--PAGE_BREAK--
2. Автоматизированные информационные технологии в офисе
Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.
Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании MicrosoftOffice.
Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.
Рассмотрим каждые из них.
2.1 MicrosoftOfficeХР
MicrosoftOfficeХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в MicrosoftOffice, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Wordможет содержать таблицу Excelи часть базы данных Access).
ВMicrosoft Office входит:
·Word2002 – мощная программа для работы с текстовыми документами.
·Excel2002 – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
·Access 2002 – сильнейшее средство для работы с базами данных.
·PowerPoint 2002 — позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
·Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое.
·Outlook 2002 — представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlookможет автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
·PhotoEditor– приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.
·Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph(программа для построения диаграмм и графиков), Equation(программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.
2.1.1 Word
MicrosoftWord— мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Wordбыл первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Wordприобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.
Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе ираспечатывать ее на бумаге, однако Wordможет делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, исовершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Wordпредставляет собойполнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.
При помощи Wordможно создавать практически любые документы и публиковатьв электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Wordможно разделить на несколько категорий:
·Редактирование текста
Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целыефайлы. Wordпредоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, частоиспользуемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением.
·Форматирование текста
Wordпозволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.
·Графика
В Wordимеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Wordпозволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа WordPhotoEditorможет быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов.
· Верстка
Wordпредоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Wordпоставляется несколько предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции, которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо конкретным задачам.
·Обработка данных и средства автоматизации
Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке MicrosoftVisualBasicforApplications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word.
·Web-публикации
Расширенный набор средств Word2002 для публикации документов в Webпозволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может бытьиспользован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Webможет быть осуществленнепосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовымиссылками.
·Коллективная работа
Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Wordвходят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Wordмогут быть включены текстовые и речевые комментарии; Wordпозволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами MicrosoftNetMeeting.
·Интеграция
Wordподдерживает разработанный Microsoftмеханизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью MicrosoftOffice, Wordможет использовать данные совместно с MicrosoftExcel, MicrosoftPowerPoint, MicrosoftAccessи MicrosoftOutlook, а также с MicrosoftInternetExplorer. Вот несколько примеров такого использования:
1) Переход к Web-странице внутри документа Word(для выполнения этой операции в качестве Web-броузера запускается InternetExplorer).
2) Просмотр создаваемых в WordWeb-страниц с использованием InternetExplorer.
3) Вставка таблиц Excelв документы Wordи их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.
4) Вставка полей Accessв документы Wordи их автоматическое обновление при изменении данных в Access.
5) Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для создания бланков писем в Word.
6) Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.
7) Использование единых словарей для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlookи Access, благодаря чему слова, добавленные в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office.
8) Передача документов по электронной почте непосредственно из Wordна основе определенного в Outlookпочтового профиля.
9) Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPointв документы Word.
·Настройка параметров
Параметры Wordмогут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять следующие настройки:
1) Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели инструментов и кнопки панелей инструментов.
2) Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.
3) Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word.
4) Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые документы.
5) Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в Word.
6) Изменять язык интерфейса Word.
7) Выбирать в качестве единиц измерения Wordдюймы, сантиметры, пункты или пики.
8) Добавлять новые шрифты.
·Автоматизация
И наконец, Wordрасполагает богатейшим набором средств автоматизации созданиядокументов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет выполнять форматированиетекста по мере набора, например, автоматически создавать маркированныеи нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовымиссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.
В Word2002 компания Microsoftреализовала десятки новых функций. Некоторые из них направлены на облегчение работы администраторов вычислительных сетей, которые должны контролировать работу большого количества пользователей Word, однако большая часть новых функций призвана улучшить условия работы индивидуальных пользователей.
·Установка
Ряд нововведений, реализованных в функции установки Word, облегчает работу индивидуальных пользователей:
1) Функции автоматизации установки Intelligent Install. Office 2002 автоматически определяет оптимальный характер установки на основании состава уже установленного и используемого программного обеспечения.
2) Установка по необходимости. Word не устанавливает каждыйотдельно взятыйшаблон, тему или другой файл, — вместо этого Wordустанавливает лишь некоторые файлы и предлагает установить тот или иной компонент, когда в нем возникает необходимость. Эта возможность позволяет получить значительнуюэкономию дискового пространства.
3) Мастер профилей Office. Эта новая программа сохраняет пользовательские настройки и позволяет создавать или восстанавливать их по мере необходимости. Такая возможность особенно полезна при переходе на другой компьютер в сети или переносе Wordна портативный компьютера.
·Самодиагностика и восстановление
Теперь Wordи приложения Officeмогут автоматически проверять входящие в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их. Эти функции реализуются средствами следующих мастеров и команд:
1) Мастер настройки Officeавтоматически выявляет наличие ошибок при запуске Wordи позволяет исправить их. Он производит проверку на наличие поврежденных данных в реестре и файлах, выявляет недостающие файлы, необходимые для работы приложений Office, и другие неполадки. После этого мастер сообщает, где можно отыскать необходимые файлы, если требуется их установка.
2) Мастер очистки Officeвыявляет файлы предыдущих версий Officeи позволяет удалить все эти файлы.
3) Команда меню Справка (Help) «Найти и устранить» выявляет проблемы, связанные с файлами, не являющимися необходимыми для функционирования Word, такими как файлы шрифтов и шаблонов.
4) Теперь разработчики макросов могут использовать цифровые подписи для идентификации своих макросов, что предотвратит отображение предупреждения о наличии макросов при открытии документа.
·Повышение производительности
Wordпредоставляет ряд новых функций, призванных повысить производительность работы пользователя:
1) В новых окнах диалога для открытия и сохранения документов отображается на 50% больше файлов, чем в предыдущих версиях Word. Новая панель адресов позволяет осуществлять доступ к наиболее часто используемым папкам посредством одного щелчка; на ней имеется значок «Журнал» (History), позволяющий получить доступ к 20-50 документам, с которыми работал пользователь. Новая кнопка «Назад» (Back), аналогичная кнопке Web-броузера, позволяет перейти к последнему файлу, с которым велась работа.
2) В меню и на панелях инструментов при первом запуске программы теперь отображается только наиболее часто используемые команды. Wordавтоматически добавляет команды и кнопки в рабочий набор и удаляет их в зависимости от интенсивности их использования.
3) В панели задач Windowsтеперь отображается отдельные кнопки для каждого открытого в Wordдокумента, что позволяет переходить к требуемому документу как при помощи меню «Окно» (Windows), так и используя панель задач.
4) Скрытие и отображение помощника Officeзначительно упрощенно. Теперь помощник не имеет отдельного окна (он просто отображается на экране) и при желании может быть полностью отключен.
5) Теперь в буфер обмена могут быть помещены десятки различных элементов. Новая панель инструментов «Буфер обмена» (Clipboard) отображает содержимое буфера и позволяет вставлять хранящиеся в нем элементы как по отдельности, так и группами.
6) Новые параметры окна диалога «Печать» (Print) позволяет Word автоматически изменять масштаб документа для печати нескольких страниц документа на одном листе или при использовании бумаги нестандартных размеров.
·Редактирование и форматирование
Передовые функции редактирования и форматирования Wordпостоянно совершенствуются. В число новых функций входят следующие:
1) Новая функция свободного ввода может быть использована в режимах разметки страницы и Web-документа для задания или изменения позиций табуляции и выравнивания текста посредством двойного щелчка на любой свободной строке документа. Например, если дважды щелкнуть мышью у правого края пустой строки, Wordбудет выравнивать вводимый текст по правому краю.
2) Теперь Wordпозволяет создавать вложенные и перемещаемые таблицы, располагать таблицы рядом и создавать встроенные строки заголовков таблиц. Кроме того, команда «Нарисовать таблицу» (Table) позволяет начертить таблицу вокруг набранного текста.
3) Функция автозамены, направленная на повышение производительности; работы, теперь использует для выявления и исправления слов с орфографическими ошибками пользовательский словарь.
4) Расширенный орфографический словарь снижает количество неверно распознаваемых орфографических ошибок.
·Графика
Библиотека предопределенных картинок теперь имеет интерфейс, сходный с интерфейсом Web-броузера, и дополнена новыми рисунками, звуками и анимированнымиклипами! В процессе редактирования документа окно библиотеки может оставаться открытым; имеется возможность изменять размеры окна и перетаскивать картинки в документ. Кроме того, библиотека имеет встроенную функцию поиска. Эта функция позволяет, например, выбрать картинку, имеющуюотношение к финансам, и выполнить поиск сходных картинок. Имеется также возможность создания пользовательских категорий картинок, звуков и аннотированных клипов.
·Коллективная работа
Компания Microsoftинтегрировала свои последние разработки в области коллективной работы в Wordдругие приложения Office. Можно, например, планировать и участвовать в конференциях NetMeetingв процессе работы в Wordили использовать Wordдля создания и управления сетевыми конференциями на базе Web-документов. Имеется также возможность выбора и включения требуемой электронной подписи в создаваемые средствами Wordсообщения электронной почты.
·Поддержка HTML
Принимая во внимание неуклонный рост значимости Web-страниц в корпоративных сетях, равно как и на общественных Web-узлах, Microsoftзначительно расширила поддержку HTMLдля Word:
1) Word позволяет сохранять документы в формате Web-страниц и передавать их на Web-сервер за одну операцию. При сохранении Web-страницы Word создает папку, в которую помещаются все дополнительные файлы.
2) Когда при просмотре Web-страницы в Internet Explorer пользователь выбирает команду «Правка», Office открывает то приложение из своего состава, средствами которого был создан этот документ. Кроме того, имеется возможность просматривать HTML-код документа без форматирования.
3) Предусмотрена возможность просмотреть документ в Web-броузере перед сохранением.
4) Средства работы с гиперссылками претерпели значительные усовершенствования. Теперь процедура создания гиперссылок на закладки документа, другие файлы, Web-страницы и даже адреса электронной почты существенно упрощена. Имеется возможность задать режим автоматического обновления гиперссылок при сохранении документа.
5) В Word реализована возможность вставки в документ таких графических объектов, как маркеры списков, горизонтальные линии и других графических объектов. Значения по умолчанию для цвета и заполнения сохраняются в документах; Word автоматически группирует перекрывающуюся графику.
6) Аналогично стилям, представляющим собой наборы параметров форматирования текста, темы являются согласованными наборами параметров форматирования Web-страниц, включающими стили, цвет или рисунок фона, графические маркеры списков и горизонтальные линии. Вместе с Word поставляются десятки тем, которые могут быть использованы в создаваемых Web-страницах.
7) В Word реализована поддержка специальных форматов, создаваемых при сохранении документа в формате Web-страницах с последующим открытием его для редактирования в Word из броузера. Несмотря на то, что документ был преобразован в формат HTML, он открывается как стандартный документ Word, что позволяет пользователю просматривать и изменять его исходное форматирования.
8) Имеется возможность задания режима уведомления об обновлении любого опубликованного в Web документа.
9) Редактор сценариев позволяет создавать HTML-сценарии и вставлять их в Web-страницы.
·Программирование и безопасность
В состав MicrosoftOfficeвключена значительно усовершенствованная версия языка VisualBasic6.0 forApplications(VBA), дополненного новыми функциями, облегчающими квалифицированную разработку макросов и приложений:
1) В настоящее время VBAнаходится на одном уровне с VisualBasic.
2) VBAпозволяет создавать интегрированные решения, включающие в себя любые приложения MicrosoftOffice, благодаря использованию элементов управления ActiveX.
3) Интегрированная автоматическая проверка на вирусы может быть включена в любой макрос, написанный на VisualBasicforApplications. Реализован новый интерфейс APIс поддержкой функций защиты от вирусов для окна диалога «Открытия документа» (Open), позволяющий разработчикам задавать режим автоматической проверки на наличие вирусов в любом открываемом документе.
4) Макросам могут быть присвоены цифровые подписи, подтверждающие отсутствие вирусов в макросах.
·Сетевое управление
Компания Microsoftреализовала функции, направленные на снижение эксплуатационных затрат для администраторов сетей. В числе этих функций можно отметить следующие:
1) Сетевые администраторы могут настроить Officeтаким образом, чтобы отдельные функции или программы не устанавливались до момента вызова этих функций или программ пользователем.
2) Мастер сетевой установки нового поколения является основным средством настройки специальной конфигурации при установке приложений Office для использования в сети.
3) Мастер профилей Office позволяет сетевым администраторам изменять заданные по умолчанию параметры Word и сохранять и восстанавливать Office 2002.
4) Администратор может блокировать доступ определенныхпользователей к отдельным функциям Word.
5) Диспетчер шаблонов облегчает управление корпоративными шаблонами документов и обеспечивает их установку таким образом, чтобы они были доступны всем пользователям через окно диалога «Создание документа» (New).
6) Справочная система Wordможет быть дополнена определяемыми администратором разделами и файлами содержания. Также имеется возможность дополнять окна сообщений ссылками на Web-узел Microsoftили Web-узел корпоративной сети.
2.1. 2 Excel
MicrosoftExcel– мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета MicrosoftOffice. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Officeи Windowsвообще, Excelстала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел.
Excelобладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных.
Информация в Excelпредставляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы. Остановимся подробнее на некоторых основных возможностях Excel:
·Редактирование и форматирование данных
Данные могут быть введены в таблицу посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в таблицу определенные фрагменты или целыефайлы Excel. Также Excelможет открывать файлы других распространенных редакторов электронных таблиц (например, Lotus1-2-3). Excel, как и Word, имеет функцию проверки орфографии (причем он использует общий со всеми приложениями Officeсловарь), поиска и замены фрагментов данных.
В Excelимеется возможность изменять шрифт, его размер, цвет, начертание для данных каждой ячейки таблицы в отдельности; изменять формат представления данных в ячейке (например, текстовый, числовой, финансовый и др.); изменять направление текста, горизонтальное и вертикальное выравнивание данных в ячейке. Могут быть изменены и размеры самих ячеек, их границы и заливка; имеется возможность объединения и разбиения ячеек, добавление и удаление целых строк и столбцов.
·Графика
В Excel, как и в Word, имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Excelпозволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows.
Одной из самых популярных возможностей Excelявляется его способность автоматически строить практически любые виды диаграмм и графиков на основе данных электронной таблицы, причем процесс построения диаграммы или графика использующей десятки и сотни значений может занять всего лишь несколько минут.
Также Excelможет вставлять в свои таблицы географические карты, используя встроенную в Officeпрограмму MicrosoftMap, причем коллекцию карт, поставляемую вместе с Office, нельзя назвать маленькой.
· Обработка данных и средства автоматизации
Из средств Excel, предназначенных для различной обработки информации, и средств автоматизации можно отметить следующие:
1) Сортировка позволяет упорядочить данные таблицы по какому-либо критерию, что при работе с большими массивами данных имеет не последнее значение.
2) Способность использования фильтра данных позволяет отображать на экране только те данные, которые необходимы на данный момент времени, это существенно облегчает поиск и корректировку отдельных частей больших массивов данных.
3) Возможность проверки вводимых в ячейку данных на определенный критерий предотвращает неправильный ввод, что позволяет работать с таблицей незнакомому с ее «внутренним устройством» человеку.
4) Функция консолидации позволяет реорганизовать и объединить общие по какому-либо критерию данные в одну таблицу, это облегчает труд людей занимающихся подготовкой отчетов.
5) Сводная таблица придает сухим столбцам и строкам чисел наглядность и существенно облегчает подготовку отчет по данным таблицы.
6) Создание структуры позволяет быстро просматривать и изменять данные, находящиеся в ключевых ячейках таблицы, при этом ячейки более низкого уровня можно просто скрыть (используется примерно тот же принцип, что и в режиме структуры Word).
7) Использование формул в ячейках позволяет вычислить значение данной ячейки на основе данных других ячеек (причем ссылки могут быть как на другие листы, так и на другие книги Excel), причем набор формул Excelдалеко не ограничивается стандартными математическими функциями: имеется возможность вводить формулы, которые могут в зависимости от значений каких-либо ячеек выполнять те или иные действия, также в Excelимеется достаточно большой набор финансовых, статистических и других видов функций.
8) Интегрированный в ExcelVisualBasicforApplication(VBA) позволяет автоматизировать работу Excel(с помощью макросов) и, являясь полнофункциональным (на уровне приложений Office) объектно-ориентированным языком программирования, превращает Excel(и Officeв целом) в среду программирования с достаточно широкими возможностями, выходящими далеко за пределы простого вычисления таблиц.
9) Web-публикации, коллективная работа и интеграция. Excel, являясь частью Office, поддерживает те же функции, касающиеся Web-публикаций, коллективной работы и интеграции, что и все приложения Office. Эти функции были описаны ранее в разделе, посвященном Word.
·Настройка параметров
Параметры Excelмогут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Excelимеет те же основные функции настройки рабочей среды, что и Word.
В Excel 2002 разработчики Microsoft реализовали десятки новых функций. Кроме тех нововведений, которые были описаны в разделе, посвященном Word, и касающиеся Office в целом, следует отметить следующие улучшения исключительно Excel:
1. При выделении ячеек с цветным текстом цвет остается таким же вместо отображения в инверсной схеме цветов.
2. Доступны новые числовые форматы с символом евро.
3. Дополнительные числовые форматы с указанием года четырьмя цифрами.
4. Microsoft Excel 2002 автоматически расширяет форматирование и формулы в списках, упрощая эту распространенную задачу.
5. Новые отчеты сводных диаграмм переносят мощь отчетов сводных таблиц на диаграммы. Отчеты сводных диаграмм интерактивны, снабжены кнопками, с помощью которых можно отображать и скрывать элементы диаграммы.
6. Если на диаграмме отображаются большие числа, можно сократить текст оси и сделать его более читаемым, изменив цену деления этой оси. Например, если значения на диаграмме изменяются в диапазоне от 1 000 000 до 50 000 000, можно отобразить на оси числа от 1 до 50 и добавить подпись, указывающую, что значения выражены в миллионах.
7. Существует возможность создания и выполнения запросов для загрузки данных, доступных через Интернет. Можно выбрать либо всю Web-страницу, либо указать загружаемую таблицу на Web-странице. Excel 2002 содержит несколько образцов Web-запросов, которые можно выполнить.
8. Отчет сводной таблицы можно сделать доступным на Web-странице в виде сводной таблицы, представляющей из себя компонент, позволяющий пользователям взаимодействовать с данными в Web-обозревателе. Пользователи также могут обновлять данные, изменять макет и выбирать различные элементы для отображения.
9. После нажатия кнопки Готово в мастере отчетов сводных таблиц и диаграмм на листе появляются синие рамки областей перетаскивания и панель инструментов Сводные таблицы со списком полей исходных данных. Для создания макета отчета сводной таблицы прямо на листе можно перетащить поля с панели инструментов в области перетаскивания.
10.Для отчета сводной таблицы можно задать отображение в структурированном формате, аналогичном формату стандартных отчетов базы данных, облегчающем чтение больших или сложных отчетов сводных таблиц.
11.Автоформаты сводных таблиц можно использовать для отображения структурированных и неструктурированных отчетов сводных таблиц, а также для задания параметров печати сводных таблиц (разрывов страниц и повторяющихся подписей строк и столбцов) для отчетов сводных таблиц, отображаемых в структурированном формате.
12.Поля строк и столбцов теперь снабжены стрелками раскрытия списка. По щелчку такой стрелки отображается список доступных элементов, из которого можно выбрать нужный. Этот список позволяет быстро отображать и скрывать элементы полей.
13.Теперь нет необходимости выделять части сводной таблицы при форматировании отчета сводной таблицы. Форматирование, применяемое с помощью обычного выделения в Excel, сохраняется при обновлении или изменении макета.
14.Существует возможность создавать отчеты сводных таблиц на основе баз данных OLAP, а также создавать кубы OLAP на основе запросов к другим базам данных. Базы данных и кубы OLAP организуют данные в отчетах сводных таблиц, ускоряя загрузку и обновление данных по сравнению с использованием традиционных баз данных.
15.Данные из текстовых файлов теперь можно перенести в Excel тем же способом, который используется для создания других запросов к базам данных. При открытии такого файла как обновляемого форматирование и формулы сохраняются.
16.Разработчики имеют возможность подписывать свои макросы, созданные с помощью Visual Basic for Applications (VBA), что позволяет пользователям установить автора макроса, удостовериться в надежности макроса и отсутствии в нем вирусов. Microsoft Office 2002 распознает макросы, полученные из надежных источников, и не выдает на экран предупреждающего сообщения, если такой макрос не был изменен. продолжение
--PAGE_BREAK--