Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии

Академия труда и социальных отношений
Уральский Социально-экономический институт

Контрольная работа
По курсу: «Основы документированного
обеспечения управления (делопроизводство)».
Тема: №12
        

Студента-заочника IVкурса
Группа: МЗ-401
Факультет: менеджмент
Шашков Е.А.

г. Челябинск
2002 год.
Содержание
Введение………………………………………………………………..3
1.Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии(организации)………………………………………………….4
1.1регистрация документов…………………………………………..5
1.2систематизация документов……………………………………….8
1.3формирование дел………………………………………………….9
2.Оформление документации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности иххранения. Приведите форму графика отпусков, образцы приказов о командировании ипоощрении сотрудников.
2.1 документацияоб отпусках……………………………………......11
2.2документация о  командировка………………………………….14
2.3поощрения; стимулирующие выплаты………………………….17
2.4подготовка документов к архивному хранению………………..20
Заключение……………………………………………………………22
Списоклитературы…………………………………………………...25
Введение
Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность,относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частьюАрхивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу,отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж,необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизникаждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур,в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениямисоответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либоне ведется вообще.
Руководители предприятий несут персональнуюответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы сОсновами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации иархивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делуорганы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документациейна предприятиях.
Таким образом, знание вопросов современногодокументирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работатьбез внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренними (сподчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задачпроизводственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получениямаксимальной прибыли, развития предприятия.
1.Классификациядокументов и составление номенклатуры дел на предприятии (в организации).
 
Документооборот-этодвижение документов  с момента их получения или создания до завершенияисполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потокадокументации:
·    Документы, поступающие из другихорганизаций (входящие),
·    Документы, отправляемые в другиеорганизации (исходящие),
·    Документы, создаваемые напредприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе(внутренние).
Документы, поступающие на предприятие, проходят:
·    Первичную обработку,
·    Предварительное рассмотрение,
·    Регистрацию,
·    Рассмотрение руководством,
·    Передачу на исполнение.
Служба документационного обеспеченияуправления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельнымструктурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так иотдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке  толькоправильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полномкомплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документывозвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываютсяпричины возврата.
Конверты от поступающих документовоставляются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адресотправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются ипередаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественныхорганизаций.
Предварительное рассмотрение документовпроводится работником службы документального обеспечения управления с цельюраспределения поступивших документов на:
Направляемые непосредственно вструктурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителемпередаются по назначению документы, содержащие  оперативную информацию илиадресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителяпредприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могутпринимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаютсядокументы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащиеинформацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документовисполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документдолжен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, егоразмножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другуюорганизацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдаютв отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильностьоформления документов, наличия всех приложений, соответствие количестваэкземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно оформленные документыподлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденциюсоставляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ идатируется.
Исходящие документы должныобрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятияпередаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вестиучет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженныеэкземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся досведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работыс документами.
                  1.1     Регистрация документов

Регистрация документов-это фиксацияфакта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса идаты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационныхформах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения идальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные,плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т. Д.).регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако, не все документы предприятиярегистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных)  системдокументации (плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются всоответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится датапоступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации  в службу ДОУ:
·    Письма, присланные длясведения(копии)
·    Телеграммы и письма о разрешенииотпусков и командировок
·    Технические задания накомандирование специалистов за рубеж и сметы по командированию
·    Сообщения о заседаниях, совещанияхи повестках дня
·    Графики, наряды, заявки,разнарядки
·    Сводки и информация, присланныесведения
·    Учебные планы, программы
·    Рекламные извещения, плакаты,программы совещаний, конференций
·    Прейскуранты
·    Технические условия
·    Претензии
·    Нормы и нормативы расходовматериалов
·    Поздравительные письма
·    Пригласительные билеты
·    Документы по заключениюколлективных договоров
·    Бухгалтерские документы
·    Планово-финансовые документы
·    Печатные издания (книги, журналы,биллютени)
·    Формы статистической отчетности
·    Корреспонденция, адресованнаяработникам  предприятия с пометкой «лично»
·    Объяснительные записки
·    Арбитражные и исковые документы
Регистрация документов должна быть только однократной.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые ивнутренние – в день подписания или утверждения. При передачезарегистрированного документа из одного подразделения в другое он должен регистрироватьсяповторно.
Входящие, исходящие и внутренниедокументы регистрируются отдельно.
Внутренние документы при регистрацииделятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируетсяотдельно:
·    Приказы по основной деятельности
·    Приказы по личному составу
·    Акты ревизий
·    Протоколы заседаний
·    Отчеты
·    Докладные записки и т. д.
         Порядковыерегистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждойрегистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простаянумерация.
         Регистрационныеиндексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределахкалендарного года.
         Вкачестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивовдокументов, используют регистрационные журналы или регистрационные карточки(РРК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемыхдокументов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен повремени.          Соблюдая названные выше правила индексации документовнеобходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно длявходящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видамдокументов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнениемдокументов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контрольдокументы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РРК, позволяющие болееоперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль заисполнением документов без повторной регистрации. РРК печатается в несколькихэкземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросамдеятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку.
При соблюдении карточной системы регистрациидокументов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарногогода специальные нумерационные бланки – шахматки, для отметок об использованииочередного порядкового номера при регистрации документов.
Установленследующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
·    Автор (корреспондент)
·    Название документа
·    Дата документа
·    Индекс документа
·    Дата поступления документа (длявходящих документов)
·    Индекс поступления документа (длявходящих документов)
·    Заголовок документа или егократкое содержание
·    Резолюция (исполнитель, содержаниепоручения, автор, дата)
·    Срок исполнения
·    Отметка об исполнении (краткаязапись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индексдокумента – ответа)
·    Номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитовможет быть должен следующим:
Исполнители
Расписка исполнителя в получении документа
Ход исполнения
Приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки нерегламентированы, т. Е. порядок расположения реквизитов в этих формахопределяется службой ДОУ предприятия.
Регистрация документов-ответов должна вестись нарегистрационных формах инициативных документов. Документу – ответуприсваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующегорегистрационного массива.
1.2 Систематизация документов
 
 
  Для обеспечения правильногоформирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
         Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указаниемсроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру делвключаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корметехнической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры делпредприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся вГосударственной системе документационного обеспечения управления, Основныхправилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроковхранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом,ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителемпредприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
         Номенклатурадел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:
·    Наименование предприятия,
·     наименование вида документа,
·    дату,
·    индекс,
·    место составления,
·    гриф утверждения,
·    заголовок к тексту,
·    текст,
·    подпись,
·    гриф согласования.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять вкаждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могутиспользоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных втечении календарного года на предприятии.
         По окончании календарного года к номенклатуредел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельнопостоянного и временного сроков хранения.
1.3. Формирование дел
 
При формировании  документов в делаиспользуются следующие признаки заведения дел.
Основанием для группировки документов пономинальному признаку служит название их разновидности. Например:приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.
         При формировании документов в дела попредметно – вопросному  признаку за основу берется их содержание.Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации,докладные записки)».
         Авторский признак предполагаетгруппировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколыпроизводственных совещаний предприятия за один год».
         Для группировки переписки используется корреспондентскийпризнак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которымведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка смашиностроительным предприятием о взаимных расчетах».
         Объединение в одном деле документовнескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку.Например: “Переписка с предприятием Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».
         Группировка документов,  за какой либоопределенный  период осуществляется  по хронологическому признаку.Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия икапитальных вложениях». Планово – отчетные документы группируются в дела пономинальному, авторскому, предметно – вопросному и хронологическому признакам.
         Дела формируются в соответствии сноменклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которыесвоей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
         При формировании дел необходимо соблюдатьследующие требования:
1.  документы постоянного и временногосроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
2.  подлинники отделять от копий;
3.  годовые планы и отчеты – отквартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
4.  включать в дело по одномуэкземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело,должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов идругих нормативных актов.
В дело группируются документы одногокалендарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончаниикалендарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периодавремени работы сотрудника на предприятии).
Дело должно содержать не более 250листов, при толщине не более 4-х сантиметров.
Приложение к документов, независимо отдаты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым онине относятся.
Документы, помещенные в дело, должныиметь подписи, дату, индекс, копии – заверительную надпись, отметку «В дело».
Документы в деле должны располагаться вопределенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к немуприложения, а затем в хронологическом порядке идут документы,  возникающие помере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы,разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующиедокументы.
Приняты определенные правила группировкидокументов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденныераспорядительными документами, являются приложениями к ним и группируютсявместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;  подлинные экземплярыприказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в  делавместе с приложениями в порядке их номеров. Документы  к приказам по основнойдеятельности группируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядкеих номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются иподшиваются отдельно и хранятся   у лица, готовившего их проекты. Приказы поличному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками иххранения. Документы, являющиеся основанием для приказа по личному составу,подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное делоприложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты,сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановыеи отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся посвоему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Перспективные планы, рассчитанныепредприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты повыполнению перспективных планов – в деле последнего года. Документы в отчетахнеобходимо располагать в определенной последовательности.
Лицевые счета сотрудников предприятия позаработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них впорядке алфавита фамилий.
Протоколы заседаний Совета трудовогоколлектива, совещаний у руководителя предприятия и др. группируются  похронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям,помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарныйгод и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответпомещается за документом – запросом.
Обзоры, докладные записки, акты, справкии другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия,группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
2. Оформлениедокументации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности их хранения.Приведите форму графика отпусков, образцов приказов о командировании ипоощрения.
 
2.1 Очередность предоставления ежегодныхоплачиваемых отпусков (Статья 123 ГК РФ).
Очередность предоставленияоплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков,утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа даннойорганизации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
График отпусков обязателен какдля работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник долженбыть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.
Отдельным категориямработников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодныйоплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Пожеланию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его женыв отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работыв данной организации.
Продление или перенесениеежегодного оплачиваемого отпуска (Статья 124 ГК РФ).
Ежегодный оплачиваемый отпускдолжен быть продлен в случаях:
временной нетрудоспособности работника;
исполнения работником во времяежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этогозаконом предусмотрено освобождение от работы;
в других случаях,предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.
Ежегодный оплачиваемый отпускпо соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, еслиработнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либоработник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели доего начала.
В исключительных случаях,когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году можетнеблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается ссогласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этомотпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания тогорабочего года, за который он предоставляется.
Запрещается непредоставлениеежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а такженепредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте довосемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опаснымиусловиями труда.
 Разделение ежегодногооплачиваемого отпуска на части (Статья 125 ГК РФ).
Отзыв из отпуска
По соглашению между работникоми работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Приэтом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарныхдней.
Отзыв работника из отпускадопускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим частьотпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него времяв течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующийрабочий год.
Не допускается отзыв изотпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин иработников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
 Замена ежегодногооплачиваемого отпуска денежной компенсацией (Статья 126 ГК РФ).
Часть отпуска, превышающая 28календарных дней, по письменному заявлению работника может быть замененаденежной компенсацией.
Замена отпуска денежнойкомпенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, атакже работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или)опасными условиями труда, не допускается.
Пример:
 
Унифицированная  форма №  Т- 6
Утверждена  постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 06.04.01 № 26
 
  Код
  Форма по ОКУД 0301005
 
  по ОКПО
  /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
наименование организации
 
 
 
Номер
документа Дата
 
  ПРИКАЗ
 
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику /> /> /> /> />

Предоставить Табельный номер
фамилия, имя, отчество
 
 
наименование профессии (должности)
 
 
наименование структурного подразделения
 
вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие)
 
 
за период работы  с    “     ” _____________  20       года        по  “       ” _____________ 20       годана календарных дней рабочих
с “        ” _____________  20               года        по  “        ”_____________ 20                 года
  Руководитель организации
 
должность
 
подпись
 
расшифровка  подписи С приказом (распоряжением) ознакомлен “          ” ______________  20      года
 
подпись  работника
 
2.2.Документация о командировках:
 
Гарантии принаправлении работников в служебные командировки
1. Для работников,направляемых в командировки, определено три гарантии:
сохранение местаработы (должности);
сохранение ихпрежнего уровня оплаты труда посредством выплаты среднего заработка за времякомандировки
возложение наработодателя обязанности возместить работнику расходы, понесенные им в связи свыездом и пребыванием в командировке
 2. Трудовой Кодекс,говоря о сохранении среднего заработка за работником, направленным вкомандировку, имеет в виду и время пребывания в месте командировки, и времянахождения в пути туда и обратно.
Средний заработок завремя нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни неделипо графику, установленному по месту постоянной работы. Он исчисляется впорядке, указанном в ст. 139 ТК.
Заработная платапересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации,которой он командирован.
 3. Работнику сповременно-премиальной оплатой труда за время нахождения в командировкесогласно сложившейся практике в отдельных случаях вместо сохранения среднейзаработной платы могут быть выплачены должностной оклад (тарифная ставка) ипремия. Это относится к тем случаям, когда производимая в командировке работанепосредственно способствовала выполнению показателей, за которые подействующим положениям ему должна быть выплачена премия, а должностной оклад(тарифная ставка) в сумме с премией выше гарантированного среднего заработка.
4. При командировкелица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на томпредприятии, которое его командировало. В случае направления в командировкуодновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется пообеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются междукомандирующими организациями по соглашению между ними.
 5. Возмещениеработнику расходов производится с помощью следующих компенсационных выплат:
суточных (в ст. 168 Трудового Кодексаони еще именуются как возмещение командированному, дополнительных расходов,связанных с проживанием вне места постоянного жительства);
проездных(возмещение расходов по проезду);
квартирных(возмещение расходов по найму жилых помещений);
выплат в возмещениеиных расходов, произведенных работником с разрешения работодателя.
Возмещение расходов,связанных со служебной командировкой
 1. Возмещениерасходов командированному по оплате проезда к месту командировки и обратнопроизводится с учетом стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным,автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховыеплатежи по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте,оплату услуг по предварительной продаже проездных документов и за пользование впоездах постельными принадлежностями.
При наличиинескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и местокомандировки, работодатель может предложить командированному работнику видтранспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такогопредложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
Расходы по проездукомандированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I-IXгруппам тарифных ставок на судах морского флота, а также на воздушномтранспорте по билету 1 класса возмещаются в каждом отдельном случае сразрешения руководителя при предоставлении проездных документов.
Если железнодорожнаястанция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, токомандированному работнику оплачиваются расходы по проезду туда транспортомобщего пользования (кроме такси).
Днем выезда вкомандировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другоготранспортного средства из места постоянной работы командированного, а днемприезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постояннойработы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днемотъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующиесутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта,учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
2. В случае временнойнетрудоспособности командированного работника ему на общем основаниивозмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когдакомандированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваютсясуточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состояниюздоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения иливернуться к месту своего постоянного места жительства.
Временнаянетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состояниюздоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены вустановленном законодательством порядке.
За период временнойнетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основанияхпособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности невключаются в срок командировки.
Направление вкомандировку работника организации (предприятия), оформляется приказом:
ООО «Синтез-Пром»
/>

                    
Приказ № 5
27.04.02. г.
г. Челябинск   
Командировать Сидорова Петра Ивановича, инженера-механика в город Москву, сроком на 15 дней, с01.05.02. по 15.05.02 года.
Цель: дляналаживания контактов, для поставки запасных частей к оборудованию.
Ознакомлен: __________________  Сидоров П.И.
          Директор                                         Петров И.И.
При направлении работникаорганизации в командировку, ему выдается служебное задание и командировочноеудостоверение,  которое установлено в следующей форме:
 
2.3. Поощрения:
 
      Стимулирующие выплаты
Работодатель имеетправо устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат инадбавок с учетом мнения представительного органа работников. Указанные системымогут устанавливаться также коллективным договором.
Порядок и условияприменения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий идругих) в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаютсяПравительством Российской Федерации, в организациях, финансируемых из бюджетасубъекта Российской Федерации, — органами государственной властисоответствующего субъекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемыхиз местного бюджета, — органами местного самоуправления.
Оплата трударуководителей организаций, их заместителей и главных бухгалтеров
Оплата трударуководителей организаций, их заместителей и главных бухгалтеров ворганизациях, финансируемых из федерального бюджета, производится в порядке иразмерах, которые определяются Правительством Российской Федерации, в организациях,финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, — органамигосударственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, а ворганизациях, финансируемых из местного бюджета, — органами местногосамоуправления.
Размеры оплаты трударуководителей иных организаций, их заместителей и главных бухгалтеровопределяются по соглашению сторон трудового договора.
 Оплата труда вособых условиях
Оплата трудаработников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и инымиособыми условиями труда, производится в повышенном размере.
В повышенном размереоплачивается также труд работников, занятых на работах в местностях с особымиклиматическими условиями.
 Оплата трудаработников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными ииными особыми условиями труда
Оплата трудаработников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными ииными особыми условиями труда, устанавливается в повышенном размере посравнению с тарифными ставками (окладами), установленными для различных видовработ с нормальными условиями труда, но не ниже размеров, установленныхзаконами и иными нормативными правовыми актами.
Перечень тяжелыхработ, работ с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями трудаопределяется Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российскойтрехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Повышениезаработной платы по указанным основаниям производится по результатам аттестации рабочих мест.
Конкретные размеры повышеннойзаработной платы устанавливаются работодателем с учетом мненияпредставительного органа работников либо коллективным договором, трудовымдоговором.
Оплата труда наработах в местностях с особыми климатическими условиями
Оплата труда наработах в местностях с особыми климатическими условиями производится в порядкеи размерах не ниже установленных законами и иными нормативными правовымиактами.
 Оплата труда вдругих случаях выполнения работы в условиях, отклоняющихся от нормальных
При выполнении работв условиях труда, отклоняющихся от нормальных (при выполнении работ различнойквалификации, совмещении профессий, работы за пределами нормальнойпродолжительности рабочего времени, в ночное время, выходные и нерабочиепраздничные дни и других), работнику производятся соответствующие доплаты,предусмотренные коллективным договором, трудовым договором. Размеры доплат немогут быть ниже установленных законами и иными нормативными правовыми актами.
Оплата труда привыполнении работ различной квалификации
При выполненииработником с повременной оплатой труда работ различной квалификации его трудоплачивается по работе более высокой квалификации.
При выполненииработником со сдельной оплатой труда работ различной квалификации его трудоплачивается по расценкам выполняемой им работы.
В случаях, когда сучетом характера производства работникам со сдельной оплатой труда поручаетсявыполнение работ, тарифицируемых ниже присвоенных им разрядов, работодательобязан выплатить им межразрядную разницу.
Оплата труда присовмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующегоработника
Работнику,выполняющему у одного и того же работодателя наряду со своей основной работой,обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии(должности) или исполняющему обязанности временно отсутствующего работника безосвобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещениепрофессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующегоработника.
Размеры доплат засовмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временноотсутствующего работника устанавливаются по соглашению сторон трудовогодоговора.
Оплата труда запределами нормальной продолжительности рабочего времени.
Сверхурочная работаоплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, запоследующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты засверхурочную работу могут определяться коллективным договором или трудовымдоговором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплатыможет компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но неменее времени, отработанного сверхурочно.
Работа за пределаминормальной продолжительности рабочего времени, производимая по совместительству,оплачивается в зависимости от проработанного времени или выработки.
 Оплата труда ввыходные и нерабочие праздничные дни.
Работа в выходной инерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:
сдельщикам — неменее чем по двойным сдельным расценкам;
работникам, трудкоторых оплачивается по дневным и часовым ставкам, — в размере не менее двойнойдневной или часовой ставки;
работникам,получающим месячный оклад, — в размере не менее одинарной дневной или часовойставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный деньпроизводилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менеедвойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производиласьсверх месячной нормы.
По желаниюработника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему можетбыть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в праздничныйнерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате неподлежит.
Оплата труда ввыходные и праздничные нерабочие дни творческих работников организацийкинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иныхлиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональныхспортсменов в соответствии с перечнями профессий, установленными ПравительствомРоссийской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии порегулированию социально-трудовых отношений, может определяться на основаниитрудового договора, коллективного договора или локального нормативного акта организации.
Оплата труда вночное время
Каждый час работы вночное время оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой внормальных условиях, но не ниже размеров, установленных законами и иныминормативными правовыми актами.
Конкретные размерыповышения устанавливаются работодателем с учетом мнения представительногооргана работников, коллективным договором, трудовым договором.
2.4. Подготовка документов кархивному хранению
        
         Документы предприятия, отложившиеся вделопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное  архивное хранение,либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документовна хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценностидокументов.
         Работу организации и проведению экспертизыценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссияпредприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением обАрхивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственныхархивов, типовыми перечнями документов с указанием об экспертной комиссии,номенклатурой дел предприятия.
         Экспертиза ценности документов постоянного ивременного сроков хранения должна проводится ежегодно. Отбор документовпостоянного срока хранения проводится ежегодно. Отбор документов постоянногосрока хранения  проводится на основании номенклатуры дел предприятия собязательным полистным просмотром дел.  При полистном просмотре дел постоянногосрока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленныекопии документов и документов с временными сроками хранения. Одновременнопроизводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения срокамихранения.
         По результатам экспертизы  ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения идокументов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Дела включаются в акт обуничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января тогогода, в котором составлен акт.
         Законченные делопроизводством дела постоянного,временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончаниякалендарному года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передачев ведомственный архив.
Предархивная подготовка делвключает в себя две процедуры: оформление и описание дел.
Оформление дел производитсялицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформлениедел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянногохранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения — частичному.
Внутренняя опись документов деласоставляется для учета документов определенных категорий дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой даннойдокументации. Внутреннюю опись документов дела необходимо также состовлять вделах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированныхпо разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретноесодержание документов.
В небольших по структуре иштатной численности фирмах, как правило, отсутствует  специальное подразделение– ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещаетсекретарь – референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременнуюсдачу ее в государственный архив.
Заключение
В своей контрольной работе я рассмотрел два вопроса.
 Первый, классификация документации в организациях,правильность регистрации документов, их систематизация и формирование дел.
 
Второй, оформление документации об отпусках,командировках, поощрениях, стимулирующих выплатах; подготовка документации к ихархивному хранению.
Для повышения эффективностипроизводства, в целях сокращения количества применяемых в деятельностиучреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижениетрудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку,достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народномхозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупностьвзаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированноепредставление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средствих ведения, нормативных и методических материалов по их разработке иприменению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установлениеединообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременноразрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации,обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных,содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень ипроизводительность управленческого труда.
Основныепринципы и основания для разработки УСОРД являются:
v  Создание общей модели построения документов. Заключаетсяв построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации иустановлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации,отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельныхсистем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но истало основным методом унификации документов;
v  Единообразие форм документов и правил их построения,составление, оформление.Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации  документов,унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии иусловных сокращений.
v  Комплексность унификации.Унификацияпоказателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу навсех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитыватьсяпсихофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Этаунификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию,установление единой структуры показателей, применение единых методов расчетаодних и тех же показателей при их использовании в различных системахуправления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих всостав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную ипеременную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов,кодирование показателей с помощью  ЭВМ. 
v  Информативность. Означаетвключение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решенияконкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. Кгруппе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся:подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.
v  Сокращение числа видов документов. Достигаетсяза счет совершенствования методов управления, например, в направленииисключения  многоступенчатости в системе управления или широкого иповсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.
v  Стабильность требований к документам. Дляпридания максимальной стабильности требований к документам необходимоустановить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документовиспользуют достаточно длительное время.
v  Сопряжение с действующими системами классификации икодирования технико-экономической информации.Должны бытьсоставлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различныхуровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядкеутверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена системаведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в этиклассификаторы.
v  Экономичность.Достигаетсяза счет обоснованного включения документов в систему документации, широкогоприменения бланков, рациональной группировки форм документов, установленияоптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Такжеснижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, ихпередачу, обработку, хранение и уничтожения.
Основная цель унификации управленческой документации –создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономическийэффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют ростутворческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда,сокращается время на составление и изготовление документов, снижаетсяколичество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов,что облегчает их поиск. 
    
 

Список литературы
1.   «Делопроизводство», АндрееваВ.И.: М-1996.
2.   Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебноепособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.
3.   Андреева В.И.  Образцыдокументов в делопроизводстве/ — М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.
4.   Кузнецова Т.В. Справочник поделопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.