Структура інформаційної системи організації

Реферат з теми:
Структура інформаційної системи організації

1.Функціональна структура інформаційної системи організації
 
1.1Інформаційна система організації
У мірутого як фахівці з комп'ютерних інформаційних систем накопичували досвід їх використанняв рамках всієї організації, працівники різних підрозділів і підсистем також починаликраще усвідомлювати специфіку своїх інформаційних потреб. Врешті-решт, це призвелодо виділення з ІС організації функціональних інформаційних підсистем маркетингу,виробництва, фінансів і кадрів, що обслуговують підрозділи компанії, що виконуютьвідповідні функції. Крім цього, визнання специфіки інформаційних потреб вищого керівництвафірми призвело до створення спеціальної інформаційної підсистеми для їх обслуговування.Функціональна структура ІС організації, що включає в себе п'ять окремих частин:
1) інформаційнусистему керівництва;
2) інформаційнусистему маркетингу;
3) інформаційнусистему виробництва;
4) інформаційнусистему фінансів;
5) інформаційнусистему кадрів (управління персоналом).
Інформаційнасистема (ІС) керівництва
Але слідпам'ятати, що цей поділ формальне. База даних є спільною для всіх підсистем. Частинапрограмного забезпечення також може бути універсальною. Функціональні підсистемиІС організації працюють одночасно в інтересах досягнення загальних цілей компанії.Тому рішення, прийняті в одній з них, повинні бути порівняні з рішеннями, прийнятимив інших.
Такимчином, поділ ІС організації на окремі підсистеми є скоріше логічним, ніж фізичним.

1.2Інформаційна система керівництва
Керівництвофірми має свої унікальні вимоги до інформації. ІС керівництва призначені для забезпеченняуправлінців вищого рівня всієї необхідної для них інформацією про діяльність фірмиз необхідним рівнем деталізації. Ці системи почали створюватися в організаціях порівнянонедавно. Мабуть, це пов'язано з тим, що діяльність вищого керівництва, яка зачіпаєбезліч погано структурованих і зовсім неструктурованих проблем, у значно меншіймірі розумілася фахівцями з інформатики, ніж діяльність працівників на більш низькихрівнях управління. Сьогодні ІС керівництва, призначені головним чином для менеджерів,які працюють на рівні стратегічного планування, є об'єктом інтенсивних науковихдосліджень.
СтруктураІС керівництва наведена на рис. 4.2. В основу її створення покладено принцип поєднанняможливостей великого центрального комп'ютера компанії та мережі персональних комп'ютерів,що виконують роль робочих станцій, що обслуговують вище керівництво. Центральнийкомп'ютер (працює не тільки в інтересах ІС керівництва) використовує базу данихкомпанії, включаючи дані з СЕОД, бібліотеку програмних засобів, а також спеціальновводяться в інтересах керівництва поточні новини та пояснення.
Власнабаза даних робочих станцій, що обслуговують керівництво, містить дані та інформацію,попередньо підготовлені центральним комп'ютером. Керівник лише вибирає потрібнуйому інформацію з зазначенням необхідного ступеня подробиці або будує свою роботув режим «запитання-відповідь режимі. Система забезпечує доступ керівництвадо електронної пошти, а також до зовнішньої інформації та даних.
Діалогміж керівником і ІС керівництва будується на основі використання меню з мінімальнимвикористанням клавіатури. Інформація надається у вигляді табуляграм, графіків іпояснень. Використовувані програми повинні давати можливість перемикання між графічноїі символьно-числового формою представлення даних.
Супровідніпояснення можуть вводитися помічниками керівників або розроблятися системами штучногоінтелекту. Таким чином, в рамках ІС керівництва реалізується в основному інформаційната експертна форма підтримки прийняття рішень.
Обов'язковимелементом діалогу є можливість зниження (або підвищення) рівня деталізації описутого чи іншого контрольованого параметра. Наприклад, почавши з огляду вихідних параметрівв їх остаточному вигляді і виявивши в них якусь невідповідність, керівник може зажадатирозшифрувати структуру, порядок розрахунку і вихідні дані, використані для обчисленняцього показника. Використання такого методу є корисним для пошуку можливих помилок.
Зазвичайкерівники будують свою роботу з ІС керівництва на основі відомих принципів менеджменту.Наприклад, керівники використовують так зване «управління за відхиленнями», що реалізовуєтьсяна основі постійного порівняння запланованих і поточних результатів діяльності компанії.Інші вважають за краще вводити і контролювати тільки «критичні параметри» діяльностіорганізації. Ясно, що всі подібні методи мають на меті зменшити обсяг контрольованихданих, що перевантажують керівництво і утрудняють прийняття обгрунтованих рішень.
І кількаслів про програмне забезпечення ІС керівництва. В даний час ринок програмних продуктів,спеціалізованих для ІС керівництва, недостатньо широкий. Альтернативою покупки такогозабезпечення є його розробка власними силами, яка поки що не під силу невеликимкомпаніям. У найближчому майбутньому слід очікувати появи нових видів гнучкого програмногозабезпечення для ІС керівництва, особливо використовують принципи штучного інтелекту.

1.3Інформаційна система маркетингу
Менеджери,що займаються проблемами маркетингу, мають у своєму розпорядженні різні види ресурсів.Їх прямим обов'язком є розробка стратегій використання цих ресурсів з метою підвищенняобсягу продажів продукції, якою можуть бути вироби, послуги або ідеї.
Інформаційнасистема маркетингу являє собою частину ІС організації, що постачає інформацію проїї клієнтів і конкурентів, необхідну для прийняття рішень. Вхідні підсистеми служатьдля збору даних та інформації, що зберігаються в базі даних. Вихідні підсистемиІС маркетингу містять програмні засоби, що трансформують дані в потрібну користувачамінформацію.
Вхідніпідсистеми ІС маркетингу
Великакількість даних та інформації, потрібної для цілей маркетингу, надходить в ІС маркетингувід бухгалтерської інформаційної системи СЕОД. Сюди входять деталізовані відомостіпро продажі компанії, які використовуються для створення періодичних та спеціальнихзвітів, побудови математичних моделей і отримання порад від ЕС.
Дослідницькапідсистема маркетингу призначена для збору даних, пов'язаних з будь-якими аспектамимаркетингових операцій фірми, але особливо з аспектами, що стосуються теперішніхта майбутніх споживачів.
Дані можутькупуватися в компаній, що спеціалізуються на зборі даних, або збиратися за допомогоюпроведення опитувань. Проведення маркетингових досліджень — складна і дорога справа.Тому проводити їх самостійно могли дозволити собі лише великі, добре стоять на ногахкомпанії. За останні роки на ринку програмних засобів з'явилися програми проведеннямаркетингових досліджень, які надзвичайно розширили коло компаній, що займаютьсятонкими проблемами маркетингу власними силами. Такі програми містять широке колододатків (від проведення телефонних опитувань і до складного статистичного аналізу),доповнених графічними можливостями інтерпретації одержуваних даних [5].
Зовнішняпідсистема маркетингу забезпечує збір зовнішніх даних та інформації про конкурентівфірми, а також про всі аспекти урядового та міжнародного регулювання бізнесу. Причомуці дані та інформація повинні бути орієнтовані на майбутнє. Історично ця підсистемазавжди здобувала відомості, використовуючи неформальні шляху. Однак збір інформаціїпро конкурентів все ж є легальним (законним), видом діяльності ІС маркетингу, якийне слід плутати з промисловим шпигунством, що стоять поза законом.
Вихідніпідсистеми ІС маркетингу
Маркетинговаінформація про продукцію і послуги, що пропонуються фірмою покупцям, включає в себечотири характеристики:
1) найменуванняпродукту;
2) місце,де продукт був проданий;
3) активністьфірми в рекламі і персоналу у продажу;
4) цінупродукту.
Для отриманняповної інформації, що характеризує кожну з зазначених характеристик, ІС маркетингумає відповідні чотири вихідні програмні підсистеми, що виробляють інформацію просферу збуту виробленої продукції або послуг. П'ята вихідна підсистема, звана інтегрованою,дає можливість менеджеру розробляти маркетингові стратегії, що використовують різнікомбінації цих чотирьох характеристик. Прикладом інформації, одержуваної від інтегрованоїпідсистеми, може бути прогноз продажів, в якому інтерактивно змінюються всі чотиризазначені вище характеристики маркетингу.
Дуже важливозрозуміти, що вихідні підсистеми кожної з функціональних інформаційних підсистеморганізації можуть містити всі типи програмного забезпечення СЕОД, ІСУ, СППР, САВі ЕС.
Кожназ вихідних підсистем ІС маркетингу складається з програмних продуктів, що знаходятьсяв бібліотеці програм центрального комп'ютера. Ці програми дають можливість менеджеруотримувати інформацію у формі періодичних або спеціальних звітів, результатів математичногомоделювання, електронної комунікації або рад експертної системи.
Підсистемапродукції.
Першерішення менеджера, який займається маркетингом, зазвичай пов'язане з визначеннямвиду продукції, яким фірма має намір задовольнити потреби ринку. Для прийняття такогорішення часто використовується діаграма життєвого циклу продукції, побудована наоснові даних про її продажах з часу її першої появи на ринку.
Життєвийцикл продукції складається з чотирьох стадій: стадії появи на ринку, стадії росту,стадії насичення і стадії спаду.
На кожнійз цих стадій менеджер, працюючи в рамках підсистеми продукції, повинен прийнятивідповідні рішення. До початку першої стадії приймається рішення про доцільністьвиходу на ринок з новим виробом. На першій, другій і третій стадіях прийнята стратегіякожен раз піддається сумніву. На четвертій стадії вирішується питання про зняттяцієї вироби з продажу. Як ми вже відзначили, перед початком першої стадії життєвогоциклу продукції приймається рішення про доцільність виходу на ринок з новим виробом.Це серйозне рішення вимагає спеціального фінансового аналізу, що приймає до увагипотенційну прибутковість вироби та ефективність використання ресурсів.
Підсистемамісця
Другимпараметром, що визначає обирану стратегію маркетингу, є місце реалізації продукції.Вибір параметра місця залежить від прийнятої на фірмі системи розподілу продукції.Для деяких фірм довжина розподільних каналів невелика, оскільки вони продають своюпродукцію безпосередньо
61потребітелю.Для інших — довжина каналів розподілу збільшується за рахунок залучення в неї мережіпосередників: оптовиків, брокерів і дистриб'юторів. Кожен учасник каналу розподілупри цьому повинен знати всі деталі операцій, вироблених з продукцією в каналі. Так,виробник, що продає продукцію оптовику, повинен знати, за якою ціною його продукціяпродається в роздрібну мережу і за якою ціною вона реалізується споживачеві. Такимчином, в кожному каналі розподілу крім матеріального потоку, спрямованого від виробникадо споживача, існують два різноспрямовані інформаційних потоку. Один, спрямованийвід споживача до виробника, характеризує фінансову сторону вироблених в каналі операцій.Другий, спрямований від виробника до споживача, несе рекламну інформацію, а такожвідомості про можливі знижки, інструкції по використанню продукції, гарантійні зобов'язання,прогнози попиту в майбутньому.
Використаннякомп'ютерів у кожному з цих двох потоків сприяє підвищенню ефективності роботи каналурозподілу продукції.
Підсистемаактивності
Використаннякомп'ютерів може також сприяти підвищенню активності фірми в рекламі та її співробітниківу продажу своєї продукції. Перш за все, це стосується розробки та використання математичнихмоделей для підтримки прийняття рішень у сфері реклами. Іншим важливим аспектомцієї діяльності може бути поліпшення комунікацій продавців і торгових агентів. Цедосягається використанням портативних комп'ютерів, які торгові агенти носять ізсобою, працюючи на закріпленій за ними території. Портативні комп'ютери дають можливість:
• реалізуватизапитання-відповідь „з центральною базою даних для уточнення відомостей пронаявність товару, ціні, транспортних витратах і т. п.;
• вводитидані за новими замовленнями;
• розроблятита надавати керівництву доповіді, що містять узагальнення контактів з покупцямиз метою оцінки ефективності вибраної стратегії маркетингу та змін у конкурентномуоточенні фірми.
З іншогобоку, використання такої системи комунікацій дає можливість компанії надати своємуторговому агенту додаткову інформацію:
• пронові види продукції, що розробляються на фірмі;
• пропродажі і покупців даного регіону за минулі роки;
• проприбутковість продукції і зростанні комісійних винагород при її реалізації.
Така інформаціядає можливість торговому агенту виконувати свою роботу краще. У результаті всі виявляютьсяу виграші — агент збільшує свої комісійні, а фірма — свої продажі.
Підсистемацін
Прийняттярішень у сфері ціноутворення є дуже важливим, якщо не сказати критичним, при встановленністратегії маркетингу. Деякі фірми при встановленні цін слідують витратної концепціїціноутворення, визначаючи рівень цін рівнем своїх витрат плюс деякої нормованоїприбутком. У теорії цей підхід оцінюється як дуже обережний, оскільки, можливо,споживач був готовий заплатити і більше.
Інші,менш обережні, фірми дотримуються концепції ціноутворення в залежності від попиту.Тут основою для визначення цін є коректна оцінка попиту на дану продукцію, що вимагаєобліку переваг споживача, стану економіки та конкурентного середовища. Ясно, щов даному випадку не обійтися без комп'ютерної підтримки, що включає математичнемоделювання. Використання моделей дає менеджеру можливість багаторазовим рішеннямзавдання «що буде, якщо ...?» Визначити рівень цін, максимізує прибуток. Програмнезабезпечення вирішення таких завдань є типовим для підсистеми цін ІС маркетингу.
Інтегрованапідсистема
Інтегрованапідсистема ІС маркетингу дає можливість менеджеру розробляти маркетингові стратегії,варіюючи усіма чотирма характеристиками: продукцією, місцем, активністю і ціною.
Як виднона рис. 4.3, структура ІС маркетингу включає в себе вхідні підсистеми, що забезпечуютьзбір даних як з внутрішніх, так і з зовнішніх джерел, базу даних, яка використовуєтьсядля їх зберігання, і вихідні підсистеми, трансформують дані в інформацію, потрібнудля менеджерів, які займаються проблемами маркетингу. Така трансформація, яка відбуваєтьсяв рамках вихідних підсистем ІС маркетингу, може зажадати використання засобів інформаційної,модельної і навіть експертної підтримки. Як ми побачимо надалі, ця структура характернадля всіх функціональних підсистем ІС організації.
1.4Інформаційна система виробництва
Управлінці,що працюють у сфері виробництва, використовують комп'ютер і як компонент самої виробничоїсистеми, і як компонент інформаційної системи управління нею. У виробничій системікомп'ютери використовують в системах автоматизованого проектування (САПР), а такождля створення промислових роботів і гнучких виробничих систем. Входячи до складуІС виробництва, комп'ютери використовуються для календарного планування процесувиробництва, управління запасами матеріалів і комплектуючих елементів, контролюякості виробленої продукції та обліку виробничих витрат. Нижче ми розглянемо тількикомп'ютерні програми ІС виробництва [5].
Вхідніпідсистеми ІС виробництва
До складуІС виробництва фірми входять наступні три вхідні підсистеми, що поставляють зовнішнюі внутрішню інформацію, а також дані:
• підсистемабухобліку;
• інженернапідсистема;
• підсистемазовнішньої інформації.
Великакількість даних та інформації, потрібної для цілей управління виробництвом, надходитьв ІС виробництва від бухгалтерської інформаційної системи СЕОД.
Сюди входятьдеталізовані відомості про всі дії персоналу і машин в процесі переробки матеріаліві сировини в готову продукцію, що використовуються в подальшому для створення періодичнихта спеціальних звітів, побудови математичних моделей і отримання порад від ЕС.
Отримуючивсю поточну інформацію про стан виробництва, центральний комп'ютер створює постійнооновлювану, динамічну модель виробничої системи. Додаткова інформація, що описуєвироблені виробничі операції, надходить в ІС виробництва від інженерної підсистеми.Працюючі у складі інженерної підсистеми виробничі інженери займаються вдосконаленнямконструкції і технології виробленої на фірмі продукції (тобто вдосконалюють самувиробничу систему). З іншого боку, в їх компетенцію також входять питання розміщеннявиробничих потужностей по території регіону, управління запасами матеріальних цінностейі календарно-виробниче планування (тобто вдосконалення управління виробництвом).
Третявхідні підсистема ІС виробництва — підсистема зовнішньої інформації — забезпечуєотримання даних та інформації про двох елементах зовнішнього оточення фірми: постачальниківі профспілках. Збір відомостей в обох вказаних напрямах вимагає проведення спеціальнихі особистих контактів.
Вихідніпідсистеми ІС виробництва
До складувихідних підсистем ІС виробництва входять наступні чотири незалежні підсистеми,що оцінюють окремі напрями виробничого процесу:
• календарнапідсистема;
• підсистемауправління запасами;
• підсистемаконтролю якості;
• підсистемаобліку витрат.
Календарнапідсистема оцінює часовий аспект потоку робіт, які переходять з одного робочогомісця на інше.
Підсистемауправління запасами оцінює витрати зберігання матеріальних цінностей (сировини,матеріалів і напівфабрикатів, незавершеного виробництва, комплектуючих виробів іготової продукції) на всіх стадіях їх обробки.
Підсистемаконтролю якості займається комплексним контролем якості на всіх стадіях виробництва,починаючи з вхiдного контролю на фірму матеріалів, сировини і комплектуючих елементіві закінчуючи контролем якості готової продукції перед відправкою її з підприємства.
Підсистемаобліку витрат оцінює виробничі витрати, що мали місце на всіх стадіях процесу виробництва.
Функціонуваннязазначених вище підсистем ІС виробництва, як правило, пов'язане з використаннямзасобів інформаційної та модельної підтримки. Методи, пов'язані з експертною підтримкоюприйнятих рішень, тут використовуються значно рідше.
1.5Інформаційна система фінансів
Для тогощоб підтримувати виробництво, маркетинг і інші види діяльності, на фірмі має бутидостатньо грошей. Звідси випливає завдання контролю фінансових ресурсів фірми длязабезпечення їх ефективного використання. Практично всі менеджери фірми несуть фінансовувідповідальність у рамках своїх основних функцій. Щонайменше вони зобов'язані узгоджуватисвої витрати з бюджетними обмеженнями даного року.
Протефінансовий стан фірми хвилює не тільки її працівників. Багато приватні особи таорганізації пильно спостерігають за фінансовим становищем фірми, маючи на цьомусвій власний інтерес. Це перш за все власники акцій фірми, фінансові організації,постачальники, конкуренти, урядові чиновники.
Інформаційнасистема фінансів фірми повинна задовольнити інформаційні потреби як менеджерів фірми,так і її оточення відносно фінансового стану фірми.
ІС фінансівпризначена для забезпечення відповідної фінансової інформацією працівників як всамій організації, так і за її межами. Інформація при цьому може бути представленау вигляді періодичних та спеціальних звітів, результатів математичного моделювання,електронної комунікації і рад ЕС.
Так самояк і інші функціональні підсистеми ІС організації, ІС фінансів включає в себе рядвхідних і вихідних підсистем. Серед вхідних підсистем ми бачимо вже знайомі намза раніше розглянутим функціональним підсистемам ІС організації — бухгалтерськупідсистему та підсистему зовнішньої інформації. Третя вхідні підсистема оригінальна.Її метою є внутрішній аудит (перевірка) правильності обробки фінансових даних.
Три вихідніпідсистеми ІС фінансів створені для управління потоками фінансових засобів в організації.
Підсистемапрогнозування створена для передбачення поведінки фірми разом з її оточенням у довгостроковійперспективі.
Підсистемауправління фінансами має на меті досягнення збалансованості потоків коштів, якіциркулюють між фірмою і її оточенням.
Підсистемаконтролю покликана контролювати ефективність використання менеджерами всіх доступнихїм видів фінансових ресурсів. Вихідні підсистеми ІС фінансів містять різні типипрограмного забезпечення, трансформуючого дані, що містяться в базі даних, в інформацію,що забезпечує підтримку прийнятих рішень.
Програмнезабезпечення ІС фінансів більш різноманітно, ніж для інших функціональних підсистемІС організації. Реалізуючи в основному інформаційний і модельний вид підтримки,воно може містити в собі різноманітні стандартні пакети (загальні або спеціалізованіза галузевим принципом) прикладних програм, такі як розрахунок зарплати, управліннядебіторською рахунками та запасами. Фінансові менеджери широко використовують електроннітаблиці як програмні засоби підвищення персональної продуктивності праці. Рядкив цих таблицях використовуються для вираження таких фінансових показників, як обсягпродажу, собівартість, прибуток і ін, а стовпчики — для інтерпретації часових періодів(роки, квартали, місяці).
Використанняготових програмних продуктів дає можливість навіть невеликим фірмам ефективно використовуватиІС фінансів без значних витрат на зміст комп'ютерних фахівців.
Нижчеми розглянемо кожен з елементів структури ІС фінансів.
Вхідніпідсистеми ІС фінансів
Бухгалтерськаінформація і дані використовуються в якості вхідних при роботі ІС фінансів.
Бухгалтерськийоблік контролює всі події, що відбуваються в організації і мають економічний зміст.Бухгалтерські дані можуть аналізуватися різними функціональними менеджерами в різнихнапрямках. Менеджер з маркетингу аналізує дані про обсяги продажів. Менеджер з виробництвааналізує витрати виробництва при створенні продукції в цехах. Фінансовий менеджераналізує рух дебіторських рахунків. Оскільки бухгалтерські дані є єдиним загальнимвхідним компонентом всіх функціональних ІС організації, можна сказати, що бухгалтерськаінформаційна система є фундаментом їх роботи.
Підсистемавнутрішнього аудиту. Зазвичай для перевірки правильності фінансових розрахунківфірми звертаються до зовнішніх аудиторів, що спеціалізуються в справах такого роду.Часто великі фірми створюють свої власні підрозділи внутрішнього аудиту. Оскількизавданням таких підрозділів є своєчасна оцінка роботи фірми з фінансових позицій,ми включили їх до складу вхідних підсистем ІС фінансів.
У своїйдіяльності підрозділу внутрішнього аудиту незалежні від інших підрозділів фірмиі відповідальні лише перед її керівництвом. Це сприяє проведенню незалежної експертизифінансових рішень, прийнятих на фірмі. З іншого боку, робота внутрішнього аудитуніяк не пов'язується з поточними результатами діяльності фірми. Працюючи в режимірадників, працівники внутрішнього аудиту надають свої рекомендації керівництву,яке вирішує, чи варто впроваджувати їх у життя. У роботі підрозділів внутрішньогоаудиту виділяють чотири види діяльності: фінансовий аудит, операційний аудит, проведенняперевірочних заходів та вдосконалення внутрішньої системи контролю.
Фінансовийаудит являє собою звичайну роботу з перевірки правильності фінансових розрахунків,часто доручають зовнішнім компаніям-аудиторам.
Операційнийаудит не пов'язаний з перевіркою правильності розрахунків, а скоріше стосуєтьсяраціональності (ефективності) вироблених розрахунків, процедур обробки даних і операційконтролю.
Проведенняперевірочних заходів покликане забезпечити перевірку вихідних фінансових документів.Наприклад, перевірку наявності підставних осіб у відомостях за видачу заробітноїплати.
Удосконаленнявнутрішньої системи контролю. У процесі операційного аудиту та проведення перевірочнихзаходів працівники служби внутрішнього аудиту вивчають існуючу систему контролю.У процесі знаходження помилок ними вносяться пропозиції щодо вдосконалення існуючоїв рамках ІС фінансів системи контролю фінансових розрахунків.
Підсистемазовнішньої інформації. Підсистема зовнішньої інформації створена для знаходженнядодаткових зовнішніх фінансових джерел, які можуть бути використані для фінансуваннядіяльності фірми.
Головнимиджерелами інформації при цьому виявляються власники акцій фірми та її фінансовеоточення (банки, постачальники, конкуренти, споживачі). Як і аналогічні підсистемизовнішньої інформації інших функціональних ІС, підсистема зовнішньої інформаціїІС фінансів отримує також інформацію від урядових організацій.
Інформаціявід власників акцій. Для контактів з власниками акцій на фірмі зазвичай створюєтьсяневеликий підрозділ. У його функції входить створення і опублікування квартальнихі річних звітів про дивідендну політику фірми і зміну ринкових цін на її акції.Крім того, власники акцій можуть звернутися до працівників цього підрозділу з будь-якимипитаннями та пропозиціями.
Інформаціявід фінансового оточення. Фінансове оточення фірми робить істотний вплив на прийняттяфінансових рішень. Щоб вчасно відреагувати на будь-які зміни процентних ставок,показників інфляції, курсів валют, фінансового
69положеніяпов'язаних з фірмою фінансових інститутів, підприємств-постачальників, компаній-конкурентіві т. п., створюється система постійного збору необхідної інформації, яка реалізуєцей збір усіма можливими способами.
Фірмизвичайно використовують для збору необхідної зовнішньої фінансової інформації наступнітри способи: неформальні методи, опубліковані дані та комп'ютерні бази даних.
Неформальніметоди включають в себе наявні засоби комунікації між управлінцями фірми та представникамиїї фінансового оточення (включаючи приватні бесіди за ленчем і довірчі телефоннірозмови). Використання засобів автоматизації офісу (АТ) може внести істотний внесоку підвищення ефективності роботи підсистеми зовнішньої інформації через неформальніметоди.
Великакількість зовнішньої фінансової інформації може бути отримано з опублікованих даних:газет, журналів, цінників, буклетів та іншої рекламної інформації. Тут також можебути використано такий засіб автоматизації офісу як відеотекст.
Великакількість фінансової інформації у формі комп'ютерних баз даних охоплює спеціалізованимифірмами на лазерних дисках.
Вихідніпідсистеми ІС фінансів
Підсистемапрогнозування. Прогнозування є одним з найбільш ранніх кількісних додатків в бізнесі.Існує значна кількість методів прогнозування. Перш ніж розглядати їх особливості,необхідно зробити ряд загальних зауважень.
Всі прогнозибазуються на минулому. Для того щоб зрозуміти, що може трапитися в майбутньому,слід поглянути назад, у минуле. Всі існуючі методи прогнозування використовуютьцей принцип. Ось чому такі важливі для прогнозування бухгалтерські дані.
Прогнознізавдання ставляться до класу погано структурованих завдань, для вирішення яких необхіднапідтримка СППР.
Коженметод прогнозування має свої переваги і недоліки. Розрізняють короткострокове ідовгострокове прогнозування. Короткострокове прогнозування використовується у функціональнихсферах роботи організації. Так, у сфері маркетингу обсяг продажів прогнозуєтьсязазвичай на 1-3 роки. Всі інші функціональні сфери використовують цей прогноз якбазу для визначення обсягу потрібних їм ресурсів для забезпечення прогнозованогорівня продажів.
Довгостроковепрогнозування (п'ять років і більше) часто використовують на рівні стратегічногопланування при визначенні глобальних тенденцій розвитку фірми в майбутньому.
Середметодів прогнозування виділяють кількісні та некількісних методи.
Некількіснихметоди.
Некількіснихметоди прогнозування грунтуються на суб'єктивних оцінках. Менеджери, намагаючисьпередбачити величину деякого параметра у майбутньому, міркують так: «У минуломуроці ми продали 2000 виробів. Після того як ми вклали в розвиток роздрібної мережіпевні кошти, ми вправі очікувати, що в майбутньому році обсяг продажів підвищитьсядо 2500 виробів ». Ясно, що такий метод базується на наявності певного досвіду,яким повинен володіти менеджер, який прогнозує добре відомий йому процес. І багатохто досягає в цьому значних успіхів. В даний час відомий ряд формальних некількіснихметодів прогнозування, найбільш популярними з яких є наступні: метод консенсусу,метод Дельфі та метод комп'ютерної конференції.
Методконсенсусу реалізується групою експертів, відкрито обговорюють фактори, що впливаютьна поведінку процесу в майбутньому. У результаті дискусії приймається єдина точказору, заснована на компромісі. Група може працювати по заздалегідь наміченим розкладом,маючи повістку для кожного засідання та зберігаючи їх докладні записи.
МетодДельфі також реалізується групою експертів, які, однак, не зустрічаються для дискусій,а лише відповідають на представлений ним набір питань. Кожен наступний набір питаньрозробляється координатором групи з урахуванням результатів, отриманих на попередньомутурі. Так поступово група приходить до спільної думки.
Методкомп'ютерної конференції в даному випадку слід розуміти як використання груповихсистем підтримки прийняття рішень (ГСППР) для задач прогнозування. Робота експертівв рамках такої комп'ютерної конференції відбувається в спеціальному приміщенні,оснащеному великим екраном і локальною комп'ютерною мережею.
Кількісніметоди. Існує безліч кількісних методів прогнозування. Серед них найбільш використовуванимбезумовно є регресійний аналіз.
Регресійнийаналіз дає можливість встановлювати взаємозв'язок
71междудеякої незалежної змінної та іншої, залежної змінної, поведінка якої нам потрібнопередбачити. Так, наприклад, якщо вважати обсяг продажів фірми залежною змінною,а кількість працюючих на фірму торгових агентів — незалежної змінної, то можна побудуватилінію регресії, що визначає зв'язок між ними. По лінії регресії, задавши будь-якезначення незалежної змінної (кількість агентів), можна передбачити відповідне значеннязалежної змінної (обсяг продажів).
Існуютьспеціальні програми для реалізації регресійного аналізу на комп'ютері, які є частиноюстатистичних програмних пакетів (таких, наприклад, як Statistica), що входять доскладу бази моделей СППР.
Кількісніта некількісних методи прогнозування часто використовуються спільно, уточнюючи ідоповнюючи один одного. Наприклад, при неоднозначності (сумнівності) результатівкількісного прогнозування, отриманих при використанні математичних моделей, можезнадобитися обговорення цих результатів методом консенсусу або комп'ютерної конференції.
Підсистемауправління фінансами. Управління потоком засобів, які прямують з фірми в її оточенняі з оточення у фірму, переслідує дві мети:
1) переконатися,що потік доходів перевищує потік витрат;
2) переконатися,що становище фірми стабільно.
Фірмаможе показувати цілком пристойну річний прибуток, у той час як деякі місяці всерединіроку виявляються збитковими. Для аналізу потоку коштів, що надходять і що йдутьз фірми кожен місяць, розробляються спеціальні моделі, що дозволяють отримати результату графічній або табличній формі. Використовуючи моделі потоку коштів, фінансовийменеджер намагається знайти стратегію, яка змінює потоки входять і виходять з фірмикоштів у необхідному напрямку. Стратегія може включати в себе зміна плану виробництваі просування продукції до споживача, а також зміни порядку фінансування та оплативитрат фірми. Шукана стратегія повинна забезпечити фірмі стабільний дохід не нижчепевного рівня.
Модельпотоку коштів являє собою типовий приклад використання комп'ютера для підтримкиуправління фінансами фірми.
Підсистемаконтролю. Менеджери, маючи певні цілі, яких вони повинні досягти протягом поточногоперіоду, можуть діяти лише в межах встановлених для них фінансових обмежень.

2.Інформаційна система управління персоналом
Службауправління персоналом забезпечує новими працівниками всі функціональні сфери діяльностіорганізації, навчає і тренує їх, зберігає дані, пов'язані з персоналом. Виділяютьчотири основні функції підрозділів, що займаються управлінням персоналом [5].
Знаходженняі найм. Включає підготовку та розміщення оголошень у засобах масової інформаціїта агентствах з прийому на роботу.
Навчанняй тренування. У процесі роботи на фірмі працівники отримують можливість безкоштовногонавчання та тренування у зв'язку з підвищенням їх кваліфікації або зміною виконуванихфункцій.
Створеннята збереження баз даних. Створюються спеціальні бази даних, пов'язані з використовуванимперсоналом, на основі яких складаються всілякі звіти для зацікавлених підрозділіві служб.
Звільненнята надання негрошових компенсацій. За роки роботи на фірмі службовці отримують віднеї такі негрошові стимули (компенсації), як оплата госпіталізації, медичне страхування,компенсації витрат на ліки та протезування і т. п. Після відходу з фірми на пенсіючастина негрошових компенсацій працівника може зберегтися.
Головне,що відрізняє ІС управління персоналом (кадрами) від інших функціональних ІС організації,це велика кількість створюваних на її основі звітів і додатків.
СтруктураІС управління персоналом побудована на тих же принципах, що і структури ІС іншихфункціональних сфер. Вона також включає в себе вхідні і вихідні підсистеми і базуданих (мал. 4.9).
Середвхідних підсистем ми бачимо бухгалтерську підсистему, підсистему досліджень і підсистемузовнішніх даних. У більшості фірм записані дані про персонал знаходяться на магнітнихкомп'ютерних носіях. Вихідні підсистеми відображають процес руху персоналу черезфірму.
Вхідніпідсистеми ІС управління персоналом. Бухгалтерська ІС. Дані, з якими має справуІС управління персоналом, включають в себе бухгалтерські та кадрові елементи.
Кадровіелементи даних щодо постійні і не несуть економічної інформації в своїй основі.Сюди входять такі ознаки, як прізвище, ім'я, по батькові, стать, дата народження,освіта, кількість утриманців. Ці елементи даних створюються при прийомі даної особина роботу і зберігаються протягом усього часу його роботи в компанії, а також післявиходу на пенсію.
Бухгалтерськіелементи даних мають економічну природу і характеризуються більшою динамікою зміни,ніж кадрові. До їх складу входять годинні тарифні ставки, місячні оклади, премії,податки.
БухгалтерськаІС поставляє для бази даних управління персоналом бухгалтерські елементи даних прокожного з працівників фірми. З іншого боку, ІС управління персоналом відіграє певнудопоміжну роль в роботі бухгалтерської ІС організації, поставляючи для неї поточнізміни кадрових даних, необхідні для розрахунку додатків, пов'язаних із зарплатою.
Підсистемадосліджень. Часто перед ІС управління персоналом ставляться такі завдання, вирішенняяких неможливо знайти безпосередньо в базі даних системи. Для вирішення таких завданьпроводяться спеціальні дослідницькі проекти в рамках спеціально для цього створеноїпідсистеми досліджень. Найбільш важливими є наступні напрямки кадрових досліджень.
Пошуккандидатів. Проводиться для пошуку серед співробітників фірми кандидатів на місце,що звільняється (наприклад, у зв'язку з відходом на пенсію певного працівника).
Розробкавимог. Проводиться з метою визначення пропонованих до працівників вимог щодо знаньі навичок, необхідних для виконання тієї чи іншої виконуваної на фірмі роботи.
Аналізскарг. Проводиться з метою виявлення причин скарг, поданих співробітниками фірми.
Підсистемазовнішніх даних служить для збору даних, що мають відношення до управління персоналом,із зовнішнього оточення фірми, що включає в себе урядові установи, профспілки, постачальників,фінансові інститути, конкурентів і т. п.
Дані,що надходять з урядових установ, допомагають компанії в дотриманні трудового законодавства.
Дані,що надходять від профспілок, надають допомогу компанії при укладанні колективнихдоговорів.
Дані,що надходять від постачальників. В якості постачальників в даному контексті розглядаютьсякомпанії, які постачають дані, які б пошуку необхідної робочої сили.
Дані,що надходять від засобів масової інформації, характеризують умови життя (вартістьжитла, доступність освіти, медичної допомоги та розваг) в регіоні. Ці дані допомагаютьфірмі здійснювати функції пошуку та набору працівників з інших регіонів та з-закордону.
Дані,що надходять з фінансових інститутів. Дані банківських та небанківських (страховихкомпаній, пенсійних фондів та ін) інститутів даного регіону багато в чому визначаютьекономічні та соціальні умови життя потенційних співробітників фірми.
Дані,що надходять від конкурентів, часто представляють певну допомогу для пошуку новихкваліфікованих співробітників з числа працюючих на конкурентів.
Всі зазначенідані можуть збиратися як суто формальними (наприклад, покупкою відеотексту та оголошень),так і неформальними (але законними) методами.
База даних.Зберігання даних в ІС управління персоналом великих фірм, як правило, здійснюєтьсяна комп'ютерній основі. Основні бази даних побудовані на основі списку співробітниківфірми і включають в себе велику кількість характеристик кожного з них. Дані по співробітникахфірми зберігаються зазвичай або у центральному комп'ютері фірми, або в комп'ютерівідділу управління персоналом. Для створення з цих даних різних звітів і додатківІС управління персоналом широко використовують стандартні СУБД.
Вихідніпідсистеми ІС управління персоналом
Зацікавленіособи зазвичай отримують інформацію від ІС управління персоналом у вигляді періодичнихзвітів та відповідей на запити. У ряді випадків для отримання необхідної інформаціївикористовуються математичні моделі та поради експертних систем. При цьому в більшостівипадків використовується стандартне програмне забезпечення.
До складуІС управління персоналом входять 6 вихідних підсистем, що забезпечують розробкурізних програм.
Підсистемапланування робочої сили пов'язана з діяльністю по визначенню потреб фірми в робочійсилі на наступний календарний період.
Найбільшпопулярними програмами, що розробляються в рамках даної підсистеми, є:
1) розрахунокпотреби в праці за прогнозом продажів, розрахунок потрібних витрат на заробітнуплату;
2) розробкапереліків вимог до працівників;
3) моделюванняпотреби в робочій силі з урахуванням альтернативних можливостей (підвищення ступеняавтоматизації робіт).
Підсистеманайму включає в себе два основних програми:
1) пошукиі переговори із зовнішніми кандидатами;
2) дослідженняз пошуку кандидатів, що проводяться всередині фірми. Як показує практика, першез вказаних додатків є більш популярним в середовищі управлінців.
Підсистемаконтролю робочої сили включає з себе наступні програми:
1) підвищеннякваліфікації;
2) контрольвідповідності займаній посаді;
3) контрольнаявності певної кваліфікації;
4) дисциплінарнийконтроль працівників. Підсистема виплат включає в себе наступні програми:
1) визначеннядинаміки зарплати;
2) визначеннявиплат за вислугу років;
3) визначеннядоплат керівництву;
4) визначеннярізних видів страховки, купівля ліків, використання службового транспорту і т. п.
Підсистемакомпенсацій є кілька програм, що визначають внесок працівника в успіх компанії іякі визначають порядок формування його пенсійного фонду, а також використання різногороду страховок і компенсацій.
Підсистемазовнішньої звітності служить для створення звітів для урядових та профспілковихорганізацій про виконання фірмою трудового законодавства і умов трудових договорів.
Слід зауважити,що на практиці розробка різних додатків в межах названих вихідних підсистем ІС управлінняперсоналом має високу ступінь інтегрованості, коли результати розрахунків по одномуз додатком використовуються як вхідні дані для іншого. У цілому ж слід зауважити,що впровадження комп'ютерної технології в сферу управління персоналом в значніймірі затримується у порівнянні з іншими функціональними сферами використання ІС.

/>Література
 
1.Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник. Под ред. проф.Титоренко Г.А. — М.: ЮНИТИ, 2000. — 400 с.
2.Информационные системы в экономике: учебное пособие. Под ред. В.Б. Уткина, Г.В.Балдина. — М.: Академия, 2006. — 288 с.
3.Информационные технологии в экономике: учебное пособие. Под ред. Ю.Ф. Симионова.- Ростов-на-Дону: Феникс,2003. — 352 с.
4.Мишенин А. И. Теория экономических информационных систем: учебник. — М.: Финансыи статистика, 1999. — 240 с.
5.Матвеев Л.А. Компьютерная поддержка решений: учебник. — СПБ.: Специальная литература,1998. — 472.
6.Марухина О.В. Информационные системы в экономике: учебное пособие. — Томск: Из-воТПУ, 2005. — 160 с.
7.Петров В.Н. Информационные системы / учебник для вузов. — СПб. -2002.-186 с.