--PAGE_BREAK-- продолжение
--PAGE_BREAK--
продолжение
--PAGE_BREAK--6) Fine Reader ;
7) Outlook Exdivss;
8) Win RAR, Win ZIP;
9) «1С: Предприятие» версия 8.0
и др.
Используемое программное обеспечение для клиентской части:
Системное программное обеспечение:
1) Microsoft Windows NT 4.0;
2) Антивирус Dr Web
и др.
Прикладное программное обеспечение:
1) Internet Explorer;
2) Microsoft Office Word 2003;
3) Microsoft Office Excel 2003;
4) Microsoft Office Imaging;
5) Microsoft Office Scanning;
6) Fine Reader ;
7) Outlook Exdivss;
8) Win RAR, Win ZIP;
9) «1С: Предприятие» версия 8.0.
1.4. Описание автоматизированной системы «1 С: Предприятие»
версии 8.0, внедренной в ООО «КамЭнергоРемонт»
Система «1С: Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий (комплексное решение «1С: Управление производственным предприятием 8»), торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета («1С: Бухгалтерия»), для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные как самой фирмой «1С», так и ее партнерами.
Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С: Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.
1.4.1.Комплексное решение «Управление производственным
предприятием»
Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ООО «КамЭнергоРемонт» содержит два прикладных решения:
· «Управление производственным предприятием»;
· «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.
«1C: Управление производственным предприятием 8» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
Так как ООО «КамЭнергоРемонт» предприятие холдинговой структуры общая информационная база охватывает все организации, входящие в холдинг.
«1С: Управление производственным предприятием 8" предоставляет:
— руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, — широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;
— руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, — инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;
— работникам учетных служб предприятия — средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.
В настоящее время специалисты отдела автоматизированных систем управления и канцелярии осуществляют разработку8 «модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.
8 Многие компании1С-франчайзи оказывают комплексные услуги по автоматизации на базе разработанной ею платформы «1С Предаприятие». Но в виду высокой их стоимости ООО «КЭР» разрабатывают модуль самостоятельно.
Процесс разработки модуля находится на начальной стадии - регистрации документа и работы исполнителя с документом.
1.4.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»9
Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания справочников: «Контрагенты», «Общефирменные документы»
Справочник «Контрагенты» представляет собой единую информационную базу, необходимую для работы с клиентами и организациями, все сотрудники предприятия имеют доступ к справочнику. Подразделения, ответственные за формирование, редактирование и создание контактов – юридический отдел, отдел маркетинга.
Справочник содержит следующие закладки:
— Общие сведения о контрагенте (полное юридическое наименование, сокращенное, банковские реквизиты, город, регион, головная организация);
— дополнительные данные (юридический, фактический и почтовый адрес, сведения о руководителях, контактные телефоны);
— договоры, контактные лица (номера договоров, вид оказываемых услуг и проводимых работ, срок действия договора, статус организации – подрядчик, субподрядчик, ген. подрядчик, наименование подразделения, которое осуществляет работу с данным контрагентом).
Для удобства пользования данным справочником, контрагенты объединены в группы: контрагенты, банки, налоговые органы, государственные органы и бюджетные организации, прочие.
Справочник «Общефирменная документация» содержит следующие закладки:
— бланки документов;
— документы предприятия (приказы, распоряжения, инструкции, стандарты предприятия и т.д.);
____________________________________
9 Проект положения об автоматизации документационного обеспечения управления в ООО «КамЭнергоРемонт».
— справочники номеров телефонов работников ООО «КЭР»;
— инструкции по работе с системой.
В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.
Второй этап начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.
Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.
На данном этапе возникли проблемы в работе исполнителей с документами:
1) И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае не установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;
2) регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам и сбою в нумерации;
3) регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;
4) нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;
5) при регистрации необходимо сканирование, сканеры в большинстве подразделений отсутствуют.
После регистрации документа секретарь (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.
Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.
1.4.3. Предложения по организации разработки модуля
«Управление документацией»
Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:
1. Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов предприятия (директор по экономике и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и инженер отдела управления качеством и стандартизацией ) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.
2. Разработать оргпроект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются шаблоны. Эти мероприятия позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.
При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.
3. Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.
После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:
4. Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.
5. Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.
6. Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.
Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля – очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.
Есть альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» — выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.
Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.
Вывод по главе 1
Таким образом, была дана характеристика предприятия ООО «КамЭнергоРемонт». Это крупное промышленное предприятие с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляют секретарь и делопроизводитель.
Так как предприятие имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). На предприятии отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет секретарь или делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая зарегистрированные документы в «1С».
Существует автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе «1С: Предприятие версии 8.0», использование оборудования для уничтожения документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.
На предприятии существует проблема организации документооборота с удаленными участками и производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов (приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов, что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая позволит координировать работу с документами на участках.
При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.
В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.
продолжение
--PAGE_BREAK--
Глава 2. Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ООО «КамЭнергоРемонт» 2.1.Составление перечня предъявляемых основных
функциональных и системно – технических требований к системе
автоматизации ДОУ
Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.
Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице:
Критерий
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.Делопроизводственные функции
1.1.Создание документов (использование шаблонов документов).
+
1.2.Регистрация документов.
+ —
1.3.Контроль исполнения документов.
—
1.4.Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки).
+ —
1.5.Подготовка статистических данных о документообороте.
+ —
1.6.Учет передачи подлинников и копий документов.
—
1.7.Ведение номенклатуры дел.
—
1.8.Списание документов в дело.
—
1.9.Обеспечение сохранности конфиденциальной информации.
—
1.10.Наличие справочников-классификаторов.
+ —
Критерий
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
1.11.Учет договорной документации.
+
1.12.Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации.
—
2.Организация электронного архива
2.1.Ведение баз данных.
+ —
2.2.Архивирование документов.
+ —
2.3.Полно – функциональный поиск.
—
2.4.Безопасность хранения документов.
—
2.5.Организация доступа к архиву.
+
3.Обеспечение задач электронного документооборота:
3.1.Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
+ —
3.2.Работа с электронными файлами.
+ —
3.3.Средства криптозащиты.
+ —
3.4.Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
+ —
3.5.История работы с документами.
+ —
3.6.Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
—
4.Управление документооборотом:
4.1.Управление потоками документов внутри организации.
—
4.2.Передача документов на исполнение.
+ —
4.3.Контроль за движения (передачи) документов.
—
4.4.Определение местонахождения документов.
+
Критерий
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
4.5.Контроль действий пользователей.
—
4.6.Получение сводок по документообороту.
+ —
4.7.Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.
+ —
4.8.Маршрутизация документов.
+
4.9.Согласование документов.
+ —
4.10.Возможность использования разных грифов доступа.
+
СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Программная реализация
1.1.Технология клиент – сервер.
+
1.2.Технология интернет\интранет.
+
1.3.Наличие электронной почты.
+
1.4.Наличие средств разработки приложений.
+ —
1.5.Наличие средств резервного копирования.
+ —
1.6.Наличие средств сканирования документов.
+
1.7.Интеграция в информационную среду организации.
+
1.8.Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов
+ —
1.9.Удаленный доступ к базам данных.
+
1.10.Протоколирование действий в системе;
совместная работа над документами
+ —
1.11.Территориально-распределенная работа.
+
Критерий
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
1.12.Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.
+ —
1.13.Возможность интеграции в автоматизированную систему.
+
2. Эксплуатационные требования
2.1.Надежность автоматизированной системы.
—
2.2.Безопасность системы.
+
2.3.Администрирование системы.
+
2.4.Территориально-распределенная работа системы.
+
2.5.Количество одновременно работающих пользователей — до 100.
+
2.6.Средний объем документопотока (в год) — до 700000.
—
3. Адаптационные возможности
3.1.Простота и удобство при внедрении системы.
+
3.2.Обучение сотрудников организации.
+
3.3.Удобство настройки системы.
+
3.4.Возможность развития системы.
+
«+» — модуль соответствует критерию; «-» — не соответствует; «+ — » — данные функции в модуле реализованы, но не в полной мере удовлетворяют критерию.
Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.
2.2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для
экспертной оценки
Одним из путей решения проблемы автоматизации ДОУ является внедрение уже разработанного программного продукта или платформы, что позволяет существенно сократить время и повысит эффективность разработки системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. При проведении сравнения автоматизированных систем удобно использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов.
Система баллов для экспертной оценки
Критерии
Количество баллов 1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
От 0 до 250 1.1. Делопроизводство
От 0 до 110 1.1.1.создание документов
От 0 до 10 1.1.2. регистрация документов
От 0 до 15
1.1.3. контроль исполнения
От 0 до 15
1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки
От 0 до 10
1.1.5. подготовка статистических данных
От 0 до 5
1.1.6. учет передачи подлинников и копий
От 0 до 5
1.1.7. ведение номенклатуры дел
От 0 до 10
1.1.8. списание документов в дело
От 0 до 5
1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации
От 0 до 15
Критерии
Количество баллов
1.1.10. наличие справочников-классификаторов
От 0 до 5
1.1.11. учет договорной документации
От 0 до 10
1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации
От 0 до 5
1.2. Управление документооборотом
От 0 до 80
1.2.1. управление потоками документов внутри
организации
От 0 до 10 1.2.2. передача документов на исполнение
От 0 до 15
1.2.3. контроль движения (передачи) документов
От 0 до 15
1.2.4. контроль действий пользователей
От 0 до 10
1.2.5. получение сводок по документообороту
От 0 до 5
1.2.6. регулирование доступа к регистрационным
карточкам и файлам документов
От 0 до 10
1.2.7. маршрутизация документов
От 0 до 5
1.2.8. согласование документов
От 0 до 5
1.2.9. возможность использования разных грифов доступа
От 0 до 5
1.3. Организация электронного архива
От 0 до 35
1.3.1. ведение баз данных
От 0 до 5
1.3.2. архивирование документов
От 0 до 10 1.3.3. полно – функциональный поиск
От 0 до 10
1.3.4. безопасность хранения документов
От 0 до 5
1.3.5. организация доступа к документам
От 0 до 5
1.4. Обеспечение задач электронного документооборота
От 0 до 25
1.4.1. технология ЭЦП
— средства криптозащиты;
От 0 до 10
1.4.2. работа с электронными файлами
От 0 до 5 1.4.3. средства криптозащиты
От 0 до 5
Критерии
Количество баллов 1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи
— средства криптозащиты;
— регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
— средства криптозащиты;
— регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
От 0 до 5
2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
От 0 до 250
2.1. Программная реализация
От 0 до 150
2.1.1. технология клиент – сервер
От 0 до 20
2.1.2. технология интернет\интранет
От 0 до 15
2.1.3. наличие электронной почты
От 0 до 15
2.1.4. наличие средств разработки приложений
От 0 до 10
2.1.5. наличие средств резервного копирования
От 0 до 10
2.1.6. наличие средств сканирования документов
От 0 до 5
2.1.7. интеграция в информационную среду организации
От 0 до 5
2.1.8. — интерфейс, взаимодействующий с другими программами
От 0 до 15
2.1.9. удаленный доступ к базам данных
От 0 до 10
2.1.10. протоколирование действий в системе
От 0 до 5
2.1.11. совместная работа над документами
От 0 до 5
2.1.12. территориально-распределенная работа
От 0 до 10
2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.
От 0 до 5
2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему
От 0 до 20
2.2. Эксплуатационные требования
От 0 до 60
2.2.1. надежность автоматизированной системы
От 0 до 20
2.2.2. безопасность системы
От 0 до 10
2.2.3. администрирование системы
От 0 до 10
2.2.4. территориально-распределенная работа системы
От 0 до 10
2.2.5. количество одновременно работающих пользователей — до 100 человек
От 0 до 5
2.2.6. средний объем документопотока (в год) — до 700000 единиц
От 0 до 5
2.3. Адаптационные возможности
От 0 до 40
2.3.1. простота и удобство при внедрении системы
От 0 до 15
2.3.2. обучение сотрудников организации
От 0 до 10
2.3.3. удобство настройки системы
От 0 до 10
2.3.4. возможность развития системы
От 0 до 5
Необходимо ранжировать системы по максимальному соответствию перечисленным основным критериям делопроизводства и системно-техническим требованиям, в результате определятся лидеры среди выбираемых систем.10
_______________________________________
10 А.А. Пестрецов. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота. Методическое пособие. М., 1998.С. 24-34
2.3.Поиск программных продуктов
При поиске и выборе программных продуктов на на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:
· гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ООО «КЭР»;
· завершенность программного продукта — система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;
· объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;
· невысокая стоимость;
· система имеет шлюз к системе «1С: Предприятие» или имеет сертификат «1С: Совместимо»;
· платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.
«Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке.»4
_________________________________________
7Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. – 2002. — № 2. – С. 21—26.
Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице:
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
НПО «Компьтер, Компания «DIRECTUM»
DIRECTUM
Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Система состоит из следующих модулей:
1)«Управление электронными документами», что включает в себя:
— обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);
— изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео).Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;
-обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты.
2)«Управление деловыми процессами» включает: - автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; -маршрутизация, управление задачами,
наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.
3)«Канцелярия»обеспечивает:
— единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;
-регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
— осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
— списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
— быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
— получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
4)«Управление договорами»:
организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
5)«Управление совещаниями»:
организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
6)«Управление взаимодействиями с клиентами»:
ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
продолжение
--PAGE_BREAK--Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM · Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.
· Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;
· интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM – предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;
· территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации;
· взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;
· обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;
· инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;
· гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.
·
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
DocsVision,
фирма «Digital Design»
DocsVision
Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.
Стандартные приложения:
· «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.
· «Управление процессами» — полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.
Система DocsVision «Делопроизводство» включает:
· Ведение картотеки документов;
· создание электронного архива документов компании;
· ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
· организацию циклов разработки согласования документов;
· организация контроля исполнения документов и заданий;
· маршрутизация документов в организации и вне её;
· автоматизация разнообразных процессов обработки документов
· организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.
Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.
Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.
Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:
· Файловая система,
· Microsoft Exchange,
· Microsoft SharePoint,
· Microsoft Dynamics AX,
· 1С: Предприятие.
·
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
Компания
«Электронные офисные системы»
Система «Дело»
Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» — это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».
Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.
Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов.
Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»
Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов
Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
доступа к информации и функционалу системы.
Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.
Основные функции системы:
-Регистрация документов, в том числе обращений граждан;
-ввод резолюций и контроль их исполнения;
-создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;
-маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;
-многоаспектный поиск документов с сохранением запроса;
-работа с взаимосвязанными документами;
-сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
по ним;
-ЭЦП файлов документов;
— обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;
-справочно– аналитическая работа, формирование отчетов;
-Web –доступ к базе данных;
-подготовка и согласование документов в электронной форме;
-электронная подпись файлов документов;
-криптозащита документов, отправляемых электронной почтой;
-обеспечение поточного сканирования документов;
-интеграция с приложениями MS Office;
-Web-доступ к информации.
Система «ДЕЛО» интегрирована с другими продуктами компании «Электронные офисные системы», также может интегрироваться с системами сторонних разработчиков. Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота и нетрудна в сопровождении. С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения. В системе предусмотрено разделение доступа к определенным функциям. Все действия пользователей и системного технолога протоколируются.
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
1
2
3
4
Компания «КИНТ»
1
«Управление делами»
2
Программный комплекс «Управление делами» получил сертификат «1С: Совместимо» и предназначен для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Ориентирован на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней.
3
«Управление делами» также используется при организации внедрения на предприятии комплексной автоматизированной системы учета.
Программный комплекс «Управление делами» функционирует в среде «1С: Предприятие» с любым набором установленных компонент: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет.
- Организация потока задач/поручений между сотрудниками компании, контроль хода исполнения поручений, учет плановых и фактических ресурсов.
— Планирование и учет мероприятий компании, разбиение мероприятий на отдельные этапы (задачи), выдача поручений исполнителям по проведению мероприятия.
— Учет движения и местоположения различного рода бумажных документов (делопроизводство). Подсистема построена на основе стандартов делопроизводства, принятых в России, и реализует все необходимые этапы прохождения документов.
-Регистрация электронных
4
документов, ведение
архивов документов в электронном виде.
-Управление отношениями с клиентами (CRM), учет различной информации о контрагентах компании, контактов.
— Подсистема позволяет анализировать и планировать взаимоотношения с контрагентами, организовывать тематические рассылки.
-Управление правами пользователей обеспечивает разделение информации внутри компании по степени конфиденциальности.
-Ведение деловой переписки позволяет провести в электронном виде различного рода согласования и утверждения документов.
-Интеграция с системами электронной почты дает возможность получать и отправлять электронные письма без использования дополнительного программного обеспечения.
-Получение отчетов позволяет детально анализировать информацию о работе офиса.
-Наличие путеводителей и инструкций.
Таким образом, системы, охарактеризованные в таблице, соответствуют предъявляемым функциональным и системно-технологическим требованиям, поэтому для выбора и интеграции приложения в систему «1С: Предприятие, версии 8.0» ООО «КамЭнергоРемонт» необходимо подробнее проанализировать выполняемые системой функции по автоматизации ДОУ по предложенной системе баллов, оценить, рассчитать стоимость внедрения платформы. Данная методика выбора автоматизированной системы разработана компанией Sputnik Labs,11 она позволит в соответствии с рекомендуемой последовательностью действий добиться максимального соответствия АС ДОУ целям и задачам предприятия.
___________________________________________
11 Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. Россархив, ВНИИДАД. Москва,2003.
2.4. Оценка программных продуктов с точки зрения
предъявляемых основных функциональных и системно-
технических требований
В оценке автоматизированных систем принимали участие эксперты: делопроизводитель и секретарь, начальник отдела автоматизированных систем управления, а так же учитывались отзывы других компаний, которые работают с данными системами.
Буквенные обозначения автоматизированных систем, использующиеся в таблице для экспертной оценки:
A — DIRECTUM
B — Дело
C — DocsVision
D– Управление делами
Критерии
Экспертная оценка A B C D 1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ от 0 до 250
1
2 3 4 5 1.1. Делопроизводство
От 0 до 110 1.1.1.создание документов
10
9
10
8
1.1.2. регистрация документов
9
9
9
7
2
1.1.3. контроль исполнения
14
10
12
8
2
1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки
10
9
9
7
1.1.5. подготовка статистических данных
4
4
4
3
1
1.1.6. учет передачи подлинников и копий
5
2
3
1
0
1.1.7. ведение номенклатуры дел
10
9
10
8
1
1
2
3
4
5
1.1.8. списание документов в дело
5
4
4
3
0
1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации
14
10
12
6
1.1.10. наличие справочников-классификаторов
4
4
5
3
1.1.11. учет договорной документации
9
10
8
9
1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации
5
4
5
2
ИТОГО по п. 1.1.
99
80
91
62
1.2. Управление документооборотом
От 0 до 80
1.2.1. управление потоками документов внутри
организации
8
8
9
7
1.2.2. передача документов на исполнение
14
13
14
7
3
1.2.3. контроль движения (передачи) документов
15
15
15
10
1.2.4. контроль действий пользователей
10
8
9
5
3
1.2.5. получение сводок по документообороту
2
1
2
0
1.2.6. регулирование доступа к регистрационным
карточкам и файлам документов
10
8
9
7
1.2.7. маршрутизация документов
4
3
3
3
1
1.2.8. согласование документов
5
5
5
4
1
1.2.9. возможность использования разных грифов доступа
5
5
5
3
ИТОГО по п. 1.2.
73
66
71
46
14
1.3. Организация задач электронного архива
От 0 до 35
1.3.1. ведение баз данных
5
4
4
2
1.3.2. архивирование документов
9
8
9
6
1.3.3. полно – функциональный поиск
10
10
10
8
1
2 4 5
3
4 3 4 5
5
1.3.4. безопасность хранения документов
4
4
4
3
1.3.5. организация доступа к документам
5
4
4
4
1
ИТОГО по п. 1.3.
33
30
31
23
1.4. Обеспечение задач электронного документооборота
От 0 до 25
1.4.1. технология ЭЦП — средства криптозащиты;
10
9
9
7
1.4.2. работа с электронными файлами
5
5
5
4
1.4.3. средства криптозащиты
4
4
4
3
1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи
— средства криптозащиты;
— регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
— средства криптозащиты;
— регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
5
5
5
3
ИТОГО по п. 1.4.
24
23
23
17
ИТОГО ПО ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ
229
199
216
148
2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ от 0 до 250
2.1. Программная реализация
От 0 до 150
2.1.1. технология клиент – сервер
19
19
18
17
2.1.2. технология интернет\интранет
15
15
15
14
2.1.3. наличие электронной почты
15
15
15
15
2.1.4. наличие средств разработки приложений
10
10
10
4
2.1.5. наличие средств резервного копирования
9
9
9
8
2.1.6. наличие средств сканирования документов
5
5
5
5
2.1.7. интеграция в информационную среду организации
3
5
4
5
2.1.8. интерфейс, взаимодействующий с другими программами
14
13
14
8
2.1.9. удаленный доступ к базам данных
10
10
10
8
2.1.10. протоколирование действий в системе
5
4
5
4
1
2
3
4
5
2.1.11. совместная работа над документами
5
5
5
5
2.1.12. территориально-распределенная работа
9
9
9
6
2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.
4
3
4
0
2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему
16
17
20
20
ИТОГО по п. 2.1.
139
141
141
119
2.2. Эксплуатационные требования
От 0 до 60
2.2.1. надежность автоматизированной системы
18
17
17
15
2.2.2. безопасность системы
9
9
9
9
2.2.3. администрирование системы
8
8
8
7
2.2.4. территориально-распределенная работа системы
9
9
9
8
2.2.5. количество одновременно работающих пользователей — до 100 человек
5
5
5
4
2.2.6. средний объем документопотока (в год) — до 700000 единиц
4
4
4
1
ИТОГО по п. 2.2.
53
52
52
44
2.3. Адаптационные возможности
От 0 до 40
2.3.1. простота и удобство при внедрении системы
8
9
14
15
2.3.2. обучение сотрудников организации
8
9
8
9
2.3.3. удобство настройки системы
7
9
7
10
2.3.4. возможность развития системы
4
4
4
3
ИТОГО по п.2.3.
27
36
28
37
ИТОГО ПО СИСТЕМНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ ТРЕБОВАНИЯМ
219
229
221
200
ВСЕГО
448
428
437
348
продолжение
--PAGE_BREAK--2.5. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих
функциональным и системно – техническим требованиям
В результате проведение оценки программных продуктов, их тщательного анализа, были сделаны следующие выводы:
1. Наибольшую суммарную оценку из программных продуктов получили системы автоматизации «DocsVision» (фирма «Digital Design») и «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), следовательно системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты.
2. Наименьшую оценку получила система автоматизации «Управление делами» (компания «КИНТ»). Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в ООО «КЭР», но данная система проста и удобна при внедрении.
3. Система «Дело» («Электронные офисные системы») обладает почти аналогичными возможностями, что и система «DocsVision», но набрала меньше баллов экспертов.
Для того чтобы выбрать приложение оптимальной системы, необходимо определить для себя наиболее важные критерии и возможности предприятия. В ООО «КамЭнергоРемонт» недостаточно средств для приобретения дорогостоящей системы, но требуется полная автоматизация ДОУ, управления контактами и договорами, надежность и интеграция в систему «1С: Предприятие».
2.6 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и
внедрением приложения по автоматизации делопроизводства
выбранных систем автоматизации
Необходимо сравнить цены на модули организации делопроизводства выбранных автоматизированных систем. Цены приводятся в прайс-листах компаний. Рассматриваются цены на необходимые для предприятия приложения, сопроводительную документацию и обучение персонала. Существует 3 варианта поставки систем: для небольших организаций; для средних организаций ( до 100 пользователей); для крупных организаций.
Был выбран 2 вариант.
1. Стоимость системы «DocsVision» (Приложение 6) — 217 080 руб. (не включает обучение).
2. Стоимость модулей «Канцелярии», «Управление договорами» системы «DIRECTUM» (Приложение 5) — 272 390 (включает обучение)
Необходимо отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не учтены многие стоимостные характеристики, дополнительные приложения и опции, скидки, работа специалистов, транспортировка и т. д. Сначала необходима экспертная оценка документооборота предприятия.
В результате проведения сравнительной оценки затрат, связанных с приобретением и внедрением систем, был сделан следующий вывод.
Цены на модули системы «DIRECTUM» и приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision» являются доступными, системы соответствуют функциональным и системно – техническим требованиям. Но есть одно из важных требований к системе – интеграция в систему «1 С: Предприятие версии 8.0». Система «DIRECTUM» конечно может интегрироваться и настраиваться на систему предприятия, но система «DocsVision» имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», что облегчает, ускоряет процесс внедрения без изменения существующих модулей и настроек.
Вывод по главе 2
Во второй главе был изучен российский рынок автоматизированных систем12 ДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»), в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре предприятия.
Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs13, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».
При рассмотрении прайс-листов14 на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость почти одинакова. Но одно из самых главных требований к системе – возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т. е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «Digital Design»).
Следовательно, в ООО «КамЭнергоРемонт» необходимо внедрить приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision».
__________________________________
12 А.А. Пестрецов. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота. Методическое пособие. М., 1998.
13 Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. Россархив, ВНИИДАД. Москва,2003.
14 www.DIRECTUM.ru
www.delo.ru
ww.ud.ru
Глава3. Характеристика функций и возможностей выбранной системы автоматизации ДОУ «DocsVision»
В результате проведенного анализа и оценки программных продуктов, для ООО «КЭР» наиболее оптимальной оказалась система DocsVision приложение «Делопроизводство», которая соответствует основным функциональным требованиям, имеет доступные цены, решает главную проблему на предприятии – проблему отсутствия автоматизации документационного обеспечения управления, а главное имеет шлюз к системе «1С: Предприятие версии 8.0» и решает следующие задачи:
- оперативное и качественное формирование документов;
- контроль исполнения;
- четкая организация хранения, поиска и использования документов (классическая канцелярия и архив);
- поточное сканирование и оцифровка документов;
- отлаженность работы справочно-информационной службы;
- оптимизация деловых процессов и стимулирование эффективной совместной работы сотрудников и подразделений;
- поддержка различных программно-аппаратных платформ;
- автоматизация одновременной работы большого количества подразделений;
- обеспечение эффективного взаимодействия с внешними организациями, доступ к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудников территориально удаленных подразделений;
- управление процессами обеспечивает возможность реализации процессного управления в организации по стандарту ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001:2001).
3.1.Описание объекта исследования с внедренным приложением
«Делопроизводство» системы «DocsVision»
Система DocsVision15 (До́ксви́жн) — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:
· Электронные архивы документов — систематизированное хранение документов, используемых в работе предприятия, и обеспечение удобного и безопасного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.;
· Делопроизводство — документационное обеспечение управления, включающее документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;
________________________________________
15 www.docsvision.com
Автоматизация бизнес-процессов — автоматизация произвольной последовательности операций, включающей как выполнение заданий сотрудниками, так и взаимодействие с другими системами. Это обеспечивает выполнение бизнес-процессов в соответствии с регламентом, в более короткие сроки, в контролируемом и управляемом режиме. Как правило, в первую очередь автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.
Стандартные приложения:
· «Делопроизводство» — обеспечивает типичные процессы организации документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование, хранение документов и т. д.
· «Управление процессами» — полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.
Система DocsVision «Делопроизводство» представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и процессов обработки документов в организации, включая:
1) Ведение картотеки документов;
2) создание электронного архива документов компании, ведение номенклатуры дел;
3) ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
4) организацию циклов разработки согласования документов;
5) организация контроля исполнения документов и заданий;
6) маршрутизация документов в организации и вне её;
7) автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
8) организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.
Ведение картотеки документов
Карточки входящего, исходящего и распорядительного документов предназначены для регистрации в системе документов, принадлежащих к соответствующим потокам документов.
Входящие и распорядительные документы являются объектами исполнения и контроля. Для документов данных типов в системе обеспечивается регистрация, хранение, исполнение, контроль и поиск. Исполнение и контроль документов данных типов в системе обеспечивается наложением на них резолюций. В системе данный процесс представлен как связывание карточки документа с одной или несколькими карточками заданий. Задания по одному документу объединяются в единый процесс. Последовательность выполнения заданий может настраиваться по усмотрению автора заданий.
Исходящие документы не подлежат исполнению и контролю. Для документов данного типа обеспечивается регистрация, хранение и поиск.
Регистрация документа заключается в присвоении ему регистрационного номера и формировании регистрационной карточки, в которой содержатся все необходимые сведения для выполнения поиска документа и дальнейшего исполнения поручений по документу.
Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, подлежат регистрации в системе. В системе могут быть зарегистрированы любые документы независимо от способа получения (в электронном виде или в виде бумажного документа).
Для каждого типа документов в системе предусмотрена своя регистрационная карточка. Внешний вид карточек документов всех типов, назначение и правила редактирования полей карточек подробно рассмотрены в соответствующих подразделах настоящего раздела.
С электронными карточками работает не только служба ДОУ, но и все пользователи системы.
Исполнение документов
С документом может быть ассоциировано одно или несколько заданий. У каждого задания, в свою очередь, может быть один или несколько исполнителей. Если у задания несколько исполнителей, то возможны следующие варианты исполнения:
o Параллельное исполнение. Одно и то же задание (карточка задания) направляется сразу всем исполнителям. Исполнители выполняют задание по документу одновременно. Каждый исполнитель может редактировать в карточке задания статус его исполнения. На основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно, определяется общий статус задания.
o Последовательное исполнение. Задание (карточка задания) направляется первому исполнителю, указанному в списке исполнителей. После того как один исполнитель выполнил задание, оно переходит к следующему исполнителю. Каждый исполнитель во время исполнения задания может редактировать в карточке задания статус его исполнения. Общий статус исполнения задания определяется на основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно. Задание считается завершенным (обладает статусом «Завершено») после того, как оно завершено последним исполнителем.
Помимо исполнения заданий по отдельным входящим или распорядительным документам, в системе предусмотрена возможность создания и исполнения набора заданий, объединенных в процессы.
Процесс может включать одно задание или определять последовательность выполнения нескольких заданий. У каждого задания, включенного в процесс, может быть один или несколько исполнителей. В задании могут быть указаны сроки исполнения, вариант исполнения и ряд других параметров.
Для создания процесса требуется создание карточки процесса и добавление в нее необходимого количества заданий (карточек заданий). Для каждого задания определяются исполнители и варианты исполнения задания:
q Параллельный
q Последовательный
продолжение
--PAGE_BREAK--Ход исполнения документа / процесса отражается в его регистрационной карточке, содержащей список заданий и текущее состояние каждого задания (на вкладке Задания). Из карточки документа / процесса может быть открыта карточка задания. В карточке задания хранится полная история операций по его исполнению. Для исполнителей и контролера задания могут быть настроены тип маршрутизации задания (способ отправки задания исполнителю). Для каждого исполнителя может быть указана дата отправки по электронной почте напоминания о сроках исполнения задания.
К заданию может быть привязано любое количество произвольных вложений: электронных документов и записей справочников системы.
С заданиями работают непосредственные исполнители, секретарь и делопроизводитель, руководители.
Поиск зарегистрированных документов
Поиск документов, зарегистрированных в электронном архиве документов, является важной функцией системы. Сокращение времени, которое затрачивается на поиск документов, является одним из главных преимуществ автоматизированного документооборота.
Система обеспечивает два вида поиска:
1. Расширенный поиск, включающий:
o Полнотекстовый поиск — поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.
o Атрибутивный поиск — поиск карточек по их атрибутам.
o Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.
2. Поиск по представлению— выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.
Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя по предоставлению своевременной и достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий.
Обеспечение конфиденциальности
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DocsVision, обеспечивается следующими возможностями:
· контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;
· протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.
Электронно-цифровая подпись: ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе с сертифицированными.
С данными функциями приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам.
Системные справочники
Необходимы для настройки системы конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел, виды задач, и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.
Справочники предназначены для всех пользователей системы.
3.2.Оценка экономической эффективности при внедрении
приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для
службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт»
Оценка объема документооборота в месяц:
- объем входящих документов — 578;
- объем исходящих документов — 348;
- объем внутреннего документооборота — 2400;
- доля контрольных документов — 116;
- среднее число копий — 7160.
Оценка времени на выполнение операций с документами в минутах:
- время обработки одного поступившего документа — 6;
- время обработки одного отправляемого документа — 8;
- время обработки одного внутреннего документа — 4;
- время снятия копии с одного документа — 2;
- время передачи документа на исполнение — 4;
- ведение контроля исполнения документа — 8;
- время пересылки документа между структурными подразделениями — 4;
- время для подготовки документа для отправки курьером в территориально-удаленные структурные подразделения — 4;
- время поиска документов по известным атрибутам — 4;
- время поиска документа с неизвестными атрибутами — 8;
- время подготовки и согласования типовых документов — 7;
- время, затраченное на подготовку типовых отчетов — 8;
- формирование документа в дело – 1
Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами:
— стоимость рабочего времени сотрудников — 360 руб./день;
— стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, транспортные затраты для перевозки документов в территориально-удаленные отделы) — 500 руб./месяц
Сравнительная таблица затрат на выполнение типовых операций с документами
Выполняемая операция
Среднее время выполнения до внедрения системы, мин.
Среднее время выполнения после внедрения системы, мин
Ежемесячное количество операций
Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел-дни
Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел-дни
Обработка поступившего документа
6
4
578
0,33
0,21
Обработка отправляемого документа
8
3
348
0,26
0,1
Обработка внутреннего документа
4
2
2400
0,9
0,45
Ведение контроля исполнения документа
8
7
174
0,1
0,09
Снятие копии с документа
2
0
7160
1,4
0
Передача документа в структурное подразделение
4
0,5
10138
4
0,5
Подготовка и согласование типовых документов
7
3
1707
1,12
0,45
Подготовка типового отчета
8
2
115
0,08
0,03
Поиск документа по реквизитам
4
1
480
0,18
0,04
Формирование документа в дело
1
0
1156
0,1
0
Подготовка документа для отправки курьером в территориально-отдаленные подразделения
4
0,5
2170
0,8
0,1
ИТОГО
9,27
1.87
Суммарные затраты времени = ( ежемесячное количество операций: 22 раб. дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции: 60 часов (перевод в часы): 8 (перевод в дни).
Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 9,27-1,87 = 7.4 чел/дней.
Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации для службы ДОУ = 7,48* 360= 2692, 800 руб. + 500 руб. = 3192 руб.
Таким образом, несмотря на большие затраты по внедрению приложения, выгоды и пользы для предприятия значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.
Вывод по главе 3
Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации ДОУ «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как канцелярия, отдел управления качеством и стандартизацией, но и других отделов предприятия, например, юридического отдела, отдела кадров, отдела маркетинга и продаж и др.
Приложение «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.
Приложение позволяет организовать весь процесс документооборота на предприятии в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников Канцелярии по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах.
Затраты на внедрение приложения окупаются в короткие сроки, а ежемесячная экономия составляет 3 192 рубля для службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт».
Процесс внедрения системы на предприятии должен быть регламентирован. Персонал должен ознакомиться с соответствующей документацией и пройти обучение. Инструкции, руководства, положения, рекомендации позволят повысить качество работы системы, исключить ошибки в пользовании системой, создать единые правила работы персонала с системой и документами. В результате повышается эффективность и совершенствуется процесс ДОУ.
Одним из важных документов по организации работы в системе является Инструкция. С ней должны ознакомиться все пользователи системы. Пример инструкции приведен в Приложении 7. Заключение В данной выпускной квалификационной работе в качестве объекта исследования выступало ведущее предприятие в городе Нижнекамске по ремонту основного и вспомогательного оборудования на предприятиях энергосистемы, объектах нефтепереработки и нефтехимической промышленности Республики Татарстан – ООО «КамЭнергоРемонт». Исследовался процесс документационного обеспечения управления предприятия, в ходе которого была выявлена основная проблема – неграмотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводственного процесса в системе «1С: Предприятие» версии 8.0. В результате была определена основная цель исследования — выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1 С: Предприятие» версии 8.0. и автоматизирует процесс ДОУ.
В первой главе была дана характеристика структуры и системы управления предприятия, особенностей организации делопроизводства, внедренной в ООО «КЭР» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.0» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций с документами – ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде; модуль не обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с традиционными и типовыми правилами ДОУ.
Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» – выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ.
Во второй главе были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).
Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, т. е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ООО «КЭР» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.
Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.
В третьей главе была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision» и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 3192 рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.
Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.
В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы были разработаны следующие документы: алгоритм обработки распоряжения и инструкция секретаря и делопроизводителя по работе в системе «1С: Предприятие» в приложении «DocsVision.Делопроизводство».
Алгоритм необходим на начальном этапе разработки автоматизированной системы, так как позволяет упорядочить документооборот, разрабатывать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения об исполнителях, создавать связи между заданиями и регистрационными карточками документов.
Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, содержит демонстрационный материал, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.
Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ООО «КамЭнергоРемонт».
Список источников и литературы
1. Нормативно-правовые акты
1. Федеральныйзакон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
2. Федеральныйзакон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
3. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
продолжение
--PAGE_BREAK--2. Методические пособия и рекомендации
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД. 1991.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05 августа 1993 №321.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26 декабря 2000 г. № 2508.
7. Нормывремени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10 сентября 1993 № 152.
8. Межотраслевыеукрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.
9. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. М: Россархив, ВНИИДАД, 2003.
10. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие/ под ред. А.А. Пестрецова. М, 1998.
11. Корпоративная система электронного документооборота «DIRECTUM». Руководство пользователя и администратора – DIRECTUM, 2004.
Документы предприятия 12. Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01 октября 2007 г.). Управление документацией в подразделении.
13. Стандарт предприятия 01.08.2003.Управление документацией внешнего происхождения.
14. Должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт».
15. Должностная инструкция делопроизводителя ООО «КамЭнергоРемонт».
3. Справочные и периодические издания
16. А. П.Савельев. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России?// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003, №2.
17. М. П. Бобылева. Теория и практика электронного документооборота // Журнал «Делопроизводство».2003, №2, № 3, с. 15-18.
18. Ю. В. Химич. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале // Журнал «Делопроизводство и документооборот» 2006, № 9, с. 10-13. 2007, № 7, с. 14-17.
5. Сайты в Интернет
19. www.DIRECTUM.ru
20. www.delo.ru
21. www.ud.ru
Приложение 1
Схема организационной структуры
ООО «КамЭнергоРемонт»
Сокращения, используемые в схеме:
ПУ — производственное управление
Зай ГРЭС – Заинская гидроэлектростанция
КазТЭЦ – Казанская ТЭЦ
НК ТЭЦ – Нижнекамская теплоэнергоцентраль
НЧ ТЭЦ – Набережночелнинская ТЭЦ
РМЗ – ремонтно-механический завод
ЭТЦ – электротехнический цех
ЭМЦ – энергомеханический цех
ЦРТИ – цех по ремонту термоизоляции
ПТО – производственно технический отдел
ППО – планово-производственный отдел
СГМ – служба главного метролога
СГС – служба главного сварщика
ЛМиС – лаборатория металла и сварки
УДиН – участок диагностики и наладки
ОТК – отдел технического контроля
ОГТ – отдел главного технолога
АСУ – автоматизированные системы управления
ОРП – отдел по работе с персоналом
ЮО – юридический отдел
АХО – административно-хозяйственный отдел
ВСО – внутренняя служба охраны
УПТК – управление производственно-технической комплектации
ОМ – отдел маркетинга
ОУКиС – отдел управления качеством и стандартизацией
Приложение 2
Оперограмма движения входящего документа в ООО «КамЭнергоРемонт»:
№ п/п
Название операции
Должностные позиции
Секретарь Делопроизво-
дитель
Руководство
Исполнители
1
2
3 4
5
6
1
Прием и первичная обработка документа
Å
SHAPE \* MERGEFORMAT
2
Предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям;
Å
SHAPE \* MERGEFORMAT
3
Регистрация документа в журнале входящей документации
Å
4
Снятие копий с документа
Å
SHAPE \* MERGEFORMAT
5
1
Отправка документа исполнителю
2
(если указано
конкретное должностное лицо или структурное подразделение), в том случае, если документ не
требует рассмотрения руководством
3 4
Å
5
6
Å
6
Отправка документа на рассмотрение и ознакомление руководству
Å
7
Рассмотрение руководством (наложение резолюции);
SHAPE \* MERGEFORMAT Å
8
Возврат завизированного документа в канцелярию
Å
9
Просмотр виз документа, определение исполнителей
Å Å
10
1
Постановка документа на
2
контроль с учетом резолюции (отметки в журнале
3 4
Å
5
6
11
Передача документа исполнителю
Å
12
Исполнение документа
Å
13
Получение отчета от исполнителя о выполнении задания (контроль исполнения)
Å
14
Снятие документа с контроля
Å
15
Помещение исполненного документа в дело
Å
Обозначения: - движение документа, Å — выполнение операции.
Приложение 3
Оперограмма движения исходящего документа в ООО «КамЭнергоРемонт»:
№ п/п
Название операции
Должностные позиции
Секретарь Делопроиз —
водитель
Руководство
Исполнители
1
Формулировка задач и выдача заданий
Å
2
Составление черновика, оформление документа
Å
3
Проверка правильности оформления документа
Å
4
Согласование или возврат документа на доработку исполнителю (в этом случае документ возвращается на первый этап)
Å
Å
5
Регистрация документа
Å
6
Отправка документа адресату и направление в дело
Å
Образец 2
Алгоритм обработки распоряжения
Исполнитель
(разработчик)
Подразделения
Руководитель
подразделения
Делопроиз-
водитель
Визирующие
Секретарь
Исполни-
тельный
директор
Исполни-тель
(адресат)
На доработку
На доработку
Отказ
Согласовано
заме-
чаний
нет
На доработку
Если
согласовано
всеми
визирующими
Отказ
Исполнитель
(разработчик)
подразделения
Руководитель
подразделения
Делопроиз-
водитель
Визирующие
Секретарь
Исполни- тельный
директор
Исполни-
тель
(адресат)
продолжение
--PAGE_BREAK--
Приложение 5
Стоимость системы DIRECTUM
Стоимостные характеристики
Цена, руб.
Программное обеспечение
Сервер системы (включает серверную лицензию, один комплект документации, инсталляционный CD, лицензионное обслуживание на 1 год)
22 800
Клиентская лицензия пользователя (базовые модули 50 клиентских лицензий + модули «Канцелярия», «Управление договорами» а также средства администрирования)
107 600
Клиентская лицензия разработчика IS-Builder (предметно-ориентированный инструмент разработки для модификации и расширения системы)
27 600
Сервер репликации (для создания территориально-распределенных систем, приобретается на каждый вторичный сервер, включает серверную лицензию на вторичный сервер)
49 200
Стоимостные характеристики
Цена, руб.
(для 100 пользователей)
Сервер веб-доступа (для обеспечения доступа к электронным документам с помощью Интернет-браузера)
28 500
Дополнительный комплект документации 1 комплект (включает документацию пользователя, администратора и разработчика)
700
Лицензионное обслуживание на 1 год (поставка новых версий и «горячая» линия)
28 920
(20 % от стоимости ПО)
Обучение
Использование базовых модулей системы DIRECTUM (12 ч.) – 4 человека
1 296
Использование модуля Канцелярия системы DIRECTUM (8 ч.) – 4 человека
864
Администрирование и настройка системы DIRECTUM(18 ч.) 2 человека
1 680
Модификация системы DIRECTUM с помощью IS-Builder (18 ч.) 2 человека
1 780
Организация распределенной работы системы на базе IS-Builder (12 ч.) 2 человека
1 450
ИТОГО
272,390 руб.
Приложение 6
Стоимость системы DocsVision
Код
Название
Количество лицензий
Цена 1) (Руб.)
DocsVision 3.6 Делопроизводство – клиентская лицензия
25
69 000
Дополнительные модули
dvarc36
Модуль архивирования
14 000
dvg36-1c
Модуль интеграции с 1С: Предприятие 8.0
DocsVision 3.6 Gate to 1С
42 000
Приложения
dvc36-50-adp
DocsVision 3.6 Административное Делопроизводство для 10 пользователей
10
36 080
Пакеты обновлений
dvc36-50-1y
Пакет обновлений на один год на DocsVision 3.6 Standard
21 000
dvarc36 -1y
Пакет обновлений на один год на Модуль архивирования
14 000
dvg36-1c-1y
Пакет обновлений на один год на Модуль интеграции с 1С: Предприятие 8.0
21 000
ИТОГО: 217 080 (не включает обучение)
Приложение 7
УТВЕРЖДАЮ
________________
________________
«____» _____ 2008 г.
ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
по работе в системе «1С: Предприятие» в приложении «DocsVision.Делопроизводство»
ООО «КамЭнергоРемонт»
Содержание
Введение… 88
Описание типовых схем работы с документами… 89
Работа с входящими документами. 89
Работа с исходящими документами. 18
Работа с организационно-распорядительными документами. 96
Контроль исполнения документов. 18
Направление документов в дело… 100
Поиск документов… 100
Правила работы с электронными документами 18
Обязанности секретаря и делопроизводителя как авторов документа. 18
Порядок присвоения наименований документов. 18
Порядок присвоения номеров документам… 18
Порядок назначения прав доступа на документ… 18
Использование связанных документов. 18
Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) 18
Соответствие бумажных и электронных документов. 107
Организация работы с папками. 18
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЗАДАНИЙ… ..111
Правила замещения сотрудников… 115
Правила работы с бумажными документами… 18
Создание номенклатуры дел. 18
Ведение журналов регистрации. 18
Порядок сканирования бумажных документов. 18
Выдача/возврат бумажных документов. 18
Введение В настоящем документе описано назначение приложения «DocsVision. Делопроизводство» в системе «1С: Предприятие» версии 8.0, рассмотрены сценарии регистрации входящих, исходящих и распорядительных документов, принципы и технология обработки и исполнения документов и поручений, представленных как в электронном, так и в бумажном виде.
Данная инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления организацией и повышения его эффективности путем регламентации работы сотрудников организации в автоматизированной системе.
Инструкции разработаны в соответствии с Проектом положения об автоматизации документационного обеспечения управления в ООО «КамЭнергоРемонт».
Данная Инструкция предназначена для организации работы делопроизводителей предприятия и в филиалах предприятия, где осуществляется процесс автоматизации документационного обеспечения управления.
Описания и руководства работы с конкретными компонентами системы «1С: Предприятие» версии 8.0 и приложения «DocsVision. Делопроизводство» содержатся в документации на данные системы.
Описание типовых схем работы с документами В данном разделе описана последовательность действий секретаря и делопроизводителя при обработке документов в зависимости от типа процесса: работа с входящими документами, работа с исходящими документами, работа с организационно-распорядительными документами и т.п.
Работа с входящими документами Получение почты, первичная обработка Секретарь вскрывает полученную почту, проверяет комплектность и правильность заполнения, определяет адресата и необходимость регистрации.
Если документ адресован в конкретное подразделение, то он обрабатывается и регистрируется делопроизводителем или лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении.
Если документ поступил в организацию по электронной почте и электронное письмо имеет конкретного адресата-исполнителя, то оно пересылается ему по электронной почте. В дальнейшем получатель может занести этот документ в систему.
Регистрация в РКК Делопроизводитель в приложении «DocsVision. Делопроизводство» заводит на документ РКК, ставит штамп на бумажном документе, который заполняется в соответствии с РКК.
Форма карточки входящего документа содержит три вкладки: вкладка Основная, вкладка Документы и карточки и вкладка Задания, показанные соответственно на REF _Ref27557653 \h \* MERGEFORMAT рис. 1 и рис. 2.
Рис. 1. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка Основная
Рис. 2. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка
Документы и карточки
Рис. 3. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка Задания
Занесение документа в систему Из РКК делопроизводитель создает электронный документ, используя сканирование бумажного документа, для этого необходимо:
1. Открыть карточку документа.
2. Открыть вкладку Документы и карточки.
3. На панели инструментов карточки документа выбрать в меню кнопки Добавить () команду Отсканировать / распознать. Появится диалоговое окно сканирования документа.
4. Положить документ в сканер. В диалоговом окне Сканирование нажать кнопку Сканировать. Этот процесс сканирования может занять несколько минут.
5. После завершения этого процесса в диалоговом окне появится результат сканирования документа, его необходимо сохранить в соответствующем текстовом формате.
После создания РКК в приложении, документ направляется руководителю либо в бумажном (если руководитель не работает в системе), либо в электронном виде (если руководитель работает в системе) для вынесения резолюции.
Вынесение резолюции руководителем Руководитель на бумажном документе (если не автоматизирован) или в РКК системы (если автоматизирован) ставит резолюцию, в которой определяет, кто и что должен сделать по документу, и будет ли он контролировать выполнение этого документа. Если документ ставится на контроль, то указываются сроки выполнения, если они отличны от типовых.
Если требуется рассмотрение документа другими руководителями, то создается рассылка документа, а в РКК делается отметка о передаче документа.
Формирование заданий В РКК отмечается возврат документа от руководителя. Если документ в бумажном виде, то он сканируется в РКК с наложенной резолюцией, в этом случае делопроизводитель от имени руководителя из РКК создает задачу, для этого необходимо:
1. Открыть регистрационную карточку документа и перейти на вкладку Задания.
2. Добавить необходимое количество заданий и настроить их свойства. Для добавления нового задания нажать на панели инструментов карточки документа кнопку Добавить задание.
3. Для каждого задания настроить соответствующие параметры.
4. Сохранить задание.
5. После добавления нужного количества заданий нажать кнопку Запустить связанный процесс.
В задании указываются все работники (в т.ч. неавтоматизированные сотрудники), которым отписан документ, адресованные им поручения, плановые сроки выполнения. При необходимости задача ставится на контроль. Неавтоматизированным сотрудникам отправляются копии документа.
В дальнейшем работа с документом идет в соответствии с процессом «Контроль исполнения документа».
Работа с исходящими документами Разработка проекта документа Если есть документ-основание (входящий или внутренний) для создания исходящего документа, то он вкладывается в задание.
За руководителя задание создает делопроизводитель из РКК документа-основания.
Документ может создаваться исполнителем без задания – по личной инициативе или устному распоряжению руководителя.
Разработка и согласование проекта документа Ответственный сотрудник создает проект документа в системе в соответствующей папке – Проекты документов.
Если были документы-основания, то созданный документ должен быть связан с ними.
Если документ возвращается на этап разработки проекта документа на доработку после согласования, то ответственный сотрудник получает задание-контроль, исправляет документ и отправляет задание на доработку. Таким образом, документ может меняться несколько раз. На каждом этапе согласования, как правило, создается новая версия документа.
В задание на согласование вкладывается созданный документ. Документы-основания, если они есть, будут уже вложены, т.к. являются вложениями ведущего задания. В тексте задания указывается, какой вложенный документ и какая его версия согласуется.
У всех сотрудников, которые согласуют проект, должны быть права на изменение документа, чтобы они могли по тексту вставлять примечания. И на просмотр остальных документов.
Для неавтоматизированных сотрудников документ печатается и относится в бумажном виде.
После того, как документ всеми согласован, он распечатывается.
Если было задание на создание документа, то ответственный сотрудник нажимает кнопку «Выполнить» в этом задании. Если документ создавался по личной инициативе, то из задания на согласование создается подзадание «на подписание», которое отправляется делопроизводителю или руководителю.
Подписание документа Документ в бумажном (если руководитель не автоматизирован) или электронном (если руководитель автоматизирован) виде подписывается руководителем и отдается (направляется) делопроизводителю или ответственному сотруднику. Делопроизводитель заводит регистрационную карточку для данного исходящего документа.
Создание регистрационной карточки документа
Включает в себя следующие этапы:
1. Необходимо перейти в папку, предназначенную для регистрации исходящих документов.
2. Нажать кнопку Добавить карточку () на панели инструментов приложения. Появится диалоговое окно Создание новой карточки. В этом окне выбрать тип карточки Исходящий документ. Затем нажать кнопку OK. В диалоговом окне Создание новой карточки отображаются только те типы карточек, которые были разрешены для текущей папки администратором. Вкладка Основная карточки входящего документа включает три части: Регистрация, Содержание и Хранение. В первой части пользователь заполняет в карточке свойства документа, которые требуются для регистрации документа в системе. Причем дата регистрации, дата отправки документа и имя регистратора этого документа система устанавливает автоматически. Дата регистрации и отправки документа устанавливаются по умолчанию одинаковыми и соответствуют дате и времени создания карточки. Пользователь имеет возможность изменять, устанавливаемые автоматически, настройки.