Информационное Экономическая оценка использования новых информационных технологий в бухгалтерском учете

информационных Экономическая оценка использования новых технологий в бухгалтерском учете Введение В настоящее время ведение бухгалтерского учета малоэффективно без компьютерной обработки данных. Сейчас на рынке существует множество бухгалтерских программ, удовлетворяющие самые разные требования к ним. Особенно сложным является правильно выбрать программу для своего предприятия. Механизация бухгалтерского учета способствует уменьшению трудоёмкости учета, но не позволяет в полной

мере сделать его оперативным, сократить сроки на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются в условиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач бухгалтерского учета. Разработаны типовые проекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета с применением различных типов ЭВМ для промышленности, сельского хозяйства, централизованных бухгалтерий,

учреждений, находящихся на государственном бюджете, и других организаций. В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера не является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователя бухгалтерских программ. Сегодняшняя простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для сведения баланса предприятия.

Освоение бухгалтерами компьютеров на уровне не только пользователя, но и программирования (а сегодня это уже квалификационное требование) позволило кардинально пересмотреть стратегию бухгалтерских программ. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных для всех участков бухгалтерского учета. Таким образом, в реальном масштабе времени попутно решается проблема составления баланса предприятия на каждый момент оформления первичных документов – внесения содержания и суммы хозяйственной операции

в единую базу данных предприятия. Сетевые версии бухгалтерского учета решили проблему зависимости работы участков от времени доступа к единой базе. Доступность современных компьютерных языков и возросший уровень компьютерной грамотности специалистов в области экономики и бухгалтерского учета позволяют создавать в короткое время программные приложения высокого качества с требуемым набором функций. Для пользователя может быть интересен набор функций, реализованных в тех или иных программах.

Ознакомиться с каждой из предлагаемых для автоматизации учета программ, во – первых, абсолютно нереально и, во – вторых, нецелесообразно, так как все программы реализуют принцип двойной записи, различаясь только дизайном пользовательского интерфейса. Конечно, набор дополнительных пользовательских функций в программах может быть различным, поэтому системы автоматизированной обработки данных учета следует рассматривать, прежде всего: . по возможностям решения задач всей бухгалтерии; . по составу и глубине

решаемых задач; . по реализации функций обмена информацией. На железнодорожном транспорте также проведена определенная работа в области автоматизации бухгалтерского учета и совершенствования на этой базе его методологии. В условиях спада производства последних лет в России одной из немногих благополучных отраслей, переживающих период бурного роста, является компьютерная индустрия.

Буквально за считанные годы в стране освоен массовый выпуск качественных персональных компьютеров и программных средств. Особенно сильно развивается направление, связанное с разработкой систем автоматизации бухгалтерского учета. Запутанность законодательства и трудоемкость учетных процедур в фирмах, не имеющих возможности содержать большой штат бухгалтеров, с одной стороны, отсутствие практики использования консультационных услуг внешних организаций, с другой, и относительно невысокий уровень компьютерной квалификации бухгалтеров,

не имеющих опыта использования для ведения учета программных средств общего назначения – электронных таблиц и интегрированных систем, с третьей предопределяют высокую потребность именно в специализированных программных системах автоматизации бухгалтерского учета. Задачей данного дипломного проекта является изучение особенностей выбора различных систем автоматизации бухгалтерского учета, как одной из основных функций управления.

1.Бухгалтерский учет и его место в рыночной экономике 1.Базовые принципы бухгалтерского учета Между бухгалтерским учетом и экономическим анализом существуют тесные связи. Бухгалтерский учет являлся и является основным «поставщиком» экономической информации о хозяйственной деятельности предприятий. Доля экономической информации, получаемой через систему бухгалтерского учета, достигает на предприятиях и в объединениях 70% и более.

Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции в первичной документации, записи их в регистрах синтетического и аналитического учета и в бухгалтерской отчетности. Хозяйственный учет начался с момента осознания человеком своего места в окружающем его мире. Возникновение товарно-денежных отношений дало толчок к дальнейшему развитию хозяйственного учета и, прежде всего его основного звена – бухгалтерского учета.

Современный хозяйственный учет представлен оперативным (оперативно – техническим), статистическим и бухгалтерским учетом (рис.1.1). Оперативно – технический учет решает узкие, частные задачи, необходимые аппарату управления, например, о своевременности отгрузки продукции в соответствии с заключенными договорами, о соблюдении технологического процесса и т. п. Система регистрации фактов хозяйственной жизни осуществляется непосредственно на месте в момент их совершения. Быстрота получения таких данных – основное требование

оперативно – технического учета. Статистический учет призван отражать изменения, протекающие в обществе и экономике. Согласно п.1 ст. 1 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129 – ФЗ (с изменениями и дополнениями от 23.07.98 г. № 123), бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Данное определение в целом не расходится с общепринятым в зарубежной литературе, где бухгалтерский учет рассматривается как система для изучения, обработки и передачи финансовой информации об определенном хозяйственном субъекте. В странах с развитой рыночной экономикой существует иное понимание сущности бухгалтерского учета, нацеленного на конечный результат деятельности организации. Так, по определению американского института присяжных бухгалтеров –

AICPA (American Institute of Certified Public Accountants),учет есть искусство записи, классификации и обобщения счетов путем регистрации в денежных единицах сделок и событий, которые, по крайней мере, в какой – то части, имеют финансовый характер, а также интерпретации полученных результатов. Таким образом, бухгалтерский учет есть система непрерывного и взаимосвязанного наблюдения, измерения и регистрации фактов хозяйственной деятельности организации.

Цель бухгалтерского учета – обработать эту информацию для получения необходимых показателей, их оценки и предоставления соответствующим пользователям для обоснования эффективности принимаемых решений по управлению имуществом данной организации. Реформирование бухгалтерского учета в условиях рыночной экономики, адаптация его к международным бухгалтерским стандартам создают основу для поглощения бухгалтерским учетом оперативно – технического учета. В свою очередь сам бухгалтерский учет, ориентируясь на интересы

различных пользователей его информации, со временем разделится на два вида: финансовый и управленческий (производственный). Финансовый учет ориентирован на сбор информации и ее обработку для государственных органов, инвесторов и других внешних пользователей. Требования финансового учета направлены на получение единообразных показателей, позволяющих его пользователям однозначно понимать степень финансовой устойчивости организации, которая может с их помощью выбрать

эффективный способ вложения капитала. Управленческий учет готовит данные для внутренних пользователей в объеме, требуемом для нужд управления. Именно к нему должны перейти функции оперативно – технического учета. За рубежом общепринята подобная организация бухгалтерского учета. В международной практике, прежде всего в США, выделяется еще налоговый учет (разновидность финансового учета), жестко ориентированный на нужды налоговых органов.

Рис.1.1. Виды хозяйственного учета Бухгалтерский учет базируется на необходимости использования допущений и требований, обусловливающих четкое разграничение имущественной обособленности экономического субъекта, непрерывность его деятельности, последовательность применения выбранных приоритетов при осуществлении своей финансово – хозяйственной деятельности, установление временной определенности отражения в учете хозяйственных операций. К требованиям относятся осмотрительность экономического субъекта, наличие денежного

измерения, полнота, приоритет содержания над формой, рациональность (рис.1.2). Имущественная обособленность – один из определяющих базовых принципов бухгалтерского учета. Его суть – имущество и обязательства экономического субъекта строго индивидуальны. Они обособлены от имущества и обязательств собственников, как данной организации, так и других субъектов. По международным бухгалтерским стандартам это допущение соответствует принципу хозяйственной единицы

учета. Общепринятым считается, что личные сделки не являются объектом бухгалтерского учета и не задействованы в общей системе счетов организации. Непрерывность деятельности адекватна принципу продолжающейся деятельности или движущегося предприятия, применяемому в странах с открытой экономикой. Данное допущение основано на предположении, что предприятие, однажды зарегистрировавшись в качестве одной из форм юридического лица, не ставит перед собой цель самоликвидации в ближайшей или отдаленной

перспективе. Последовательность применения выбранных приоритетов тождественна допущению, принятому в международной бухгалтерской практике. Это означает, что отношение учета к конкретным наименованиям признается неизменным от одного отчетного периода к другому. Если такое отношение меняется, требуется объяснить причину этого и по возможности исчислить результат изменений. Предприятие вправе пойти на такой шаг, как правило, в том случае, когда изменяется действующее законодательство

по тому или иному вопросу. В более широком понимании такое допущение означает своеобразный кодекс поведения конкретного экономического субъекта, признаваемый в бухгалтерском учете как вариант учетной политики и применяемый по отношению к отдельным его объектам. Временная определенность отражения в учете хозяйственных операций соответствует международному принципу – ограничения времени, т. е. Доходы и расходы признаются в учете при исчислении финансового результата

независимо от того, когда они получены или произведены. Важен отчетный период, к которому они имеют отношение. Этот период должен быть строго определенным, поскольку позволяет не только учесть финансовые последствия имевшихся фактов хозяйственной деятельности организации, но и спрогнозировать ее взаимоотношения с налоговыми органами по отдельным видам налоговых платежей. В практике учета такое допущение рассматривается как

метод начислений или метод записи хозяйственных операций в момент их свершения. В западном учете он известен как accrual basis. В определенной мере указанное допущение дублирует принятый в международной практике принцип завершенности. В перечне требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, одним из определяющих является осмотрительность экономического субъекта. Суть его проста: в предпринимательской деятельности менеджеры должны быть в большей степени готовы

к бухгалтерскому учету потерь (расходов), нежели возможных доходов. В то же время осмотрительность не является оправданием для создания скрытых или секретных резервов. Данное требование соответствует общепринятому бухгалтерскому принципу осторожности, или консерватизма, гласящему, что следует учитывать в полном объеме все возможные затраты. Прибыль же нельзя рассматривать в учете до того времени, пока она реально не получена.

Наличие денежного измерения в отечественном учете не декларируется, хотя на практике соблюдается. Область его применения охватывает все те события, которые могут быть описаны и измерены. Следствием использования денежного измерения является соблюдение непротиворечивости: данные текущего аналитического учета, как в части оборотов, так и остатков должны быть равны данным синтетического учета на первое число каждого учетного периода. Это требование распространяется и на показатели бухгалтерской

отчетности. Требование полноты предусматривает отражение в учете и отчетности в полном объеме всех фактов хозяйственной деятельности. В станах с рыночной экономикой оно соответствует принципу денежного измерения. Соблюдение требования приоритета содержания над формой явление новое в отечественном учете. Оно было чуждо в условиях административно – командной системы хозяйствования. В основу данного требования положена регистрация фактов хозяйственной жизни, исходя не только из их

правовой формы, но и из экономической целесообразности и конкретных условий хозяйствования экономического субъекта. В западном учете такой подход прямо не декларируется, хотя ему в большей степени, как представляется, соответствует принцип нарастания (соответствия) – счета должны обеспечивать соответствие издержек и связанных с ними доходов. Непротиворечивость основана на принципе строгого соблюдения постоянного равенства отдельных видов имущества и источников их формирования соответствующим оборотам, начальному и конечному

остаткам объединяющего их экономически однородного субъекта учета на первое число каждого месяца. Другими словами данные аналитических счетов в части начального остатка, оборотов за отчетный период, а также конечного остатка должны быть равны данным объединяющего их обобщенного синтетического счета, в развитии которого открыты детальные (аналитические) счета. Требование рациональности означает рациональное экономное ведение бухгалтерского учета.

В международной практике оно не декларируется, так как считается само собой разумеющимся. Рис. 1.2. Принципы бухгалтерского учета У каждого из пользователей бухгалтерской информацией свой интерес к ней (рис. 1.3). Так, внутренние пользователи, к которым относится аппарат управления фирмой и ее служащие, нуждаются в различных учетных данных на стадиях формирования производственных запасов и управления ими, изготовления продукции, ее реализации, взаимоотношений с кредиторами и дебиторами и т. п.

Внешние пользователи проявляют прямой финансовый интерес к учетной информации предприятия, содержащейся в публичной бухгалтерской отчетности. Если подобная информация недостаточна, эти пользователи получают ее непосредственно от заинтересовавшей их стороны при условии, что дополнительные данные не являются коммерческой тайной. К этой группе пользователей относятся потенциальные инвесторы и поставщики. Потенциальным инвесторам необходимо знать, насколько надежен партнер, чтобы с наибольшей долей вероятности

оценить риск вложения средств в другую фирму, ориентируясь на среднеотраслевой уровень рентабельности. Поступающие на работу хотят иметь информацию, сможет ли организация обеспечить им стабильную занятость и определенный набор социальных благ. Поставщики заинтересованы в информации о платежеспособности фирмы, которой они оказывают услуги, отгружают продукцию и для которой выполняют другие работы. Имея такую информацию, они могут своевременно разработать бизнес – план и увязать стратегию развития

со своими финансовыми возможностями. Пользователи, не проявляющие прямого финансового интереса к бухгалтерской информации, тоже нуждаются в ней. Эта категория обязана использовать подобную информацию в качестве исходных данных для правильного исчисления налогооблагаемой базы по отдельным видам налогов, сборов и других платежей, а также рассмотрения судебных исков. В состав данной группы пользователей входит общественность.

Её интересует информация о решении тем или иным предприятием социальных задач и о вложениях в эту сферу. Решение таких задач особенно важно в тех районах, где предприятия являются градообразующими. Общества по защите окружающей среды интересуются финансовой информацией для определения эффективности природоохранных мероприятий, осуществляемых предприятиями. Таким образом к пользователям учетной информации относятся служащие, поставщики, покупатели, кредиторы,

инвесторы, государство, общественность. Особое значение для всех пользователей отчетными данными имеет пояснение к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. Бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах могут служить солидной информационной основой экономического анализа хозяйственной деятельности предприятий. В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ,

связанных с переходом к рынку, разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация экономического анализа на базе ЭВМ становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значения качественного информационного обслуживания процесса управления хозяйственной деятельностью, бурным развитием технических возможностей

современных ЭВМ, особенностями настоящего периода развития экономики. Рис. 1.3. Пользователи бухгалтерской информацией Рис.1.4. Связь бухгалтерского учета с другими дисциплинами Ведущее место, которое занимает бухгалтерский учет в обеспечении необходимой информацией соответствующих ее пользователей, связано не только с тем, что он вобрал в себя наиболее значимые принципы (точность, конкретность, логичность и т. п.), присущие отдельным

наукам (математике, философии и др.), но и заложил основу для появления новых (судебно – бухгалтерской экспертизы, аудита, теории анализа хозяйственной деятельности и др.) (рис.1.4). 1.2.Предмет, метод и задачи бухгалтерского учета Бухгалтерский учет есть функция управления. Он обеспечивает формирование и выдачу учетно-экономической информации, необходимой для рационального и эффективного управления процессами производственно – хозяйственной деятельности.

Отсюда возникает объективная необходимость поставить производство продукции бухгалтерского учета – учетно- экономической информации – на современную организационно – техническую основу. Бухгалтерский учет обеспечивает своей информацией потребности технико-экономического планирования, материально-технического снабжения, оперативно-статистического учета и т. д. Этот вид учета является всеобъемлющим и наиболее достоверным.

На протяжении всего учетного периода в его регистрах хронологически и систематически фиксируется вся производственная и финансовая деятельность предприятия, наличие и движение средств, их источников и текущие хозяйственные операции. Наряду с применением в бухгалтерском учете всех видов измерителей при составлении отчетности используются лишь денежные, что позволяет все ценности и хозяйственные операции предприятия показывать в единой всеобъемлющей и сравнимой денежной оценке.

Бухгалтерский учет ведется путем непрерывной, сплошной и последовательной регистрации всей учетной информации на основании надлежащим образом оформленных первичных учетных документов, в которых фиксируются совершившиеся хозяйственные операции. Таким образом, бухгалтерский учет является документальным и доказательным, так как каждая его запись подтверждается соответствующим документом. Достоверность и объективность бухгалтерского учета подтверждается также периодическими инвентаризациями

средств, расчетов и других статей баланса. Результаты инвентаризации свидетельствуют также о наличии тесной связи данных учета с фактическим состоянием средств предприятия и их сохранностью. Бухгалтерский учет – это система обобщения и наблюдения за финансово – хозяйственной деятельностью, отражаемой упорядочено и непрерывно с помощью специальных документов с целью получения данных о работе предприятия и контроля за его деятельностью. Как видно из определения бухгалтерского учета, предметом

его является финансово – хозяйственная деятельность предприятия. При этом в ходе работы предприятия, осуществления финансово – хозяйственной деятельности происходит кругооборот хозяйственных средств. Здесь можно выделить процессы снабжения, производства и реализации, которые в учете представлены отдельными хозяйственными операциями. В процессе снабжения учитываются такие из них, как поступление материалов от поставщиков, оплата транспортно

– заготовительных расходов. Начисление износа средств, заработной платы, отчислений во внебюджетные фонды, отпуск материалов в производство и т. д. Фиксируются в процессе производства. В процессе реализации учитываются такие операции, как поступление выручки от реализации, отпуск продукции покупателям, списание производственной себестоимости, расчет прибыли. Таким образом, объектами изучения бухгалтерского учета являются средства, их движение в процессе производства,

распространения и обращения, а также источники их образования и использования. Метод бухгалтерского учета складывается из нескольких следующих элементов: . документация и инвентаризация; . оценка и калькуляция; . счета бухгалтерского учета и двойная запись; . бухгалтерский баланс и отчетность. Документация используется для организации сплошного и непрерывного бухгалтерского учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними.

Кроме того, при помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется материальная ответственность работника за полученные ценности. Документация – это способ первичной регистрации хозяйственных операций и обоснования правильности бухгалтерских записей. Сразу по совершении операции должен быть составлен первичный документ, имеющий обязательно следующие реквизиты: наименование, дата совершения операции, её содержание, количественные и стоимостные

измерители, подписи ответственных лиц. Составление документов осуществляется в соответствии с Положением о документах и документообороте. Далее первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы – ордера, машинограммы и т.д. – в зависимости от применяемой формы учета. Но не вся информация, содержащаяся в первичных документах, отражается в

учетных регистрах. Например, не фиксируются в сводных документах данные организационно – распорядительных документов, которые разрешают проведение операции. К ним относятся приказы, распоряжения, доверенности, указания. Кроме того, первичные документы можно подразделить на оправдательные и документы бухгалтерского оформления. Оправдательные документы отражают факт совершения операции (приходные ордера, накладные, требования,

акты приемки). К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером. Но вместе с тем существует ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например, платежная ведомость, расходный кассовый ордер. Первичные документы должны составляться на русском языке средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм.

В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписанием правильного текста, и оговаривается исправление). Но следует помнить, что в денежных документах никакие исправления не допускаются. При поступлении в бухгалтерию первичные документы подлежат обязательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность

операций, логическая увязка отдельных показателей, а также подсчет сумм. После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, что все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью “Получено”, “Оплачено” с указанием даты. Все документы должны храниться некоторое время, при этом сроки

хранения документов в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением. По ряду причин не все явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в момент их совершения: например, хищения, естественная убыль. Такие операции выявляют путем инвентаризации, т. е. Проверкой средств путем подсчета в наличии. С помощью результатов инвентаризации документально оформляют

неучтенные операции для обеспечения соответствия учетных и фактических данных. Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49. При этом проверки проводятся в обязательном порядке перед составлением годового отчета, при смене материально – ответственного лица, в случае установления порчи, фактов злоупотреблений

и хищений, при ликвидации предприятия. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия, которая берет расписку у материально – ответственного лица о том, что все поступившие ценности учтены, а выбывшие – списаны, и соответствующие первичные документы переданы бухгалтеру. Комиссия в присутствии материально – ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет инвентаризационные описи, после чего производится сравнение инвентаризационных данных и данных

учета, составляется сличительная ведомость. Выявленные расхождения регулируются сразу же после окончания инвентаризации. Наряду с имуществом (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) инвентаризации подлежат и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы). Таким образом, инвентаризация представляет собой способ контроля за сохранностью

средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Для получения обобщающих показателей о различных средствах, их источниках, операциях с ними необходима их правильная оценка. Такая оценка осуществляется с помощью денег. Основные принципы оценки устанавливаются правительством. Основные средства и нематериальные активы, например, оцениваются по первоначальной стоимости с включением

в стоимость расходов по доставке, доведению до состояния, пригодного к использованию; готовая продукция – по производственной или нормативной себестоимости; материалы – обычно по заготовительной себестоимости с включением транспортно – заготовительных расходов; товары – по оптовым или розничным ценам. Таким образом, оценка – способ денежного выражения объектов бухгалтерского учета; ее применение обеспечивает реальность и сопоставимость показателей хозяйственной деятельности предприятий.

Для осуществления контроля и установления цен необходимо знать величину затрат на производство продукции, а также себестоимость каждого ее вида. Это достигается с помощью калькуляции. Для определения себестоимости единицы все произведенные затраты по данному виду продукции делят на количество единиц выпущенной продукции. Правильно составленная калькуляция дает возможность реально оценить затраты на различные виды продукции и выпускать ту продукцию, которая дает наибольшую прибыль.

Затраты по способу включения в себестоимость делятся на прямые и косвенные. Первые из них непосредственно можно отнести на определенную продукцию (это материалы, работы и услуги сторонних организаций, заработная плата основных производственных рабочих с отчислениями на социальное страхование и обеспечение). Косвенные расходы относятся либо ко всему производству в целом, либо к отдельным его подразделениям (это заработная плата административно – управленческого персонала с отчислениями,

канцелярские, почтовые расходы, затраты на ремонт, амортизационные отчисления, расходы на аренду административных помещений). Данные затраты в течение месяца собираются на отдельных соответствующих счетах, а в конце месяца распределяются по видам выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг. Обычно разделение таких затрат по видам продукции осуществляется на основании заработной платы основных производственных рабочих либо при помощи сопоставления прямых затрат.

Следует отметить, что полнота и правильность отнесения затрат на отдельные виды изготовленной продукции, выполненных работ, оказанных услуг должны быть в центре внимания бухгалтера, так как эта сторона финансово – хозяйственной деятельности предприятия является объектом проверки налоговой инспекцией, потому что при завышении себестоимости занижается прибыль предприятия, следствием чего является снижение налоговых платежей в бюджет. Предприятия каждый день могут совершать множество операций.

Для наблюдения и контроля за ними объекты учета необходимо группировать по экономически однородным признакам. Такую систематизацию осуществляют с помощью счетов бухгалтерского учета, которые являются способом вторичной регистрации средств и операций с ними и служат для текущего отражения изменений, происходящих в средствах предприятия. На счетах операции фиксируются в денежном измерителе, а при необходимости используются натуральные и трудовые измерители. Все изменения, происходящие со средствами, представляют

собой либо их увеличение, либо их уменьшение. С целью отдельного учета увеличения и уменьшения средств бухгалтерские счета разделены на две части – дебет и кредит. Хозяйственные операции отражаются на счетах с помощью двойной записи, показывающей взаимную связь объектов учета. Благодаря двойной записи каждая операция отражается в одной сумме, не менее, чем на двух счетах. Например, операция зачисления средств из кассы предприятия на расчетный счет влечет за собой как уменьшение

денежных средств в кассе, так и увеличение их на эту же сумму на расчетном счете. Двойная запись позволяет понять внутреннюю связь явлений, экономический смысл, содержание каждой операции. Средства предприятий участвуют в процессе производства непрерывно. Для того чтобы определить величину средств и дать им экономическую оценку в определенный момент времени составляют бухгалтерский баланс. Таким образом, баланс представляет собой систему показателей, характеризующих

финансово – хозяйственную деятельность предприятия, состояние его средств и их источников на определенную дату в единой денежной оценке. Бухгалтерский баланс является основной отчетной формой, которая характеризует размер имущества и финансовое состояние предприятия. Однако вследствие необходимости сведений о других сторонах деятельности предприятия составляют ряд других форм отчетности. Таким образом, отчетность представляет собой систему обобщающих технико-экономических

показателей деятельности предприятия за отчетный период. Перечисленные выше способы применяются в органической связи друг с другом. Учет начинают с документации операций. На основании документов осуществляют отражение операций на счетах при помощи двойной записи. Для обобщения в едином измерении данных, содержащихся в документах, используют денежную оценку; для их проверки и уточнения применяют инвентаризацию.

Уточненные данные счетов используют для исчисления себестоимости путем калькуляции, а также для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности. Основной задачей бухгалтерского учета на предприятиях железнодорожного транспорта является правильное определение затрат труда и заработной платы на производство продукции (перевозки, выполнение работ и предоставление услуг, капитальный ремонт, вспомогательные производства), формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах, а

это нужно для оперативного руководства и управления. Также эту информацию могут использовать потенциальные инвесторы, кредиторы, налоговые, финансовые органы и т. д. Также в число задач бухгалтерского учета входит обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, своевременное предупреждение негативных явлений в финансово – хозяйственной

деятельности и выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов. В соответствии с видом деятельности организации она самостоятельно устанавливает в рамках действующего законодательства организационную форму бухгалтерского учета, разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля; формирует в установленном порядке свою учетную политику, которая закрепляется приказом по организации. По способу обобщения и группировки учетных данных на счетах различают синтетический

и аналитический счета. Для управления производством, контроля за сохранностью, рационального использования средств важно знать не только, сколько основных средств у предприятия, но и какие средства на предприятии мы должны. Поэтому наряду с обобщенными характеристиками ведут более детализированные характеристики хозяйственных средств и источников. Синтетические счета предназначены для укрупненной обобщенной характеристики и группировки хозяйственных средств и источников. Пример: сч.

01 «Основные средства»; сч. 10 «Материалы». Аналитические счета открывают в развитие синтетического счета для конкретизации показателей синтетических счетов. Учет хозяйственных средств на синтетических счетах ведут только в денежном выражении, а на аналитических счетах учет хозяйственных средств и источников ведется как в натуральном, так и в денежном выражении. Хозяйственные операции, которые записываются на аналитических счетах, обязательно отражаются и в синтетических

счетах. При этом между ними соблюдается следующая взаимосвязь: сумма начальных (конечных) остатков на аналитических счетах равна остатку на начало (конец) отчетного периода соответствующего синтетического счета. Сумма дебетовых (кредитовых) оборотов по аналитическим счетам равна дебетовым (кредитовым) оборотам соответствующих синтетических счетов. Для обобщения данных аналитических и синтетических счетов ведутся оборотные ведомости. Если счета открываются и характеризуются одним объектом, то оборотные ведомости

характеризуют несколько объектов учета. Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются на основании итоговых данных соответствующих аналитических счетов. Итоги по каждой карточке позиционно переписываются в оборотную ведомость, и выводится общий итог. Оборотные ведомости по синтетическому счету составляются на основании данных синтетических счетов об остатках, оборотах, куда они записываются позиционно.

В заключении подсчитывается итог по всем счетам. Оборотные ведомости позволяют проверить правильность расчетов, а также сальдо на начало и на конец отчетного периода является основанием для заполнения баланса. Дебетовое сальдо оборотной ведомости характеризует активы, а кредитовое – пассивы. Шахматная оборотная ведомость (пример) |Кредитуе-мы|Сальдо | | | | | | | | | |Итог|Сальдо | |е счета |началь-но| | | | | | | | | |о |конеч- | | |е | | | | | | | | | | |ное | | | |01 |10 |20 |23 |51 |60

|80 |85 |90 | | | |Дебетуе- | | | | | | | | | | | | | |мые счета | | | | | | | | | | | | | | |Д |К | | | | | | | | | | |Д |К | |01 |250 |- | | | | | | | | | |- |250 |- | |10 | | | | | | | |54 | | | | | | | | |260 |- | | |52 | | |15 | | | |219 |479 |- | | | | | | | | | |98 | | | | | | | |20 |- |- | |130 | | | | | | | |130 |130 |- | |23 |- |- | |687 | | | | | | | |792 |792 |- | | | | | |105 | | | | | | | | | | | |51 | | | | | | | | | | | | | | | | |350 |- | | | | | | | | | |- |350 |- | |Шахматная оборотная

ведомость (продолжение) | | | |01 10 20 23 51 60 80 85 90 | |60 |- |350 | | | | |270 | | | | |452 |102 |- | | | | | | | | |182 | | | | | | | | |80 |160 |- | | | | | | | | | |- |160 |- | |85 |- |256 | | | | | | | | | |- |- |256 | |90 |- |151 | | | | |94 | | | | |122 |- |29 | | | | | | | | |28 | | | | | | | | |Итого |- |- |- |922 |52 |- |574 |167 |- |- |- |1715|- |- | Недостаток шахматной ведомости – громоздкость, ее трудно использовать при большом числе операций.

Принцип шахматной ведомости используется при построении журнала ордеров. Между синтетическими и аналитическими счетами существуют промежуточные счета – субсчета. Это счета второго порядка. Субсчета открываются к синтетическим счетам в целях получения дополнительной группировки данных однородных аналитических счетов внутри синтетических счетов. Баланс предназначен для обобщения данных текущего учета средств и их источников на отдельных счетах.

Баланс представляет собой двухстороннюю таблицу, в левой стороне которой показывают хозяйственные средства (активный капитал), а в правой стороне источники этих средств (пассивный капитал). Баланс содержит разделы, где сгруппированы средства и их источники по их экономическому содержанию, а внутри этих разделов выделяются статьи баланса. Он характеризует движение средств, Поскольку в нем средства и источники даны на две даты: на начало

и конец отчетного периода. Поскольку в балансе объект учета это капитал предприятия, ресурсы предприятия, рассматриваемые с одной стороны по источникам его возникновения (пассивный капитал), а с другой стороны по направлениям использования, то между активом и пассивом баланса должно соблюдаться равенство. Каждая хозяйственная операция, которая отражается на счетах, обязательно вызывает не менее двух статей баланса. При этом существует четыре типа хозяйственных операций, вызывающих соответствующие изменения

в балансе: 1. Если взаимодействуют два активных счета, т. е. меняется размещение средств, то итоги баланса не меняются. Например, с расчетного счета поступили деньги в кассу. 2. Хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту пассивных счетов. Например, за счет прибыли образован резерв по сомнительным долгам на сумму 1,5 млн. руб. ( Д сч. 80, К сч. 82.1). 3. Операция отражается на дебете активного счета и кредите пассивного счета.

Например, дано согласие на оплату за поступившие материалы на сумму 5 тыс. руб. (Д сч. 10, К сч. 60). Итог по активу увеличивается на пять тысяч. Поскольку кредиторская задолженность по сч. 60 увеличилась на пять тысяч, то и итог по пассиву тоже увеличивается на пять тысяч, т. е. правило баланса (равенство актива и пассива) соблюдается. 4. Когда операция отражается по дебету пассивного счета и кредиту активного счета.

Например, погашена задолженность перед поставщиками с расчетного счета за полученные материалы на сумму пять тысяч (Д сч. 60, К сч. 51). В результате актив баланса уменьшается на пять тысяч, пассив тоже уменьшается, таким образом, равенство соблюдается. Но по бухгалтерскому балансу, который фиксирует состояние средств на определенную дату, нельзя повседневно наблюдать за изменениями в составе каждого вида средств и их источников. Такое наблюдение – одна из основных задач бухгалтерского учета, достигается при помощи счетов.

План счетов – это перечень всех синтетических счетов. В основе построения счетов лежит их классификация по экономическому содержанию, согласно которому выделяются 9 разделов. Каждому счету присвоены номера всего 99 позиций. Некоторые позиции зарезервированы на случай появления новых. Счета первого и второго порядка устанавливаются планом счетов и утверждаются

Минфином. Аналитические счета предприятие открывает самостоятельно по мере надобности. Субсчета разрабатываются отраслями, а утверждаются Минфином. Счета, которые перечислены в плане, называют балансовыми. На них учитывают средства и источники, находящиеся в полном распоряжении предприятия и принадлежащие ему. За балансовые счета предназначены для учета средств и источников, находящихся у предприятия во

временном пользовании и не принадлежащие предприятию (арендованные основные средства, материальные ценности, принятые под ответственность предприятия). За балансовые счета имеют трехзначный номер, в отличие от основных (двузначный). Записи по этим счетам производятся методом одинарной записи, т. е. на одном счете или по дебету или по кредиту. За балансовые счета не корреспондируют ни между собой, ни с балансовыми счетами. Например: 1. Получены в текущую аренду основные средства (Д 0.01,

К – 2 млн. руб.). 2. Возвращены арендодателю основные средства (К 0.01, Д – 2 млн. руб.). Тщательный анализ финансовой отчетности дает достаточно полное представление о финансовом положении предприятия. Основу информационного обеспечения задач по учету труда и заработной платы составляют массивы переменной и постоянной информации по учету труда и заработной платы. Массивы переменной информации – первичные документы, отражающие расход заработной платы (начисление);

массивы постоянной информации – нормативно – справочное хозяйство, как всей системы бухгалтерского учета, так и раздела учета труда и заработной платы; эта часть входной информации находится в «памяти» ЭВМ. Процесс информатизации железнодорожного транспорта реализуется в виде двухуровневой структуры, которая в укрупненном виде представлена на рис.1.5. Обеспечивающий уровень Прикладной уровень 1 2 3 4 Комплексы информационных технологий

Рис.1.5. Структура информатизации железнодорожного транспорта Первый (обеспечивающий) уровень создает основу для информационных технологий и состоит из информационной среды и инфраструктуры информатизации. Информационная среда, которая служит для обеспечения функционирования новых информационных технологий, предусматривает создание системы баз данных и баз знаний, а также системы архивирования информации. Основные усилия при создании инфраструктуры должны быть направлены на формирование

развитой телекоммуникационной среды, системы сбора первичной информации, типовых программно-технических комплексов для основных структурных подразделений железнодорожного транспорта. Второй (прикладной) Уровень предназначен для разработки информационных технологий, объединяющих новые методы управления железнодорожным транспортом, информационную среду и инфраструктуру. Набор технологий, обеспечивающих оптимальную реализацию одной из глобальных функций управления железнодорожным

транспортом назван комплексом информационных технологий. Комплекс 1: диспетчерское управление движением поездов на полигоне, управление безопасностью перевозочного процесса, управление грузовой работой, управление пассажирскими перевозками, управление вагонным и локомотивным парком. Комплекс 2: управление бухучетом и статистикой, управление экономическими процессами, управление развитием отрасли, управление финансовой деятельностью, управление эксплуатационными расходами, управление

маркетинговой деятельностью. Комплекс 3: управление эксплуатационной работой хозяйств, управление МТС, управление ж. д. промышленностью, управление ремонтами и восстановительными работами, управление прогнозированием развития. Комплекс 4: управление учебными заведениями, управление персоналом, управление рабочим снабжением, управление здравоохранением, управление жилищно-коммунальным хозяйством, управление научно- технической информацией. Содержанием бухгалтерского учета в условиях автоматизированной системы

управления является познание и изучение результатов проявления действия законов экономики в сфере производственно- хозяйственной и финансовой деятельности отдельных предприятий, организаций и их объединений (отделений дорог, железных дорог). Познание и изучение производственно- хозяйственной и финансовой деятельности предприятий и организаций обеспечивается с помощью научно- обоснованных методов и приемов. Результаты познания и изучения объекта автоматизированной системы бухгалтерского учета, т. е. производственно-

хозяйственной и финансовой деятельности, будут тем более эффективными, чем совершеннее и эффективнее организация, методы и технические средства, на которые опирается бухгалтерский учет в своей деятельности. В связи с трудоемкостью работы бухгалтера представляется целесообразным автоматизировать бухгалтерский учет. Использование компьютера в бухгалтерском учете позволяет значительно перераспределить нагрузку работников, освободив их от рутины оформления документации и высвободив время для аналитической работы

по улучшению финансового состояния организации. Наибольшая нагрузка в бухгалтерии по оформлению документации приходится на первичные документы, которые должны заполняться правильно, без ошибок и полностью соответствовать типовым первичным документам. С помощью программных приложений DOS – текстовых редакторов, например LEXICON, табличных процессоров, например SuperCalc, и СУБД (система управления базами данных), например

FoxPro, можно решить проблему правильного и безошибочного заполнения форм первичной документации. При этом предпочтение следует отдать приложениям, позволяющим помимо правильного оформления также накапливать сведения о реквизитах первичных документов – сведения о покупателях, поставщиках, плательщиках. Естественно такие приложения создаются в СУБД, и это справедливо, так как первичная документация – это постоянно действующая документация. Автоматизация учетных процессов является объективной необходимостью

и представляет собой дальнейшее совершенствование организации и формы бухгалтерского учета на базе новейших технических средств. 1.3. Проблемы автоматизации бухгалтерского учета Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, плановиков и т. д. Современное предприятие обладает значительным числом финансовых потоков (рис.1.5).

Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к автоматизации бухгалтерской деятельности. Сегодня бухгалтеры в основном научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход на новые информационные технологии. Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок,

отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор. Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только декларируют, но и предоставляют такие возможности, как: . простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании; . широта применения, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур; . понятное и емкое представление информации; . настройка и изменяющееся законодательство,

включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия; . большой набор типовых операций и форм отчетности; . значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации. Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы бухгалтера. Рассматривая основные функции типовой бухгалтерской системы, следует отметить, что для нее характерны: . учет любых финансово – хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой

разницы; . полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов; . возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов); . автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов – ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм; . создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов; . различные

типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов; . возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др. При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляется возможность: . быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата; . рассчитывать зарплату;