Организация иинформационное обеспечение анализа
Вопрос 1. Организационные формы и субъектыэкономического анализа
Организационные формы экономического анализа на предприятии определяютсяего размерами, отраслевой принадлежностью, организационно-правовой формой.
На крупных промышленных предприятиях деятельность всехэкономических служб возглавляется главным экономистом — заместителем директорапо экономическим вопросам.
Он организует всю экономическую работу на предприятии, в томчисле по экономическому анализу. В его подчинении находятся различныеэкономические службы и отделы (лаборатория экономики и организациипроизводства, планово-экономический отдел, отдел труда и заработной платы,финансовый и др.). В отдельное структурное подразделение может быть выделенотдел или группа экономического анализа.
На средних и малых предприятиях аналитическую работувозглавляет начальник планового отдела или главный бухгалтер.
Экономический анализ входит в обязанности не толькоработников экономических служб, но и технических отделов (главного механика,энергетика, технолога и др.). Им занимаются также цеховые службы, руководителибригад, участков и т.п. Только общими усилиями экономистов, техников,технологов, руководителей разных производственных служб, обладающихразносторонними знаниями по изучаемому вопросу, можно комплексно исследоватьпоставленную проблему и найти оптимальный вариант ее решения. При этом, однако,следует помнить вывод, сделанный специалистами по функционально-стоимостномуанализу: когда снижение себестоимости становится всеобщим делом — оностановится ничьим делом.
Распределение основных направлений экономического анализа на(предприятии можно представить следующим образом:
· планово-экономическийотдел или отдел экономического анализа осуществляет составление планаоргтехмероприятий и контроль за его выполнением, методическое обеспечениеанализа, организует и обобщает результаты анализа деятельности всехподразделений предприятия, разрабатывает мероприятия по итогам анализа;
· бухгалтерияанализирует выполнение сметы затрат на производство, себестоимость продукции,выполнение плана по прибыли и ее использование, финансовое состояние,платежеспособность предприятия и т.п.;
· отделтруда и заработной платы анализирует уровень организации труда, обеспеченностьпредприятия трудовыми ресурсами по профессиям и квалификации, уровень производительноститруда, использование фонда рабочего времени и фонда заработной платы;
· производственныйотдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту,ритмичность работы, качество продукции, внедрение новой техники и технологий,расходование материальных ресурсов, длительность технологического цикла, общийтехнический и организационный уровень производства;
· отделглавного механика и энергетика изучает состояние эксплуатации машин иоборудования, выполнение планов-графиков ремонта и модернизации оборудования,качество и себестоимость ремонтов, использование оборудования и производственныхмощностей, рациональность потребления энергоресурсов;
· отделтехнического контроля анализирует качество сырья и готовой продукции, брак ипотери от брака, рекламации покупателей,
· мероприятияпо сокращению брака, повышению качества продукции,
· соблюдениютехнологической дисциплины и т.д.;
· отделснабжения контролирует своевременность и качество материально-техническогообеспечения производства, выполнение плана поставок по объему, номенклатуре, срокам,качеству, состояние и сохранность складских запасов, соблюдение норм отпускаматериалов, транспортно-заготовительные расходы и пр.;
· отделсбыта изучает выполнение договорных обязательств и планов поставок продукциипотребителям по объему, качеству, срокам, номенклатуре, состояние складскихзапасов и сохранность готовой продукции.
Такая совместная работа по проведению анализа позволяетобеспечить системный подход и другие принципы для более полного выявления ииспользования имеющихся резервов.
Приступая к проведению анализа финансово-хозяйственнойдеятельности, рекомендуется прежде всего определить конкретные цели проведениякаждой из процедур. Цели определяются аналитиками с учетом интересовпользователей информации, которая будет получена по результатам анализа. Всеханалитиков и пользователей можно условно разделить на две группы (табл. 1.4) — внешних и внутренних. Интересы их различны а часто и противоположны. Основнойпринцип, в соответствии с которым отдельные категории аналитиков ипользователей относят к той или иной группе, — это доступ к информационнымпотокам предприятия.Внешние пользователи Внутренние пользователи
Кредиторы
Контрагенты
Государственные контролирующие органы
Специалисты по слияниям и поглощениям
Мелкие собственники и потенциальные инвесторы
Независимые аналитики
Внешние аудиторы
Юристы
Пресса
Консультанты
Управленческий персонал
Владельцы контрольных пакетов акций Бухгалтеры внутренние аудиторы
Внутренние пользователи, проводя анализ или контролируя егопроведение, могут (в меру своей компетентности, разумеется) получать любуюинформацию, касающуюся текущей деятельности и перспектив предприятия. Внешнимпользователям приходится довольствоваться лишь сведениями из официальныхисточников (прежде всего из бухгалтерской отчетности) и строить свои выводы наинформации, которую сочли возможным опубликовать внутренние пользователи.
Первыми среди внутренних пользователей аналитическойинформации следует назвать руководство хозяйствующего субъекта. Для них анализявляется необходимой основой для принятия управленческих решений. К внутреннимпользователям можно отнести и владельцев контрольных пакетов прав собственностина предприятиях (акций, паев, долей и т.п. в зависимости от формысобственности). На мелких предприятиях зачастую сами владельцы осуществляют иоперативное управление, являясь, таким образом, не только собственниками, но ируководителями своих предприятий. В крупных же акционерных обществах владельцыбольших пакетов контролируют состав совета директоров и, следовательно, черезуправляющих тоже могут иметь доступ к максимальному объему информации,касающейся существующего положения и перспектив предприятия.
Все внешние аналитики и пользователи информации, полученной врезультате анализа, преследуют весьма различные цели. Так, кредиторы (банки ифинансовые организации) и контрагенты (поставщики, покупатели, подрядчики,партнеры по совместной деятельности), проводя анализ финансово-хозяйственнойдеятельности экономического субъекта, хотят в первую очередь знать, можно ли сним иметь дело, каковы его положение на рынке и перспективы дальнейшейдеятельности, не грозит ли ему банкротство. Государственные контролирующиеорганы (налоговые, таможенные, статистические) проводят анализфинансово-хозяйственной деятельности предприятий для проверки выполнения имитребований законодательства в областях, относящихся к их компетенции.
Специалисты по слияниям и поглощениям анализируют главнымобразом перспективы предприятий с точки зрения возможности и целесообразностиосуществить их реорганизацию, т.е. преследуют свои собственные интересы, иногда(в случае враждебных поглощений) противоположные интересам владельцев,руководства и персонала поглощаемой компании. Полный доступ к важной информацииспециалисты по слияниям и поглощениям имеют только в случае дружественныхпоглощений, но в любом случае эта группа аналитиков изучает перспективыпредприятия весьма тщательно.
К внешним пользователям можно отнести и мелких собственниковпредприятий (владельцев мелких пакетов прав). Согласно российскому Закону обакционерных обществах акционер имеет право получать информацию о деятельностиобщества, однако на деле речь идет лишь о доступе к официальной бухгалтерской отчетности,которую они могут анализировать сами, чтобы составить некоторое представление оположении дел на предприятии. Поэтому с точки зрения доступности информационныхпотоков мелкие акционеры считаются внешними. Схожая ситуация у потенциальныхинвесторов, даже у тех, кто намерен приобрести крупный пакет прав. Не будучипока акционерами, они, как правило, не имеют доступа к иной информации, нежелиофициальная бухгалтерская отчетность.
В отдельные категории и среди внешних, и среди внутреннихпользователей и аналитиков можно выделить тех, кто использует приемы и методыанализа в ходе своей профессиональной деятельности, для выполнения иных, нежелианалитические, целей: это бухгалтеры и аудиторы -внешние и внутренние.Выполнение некоторых аналитических процедур входит в круг их каждодневныхпрофессиональных обязанностей.
Предприятия предоставляют финансовую отчетность следующимпользователям:
• собственникам (участникам, учредителям) в соответствии сучредительными документами;
• государственной налоговой инспекции (в соответствии сюридическим адресом предприятия);
• органам государственной статистики для обобщения ипубличного использования внешними пользователями информации;
• другим государственным органам, на которые возложенапроверка отдельных сторон деятельности предприятия и получение соответствующейотчетности. К ним относятся, например, финансовые органы, осуществляющиефинансирование расходов предприятия за счет ассигнований из бюджета илибюджетных ссуд;
• органам Госкомимущества, министерствам, ведомствампредставляют отчетность предприятия, находящиеся в государственной илимуниципальной собственности полностью или частично, а также приватизированныепредприятия (в том числе арендные), созданные на базе государственныхпредприятий или их структурных подразделений, до окончания срока выкупа.Годовую бухгалтерскую отчетность предприятия представляют не позднее 1 апреляследующего за отчетным года.
Предприятия, имеющие в своем составе филиалы или дочерниекомпании, представляют консолидированную отчетность не позднее 30 нюняследующего за отчетным года.
В составе годового бухгалтерского отчета предприятияпредставляют следующие формы (см. Приложение, где формы заполнены условнымиданными):
• форма № 1 «Бухгалтерский баланс». В нем фиксируетсястоимость (денежное выражение) остатков внеоборотных и оборотных активовкапитала, фондов, прибыли, кредитов и займов, кредиторской задолженности ипрочих пассивов. Баланс содержит обобщенную информацию о состояниихозяйственных средств предприятия, входящих в актив, и источников ихобразования, составляющих пассив. Эта информация представляется «На началогода» и «На конец года», что и дает возможность анализа, сопоставленияпоказателей, выявления их роста или снижения. Однако отражение и балансе толькоостатков не дает возможности ответить на все вопросы собственников и прочихзаинтересованных служб. Нужны дополнительные подробные сведения не только обостатках, но и о движении хозяйственных средств и их источников. Этодостигается подготовкой следующих форм отчетности;
• форма № 2 «Отчет о прибылях и убытках»;
• форма № 3 «Отчет о движении капитала»;
• форма № 4 «Отчет о движении денежных средств»;
• форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»;
• «Пояснительная записка» с изложением основных факторов,повлиявших в отчетном году на итоговые результаты деятельности предприятия, соценкой его финансового состояния;
• Итоговая часть аудиторского заключения (для предприятий,подлежащих обязательному аудиту), подтверждающая степень достоверностисведений, включаемых в бухгалтерскую отчетность предприятия.
Отчетность — это заключительный элемент системыбухгалтерского учета. Все элементы бухгалтерского отчета тесно связаны междусобой и представляют собой единое целое, т.е. систему экономическихпоказателей, характеризующих условия и результаты работы предприятия заотчетный период. Вместе с тем сведения, содержащиеся в бухгалтерскойотчетности, имеют комплексный характер, потому что, как правило, они отражаютразные аспекты одних и тех же хозяйственных операций и явлений. Например,данные, представленные в балансе предприятия (форма № 1), дополняют сведения,содержащиеся в отчете о прибылях и убытках (форма № 2), и наоборот.
Системность и комплексность сведений, содержащихся вбухгалтерской отчетности, являются следствием определенных требований,предъявляемых к ее составлению:
полнота отражения в учете за отчетный год всех хозяйственныхопераций, осуществляемых в этом году, и результатов инвентаризации имущества иобязательств;
правильность отнесения доходов и расходов к отчетному периодув соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Положением по ведениюбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации;
тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам посчетам синтетического учета на дату проведения годовой инвентаризации;
соблюдение в течение отчетного года принятой учетнойполитики. Изменение учетной политики по сравнению с предыдущим годом должнобыть объяснено в Пояснительной записке к годовому отчету.
Бухгалтерская отчетность предприятия служит основнымисточником информации о его деятельности. Тщательное изучение бухгалтерскихотчетов раскрывает причины достигнутых успехов, а также недостатков в работепредприятия, помогает наметить пути совершенствования его деятельности. Полныйвсесторонний анализ отчетности нужен, прежде всего собственникам иадминистрации предприятия для принятия решений об оценке своей деятельности.
Наиболее информативной формой дли анализа, и оценкифинансового состояния предприятия служит бухгалтерский баланс (форма № 1).Баланс отражает состояние имущества, собственного капитала и обязательствпредприятия на определенную дату.
В актив баланса включаются статьи. в которых объединеныопределенные элементы имущества предприятия по функциональному признаку. Актив балансасостоит из трех разделов. В разделе I «Внеоборотные активы» отражаютсяземельные участки, здания, сооружения, машины, оборудование, незавершенноестроительство; долгосрочные финансовые вложения; нематериальные активы и прочиевнеоборотные активы. Раздел II актива баланса «Оборотные активы» отражаетвеличину материальных оборотных средств: производственных запасов,незавершенного производства, готовой продукции и т.д.; наличие у предприятиясвободных денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, величинудебиторской задолженности и прочих оборотных активов. В разделе III отражаютсянепокрытые убытки прошлых лет и отчетного года.
В Российской Федерации актив баланса строится в порядкевозрастающей ликвидности средств, т.е. в порядке возрастания скоростипревращения этих активов в процессе хозяйственного оборота в денежную форму.
Так, в разделе I актива баланса показано имущество, котороепрактически до конца своего существования сохраняет первоначальную форму.Ликвидность; т.е. подвижность этого имущества в хозяйственном обороте, самаянизкая.
В разделе II актива баланса показаны такие элементы имушествапредприятия, которые в течение отчетного периода многократно меняют свою форму.Подвижность этих элементов актива баланса, т.е. ликвидность, выше, чемэлементов раздела 1. Ликвидность же денежных средств равнл единице, т.е. ониабсолютно ликвидны.
В пассиве баланса группировка статей дана по юридическомупризнаку. Вся совокупность обязательств предприятия за полученные ценности иресурсы прежде всего разделяется по субъектам: перед собственниками хозяйства иперед третьими лицами (кредиторами, банками и др.).
Обязательства перед собственникам (собственный капитал)состоят в свою очередь из двух частей:
1) из капитала, который получает предприятие от акционеров ипайщиков в момент учреждения хозяйства и впоследствии в виде дополнительныхвзносов извне;
2) из капитала, который предприятие генерирует в процессесвоей деятельности, фондируя часть полученной прибыли в виде накоплений.
Внешние обязательства предприятия (заемный капитал или долги)подразделяются на долгосрочные (сроком свыше года) и краткосрочные (сроком до 1года). Внешние обязательства представляют собой юридические права инвесторов,кредиторов на имущество предприятия. С экономической точки зрения внешниеобязательства — это источник формирования активов предприятия, а с юридической- это долг предприятия перед третьими лицами.
Статьи пассива баланса группируются по степени срочностипогашения (возврата) обязательств в порядке ее возрастания. Первое местозанимает уставный капитал как наиболее постоянная (перманентная) часть баланса.За ним следуют остальные статьи.
Наиболее важными задачами анализа баланса являются:
• оценка доходности (рентабельности) капитала;
• оценка степени деловой (хозяйственной) активностипредприятия;
• оценка финансовой устойчивости;
• оценка ликвидности баланса и платежеспособностипредприятия.
Баланс позволяет оценить эффективность размещения капиталапредприятия, его достаточность для текущей и предстоящей хозяйственнойдеятельности, оценить размер и структуру заемных источников, а такжеэффективность их привлечения.
На основе изучения баланса внешние пользователи могут принятьрешения о целесообразности и условиях ведения дел с данным предприятием как спартнером; оценить кредитоспособность предприятия как заемщика; оценитьвозможные риски своих вложений, целесообразность приобретения акций данногопредприятия и его активов и другие решения.
Вопрос 2. Информационное обеспечение анализа
Элементы информационной системы экономическогоанализа
Источники информации делятся на:
1. Учетные
— данные духгалтерского учета
— данные статистического учета
— данные оперативного учета
— данные управленческого учета
— выборочные учетные данные
2. Внеучетные
— нормативный материал
— материалы внешнего и внутреннего аудита материалы проверокналоговых служб
Данные, используемые в системе экономического анализа,формируются в системе, бухгалтерского, статистического, оперативного учета, атакже выборочные учетные данные. Источниками информации могут быть нормативныематериалы (нормы, стандарты, материалы внешнего и внутреннего аудита, материалыпроверок налоговых служб).
Различия целей в системе финансового и управленческого учетавлечет за собой и отличительные черты отчетности. Они заключаются в следующем:
1. Обязательность информации. Бухгалтерская(финансовая) отчетность подается в требуемой форме и с требуемой степеньюточности, независимо от того, считает ли администрация эти сведения полезными.Предоставление управленческой информации всецело зависит от воли руководства иникакие ведомства и организации не имеют права указывать, какая информациянеобходима, а какая нет.
2. Цель предоставления информации. Бухгалтерская(финансовая) отчетность предназначена для внешних пользователей. Управленческаяпредоставляется для внутреннего управления, контроля и планирования
3. Пользователи информации. Пользователямибухгалтерской (финансовой) отчетности являются деловые партнеры, потенциальныеинвесторы, акционеры и т.п. Управляющий аппарат многих организаций не имеетпредставления о том, какая часть акционеров, кредиторов и других лиц пользуетсяинформацией, содержащейся в бухгалтерских отчетах компании.
Запросы большинства внешних пользователей подразумеваютсяодинаковыми. А запросы пользователей управленческой информации (менеджеровкомпании, сотрудников), как правило, имеют специфические запросы, на которые ибудет ориентирована система управленческого учета.
4. Основополагающие положения. Бухгалтерская(финансовая) отчетность подчинена всецело российским стандартам (ПБУ).Управленческая информация может формироваться по любым учетным правилам взависимости от их полезности.
5. Временной характер. Не смотря на то, чтоданные финансового учета берутся за основу, при планировании они носятретроспективный характер. Управленческая информация вкладывает в свою структурусведения ретроспективного и перспективного характера.
6. Формы выражения информации. Финансовые документы,являющиеся конечным продуктом финансового учета, содержат в основном информациюв денежном выражении. В управленческом учете фигурирует информация как вденежном, так и в не денежном (натурально-вещественном) выражении. Вуправленческом учете отражается количество материала и его стоимость,количество проданных изделий и сумма выручки от их продажи и т.д.
7. Степень точности информации. Высшему эшелонуменеджмента необходима своевременная информация. В связи с чем можно пойти наопределенные ослабления требований к точности в пользу быстроты полученияучетных данных.
Поэтому в данной информации допустимы приблизительные ипримерные оценки. В бухгалтерской (финансовой) информации приблизительныеоценки недопустимы.
8. Периодичность информации. Финансовая информациясоставляется и подается в отчетные органы ежеквартально и ежегодно. Информацияуправленческого характера предоставляется руководству по мере надобности.
9. Объект информации. Объектом бухгалтерской(финансовой) отчетности является вся финансово-хозяйственная деятельностьэкономического субъекта. В управленческой информации основное вниманиеобращается на сравнительно небольшие подразделения предприятия: по видамдеятельности, по организационным подразделениям предприятия, по ЦФО, поотдельным изделиям.
10. Ответственность за достоверность информации. За достоверностьфинансовой информации отвечает руководитель и главный бухгалтер хозяйствующегосубъекта
Отчетность — это заключительный элемент систембухгалтерского и управленческого учета.
Все элементы бухгалтерского учета тесно связаны между собой ипредставляют единое целое, т.е. систему экономических показателей,характеризующих условия и результаты работы предприятия за отчетный период.Вместе с тем, сведения, содержащиеся в бухгалтерской отчетности, имеюткомплексный характер, потому что, как правило, разные аспекты одних и тех жехозяйственных операций и явлений.
Системность и комплексность сведений, содержащихся вбухгалтерской отчетности, является следствием определенных требований,предъявляемых к ее составлению:
1) Полнота отражения в учете за отчетный год всеххозяйственных операций, осуществляемых в этом году, и результатовинвентаризации имущества и обязательств
2) Правильность отнесения к отчетному периоду в соответствиис планом счетов бухгалтерского учета, ПБУ, НК
3) Тождество данных аналитического учета оборотам и остаткампо счетам синтетического учета на дату проведения годовой инвентаризации
4) Соблюдение в течение отчетного года принятой учетнойполитики. В случае изменения учетной политики, объяснения должны быть впояснительной записке к годовому отчету
Бухгалтерская отчетность предприятия служит основнымисточником информации о его деятельности. Тщательное изучение бухгалтерскихотчетов раскрывает причины достигнутых успехов, а также недостатков в работепредприятия, помогает наметить пути совершенствования его деятельности. Полныйвсесторонний анализ отчетности нужен прежде всего собственникам и администрациипредприятия для принятия решений об оценке своей деятельности.
В настоящее время годовая бухгалтерская отчетность состоит изследующих основных форм:
1) Баланс предприятия (нетто) ф.1
2) Отчет о прибылях и убытках ф.2
3) Отчет об изменении капитала ф.3
4) Отчет о движении денежных средств ф.4
5) Приложение к бухгалтерскому балансу предприятия,пояснительная записка ф.5
К исходной информации в экономическом анализе предъявляютсяопределенные требования. Главное из них — удовлетворять потребности широкогодруга пользователей с разными и подчас противоречивыми интересами. Детализируятребования к учетной информации, обратим внимание на наиболее важные из них.
Достоверность информации характеризуется: правдивостью,соответствием нормативным актам и внутрихозяйственным положениям;нейтральностью, т.е. отсутствием в ней «нажима», подталкивания к принятиюрешения, в котором заинтересован во-. все не пользователь; возможностьюпроверки и прозрачностью; осмотрительностью — отражением расходов и убытковпрежде, чем доходов и прибылей./> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
Виды информации /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
Рис. 1.1 Состав информации, необходимой для принятияуправленческих решений
Такое требование, как сопоставимость учетной информации,достигается в процессе проведения динамического и структурного анализа.
Рациональность экономической информации предполагает еедостаточность, оперативность, высокий коэффициент использования первичнойинформации, отсутствие излишних данных, преодоление противоречия междусистематическим ростом объема информации и постоянной ее нехваткой длярационального управления из-за высокой стоимости получения (приобретения)необходимых сведений. Важным критерием рациональности является не толькоотражающая, но и организующая роль информации, если она приспособлена ктребованиям конкретного пользователя и может быть зафиксирована в качественоу-хау.
Экономический анализ позволяет усилить контрольную функцию засодержательностью и достоверностью экономической информации. Далеко не всегдаисходная информация, например бухгалтерская отчетность, может быть признанадостоверной. В качестве причин недостоверности могут быть: незнаниесоставителями нормативных актов, содержания и порядка подготовки отчетности;невыполнение требований этих актов; прямая фальсификация, вуалирование сведений.
Особенности внутреннего и внешнего анализаКвалификационный признак Внешний анализ Внутренний анализ
Назначение
Исполнители и пользователи
Базовое информационное обеспечение
Характер предоставляемой информации
Степень унификации методики анализа
Доминирующий временной аспект анализа
Общая оценка имущественного и финансового состояния
Собственники, участники рынка ценных бумаг, налоговые службы, кредиторы, инвесторы и др.
Бухгалтерская отчетность
Общедоступная аналитическая информация
Достаточно высокая возможность унификации процедур и алгоритмов
Ретроспективный и перспективный
Поиск резервов увеличения прибыли и эффективности деятельности
Управленческий персонал предприятия (руководители и специалисты)
Регламентированные и нерегламентированные источники информации
Детализированная аналитическая информация конфиденциального характера
Индивидуализированные разработки
Оперативный
Из представленных в табл. 1.3 различий следует выделить дваосновных: во-первых, широта и доступность привлекаемого информационного обеспеченияи, во-вторых, степень формализуемости аналитических процедур н алгоритмов. Еслив рамках внешнего анализа опираются прежде всего на бухгалтерскую отчетность,которую, в принципе, можно получить, обратившись в органы статистики, тоинформационное обеспечение внутреннего анализа гораздо шире, поскольку для егопроведения возможно привлечение практически любой необходимой информации, в томчисле и не являющейся общедоступной, в частности для внешних аналитиков.
Безусловно, понятия ограниченности доступа к данным и ихконфиденциальности существуют и в отношении внутренних аналитиков в том смысле,что абсолютной равнодоступности к источникам информации внутри предприятия несуществует в принципе, поскольку доступ к информационной базе, как правило,ограничивается в зависимости от сферы интересов, компетентности иответственности того или иного аналитика.
Что касается второго различия, то оно в значительной степенитакже предопределяется составом и структурой исходных данных, имеющихся в наличииу аналитика. Поскольку для внутреннего анализа могут быть доступны различныевнутренние отчеты и формы, не являющиеся унифицированными и обязательными ксоставлению во всех компаниях и с заданной периодичностью, многие аналитическиепроцедуры не являются заранее предопределенными, а сам анализ в этом случаеносит более творческий, в определенной степени импровизационный, характер.Основным информационным обеспечением внешнего анализа служит бухгалтерская отчетность,именно определенной унифицированностью доступной информационной базы внешнегоанализа и формализуемостью алгоритмов расчета ключевых показателей объясняетсявозможность использования стандартных пакетов прикладных программ аналитическойнаправленности.
Наибольшую значимость и информативность для принятияуправленческих решений имеет анализ производственной и финансовой подсистем. Производственныйанализ заключается в обобщении данных, касающихся производственнойдеятельности хозяйствующего субъекта, выраженных прежде всего а натуральныхизмерителях — тоннах, метрах, штуках. В рамках производственного анализаосуществляется сравнение фактически достигнутых показателей с плановыми,средними по отрасли или по группе родственных предприятий и выявляются причинырасхождения, резервы увеличения выпуска или изменения его структуры.
Финансовый анализ в системе управленияфинансами предприятия в наиболее общем виде представляет собой способнакопления, трансформации и использования информации финансового характера,имеющий целью:
• оценить текущее и перспективное имущественное и финансовое состояниепредприятия,
• оценить возможные и целесообразные темпы развитияпредприятия с позиции их финансового обеспечения;
• выявить доступные источники средств и оценить возможность ицелесообразность их мобилизации;
• спрогнозировать положение предприятия на рынке капитала.
Состав информационного обеспечения анализа, его глубина,достоверность и объективность аналитических выводов обеспечиваются привлечениеми аналитической обработкой разнообразной информации.
В зависимости от источников получения информации онаподразделяется на внутреннюю и внешнюю. Наибольшую роль в информационномобеспечении анализа играет внутренняя информация, к которой относятся все видыхозяйственного учета, бухгалтерская и статистическая отчетность, учредительные документы,юридическая документация, характеризующая договорные отношения с поставщиками ипокупателями, заемщиками, вкладчиками и эмитентами, проектная и другаятехническая документация, отражающая функциональную структуру выпускаемыхизделий, их качество, уровень техники и технологии их производства, степеньавтоматизации управления всеми сторонами деятельности хозяйствующего субъекта,нормативно-плановая документация и бизнес-план, акты аудиторских и плановыхпроверок.
Для проведения разных видов экономического анализаиспользуются различные источники внутренней информации и разное их соотношение.
Данные внутрихозяйственного бухгалтерского учета привлекаютсяпри осуществлении всех видов анализа внутренними пользователями в пределахсанкционированного руководством предприятия доступа к этим данным.
Основным источником информации дня внешних пользователейявляется бухгалтерская отчетность
Внутренние источники информации, можно, сгруппироватьследующим образом:
1) учредительные документы;
2) первичные документы, фиксирующие состав основных иоборотных средств и их оценку;
3) первичные документы, отражающие хозяйственные операции ивызываемые ими движения денежных средств, а также доходы и расходыхозяйствующего субъекта;
4) проектно-техническая документация (технические паспорта,технологические карты и др.);
5) юридические документы, фиксирующие отношения синвесторами, поставщиками и покупателями, заемщиками, эмитентами и вкладчиками;
6) данные аналитического бухгалтерского учета;
7) данные оперативного учета;
8) данные статистического учета;
9)- бухгалтерская отчетность, включая все приложения ипояснительную записку;
10) оперативная отчетность;
11) статистическая отчетность;
12) акты ревизий, аудиторских и налоговых проверок,заключения коммерческих банков, судебных органов;
13) планово-нормативная документация;
14) материалы, характеризующие личный состав персонала, вособенности руководящий состав анализируемого хозяйствующего субъекта;
15) концепции, стратегии, инвестиционные программы ибизнес-планы.
Наряду с внутренней информацией в современных условияхрыночной экономики России для принятия рациональных управленческих решений необходиморасполагать информацией о состоянии внешней среды функционированияхозяйствующего субъекта.
Такая информация поступает из источников, находящихся внехозяйствующего субъекта, и поэтому называется внешней информацией. В ее составвходят:
1. политическая информация, характеризующаяэкономическую политику государства в период проведения анализа и намечаемые ее изменения,в частности в области поощрения или запрещения отдельных видов хозяйственной икоммерческой деятельности, а также налогообложения;
2. экономическая информация о состоянии спроса ипредложения по Дразним видам товаров и услуг на отечественных и зарубежныхрынках, о процентных ставках за кредит, о биржевых котировках ценных бумагразных эмитентов, о колебаниях курсов иностранных валют, о рейтингах отдельныхкоммерческих банков и компаний, с которыми анализируемый объект имеет деловыеотношения, о состоянии и перспективах развития отдельных отраслей и подотраслейнародного хозяйства;
3. информация о деятельности, финансовой устойчивостии перспективах развития конкретных хозяйствующих субъектов, являющихсяпокупателями, поставщиками, заемщиками, инвесторами, эмитентами ценных бумаг,кредиторами либо конкурентами анализируемого хозяйствующего субъекта;
4. информация о деловых и личных качествах руководителейэтих юридических лиц.
Источниками внешней информации являются газеты, журналы,биржевые бюллетени, телевидение, Интернет, органы государственной статистики,службы экономической безопасности и личные наблюдения руководителейанализируемого хозяйствующего субъекта, а также фирмы, специализирующиеся насборе и обработке информации по заказам пользователя.
Собранная из разных источников информация группируется иобрабатывается в разрезах, необходимых для достижения преследуемых данным видоманализа целей. При этом особое внимание уделяется проверке согласованностиданных, полученных из разных источников и их достоверности.
Аналитические расчеты — весьма трудоемкий процесс, посколькусвязан с большим объемом разнообразных вычислений, что требует использованиясовременной вычислительной техники. Технические качества ЭВМ дают возможностьповысить эффективность аналитических расчетов: сократить сроки анализа;добиться более полного охвата влияния различных факторов на результатыхозяйственной деятельности; заменить приближенные расчеты более точнымивычислениями; решать многомерные задачи анализа, не выполнимые традиционнымиметодами; получать комплексную оценку эффективности коммерческой деятельности;своевременно готовить управленческие решения и т.п.
Для автоматизированной обработки экономической информациикроме самих ПЭВМ необходимы базы данных о хозяйственной деятельностиорганизации, общие и частные методики анализа, общее и функциональноепрограммное обеспечение, представляющее собой сложную систему. Так, общеепрограммное обеспечение наряду с операционной системой и сервисными программамивключает: системы программирования (трансляторы с языков программирования);инструментальные программные средства (текстовые и графические, табличные процессорыи др.); прикладные программы (универсальные и специфические, пригодные толькодля анализа).
На базе общего программного обеспечения разрабатываютсялокальные и комплексные программы функционального обеспечения для решенияконкретных аналитических задач.
Для того чтобы поставить ЭВМ на службу аналитику, требуется:вначале выполнить постановку задачи комплексного анализа, затем разработатьалгоритм решения и математическое описание для ПЭВМ; сформировать новуюинформационную систему и создать банк данных для анализа; подготовить машинныепрограммы решения аналитических задач на одном из машинных языков. Работа этавесьма трудоемкая, требующая высокой квалификации как аналитика, так ипрограммиста.
При наличии рынка готовых программных продуктов, отвечающихвысоким требованиям, целесообразно обращаться к его услугам для организациикомпьютерного анализа хозяйственной деятельности.
Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМявляется создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров,экономистов, плановиков и т.д. В стране широким фронтом ведутся работы посозданию АРМ бухгалтера, АРМ плановика и других специалистов. Имеется такженекоторый опыт создания АРМ аналитика. Под автоматизированным рабочим местоманалитика понимают профессионально ориентированную малую вычислительнуюсистему, предназначенную для автоматизации работ по анализу хозяйственнойдеятельности. Техническую базу АРМ аналитика составляют персональные ЭВМотечественного и зарубежного производства.
На первых порах АРМ аналитика технологически функционирует вавтономном режиме с использованием локальных баз данных. Наиболее эффективнойформой функционирования АРМ является соединение их в единую вычислительную сетьаналитического обеспечения хозяйственной деятельности предприятия.
Опыт проектирования АРМ аналитика и других систем позволяетобобщить требования к их функционированию: своевременное удовлетворениевычислительных и информационных потребностей экономиста при проведении анализахозяйственной деятельности; минимальное время ответа на аналитические запросы;возможность представления выходной информации в табличной и графической форме,внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечногорезультата; повторение процесса решения задачи с любой произвольно заданнойточки (стадии) расчета; возможность работы в составе вычислительной сети;простота освоения приемов работы на АРМ и взаимодействия системычеловек—машина.
Вместе с тем количественное накопление компьютеров в стране ив организациях всех видов не могло не привести к качественным изменениям ворганизации работы бухгалтерско-финансовых служб.
Прежде всего появились достаточно интересныеинформационно-справочные системы, которые взяли на себя функцию обеспечениянеобходимой правовой (особо следует отметить, что в первые годы экономическихреформ законодательство было весьма неустойчивым, следить за всеми изменениямив нормативных документах самим предприятиям было весьма трудно) информацией,данными по изменениям, которые происходят на товарных, фондовых и финансовыхрынках. Постепенно сложился рынок информационных услуг, на российском рынкечетко выделились лидеры информационного обслуживания, которые работали ссубъектами хозяйствования на основе долгосрочных договоров, обеспечивая постоянноеобновление универсальных данных и готовя целевые базы данных по заказуклиентов. В настоящее время можно выделить следующие наиболее известные справочно-правовыебазы данных:
Справочно-правовые базы данныхINTRALEX « ЮСИС»
ИНЭК
Консультант Плюс
НПП Гарант-Сервис
Форте 94
Центр компьютерных разработок
Элкод
«Интерконсультант-2», «Интерправо», «Хозяйственное право и рынок», «Страховое законодательство», «Банковское право», «Законодательство Москвы»
Консультант Плюс
Гарант-Классик, Гарант-Универсал, Гарант _Мастер, Гарант- Максимум
«КОДЕКС» (Москва)
«КОДЕКС» (Питер)
Консультант Плюс: Московский выпуск, Московская область, Москва Проф
В последние годы рынок информационных услуг существенноукрепился, появились новые виды услуг, в частности связанные с подготовкойцелевой информации.
Вместе с тем широкое использование компьютерной техникиобеспечило возможность ускоренного применения специальных программ длявыполнения ряда работ при управлении производством. В первую очередь этокоснулось наиболее массовых работ, к которым относятся учетные.
Для конца 80-х и 90-х гг. XX в. характерно необычайноинтенсивное развитие в России финансовых учреждений — коммерческих банков,страховых компаний, инвестиционных фондов. Тесно сотрудничая и пытаясьвписаться в мировую систему финансового сообщества, эти структуры первымиосвоили современные виды вычислительной техники и современные программныепродукты. В банковской системе стали активно разрабатываться новые программныепродукты.
Изменения в экономике, создание большего числа коммерческихорганизаций, их серьезная диверсификация, требование ориентироваться на запросыклиентов, учет действия конкурентов привели к существенному изменению процессауправления производством, требуя наибольшей гибкости и адаптивности организацийк новым условиям.
Наиболее активно развивались торговые организации. Контрольза спросом, быстрое изменение ассортимента продукции и минимизация запасовстали их важнейшей задачей в новых условиях рыночной экономики. Они также сталииспользовать современную технику и программные продукты.
В первые годы реформ, когда резко сократились работы вбазовых отраслях народного хозяйства, были созданы новые коммерческиеорганизации, в том числе в инфраструктурных областях, в первую очередь внаиболее массовых — бухгалтерских. Технические навыки специалистов облегчилибыстрое освоение компьютеров, а привлечение к работе в бухгалтериипрограммистов обеспечило быстрое их освоение, а иногда и разработку собственныхпрограммных продуктов. Однако очень скоро сформировался рынок программныхпродуктов, определились основные разработчики программ для пользователейопределенного класса (малых и средних предприятий; корпоративных структур,специально для торговых организаций, банков и т.п.).
Аналогичная тенденция характерна и для индустриально развитыхстран. Программные продукты фирм «Oracle», «SAPAG Bach», «Platinum Soft Ware»,«Реор1е Soft» и других используют на тысячах предприятий странфирм-разработчиков и за рубежом. Программные продукты этих фирм широко используютсяи в России; эти фирмы активно сотрудничают с разработчиками российскихпрограммных продуктов.
В настоящее время можно выделить следующие универсальныебухгалтерские программы:
Универсальные бухгалтерские программыScala Scala АйТи БОСС-Бухгалтер Алеф-Консалтинг Алеф Бухгалтерия Гранит-Центр ГРАН БУХ ДИЦ Турбо Бухгалтер «Инотек НТ» ИНОТЕК БУХГАЛТЕР Инфин Инфин-Бухгалтерия Информатик Инфо-Бухгалтер Компьютер -сервис Бухгалтерия Овионт Баланс -1+ Паритет-Софт Главный бухгалтер «Синко» БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И РАСЧЕТ БАЛАНСА Софтленд-системз Бухгалтерский учет прелприятия Фирма Само САМО-Трейд ФОЛИО ФОЛИО – БАЗИС Электронные деньги NESTA Электрон-сервис Бухгалтерия ЛЮКС 1С 1С: Бухгалтерия
Для решения задач экономического анализа и планированиянаибольшую известность получили следующие программы:
Программу финансового анализа и планированияGl-consalting ПОНИ (Планирование, Оптимизация, Налогообложение, Инвестиции) АЛЬТ «Альт-Инвест», «Альт-Финансы», «Альт-Инвест – Прим», «Альт-Прогноз», «Альт-План» («Инвестор», «Аналитик», «Экономический анализ и прогноз деятельности предприятия», «1С: АФС»…) Инек «Олимп», «СтатЭксперт», «ФинЭксперт», «Маркетинг», «Три Кита»
Росэкспертиза
Универсальные программы, имеющие модули анализа и (или) планирования в своем составе БИЗНЕС КЛАСС (Интеллект-Сервис), ФИНАНСОВЫЙ АНАЛИЗ (Инфин), Программа «Анализ» («Капитан»), Планирование и анализ деятельности предприятия («Звезда»)
Вопрос 3. Основы компьютерной обработки вэкономическом анализе
Актуальность исследования:
Качественное информационное обеспечение процесса управленияхозяйственной деятельностью возможно только при использовании новейшихинформационных технологий: средств вычислительной техники, телекоммуникаций ипрограммного обеспечения. Современный уровень развития систем автоматизации иинформационного обеспечения предлагает различные пути совершенствованияинформационной системы предприятия с использованием передовых достижений наукине только для ведения бухгалтерского учета и предоставления отчетности внешнимпользователям, но и для своевременного получения необходимой аналитики длятекущего управления предприятием.
Автоматизация аналитической работы
Автоматизация может оптимизировать аналитические процессы напредприятии не только посредством развития возможностей предоставленияинформации для аналитика, но и напрямую упрощая выполняемые расчеты ианалитические процедуры. Это — компьютерные программы, автоматизирующие процессанализа данных.
Условно их можно разделить на три категории.
1). Компьютерные программы позволяющие строить аналитическиеотчеты на основе данных, имеющихся в системе, в любых разрезах, видах ипредставлениях. Технически данный процесс осуществляется не стандартнымзапросом к базе данных, а специальными гибкими средствами анализа данных наоснове новейших технологий, позволяющими аналитику выбирать любое возможноепредставление данных. Это — конструкторы отчетов, OLAP-технологии и т.д. Такиесредства позволяют обученным пользователям информационной системы, используясовременное программное обеспечение, без постоянной помощи программистов,сотрудников отделов АСУ, IT и т.п. строить отчеты в любой формы без привязки ккаким-то заранее разработанным шаблонам, тем самым, используя все возможностидетализации данных, которые были разработаны для информационной системы.
2). Программы, автоматизирующие непосредственно методикуанализа. В них могут быть настроены стандартные, а также используемыепредприятием, методы экономического анализа на основе компьютерной обработкиданных — сравнение, группировка, и развертывание сгруппированной структурыданных, факторный анализ и элиминирование, расчет коэффициентов, расчетныхпоказателей и т.д. В этом случае, программа сама производит необходимыерасчеты, а пользователь-аналитик лишь задает параметры автоматизированнойпроцедуры, выбирает диапазоны данных, метод анализа, условия расчетов и т.д.При комплексной автоматизации предприятия (наличие общеинтегрированной системыучета, планирования и анализа) данная программа даже не будет требовать отпользователя ввода данных или импорта их из других систем или подсистем.Фактические учетные данные, а также данные финансового, производственногопланирования, маркетингового прогнозирования, технического и производственногонормирования и т.д. в необходимом виде уже готовы для использования аналитиком.Задача последнего, действительно, сводится лишь к заданию параметров, получениюрезультатов и формирования выводов на основе произведенных расчетов. При т.н.«лоскутной автоматизации», когда учетных и плановых данных нет в готовом видетакая система, естественно, требует ввода данных (что, по понятным причинам, неявляется наименее трудоемким вариантом), либо импорта необходимой информации издругих систем учета, электронных таблиц и т.д.
3). Системы аналитического моделирования. Это еще одно важноевозможность для аналитика «поиграть цифрами» — «что будет, если мы однимощности заморозим, другие демонтируем, а третьи начнем развивать?». Работая врежиме жестокого стресса, высокого риска, крайней неопределенности ипостоянного дефицита времени на раздумья, управленец просто не может несовершать ошибки. В этом случае даже методически правильный анализ фактическихданных не может элиминировать возможность ошибок при принятии управленческихрешений. Необходим анализ данных на основе моделирования. Корпоративная системасоздает фундамент для того, чтобы можно было развернуть «игровое полеаналитика», давая ему возможность моделировать как уже произошедшие («а чтобыло бы, если...»), так и будущие («а что будет, если...») события. При этомможно использовать фактически учетные данные, не вводя их повторно. Можнооперировать с изменением какого-то одного или нескольких параметров,использовать варианты подбора параметров на основе сложных уравнений, применятьтренды и другие варианты прогнозирования, формируя в результате различные посвоей вероятности оценки-возможности осуществления различных событий. Этопозволяет в полной мере использовать всю методику, весь инструментарийэкономического анализа, работая при этом как с фактическими и плановымиданными, так и с расчетами на основе моделирования.
Исследования отечественного рынка компьютерных программуправления предприятиями показывают, что все большее число разработчиковориентируется на создание корпоративных систем, и в этой связи большое вниманиеуделяется аналитическим программным продуктам. Однако, несмотря на это,абсолютное большинство создаваемых и используемых компьютерных программпо-прежнему в первую очередь ориентировано на автоматизацию учетной работы ииспользует аналитические модули как настройки к учетным системам. При этомметодика анализа, используемая в таких системах, часто ограничиваетсяприменением нескольких коэффициентов и выборок. Также большинство аналитическихпрограмм по-прежнему основываются лишь на использовании только данныхфинансовой отчетности предприятия. Такое представление информационной базы,естественно, влияет на глубину аналитических исследований и аналитическиевозможности самих программных продуктов, значительно снижает обоснованностьвыводов по результатам такого анализа.
Ограничение информационной базы финансового анализа толькорамками данных финансовой отчетности или бухгалтерского учета, как подчеркивалаО.В. Ефимова, «сужает возможности финансового анализа и, главное, егорезультативность, поскольку оставляет вне рассмотрения принципиально важные дляобъективной оценки финансового состояния факторы, связанные с отраслевойпринадлежностью хозяйствующего субъекта, состоянием внешней среды, а также ряддругих существенных факторов». (№ 40, с. 37).
Оптимизация информационной системы на предприятии позволяетобеспечить аналитика всей необходимой информацией. Однако использовать этусистему необходимо рационально. Стремление к детализации финансового анализаобусловило разработку, расчет и поверхностное использование явно избыточногоколичества финансовых коэффициентов, тем более что большинство из них находитсяв функциональной зависимости между собой (например, коэффициент маневренностисобственных средств и индекс постоянного актива, коэффициент автономии икоэффициент соотношения заемных и собственных средств). Предметом особойгордости некоторых разработчиков новых программных средств по финансовомуанализу является утверждение о том, что созданный, инструмент дает возможностьрассчитать 100 и более финансовых коэффициентов. На наш взгляд, обычно бываетдостаточно использовать не более 2-3 показателей по каждому аспекту финансовойдеятельности.
Кроме того, детализация внутренних данных ни в коей мере нерешает проблемыинформационного обеспечения сравнительного анализа, который зачастую невозможениз-за отсутствия адекватной нормативной базы и доступных среднеотраслевыхпоказателей.
Аналитическая обработка экономической информации оченьтрудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. Сразвитием экономики потребность в аналитической информации значительноувеличивается. Это связано, прежде всего, с необходимостью разработки иобоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективностикраткосрочных и долгосрочных управленческих решений, требованиям кэффективности оперативного управления предприятием.
В связи с этим правильная организация информационной системына предприятии чрезвычайно важна. Причем важно не только обеспечить и упроститьввод большего объема информации сотрудниками учетных служб, увеличитьдетализацию данных и т.д., но и максимальным образом повысить эффективностьработы самих аналитиков.
Важнейшим элементом такого улучшения и его движущей силойдолжна стать автоматизация аналитических расчетов, которая в настоящее времястала объективной необходимостью.
Вычислительные средства, которые могут иметь и имеют сейчаспредприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать (а зачастую иобъединить в единую, целостную систему) обработку всех экономических данных, втом числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизациианалитических расчетов заключается в следующем.
• Повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков.Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческойдеятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вестипостановку более сложных экономических задач.
• Более глубоко и всесторонне исследуются экономическиеявления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервыповышения эффективности производства.
• Повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровеньи действенность.
Основные методические задачи организацииинформационной системы на предприятии
Создание информационной системы предполагает проведениецелого ряда мероприятий, требующих исследовательского, организационного итворческого подхода.
Для создания информационной системы необходимо провести:
• предварительное обследование для выявления требований всехзаинтересованных лиц к этой системе, изучения тех возможностей, которые дастсистема для анализа информации;
• разработку внутрикорпоративных стандартов учета,удовлетворяющих как общегосударственным требованиям, так и соответствующихзадачам, поставленным на этапе предварительного обследования, а также — разработку принципов детализации аналитической информации (этап проектированияинформационной системы);
• обеспечить выполнение всех поставленных задач с помощьюреорганизации, автоматизации бизнес-процессов и т.д.