ВВЕДЕНИЕ
Одним из важных направлений совершенствования управления народным хозяйствомявляется внедрение экономике математических моделей и технических средств вуправленческий процесс. Ни одна система управления не может сегодня обойтисьбез применения электронных вычислительных машин и другой техники. Поэтомупланомерно проводится автоматизация управленческой деятельности.Автоматизированное управление необходимо во всех звеньях народного хозяйства, втом числе и в финансово-экономических органах. Автоматизация управленческойдеятельности не только улучшает работу финансового аппарата, но и являетсяорганическим элементом этой работы.
Автоматизацияпроводится в разных формах, в первую очередь создаются системы обработкиуправленческой информации. Более высоким уровнем являют автоматизированныесистемы, включающие не только обработку информации, но и системы формированияуправленческих решений охватывающие все стороны деятельностифинансово-экономических отделов.
Автоматизация обработкифинансовой информации проводится как органическая часть интегрированнойобработки управленческой информации в рамках автоматизированных системуправления предприятиями, объединениями, отраслями, регионами.
В современных условияххозяйствования финансовым аспектам придается первостепенное значение, ибо имиопределяются самоокупаемость и полный хозрасчет, конечные итоги деятельностипредприятий и объединений отраслей и регионов и т. д. Автоматизированноерешение задач управления финансами улучшает управленческий инструментарийпроизводственно-хозяйственной деятельности, раскрывая картину финансового состоянияпредприятия, вскрывая резервы и направления улучшения финансового положения,оздоровления финансов.
В данном проектерассматривается создание системы управления работой финотдела на основеклиент/серверной технологии.
Первым на первом этапеизучена существующая работа отдела и уровень ее автоматизации. Т.к. учетдвижения финансовых ресурсов – это “кровеносная система” предприятия, то для раскрытияспецифики финансового учета в ТОО “БАК” описывается все предприятие, составпроизводимой продукции, рыночные условия работы. Конкретно по должностямизучается организационная структура финотдела, должностные обязанностифинансистов, общие задачи финотдела. Это делается потому, что на основе этоговыполнены существующие элементы автоматизации, и на основе же общих задачфинотдела будут определяться функции новой СУ.
Подробно рассматриваютсяавтоматизированные этапы работы финансистов, выявляются недостатки их работы ивлияние последних на общую эффективность системы управления финансовым учетом.На основании собранных данных ставится задача создания СУ.
Для построениякомпьютерной системы производится выбор технических и программных средств. Вчасти выбора принципиальных технических решений рассматриваются альтернативныеварианты построения сети, обосновывается выбор SQL-сервера, сравниваютсявозможные архитектуры баз данных, определяются требования к интерфейсусовременных программ, выбирается среда разработки корпоративных приложений. Техническийпроект системы включает разработку общего механизма функционирования комплексаприложений и БД, определяется состав клиентских приложений, принципиальнаямодель базы данных, разрабатывается схема потоков информации в структуреклиент/сервер и финансовом отделе.
Спецчасть посвященаразработке одного из клиентских приложений работы с реестром векселей. Дляэтого более подробно изучаются положения по учету векселей.
1. ХАРАКТЕРИСТИКАПРОИЗВОДСТВЕННО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Товарищество сограниченной ответственностью “ БАК ”, 24 марта 1997 года зарегистрировано как юридическоелицо с местонахождением: Павлодарская область г. Экибастуз, ул. Строительная, 23.
Компания является юридическимлицом, имеет самостоятельный и сводный балансы, расчетные и иные счета в учрежденияхбанков. Свою деятельность осуществляет в соответствии с законодательством РеспубликиКазахстан и Уставом Компании.
Как юридическое лицо компанияприступила к осуществлению своей деятельности с 22 апреля 1997 года, приняв на свойштат коллективы разрезов “Богатырь”, “Степной”, а также исполнительного аппарата,автотранспортного цеха, службы безопасности и охраны, комбината общественного питания.
С 1 августа 1997 г., по завершениюпокупки имущества технологически связанных с разрезами структурных единиц, на штаткомпании были переведены коллективы Богатырского погрузочно-транспортного управления,Восточного погрузочно-транспортного управления, завода по ремонту горно-транспортногооборудования, путевой машинной станции.
11 августа 1997 г. компания“ Аксес Индастриз, Инк. ” победила в тендере по продаже АО “Экибастузтеплоэнерго ” ( Экибастузской ТЭЦ ). С 1 сентября 1997 года ЭкибастузскаяТЭЦ на правах структурной единицы вошло в состав ТОО “ БАК ”.
ТОО “ БАК ” осуществляет добычуугля открытым способом на полях 5, 6 и части участков 9 и 10 Экибастузского каменноугольногобассейна, а также производство и передачу тепловой энергии.
К настоящему моменту ТОО“БАК” принадлежат в Экибастузе:
- разрез“Богатырь”;
- разрез “Степной”;
- ТЭЦ;
- Богатырское ПТУ;
- Восточное ПТУ;
- Завод РГТО;
- ПМС;
- АТЦ.
Основным объектоминвестиций остается разрез “Богатырь”, себестоимость продукции которогоявляется наиболее низкой по сравнению с другими разрезами Экибастузскогоместорождения. Остальные подразделения компании были куплены исходя изсоображений построения вертикальной структуры производственного объединения. Вусловиях неплатежеспособности потребителей продукции, широкого распространениязаключения договоров с оплатой по зачетной схеме, вертикальная структураподразделений, подразумевающая внутренние расчеты за продукцию, работы иуслуги, позволяет поддерживать непрерывность производственного цикла, сохранятьквалифицированные кадры.
ТОО “БАК ” являетсянадежным и выгодным партнером, и среди многих фирм СНГ считается успехомпопасть в информационный реестр этой компании.
Разрез ‘Богатырь’ вступил в строй в 1970г. и является крупнейшим вмировой угольной промышленности по объемам добычи угля.
Производственнаямощность:
— проектная 52000тыс.тонн в год;
— фактическая 25000тыс.тонн в год.
Производственная площадь:около 15 кв.км.
Основной вид транспорта:железнодорожный.
Разрез ‘Богатырь’производит продукцию угольную для пылевидного, слоевого сжигания и бытовых нужднаселения.[11]
Марка угля по ГОСТ 25543:
КСН (коксовыйслабоспекающийся низкометаморфизированный).
Угольная селекция покачеству различается 1 и 2 групп.
Таблица1 – ПоказателикачестваГруппа Марка Класс Ad Wt Qt St Виды потребления I КСН 0-300 43.0 9.0
17.375
(4150) 0.7
Пылевидное сжигание
бытовые нужды II КСН 0-300 48.0 8.0
14.570
(3480) 0.7 Пылевидное сжигание
(В соответствии с ТУ 654РК 016 1945.101-97).
Ad – зольность, %;
Wt – массовая доля влаги,%;
Qt – низшая теплотасгорания, МДж/кг (ккал/кг);
St – массовая доля серы,%.
Таблица 2 — Объемы добычи(тонн), разрез “Богатырь” за 1998 годЭкскаваторы План Фактически % ЭРШРД-5000 №1110 4110000 3376532 82.2 СРс (к)-2000 №1105 3960000 2962484 74.8 СРс (к)-2000 №1143 1320000 1064246 80.6 СРс (к)-2000 №1144 2890000 2931848 101.4 СРс (к)-2000 №1145 3600000 2718094 75.5 СРс (к)-2000 №1146 1170000 642801 54.8 ЭКГ-4У №1254 480000 421453 87.8 Экскаваторы План Фактически % ЭКГ-4У №1288 120000 252770 210.6 Переэкскавация 815000 1001153 122.8 Добыча за год 21310000 17842085 83.8 Среднесуточная 75484 69310 91.8 Теплота сгорания (МДж/кг) 4005 4027 100.5
Таблица 3 — Сведения об объемахплановых поставок угля разрезом “Богатырь ” на 1999 год 1999 год
В том числе по кварталам 1 2 3 4 Поставка угля всего 24963 6665 5766 5892 6640 В т.ч. для потребителей по Казахстану 13553 3628 3133 3201 3608 В т.ч. энергосистемы 9846 3375 2432 1645 2394 Прочие по Казахстану 3717 859 989 865 1004 За пределы Казахстана 11400 3044 2633 26990 3033 В т.ч. Россия 10400 2675 2575 2575 2575 Другие Республики 1000 236 231 233 300
Согласно представленной таблице,сегментирование рынков, на которых работает разрез “ Богатырь ”, осуществляетсяпо следующим признакам:
1) по географическомупризнаку:
— внутренний рынок –рынок Республики Казахстан;
— внешний рынок – рынокРоссии и др. стран СНГ;
2) по отраслевому признакувыделены следующие сегменты :
— энергетика;
— прочие потребители (в их числе коммунально-бытовое потребление, агропромышленныйкомплекс (АПК), металлургия, МПС и др.).
На 1999 год разрезом “Богатырь ” заключены контракты на поставку 24963 тыс. тонн угля потребителям Казахстанаи стран СНГ. Из них на внутренний рынок приходится 13563 тыс. тонн или 54 % от общегообъема поставок, на внешний — 11400 тыс. тонн или 46 %, в том числе России 10400тыс. тонн или 42 %.
Основными потребителямиуглей разреза “Богатырь” являются предприятия энергетики, на них приходится попрогнозам на 1999г. 20246 тыс. тонн или 81 % от общего объема поставок, в томчисле энергосистемами Казахстана 9846 тыс. тонн или 39 %, энергетикам России 10400тыс. тонн или 42 % от общего объема поставок.
Прочие потребители составляют4717 тыс. тонн или 19 %, в том числе по Казахстану 3717 тыс. тонн или 15 %, в страныСНГ экспортируются 1000 тыс. тонн или около 4 % от общего объема поставок.
Основными потребителями углейразреза “ Богатырь ” являются:
1) в Республике Казахстан:энергетика: энергосистемы Павлодарэнерго, Карагандаэнерго, Алматыэнерго,Экибастузэнерго, Костанайэнерго, Южказэнерго, Астанаэнерго и другие;
прочие потребители, в т.ч.:коммунально-бытовой сектор, АПК, МПС;
2) в России:энергетика: энергосистемы Урала, Центра России и Западной Сибири – Свердловэнерго,Омскэнерго, Тулаэнерго (Черепицкая ГРЭС), Челябэнерго (Троицкая ГРЭС);
3) в странах СНГ (Кыргызстан,Беларусь, Украина, Молдова):
прочие потребители: население,комбытовые потребители.
Таблица 4 — ТЭПдеятельности ТОО “БАК” 1998гПоказатели Перспективные Фактические % выпол 1. Товарная продукция, тыс.тг. 6066308.9 7671600 126,5 2. Нормативно-чистая продукция, тыс.тг. 3833907.2 4848451.2 126,5 3. Выработка на одного работающего ППП, тыс.тг. 3117.00 4040.38 129,6 4. Всего ППП 1230 1200 97,6 в т.ч. основных рабочих 950 935 98,4 ИТР 190 180 94,7 Служащие 90 85 94,4 5. Затраты на 1тг товарной продукции, тис.т 85 90 105,9
6. Себестоимость годового выпуска
продукции, тг/тонн 340 360 105,9 в т.ч. материалы с ТЗР 64.26 68.4 --- Топливо с ТЗР 13.6 14.4 --- Энергия с доставкой 17.68 18.72 --- Услуги производственного хар-ра 61.88 65.52 --- Зарплата 48.28 51.12 --- Отчисления на соц.страхование 15.3 16.2 --- Амортизация 65.28 69.12 --- прочие расходы 24.14 25.56 --- Внепроизводственные расходы 29.92 31.68 --- 7. Среднегодовая зарплата ППП, тг. из них основного рабочего 25000 23000 92 ИТР 35000 30000 87,5 Служащих 12000 9000 75 8. Рентабельность осн.и обор.средств, % 15 10 66,6 9. Полезный фонд рабочего времени, час. 1320 1848 140
Вышеприведенные цифры не являются действительными для предприятия науказанный период. Они были рассчитаны и приведены лишь для характеристикипредприятия с точки зрения его положения в угледобывающей отрасли. Составсебестоимости был рассчитан на основании следующих данных:
- рыночные цены науголь разреза “Богатырь” (при условии оплаты перечислением на р/с);
- рентабельность,прогнозируемая экономистами на планируемый (1999) год;
- среднеераспределение затрат в себестоимости для предприятий угледобывающей отрасти.1.1 Организационнаяструктура предприятия
· Техническаядирекция:
- Служба гл.технолога по горному оборудованию;
- Служба гл.механика по ж.д. транспорту;
- Служба гл.энергетика;
- ОКС;
- Технология имеханизация;
- ОТК.
· Коммерческаядирекция:
- Отдел МТС;
- Коммерческийотдел;
- Отдел маркетингаи сбыта;
- Отдел поставок;
- Сектор по работес таможней.
· Производственнаядирекция:
- Разрез“Богатырь”;
- Разрез “Степной”;
- Богатырское ПТУ;
- Восточное ПТУ;
- ПМС;
- АТЦ.
· Дирекция поперсоналу:
- Комбинатобщепита.
· Финансоваядирекция, бухгалтерия
· ТЭЦ1.2 Задачифинансово-экономического отдела/> 1.2.1 Особенностиформирования и использования финансовых ресурсов предприятия в условиях рынка
Одним из наиболее удачныхопределений финансовых ресурсов является следующее:
Финансовые ресурсыпредприятия — это денежные доходы и поступления, находящиеся в распоряжениисубъекта хозяйствования и предназначенные для выполнения финансовыхобязательств, осуществлению затрат по расширенному воспроизводству иэкономическому стимулированию работающих.
Формирование финансовых ресурсовосуществляется за счет собственных и приравненных к ним средств, мобилизацииресурсов на финансовом рынке и поступления денежных средств отфинансово-банковской системы в порядке перераспределения.
Первоначальноеформирование финансовых ресурсов происходит в момент учреждения предприятия,когда образуется уставный фонд. Его источниками в зависимости оторганизационно-правовых форм хозяйствования выступают: акционерный капитал,паевые взносы членов кооперативов, отраслевые финансовые ресурсы (при сохраненииотраслевых структур), долгосрочный кредит, бюджетные средства. Величинауставного фонда показывает размер тех денежных средств — основных и оборотных,— которые инвестированы в процесс производства.
Основным источникомфинансовых ресурсов на действующих предприятиях выступает стоимостьреализованной продукции (оказанных услуг), различные части которой в процессераспределения выручки принимают форму денежных доходов и накоплений. Финансовыересурсы формируются главным образом за счет прибыли(от основной идругих видов деятельности) и амортизационных отчислений. Наряду с нимиисточниками финансовых ресурсов также выступают:
- выручка отреализации выбывшего имущества;
- устойчивыепассивы;
- различные целевыепоступления (плата за содержание детей в дошкольных учреждениях и т. д.);
- мобилизациявнутренних ресурсов в строительстве и др.
Значительные финансовыересурсы, особенно по вновь создаваемым и реконструируемым предприятиям, могутбыть мобилизованы на финансовом рынке. Формами их мобилизации являются: продажаакций, облигаций и других видов ценных бумаг, выпускаемых данным предприятием,кредитные инвестиции.
До перехода на рыночныеусловия хозяйствования значительные финансовые ресурсы предприятия получали наоснове внутриотраслевого перераспределения денежных средств и бюджетногофинансирования. Однако принципы рыночного хозяйствования, внедрениекоммерческих начал в деятельность предприятий, естественно, потребовалипринципиально иных подходов к формированию финансовых ресурсов. Ориентация на инициативуи предприимчивость, полная материальная ответственность обусловили дваважнейших изменения в области финансовых взаимосвязей предприятий с другимиструктурами: во-первых, развитие страховых операций, и, во-вторых, существенноесокращение сферы безвозмездно получаемых ассигнований. В этой связи припереходе на рыночные основы хозяйствования в составе финансовых ресурсов,формируемых в порядке перераспределения, все большую роль постепенно будутиграть выплаты страхового возмещения, поступающие от страховых компаний, и всеменьшую — бюджетные и отраслевые финансовые источники. Предприятия смогутполучать финансовые ресурсы: от ассоциаций и концернов, в которые они входят(лишь в том случае, если это предусмотрено механизмом использования соответствующихденежных фондов); от вышестоящих организаций — при сохранении отраслевыхструктур; от органов государственного управления — в виде бюджетных субсидий настрого ограниченный перечень затрат. Зато в условиях функционирования рынкаценных бумаг появятся такие виды финансовых ресурсов, как дивиденды и процентыпо ценным бумагам других эмитентов, а также прибыль от проведения финансовыхопераций.
Использование финансовыхресурсов осуществляется предприятием по многим направлениям, главными изкоторых являются:
- платежи органамфинансово-банковской системы, обусловленные выполнением финансовыхобязательств. Сюда относятся; налоговые платежи в бюджет, уплата процентовбанкам за пользование кредитами, погашение ранее взятых ссуд, страховые платежии т. д.;
- инвестированиесобственных средств в капитальные затраты (реинвестирование), связанное срасширением производства и техническим его обновлением, переходом на новыепрогрессивные технологии, использование “ноу-хау” и т. д.;
- инвестированиефинансовых ресурсов в ценные бумаги, приобретаемые на рынке: акции и облигациидругих фирм, обычно тесно связанных кооперативными поставками с даннымпредприятием, в государственные займы и т. п.;
- направлениефинансовых ресурсов на образование денежных фондов поощрительного и социальногохарактера;
- использованиефинансовых ресурсов на благотворительные цели, спонсорство и т. п.
С переходом нарыночные основы хозяйствования необычайно возрастает не только рольруководителей предприятий, членов правлений акционерных компаний, но ифинансовых служб, игравших второстепенную роль в условияхадминистративно-командных методов управления. Изыскание финансовых источниковразвития предприятия, направлений наиболее эффективного инвестированияфинансовых ресурсов, операции с ценными бумагами и другие вопросы финансовогоменеджмента становятся основными для финансовых служб предприятий в условияхрыночной экономики. Суть финансового менеджмента заключается в такойорганизации управления финансами со стороны соответствующих служб, котораяпозволяет привлекать дополнительные финансовые ресурсы на самых выгодныхусловиях, инвестировать их с наибольшим эффектом, осуществлять прибыльныеоперации на финансовом рынке, покупая и перепродавая ценные бумаги. Достижениеуспеха в области финансового менеджмента во многом зависит от такого поведенияработников финансовых служб, при котором главными становятся инициатива, поискнетрадиционных решений, масштабность операций и оправданный риск, деловаяхватка.
Мобилизуя денежныесредства других собственников на покрытие затрат своего предприятия, работникифинансовой службы прежде всего должны иметь ясное представление о целяхинвестирования ресурсов и уже в соответствии с ними давать рекомендации оформах привлечения средств. Для покрытия краткосрочной и среднесрочнойпотребности в средствах целесообразно использовать ссуды кредитных учреждений.При осуществлении крупных капитальных вложений в реконструкцию и расширениепредприятия можно воспользоваться выпуском ценных бумаг; однако, подобнаярекомендация может быть дана лишь в том случае, если финансисты основательноизучили финансовый рынок, проанализировали спрос на разные виды ценных бумаг,учли возможное изменение конъюнктуры и, взвесив все это, тем не менее уверены всравнительно быстрой и выгодной реализации ценных бумаг своего предприятия.[4] 1.2.2 Описание задачфинансово-экономического отдела ТОО “БАК”
- Формирование счетфактур по основным видам продукции: уголь и теплоэнергия;
- Расчеты споставщиками за ТМЦ, работы и услуги;
- Ведение оперативнойинформации по дебиторско-кредиторской задолженности с партнерами попроизводственно-хозяйственной деятельности;
- Ведениефинансового учета по заключенным договорам;
- Управлениесредствами на расчетных счетах в коммерческих банках;
- Проведение актоввзаимозачетов (от коммерческого отдела);
- Управлениеценными бумагами (векселями);
- Информированиеказначейства о задолженности контрагентов;
- Сверка сбухгалтерией, казначейством по отчетным периодам;
- Поддержаниеоперативной, достоверной и актуальной информации для реального учетафинансового состояния, обоснованного управления всеми видами средств;
- Отчетность передфинансовой дирекций, по которой она выполняет анализ ПХДП;
- Предоставлениеорганам налоговой инспекции и внутреннего аудита информации по расчетам сотдельными предприятиями, фондами.
2. АНАЛИЗСУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ТОО ''БАК''2.1 Описаниесуществующей системы автоматизации финансового учета
Сеть в офисном здании ТОО“БАК” основана на одном сервере Microsoft WindowsNT 4.0 и рабочих станцияхWindows 95/98. Сеть построена с использованием смешанной топологии сети.Сегмент сети, в которой функционирует финансовый отдел, имеет соединениерабочих станций по топологии “шина” без выделенного сервера, соединениевыполнено коаксиальным кабелем, рабочий протокол для большинства приложений –TCP/IP, но используются также NetBEUI и IPX/SPX. Пользователи зарегистрированына сервере по уникальным именам и паролям. Специалисты входят в сеть безуказания домена, т.е. внутри группы сегмент имеет свойства одно-ранговой сети.Т.о. есть возможность доступа некоторым сетевым ресурсам (внутри финансовогоотдела) без регистрации на сервере. Это, конечно, является узким местом вобеспечении безопасности информации.
Для совместного доступа ктаким сетевым ресурсам, как разделяемые базы данных и принтеры, используетсяфункциональный компонент операционной системы Windows95 “Служба доступа кфайлам и принтерам сетей Microsoft”.
На каждой рабочей станцииустановлен стандартный пакет прикладного программного обеспечения, с помощьюкоторого, осуществляется текущий уровень автоматизации некоторых задач ивыполняются обычные операции по обработке документов. В состав этого пакетавходят:
- Microsoft Office97 Professional;
- MicrosoftNetMeeting – коммуникационная программа;
- Outlook Express-почтовая программа;
- Система переводаStylus;
- Программараспознавания сканированного текста CuneiForm.
Сегодня все финансовыерасчеты выполняются совместно программами и людьми. Существуют несколькоотдельных, созданных в разное время и со своими целями, таблиц на Excel’е и базданных Access, для составления финансовых отчетностей деятельности предприятияв разном разрезе. В эти программы информация вводится без взаимосвязи друг сдругом, кроме того, требуется дополнительная обработка и сверка со всемиотделами, которые работают с теми же данными независимо от начала и до конца.
2.1 Характеристикасистемы документооборота
Функции специалистовфинансово-экономического отдела представлены в приложении 1.
· Экономист поплатежным документам (М):
- Каждый банковскийдень получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движенииденежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и вводитинформацию в компьютер в базу Access;
- Составляетплатежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансовогодиректора;
- Получаетежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров водну ведомость;
- Получает отНацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам;
- Готовитежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.
Всеэти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод исоставление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с)автоматизирован и выполняется из базы.
· Ведущий экономист по банку (L):
Входнаяинформация:
1) от кассиров – справка о движении по кассе за день и месяц
2) от F – информация по договорам:
- предприятие;
- № договора;
- сумма договора;
- процент наличной оплаты по денежной части.
3) от N – суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э,конкретно – денежная часть оплаты и задолженности
4) от B – остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред.задолженности
5) от D – сумма предъявленных работ и оплаты по р/с
Выходнаяинформация:
1) справка о движении по кассе за день и за месяц;
2) справка по оплате кредиторам за услуги;
3) платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)
ЭкономистL в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию побанкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этаповвыполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый деньсоставляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация повыпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой длявыполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистомL.
Справкапо оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицыExcel, все данные экономистL получает от коллег личным визитом, чтозанимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку жеуходит около 2-х рабочих недель.
Расчетплатежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа:
1) ЭкономистL со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Accessу экономистаM, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении пор/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана сбазой экономистаM. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассировэкономистL производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются вExcel-форме;
2) Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая неучитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов вразличных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса,выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют рольпрофессиональные знания финансиста и опыт работы.
· Экономист по углю (H):
Входнаяинформация:
1) Накладные и др. документы по отгрузке угля – с разреза;
2) Наряд по суточной отгрузке – с отдела поставок БАК;
3) Договора, письма, контракты по отгрузке угля – юридический отдел, отделмаркетинга.
Сэтих документов необходима информация:
- грузополучатель;
- плательщик;
- цена;
- № контракта;
- дата отгрузки;
- № квитанции;
- тоннаж;
- ж.д.тариф;
- договорной тариф;
- № удостоверения качества;
- качество угля (Q – теплота сгорания);
- таможенная декларация — № и дата (если есть).
Навыходе формируется
1)счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь:
- сумма за уголь;
- НДС;
- железнодорожный тариф;
- договорной тариф (если есть).
2) информация по взаимозачетам по углю;
3) учет текущего железнодорожные тарифа;
4) дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;
5) оперативная справка по отгрузке угля и условиям оплаты;
6) баланс отгрузки угля;
7) сведения об отгруженном угле;
8) дополнительные справки по требованию руководства.
Т.к.экономистH работает с первичной информацией – отгруженный уголь, торасчет выходной отчетности производится довольно изолированно. Эта слабаясвязанность с другими с другими финансистами в работе ведения финансового учетадала возможность создания довольно надежной и функциональной программы, опятьже на БД Access, которая требует минимального вмешательства в процессобразования выходной информации. Эта программа функционирует уже около года, иединственное обстоятельство, на которое следует обратить внимание при созданииинтегрированной системы, это то, что результат работы – выходные цифрыэкономистаH другие финансисты получают в виде оперативных распечатокили с архива отчетов личным визитом.
· Ведущий экономист ТМЦ по БАКу (D):
Входнаяинформация:
1) Реестр счет фактур от экономистаG, требуемая информация:
- дата реестра;
- наименование товара или услуг;
- сумма.
2) платежные поручения от экономистаM, движение по банкам и кассе;
3) акты взаимозачетов, касающиеся ТМЦ, выполненных работ и услуг;
4) письма, соглашения на поставку ТМЦ, выполнения работ и услуг;
5) договора цессии (переуступка прав требований);
Выходнаяинформация:
- Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по компаниибез ТЭЦ;
- реализация ТМЦ, работ и услуг по компании без ТЭЦ;
- справка по расчетам с отдельным предприятием;
- взаимозачеты по ТМЦ по компании без ТЭЦ.
Выходнаяотчетность формируется полностью вручную в Excel’е. Это связано с тем, чтоделовая информация не поддается синхронизации и строгой типизации: оплата подоговорам может быть произведена в любой момент и самыми различными формами,товарные ценности используются в нестандартных операциях, т.е. обращаются нетолько как материалы для производства и чистый продукт производства.
Ужесформированные и вручную откорректированные выходные данные в виде таблицпереносятся в базу 1С: Бухгалтерии, для дальнейшего использования в бухгалтерии(перенос реализован автоматическими процедурами).
· Экономист по теплоэнергии (E):
Входнаяинформация:
1) Копии счет-фактур по ТЭЦу, реестр счет-фактур – от отдела сбыта ТЭЦ (1раз в месяц), необходимая информация:
- Наименование предприятия;
- номер договора;
- сумма.
2) Отчеты кассиров о поступлении за т/э – экономистM:
- Наименование предприятия (или от населения);
- Сумма..
3) Ж.д. тариф от экономистаH;
4) Сводная ведомость начисления за т/э – от отдела сбыта ТЭЦ
Выходнаяинформация:
- Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по ТЭЦ;
- реализация ТМЦ, работ и услуг по ТЭЦ;
- отдельно реализация т/э;
- взаимозачеты с населением за теплоэнергию.
Ввидутого, что дирекция предпочитает рассматривать ТЭЦ как самостоятельноеподразделение, т.к. ТЭЦ производит довольно специфичную продукцию –теплоэнергию, а также вследствие покупки данного предприятия последним, по немуведется полный финансовый учет, как если бы это было самостоятельноепредприятие. Весь финансовый учет по ТЭЦ ведет экономистE., т.о. онасобирает и обрабатывает данные, аналогичные финансовой информации попроизводственно-хозяйственной деятельности компании “БАК”, образно говоря, онаведет БАК в минимуме.
Всеоперации выполняются вручную, используя Microsoft Excel.
· Экономист по векселям (P):
Входнаяинформация:
- Акты приема-передачи векселей;
- предъявленные счет фактуры за ТМЦ, работы и услуги
Выходнаяинформация:
- информация по векселям для дирекции за месяц;
- вексельная задолженность по поставщикам ТМЦ.
ВКазахстане вексельная форма оплаты не поддерживается государством, поэтомуиспользуются векселя российских эмитентов для расчета с российскимипоставщиками. В Казахстане оплата векселем рассматривается как акт встречногозачета материальных ценностей. Внутрифирменный учет вексельных операцийзатребован руководством.
ЭкономистP ведет реестр векселей в специально организованной таблице Excel, котораявключает в себя макросы для выполнения ординарных операций и расчета итоговыхцифр. Это персональная таблица имеет связь со сводной таблицей задолженности заТМЦ по компании на компьютере экономистаB. Раз в месяц Bинициирует автоматическое перекачивание накопленных итоговых данных из реестравекселей.
· Экономист по договорам (F):
Входная информация:
- От юристов – копии и оригиналы договоров, файлы ЭГУТ по переговорам – отсвязистов;
- Реализация ТМЦ по компании без ТЭЦ – от экономистаD;
- Реализация ТМЦ по ТЭЦ – от экономистаE;
- Реализация угля – от экономистаH.
Выходнаяинформация:
- Сводная таблица по всем кред./деб. задолженностям согласно договорам
Всяинформация по договорам поступает от юридического отдела и вводится в таблицуна Excel’е. ЭкономистF сверяет все данные по активным договорам спредприятиями по просроченности/задолженности платежа и ежемесячно выводитсводную таблицу в программе 1С: Бухгалтерия. Таблица договоров в Excel’е исводные таблицы в 1С: Бухгалтерии не имеют автоматической связи – данныепереносятся вручную, более того, они вообще ни с кем не связаны.
· Ведущий экономист по взаимозачетам (N):
Входнаяинформация:
1) Журнал взаимозачетов:
- взаимозачеты по ТМЦ по БАК – экономистD;
- взаимозачеты по ТЭЦ – экономистE;
- взаимозачеты по углю – экономистH;
- взаимозачеты всех видов – экономистB;
— копииактов взаимозачетов.
2) Платежный баланс по расчетному счету – от экономистаL;
3) Паспорта сделок по экспорту – таможенный сектор коммерческой дирекции:
Выходнаяинформация:
- платежный баланс по взаимозачетам за месяц, год;
- регистрация, учет и контроль над исполнением паспорта сделки;
- взаимозачеты с населением/предприятиями за т/э для экономистаL;
- Справка по взаимозачетам и р/с – для экономического отдела.
Платежныйбаланс по взаимозачетам ведется как таблица Excel, данные для него экономистN берет из журнала взаимозачетов, в который данные вносят все, кто отвечаетза проведение взаимозачета по определенному виду товара или по службе. Журналвзаимозачетов – электронная таблица Excel за определенный период со всейинформацией по каждому зачету. Для результативной работы с обработкойинформации из разных таблиц от экономистаN требуются глубокое пониманиемеханизма проведения взаимозачетов и навыки владения инструментами Excel.
Паспортсделки регистрируется в таблице Excel, затем для учета по периодам все данныепереносятся в 1С: Бухгалтерию, для этого есть готовая процедура, встроенная вExcel-таблицу.
· Главный экономист руководитель по учету и контролю (B):
Входнаяинформация:
1) данные о выданных и полученных счет фактурах:
- по отгрузке угля – от экономистаH;
- по ТМЦ, Р и У по БАКу – от экономистаD;
- по ТЭЦ – от экономистаE.
2) неисполненные векселя по предприятиям – от экономистаP;
3) письма о проведении взаимозачетов, не зарегистрированные в журнале:
Выходнаяинформация:
- Оперативная сводная таблица кред./деб. задолженности в целом по компании;
- баланс кред./деб. задолженности за год для балансовой комиссии;
- ввод отдельных взаимозачетов в журнал;
- справки по просроченным задолженностям.
Данныепо счет фактурам ТМЦ, работы и услуги по всем подразделениям экономистBполучает в сводной таблице Excel, которая имеет обновляемые связи ссоответствующими таблицами у экономистовD, E и H. Такжеавтоматически переносятся итоговые данные по векселям.
ВExcel-журнал взаимозачетов экономистB имеет удаленный доступ для вводанезарегистрированных взаимозачетов и необходимой корректировки данных. Из всехимеющихся данных у экономистаB локально организован расчет просроченныхзадолженностей.
· Начальник отдела (A):
- Финансовый анализ на основе данных от всех финансистов.
Входная информация:
1) от экономистаL:
- Платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)
2) от экономистаE:
- Журнал-ордер №6 по ТЭЦ (вся реализация);
- учет реализованной т/э.
3) от экономистаF:
- сводная таблица по всем деб./кред. задолженностям согласно договоров (1раз в месяц распечатка в 1С: Бухгалтерии)
4) от экономистаP:
- неисполненные векселя по поставщикам
5) от экономистаN:
- платежный баланс по взаимозачетам
6) от экономистаC:
- деб./кред. задолженность по дирекциям (еженедельно)
7) от экономистаK:
- справка о задолженности по налогам (еженедельно);
- справка о платежах в бюдж. и внебюдж. Фонды (ежемесячно).
Начальникфинотдела получает все отчетные формы в виде распечатанных на бумаге таблиц,шаблоны формы и содержания которых имеются у первичных пользователей. Другие,нестандартные и эпизодически требующиеся виды отчетов, готовятся оперативноспециалистами финотдела по требованию руководства, используя инструментыпостроения отчетов пакета Microsoft Office.[7]2.3 Постановказадачи модернизации СУ 2.3.1 Недостаткисуществующей СУ
Финансовый отдел былавтоматизирован в 1996 году – на самом деле каждому специалисту финотдела былпредоставлен компьютер в сети с комплектом офисного ПО. Были также созданышаблоны расчетных форм, в которые финансисты вводили оперативные данные подвижению средств, а те, в свою очередь, автоматически выдавали отчетные формы –периодически или оперативно. При изменении, расширении функций специалиста всвязи с изменением законодательства, состояния фирмы или конъюнктуры рынка, этишаблонные формы также изменялись – причем, в большинстве случаев, простодобавлялись расчетные функции.
Но для интегрированнойработы системы необходимо, чтобы целостность и оптимальность данныхзакладывались в систему с самого начала и поддерживались на протяжении всегожизненного цикла автоматизированной системы.
На данный момент ситуациятакова, что выходную информацию всех программ для последующего использованиянеобходимо обрабатывать вручную, т.к. эти программы не учитывают всех возможныхделовых ситуаций.
К недостаткам работы внастоящий момент можно отнести:
· Дублированиефункций (повторный ввод информации):
В работу каждогофинансиста и всего отдела в целом вложена некоторая избыточность – одну и ту жеинформацию получают и интерпретируют с разных сторон сразу несколько людей. Содной стороны это дает возможность руководству контролировать результатыработы, т.к. при одних источниках информации выходные отчеты должны бытьсопоставимыми. Но это дорогая цена достижения достоверности и надежностиинформации.
· Ручная доработкадокументов:
Существующие программы –таблицы Excel и базы данных Access – не учитывают всех возможных деловыхситуаций и не дают возможности автоматизировать какие-нибудь наработки посовершенствованию процесса обработки финансовой информации. Все новые функции,не учтенные в начале разработки существующей системы, специалисты финотделареализуют каждый раз вручную, используя мощный офисный пакет Microsoft Office.
· Низкаябезопасность информации:
Вся безопасность натекущий момент реализована в виде паролей пользователей сети и пароли надокументы Microsoft Office. Причем не является деловой практикой неразглашениепароля и периодичная смена паролей. Само хранение информации по локальныммашинам не дает возможности централизованного управления безопасностьюфинансовой информации.
· Большоеколичество бумажных носителей:
Слабая связанностьрабочих приложений конечных пользователей сети при большом объеме оперативнойинформации вынуждает пользователей организовывать обмен информацией с помощьюбумажных носителей.
· Сложностьрасширения функций системы:
Это есть как раз причинаручной доработки документов – офисные приложения не рассчитаны на усложнениеработы с учетом взаимодействия потоков информации в сетевом пространстве. Вкаждом конкретном случае, когда требуется информация нестандартной формы исодержания, все делается вручную ( в том смысле, что нет автоматизированныхпроцедур, а используются только средства вывода информации на печать и т.д.).
· Нерациональноеиспользование ресурсов:
К ресурсам относятсявремя, деньги и информация. В существующей системе невозможно организоватьсистематичное хранение информации и контроль над ней. Это обусловлено самимфайловым хранением БД на локальных компьютерах и недостатками Excel-систем. Врезультате теряется драгоценное время при доступе к информации, информациядублируется, что создает предпосылки для появления противоречивых данных,потери информации.
· Недостаточнаянадежность:
Офисные приложения типаMicrosoft Office имеют очень универсальные функции, чтобы использовать их всамых разных ситуациях. Но вместе с тем, при расчете выходных форм эти системыобрабатывают параллельно много лишней информации. Например, расчет выходнойинформации в Excel-таблице “Реестр векселей” при размере более 10Мб занимаетнесколько десятков минут.
Кроме того, не являетсянадежным сам внутренний язык программирования Visul Basic, сложность которогоне оправдывается конечными результатами.
В целом по компаниианализом и управлением дебиторско-кредиторской задолженностью занимаетсянесколько отделов: финансовый, бухгалтерия, казначейство, но каждый со своейопределенной спецификой. Бухгалтерия отвечает за баланс всех цифр на конецотчетного периода перед руководством и государственными органами. Финансовыйотдел ведет оперативный (т.е. на каждый день) учет задолженности предприятий повидам средств и в разрезе дирекций и централизованных служб. Казначействопринимает оперативные меры по недопущению роста задолженности и воздействию надолжников и кредиторов.
Но источниками информациидля всех этих отделов являются оригиналы юридических документов, которыевводятся по несколько раз. Как было сказано выше, это дает возможностьконтролировать работу отделов, т.к. выход должен быть сопоставимым. Самымбольшим недостатком в такой схеме работы является отсутствие базы дляобеспечения целостности данных и оперативности доступа к ним.2.3.2 Цели разработкиСУ на основе единой базы
На современном этапесамым предпочтительным способом построения интегрированной системы управленияфинансовым учетом является создание клиент-серверной системы на основе сервернойбазы данных.
Единая БД позволит:
- своевременноучитывать текущие изменения и расширение данных по требованию пользователей;
- исключитьповторный ввод информации пользователями;
- установитьконтроль ввода данных;
- увеличитьпроизводительность труда сотрудников финотдела.
Определим требования кинтегрированной системе:
1) Модифицируемость:
Необходимо планироватьвозможные изменения с тем, чтобы в последствии эти изменения находились подконтролем. С технической точки зрения наиболее приемлемым путем будетприменение объектно-ориентированного программирования и клиент-сервернойтехнологии. Важным организационным моментом является последовательное ведениедокументации на создаваемую систему.
2) Эффективность:
Конечный итог применениясистемы – увеличение производительности, оперативности и мотивированности труда– должен оправдать все расходы и способствовать росту выживаемости иконкурентоспособности компании.
3) Надежность:
Надежностьфункционирования системы определяется ценой “сбоя” и должна закладываться ссамого начала создания системы. Она является результатом совокупностимероприятий, таких как техническое обслуживание аппаратного обеспечениясистемы, прозрачность логического механизма функционирования системы,применение многоуровневой защиты данных от сбоя. Подробнее этот вопрос будетрассматриваться в описании технического проекта системы.
Этапами разработкиинтегрированной системы являются:
- формализациятребований Заказчика;
- формализациятребований к системе;
- создание системы.
При сборе исходнойинформации по механизму работы финансового отдела, потокам информации итребованиям к системе я столкнулся с тем, что люди работают по сложившимсястереотипам и не вполне осознают все условия своей работы. Вместе с тем надопризнать, что финансовый отдел работает довольно эффективно и выполняет большуюдолю всей работы среди всех отделов, которые связаны с учетом и управлениемоперативными средствами.
Поэтому по согласованию сначальником ОИС система будет создаваться по следующим принципам:
- Вместо того,чтобы просто автоматизировать существующие операции, будет исследованасовокупность входной информации, поступающей в виде документов и файлов вфинотдел, и требующаяся выходная отчетность. На основе анализа необходимовыработать оптимальную структуру информации, как она будет храниться в БД, иопределить механизмы взаимодействия;
- Неориентироваться на существующие должности и обязанности, т.к. потоки информациинеизбежно изменятся с оптимизацией механизма функционирования;
- Для поддержанияцелостности и достоверности информации ввод информации и ее изменения в БДдолжны быть строго формализованы;
- Невозможно учестьвсе виды отчетностей, которые могут потребоваться руководству. Поэтому вприложениях системы кроме вывода жестко определенных выходных таблиц необходимодать возможность перевода информации из таблиц БД в приложения MicrosoftOffice, которые обладают мощными средствами создания отчетов;
- Необходимоучесть, что с введением системы в эксплуатацию все смежные отделы теряют доступк выходной информации финотдела, как это имело место в системе Excel-таблиц.Потребуется организовать дополнительные приложения для разграниченного доступак центральной БД.
2.3.3 Выбор принципиальных технических решений
Пользователями системы наоснове единой базы будет группа специалистов финотдела, значит требуетсясетевое приложение. На первом этапе следует определить сетевую операционнуюсистему, в которой будут работать конечные приложения и сервер базы данных.
Рождение компьютерныхсетей было вызвано практической потребностью – иметь возможность совместногоиспользования данных. Компьютеры, входящие в сеть, могут совместноиспользовать:
- данные;
- принтеры;
- факсимильныеаппараты;
- модемы;
- другиеустройства.
Данный список постояннопополняется, т.к. возникают новые способы совместного использования ресурсов.Для нашего проекта важно то, что сеть позволяет связать пользователей-клиентови центральную БД, т.о. образом разделяемыми ресурсами будут данные, хранящиесяцентрализованно.
Локальной вычислительнойсетью (ЛВС) называется совокупность различных типов компьютеров (ПК, серверы,мэйнфреймы), связанных между собой, и сопутствующего периферийногооборудования, расположенная в пределах одного здания.
Несмотря на определенныесходства, сети разделяются на 2 типа:
- одно-ранговые;
- на основесервера.
Различия между одноранговыми сетями и сетями на основе сервера имеют принципиальное значение,поскольку определяют разные возможности этих сетей. Выбор типа сети зависит отмногих факторов:
- размера предприятия;
- необходимогоуровня безопасности;
- вида бизнеса;
- уровня доступнойадминистративной поддержки;
- объема сетевоготрафика;
- потребностейсетевых пользователей;
- финансовыхзатрат.
Одно-ранговые сети относительно просты. В такой сети все компьютерыравноправны, каждый может предоставлять ресурсы в общее пользование, управлятьзащитой информации. Как правило, количество компьютеров не превышает 10-ти. Дляобъединения компьютеров применяется простая кабельная система.
Одно-ранговые сети обычнодешевле сетей на основе сервера, но требуют более мощных и (дорогих)компьютеров. В одно-ранговой сети требования к производительности и к уровнюзащиты для сетевого программного обеспечения, как правило, ниже, чем в сетях свыделенным сервером.
/>
Рисунок 1 – Одно-ранговаясеть
Если к сети подключенобольше 10-ти пользователей, используют выделенные серверы. Выделеннымназывается такой сервер, который функционирует только как сервер (исключаяфункции клиента или рабочей станции). Они специально оптимизированы для быстройобработки запросов от сетевых клиентов и для управления защитой файлов икаталогов.
/> />
Рисунок 2 – Клиент-сервер
Круг задач, решаемыхсерверами, многообразен и сложен, поэтому в больших сетях они сталиспециализированными. В сетях Windows NT различают:
- файл-серверы ипринт-серверы;
- серверыприложений;
- почтовые серверы;
- факс серверы;
- коммуникационныесерверы.
Для дальнейшегорассмотрения сетевых вопросов нам понадобятся определения:
Файл-сервер – управляютдоступом пользователей к файлам на сервере. Т.о. организовываетсяцентрализованное хранение файлов и данных. Это относится не только к сервернойБД главной системы управления, а к разнородным документам и файлам различныхприложений, не поддающихся формализованному объединению в единую БД.
Серверы приложений – наних выполняются прикладные части клиент серверных приложений, а также находятсяданные, доступные клиентам. Например, чтобы упростить извлечение данных,серверы хранят большие объемы информации в структурированном виде. Эти серверыотличаются от файл-серверов. Файл-сервер по требованию запрашивающегокомпьютера копирует файл или данные целиком. Сервер приложений отправляеттолько результаты запроса.
Преимущества сети наоснове сервера:
- Разделениересурсов:
Сервер спроектирован так,чтобы предоставлять доступ к множеству файлов, обеспечивая при этом высокуюпроизводительность и защиту. Администрирование и управление ресурсамиосуществляется централизованно.
- Защита:
Проблемами безопасностиможет заниматься один администратор: он формирует политику безопасности иприменяет ее в отношении каждого пользователя сети.
- Резервноекопирование данных:
Поскольку жизненно важнаяинформация расположена централизованно, т.е. сосредоточена на серверах,нетрудно обеспечить ее регулярное резервное копирование.
- Избыточность:
Благодаря избыточнымсистемам данные на любом сервере могут дублироваться в реальном времени,поэтому в случае повреждения основной области хранения данных информация небудет потеряна – легко воспользоваться резервной копией.
- Количествопользователей:
Сети на основе сервераспособны поддерживать тысячи пользователей. Сетями такого размера, будь ониодно-ранговыми, было бы невозможно управлять.
- Аппаратноеобеспечение:
Так как компьютер невыполняет функций сервера, требования к его характеристикам зависят отпотребностей самого пользователя. Типичный компьютер имеет, по крайней мере,Pentium-процессор и от 16 до 32 Мб RAM.
Решающими факторами припроектировании будут устойчивая и безопасная работа системы с централизованнымуправлением базой данных, для чего сеть однозначно должна быть построена наоснове сервера.
Существуют и комбинированные типы сетей, совмещающие лучшие качествасетей одно-ранговых и на основе сервера. Такие сети удовлетворяют запросыбольшинства организаций, т.к. в них могут функционировать оба типа операционныхсистем.
Сервер сети, напримерWindows NT, в этом случае отвечает за совместное использование основныхприложений и данных. На компьютерах-клиентах могут выполняться Windows 95 илиNT Workstation, которые будут управлять доступом к ресурсам выделенного сервераи в то же время предоставлять в совместное использование свои жесткие диски, апо мере необходимости разрешать доступ и к своим данным.
Комбинированные сети –наиболее распространенный тип сетей, но для их правильной реализации и надежнойзащиты необходимы определенные знания и навыки.
Конкретно для СУфинучетом на последнем этапе обработки информации понадобится разделяемыйдоступ к файлам электронной таблицы Excel, поэтому в нашей сети на основесервера будут реализованы права клиентов на предоставление своих жестких дисковв общее пользование, что приблизит сеть к комбинированному типу.[9]
Одно-ранговые сети и сети на основе сервера объединяет общая цель –разделение ресурсов. А вот различия между одно-ранговыми и выделеннымисерверами определяют:
- требования каппаратному обеспечению;
- способ поддержкипользователей.
Существующий сервер сетифункционирует под управлением сетевой ОС Windows NT Server 4.0 и имеетследующие характеристики:
Центральный процессорPentium III 600;
Таблица 5 — КомпонентысервераКомпонент Одно-ранговая сеть Сеть на основе сервера Местонахождение разделяемых ресурсов Компьютеры пользователей Выделенные серверы ОЗУ
Зависит от потребностей пользователя.
WindowsNT Workstation – 12Mb (рекоменд. – 32Мб)
Windows 95/98 – 8 Mb (16Мб)
Как можно больше, минимум 12 Mb для
Windows NT 4.0 (64Мб) Центральный процессор
Зависит от потребностей пользователя, но не ниже Intel386
(Pentium 100)
Зависит от нагрузки на сервер, желательно не ниже Intel486 (Pentium Pro)
Высокопроизводительные серверы поддерживают многопроцессорные системы Объем дискового пространства Зависит от потребностей пользователя Зависит от потребностей организации. Чем больше, тем лучше, всегда следует предусматривать возможность дальнейшего увеличения (за счет количества дисков)
RAM 96 MB.
Объем дисковогопространства 20 Gb.[3]2.3.4 Компоновка сети
Термин “топология сети”характеризует физическое расположение компьютеров, кабелей и других компонентовсети. Топология – это стандартный термин, который используется профессионаламипри описании физической компоновки сети. Топология сети обуславливает еехарактеристики. В частности, выбор той или иной топологии влияет на:
- составнеобходимого сетевого оборудования;
- характеристикисетевого оборудования;
- возможностирасширения сети;
- способ управлениясетью.
Все сети строятся наоснове трех базовых топологий:
q шина
все компьютеры подключенывдоль одного кабеля
/>
Рисунок 3 – Шина
q звезда
компьютерыподключены к сегментам кабеля, исходящим из одной точки;
q кольцо
компьютеры подключены ккабелю, который замкнут в кольцо
В настоящее время однимиз стандартных компонентов сетей становится концентратор. А в сетях стопологией звезда он служит центральным узлом./> />
Среди концентраторов различаютактивные и пассивные концентраторы. Активные регенерируют и передают сигналтакже, как это делают репитеры. Пассивные – это коммутирующие блоки, которыепропускают через себя сигнал, не усиливая и не восстанавливая его.
Рисунок 4 – Звезда
Рисунок 5 — Кольцо
/>
Существуют такжегибридные концентраторы, к которым можно подключать кабели различных типов.
Использованиеконцентраторов дает ряд преимуществ:
- сети, построенныена концентраторах, легко расширить, если подключить дополнительныеконцентраторы;
- разрыв кабеля всети с обычной топологией линейная шина приведет к “падению” всей сети. Междутем разрыв кабеля, подключенного к концентратору, нарушит работу только данногосегмента, а остальные останутся рабочими;
- возможностьподключения кабелей различных типов;
- централизованныйконтроль за работой сети и сетевым трафиком – многие концентраторы наделеныдиагностическими возможностями.
В настоящее время частоиспользуются топологии, которые комбинируют компоновку сети по принципу шины,звезды и кольца.
q Звезда-шина:
Несколько сетей стопологией звезда объединяются при помощи магистральной линейной шины.
q Звезда-кольцо:
Звезда-кольцо кажетсянесколько похожей на звезду-шину. И в той, и в другой топологии компьютерыподключены к концентратору, который фактически и формирует кольцо или шину.Отличие в том, что концентраторы в звезде-шине соединены магистральной линейнойшиной, а в звезде-кольце на основе главного концентратора они образуют звезду.
Существует множествофакторов, которые необходимо учитывать выборе топологии для создаваемой сети.Ниже рассмотрены некоторые преимущества и недостатки каждой из них.
Таблица 6 — Сравнениетопологий сетиТопология Преимущества Недостатки Шина Экономный расход кабеля. Сравнительно недорогая и несложная в использовании среда передачи. Простота, надежность. Легко расширяется При значительных объемах трафика уменьшается пропускная способность сети. Трудно локализовать проблемы. Выход из строя кабеля останавливает работу всей сети. Кольцо Все компьютеры имеют равный доступ. Количество пользователей не оказывает сколько-нибудь значительного влияния на производительность Выход из строя одного компьютера может вывести из строя всю сеть. Трудно локализовать проблемы. Изменение конфигурации сети требует остановки всей сети. Звезда Легко модифицировать сеть, добавляя новые компьютеры. Централизованный контроль и управление. Выход из строя одного компьютера или повреждение кабеля не влияет на работоспособность сети. Выход из строя центрального узла выводит из строя всю сеть.
Для построения системы мыиспользуем топологию “звезда-шина”. Это позволит наладить надежную работу всегменте сети финансового отдела, т.к. он будет иметь внутреннюю топологию“шина” (преимущества см. в таблице). На будущее же, общая магистральная шинабудет служить физической основой объединения всех отделов в единуюинформационную систему. Финансовый отдел имеет выделенный вход С4 наконцентраторе H34. Общая топологией существующей сети является “звезда-шина”,поэтому во избежание необоснованных расходов топология сети изменяться небудет.
2.3.5Физическая среда передачи
На сегодняшний деньподавляющая часть компьютерных сетей используют для соединения провода иликабели. Все многообразие кабелей делится на 3 основные группы:
¨ коаксиальныйкабель:
- тонкий;
- толстый.
¨ витая пара:
- неэкранированная;
- экранированная.
¨ оптоволоконныйкабель
Как правило, с толстымкоаксиальным кабелем сложнее работать, чем с тонким, но сигнал в нем менееподвержен затуханию, что позволяет передавать сигнал на большие расстояния беззаметного искажения. Толстый кабель сложнее устанавливать и он дороже.
Самым распространеннымтипом кабеля в офисных зданиях является неэкранированная витая пара (телефонныйкабель), но она самая помехонеустойчивая. Для защиты от помех применяют экран искручивание кабеля. Для передачи данных используют только экранированную витуюпару.
Оптоволоконные линиипредназначены для перемещения больших объемов данных на очень высокихскоростях, т.к. сигнал в них практически не затухает и не искажается. Ноподключение и обслуживание оптоволоконных сетевых устройств требует оченьвысокой квалификации, и оптоволоконный кабель намного дороже других типовкабелей.
Сегмент сети финотделаимеет кабельную систему на основе тонкого коаксиального кабеля, проложенного впластиковых кабель-каналах. Общая длина сегмента 60 м, кабель защищен отмеханических повреждений, сетевые адаптеры подключаются к адаптеру с помощьюстандартных Т-коннекторов. В общем решение довольно стандартное и являетсяудовлетворительным для введения в сегмент сервера БД.
Таблица 7 — Сравнение кабелейХарактеристика Тонкий коаксиальный кабель (10Base2) Толстый коаксиальный кабель (10Base5) Витая пара (10BaseT) Оптоволоконный кабель Стоимость Дороже витой пары Дороже тонкого коаксиального кабеля Самый дешевый Самый дорогой Эффективная длина кабеля* 185м 500м 100м 2000м Скорость передачи** 10МБит/с 10МБит/с 4-100МБит/с 100МБит/с и выше Гибкость Довольно гибкий Менее гибкий Самый гибкий Не гибкий Простота установки Прост в установке Прост в установке Очень прост в установке; может быть установлен при строительстве Труден в установке Подверженность помехам Хорошая защита от помех Хорошая защита от помех Подвержен помехам Не подвержен помехам Особые свойства Электронные компоненты дешевле, чем у витой пары Электронные компоненты дешевле, чем у витой пары Тот же телефонный провод; часто проложен во время строительства Поддерживает речь, видео и данные Рекомендуемое применение Средние или большие сети с высокими требованиями к защите данных Средние или большие сети с высокими требованиями к защите данных “Кольцо” любого размера Сети любого размера с высокими требованиями к скорости передачи, уровню защиты и целостности данных
* — Эффективная длинакабеля может варьироваться в зависимости от каждой конкретной сети. Сулучшением технологии она увеличивается.
** — Диапазонскоростей передачи для некоторых типов кабелей расширяется. Техническиедостижения в производстве медных проводов привели к такой скорости передачисигналов, которую ранее нельзя было и предположить.[7]2.3.6 Платы сетевого адаптера
Платы сетевого адаптера –это интерфейс между компьютером сетевым кабелем. В обязанности платы сетевогоадаптера входят подготовка, передача и управление данными в сети. Дляподготовки данных к передаче по сети плата использует трансивер, которыйпереформатирует данные из параллельной формы в последовательную. Каждая платаимеет уникальный сетевой адрес.
Платы сетевого адаптера отличаютсярядом параметров, которые должны быть правильно настроены. В их число входят:прерывание (IRQ), адрес базового порта ввода/вывода и базовый адрес в памяти.
Чтобы обеспечитьсовместимость компьютера в сети, плата сетевого адаптера должна, во-первых,соответствовать архитектуре шины данных компьютера, и, во-вторых, иметьтребуемый тип соединителя с сетевым кабелем.
Плата сетевого адаптераоказывает значительное влияние на производительность всей сети. Существуетнесколько способов увеличить эту производительность. Некоторые платы обладаютдополнительными возможностями. К их числу, например, относятся:
- прямой доступ кпамяти;
- разделяемаяпамять адаптера;
- разделяемаясистемная память;
- управление шиной.
Производительность сетиможно повысить также с помощью буферизации или встроенного микропроцессора.
При покупке платысетевого адаптера необходимо учитывать:
- разрядность шины(32-разрядная быстрее 16-разрядной);
- тип шины (EISA иMCA быстрее ISA);
- способ передачиданных в память (разделяемая память быстрее, чем порт вода/вывода или DMA);
- возможностьуправления шиной;
- авторитетпроизводителя.
На клиентских компьютерахи сервере сети установлены сетевые платы Intel Ether Express Pro различныхмодификаций, которые удовлетворяют большинству вышеперечисленных требований.
В здании АБК ТОО “БАК ”ЛВС функционирует под управлением сервера Windows NT 4.0. На сегодняшний деньэта сетевая операционная система является наиболее распространенной ворганизациях и предприятиях, т.к. она имеет достаточные характеристики, такиекак устойчивость работы, многозадачность, поддержка большинства видов сетевогооборудования и программного обеспечения.
3.ТЕХНИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ СИСТЕМЫ3.1 Общиймеханизм функционирования системы
Финансовый учет напредприятии – это всестороннее отображение текущего состояния финансовыхресурсов, всех действительных операций по движению финансовых ресурсов. Этаочень сложная деятельность не может быть подвергнута строгой типизации по видамопераций, т.к. в каждом конкретном деловом случае экономисты принимают решения,которые не всегда могут быть учтены даже в самой сложной программе. Поэтому длясоздания системы по автоматизации финансового учета мы будем использоватьконцепцию информационно-советующей системы.
Основными задачами финансовогоучета являются:
- регулированиебюджетов отделений;
- финансоваяотчетность для высших руководителей;
- учет ираспределение всех видов финансовых средств по назначению;
- управлениедебиторско-кредиторской задолженностью;
- решение потенциальныхпроблем с платежами до наступления срока сдачи ежемесячного отчета;
Ключевым моментом припроведении всех операций по движению финансовых средств является изменениедебиторско-кредиторской задолженности партнеров-контрагентов компании. Одним изпутей объединения всех потоков информации в базе данных поэтому будетглобальное присвоение всем создаваемым записям связей с основной таблицей,которая и будет регистрировать каждый отдельный этап изменениядебиторско-кредиторской задолженности.
Эта методологияобъединения всех потоков информации выработана в результате анализа работыфинотдела, структуры входящих и выходных потоков информации. Было произведенообобщение всех связей между отдельными потоками, в результате была определенаструктура информации, которая составляет информационную основу всего механизмаработы системы.
Физически этацентральная структура представлена в виде таблицы БД, все остальные таблицыбудут иметь связи на нее. Такой механизм функционирования системы позволитобъединить всю информацию, т.о. определяется он структурой базы данных.[4]
Реально все выглядит так.Все виды финансовых операций можно разделить на несколько видов:
- движения порасчетному счету и кассе;
- операции сценными бумагами;
- получениетоварно-материальные ценности;
- выполнение работи услуг;
- проведениевзаимозачета встречных обязательств;
- цессии;
- отгрузка угля;
- начисление затеплоэнергию.
Два последних типаспецифичны для компании, поэтому выделены отдельно.
Каждая из этих операцийнепосредственно влияет на дебиторско-кредиторскую задолженность предприятий, скоторыми они проводятся. Потому принято решение, что эти виды операций будутопределять функциональные элементы нашей системы. Т.о. мы имеем 6первоначальных элементов системы – функциональных АРМ:
1) Движение по р/с икассе;
2) Реестр векселей;
3) ТМЦ, работы иуслуги по БАК;
4) ТМЦ, работы иуслуги, теплоэнергия по ТЭЦ;
5) Взаимозачеты;
6) Уголь.
Немного отдельно стоитфункция системы, связанная с ведением договоров. Она влияет на все элементысистемы – каждая операция по движению финансовых ресурсов так или иначе имеет вкачестве обоснования какой-либо документ, чаще всего договор. Но связь междудоговорами и движением средств не совсем прямая – наличие договора обязательнопредполагает последующие операции по движению средств и, следовательно,изменение оперативной дебиторско-кредиторской задолженности, но не наоборот: невсе операции имеют в качестве обоснования для своего проведения договор.
Вначале изучения задачипо автоматизации финансового учета была идея основать всю систему на договорах,т.е. связать по ним все потоки информации. Но вышеуказанное несоответствиемогло привести к тому, что из единого русла могли выпасть потоки информации,которые описывают те операции, которые не имеют в своей основе договора (такаяситуация является следствием необходимости принятия нестандартных деловыхрешений, которые себе позволяют экономисты компании).
В конце концов былопринято, что информация по договорам будет храниться в таблице, которая имеетпочти такой же уровень приоритетности, как и центральная таблица, которая имеетсвязи со всеми остальными таблицами. Различие в том, что ссылка на договор припроведении финансовой операции желательна, но не обязательна.
Ведение договоровпредставляет собой седьмой функциональный элемент системы. Все эти элементыбудут реализованы в виде конечных клиентских приложений, на каждомпредполагается работа одного финансиста. Работа отдельного приложения будетосновываться на обработке информации в собственной таблице. Если принципиальнаяструктура БД составляет основу механизма работы системы, то уже функциональныеэлементы определяют конкретную реализацию таблиц в БД.
Объединив все таблицыфинансовых операций по движению средств путем определения ссылок на них вцентральной таблице оперативной деб./кред. задолженности, мы в любой моментсможем определить текущую задолженность конкретного предприятия и принеобходимости вычислить как она образовалась. Это является основной задачейработы финансового отдела.
В общем виде, процессработы каждого приложения будет иметь следующий вид. Финансисту поступаютдокументы, сопровождающие проведение финансовой операции, в которой некоторыесредства меняют владельца – переходят к нам или от нас. При этом с помощьюинтерфейса приложения пользователь заносит в свою таблицу БД информацию,которая однозначно и наиболее полно характеризует данную операцию. Для каждоговида операций структура информации будет своя. Кроме того, пользователь должензанести данные по изменению оперативной дебиторско-кредиторской задолженностиконтрагента в центральную таблицу. На самом деле этот этап работы системы скрытот пользователя и выполняется автоматически.
Коренное различие вработе новой системы по сравнению с предыдущей заключается в том, что раньшеинформация по проведению операций просто накапливалась, и только потом в принеобходимости обрабатывалась для получения некоторых сводных данных. Вразрабатываемой системе необходимая информация по деб./кред. задолженностиформируется автоматически и непрерывно в течение всего рабочего процесса, чтодает возможность получить оперативные сводки в любой момент. Посколькуфункциональные элементы в автоматизированной системе реализованы в видеотдельных пользовательских приложений, то в дальнейшем мы не будем не будемпроводить различия между этими понятиями. Т.о. система состоит из клиентскихприложений и серверной БД.
3.2“Клиент-серверная“ архитектура
В сегмент сетифинансового отдела вводится дополнительный сервер S2 – Windows NT 4.0, на которомустанавливается программный сервер баз данных Borland IB Database 5.0. Клиентскиеприложения будут выполнятся на компьютерах Windows95, подключенных к сегментуC4.
Далее приводятся рабочиетаблицы:
Таблица 8 — Главнаятаблица MAIN “Оперативная деб./кред. задолженность”Поле Описание поля Имя поля Тип поля Код Уникальный код записи NPP INTEGER Предприятие юр.лицо по договору COMPANY SMALLINT Дата дата получения/передачи средств DATE_PAY DATE Дата рег. дата регистрации записи DATE_INPUT DATE Сумма Float-значение SUMMA FLOAT "+" — мы передали средства "-" — мы получили средства Вид средств — перечисление с/на расчетный счет TYPE SMALLINT — касса 1 — векселя 2 — ТМЦ, работы и услуги 3 — уголь 4 — теплоэнергия 5 — договора-цессии 6 Запись № записи в журнале с информацией получении/передаче средств POINT INTEGER Служба дирекция, курирующая служба, подразделение, отвечающие за исполнение договора DEPARTMENT SMALLINT Договор № первичный договор, если есть (без указания доп.соглашений) CONTRACT INTEGER Взаимозачет Указатель на журнал взаимозачетов VZACHET INTEGER
Таблица 9 — CONTRACT“Договор”№ п/п Поле Тип Назначение 1 NPP INTEGER Код 2 NOMER_OUR VARCHAR(20) Номер с нашей стороны 3 NOMER_THEM VARCHAR(20) Номер с их стороны 4 NOMER_ADD SMALLINT Номер доп.соглашения 1-Есть доп. согл. 5 N_JUR_FOLDER SMALLINT Номер папки юр.отдела 6 N_JUR_NPP SMALLINT Номер договора относительно папки юр.от. 7 N_FIN_FOLDER SMALLINT Номер папки фин.отдела 8 N_FIN_NPP SMALLINT Номер договора относительно папки фин.от. 9 DATE_INPUT DATE Дата регистрации 10 DATE_CONCLUDE DATE Дата заключения 11 DATE_END DATE Дата исполнения 12 DEPARTMENT SMALLINT Код службы 13 COMPANY_PAY SMALLINT Код плательщика 14 COMPANY_GET SMALLINT Код получателя 15 SUBJECT SMALLINT Код группы по предмету договора 16 SUBJECT_FULL VARCHAR(255) Предмет договора в полн. варианте 17 SUMMA FLOAT Сумма 18 MONEY SMALLINT Тип валюты 19 CONDITION VARCHAR(255) Условия поставки 20 EXECUTED SMALLINT 0 — Неисполнен, 1 — Исполнен 21 PARENT SMALLINT Код договора, к к-му относится доп.согл. 22 PROLONGATION SMALLINT 0 — Непродлен, 1 — Продлен 23 REALIS SMALLINT 1-Реализация иначе приобретение
Таблица 10 — VZACHET“Взаимозачеты”№ Наименование поля Имя поля Тип поля 1 Код NPP INTEGER 2 Дата DATA DATE 3 Номер зачета VZNUM INTEGER Приход 4 Плательщик PAY1 INTEGER 5 Получатель GET1 INTEGER 6 За что SUBJECT1 SMALLINT 7 Служба DEPARTMENT1 SMALLINT 8 Сумма SUMMA1 FLOAT Расход 9 Плательщик PAY2 INTEGER 10 Получатель GET2 INTEGER 11 За что SUBJECT1 SMALLINT 12 Служба DEPARTMENT2 SMALLINT 13 Сумма SUMMA2 FLOAT 14
Формы оплаты PAYTYPE SMALLINT — перечисление с/на расчетный счет — касса 1 — векселя 2 — ТМЦ, работы и услуги 3 — уголь 4 — теплоэнергия 5 — договора-цессии 6
Таблица 11 — COUNT“Расчетный счет”.Поле Описание поля Имя поля Тип поля Код NPP INTEGER Дата дата выписки из банка DATA DATE Банк BANK SMALLINT Наш р/с OUR_COUNT INTEGER Предприятие фирма, организация, гос.структура… COMPANY INTEGER Их р/с COM_COUNT INTEGER Их МФО COM_MFO INTEGER Договор № необязателен CONTRACT INTEGER Назначение назначение платежа SUBJECT SMALLINT Дата получ тов Дата исполнения назначения платежа GET_DATA DATE Сумма Float — значение ( "+" — расход с расчетного счета SUMMA FLOAT "-" — приход на расчетный счет) Остаток текущий остаток после каждой операции REMAINDER FLOAT
Таблица 12 — PAYDESK“Касса”Поле Описание поля Имя поля Тип поля Код NPP INTEGER Дата дата отчета кассира DATA Кассир кассир, у которого из отчета взята информация по данной сумме ACCOUNTER SMALLINT Получатель Получатель/ плательщик COMPANY INTEGER За что SUBJECT SMALLINT Сумма Float — значение ( "+" — расход с кассы, "-" — приход в кассу) SUMMA FLOAT Остаток кассира текущий остаток после каждой операции данного кассира DELTA FLOAT Остаток общий общий текущий остаток после каждой операции REMAINDER FLOAT
Таблица 13 — VECSEL“Реестр векселей”Поле Имя поля Тип поля номер регистрации NPP INTEGER № акта приема/передачи ACTNUM SMALLINT № векселя VECNUM INTEGER эмитент EMITENT SMALLINT сумма в рублях RUBSUM FLOAT дата составления EMISDATE DATE дата передачи SENDDATE DATE векселедержатель VECHOLDER INTEGER поставщик SUPPLIER INTEGER № контракта CONTRACT INTEGER предмет договора SUBJDET INTEGER курирующая служба SERVICE SMALLINT примечание NOTE VARCHAR(30) регион REGION SMALLINT исполнен EXECUTED SMALLINT
Таблица 14 — INVOICE“Реестр счет-фактур”Поле Описание поля Имя поля Тип поля Код NPP INTEGER Дата рестра DATA DATE № реестра NOMER INTEGER №счет-факт NOMER_CI INTEGER Дата прихода/отгрузки EXECDATE DATE Договор(ТЭЦ) № DOGOVOR VARCHAR(20) Договор(БАК) № DOGOV_BAK INTEGER Предприятие FACTORY INTEGER Наименование PRODUCT INTEGER Сумма Сумма по счет фактуре включая НДС и ТехПД SUMMA FLOAT "+" — мы предъявили счет-фактуру "-" — нам предъявили счет-фактуру Служба DEPARTMENT SMALLINT Исполнение 1-исполнен, 0-неисполнен PERFORMED SMALLINT
Таблица 15 — COAL “Уголь”Поле Описание поля Имя поля Тип поля Код NPP INTEGER Дата отгрузки DATA DATE Плательщик Кому отправлен уголь COMPANY INTEGER № договора CONTRACT INTEGER № счет-фактуры счет-фактура, выписанная за отгруженный уголь INVOICE INTEGER Сумма Сумма с ж.д.тарифом SUMMA FLOAT
Таблица 16 — TEC“Теплоэнергия”№ п/п Поле Тип Назначение 1 NPP INTEGER Код 2 NOMER_DOG VARCHAR(8) Номер договора 3 DATA DATE Месяц начисления 4 SUMMA FLOAT Сумма 5 FACTORY INTEGER Предприятие
Все справочные таблицы имеютодинаковую структуру.№ п/п Поле Тип Назначение 1 NPP SMALLINT Код 2 NAME VARCHAR(хх) Название Листинг основныхучастков кода.
SQL-текст командысоздания таблицы Vecsel
CREATE TABLE VECSEL (NPPINTEGER NOT NULL,
ACTNUM SMALLINT NOT NULL,
VECNUM INTEGER NOT NULL,
EMITENT SMALLINT NOTNULL,
RUBSUM DOUBLE PRECISIONNOT NULL,
EMISDATE DATE NOT NULL,
SENDDATE DATE,
VECHOLDER INTEGER,
SUPPLIER INTEGER,
CONTRACT INTEGER,
EXECUTED SMALLINT NOTNULL,
NOTE VARCHAR(50)CHARACTER SET WIN1251,
REGION SMALLINT);
CREATE GENERATORVECSEL_GEN;
CREATE TRIGGER SET_VECSELFOR VECSEL
ACTIVE BEFORE INSERTPOSITION 0
AS BEGIN NEW.NPP=GEN_ID(VECSEL_GEN,1);END;
Текст основногоSQL-запроса реестра векселей:
SELECTA.NPP, A.ACTNUM, A.VECNUM, B.NAME EMITENT, A.RUBSUM, A.EMISDATE,
A.SENDDATE,C.NAME VECHOLDER, D.NAME SUPPLIER, E.NOMER_OUR,
F.NAMESUBJECT, G.NAME SERVICE,
A.EXECUTED,A.NOTE, H.NAME REGION
FROMVECSEL A
LEFTOUTER JOIN EMITENT B
ON (A.EMITENT= B.NPP)
LEFTOUTER JOIN COMPANY C
ON (A.VECHOLDER= C.NPP)
LEFTOUTER JOIN COMPANY D
ON (A.SUPPLIER= D.NPP)
LEFTOUTER JOIN CONTRACT E
ON (A.CONTRACT= E.NPP)
LEFTOUTER JOIN REGION H
ON (A.REGION= H.NPP)
LEFTOUTER JOIN SUBJECT F
ON (E.SUBJECT= F.NPP)
LEFTOUTER JOIN DEPARTMENT G
ON (E.DEPARTMENT= G.NPP)
ORDERBY A.NPP
Запрос выводит информациюиз таблицы VECSEL и тех таблиц, коды из которых использованы:
COMPANY – справочник покомпаниям;
CONTRACT – таблицаактивных договоров;
REGION – справочник порегионам и энергосистемам;
SUBJECT – справочник попредмету договора;
DEPARTMENT –иерархический справочник по подразделениям компании.
Листинг основного модуляпрограммы vecsel.exe
program Vecsel;
uses Forms, Windows, …
{$R *.RES}
const ProductTitle='Реестрвекселей';
var FormPointer:PChar;
hD: HWND;
begin
Application.ShowMainForm:=false;
FormPointer:=PChar(ProductTitle);
hD:=FindWindow('TApplication',FormPointer);
If hD0 then
// если программа ужезапущена, то вывести главное окно на первый план
SetForegroundWindow(hD)
else
//иначе запустить новыйэкземпляр программы
begin
Application.ShowMainForm:=true;
Application.Initialize;
Application.CreateForm(TCSTForm,CSTForm);
Application.CreateForm(TMainDM,MainDM);
Application.CreateForm(TMainForm,MainForm);
Application.CreateForm(TExcangeForm,ExcangeForm);
Application.Run;
end;
end.
Созданы справочники навсе однородные группы данных. Каждая рабочая таблица хранит код везде, гдевозможно унифицировать данные. Т.о. были выделены следующие справочники:
- страны;
- города;
- службы;
- виды валют;
- компании;
- банки;
- предмет договора;
- пользователи.
Когда пользователь вводитинформацию, это, как правило, стандартная операция с определенным контуромвходных данных. Поэтому выгодно реализовать ввод всех финансовых операций ввиде хранимых процедур в базе данных. Приложение-клиент передает по сети, втаком случае, только параметры этой процедуре, а она в свою очередь самавыполняет SQL-запросы. Это дает три хороших момента:
1) Трафик сети снижендо порогового минимума – следовательно, быстрее будет совместная работанескольких пользователей;
2) Одни и те жехранимые процедуры могут использовать разные приложения, сокращается объемкода;
3) Хранимыепроцедуры выполняются в рамках одной транзакции – отпадает необходимостьпрограммно реализовывать механизм транзакций в каждом приложении.
Вводимая информация нетолько хранится в таблицах. При каждом изменении данных в одних таблицахнеобходимо по определенным правилам изменять данные в других таблицах.
Например, при поступлениисчет фактуры за выполненные работы или услуги приложение, отвечающее зарегистрацию данного документа, должно параллельно внести изменения:
- в таблицу“Договора” – об исполнении поставщиком своей части контракта;
- в главную таблицу– об изменении оперативной задолженности данного контрагента.
И это один из самыхпростых и очевидных примеров. Число каскадных изменений в БД зависит от уровняжелаемой автоматизации системы. Для упрощения системы и “прозрачного”программного управления событиями, вводят механизм “бизнес-правил”. Этовнутренний аппарат сервера баз данных Interbase, он позволяет перенестиуправление целостностью данных из приложений на сервер.
Бизнес-правилареализуются в виде процедур в базе данных finance.gdb, и при внесении измененийв одни таблицы, они автоматически обновляют данные в других. Образно говоря,бизнес-правила организуют взаимодействие между отдельными таблицами, которыехранят обособленную информацию. Этим мы достигаем цели каждый момент иметьсамую последнюю информацию в главной таблице оперативнойдебиторско-кредиторской задолженности.[6]3.3 Схемаинформационных потоков
Структура входнойинформации осталась неизменной. Таким образом, на входе нашей централизованнойсистемы управления будут “бумажные” данные. Главной функцией клиентскихприложений будет обеспечение работоспособного и быстрого интерфейса по вводуданных. За обработку же информации будет отвечать база данных со всеми еевнутренними механизмами.
Каждое приложение, читай,каждый экономист – пользователь системы, имеет в своем распоряжении отдельнуютаблицу, в которую только он может вносить данные, а всем остальным таблицамприложение должно иметь ограниченный доступ (обычно это чтение данных) дляпроведения таких финансовых операций, где требуется работа несколькихэкономистов. Например, для регистрации векселя необходимо знать, по какомудоговору выполняется индоссирование, а эту информацию вводит другой экономист.
Таблицы взаимодействуютмежду собой (изменяют свое содержимое в зависимости от других таблиц) припомощи механизма бизнес правил. Главной целью всего этого является центральнаятаблица. В ней каждый момент отображается текущее состояние задолженностикаждой компании или организации, с которыми мы имеем дело. Полный доступ на всевиды выборок из этой таблицы имеет приложение начальника финотдела, которое невводит никакой информации. При обнаружении роста задолженности какой-либокомпании приложение по связям между таблицами находит, на основании какихопераций и документов произошел данный рост, определяет динамику его развития,дату образования, долю среди всего остального объема задолженности.
Мы видим, что нетребуется промежуточных сведений цифр, сопоставления работы несколькихфинансистов. В существующей системе для вывода итоговых данных, на основаниикоторых можно было сделать некоторый анализ, требовалось группировать данные поразличным критериям, сводить их во все более общие цифры, а затем проводить ихобратную расшифровку. При этом в процессе получения итоговых отчетностейучаствовало несколько экономистов, которые не обрабатывали входные документы ине проводили конечный анализ, а обрабатывали цифры – путем их переноса “изодной ведомости в другую”.
В автоматизированнойсистеме управления финансовым учетом, как видно из схемы, потоки информациивводятся в базу пользователями – специалистами финотдела, затем они оперативнообрабатываются в БД, и уже в различном разрезе выводятся теми экономистами,которые отвечают за отчетные цифры и их анализ.
Данная схема учитываетвозникновение потребности смежных отделов в доступе к информации, за которуюотвечает финансовый отдел. На практике эта ситуация проявится с первого же дняработы системы. Другим отделам могут понадобиться либо входные данные поразличным операциям, либо уже готовые финансовые отчетности по различнымпоказателям. При данной схеме обработки информации, для доступа к нейдостаточно будет организовать небольшие клиентские приложения, подключающиеся кБД системы финотдела, с правом производить выборки “только для чтения”. Дляиспользования выходных таблиц можно применить автоматическое конвертированиеданных из одного формата в другой (Excel).3.4 Внедрение,этапы освоения
Создание информационнойсистемы финотдела является реальной задачей ОИС ТОО “БАК ”. Для ее выполнения созданагруппа, в состав которой входят специалист по финансовому учету, системныйинженер по информационным потокам, специалист по удаленным БД, 2 программиста.Я разработал данный дипломный проект в составе этой группы во время практики.
Существующая системафинансового учета имеет архив данных по всем операциям и различные отчетностиза два года. Это огромный объем информации, который организован в видеэлектронных таблиц Excel. В этих таблицах данные хранятся в не типизированномвиде. С другой стороны, БД системы клиент/сервер предполагает четкуюструктуризацию всех таблиц, строгое описание формата данных, которые будут вних храниться. Поэтому, если рассматривать возможность перевода всей старойинформации из существующей системы в новую, единственным способом будет ручнойввод всех данных. Учитывая специфику работы автоматизированной системы, дляэтого придется отключать некоторые элементы автоматизации и внутреннегоконтроля, что для сохранения целостности данных потребует дополнительногопрограммирования.
Существует 2 путивнедрения системы финансового учета в работу компании:
1 – перенести все данныеиз архивов и активных рабочих таблиц в БД новой системы. Это потребуетдополнительного программирования, использования специально обученных операторовдля ввода большого количества разнородных данных;
2 – перенести толькоактивные данные, такие как незавершенные договора, все данные по операциям занезаконченный отчетный период, и т.д.
Первый путь предполагаетнеобходимость использования старых данных для выполнения некоторых видовфинансового анализа – таких как сравнение текущего состояния фирмы зааналогичный отчетный период. Второй способ позволит ввести систему в работу сминимальными издержками и с самого начала вести базу данных в единообразнойманере.
Настоящее положение фирмытаково, что каждый год ставится задача понести как можно меньше убытков. В этомплане такие сложные виды анализа не являются актуальными, а более необходимойявляется задача улучшить управление финансовым учетом ценой рациональныхзатрат.
4.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ4.1 Новыетехнологии и прибыль компании
Созданиеавтоматизированной системы – это мероприятие в хозяйственной деятельностипредприятия, которое является многоэтапным, зависящим от множества факторов ивлияющим на все элементы производственной системы. Поэтому оно требуеткомплексного, системного подхода.
Решение о целесообразности изменениясуществующей системы управления или создания новой принимается на основеинформации:
1) текущеефинансовое состояние предприятия;
2) направлениеразвития предприятия;
3) новейшиенаучно-технические достижения в области управления;
4) анализсуществующей системы управления предприятием;
5) возможные путисовершенствования системы управления;
6) предполагаемаяэффективность каждого варианта.
Состояние компанииопределяется на основе финансового анализа производственно-хозяйственнойдеятельности, бухгалтерских отчетов за периоды, экономических анализов ипрогнозов о развитии рынка в целом и конкретной соответствующей отрасли(рыночной ниши).
Обоснованноеиспользование современных технологий в области автоматизации управленияопределяет выживаемость и конкурентоспособность предприятия. В настоящемситуация такова, что информация становится коммерческим ресурсом. Одновременнорастет общий объем информации, который требуется для функционирования компании.Для управления такими большими потоками данных создаются новые технологии. Этитехнологии могут быть самыми разнообразными по уровню сложности ипредоставляемых возможностей, причем результирующий эффект не обязательнооправдывает стоимость использования этих технологий. Т.е. не всегда имеет смыслприменять новейшие программные и аппаратные решения, если задача достаточнопроста и прибыль мало зависит от качества управления.
Системотехник долженсоздать систему исходя из минимума ресурсов, но с определенными целями.
Целями совершенствования системыуправления являются:
- повышениеконкурентоспособности компании;
- снижение издержекпо управлению и производству;
- гибкость искорость принятия решений;
- надежностьхранения информации;
- безопасностьсекретной информации;
- оперативныйконтроль за текущим состоянием;
- “прозрачность”управления информацией.
Конкретно дляфинотдела:
- лучшеерегулирование бюджетов отделений;
- повышениекачества финансовой отчетности для высших руководителей;
- решениепотенциальных проблем с платежами до наступления срока сдачи ежемесячногоотчета.
4.2 Измерениеэффективности капиталовложений
Для оценки экономическойэффективности информационной технологии одних только традиционных методовподсчета прибыли на инвестируемый капитал недостаточно. Требуется методика,способная продемонстрировать ее полную отдачу.
Известна проблема о неподдающихся подсчету аспектах многих проектов. Некоторые применяют формальныйподход для измерения количественной величины эффективности всей новойаппаратуры и программного обеспечения, так что на самом деле они интересуетсякорректным способом определения тех бесконечно малых неосязаемых выгод отприменения информационной технологии, которые оправдают ассигнования,выраженные суммой в долларах.
Высших руководителейменее всего удовлетворяют обоснования необходимости капиталовложений винформационные технологии, сделанные лишь на основе расчета чисто экономическойэффективности. Руководители, определяющие успех информационной технологии сточки зрения эффективности решения отделом ИС основных производственных задач,а не просто выполнения арифметических подсчетов, чаще чувствуют, что получаютполную или почти полную отдачу от своих капиталовложений.
Эффективность – необязательно показатель того, насколько эти задачи, инфраструктура или процессыотвечают общим производственным целям вашей компании.
Обоснование полезности –это искусство маркетинга, которое нелегко дается большинству отделовинформационных систем. Применение к информационной технологии некоторыхприемов, если их соблюдать правильно, позволяет достичь двух важных целей:
- отделение ИСполучает ощутимую обратную связь при решении стратегических и тактическихвопросов;
- старшиеруководители нетехнических направлений включаются в этот процесс, чтозаставляет их думать о зависимости успеха бизнеса от информационной технологии.
Но эти приемы должнытакже демонстрировать и выгоды от применения информационных технологий. Впротивном случае мажет появиться разрыв в представлениях о том, какфункционирует ИС на самом деле и как ее работа воспринимается производственнымиподразделениями. Менеджер информационных систем должен эффективновзаимодействовать с людьми, от которых зависит решение.
Затраты на создание илимодернизацию информационных систем нужно рассматривать скорее как инвестиции,чем расходы. В ТОО “БАК” рассматривают каждый крупный проект в областиинформационных технологий, как и любой другой инвестиционный проект компании.
Первый шаг,предпринимаемый отделом – “заказчиком”для модернизации системы управления, – разработка технического предложения.
Для этого необходимопровести опрос основных пользователей системы об ощутимых и неуловимых выгодахрассматриваемого приложения, а также об имеющем место риске. Создается группаосновных пользователей из затрагиваемых проектом подразделений. С предложеннойсистемой знакомятся все будущие пользователи – финансовые «эксперты».Они должны сформулировать пункт за пунктом те материальные и качественныевыгоды, которых они ждут от реализации такого проекта. Эти выгоды должны былибыть выражены в экономических, а не в технических терминах.
Например, материальныевыгоды от внедрения нового модуля по работе с банками заключается в сокращениисроков пересылки платежных документов. Это ускорит текущие расчеты.
Качественные выгоды — те,величину которых трудно выразить в долларах, будут состоять в более точномосуществлении финансового прогноза.
С другой стороны, потенциальныйриск новой системы может исходить от недостаточно благоприятного отношения кней пользователей.
Затем проект документапоступает к специалистам по информационным технологиям. Они помогаютруководителю отдела оценить расходы – как прямые, так и косвенные, а такжеожидаемый эффект. Эффект подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. Кматериальной экономии относят сокращение трудозатрат и оптимизацию работы сданными. К нематериальной – повышение качества финансового анализа,конкурентоспособности или ожидаемое увеличение прибыльности компании, неподдающееся точному измерению. Традиционная прибыль на инвестированный капиталопределяется на основе количественных показателей расходов и доходов.Качественные выгоды излагаются перед комитетом высших руководителей в особомразделе обоснования. Может оказаться, что данный конкретный проект не приноситматериального эффекта, но все же должен быть рассмотрен с точки зрения егополезности для победы над конкурентами.
При исследовании работыфинотдела был сделан вывод, что определяющими будут нематериальные качественныепреимущества.
Все расходы по проектуподразделяются на обязательные (текущие) и добровольные (дополнительные).Объясняя руководителям суть обязательных затрат, менеджер проекта говорит:«Вот ваши существующие информационные системы, а вот, во что они вамобходятся. Это ваши необходимые расходы — то, что нужно для поддержаниястатус-кво. С другой стороны, вот ваши добровольные, т.е. дополнительные,расходы, требующиеся на ввод в эксплуатацию новых систем». Добровольныерасходы учитывают экономию от замены или от модификации существующего способаработы. Руководителям предлагается цифра дополнительных расходов, и имобъясняют, к чему приведет внедрение новых систем.
В этот момент становитсяочень легко взвесить преимущества от планируемых усовершенствований в сравнениис дополнительными расходами. Важным обстоятельством является понимание всеми,что одна только информационная технология не несет в себе существенныхулучшений.
Предложение, подготовленноеинициатором создания новой системы и проверенное персоналом ИС, перед тем, каконо будет направлено на рассмотрение высшего комитета, подписывает руководительэтого отдела. И даже если предложение пройдет, до завершения процесса ещедалеко.
Если тот или иной проектв области информационных технологий выходит за рамки бюджета, комитет порассмотрению капитальных вложений утверждает дополнительные ассигнования.
После утверждения проектаназначается контрольная дата отчета. Это позволяет компании оценить,реализованы ли ожидаемые издержки и выгоды. Для удобства сравнения этифактические данные фиксируются в том же проекте, где изложены первоначальныеоценки. Если реализация проекта задерживается, дату оценки переносят. Менеджерпроекта должен снова обратиться в комитет и запросить дополнительное время. Самоекрупное преимущество рассматриваемой системы заключается в том, что выгоды откапиталовложений в информационные технологии ощущают как производственныеподразделения, так и высшее руководство компании. Раньше эти выгоды былискрыты.
1. Отдел, которыйтребует новую систему управления, готовит техническое обоснование.
2. Сотрудники отделаИС анализируют предложение.
3. Отдел ИС помогаетменеджерам оценить прямой и косвенный эффект.
4. Ожидаемый эффект подразделяетсяна исчисляемый (тот, что приведет к материальной экономии) и неисчисляемый.
5. По оценкамисчисляемых расходов и доходов производится традиционный расчет прибыли наинвестируемый капитал. Неисчисляемые эффекты включаются в обоснование отдельнымиразделами дня рассмотрения комитетом высших руководителей.
6. Руководительпроизводственного подразделения утверждает окончательное обоснование.
7. Проект передаетсяна утверждение в комитет капитальных ассигнований.
8. Устанавливаетсядата представления отчета о реализации проекта, в котором сравниваютсяожидаемые показатели с фактическими.
По завершении проектапроводится заключительный анализ, чтобы определить, насколько ожидаемые затратыи эффект близки к фактическим результатам.
4.3Сравнение существующей и создаваемой системы
Существующая локальнаясеть была построена в 1998 году квалифицированным сетевиком. Сеть имеетдостаточные характеристики по интенсивности работы, надежности и может бытьлегко расширена при необходимости. При этом микросегментация сети былапроизведена с учетом организационной структуры управления по отделам.Финансовый отдел функционирует в отдельном сегменте.
Вызывает нарекания состороны пользователей сама организация работы в сети. Нет централизованногохранения информации, распределение работ по АРМ было выполнено на основании техметодов работы, которые использовались, когда финансовый учет был бумажным. Всебумажные операции были перенесены в офисные приложения, которые используютсякак средство хранения и вывода данных.
В результате нормальноефункционирование системы зависит от:
- навыка работы софисными приложениями;
- текущего объемаработ;
- готовностиработников к “авралам” и сверхурочным;
- лояльностисотрудников в отношении конфиденциальных сведений.
Целью создания новойсистемы является оптимизация работы финансового отдела, что являетсянематериальным преимуществом. Это подразумевает повышение оперативностивыполнения задач, уровня безопасности, надежности и конфиденциальности,современный стиль управления информацией.
Методология созданияновой прикладной системы управления финансовым учетом основана на концепции“клиент/сервер”. Эта технология позволит использовать собранную информацию омеханизме работы финотдела для достижения вышеперечисленных целей оптимизациисистемы.
Кроме основных целей(нематериальные преимущества), следствием будет являться снижение текущихзатрат (материальные преимущества) за счет:
- высвобождениедолжностей;
- сокращениевремени выполнения стандартных операций;
- уменьшение затратна электроэнергию;
- уменьшениерасхода канцелярских принадлежностей.
Повышение эффективностиработы отдела приводит к экономии как людских ресурсов в виде возможностисокращения числа служащих, так и экономии рабочего времени высококвалифицированныхслужащих.
В числе рисков присоздании современной системы находятся неспособность системы реагировать набыстрые изменения производственного климата и сопротивление любым новшествам состороны служащих.
С точки зренияперспектив, с развитием компании будет затребовано создание корпоративнойсистемы управления, в которой все отделы будут объединены в однороднуюинформационную структуру. Концепция “клиент/сервер” предусматривает расширениесистемы и ее интеграцию с другими подсистемами. Т.е. создается база на будущееразвитие из архитектурных решений и накопленного опыта.4.4 Изменения всуществующей структуре затрат в системе финансового учета
Не представляетсявозможным оценить относительное изменение расходов после и до создания системы,т.к. для этого требуется детальный анализ расходов работы финотдела. Ниже будутрассмотрены абсолютные изменения сумм на содержание финотдела “до и после” всравнении с затратами на само создание системы, определение срока окупаемостипри условии той же эффективности работы финансистов. Конечно, на самом делесистема должна будет повысить результативность труда, и главный эффект отвнедрения новых технологий будет не на поверхности, а в общем улучшениикачества управления, которое влияет на прибыльность компании.
Рассмотрим тесоставляющие затрат, которые будут затронуты модернизацией информационнойсистемы.
В результате сокращениярабочего времени заработная плата специалистов финотдела не изменится, т.к. имустановлен фиксированный оклад, а не часовая тарифная ставка. Более того, заработу в сверхурочные часы не производится их оплата с соответствующейиндексацией (в 3-х кратном размере), за переработанные часы сотрудники могутбыть награждены персональными премиями, или могут взять отгулы. Поэтому отповышения оперативности выполнения работ прямого сокращения затрат не будет. Нобудет уменьшен общий фонд оплаты труда в результате сокращения должностей,главным образом должностей контролирующих и перепроверяющих.
Ожидается, что тот жеобъем работ в новой системе смогут выполнить 8 финансистов, высвободитьпредполагается пользователей:
С – “ТМЦ по всемслужбам”;
B – Руководитель секторапо контролю за деб./кред. задолженностью;
К – Руководитель сектораплатежей и работы с банком;
G – “Проверка счетфактур”;
M – “Платежные документы”
Снижение годовых затратна оплату труда определяется по формуле:
DЗз/п = (n*З)*12; (1)
где n – количество сокращенныхработников;
З – среднемесячная заработнаяплата этих работников;
DЗз/п = (5*20 000) * 12 = 1200 000 тенге.
В год на работу дляфинотдела рассчитано определенное количество канц. материалов – бумаги,картриджей для принтеров и прочих – на сумму Sk1, которая в 1998году составила 380 000 тенге
Прекращение использованияобычных носителей информации в большинстве операций на хранение и обработкуданных в центральном сервере сократит эти расходы на 70-80%. Конечный выводданных на бумагу потребуется только для тех финансовых отчетов, которыеиспользуются руководством как официальные документы.
Снижение затрат нарасходные материалы определяется из выражения:
DЗр.м. = 0.7 * Sk1;(2)
где Sk1 –сумма годовых расходов на канц.товары;
DЗр.м. = 0.7 * Sk1 =266 000 тенге.
Норма работы в месяц 146часов (сокращенный трудовой день), реально некоторые финансисты работаютсверхурочно, что приводит к перерасходу электроэнергии. Настольный компьютер,который выполняет функции рабочего места финансиста, потребляет в среднем Npc= 350 Вт.
Перерасход электроэнергииза год составит:
Егод = Npc* T, (3)
где T – количество часов,отработанных пользователями сверхурочно, за год T = 1321 час (по даннымбухгалтерии за 1998 г).
Егод = 350 *1321 = 462350 Вт.
Если финансисты будутуспевать выполнять свою работу в рабочее время, то снижение затрат в результатеэкономии э/энергии составит:
DЗээ = Егод * Цкв, (4)
где Цкв – ценаодного кВт*ч э/энергии. Цкв = 1.50 тенге;
DЗээ = 462350 * 1.50 * 10-3= 700 тенге;
Итого имеем материальныхпреимуществ введения новой системы финансового учета на сумму снижения издержекв течение года:
DИS = DЗз/п + DЗр.м. + DЗээ (5)
DИS= 1 200 000 + 266 000 + 700 = 1 466 700 тенге.
Для построения системы мыиспользуем существующую ЛВС. В ее состав входят:
- файл-сервер сетиWindows NT 4.0;
- компьютеры набазе Pentium 200;
- кабельная системана основе тонкого коаксиального кабеля;
- активноекабельное оборудование.
По техническимхарактеристикам сеть подходит для создания на ее основе клиент/сервернойсистемы финансового учета. Для этого необходимы дополнительные компоненты:
- сервер базданных;
- программноеобеспечение для сервера БД;
- программноеобеспечение для клиентских компьютеров.
Цена сервера баз данныхна основе Pentium III 600 составит :
Цсбд = 200 000тенге
Сетевая карта IntelEtherExpress Pro для сервера БД
Цск = 18 500тенге
Сетевая ОС Windows NT 4.0
Цос = 175 000тенге
Программный серверBorland IB Database 5.0 на 10 одновременных подключений:
Цпс = 140 000тенге
Затраты на разработкусистемы будут складываться из зарплаты штатных программистов и приобретенияпакета корпоративных средств разработки Inprise Delphi Client/Server Suite 4.0.
Для написания программнойчасти рассчитывается использовать группу из 3-х программистов.
Время разработки системыопределено как:
Tp = 1000часов, или 6 месяцев.
Т.о. затраты на оплатутруда разработчиков составят:
Зпрог = Зз/п* 18 = 20 000 * 18 = 360 000 тенге;
Пакет DelphiClient/Server 4.0 имеет рыночную стоимость
ЦDelphi = 250000 тенге
Итого единовременныекапиталовложения составят:
К = Цсбд + Цск+ Цос +Цпс + Зпрог + ЦDelphi, (6)
К = 200 000 + 18 500 +175 000 + 140 000 + 360 000 + 250 000 = 1143500 тенге.
Годовая эффективностьсоздания системы определяется из выражения:
Эг = DЗ/(Ен + Кр), (7)
где DЗ – изменение размера затрат насоздание и обслуживание информационной системы определяется из выражения:
DЗ = DИS–К(Ен + Кр), (8)
где DИS – абсолютное изменение издержекработы отдела;
Ен – нормативэффективности кап.вложений, для компьютерной техники и программного обеспеченияпринимается равным 0.15;
Кр –коэффициент реновации, принимается как норма амортизации с учетом срока службысуществующего оборудования (срок службы системы Тсл – 3 года) иопределяется по формуле:
Кр = Ен /((1 + Ен)Тсл – 1), (9)
Кр = 0.15 /((1 + 0.15)3 – 1) = 0.29;
Тогда, изменение размеразатрат составит:
DЗ = 1 466 700 – 1 143 500*(0.15+0.29)= 963 560 тенге,
годовая эффективностьпланируется в размере
Эг = 963 560 /(0.15+0.29) = 2 189 909 тенге.
Теперь мы можемопределить срок окупаемости Ток создания новой системы из выражения:
Ток = К / Эг, (10)
Ток = 1 143500 / 2 189 909 = 0.52 года..
Причем данный срококупаемости учитывает только материальные преимущества создания новой системы.
5. ОХРАНАТРУДА И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ
5.1 Анализосновных опасностей и вредностей проектируемого процесса
Данный дипломныйпроект реализуется на РС-совместных электронно-вычислительных машинах.Помещение из 12 машин располагается в отделе ТОО “БАК”.
В комплект ЭВМ входят:
1) системный блок;
2) монитор;
3) клавиатура;
4) принтер;
5) мышь.
В помещении работаютсотрудники. За техническим состоянием компьютеров следят два оператора и одининженер-системотехник. Операторы ЭВМ, программисты и другие работники могутподвергаться воздействию таких опасных факторов, как:
1) поражениеэлектрическим током;
2) СВЧэлектромагнитное излучение частотой 3 – 100 МГц;
3) переменныемагнитные поля;
4) рентгеновскоеизлучение;
5) пожарнаяопасность;
6) нерациональноеосвещение;
7) неблагоприятныймикроклимат;
8) шум;
9) психофизическиефакторы.
Аппаратура питается отсети напряжения 220В+10%, 50+Гц, полная мощность 0,4 кВт, где опасностьпредставляют первичные цепи блоков питания, подключенные к напряжению 220В,50Гц. Источником СВЧ-излучения является генератор синхроимпульсов и электроннаяпушка кинескопа. Воздействие на человека СВЧ-излучения заключается в нарушениинервной, эндокринной и сердечно-сосудистой систем.
Источником переменногомагнитного поля являются отклоняющие катушки строчной и кадровой развертоккинескопа. Переменное магнитное поле воздействует на нервную исердечно-сосудистую системы человека. Особая его опасность в том, что онопрактически не экранируется и одинаково воздействует во всех направлениях отмонитора.
Рентгеновскоеизлучение возникает при торможении электронов на люминофоре экрана и излучаетсяв направлении экрана. Рентгеновское излучение воздействует на весь организм,ионизируя внутренние ткани.
Многие сотрудникисвязаны с воздействием таких психофизических факторов как умственноеперенапряжение, перенапряжение зрительных и слуховых анализаторов, монотонностьтруда, эмоциональные перегрузки и т.д. У работающих с терминалами из-замерцания экрана могут возникать повышенная утомляемость и головная боль.
Допустимые микроклиматическиепараметры могут вызвать переходящие и быстро нормализующиеся измененияфункционального и теплового состояния организма и напряжений реакцийтерморегуляции, не выходящие за пределы физиологических приспособительныхвозможностей, не создающие нарушений состояния здоровья. Но вызывающиедискомфортные теплоощущения, ухудшающие самочувствие и понижениеработоспособности.
5.2 Защитные мероприятия
5.2.1 Производственная санитария
Метеорологическиепараметры в помещении, согласно «Нормам температуры, относительной влажности искорости движения воздуха в рабочей зоне производственных помещений ВЦ»,являются следующими:
-рабочая температуравоздуха составляет 20 – 24 оС;
-относительнаявлажность воздуха 40 – 60 %;
-запыленность воздухане более 0,5 мг/м3;
-в норме содержаниетехнических частиц, активных газов, химических ингредиентов.
Для поддержания этихнорм используется принудительная вентиляция – 2 кондиционера, которыеобеспечивают приток свежего воздуха и очищение его от пыли.
В зале используем частичноестественное и искусственное освещение, выполненное люминесцентными лампами.Искусственная освещенность рабочей поверхности стола составляет 400лк. Расчетискусственного и естественного освещения в помещении приведен ниже.
Искусственноеосвещение.
Искусственноеосвещение предусматривается в помещениях, в которых недостаточно естественногоосвещения или для освещения в те часы суток, когда естественный светотсутствует. По конструктивному исполнению искусственное освещение может бытьдвух видов – общее и комбинированное, когда к общему добавляется местное,концентрирующее световой поток непосредственно на рабочем месте.
Для расчетаискусственного освещения применяются обычно два метода: метод коэффициентаиспользования светового потока и точечный метод. Локализированное освещение иосвещение негоризонтальных поверхностей можно рассчитывать только по точечномуметоду, а равномерное освещение светильниками со значительным излучением вверхней полусфере по методу коэффициента использования. Его и применим длярасчета освещения аудитории. Цель расчета – определить световой поток ламп,выбрать тип, число и их размещение.
Требуемый световойпоток определяют по формуле:
Fл*N=(Ен*Кз*S*Z)/h (11)
где Ен –нормируемая освещенность на рабочих местах, лк
Ен = 400лкдля работ средней точности;
Кз –коэффициент запаса, Кз = 1,5 для помещения, освещаемогогазоразрядными лампами;
S – площадь освещаемойповерхности, м2; S = 54м2 для заданного помещения;
Z – коэффициент для перехода от наименьшейосвещенности к средней, Z =1,1;
N – количество светильников;
h – коэффициент использования, то естьотносительная доля потока лампы, падающая на поверхность S.
Значения коэффициента h определяют по таблицам, взависимости от коэффициентов отражения светового потока от потолка и стен ипоказателя помещения i,определяемого из соотношения:
i = (Д*Г)/(Нр*(Д+Г))=(6*9)/(2,5(6*9))=1,44
где Нр =2,5– высота светильников над расчетной поверхностью. Найдем коэффициент h по таблице, h = 0,5 для светильников ОД. Определимобщий световой поток ламп:
Fл*N =(400*1,5*54*1,1)/0,5=71280 лм
Выбираемлюминесцентную лампу ЛБ40, имеющую световой поток Fл = 3000лм. Находим число ламп:
N = 71280/3000 = 23,76 » 24
Так как светильникидвухрядные, лампы можно разместить в двух рядах светильников по 6*2 ламп. Знаядлину светильника – 1250 мм можно определить длину ряда:
1250*6 = 7500мм =7,5 м
Определим мощностькаждой лампы. Это можно сделать методом удельной мощности. Этот метод позволяетопределить мощность каждой лампы для создания в помещении нормируемойосвещенности:
Рл = (Р*S)/N (12)
где Рл –мощность одной лампы, Вт;
Р – удельная мощность,Вт/м2;
S – площадь помещения;
N – число ламп в осветительнойустановке, N = 24;
Р можно определить потаблице. Для значений:
Н=3,5м – высотапомещения;
S=54м2 – площадь помещения;
Е=4000лк – нормируемаяосвещенность;
Р=23 Вт/м2
Рл =(23*54)/24 = 51,8 Вт
Мощность всейосветительной установки:
Ро = Рл*N = 51,8 *24 = 1243,2 Вт
Естественноеосвещение.
Для данного помещенияК.Е.О. можно определить по формуле:
ер = ен*к*с,% (13)
где ер –расчетное значение К.Е.О.;
ен –нормируемое значение К.Е.О. в зависимости от характера зрительной работы;
к – коэффициентсветового климата; к = 0,9 для IVсветового пояса;
с – коэффициентсолнечности; с = 0,75;
ер =1,5*0,9*0,75 = 1,01
Цель расчетаестественного освещения – определить площадь световых проемов в помещении. Этоможно сделать по формуле:
Пр = (ер*Ро*Кзд*Ппол)/То*г*100,м2 (14)
гдеПр –расчетная площадь световых проемов(м2);
Ппол –площадь пола, для заданного помещения:
9м2*6м =54м2
ер –расчетный коэффициент К.Е.О.;
Ро –световая характеристика световых проемов;
Кзд –коэффициент, учитывающий повышение К.Е.О., из-за затемнения окон противостоящимзданиям;
То – общийкоэффициент светопропускания материала окон;
г – коэффициент,учитывающий повышение К.Е.О., благодаря свету, отраженному от внутреннихповерхностей помещения.
Зная Д/Г = 1,5о = 2,7по таблице находим для данного помещения: Ро=14,5; Кзд =1, так как окна не закрываются рядом стоящим зданием;
То = Т1*Т2*Т3*Т4То = 0,8*0,75*0,7*0,8 = 0,34
Чтобы определить гнеобходимо вычислить Вср – средневзвешенный коэффициент отражения:
Вср = (Ппот*Впот+Пст*Вст+Ппол*Впол)/ Ппот+Пст+Ппол (15)
Где П – площадь, В –коэффициент отражения потолка, стен, пола соответственно
Вср = (54м2*0,7+105м2*0,5+54м2*0,1)/(54м2+105м2+54м2)=0,45
Пр =(1,01*14,5*1*54м2)/(0,34*1,6*100)=14,5м2
Исходя из этого можносделать вывод, что при общей площади помещения, равной 54м2 (длина9м, ширина 6,5м), и при площади световых проемов, равной 14,5м2, впомещении имеется 3 окна. Размер каждого окна приблизительно 2х2,5м.
Таблица17 – Допустимыенормы напряженности электромагнитных полей в течение рабочего дняЧастота излучения, Гц Напряженность электрического магнитного поля, В/м, не более По электрической составляющей По магнитной составляющей По электрической составляющей По магнитной составляющей
60*103
60*1031,5*10003 50 5
3-30*10003
30-50*103 20 0,3
30-50*10003 10
50-00*10003 5
Отдельно надоостановить внимание на таком вредном воздействии, как шум. Шум воздействует наосновные жизненно важные системы человека и влияет на трудоспособность. Впомещении требования к шуму допустимые и не превышают допустимых норм. Шум нарабочих местах в помещениях создается внутренними источниками:
1) техническимисредствами;
2) устройствамикондиционирования;
3) преобразователяминапряжения;
4) печатающимиустройствами;
5) другимоборудованием.
Для снижения шумаприменяются звукопоглощающие конструкции. Допустимые уровни звуков на рабочихместах приведены в таблице.
Таблица 18 –Предельно-допустимые уровни шума на рабочих местахРабочие места Уровни звукового давления в дБ в октавных полосах со среднегеометрическими частотами в Гц 63 125 250 500 1000 2000 4000 8000 Рабочее место оператора ПЭВМ 69 74 75 74 74 74 73 74
В целях борьбы с пыльюпроводится ежедневная влажная уборка. Зрительную нагрузку при работе с ЭВМрегулируют путем правильного подбора контрастности дисплея. Умственноеперенапряжение можно уменьшить правильным режимом труда и отдыха. Дляобеспечения большей комфортабельности работы применяется наиболее удобнаямебель.
При шестидневнойрабочей неделе продолжительность ежедневной работы не превышает 7 часов. Времяотдыха включает перерывы, выходные, праздничные дни и отдых. Число днейеженедельного отдыха не менее числа воскресных дней в данном календарноммесяце. Ежегодный отпуск предоставляется продолжительностью не менее 15 рабочихдней.
Размеры помещения,площадью 54м2 и высотой 3,5м, соответствуют количеству работающих иразмещаемому в них комплексу технических средств.
5.3 Техника безопасности
Для контроля состоянияэлектрической изоляции проводятся периодические испытания изоляции. Дляизмерения и испытаний сопротивления изоляции в электроустановках до 1000Вприменяются мегомметры типа М1101.
Корпуса всех устройствЭВМ имеют надежное электрическое соединение с шиной защитного заземления вмашинном зале. Для заземления корпусов машины используется выносное заземление.Оно представляет собой стержни длиной 2,5-3м, погруженные в грунт вертикально вспециально подготовленной траншее. Вертикальные заземлители соединяютсястальной шиной, которая приваривается к каждому заземлителю.
В ЭВМ предусмотренозануление посредством сетевого шнура, подключенным к распределительному пункту,а также специальным подключением к розетке электропитания. При замыкании накорпусе срабатывает максимальная токовая защита, которая селективно отключаетповрежденный участок сети. Защита ЭВМ от токов короткого замыкания на землюосуществляется автоматом с электромагнитным расщепителем, имеющем установкутока срабатывания 60А и полное время отключения 0,3с.
5.4 Пожарная безопасность
Помещение по степенипожарной опасности относится к категории D. Стальные и несущие ограждающие конструкции защищеныогнезащитными материалами и красками, обеспечивающими предел огнестойкости 0,5.
Для акустическойотделки стен и потолков применяются негорючие материалы. В потолке установленыпожарные извещатели, система трубопроводов и выпускаемых устройств для подачиогнетушительного состава.
Воздуховоды системывентиляции выполнены из негорючих материалов, имеют небольшое число поворотов игладкую поверхность стенок. В системе вентиляции предусмотрены клапаны дляперекрытия воздуховодов при пожаре. Для тушения возможных пожаров имеетсясигнализационная тепловая пожарная установка СТПУ-1. Она срабатываетавтоматически при повышении температуры или концентрации дыма и передаетсообщение с помощью световых и акустических сигналов. Время срабатыванияизвещателей СТПУ-1 не более 15 секунд. Возможно альтернативное применениесигнализационной комплексной пожарной установки СКПЦ-1. Для локального тушенияпожаров помещение оборудовано углекислотными огнетушителями типа ОУ-5.Огнетушители находятся в непосредственной близости от выходов.
Выбор средств испособов пожаротушения зависит, в первую очередь, от места возникновенияпожара. Воду можно использовать для тушения пожаров в помещениях программистов,библиотеках, конференцзалах, вспомогательных и служебно-бытовых помещениях.Углекислый газ и воздушно-механическую пену – на технических этажах, в кабельныхлотках, каналах, туннелях, подпольных пространствах. В машинных залах,помещениях контрольно-измерительных приборов применять воду и пену недопустимо,ввиду опасности повреждения или полного выхода из строя дорогостоящегоэлектрического оборудования.
В здании пожарныекраны устанавливают в коридорах, на площадках лестничных клеток, у входов, вдоступных и заметных местах. Пожарные краны располагают в нишах на высоте1,35м, где также находятся пожарный ствол с напорным рукавом из тканевогоматериала длиной 10-20 метров. Напор воды должен обеспечивать радиус действиякомпактной части струи воды, достаточной для достижения наиболее удаленной ивозвышенной части здания, но не менее 6м.
Для нормальнойэвакуации людей во время пожара двери имеют ширину 1,5м, высоту 2м и ширинукоридоров 2,5м. Помещение имеет план эвакуации, расположенный возле выхода.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данном дипломномпроекте решена задача разработки автоматизированной системы управления работойфинансового отдела ТОО “БАК”, г.Экибастуз. Были рассмотренывопросы исследования работы отдела с точки зрения его эффективности и уровняавтоматизации, выявлены конкретные недостатки в работе отдела, их влияние накачество и оперативность управления компанией.
На основании этихисходных данных была поставлена задача проектирования интегрированной системыуправления, которая объединила бы все потоки информации в работе финотдела вединое целое. Система управления в целом относится к информационно-советующемутипу и реализована в виде сетевого пакета программного обеспечения.
Комплекс приложений исервер БД используют локальную компьютерную сеть. Скорость передачи данных всети является первым показателем скорости функционирования системы.Использование сервера Windows NT 4.0 на высокопроизводительной платформеPentium III 600 и мощных рабочих станций Pentium 200 с операционной системойWindows 95, а также активного кабельного оборудования – концентраторов HPHUB-16U и 32-битных сетевых карт Intel EtherExpress Pro дает хорошиехарактеристики работы сети не только для разрабатываемой системы, но ипредоставляет ресурсы для расширения системы и включения в нее других отделов.
Технологией разработкиданной информационной системы управления финансовым учетом явилась концепцияклиент/сервер. Эта концепция объединяет в себе методы программирования,построения базы данных, способ доступа и обработки информации, определяетидеологию работы всей системы. База данных реализована в SQL-сервере Borland IBDatabase 5.0, который является одним из передовых решений сервера БД дляклиент/серверных систем. Клиентские приложения создаются с помощью инструментабыстрой разработки программ Borland Delphi Client/Server Suite 4.0, которыйпозволяет не только создавать такие приложения, но и автоматически придаетпрограммам современный интерфейс, соответствующий логотипу “Designed forWindows 9x/NT”. Удобный и быстрый интерфейс программ определяет ихпроизводительность во взаимодействии с пользователем.
Разработка моделифункционирования финансового отдела с хранением и обработкой информации вединой базе повлияла как на целевые установки повышения эффективности работыотдела, так и на структуру должностей и их должностные инструкции. Это связанос тем, что в целях оптимизации управления финансовым учетом мы не предполагалисохранить старый документооборот, а разработали совершенно новую схемуинформационных потоков. Т.о. в результате введения системы в эксплуатациюколичество должностей в отделе сокращается на 5 единиц, работа по ведениюфинучета рассчитана на 8 пользователей.
В результате внедрениясистемы мы имеем повышение качества финансового учета в результате оптимизацииинформационных потоков, ускорение скорости получения оперативных данных подебиторско-кредиторской задолженности, усиленный контроль за бюджетамиподразделений.
В спецчасти описанапрограмма “Реестр векселей”, которая входит в состав программного пакета. В нейреализованы все функции по ведению учета вексельных операций, обмен данными сдругими приложениями системы происходит через серверную БД.
Архитектура клиент/серверв дальнейшем позволит объединить подсистемы управления отдельных служб иподразделений в единую систему управления предприятием. Таким образом,создается база на будущее для внедрения современных информационных технологий.
В экономической частиподчеркивалось, что определяющими факторами при рассмотрении целесообразностисоздания новой системы будут нематериальные преимущества, такие как улучшениекачества управления финансовыми ресурсами, а материальное обоснованиепроизводится лишь постольку, поскольку это является обязательной частью любогоинвестиционного проекта.
В результатеиспользования автоматизированной СУ работой финотдела ожидается экономическийэффект:
Эг = 2 189 909тенге.
Срок окупаемости системы:
Ток = 1 143500 / 2 189 909 = 0.52 года..
ЛИТЕРАТУРА
1) Н.М. Белик, И.П.Федотов, С.И. Джаксыбаев. ”Уголь Экибастуза”. — М.: Недра, 1992г. – 204 стр.:ил.
2) М.И. Агошков, Е.Л.Гольдман, Н.А. Кривенков. “Экономика горнорудной промышленности”.- М.: Недра,1986г.- 435 стр.
3) Д. Васкевич “СтратегииКлиент/Сервер”.-Диалектика, 1996г.-398стр.: ил.
4) А.Д.Радостовец“Финансовый учет на предприятии”.-Билим,1997г.-523стр.
5) П.В.Шумаков“Delphi 3 и созданиеприложений баз данных”.-Нолидж,1998г.-715стр.:ил.
6) Л.С.Боуман “Практическое руководство по SQL”.-Диалектика,1997г.-320стр.: ил.
7) “Компьютерные сети”.-Microsoft Press,1998г.-600стр.: ил.
8) Д.Оузьер “Delphi3 – поэтапный процесс обучения”. — Binom Publishers, 1997г., 460стр.: ил.
9) В.Чистяков, С.Михайлов“Delphi 4: новое слово Inprise в семействе Borland Delphi”// “Технологииклиент/сервер”,№3,1998г.
10) Д.Рамодин “IBDatabase принимает эстафету”//Мир ПК,№3,1998г., стр54-57.
11) Положения оработе финансового отдела ТОО “БАК”.
Приложение
Функции специалистовфинансово-экономического отделаСпециалисты финансово-экономического отдела и их кодировка. Должностные обязанности.
Начальник финансового отдела A Управление и контроль А. Сектор по учету и контролю за дебиторско-кредиторской задолженностью
Главный экономист B Руководитель сектора по учету и контролю за дебиторско-кредиторской задолженностью.
сводный учет и контроль за деб.-кред. задолженностью по углю, ТМЦ, услугам, векселям, теплоэнергии, письмам находящихся в работе;
своевременное оформление финансовых документов, контроль над письмами, взаимозачетами нах-ся в работе;
подготовка пакета док-в к заседанию Правления, совещаниям и справки по сводной задолженности;
разработка мер и предложений по погашению задолженности;
осуществляет сверку с бухгалтерией, прием и учет справок перекрытия по углю и ТЭЦ, подготовка справок перекрытия;
оперативный учет и подготовка отчетов по форме 1-ПФ, раздел отчета монитор;
еженедельно аналитические работ по состоянию задолженности;
разработка приказов, указаний и распоряжений финансового отдела, а также предложений;
контроль над ценами по углю;
контроль соответствия наименований и реквизитов предприятий в случае каких-либо изменений;
другие поручения начальника финансового отдела.
Главный экономист C
“ТМЦ по всем службам”
прием счетов-фактур по полученным и реализованным ТМЦ, услугам, работам от служб для учета;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии
с договорами, письмами, спецификациями.
еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по службам и дирекциям и разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста (совместно);
ежемесячно подготавливает пакет документов о задолженности по службам и дирекциям к заседанию Правлению и совещаниям;
производит расчет пени на просроченную задолженность по ТМЦ;
разработка проектов приказов, указаний;
другие поручения начальника финансового отдела.
Ведущий экономист D “ТМЦ по БАКу”
текущий учет дебиторской кредиторской задолженности по полученным и реализованным ТМЦ, услугам и работам;
еженедельно проводит сверки с бухгалтерией по поставщикам и подрядчикам;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по ТМЦ, услугам и работам разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста ;
ежедневно подготавливает справки о задолженности по предприятиям к совещаниям;
другие поручения начальника финансового отдела;
Экономист F “Договора”
учет договоров, соглашений и доп. соглашений с подрядчиками и поставщиками компании и контролирует за их исполнением;
прием счетов-фактур по полученным и реализованным ТМЦ, услугам, работам от служб для учета;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
Своевременно предоставляет начальнику отдела информацию по необоснованно предъявленным счетам, нарушения по договорной дисциплине;
другие поручения начальника финансового отдела;
Экономист G
“Проверка счет-фактур”
прием счетов-фактур по полученным и реализованным ТМЦ, услугам, работам от служб для учета;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
Своевременно предоставляет начальнику отдела информацию по необоснованно предъявленным счетам, нарушения по договорной дисциплине;
другие поручения начальника финансового отдела; Б. Сектор платежей и работы с банками
Главный экономист K
(Руководитель сектора платежей и работы с банками)
разработку плана предстоящих платежей и поступлений средств, обеспечивает его исполнение в соответствии с годовым, квартальным финансовым планом;
разрабатывает и представляет в установленные сроки кредитные заявки на все виды кредитов, контролирует кредитные договора и их исполнение, анализ;
контроль над целевым использованием ссуд, кредитов и своевременность их возврата, начисление процентов за пользование кредитом;
учет по ссудам выданным работникам компании, подготовка постановления администрации и профкома;
представляет данные к платежному балансу;
контроль и учет по платежам в бюджет и внебюджетные фонды;
проверяет платежные реквизиты предприятий;
другие поручения начальника финансового отдела.
Ведущий экономист L
“Банк”
открытие расчетных счетов в банках;
разрабатывает и обеспечивает исполнение оперативного плана предстоящих платежей и поступление средств в соответствии с утвержденным месячным платежным календарем;
подготовка в установленные сроки платежно-расчетных документов на все виды платежей по обязательствам и долгам компании по направлениям: платежи в бюджет и в/бюджетные фонды, за тмц, услуги, работы и другие цели – в соответствии с утвержденным месячным платежным календарем, договорами, заявками от служб и дирекций;
организует своевременное получение заявок от дирекций и служб;
составляет и анализирует платежный баланс по расчетному и валютному счету;
подготовка заявок на конвертацию на валютные средства;
ежемесячно сверку с банком по предъявленным счетам за обслуживание, перечисление средств по зарплате, отпускным и другим видам платежей;
составляет кассовые планы, статистическую отчетность, участвует в оформлении и своевременном возврате ссуд банка;
контроль над своевременностью представления в банк справок от государственных контролирующих органов;
контролирует правильность оформления и соответствие реквизитов платежных документов;
другие поручения начальника финансового отдела.
Экономист M
“Платежные документы”
подготовка в установленные сроки платежно-расчетных документов на все виды платежей по обязательствам и долгам компании по направлениям: платежи в бюджет и в/бюджетные фонды, за тмц, услуги, работы и другие цели – в соответствии с утвержденным месячным платежным календарем, договорами, заявками от служб и дирекций;
организует своевременное получение заявок от дирекций и служб;
обрабатывает выписки с банка по расчетному и валютному счету;
ежедневно составляет реестр платежей;
информирует о проведенных платежах других работников Компании после согласования
контролирует правильность оформления и соответствие реквизитов платежных документов;
другие поручения начальника финансового отдела;
ведет ежедневный финансовый учет движения денежных средств по кассе и р/с, текущего курса валют,
принимает ежедневную отчетность кассиров.
Экономист E “Теплоэнергия”
Ведет отдельный финансовый учет по подразделению ТЭЦ
текущий учет дебиторской кредиторской задолженности по ТЭЦ;
еженедельно проводит сверки с бухгалтерией ТЭЦ по поставщикам и подрядчикам и предоставляет необходимые данные;
проведение взаимозачетов по теплоэнергии;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по ТЭЦ разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста ;
Подготавливает справки перекрытия по ТЭЦ;
ведет оперативный учет и контроль по реализации ТМЦ, услуг и работ;
проводит и у контролирует в/з по РГП «КТЖ», курирует лицевые счета предприятия в РГП «КТЖ», учет по в/з за ТехПД;
другие поручения начальника финансового отдела;
Экономист H
“Уголь”
ежедневно принимает ж.д. накладные и подготовку в установленные сроки финансовых документов, счетов-фактур по реализации угля, справки в бухгалтерию, отдел сбыта учет заявок на уголь;
текущий учет дебиторской кредиторской задолженности по углю;
еженедельно проводит сверки с бухгалтерией по углю и предоставляет необходимые данные;
учет и проведение взаимозачетов по углю;
проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.
Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по углю разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста;
Учет и контроль по справкам перекрытия по углю;
Ведет оперативный учет и контроль по реализации угля;
Контролирует отгрузку угля в соответствии с контрактами, проверяет реквизиты и т.д.
Выполняет следующие виды работ:
счета-фактуры потребителям продукции;
организует своевременное получение информации об изменении цен от службы сбыта;
проверяет достоверность наименования, платежные реквизиты, станцию назначения потребителей;
своевременно отправляет необходимую документацию по факсимильному аппарату;
в совершенстве владеет навыками пользователя компьютера;
выполняет другие поручения начальника финансового отдела;
осуществляет ежедневную доставку корреспонденции начальнику финансового отдела;
обрабатывает прочие документы, отправляет письма, сообщения и т.д.
B. Сектор по учету взаимозачетов и векселей, аналитический сектор
Ведущий экономист N
“Взаимозачеты”
разрабатывает и обеспечивает оперативную работу по погашению дебиторской и кредиторской задолженности путем проведения в/з, прием, оформление и учет в/з;
осуществляет ежедневный текущий учет и контроль по проведенным актам в/з, и находящихся в работе;
Составляет платежный баланс по проведенным в/з за месяц, год;
Составляет сводный платежный баланс по в/з и р/сч;
Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность, разрабатывает меры по недопущению их роста;
Подготовка полного отчета по в/з, о состоянии, цене и т.д.
Контроль и учет по паспортам сделок на экспорт;
Подготовка полной информации по п/с по экспорту;
Проверка счетов-фактур на отгруженный уголь, по реквизитам, цене и качеству;
Руководитель аналитического сектора;
Подготовка финансового анализа за год, квартал, период;
Разработка различных предложений по улучшению финансового состояния предприятия, прогноз и т.д.;
Работа с банковскими и иными учреждениями и т.д.
Другие поручения начальника финансового отдела
Экономист P
“Векселя”
разрабатывает и обеспечивает оперативную работу по погашению дебиторской и кредиторской задолженности путем проведения в/з, прием и учет векселей;
осуществляет ежедневный текущий учет и контроль по проведенным актам в/з, векселя.
Составляет платежный баланс по проведенным векселям за месяц, и год
Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность, разрабатывает меры по недопущению их роста;
Подготовка полного отчета по векселям, о состоянии, цене и т.д.
Подготовка аналитических работ по финансовому состоянию предприятия, прогноз;
Контроль и учет по паспортам сделок на импорт;
Подготовка полной информации по п/с по импорту;
Другие поручения начальника финансового отдела