1. Торговые системы
Мнимые и реальныезадачи автоматизации
Обычно в технико-экономическихобоснованиях автоматизации различного рода процессов в качестве цели ставятповышение производительности труда и экономию кадров. Подходит ли эта цель дляавтоматизации управления процессом торговли? На практике организовать процессраздачи товара и получения денег можно очень многими способами, и если при этомставить главной задачей экономию кадров, то решить ее можно достаточно просто.Однако, вряд ли это будет эффективное торговое предприятие. Если же ставитьзадачу эффективного управления торговым предприятием с целью получениянаибольшей прибыли (сейчас или в будущем), то решить ее действительно можнобудет только с помощью автоматизация процессов товародвижения.
Комплексные системы — «за» и «против»
Одна из самых распространенных ошибок — это выбор комплексной системы. Он основан на известном маркетинговом приеме:автоматизирован должен быть весь процесс, иначе не будет достигнута должнаяэффективность. К подобному утверждению надо относиться очень осторожно. Какие«подводные камни» могут ожидать заказчика подобных систем? Опытпоказывает, что реальными потребителями комплексных систем являются клиентыдвух типов.
Первый тип это те, которые надеются спомощью очень умной системы научиться торговать. В этом случае, если системапредлагает какую-то достаточно удовлетворительную технологию, то это приноситуспешные результаты, при условии, что торговый процесс достаточно прост,например, в магазинах, торгующих дорогими товарами. Процесс продаж тамнизкоскоростной, товар дорогой, доверие к персоналу высокое. При этом вряд ливозможны какие-либо вариации на основе такой системы: ни о каком развитии иизменении не может идти и речи.
Методика управления каждым из процессов,в частности, основным торговым процессом, часто упрощается в пользу комплексногорешения, в пользу удобства обмена данными между частями системы, для того чтобыполучить полностью консолидированную финансовую отчетность. Эта задача тожеважна и интересна, и ею, кстати, определяются клиенты второго типа. Ихбизнес-процессы и структура предприятия настолько разветвлены, что задача сбораданных действительно очень сложна. Предприятие готово в пользу решения этойзадачи отказаться от некоторой части своих основных функций. Фактически этоозначает, что данное предприятие имеет проблемы в управлении и согласованииданных. Поэтому клиент согласен все делать проще, пусть не столь эффективно, нолишь бы не нарушить взаимодействие между системами вообще. В этом случаеэффективность управления каждым процессом, в том числе процессом торговли хуже.Это лишний раз подтверждает тезис о том, что все универсальное хужеспециального.
Если же говорить о комплексных решенияхна базе известных западных систем, то они, в силу своей нацеленности на решениемаксимального числа возникающих перед предприятием задач, обладают оченьразвитыми средствами настройки. Научиться у них чему-либо совершенноневозможно. Если вы можете понять, каким из 50-ти способов наиболее эффективноприходовать товар, значит вы сами владеете технологией. Система позволяет вам производитьопределенные настройки структуры бизнес-процесса, но не дает технологию.Наиболее ярким примером является система R/3 фирмы SAP, которая умеет все.Стоит она дорого и не накладывает почти никаких ограничений на технологию.
Система управленияили финансовая система?
Обычно управление тесно увязывают сфинансовым учетом. Учет в России достаточно сложен. Первое, что необходимосделать, приступая к автоматизации, нужно предельно конкретизировать цель. Еслиузкое место находится именно в сфере учета, то не имеет смысла покупатькомплексную систему автоматизации. Нужно решать проблему там, где онасуществует, так как задачи управления торговым процессом и учета во многомпротивоположны. Также во многом противоположны задачи получения максимальнойприбыли и уплаты наиболее правильных налогов. Поэтому в первую очередьнеобходимо разрешить основной конфликт. Чем необходимо заниматься:автоматизацией учета или управлением процессом продаж? В розничной торговле, ксожалению, разница между двумя этими задачами, к сожалению, сильнозавуалирована. Система управления торговым залом в большей степени похожа науправление конвейером, на системы АСУ. При этом на производстве никому непридет в голову попытаться использовать финансовую систему для управленияконвейером, а вот в розничной торговле это очень распространенная идея:управлять процессом торговли при помощи бухгалтерской или финансовой системы.Естественно, что результат в таком случае будет неудовлетворителен. Специалистыпо управлению часто называют финансовый учет «посмертным». Онфиксирует только то, что уже произошло, состоялось и не может быть изменено. Сдругой стороны, финансовая система одинаково равнодушно фиксирует как прибыль,так и убытки, в то время как система управления рассчитана как раз на то, чтобыиметь прибыль и не иметь убытков. В этом огромная разница между ними.
Система управления абсолютно необходимав условиях оптимизации управления и в условиях жесткой конкуренции. Поэтому еевнедрение особенно эффективно в случае, если имеется сеть розничных магазинов.Для отдельного магазина это имеет смысл только в том случае, если он работает вусловиях жесткой конкуренции. Когда конкуренции нет, то внедрение такой системыможет быть преждевременным, так же как и организация новых форматов торговли,например, дисконтов, поскольку самой эффективной формой торговли являетсясупермаркет, и до тех пор, пока нет достаточного количества супермаркетов,переходить к дисконтам нелогично.
Тем не менее, нельзя навязывать любомупредприятию систему управления. Если узкое место в данный момент находится вобласти учета, то нужно решать именно эту задачу. Финансовая система можетпомочь снизить издержки, оптимизировать налогообложение. В то же время онаплохо справляется с оперативным учетом: точные данные бухгалтерия имеет неранее 20-го числа следующего месяца. Все законодательство рассчитано именно наэто. А без оперативного учета не только велик риск увеличения потерь, но ивообще невозможно принимать управленческие решения.
Решение задачи автоматизации торговогопредприятия может заключаться в последовательном устранении узких мест.Руководителю важно, научившись справляться с проблемами одного рода, суметьпереключиться в случае необходимости на новую проблему, на новое узкое место,тормозящее развитие предприятия.
Магазин илицентральный офис?
Торговая система в магазине(back-office) занимается поддерживанием ассортимента, заказами, управлениемценами и др. Торговую систему центрального офиса (head-office) можнорассматривать как логистическую. Она может работать как оптовая и какрозничная, распределяя товар и в собственные магазины, и сторонниморганизациям. Логистическая система может быть централизована идецентрализована в том смысле, кто делает заказ в дистрибьютерский центр. Еслимагазин поставить на уровень торговой секции, заказ для него формируется из«центра», т.е. товар распределяется. Второй вариант, когдадистрибьютерский центр работает с магазинами, как с клиентами, т.е. получает ибез обсуждения выполняет поступающие из магазина заказы. В последнем случаеоптовый покупатель (свои магазины или сторонний покупатель) считается сам посебе специалистом, который знает, что ему нужно приобрести, а делодистрибьютерского центра — распределение товара, его потоков. Его задачаобеспечить потоки товаров в соответствии с поступающим потоком заказов. Вслучае, когда предприятие состоит из одного локального магазина, его торговаясистема должна объединять функции магазина и центрального офиса.
/>
В каких ценах вестиучет?(определение цены для ведения учёта)
Еще один важный момент, о которомследует сказать. Финансовая система по традиции ведет учет в продажных ценах.Это сложилось исторически, но отнюдь не является непреложным законом, на чемнастаивают многие бухгалтеры, социалистической формации. Все системы учетаравноправны и разрешены законодательно. Дело в том, что учет в продажных ценахнеэффективен по многим параметрам. Во-первых, к тому, что сведения о товаре вторговом зале имеются не в плане номенклатуры, а только в плане его стоимости.В случае недостачи неизвестно, какого именно товара недостает. Известно лишь,что недостает товара на такую-то сумму. А при появлении излишков послеинвентаризации информация об этом просто не доходит до руководства, посколькувозникшие излишки немедленно делятся между собой торговым персоналом.
Во-вторых, хорошо известен принцип, чтотрудно менять именно те цены, в которых производится учет. Соответственно, еслиучет идет в розничных ценах, то каждое изменение розничной цены сопряжено сбольшими проблемами. В такой ситуации очень сложно делать скидки. Просто такскидку на товар давать нельзя, её опять надо проводить, производить переоценку.Такой метод учета был изобретен в те времена, когда касса не могла учитыватьтовар. При этом возникает масса сложностей с налогообложением разных категорийтовара. Тем не менее, такой вариант учета (в продажных ценах) вполне допустим,если магазин достаточно простой. Хотя параллельный учет товара в количественномотношении также необходим, хотя бы потому, что без этого невозможно эффективноработать с системой заказов, а также помогает уменьшить потери товара прихранении.
Таким образом, учет в продажных ценахобычно популярен в двух случаях:
а) как дань традиции, сложившейся присоциализме,
б) в тех ситуациях, когда собственникотделен от магазина и вообще несколько не определен, благодаря чему торговыйперсонал может намеренно придерживаться непрозрачной системы учета.
Но если перед торговым предприятиемстоит задача получения максимальной прибыли и предельной минимизации потерь,тогда наиболее эффективным будет учет в закупочных ценах, иликоличественно-суммовой учет. Только такой учет позволяет получать реальнуюприбыль.
На Западе этой проблемы не возникает,поскольку там система управления очень далека от системы финансов, в то времякак в России даже торговые системы очень сильно подвержены изменениям вслед зазаконодательством. Например для такой известной фирмы, как «ИКЕА»подобная ситуация просто невозможна, поскольку эта торговая сеть работает в 29странах, и поэтому ее владельцам не может прийти в голову найти систему,которая соответствует законодательству 29 стран. Система управления продажами,которая там установлена, одна на все страны и потому она никак не реагирует наизменения законодательства каждой страны. А вот финансовая система в каждойстране своя или, по крайней мере, настроена под конкретное финансовоезаконодательство. В России же связь между торговой системой и финансовойслишком тесная. Из-за изменений требований к сдаче финансовых отчетов зачастуюменяется система управления торговым процессом.
2. Программноеобеспечение для торговли: функции и параметры
Операционные системыи базы данных
Современные операционные системы (ОС)благодаря своему высокому уровню стабильности и безопасности, соответствуютуровню задач, решаемых на уровне POS-узлов и управления работой всего магазина.Например, Windows NT — это масштабируемая, и многозадачная ОС. Windows NT часторассматривается заказчиками как операционная платформа в будущем, онаобеспечивает преимущества стандартов на основе Microsoft. Поэтому, длязаказчика очень важно, чтобы поставщик ПО обеспечил совместимость своегопродукта, например, с Windows NT или другими популярными операционнымиплатформами (Java, Linux).
Товародвижение в современных российскихсупермаркетах по своей интенсивности подчас не уступает западным, если говоритьо количестве совершаемых транзакций. Продуктовый магазин, находящийся в удачномместе, имеет в день оборот до 5 тыс. долларов на кассу (примерно 1500 чеков),поэтому, если учесть, что предметом торговли являются относительно недорогиепродукты питания, то систему нужно выбирать с расчетом на ее способностьсправиться с такими объемами. Только современные промышленные БД позволяютхранить историю товародвижения магазина (сети магазинов) за несколько месяцевили лет.
Управлениеэлектронным торговым оборудованием
Поддержка всех видов электронноготоргового оборудования входит в штатный функциональный набор всех торговыхсистем.
Долгое время специальные аппаратныесредства для торговли были очень дороги, а ПО и операционные системы являлисьсобственностью производителей этих средств. Сегодня оборудование уже неопределяет необходимые типы ПО. Современное электронное торговое оборудованиеявляется PC-совместимым, имеет встроенные микропроцессоры, память, поддерживаетсетевые протоколы передачи данных и др. До тех пор пока на рынке параллельносуществуют аппаратные средства нескольких поколений, выбор ПО и аппаратныхсредств должен быть взаимосвязанным и взаимозависимым.
Использованиетехнологий штрихового кодирования
Использование технологии штриховогокодирования является само собой разумеющимся, причем не только на кассовыхузлах, но и в складской части системы. Обязательно должны использоватьсясканеры, портативные терминалы, (возможно даже радио-терминалы, хотя этосущественно дороже), весы, способные печатать штриховой код, принтерыштрих-кодов. Фактически же система должна вести полный учет на основештрихового кодирования. При этом нужно сразу понимать, что необходимо будет иустройство, которое маркирует штрих-кодом те товары, которые его не имеютизначально. Ощутимый эффект от введения системы штрихового кодированияначинается только в том случае, когда 90-95 % всех товаров имеет подобнуюмаркировку. В магазине сейчас типична ситуация, когда штрих-код имеют не более65-70 % товаров. Довести этот показатель до необходимого — это уже задачасамого магазина, если он всерьез нацелен на извлечение максимальной прибыли изсвоего бизнеса. В условиях торговой сети оснащение товаром штрих-кодами обычновходит в задачи дистрибьюторского центра.
Управление процессомценообразования
Не секрет, что большинство российскихмагазинов придерживаются системы единой торговой наценки на товары. Однакоподобный подход означает, что магазин фактически отказывается проводитьсобственную маркетинговую политику, полностью полагаясь на поставщика. Напрактике же всегда необходима очень гибкая система ценообразования, котораяучитывает множество факторов и способна реагировать на малейшие колебанияконъюнктуры. Цена на один и тот же товар, в зависимости от структурыпотребительского спроса, может меняться несколько раз в течение дня. Например,в современном западном супермаркете изменяются до 2000 цен в смену. Поэтомупредпочтительнее будет именно та система автоматизации торгового процесса,которая позволяет это делать с наименьшими издержками.
Управление скидками
Данная возможность торговой системытесно связана с предыдущим пунктом, то есть с возможностью максимально гибкоуправлять системой ценообразования в магазине. Скидки на товары призваны впервую очередь повысить объем продаж в магазине, увеличить товарооборот,заставить постоянных покупателей купить больше товаров и привлечь новыхпокупателей. Разновидностей скидок существует много. Главное, на что надообращать внимание при организации торговли со скидками, это, во-первых, скидкадолжна быть не на один товар: со скидкой должно продаваться около 10 %ассортимента, скидки должны быть постоянно. Только тогда это даст ощутимыйэффект. Во-вторых, скидки целесообразно устраивать в виде своеобразногоаукциона: ограниченный срок действия той или иной скидки должен побуждатьпокупателей делать покупки.
Дисконтные карты
Использование дисконтных карт оченьпопулярно в западной торговле. В России многие торговые фирмы также готовывнедрять эту систему. Однако если на Западе дисконтная карта зачастуюпредоставляется покупателю просто в обмен на информацию о нем, для чегодостаточно заполнить анкету, то в России нашла широкое применение практикаторговли дисконтными картами. Дисконтные карты помогают привязать конкретногопокупателя к магазину, заставляя его совершать покупки именно там.
В любом случае оценить эффективностьиспользования скидок и дисконтных карт можно лишь в том случае, когда торговаясистема дает подробный отчет о динамике продаж того или иного товара. С другойстороны, система автоматизации должна иметь возможность удобной настройки,чтобы торговля со скидками действительно давала результат, а не вызывалатрудностей учета и управления ценами.
Система заказов
Операционной единицей в этом вопроседолжны быть не количество, не плановый товарный запас, а срок: на сколько днейрассчитан запас того или иного товара. Этот показатель удобен своейуниверсальностью, потому что плановый товарный запас на разные категориитоваров различен. Следует оговориться, что работа со сроками очень эффективнатолько в том случае, если в торговой сети имеется собственный распределительныйцентр, поскольку в России постоянные, долговременные поставщики товара — явление сравнительно редкое. Соответственно важен оперативный учет поставщиков,с тем чтобы не возникли перебои в поставках тех или иных категорий товаров. Вслучае сетевой торговли эти задачи помогает решить собственныйраспределительный центр. Однако, проблема автоматизированного заказа все равноостается и даже усложняется, центр диктует магазину жесткое расписание заказов.
Система расчета споставщиками
Этот пункт особенно важен в российскихусловиях, поскольку способов расчетов с поставщиками существует очень много:товарные кредиты, отсрочки платежей, предоплата и т.п. Все это требует болеевнимательного отслеживания взаиморасчетов с поставщиком. Распространеннойошибкой является отнесение отношений с поставщиком в сферу бухгалтерскогоучета, хотя на самом деле это скорее прерогатива именно системы управления.Бухгалтерия, как уже отмечалось выше, не работает в реальном времени, поэтомузадержки с оплатой товара поставщику могут негативно сказаться на дальнейшемсотрудничестве с ним.
Привязка реализации кпоставкам
Это один из ключевых моментов, осознаниекоторого очень важно при выборе торговой системы. Если налицо система учетатовара в продажных ценах, то такая привязка в принципе невозможна. В качествеконтрольного здесь можно использовать следующий вопрос: может ли данная системаоценить прибыль от работы с данным поставщиком. Не с данным покупателем (этовсегда просто), а именно поставщиком. Система должна дать ответ, наскольковыгодно сотрудничество с этим поставщиком, помочь проанализировать, как хорошопродается товар, в какие сроки.
Поддержкавспомогательного производства
При многих супермаркетах существуютпекарни, кондитерские, которые могут использовать продукты непосредственно изторгового зала, возвращая их потом в качестве нового товара. Аналогичнаяситуация со ставшей популярной в последнее время продажей салатов, которыемогут приготовляться здесь же. Все это, в случае необходимости, тоже должнобыть предусмотрено в системе управления торговым процессом и в системе учета.
3. Решения для сетеймагазинов
Автоматизированные системы управленияимеют разные возможности контроля над торговым процессом. Это напрямую зависитот той технологии, которая положена в основу конкретного решения, а та, в своюочередь, может существенно различаться по стоимости. Самые дорогие системыавтоматизации позволяют следить за любым элементом торговой сети в реальномвремени. Однако такой контроль нужен далеко не всегда и не всем, поэтому нетсмысла поддаваться на маркетинговые уловки поставщика системы, а нужно точноопределить те цели и задачи, достижению которых должна помочь автоматизация.
Существуют три основных вариантаавтоматизации розничной сети. В данном случае понятие «автоматизации»включает в себя прежде всего способы связи между отдельными элементами сети.
Первый и, пожалуй, наиболее дорогойвариант — сеть, построенная на основе оптоволоконных линий связи. В этом случаеудается создать полностью онлайновую систему, когда центральный офис выполняетфункцию магазина, а все магазины сети работают как его торговые секции. Такоерешение имеет по крайней мере два минуса. Во-первых, дороговизна оптоволоконныхлиний. По этой причине значительно удаленные друг от друга магазины зачастуюобъединять в сеть с помощью подобной технологии порой нерентабельно, т.к.создание и обслуживание оптоволоконных и радиоканалов каналов достаточнодорого. Другой минус оптоволокна состоит в том, что если связь прервется, тоостановится работа всей сети.
Второй вариант основан на механизмерепликации. Этот вариант недорогой, но скорость передачи данных оставляетжелать лучшего. Репликация — это копирование изменений в таблицах базы данных иих пересылка на удаленные серверы без учета требований розничной торговли.Недостатком репликации является наличие таких ситуаций, когда, например, новыйтовар уже поступил в систему удаленного магазина, а новые цены еще нет. Еслитребуется эффективный обмен информацией между офисом и магазинами, механизмрепликации будет явно неудовлетворительным. Этот механизм уместно использоватьв тех случаях, когда достаточно обмениваться информацией не чаще одного раза вдень. Кроме того, следует предупредить, что в случае повреждения линии связисеть, работающая на механизме репликации, вынуждена простаивать.
Третий подход — связь на базе документов.Основан он на том, что никаких изменений в магазине не может произойти, покатуда не пришел какой-либо новый документ из центрального офиса. То есть всевиды связи между магазинами представляют собой пересылку, во-первых, одного илинескольких документов, а во-вторых, полной информации по всем содержащимся вних товарам. Такой способ удобен тем, что принцип его работы хорошо понятенторговому персоналу. Надежность системы, построенной на таком способе связи,очень высока. Область ее применений практически не ограничена, поэтомуперспективность этой связи не вызывает сомнения.
Особое внимание при проектированиисистемы автоматизации нужно уделить тому, насколько сохранится функциональностьи работоспособность системы в случаях (очень нередких в российских условиях)выхода из строя коммуникационных линий.
Методы связи различных элементовторговой сети могут отличаться друг от друга. Естественно, что чем сетькачественней, тем выше будет ее цена, и в этом случае очень важно скореевыбрать оптимальное соотношение «цена-качество». В то же времяследует предостеречь от сведения задачи автоматизации торговой сети к задачеисключительно коммуникационной. Главное, чтобы торговая система изначальнопроектировалась для работы в условиях торговой сети, включала в себя такиепонятия, как «удаленный магазин», «центральный склад»,«центральный офис», предусматривала перемещения товара из магазина вмагазин, возврат товара поставщику и т. д. В этом случае шансов на успех утакой системы будет на порядок больше.
Список литературы
www.servplus.ru компания «СервисПлюс» (комплексная автоматизация предприятий)
Ю.И. Ребрин — Основы экономики иуправления производством (интернет-издание)
www.aup.ru административно-управленческий портал
e-managment.webservis.ru – интернет-ресурс по экономике и менеджменту
www.retail.ru – электронный еженедельник «RETAIL»
ek-lit.agava.ru – библиотека экономической и деловой литературы
www.rubrikon.ru – электронная энциклопедия
realreferat.narod.ru – новая коллекция рефератов
Для подготовки данной работы былииспользованы материалы с сайта
Для подготовки данной работы былииспользованы материалы с сайта realreferat.narod.ru/