгалтер оказывается отделен от этих фактов барьером первичной документации. Поэтому инвентаризация позволяет бухгалтеру проверить правильность и полноту отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни. В связи с этим тема «документация и инвентаризация», выбранная для данной работы, видится нам актуальной.
Цель работы: Изучить основы документации и инвентаризации в бухгалтерском учете.
Задачи:
рассмотреть основы документации хозяйственных операций;
изучить основы инвентаризации и оценить ее роль в экономической деятельности организации;
выполнить инвентаризацию товаров и тары на примере предприятия.
Объект исследования: бухгалтерский учет хозяйственных операций.
Предмет исследования: документация и инвентаризация в бухгалтерском учете.
Нормативная база. Законодательные и нормативные акты Российской Федерации.
Глава 1
Понятие и виды документации и инвентаризации
1.1 Документация хозяйственных операций
Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. При этом обязательное условие учетных записей — обоснование их документами.
Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство выполнения хозяйственных операций или права на их выполнение. Они служат основанием для всех последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит, прежде всего, от качества документов, их точности и своевременного оформления.
Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.
Важную роль играют документы в проведении контроля за сохранностью имущества хозяйствующих субъектов.
Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств допустимы только на основании документов, оформленных в установленном порядке (это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений).
Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.[5, с.246]
Документы используют для передачи распоряжений исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью хозяйственных операций при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т.п.
На основании документов ведут также и последующий контроль за операциями, главным образом путем проверки их бухгалтерами (при приемке отчетов) и ревизорами (при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности).
Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за хозяйственными операциями и фиксирует полученную о них информацию для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.
В организациях, на предприятиях совершают самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание операции, место, время и условия ее совершения и, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов. К числу обязательных реквизитов относят наименование документа и его номер, название сторон, участвующих в совершении операции, описание операции, ее натуральное и стоимостное измерение, подписи лиц, разрешивших и совершивших операцию, и др. Если документ не содержит каких-либо обязательных реквизитов, то он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Документы заполняют вручную, на машинах и комбинированным способом.
Применяется также способ бездокументного получения учетной информации посредством автоматических счетчиков и датчиков, которые регистрируют информацию и передают ее в электронную вычислительную машину (автоматический учет времени работы машин, использование машинами и оборудованием электроэнергии и т.п.). [7, с.322]
Во всех организациях и на предприятиях страны обращается огромное количество различных документов. В связи с этим необходима правильная и целесообразная разработка их форм. Важнейшая задача — сократить и упростить документацию. От этого зависят качество и стоимость учета. Большие возможности предоставляют унификация, стандартизация и классификация документов.
Унификация — это установление единых типовых форм документов для отдельных ведомств, отраслей или для народного хозяйства в целом. Примером таких документов могут быть кассовые ордера, банковские документы, авансовые отчеты и др.
Стандартизация представляет собой установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Разработку типовых документов и установление единых размеров для их изготовления осуществляют Государственный комитет по статистике, Министерство финансов РФ и Центральный банк РФ.
Чтобы облегчить изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Документы классифицируют по назначению, месту составления, по степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам.
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные (распорядительно-исполнительные) и документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы содержат приказ, поручение совершить хозяйственную операцию или закрепляют право на ее совершение (доверенность, чеки, наряды и др.). Они играют большую роль для предварительного контроля за правильностью (экономической и юридической обоснованностью) операции. Основанием для записей в учете эти документы не служат.
Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые отражают факт совершения — согласно имеющемуся распоряжению — хозяйственной операции (приходные и расходные накладные, различные акты и др.). Они свидетельствуют о выполнении операции и дают возможность исполнителям отчитаться за совершенное действие, доказать, что хозяйственная операция проведена в соответствии с полученным распоряжением.
Комбинированные — это документы, в которых одновременно отражаются распоряжение совершить хозяйственную операцию и факт ее исполнения (расходный кассовый ордер, счет-фактура, платежная ведомость на выплату заработной платы и др.). Комбинированные документы значительно сокращают общее количество документов и способствуют ускорению учетного процесса.
В ряде случаев бухгалтерия составляет особые ведомости, расчеты или справки, которые служат основанием для учетных записей. Такие документы, удостоверенные подписями бухгалтера-исполнителя и главного бухгалтера, называются документами бухгалтерского оформления (расчет заработной платы, расчет амортизации основных средств и др.).
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. [8, с.214]
Внутренние документы составляют и используют только на данном предприятии (кассовые ордера, накладные, авансовые отчеты и др.).
Внешними называются документы, поступившие от других предприятий, организаций и учреждений. Такими документами являются счета и счета-фактуры поставщиков, банковские документы, почтовые квитанции и др.
По степени обобщения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные и сводные.
Первичными документами оформляют совершение хозяйственной операции. Они являются доказательством действительного выполнения хозяйственных операций (счета-фактуры, накладные, приходные и расходные кассовые ордера и др.).
Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах (отчеты материально ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Первичные документы обязательно прикладывают к сводным. Применение сводных документов уменьшает количество учетных записей.
В зависимости от количества зарегистрированных, однородных операций документы подразделяют на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну или (одновременно) несколько хозяйственных операций. Их отличительной чертой является то, что сразу же после составления они могут быть переданы в бухгалтерию и использованы для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести приходные ордера, ведомости распределения расходов, кассовые ордера и др.
Накопительные документы оформляют однородные операции, совершаемые на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого периода (лимитно-заборная карта, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.).
Из приведенной выше классификации нетрудно заметить, что одни и те же документы относятся к различным классификационным группам в зависимости от признаков, по которым они группируются.
Документы составляют на бланках установленной формы. Только при отсутствии бланка допускается составление документа на чистом листе бумаги. Но и в этом случае он должен содержать все обязательные реквизиты. Документы заполняют чернилами, шариковыми ручками, химическим карандашом, на пишущей машинке, компьютере или на вычислительных табличных машинах (фактурных и др.). Не разрешается заполнять документы простым карандашом. [7, с.53]
В документе недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Допущенные в документах ошибки исправляют так называемым корректурным способом путем зачеркивания (одной чертой) и внесения (над зачеркнутым текстом) правильной записи. В документе делают оговорку об исправлении записи, которую заверяют своими подписями должностные лица, совершившие операцию.
Исправлять записи в кассовых и банковских документах не разрешается.
Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяют. Только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.
Каждый документ должен быть проверен с формальной стороны, по существу и арифметически.
С формальной стороны проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей.
Проверка документов по существу состоит в выяснении необходимости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т.п.
Арифметическую проверку документов производят путем таксировки (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей) и проверки подсчетов частных и общих итоговых показателей.
Бухгалтерская обработка документов включает их проверку, таксировку, проверку подсчетов, шифровку, группировку и корреспондирование по определенным признакам.
Бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение, который называется документооборотом.
Схему документооборота в каждой организации, на предприятии составляет главный бухгалтер, и она обязательна для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера хозяйственных операций, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рациональная организация документооборота — важнейшее условие правильной постановки бухгалтерского учета. [15, с.28]
1.2 Понятие и виды инвентаризации
Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей — материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое на самом деле получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета — с теми остатками, которые реально находятся в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью. Это может происходить по следующим причинам.
Естественные причины — изменение веса или качества средств вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п.
Неточности при приеме или отпуске средств — промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей.
Ошибки в учете — это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т.п.
Злоупотребления — хищения, обвесы или обмеры — при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты — при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.
Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникновения — они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями.
Инвентаризация — это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов для их сопоставления с данными бухгалтерского учета.
Инвентаризация является обязательным дополнением документации. Только при помощи обоих этих способов — документации и инвентаризации — в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.
В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация подразделяется на два вида: полную и частичную.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства. Она проводится, как правило, перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января. Но ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше.
Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, например только материалы или только расчеты с покупателями. Она должна проводиться, помимо полной инвентаризации, несколько раз на протяжении года с целью обеспечить точность отчетных данных, бороться с хищениями и потерями, укреплять финансовую дисциплину.
По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намеченные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.
Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих органов, а также по требованию ревизора, следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним). Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. По характеру осуществления такие инвентаризации должны быть внезапными.
Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем предприятия и утверждаемой специальным приказом (распоряжением). В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, счетные работники, сами материально ответственные лица. Иногда инвентаризацию приходится проводить в отсутствие такого лица вследствие его болезни или других причин. В этом случае, а также в результате форс-мажорных обстоятельств к участию в инвентаризации могут привлекать представителей местных органов власти. [12, с.255]
К началу инвентаризации в местах хранения проверяемых ценностей должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, сделаны все записи в аналитическом учете и выведены остатки. Все предметы, подлежащие инвентаризации, — сырье, материалы, товары и др. — должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам; разнородные предметы — рассортированы. У материально ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в последний отчет или реестр (на день инвентаризации) и что у них нет неоприходованных или не списанных в расход ценностей. Если кладовщик составляет товарный отчет, то при его проверке особое внимание обращают на достоверность произведенных операций, точность заполнения реквизитов, правильность цен, подсчетов, наличие подписи материально ответственного лица, верность переноса остатка на начало периода и выведения остатка на его конец.
Инвентаризация проводится по каждому месту хранения, каждому материально ответственному лицу отдельно (и, как правило, в присутствии последнего). Все материальные ценности проверяются путем подсчета, взвешивания или обмера. Исключения допускаются лишь для предметов, хранящихся в неповрежденной фабричной упаковке, а также для навалочных и малоценных громоздких предметов. Количество первых может устанавливаться на основании документов, однако с обязательной выборочной проверкой в натуре правильности документальных данных; количество вторых — техническими расчетами. О проверке такими способами делается отметка в описях.
Данные о выявленных и подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные описи, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. По окончании инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку о том, что все ценности, отмеченные в описи, проверены в его присутствии, приняты им на ответственное хранение и что он никаких претензий к комиссии не имеет. Оценка инвентаризуемых предметов указывается в описи только в том случае, если она расходится с оценкой в учете или не может быть установлена по его данным.
Таким образом, инвентаризационные описи представляют собой документы, фиксирующие фактическое наличие и состояние средств хозяйства на определенную дату. По окончании инвентаризации они передаются в бухгалтерию для сопоставления действительных остатков средств с их остатками по данным учета и приведения последних в соответствие с данными инвентаризации. С целью выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости. В них данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют (сличают) с соответствующими данными из бухгалтерского учета. Здесь же выводятся результаты инвентаризации — излишки или недостачи. Все сведения показываются как в денежном, так и в натуральных измерителях. В сличительные ведомости заносятся данные не обо всех видах инвентаризационных ценностей, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Данные в таких ведомостях располагаются согласно классификации, принятой в учете. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия должна тщательно проверить правильность всех записей, сделанных в инвентаризационных описях. При наличии ошибок в ценах, таксировке, подсчетах и т. п. их необходимо исправить, причем поправки следует скрепить подписями всех членов комиссии. Остатки в сличительных ведомостях определяются по ценам, принятым в учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые бланки, в которых соединены формы инвентаризационных и сличительных ведомостей. После внесения инвентаризационной комиссией в эти бланки данных о фактическом наличии ценностей бухгалтерия проставляет в них данные бухгалтерского учета и сличает те и другие показатели.
Комиссия выявляет причины недостач и излишков, обнаруженных в результате инвентаризации. Окончательное решение о характере потерь и порчи ценностей она принимает на основании письменных объяснений соответствующих работников и других данных. Все выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
1.3 Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в экономической деятельности организации
Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации вообще трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает. Для того инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей, а также для сравнения их с данными бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения.
Инвентаризация дает представление о располагаемых ресурсах предприятия. Именно благодаря ей и данным бухгалтерского учета организация может планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.
Кроме того, инвентаризация имеет и санитарные функции. Без сомнения, в каждой организации имеются испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, про которые все забыли. Благодаря инвентаризации они могут быть выявлены, а в последствии списаны.
Инвентаризация просто необходима, когда выявляются факты хищения и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они фактически подтверждаются, на основании чего можно проводить расследование. [8, с.63]
Инвентаризация – это еще и контроль за деятельностью материально ответственного лица, то есть инвентаризация несет еще и контрольную функцию. Если бы инвентаризация не проводилась, материально ответственное лицо могло бы в своих интересах использовать товарно-материальные ценности, а в этом случае оно чувствует над собой контроль.
Или взять для анализа самый житейский пример, с которым сталкивается почти ежедневно фактически каждый рядовой гражданин, приходя на рынок за продуктами. Это пересортица. Ни раз каждый из нас убеждался в том, что прося у продавца взвесить килограмм муки высшего сорта, придя домой, замечал то, что мука эта далеко не такого качества, которого вы просили. На самом деле, продавец обманул вас, выдав муку низкого сорта за высший. Естественно, что когда будет проводиться инвентаризация, выявятся недостачи муки низкого сорта и излишки муки высшего сорта. Но частным предпринимателям это только на руку, ведь с этого они получают дополнительный доход. Взаимозачет излишков и недостач, связанных с пересортицей, сделать легко, потому что для этого всего лишь нужно решение руководителя, в данном случае, частного предпринимателя. И он с удовольствием даст такое разрешение, потому что в результате этого он получит прибыль.
Если же инвентаризацию, к примеру, будут проводить внешние независимые аудиторы, взаимозачет разрешен не будет, так как стоимость сортов значительно отличается.
То есть инвентаризация и на этот раз может помочь выявить нарушения, связанные с пересортицей. Здесь опять раскрывается контрольно-ревизионное значение инвентаризации.
Не следует забывать и об административной функции инвентаризации. Она заключается в том, что в случае выявления недостачи на материально ответственное лицо в административном порядке накладывается штраф или путем вычета из заработной платы, изымается сумма, равная стоимости ценностей, по которым обнаружена недостача. В случае порчи ценностей также будет выплачен штраф или объявлен административный выговор.
Небезызвестно, что в порядке проведения инвентаризации выявляется множество ошибок, допущенных при хранении ценностей, отражение в учете их движения. Кроме того, не секрет, что после инвентаризации при проверке обнаруживаются ошибки в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях. Это тоже одна из функций инвентаризации, которую я назвала методико-корректирующей, но при помощи нее, как видно из названия, не только можно выявить ошибки, но и разработать приемы и методы их корректировки, исправления, а также разработать стратегию по предотвращению подобных ошибок в будущем.
Таблица 1- Функции инвентаризации и их содержание
Наименование функции
Содержание функции
1. Информационная
Дает необходимую информацию о наличии и движении ценностей в организации
2. Санитарная
Помогает списать ненужные или испорченные ценности
3. Контрольно-ревизионная
Выявляет недостачи, излишки, пересортицу ценностей, на основании чего выявляются виновники
4. Административная
Накладывает штраф или вычитает из заработной платы сумму недостач у материально ответственного лица
5. Методико-корректирующая
На основе выявленных ошибок в ходе проведения инвентаризации, разрабатываются методы их исправления и недопущения в будущем
Итак, основные функции инвентаризации товарно-материальных ценностей – это информационная, санитарная, контрольно-ревизионная, административная и методико-корректирующая. Каждая из этих функций очень важна. Но главная роль инвентаризации товарно-материальных ценностей раскрывается лишь тогда, когда рассматриваются все функции в совокупности.
Глава 2
Инвентаризация товаров и тары на примере предприятия МУП ОБЩЕПИТ г. Салават
2.1 Характеристика МУП ОБЩЕПИТ
Муниципальная производственно-коммерческая фирма по организации школьного питания осуществляет свою деятельность на основании Устава, зарегистрированного Администрацией г.Салавата от 17.06.1992г. №1109.
Фирменное наименование предприятия:
— полное: Муниципальное унитарное предприятие по организации школьного питания;
— сокращенное: МУП ОБЩЕПИТ.
Предприятие в соответствии с действующим законодательством вправе заниматься коммерческой деятельностью.
Предприятие находится в ведомственном подчинении Администрации г. Салават.
Функции учредителя осуществляет Администрация г. Салават в лице Комитета по управлению имуществом г. Салават. Новая редакция Устава, изменения и дополнения к нему утверждены комитетом по управлению имуществом города, после согласования с территориальным органом управления– Администрацией г. Салават и регистрируются в Регистрационной палате Администрации г. Салават.
Освобождение от должности директора предприятия, а также заключения контракта с ним и расторжение его осуществляется в установленном порядке.
Территориальный орган управления– Администрация Советского района г. Салават:
— осуществляет контроль за эффективностью деятельности предприятия, разрабатывает и реализует меры по ее повышению;
— заключает договоры с директором на выполнение муниципальных заказов, контролирует исполнение бюджетных средств;
— согласовывает дополнения и изменения в Устав предприятия.
Учредитель предприятия– Администрацией г. Салават, в лице Комитета по управлению имуществом города:
— утверждает Устав предприятия;
— заключает договор на передачу имущества в хозяйственное ведение;
— осуществляет контроль за использованием имущества, дает разрешение на списание, реализацию, передачу с баланса на баланс, заключает договоры аренды, субаренды нежилых помещений;
— осуществляет приватизацию, реорганизацию и ликвидацию предприятия;
— согласовывает контракт с директором предприятия.
Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, круглую печать с указанием своего полного наименования, места нахождения, регистрационного номера, в центре печати изображение Государственного герба РФ, штамп, бланки, фирменное наименование, о также товарный знак (знак обслуживания).
Юридический адрес: 453264, Республика Башкортостан, Г Салават, Ул. Октябрьская, 10.
Предприятие приобретает права юридического лица с момента его Государственной регистрации.
Предприятие не имеет филиалов, представительств, дочерних предприятий.
Размер уставного фонда предприятия– 100 тысяч рублей.
Источником формирования имущества предприятия являются:
— имущество, переданное предприятию по решению Комитета по управлению имуществом г. Салават;
— прибыль, полученная в результате хозяйственной деятельности;
— иные источники, не противоречащие действующему законодательству РФ.
Предприятие осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством РФ, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления г. Салават и Уставом предприятия.
Предприятие создано в целях удовлетворения общественных потребностей результатах его деятельности– получение прибыли.
МУП ОБЩЕПИТ осуществляет в соответствии с законодательством РФ следующие виды деятельности:
— обеспечение питания учащихся школ, студентов ВУЗов, средних специальных учебных заведений– детей дошкольных учреждений;
— осуществление производства и реализации кулинарной, кондитерской продукции, полуфабрикатов в соответствии с утвержденными технологическими требованиями, действующими с сфере общественного питания;
— осуществление иных видов производственно-хозяйственной, снабженческо-сбытовой, товароведческой, коммерческой деятельности, незапрещенных законодательством РФ.
Предприятие в своей хозяйственной деятельности преследует следующие цели:
— обеспечение студенческих и школьных столовых горячими обедами, кулинарной, мучной, кондитерской продукцией;
— оказание услуг мелкооптового снабжения;
— обеспечение предприятия квалификационными кадрами;
— развитие и укрепление материально-технической базы предприятия;
— обеспечение максимальных технико-экономических, производственных показателей с минимальными (меньшими) затратами.
Рассмотрим штатное расписание МУП ОБЩЕПИТ
В штатное расписание МУП ОБЩЕПИТ входят следующие структурные подразделения: администрация (директор, главный бухгалтер, экономист, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер), школы №№ 7, 12, 13, 14, 15, 16, 17 (заведующий производством, повар, кассир, контролер, оператор моечной машины, кухонный рабочий, буфетчик, уборщица), мучной цех (начальник цеха, контролер, уборщица), прочая группа (старший кладовщик, грузчик, приемщик товаров, экспедитор по перевозке грузов, машинист по стирке столовых скатертей, инкассатор).
Структура бухгалтерии: директору комбината питания подчиняются: экономист, главный бухгалтер, старший кладовщик; главному бухгалтеру– заместитель главного бухгалтера, старший кладовщик, инкассатор-кассир, бухгалтер склада, школы №№ 7, 12, 13, 14, 15, 16, 17, мучной цех; старшему кладовщику подчиняется грузчик.
2.2 Организация контрольной службы по проведении инвентаризации товаров и тары
Главной особенностью торговых организаций и предприятий общественного питания является то обстоятельство, что целый ряд сотрудников являются материально-ответственными лицами, которые осуществляют приемку, хранение и отпуск товарно-материальных ценностей, в связи с чем несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных договоров о полной материальной ответственности.
К работникам МУП ОБЩЕПИТ, с которыми заключены индивидуальные договора о полной материальной ответственности, относятся:
Ст. кладовщик
Зав. Производством
Буфетчица
Кассир
Инкассатор
В МУП ОБЩЕПИТ существует система полной индивидуальной материальной ответственности: старший кладовщик отвечает за склад и все материальные ценности, находящиеся на складе; заведующий производством за весь товар, поступивший на предприятие; буфетчик– за всю принятую продукцию, поступившую в буфет; кассир– за средства в кассе; инкассатор– за перевозимую выручку, сдаваемую в банк.
Выявленные недостачи компенсируются из заработной платы соответствующего материально ответственного лица, нанесшего материальный ущерб предприятию.
Материальная ответственность наступает с момента оприходования поступившего товара, на основании товаросопроводительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам, т.е. для кладовщика– от момента принятия товаров на склад до их отпуска на кухню и в буфет; для буфетчика– от момента принятия товаров в буфет до их отпуска школьникам, студентам и учителям и получения за них денег; для инкассатора– от момента получения денег до их сдачи в банк.
С материально ответственными лицами заключается договор о полной материальной ответственности.
По этому договору работник, занимающий определенную должность, принимает на себя полную материальную ответственность за необеспечение сохранности вверенных ему предприятием материальных ценностей и обязуется:
— бережно относиться к переданным ему на хранение материальным ценностям;
— своевременно сообщать администрации предприятия о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранностей вверенных ему материальных ценностей;
— вести учет и составлять товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках товарно-материальных ценностей;
— участвовать в инвентаризации вверенных ему ценностей.
Администрация предприятия, в свою очередь, обязуется:
— создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных ценностей;
— знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию;
— проводить инвентаризацию материальных ценностей в установленном порядке.
Согласно договора, в случае необеспечения сохранности материальных ценностей, вверенных работнику, по его вине, ущерб определяется в соответствии с действующим законодательством.
Действие договора распространяется на все время работы сотрудника предприятия с доверенными ему материальными ценностями.
Основным средством контроля за организацией материальной ответственности, позволяющим обеспечивать достоверность данных бухгалтерского учета на предприятии, является инвентаризация.
Порядок проведения инвентаризаций на предприятии МУП ОБЩЕПИТ следующий:
— инвентаризация основных средств проводится один раз в квартал;
— инвентаризация остатков по счетам баланса проводится до окончания финансового года;
— инвентаризация в складе, буфете, торговом зале и денежных средств проводится один раз в квартал;
Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
— при смене материально-ответственных лиц;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванными экстремальными условиями;
— при реорганизации и ликвидации предприятия;
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Для проведения инвентаризаций на предприятии имеется постоянно действующая инвентаризационная комиссия состоящая из руководителя предприятия и главного бухгалтера. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Инвентаризация проводится на основании распоряжения о проведении инвентаризации (Приложение). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
На предприятии МУП ОБЩЕПИТ проводятся плановые, сплошные, полные инвентаризации. Выборочные, внезапные и контрольные инвентаризации на предприятии не проводятся.
2.3 Инвентаризация товаров и тары на МУП ОБЩЕПИТ. Отражение в учете результатов инвентаризации
Инвентаризация имущества предприятия проводится по его местонахождению (склад, буфет) и материально ответственным лицам (заведующий производством, старший кладовщик, буфетчик) с периодичностью раз в квартал.
Инвентаризации проводится во время, когда поток покупателей является наименьшим. На время инвентаризации предприятие закрывается. Средняя время продолжительности инвентаризации на предприятии– 5-6 часов, согласно структурным подразделениям: школы №№ 7, 12, 13, 14, 15, 16, 17 (заведующий производством, повар, кассир, контролер, оператор моечной машины, кухонный рабочий, буфетчик, уборщица), мучной цех (начальник цеха, контролер, уборщица), прочая группа (старший кладовщик, грузчик, приемщик товаров, экспедитор по перевозке грузов, машинист по стирке столовых скатертей, инкассатор).
Этапами проводимых инвентаризаций следующие:
— Проверка фактического наличия товаров на складе, в буфете.
— Проверка денежных средств в кассе.
— Документальное оформление результатов инвентаризации.
— Принятие хозяйственных решений на основании результатов инвентаризации.
По результатам инвентаризации в кассе кассир составляет кассовый отчет и передает его руководителю предприятия, как главе инвентаризационной комиссии. По итогам инвентаризации оформляется специальные акты.
Результаты проверки инвентаризационная комиссия оформляет инвентаризационной описью, актом результатов проверки ценностей. На выявленный бой и лом товаров составляется акт на списание.
При наличии больших расхождений инвентаризационная комиссия берет письменное объяснение с материально-ответственного лица, опломбирует помещение (кладовую, склад и т.п.) и сообщает об этом руководителю организации.
Окончательные результаты инвентаризации отображаются в бухгалтерии МУП ОБЩЕПИТ. Эта процедура проводится в 10-дневный срок, с момента проведения инвентаризации. На товарно-материальные ценности, по которым выявлены недостача или излишек, заводится сличительная ведомость. В этой ведомости существуют следующие графы: наименование товара, номенклатурный номер, количество и стоимость товаров по учетным ценам, недостача или излишек. Результаты инвентаризации тары оформляются составлением сличительной ведомости по каждому виду тары отдельно. Бухгалтерия МУП ОБЩЕПИТ рассчитывает естественную убыль и потери. Выплата ущерба осуществляется, как правило, путем удержаний из заработной платы материально-ответственного лица в размере 20% от нее.
Отражение в учете результатов инвентаризации
Результаты инвентаризаций, проводящихся в МУП ОБЩЕПИТ, отображаются в бухгалтерском учете следующими проводками:
недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
Д сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К сч 10 «Материалы»;
К сч. 41 «Товары»
К сч. 50 «Касса».
В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным. Недостача ценностей, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При этом оформляется бухгалтерская запись:
Д сч 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
К сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
при отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются –
Д сч. 91 «Прочие доходы и расходы»
К сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на счета затрат–
Д сч. 44 «Расходы на продажу»,
К сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Заключение
Сегодня инвентаризация на российских предприятиях проводится с целью сопоставления данных фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Объектами проведения инвентаризации определены все имущество экономического субъекта независимо от его местонахождения (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, денежные средства) и все виды финансовых обязательств ( дебиторская и кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы ). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам.
Инвентаризация преследует ряд задач и целей. Существуют случаи когда инвентаризация должна проводится в обязательном порядке. Как мы видим роль инвентаризации очень велика — с ее помощью проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.
Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят руководитель или ее заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты, представители контрольно-ревизионной службы предприятия. Перед тем как проводить инвентаризацию создается рабочая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается в определении фактического наличия имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем и членами комиссии и передается в бухгалтерию. В случае если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения. Стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года.
Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п. Инвентаризация содействует укреплению предприятия, предупреждает возможные имущественные потери.
Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей, но и проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.
Только благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии.
Список использ
ованной литературы
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996)
Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 26.03.2007) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598)
Астахов В.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие.Серия «Экономика и управление».-М.: ИКЦ «МарТ»., Ростов н./Д: Изд. центр «МарТ»,2007.
Бабаев Ю.А. «Бухгалтерский учет » Учебник для вузов: — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета. Учебник для вузов. 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Юнити — Дана, 2009.
Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н., Козлова Е.П. и др. Бухгалтерский учет.-М.: Финансы и статистика,2008.
Бакаев А.С., Безруких П.С., Врублевский Н.Д. и др.; под ред. Безруких П.С. – 4-е издание, перераб. и доп. – Ш.: Бухгалтерский учет, 2009.
Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. «Основы бухгалтерского учета: экзаменационные ответы» Серия «Сдадим экзамен». – Ростов н./Д: «Феникс», 2009.
Бочкарева И.И. Бухгалтерский учет под ред. Соколова Я.В. – 2-е издание, перераб. и доп. –М.: ТК Вэлби, изд-во Проспект,2009.
Булатов М.А. «Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. – 2-е издание, перераб. и доп. /М. А. Булатов. – М.: Экзамен, 2009.
Бухгалтерский учёт / под ред. Л.И. Хоружий и Р.Н. Расторгуевой. -М.: КолосС, 2009. — 511 с: ил.
Бухгалтерский финансовый учёт: Учебник для вузов / Под ред. проф.Ю.А. Бабаева. — М.: Вузовский учебник, 2008. — 525 с.
Варенова И.Г. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – М.: Приор-издат, 2009. – 208 с.
Васькин Ф.И., Дятлова А.Ф. Бухгалтерский финансовый учёт. — М.: КолосС, 2007. — 560.: ил.
Гетьман В.Г. Финансовый учет: Учебник.-М.,2008.
Климова М.А. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 200 с.
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. — М.: Инфра -М, 2007. – 333 с.
Кутер М.И… Теория бухгалтерского учета. Учебник. — М.: Финансы и статистика, 2007. – 305 с.
Печерская Г.А. Основы бухгалтерского учета (конспект лекций). – М.: «Издательство ПРИОР», 2008. – 176 с.
Русалева Л.А. Теория Бухгалтерского учета: Учебник. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 448 с.
Теория бухгалтерского учета / Под ред. Н.П. Любушина. — М.: ЮНИТА-ДАНА, 2007. – 354 с.
Теория бухгалтерского учета: Учеб. пособие / Под ред. Е.А. Музиковского. — М.: Юрист, 2007. – 356 с.
Приложение
Унифицированная форма № ИНВ-22
Утверждена постановлением
Госкомстата России от 18.08.1998 № 88
Код
Форма по ОКУД
0317018
по ОКПО
организация
структурное подразделение
Номер документа
Дата составления
П Р И К А З
(постановление, распоряжение)
о проведении инвентаризации
Для проведения инвентаризации
назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:
Председатель комиссии
должность
фамилия, имя, отчество
Члены комиссии:
должность
фамилия, имя, отчество
должность
фамилия, имя, отчество
должность
фамилия, имя, отчество
Инвентаризации подлежит
наименование имущества, обязательства
К инвентаризации приступить «
»
г.
и окончить «
»
г.
Причина инвентаризации
контрольная проверка, смена материально ответственных лиц, переоценка и т.д.
Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию
не позднее «
»
г.
Руководитель
должность
подпись
расшифровка подписи