--PAGE_BREAK--1.1.2 Типичные ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами
Нередко фирмы покупают товар (работы или услуги) за наличные деньги. Но, несмотря на то что к таким расчетам все давно привыкли, ошибки при расчетах с подотчетными лицами – дело типичное. И многие на первый взгляд безобидные ошибки могут дорого обойтись организации.
Предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет (аванс) на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на закупку товаров мелким оптом и некоторые другие операции (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40, далее – Порядок). При выездных налоговых проверках авансовые отчеты, как правило, попадают под сплошной контроль инспекторов. Ведь ошибки при их оформлении могут дать солидную «прибавку» к штрафным санкциям.
Мы рассмотрим наиболее типичные и в то же время «дорогие» для фирмы ошибки при расчетах с подотчетными лицами.
Отсутствие приказа по подотчетным лицам
Приказом по организации должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Как правило, в перечень входят водители, кладовщики, офис-менеджеры, секретари, командированные сотрудники и другие.
В приказе должны быть установлены:
· сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
· порядок представления авансовых отчетов;
· запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
· запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке.
Если такого приказа в организации нет, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Устаревшая форма авансового отчета
Бухучет должен вестись на основании правильно оформленных первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ – авансовый отчет.
Постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55 введена новая форма авансового отчета № АО-1. Если организация не разработала свою форму авансового отчета и при этом по-прежнему оформляет авансовые отчеты по устаревшей форме, то она нарушает закон о бухгалтерском учете.
При проверке налоговые органы наверняка вынесут вердикт, что фирма грубо нарушила правила ведения бухучета (в данном случае – исказила строку бухгалтерского баланса более чем на 10 процентов), используя документы не установленной формы. А значит, есть все основания оштрафовать руководство предприятия по статье 1511 КоАП РФ на сумму от 2000 до 3000 рублей.
Несоблюдение предельного размера расчетов с организациями
Типична также ситуация, когда из подотчетных сумм производятся расчеты с юридическими лицами сверх установленного лимита. На сегодня он составляет 60 000 рублей по одной сделке Согласно указанию ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке». Причем следует иметь в виду, что Центробанк и МНС в целях применения указанного лимита уравняли понятия «сделка» и «договор». Об этом сказано в совместном письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. № 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. № 24-2-02/252 «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами».
Так что любую покупку подотчетного лица от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 рублей налоговые органы однозначно трактуют как превышение лимита.
Предельный размер расчетов «наличкой» между организациями и физическими лицами не установлен. Поэтому некоторые фирмы пытаются использовать это положение и заставляют сотрудников совершать покупки от своего имени и за свой счет. Однако, согласно статье 183 Гражданского кодекса, сделка неуполномоченным лицом будет считаться заключенной от имени юридического лица, если руководство в дальнейшем одобрит данную сделку (подпишет авансовый отчет подотчетного лица). Значит, указанный лимит налоговые органы применят и при расчетах наличными деньгами с помощью подотчетных лиц.
Если в ходе налоговой проверки будет выявлено данное нарушение, руководителю грозит штраф от 4000 до 5000 рублей, а самой фирме – от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 151 КоАП РФ).
Неправильное оформление товарного чека
Приобретение канцелярских, хозяйственных и других товаров в розничной торговле должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, также содержащим отметку об оплате. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетное лицо.
Если в чеке будет просто указано: «хозтовары» или «канцтовары», налоговые органы к нему обязательно придерутся. Вдруг были приобретены товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но со сроком службы больше 12 месяцев (например вентилятор или дорогой бухгалтерский калькулятор)? В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».
Если все-таки подотчетное лицо предъявил товарный чек без расшифровки, ситуацию можно спасти. Нужно организовать комиссию из уполномоченных лиц (например, в составе бухгалтера, завскладом или офис-менеджера). Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.
Встречается и обратная ситуация: товарный чек со штампом «оплачено» есть, а кассового чека или приходного ордера нет. Такую ситуацию налоговые организации однозначно трактуют как отсутствие оправдательных документов на оплату. Кстати, до сих пор арбитражная практика по таким ситуациям неоднозначна. Так, Арбитражный суд г. Москвы решением от 24 июня 1998 г. № А40-12511/ 98-80-170а отменил решение по акту документальной проверки, которым налоговые органы доначислили работникам НДФЛ с подотчетных сумм, списанных по товарным чекам без приложения ККМ. Впрочем, не единичны случаи, когда суд встает на сторону налоговых органов.
Встречаются случаи, когда работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает ему расходы. Налоговые органы рассматривают такую операцию как факт покупки фирмой товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику деньги в расчет налога на доходы физических лиц.
Чтобы не было споров с налоговыми органами, фирмы поступают так.
Пример: Менеджер ООО «Сириус» 6 января на собственные деньги приобрел термобумагу для факса по очень низкой цене. По просьбе работника на товарном чеке продавцом магазина была сделана запись: «оплачено Ивановым, менеджером ЗАО “Сириус”». 9 января он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, который был утвержден руководителем фирмы 10 января. Расчеты с подотчетным лицом были произведены 14 января.
Бухгалтер «Сириуса» отразил операции следующим образом:
9 января
Дебет 10 Кредит 73– отражена задолженность перед физическим лицом – сотрудником предприятия;
10 января
Дебет 73 Кредит 71– возникла задолженность перед физическим лицом по подотчетным суммам на основании утвержденного авансового отчета;
14 января
Дебет 71 Кредит 50– погашена задолженность перед подотчетным лицом.
Однако директор фирмы может посчитать, что сотрудник проявил излишнюю самостоятельность, и откажется утверждать авансовый отчет. А приобретенные ценности уже оприходованы и переданы в эксплуатацию. В таком случае необходимо заключить с работником договор купли-продажи и исчислить НДФЛ с полученного им дохода.
Неправильное отражение операций в бухучете
Типичная бухгалтерская ошибка – списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприходования.
Пример :Секретарь ООО «Лотос» как подотчетное лицо приобрела степлеры стоимостью 1000 руб. На основании товарного и кассового чеков бухгалтер «Лотоса» сделала запись:
Дебет 26 Кредит 71– 1000 руб. – приобретены канцелярские принадлежности.
При этом факты оприходования и передачи степлеров в эксплуатацию в бухучете фирмы подтверждены не были. Значит, включение стоимости степлеров в состав расходов было необоснованным.
В данном случае следовало сделать записи:
Дебет 10 Кредит 71– 1000 руб. – оприходованы степлеры, приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 26 Кредит 10– 1000 руб. – переданы в эксплуатацию степлеры.
Неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15 000 рублей в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение (ст. 120 НК РФ).
Ошибки в отчетности
Счет 71 – активно-пассивный и может иметь в аналитическом учете одновременно как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет Иванову суммы отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия по авансовому отчету Петрова фиксируется по кредиту счета 71. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками нужно учесть по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.
Если бухгалтер это правило не соблюдает, последствия будут такие же, как и в предыдущей ситуации.
Без отчета – опять под отчет
Распространенной ошибкой является выдача денег под отчет сотрудникам, еще не отчитавшимся по предыдущему отчету. При этом нарушается пункт 11 Порядка. Налоговые органы предпочитают трактовать эту ситуацию так.
Пример:20 ноября 2002 года офис-менеджер ООО «Сайдинг» получил под отчет 10 000 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Приказом по предприятию установлен срок представления авансовых отчетов – последнее календарное число месяца. Подотчетник не вернул выданные деньги ни в ноябре, ни в декабре.
Ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм – 21 процент.
При проверке налоговые органы не возвращенную вовремя сумму трактовали как беспроцентный займ и рассчитали материальную выгоду, включаемую в налогооблагаемый доход работника в соответствии с пунктом 1 статьи 212 Налогового кодекса:
10 000 руб. х 21% х 3/4: 365 дн. х 31 день = 134 руб.
Сумма налога с материальной выгоды составит 47 руб. (134 руб. х 35%).
При правильной организации аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» работники являются должниками фирмы до полного погашения сумм, выданных им под отчет. Поэтому наличие дебетового сальдо на этом счете не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход. Это мнение подтверждено постановлением ВАС от 16 декабря 1997 г. № 905/97.
Неправильный учет командировочных
Работнику возмещаются только расходы на проезд до места командировки и обратно. Расходы на пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. Но очень часто в авансовые отчеты включают расходы на проезд в автобусе или троллейбусе с приложением талонов. Кроме того, за счет суточных должны покрываться также затраты на пользование мини-баром, питание, стоимость конфет и печенья к чаю при обслуживании в гостиницах.
При командировках за границу часто встречается ошибка, когда работник тратит выданную под отчет валюту на иные цели, например на проведение платежей по внешнеэкономическим сделкам или покупку материальных ценностей. Налоговые органы будут трактовать эти затраты как использование валюты на личные нужды.
Для правильного отражения расчетов с сотрудниками, отправленными в командировку, прежде всего нужно учитывать цель командировки. Ведь расходы на непроизводственные командировки (например, поездки, связанные с лечением сотрудников, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения) относятся к прочим и не учитываются при исчислении налога на прибыль.
продолжение
--PAGE_BREAK--1.2 Аудит расчетов с подотчетными лицами 1.2.1 Цели, задачи и информационная база аудита расчетов с подотчетными лицами.
Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности». Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.
Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.
Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:
1. Проверка документального подтверждения расчетных операций:
2. Контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа
3. Проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет
4. Проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов
5. Сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе
В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:
1) Нормативно – правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:
1.1 План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000г.);
1.2 Налоговый кодекс российской Федерации (гл. 21,23,24.ю25).
1.3 Порядок ведения кассовых операций № 40 от 4 .10.93
1.4 Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ РФ № 61н от 25 июля 2006 г.) (ред. от 20 августа 2002 г.)
1.5 Постановление правительства РФ от 8.02.02 г.№93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;
1.6 Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. (утв. пр. Минф. РФ № 15 н от 4.03.01 г.)
1.7 Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО -1 «Авансовый отчет»;
2) Учетные документы,отражающие совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма №АО -1), журнал регистрации авансовых отчетов, приказ о направлении работника в командировку (форма № Т – 9), командировочное удостоверение (форма Т – 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы, приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы представительских расходов, главная книга, журнал ордер №7;
3) Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА №1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246 – прочая дебиторская задолженность),;
4) Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.
1.2.2 Составление плана и программы аудиторской проверки подотчетных лиц
Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.
Эффективность внутреннего аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.
Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Пример содержания опроса ответственных работников представлен ниже.
Таблица 1 – Вопросы и аудиторские доказательства для проверки расчетов с подотчетными лицами
Содержание вопроса
Аудиторские доказательства
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм?
Приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета
Продолжение таблицы 1
Содержание вопроса
Аудиторские доказательства
Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций в РФ и другим нормативным актам?
Авансовые отчеты, приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета
Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?
Авансовые отчеты
Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов?
Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета, положение о документах и документообороте организации, должностные инструкции работников бухгалтерии
Используются ли унифицированные формы первичных документов?
Авансовые отчеты
Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?
Учетная политика организации, авансовые отчеты, ведомости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами?
Авансовые отчеты
Продолжение таблицы 1
Содержание вопроса
Аудиторские доказательства
Соблюдается ли своевременность расчетов с подотчетными по выданным суммам?
Авансовые отчеты, отчеты кассира
Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами?
Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы – ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости
Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге?
Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы – ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга организации
По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.
Содержание общего плана аудита оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита. Содержание общего плана оформляется в виде таблицы.
Проверяемая организация ООО «Альфа»
Количество человеко-часов
Период аудита 1.12.05 – 31.12.05
Руководитель аудиторской группы Иванов И.И.
№
п/п
Планируемые виды работ
Период
Проведения
Исполнитель
Примечание
1.
Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.
1.12.05 -7.12.05
Иванов И. И.
2.
Проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам
10.12.05 –15.12.05
Иванов И. И.
3.
проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
18.12.05 -20.12.05
Иванов И. И.
4.
проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
21.12.05 -23.12.05
Иванов И. И.
5.
проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».
2512.05 -27.12.05
Иванов И. И.
Рисунок 1 – Общий план аудита
Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.
Аудиторскую программу составляют в виде программы аудиторских процедур по существу. Программа аудита составляется по данной форме:
Рисунок 2 – Форма программы аудита
№
Перечень аудиторских процедур
Период проведения
Исполнитель
Рабочие документы
Примечание
Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.
продолжение
--PAGE_BREAK--