Автоматизация управления учебным процессом в Сибирской академии финансов и банковского дела Е.В. Антипченкоглавный администратор баз данных САФБДИ.И. Тятенковазам. руководителя центра инновационных компетенций и информационной политики САФБДЛ.Н. Юдинцеваначальник отдела по учебной работе САФБДВ современных условиях развития высшей школы, жесткой конкуренции, наличия государственных и негосударственных вузов, особую актуальность приобретают процессы управления образовательной деятельностью. Принятие взвешенных управленческих решений в сфере образования в настоящее время невозможно без наличия достоверной информации о состоянии образовательного процесса, а также эффективных средств анализа этой информации. Задачи сбора, хранения и обработки данных, характеризующих состояние образовательных ресурсов вуза, являются актуальными, и от того, насколько быстро и качественно они решаются, напрямую зависит состояние учебного процесса и конкретных образовательных услуг. Сегодня, по-видимому, трудно найти вуз, в котором бы не функционировала корпоративная сеть, и не использовались в той или иной мере информационные сетевые технологии в учебном процессе, но применение этих технологий ограничивается, как правило, рамками самого образовательного процесса и не затрагивает систему управления. В Сибирской академии финансов и банковского дела (САФБД) разрабатывается комплексная автоматизированная информационная система (АИС), которая позволяет решить эту проблему. Это многоуровневая иерархическая система сбора данных и анализа состояния образовательных ресурсов. Программный комплекс разработан в среде Visual FoxPro 9.0, который в настоящее время успешно используется многими организациями для реализации и обеспечения управления образовательными ресурсами. Концепция проектирования информационной системы, охватывающей все структурные подразделения, основана на необходимости создания единой сети и возможности интеграции автоматизированных информационных систем разных структурных подразделений: приемной комиссии, деканатов, ректората, кафедр, учебного отдела и других. Программное обеспечение для АИС создается с учетом общесистемных требований, предъявляемых к современным информационным системам. Автоматизированная информационная система, создаваемая для САФБД, должна отвечать следующим требованиям: – открытость – достигается за счет использования стандартных интерфейсов, средств разработки; – интегрируемость – возможность интеграции в единую информационную среду, возможность включения в свою структуру новых элементов; – расширяемость – наращивание функциональных возможностей, не выходя за рамки принятой концепции развития и характеристик технической базы; – масштабируемость – возможность переноса системы в образовательные учреждения с контингентом обучающихся от нескольких сотен до нескольких десятков тысяч; – адаптируемость – наличие механизмов, позволяющих настраивать систему под потребности конкретного учебного заведения. Разрабатываемый комплекс АИС включает в себя следующие подсистемы: – «Абитуриент»; – «Студент»; – «Выпускник» – «Составление и корректировка рабочих учебных планов (АИС РУП) по специальностям»; – «Учебный отдел». Автоматизированная информационная система находится в стадии уточнения постановки задач, проектирования и поэтапного внедрения. Взаимосвязи между подсистемами комплексной АИС и подразделениями вуза представлены на рис. 1. В настоящее время апробированы и эксплуатируются подсистемы «Составление и корректировка рабочих учебных планов (РУП) по специальностям», «Студент», «Абитуриент», «Выпускник» и «Учебный отдел». Для учебного заведения, в котором преподавание ведется на коммерческой основе, создание системы учета нагрузки преподавателей является наиболее актуальной задачей. И от того, насколько эффективно организован учет, зависит не только зарплата преподавателя, но и состояние фонда оплаты труда организации в целом. Актуальной является задача получения достоверных итоговых отчетов по факту отработанного времени преподавателя, кафедры и учебного заведения в целом. Несмотря на большой объем учетной информации, программа позволяет оперативно обнаружить ошибки на стадии планирования учебной нагрузки, выявить несоответствие плановой и фактической нагрузки, получать итоги по видам нагрузки, формам обучения и другие необходимые сведения для анализа учебного процесса. Подсистема «Учебный отдел» предоставляет следующие возможности: – планирование нагрузки по каждому преподавателю, по кафедрам, по формам обучения; – расчет ставки и оклада по каждому преподавателю; – ведение учета фактически выполненной аудиторной нагрузки преподавателей; – ведение учета нагрузки преподавателей по формам контроля (учет информации о принятых экзаменах, зачетах, курсовых работах и других контрольных мероприятиях); – мониторинг выполнения нагрузки преподавателями за определенный период (месяц, семестр, год), по группам и формам обучения; – формирование различных отчетов для анализа состояния учебного процесса. – формирование расписания занятий по группам для заочной и очно-заочной форм обучения; – формирование выписки из расписания занятий для преподавателей заочной и очно-заочной форм обучения; – формирование штатного формуляра для профессорского и преподавательского состава; – формирование сведений о кадровом обеспечении учебного процесса по специальностям. Программа работает с базой данных на сервере посредством динамически формируемых запросов и имеет достаточно простой интерфейс, требующий от пользователя элементарных навыков работы с компьютером. В подразделениях академии устанавливаются соответствующие приложения, которые необходимы для оперативного решения задач. Формирование и заполнение базы исходными данными производится сотрудниками соответствующих подразделений. Ввод данных о выполненной аудиторной нагрузке преподавателями осуществляется ежедневно, а по формам контроля знаний – в конце семестра. Для оперативного учета ежемесячно по каждому преподавателю формируется отчет о фактически выполненной нагрузке, который передается на кафедру. Отчет проверяется каждым преподавателем и в случае несоответствия данных, передается для корректировки диспетчерам учебного отдела, которые непосредственно производят корректировку фактически выполненной нагрузки. Учебный отдел отвечает за планирование и оперативный контроль выполнения учебной нагрузки преподавателем. Система позволяет практически мгновенно получить отчет о выполненной нагрузке отдельного преподавателя, конкретной кафедры, академии в целом за определенный период (месяц или учебный год), т.е. оперативно предоставляет информацию о процессе выполнения учебной нагрузки, необходимую зав. кафедрой, учебному отделу, проректору по учебной работе. Существуют разнообразные виды отчетов, которые зависят от поставленной задачи. Некоторые отчеты включают информацию о выполненной нагрузке по дисциплинам, формам обучения, видам нагрузки (лекции, практические занятия, и т.д.), категории нагрузки (штатная, почасовая) и т.д. По окончании учебного года фактические и плановые данные архивируются. Таким образом, АИС позволяет практически полностью освободиться от рутинных процедур, связанных с расчетом и планированием нагрузки преподавателей. Это, в свою очередь, существенно повышает эффективность деятельности учебного отдела вуза, улучшая временные и качественные показатели работы сотрудников отдела. Стремительное развитие информационных технологий позволило определить дополнительные направления работы по автоматизации процесса управления учебным процессом. Одним из таких направлениям явилось разработка и создание подсистемы «Студент» для различных форм обучения. Подсистема «Студент» является частью комплексной автоматизированной информационной системы САФБД и предназначена для автоматизации работы деканатов Сибирской академии финансов и банковского дела, а так же подразделений, сотрудничающих с ними. Как показывает практика, автоматизация работы по учету студенческого состава и документооборота деканата позволяет значительно повысить скорость и улучшить качество обработки информации. Улучшение этих критериев при работе с информацией о студентах позволяет существенно повысить эффективность работы деканатов, выполнение различных видов анализа (посещаемость, своевременность сдачи экзаменов и зачетов, средний балл студента, группы, курса, факультета), мотивацию студентов, а так же качество обучения и успеваемости студентов вуза. Подсистема «Студент» на данный момент предоставляет пользователям следующие возможности: – заполнение карточек студентов и работа с ними (выполнение поиска студентов по различным критериям отбора); – получение информации о количестве студентов по специальностям, формам обучения, географии, полу и т.д.; – формирование и подготовка к печати, отобранного по указанным параметрам, списка студентов, содержащего (по указанию пользователя) различную информацию из карточек студентов, экспорт подготовленных списков с информацией о студентах в офисные приложения (текстовый редактор MS-Word, электронный процессор MS-Excel) для дальнейшего использования отчета как в электронном виде, так и на бумажном носителе; – автоматическое формирование, вывод на печать и регистрация зачетно-экзаменационных ведомостей и экзаменационных листов; – просмотр журнала регистрации экзаменационных листов с использованием поиска по различным критериям; – ввод информации на основе ведомостей, заполненных преподавателями, в базу данных учебного процесса; – быстрый поиск ведомостей, внесенных в базу данных, по шести критериям отбора; – удобная корректировка ведомостей, внесенных в базу данных; – быстрое и удобное исправление параметров в ошибочно введенных ведомостях; – расчет результатов введенной ведомости; – формирование сводной таблицы (накопительной ведомости) на основе исходных данных; – формирование сводной аналитической таблицы по результатам контрольной недели; – формирование сводной аналитической таблицы по результатам последней экзаменационной сессии с расчетом абсолютной и качественной успеваемости, среднего балла и др. на основе ведомостей, внесенных в базу данных (эта таблица используется в качестве приложения к отчёту деканов факультетов по окончании каждого семестра); – подготовка для анализа и распечатка информации об академической задолженности студентов на текущую дату на основе ведомостей, внесенных в базу данных; – работа с финансовой задолженностью студентов; – формирование и подготовка к печати результатов экзаменов и зачетов (оценки) для заполнения карточек студентов и приложений к дипломам; – формирование и вывод на печать «Справки-вызова» и «Справки-подтверждения» для студентов заочной формы обучения; – формирование и вывод на печать «Извещений о повышении стоимости обучения» для предъявления в налоговую инспекцию; – формирование и вывод на печать «Выписок» для предоставления в военные комиссариаты; – формирование, вывод на печать и регистрация справок об обучении студента для предъявления по месту требования или в конкретную организацию, просмотр журнала регистрации справок об обучении с использованием поиска по различным критериям. В течение двух последних лет ведётся постоянная доработка системы, повышающая удобство и качество работы с информацией, а также расширяющая возможности подсистемы «Студент». В ближайшей перспективе подсистема «Студент» будет дополнена такими немаловажными функциями, как подготовка и вывод на печать «Академической справки», «Приложения к диплому», приказов и договоров об оказании образовательных услуг. С 2006 года в САФБД введена в эксплуатацию и успешно работает в приёмной комиссии подсистема «Абитуриент». Подсистема «Абитуриент» предоставляет одностороннюю связь для передачи сведений в подсистему «Студент», что позволяет оперативно переносить информацию, подготовленную приёмной комиссией, в базы данных деканатов с последующим распределением студентов по группам. Переносимая информация не ограничивается содержимым карточки студента. Она включает данные о результатах вступительных испытаний, среднего балла школьного аттестата, баллов по таким предметам как математика, русский язык, информатика и иностранный язык. Эти данные являются важным показателем уровня подготовленности абитуриента к обучению в вузе и могут быть использованы деканатами и преподавателями для начальной оценки уровня его подготовленности и дальнейшей корректировки процесса обучения студентов. Также введена в эксплуатацию и успешно используется подсистема «Выпускник». Эта подсистема содержит информацию о выпускниках вуза, которая периодически пополняется сведениями из подсистемы «Студент». Регулярно проводятся мероприятия по актуализации информации, содержащейся в базе данных подсистемы. Подсистема «Выпускник» предназначен для работы с информацией о выпускниках вуза с целью привлечения их к дальнейшему обучению, повышению квалификации, участию в различных мероприятиях (в том числе, таких как научные и студенческие конференции) рецензированию и руководству дипломными работами, деятельности итоговых аттестационных комиссий, а также содействию в трудоустройстве специалистов, подготавливаемых вузом. Подсистема «Выпускник» позволяет просматривать, корректировать и распечатывать карточки выпускников, осуществлять поиск по личным карточкам выпускников (местам жительства и работы, должностям, по тематике дипломных работ, по руководителю и т.д.). В 2006–2007 учебном году продолжались работы по созданию единой информационной среды академии и внедрению новых информационных технологий в учебный и административно-управленческий процессы. Развитие информационной компьютерной среды САФБД в текущем учебном году осуществлялось в направлениях, выработанных в предыдущие годы: – увеличение компьютерного парка и модернизация персональных компьютеров; – создание и заполнение баз данных исходной информацией, расширение модулей автоматизированной административно-управленческой системы; – дополнение сервисных функций, предоставляемых пользователям информационной системы. Перспективным направлением автоматизации образовательной деятельности академии является разработка и внедрение единой телекоммуникационной системы, объединяющей все учебные корпуса академии, территориально разобщенных по городу, то есть создание единого телекоммуникационного пространства. Это позволит быстро производить обмен информацией, четко отслеживать финансовую и академическую задолженность, планировать учебный процесс и организовать более четкий учет плановой и фактической нагрузки преподавателей, организовать оптимальное расписание и распределение аудиторного фонда. Такие мероприятия позволят повысить статус академии, ее конкурентоспособность, качество предоставляемых образовательных услуг и таким образом, повысить востребованность выпускников САФБД на рынке труда. Взаимосвязи между различными разделами комплексной автоматизированной системы и подразделениями вуза