Отчет по практике на предприятие оптовой торговли в ООО Крона

--PAGE_BREAK--
3. Документооборот на предприятии.

3.1. Понятие о документах и документообороте.
Согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденному приказом Минфина России от 9 декабря 1998 года № 60н, способы организации документооборота относят­ся к способам ведения бухгалтерского учета.
Очевидно, что документооборот существует на каждом предприятии, так как все хозяйственные операции подтверждаются оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами.
Документ – первый и главный источник информации о свершившихся фактах в хозяйственной деятельности предприятия.
К учету принимаются только правильно  заполненные документы, т.е. с полным объемом  обязательных показателей – реквизитов (наименование организации, наименование документа, краткое содержание хозяйственной операции, ее количественное и стоимостное (денежное) выражение, подписи лиц, отвечающих за совершенную операцию).
Первичный учетный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее правовое (доказательное, оправдательное) значение. Показатели документа должны раскрывать содержание и все особенности этой операции, служат базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, содержат информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, а также для составления отчетности.

  Документооборот — это движение документов, начиная от момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

   Пра­вила документооборота подлежат разработке и утверждению и учетной поли­тике организации.
  Составными частями документооборота являются:

— формы первичныхучетных документов, создаваемые как с использованием унифицированныхформ документации, так и разработанных орга­низацией самостоятельно с учетом требований законодательства к их со­зданию;

-  способы обработки документации;

-  движение документов внутри организации между исполнителями;

— скорость прохождения документации от одного исполнителя к другому;

— время нахождения документации в каждом структурном подразделении;

-  передача в архив.

Организация документооборота на предприятии должна обеспечивать актуальность и своевременность информации, отражаемой в документах.

Автоматизированная система документооборота снижает время на обработку, оптимизировать поиск. Кроме того, авто­матизированный документооборот отвечает требованиям надежности хранения документации и обеспечения ее доступности в течение срока сохран­ности, установленного законодательством.
3.2 Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.
 Пример организации документооборота на анализируемом предприятии приведен  в таблице № 2.
Таблица№2 — Организация документооборота в ООО «Крона».



Структурные подразделения, сторонние организации



Бухгалтерская служба получает документы



Бухгалтерская служба передает документы

 Коммерческий отдел.

(Отдел снабжения)
Секретарь
Склад
Банк
Государственная налоговая инспекция

— хозяйственные договоры

— акты и другие материалы по вопросам выполнения договорных обязательств

— счета на приобретение товарно-материальных ценностей

— авансовые отчеты сотрудников
— копии приказов и распоряжений директора по основной деятельности

— корреспонденция в адрес бухгалтерии
— товарные отчеты

 
— выписки по счетам и прилагаемые к ним документы

— письменные разъяснения по вопросам взаимодействия с банком
— акты и документы по вопросам правильности исчисления и уплаты налогов в бюджет

— письменные разъяснения по налогообложению.

— сведения о нормах расхода денежных средств и материалов

-  гсм

— сведения об оплате счетов.

— указания по вопросам оформления и представления для учета документов и сведений
— проекты приказов и распоряжений по вопросам финансовой деятельности

— сводки, справки, сведения по запросам руководства

— отчеты о результатах финансово-хозяйственной деятельности
— приходные и расходные накладные

— акты на списание товарно-материальных ценностей
— расчетно-платежные

банковские документы

— чеки на получение денежных средств и объявления на взнос наличными

— сведения по вопросам работы с денежной наличностью

— бухгалтерские  отчеты
— приказы, документы и пояснения, необходимые для правильного исчисления налогов.

-  расчеты по налогам (налоговые декларации)


3.3 Правила составления документов
Для правильной организации бухучета и использования первичных документов для отражения фактов деятельности необходимо соблюдать требо­вания, предъявляемые к составлению документов. Законом о бухгалтерском учете определены условия, при которых документы могут приниматься к уче­ту. Прежде всего, они должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм.  Документы  составляются в момент совершения операции или, если это невозможно, не­посредственно после нее.
Форма документов в отдельных случаях может отличаться от унифициро­ванной. Однако документ должен обязательно содержать:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители в натуральном и денежном выражении;

— информацию  о  должностных  лицах,  ответственных  за  совершение 

  операции; 

— личные подписи и их расшифровку.

При составлении документов с применением средств вычислительной тех­ники необходимо проставление личной подписи лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции, и расшифровка подписи.

На предприятии  установлен и закреплен приказом перечень лиц, имеющих право подписывать документы.

Финансовые документы на предприятии подписываются директором и главным бухгалтером.

Законодательством запрещено использовать устаревшие формы докумен­тов. Свободные строки в документах должны быть прочеркнуты. Документы заполняются шариковой или чернильной ручкой для обеспечения сохранности.
3.4 Классификация документов
При классификации по назначению выделяют следующие виды бухгалтерских документов.

1) организационно-распорядительные;

2) оправдательные;

3) комбинированные;

4) бухгалтерские документы, заменяющие оправдательные.

В ООО «Крона» существуют Организационно-распорядительные документы — это приказы, доверенности, распо­ряжения и т. д. Эти документы содержат распоряжение, предоставляющее пра­во на осуществление хозяйственных операций. Например, платежное поручение, учетная политика предприятия устанавливается приказом, который относится к организационно-распорядительной документации.

К организационно-распорядительной документации на этом предприятии относятся и приказы по подотчетным суммам (устанавливает круг подотчетных лиц, срок на который выдаются денежные средства), приказы о приеме на работу, по увольнению с работы, приказы о направлении работников в командировки, приказы о назначении инвентаризационной комиссии, в этих приказах устанавливается перечень лиц, входящих в комиссию, порядок проведения инвентаризации. Отличительной особенностью организационно-распорядительной                                                                                                 документации является то, что информация из нее не пе­реносится непосредственно в учетные регистры.

К оправдательным документам относятся акты приемки-сдачи, накладные, приходные ордера, инвентаризационная  опись и т. п. Такие документы составляются в момент совершения хозяйственной опе­рации и являются первичным источником информации об ее выполнении. Coдержащиеся в них данные заносятся в учетные регистры.      

Существуют также в ООО «Крона» комбинированные документы, которые сочетают в себе одновременно распоряжение и   исполнение. К ним относятся, например, расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, которые содержат распоряжение: «Уплатить в срок до___(указывается дата)», исполнительную составля­ющую — расчет заработной платы, причитающейся к выплате, и подписи о получении зарплаты, авансовые отчеты  подотчетных лиц по командировке.   

По содержанию хозяйственных операций выделяют:

— документы по учету материальных ценностей (накладные, акты и др.);

    -документы по движению денежных средств (чек, платежные поручения,

      объявления на взнос наличными и т. д.);    

— документы по учету расчетов, например, с контрагентами (счета – фак-

  туры, договора и т. д.).


Документы также различаются по срокам хранения. Существуют различ­ные сроки хранения документации. Предприятие должно обеспечить сохран­ность документации в соответствии с предписанными им сроками.

Для бухгалтерского учета особенно актуально подразделение документов на три основных группы:

1)  . Первичные учетные документы.

2)  . Регистры бухгалтерского учета.

3). Отчетность.

Первичные учетные документы — это документы, которые фиксируют фак­ты хозяйственной деятельности.

Регистры бухгалтерского учета создаются на основе первичных учетных документов и служат для накопления информации и се систематизации с целью отражения на счетах бухгалтерского учета.  На основе первичных документов составляются сводные учетные документы (регистры): карточки, ведомости, журналы. Так на основе банковских выписок и платежных документов составляется журнал – книга доходов и расходов, на основе приходно-расходных документов составляется  кассовая книга. Эти регистры бухгалтерского учета ведутся в хронологической последовательности. 
Бухгалтерская отчетность представляет собой документы, отражающие систему данных об имущественном и финансовом состоянии предприятия и ре­зультатах его деятельности. Такие документы составляются на основе данных бухучета по установленным формам.
На каждой стадии документирования документы не однородны. Они отли­чаются объемом учетных работ и зависят от размера предприятия и количества хозяйственных операций.
3.5 Хранение документов

Ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности предприятия завершается обеспечением сохранности документов, которые подлежат хра­нению, в соответствии с правилами хранения управленческой и бухгалтерской документации. Существуют нормативные акты, регламентирующие порядок и сроки хранения — Положение о документах и документообороте в бухгалтер­ском учете (утвержденное Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105), Закон о бухгалтерском учете, Налоговый кодекс РФ, Перечень типовых управленче­ских документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ков хранения (утвержденный Росархивом от б октября 2000 г.).
В соответствии со статьей 17 Закона о бухгалтерском учете предприятия и организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры уче­та и отчетность в течение сроков, устанавливаемых по правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. В связи с этим на предпри­ятии выделено помещение под хранение документов и назначен со­трудник предприятия, отвечающий за  сохранность архива. Ответственность за организацию архива на предприятии несет руководитель.

Положением о документах и документообороте установлен порядок подго­товки документов для хранения и сдачи в архив. До сдачи в архив документы хранятся в бухгалтерии в специальных закрывающихся металлических шкафах, где обеспечена их сохранность. За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, их подготовку к сдаче в архив и сдачу в архив несет ответственность главный бухгалтер. Документы обычно переплетаются, подшиваются в папки в хронологическом порядке во избежание утери. В папках документы подшиваются по предметному признаку, например, папка по кассовым документам, авансовые отчеты, переписка, земельный налог, транспортный  и т.д. Подго­товка документов для сдачи в архив завершается составлением справки (описи) для ар­хива. Выдача документов из архива производится по распоряжению главного бухгалтера.

Сроки хранения управленческой и бухгалтерской документации установле­ны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятель­ности организации, с указанием сроков их хранения. Исчисление срока хране­ния документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения документов, ко­торые были закончены делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года.

Особое внимание следует уделять хранению документов, связанных с начис­лением заработной платы на предприятии. Срок хранения лицевых счетов со­трудников определяется по формуле;
75-Л(лет), где Л — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчстно-платежныс ведомости на выдачу заработной платы хранятся в течение 5 лет. Если на предприятии не ведутся лицевые счета сотруд­ников — 75 лет.

Лицевые счета лиц, получавших пенсии или государственные пособия, хра­нятся в течение 5 лет с момента прекращения выплат.

В случае прекращения деятельности предприятия документы, связанные с заработной платой сотрудников, подлежат сдаче в государственный архив.

Налоговый кодекс содержит указания по хранению данных бухгалтерского учета. Так, согласно статье 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщик обязан в течение 5 лет обеспечить сохранность данных бухгалтерского учета в других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также докумен­тов, подтверждающих полученные доходы и произ­веденные расходы и уплаченные (удержанные) налоги. Согласно п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета  предприятие обязано хранить бухгалтерскую документацию не мене  пяти лет.

Налоговый кодекс не устанавливает срока хранения для документов, не относящихся к первичным. Вместе с тем налоговики настаивают, чтобы журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты, как и первичные документы, хранились пять лет (письмо УФНС России от 12.01.2007 №22-12/1144).
Документы, срок которых определен «Постоянно», подлежат государствен­ному хранению в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде.

Документы, срок которых определен «До истечения срока надобности», хра­нятся в течение периода, установленного по усмотрению организации. Это свя­зано с тем, что указанные документы имеют практическое значение лишь для деятельности предприятия.

Организации, документы которых не подлежат приему в государственный архив, уничтожают те документы, по которым истек срок хранения или отпала необходимость. Уничтожение документов оформляется актом за подписью ру­ководителя предприятия.

Нарушение сроков хранения, а также порядка уничтожения документов вле­чет за собой уголовную и административную ответственность, установленную законодательством Российской федерации, в том числе за нарушение зако­нодательства об архивном фонде РФ.

И так, характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций. Это требование закреплено в Федеральном законе « О Бухгалтерском учете» основанием для любой записи в регистрах бухгалтерского учета являются надлежаще оформленные первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подтверждены соответствующими оправдательными документами.
4. Учет труда и заработной  платы.

4.1 Задачи учета
Основные задачи бухгалтерии  ООО «Крона»  в области учета труда и заработной платы сводятся к правильному и своевременному расчету с персоналом по начислению заработной платы, премий, пособий, расчету сумм к удержанию и выплате, к расчету сумм отчислений в Пен­сионный фонд, органам социального и медицинского страхования и обес­печения. С этой целью на предприятии разработано штатное расписание с указанием категорий работающих  (руководитель, специалисты и рабочие), и размер  окладов. Учет личного со­става в ООО «Крона» производится бухгалтером.
4.2. Первичные и расчетные документы
Первичными документами, по учету численности персонала и его дви­жению являются приказы директора о приеме на работу, увольнении, и предоставлении отпусков. На каждого сотруд­ника открывается карточка по учету кадров, а бухгалтерия открывает кар­точку — лицевой счет на каждого работника для расчета ежемесячного и совокупного дохода и сумм к удержанию налогов и пр.
В ООО «Крона» система оплаты труда — оклады.
Почти все  сотрудники ООО «Крона» заработную плату получают по пластиковым картам.
ООО «Крона» своим поручением   перечисляет заработную плату сотрудников на счет банка и одновременно предоставляет в банк заявку (Заработная плата, согласно списку) на пополнение счетов банковских карт для сотрудников. 

Комиссия за расчетно-кассовое обслуживание составляет 0,5% от суммы пополнения картсчетов (Согласно Генеральному соглашению между банком и предприятием). Эти услуги оплачиваются одновременно с пополнением картсчетов.

Бухгалтерия производит не только начисление заработной платы, но и удержания и вычеты из нее. Но удержа­ния не могут превышать 50% заработка работника.
4.3 Виды удержаний из заработной платы работников
Удержания подразделяются на различные виды, в пользу кого они производятся:

в пользу бюджета (например, суммы налога на до­ходы физических лиц, штрафы за нарушения налогового административного законодательства);

в пользу организации, в которой работает работник (например, невозвращенные подотчетные суммы, ранее начисленные отпускные за неотработанные дни опла­чиваемого отпуска);

в пользу третьих лиц (например, алименты, суммы по возмещению причиненного вреда кому-либо, долго кредиту, взносы.) Далее удержания подразделяются на инициатив­ные, то есть по заявлению самого работника или организации.

Налог на доходы физических лиц.

Налог на доходы физических лиц платят физические лица. Выплачивая работникам доходы (з/плата, премия, надбавки и доплаты, доходы полученные в натуральной форме) организация обязана удержать налог на доходы и перечислить сумму налога в бюджет. Налогом облагается общая сумма дохода, которую работник получил от организации в календарном месяце, уменьшенная на сумму доходов, не облагаемых налогом, и на сумму налоговых вычетов. Налоговый вычет – это твердая денежная сумма, уменьшающая доход работника при исчислении налога.

Стандартные налоговые вычеты уменьшают только сумму дохода, облагаемую  налогом по ставке 13%.

Вычеты предоставляются на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих его право на них (например, копии удостоверения инвалида, копии свидетельство о рождении детей, справки с места учебы, и т.д.) Это связано с тем, что вычеты могут предоставляться  как по месту основной работы, так и там, где сотрудник работает по совместительству. Сотрудник сам решает, где ему получать вычет.

5. Управление маркетингом
Осуществление концепции управление маркетингом на предприятии требует создания такой службы, которая позволила бы реализовать эту концепцию, в ООО «Крона» эту задачу выполняют отдел оптовых продаж.

Цели отдела сбыта сводятся к удовлетворению потребностей покупателей и к снижению затрат за счет более полного использования потенциала предприятия.

ООО «Крона» мало занимается стимулированием продаж, так как имеет дело преимущественно с профессиональными клиентами. Наиболее распространенным видами стимулирования продаж является торговая реклама, система скидок, предоставление дополнительных услуг, а так же участие в специализированных ярмарках.

Предметом торгового рекламного воздействия — товары, услуги предприятия и само предприятие. С помощью торговой рекламы происходит целенаправленное распространение информации о потребительских свойствах товаров и о сопровождающих продажу товаров услугах. Это необходимо для создания этим товарам и услугам также предприятиям, реализующим их, популярности, для привлечения к ним внимания потребителей. Конечной целью рекламной деятельности является увеличение объемов продаж получение прибыли.

Реклама является частью рыночного маркетинга. Она должна точно и правдиво информировать потребителя о качестве, свойствах, ассортименте, способам потребления и других сведениях о товаре и услугах. Ее оформление должно отвечать современным эстетическим требованиям и быть разумным с точки зрения расходов на нее. С ее помощью покупатели должны затрачивать меньше времени на процесс приобретения товаров и услуг. Она должна способствовать повышению производительности труда работников торговли.

Также ООО «Крона» принимает активное участие в ярмарках, которые дают возможность широкому кругу изготовителей, потребителей, посредников вступать в непосредственные коммерческие контакты, содействующие регулированию спроса и предложения, активизации хозяйственной инициативы сторон. Результаты деятельности ярмарок позволяют предприятию принимать решения об обновлении ассортимента и номенклатуры, повышении качества, улучшении дизайна.

Ярмарки представляют собой периодические мероприятия, проводимые с участием работников посреднических организаций, торговли, промышленности, сельского хозяйства и других отраслей для совершения покупок и продажи.

Ярмарочная торговля в России как организационная форма установления коммерческих связей получила достаточно широкое распространение. Традиционно ярмарочные торги получили свое выражение также через организацию торговли в виде выставок-продаж или выставок-салонов.

Функционирование ярмарок преследуют следующие цели:

¯            развёртывание рекламной деятельности;

¯            информирование потенциальных потребителей о новой продукции, сферах её применения и возможностях приобретения;

¯            обмен коммерческой информацией с другими регионами, что способствует рационализации хозяйственных связей;

Проведение маркетинговой работы на выставках связано с изучением конъюнктуры рынка и рыночных связей, организацией рекламы, оказанием услуг, подбором экспонатов, поиском и подбором зарубежных фирм, способных стать партнерами.    продолжение
--PAGE_BREAK--