Автоматизация бухгалтерского учета на базе персональных компьютеров вносит существенные коррективы в практику сче­товодства

ВведениеАвтоматизация бухгалтерского учета на базе персональных компьютеров вносит существенные коррективы в практику сче­товодства. Организация компьютерного учета потребовала от бух­галтеров дополнительных навыков: • по вводу данных первичных документов в компьютер — умения печатать на клавиатуре и щелкать (Click — DoubleClick) «мышью»; • понимания работы компьютера и умения работать с опе­рационной системой, компьютерной сетью, бухгалтерскими и другими прикладными офисными программами, а также со сред­ствами телекоммуникаций; • умения формулировать задачи по обработке данных в со­ответствии с требованиями программирования; • самостоятельно создавать алгоритмы необходимых расче­тов как в самой бухгалтерской программе, так и в приложени­ях для офисной работы; • формирования отчетных документов в соответствии с тех­ническими возможностями принтеров, факсов и сканеров. Потребность в квалифицированных кадрах, обладающих не­обходимыми знаниями, умениями и навыками эксплуатации компьютера для использования в профессиональной сфере дея­тельности, обусловила появление разнообразных компьютер­ных курсов, кафедр и факультетов прикладной информатики с набором самых разнообразных по содержанию и учебному вре­мени программ по автоматизированным информационным сис­темам бухгалтерского учета, анализа и аудита. Автоматизированные информационные системы бухгалтер­ского учета (АИСБУ) в основе имеют две дисциплины — информатику и бухгалтерский учет, и в настоя­щее время в большинстве курсов выделяют два раздела: эксплу­атация и поддержка (UpGrade) программ автоматизации. При этом с развитием средств программирования все боль­ше задач автоматизации учета адресуется непосредственно пользователям программного обеспечения. Особенно наглядно эта тенденция прослеживается, начиная с 7-й версии про­граммы «1C: Бухгалтерия» — лидера продаж коммерческих бухгалтерских программ в Российской Федерации; программа имеет два режима — непосредственной эксплуатации и кон­фигуратора самой программы. Следует отметить, что появле­ние «конфигуратора» объективно вызвано не только развити­ем средств программирования, но и стало результатом стрем­ления обеспечить своевременность внесения изменений в программное обеспечение вследствие высокой степени измен­чивости нормативной базы финансового и бухгалтерского учета.^ 1. Классификация автоматизированных систем бухгалтерского учетаВ настоящее время для автоматизации бухгалтерского учета используется обширный круг программных средств. Эти сред­ства разнообразны по охвату реализуемых функций, принци­пам построения, технологии ведения учета, адаптационным свой­ствам, ценам и другим признакам. Для правильного выбора средств автоматизации необходимо рассмотреть бухгалтерские компьютерные системы в разных аспектах, выявить их разли­чия и сгруппировать в разрезе каждого выделенного признака. Набор таких признаков может быть достаточно велик, и чем их больше, тем более полным и разносторонним будет представле­ние о системе автоматизации.^ Критерии классификации Существуют три основных критерия, которые определяют различия в системах автоматизации: степень охвата учетных функ­ций, способ построения программной системы и возможность расширения ее функционального состава. По степени охвата учетных функций или составу учетных задач, решаемых системой, программные средства подразделя­ются на системы автоматизации отдельных разделов бухгалтер­ского учета; системы частичной автоматизации бухгалтерского учета; системы комплексной автоматизации бухгалтерского уче­та; системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрирован­ные с функциями оперативного учета; системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных систем управления эконо­мическим объектом. Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета характерны для начального этапа компьютеризации учета. Этот этап пройден РМАТ в 1996—1999 гг., когда впервые на платформе СУБД FoxPro for Windows был автоматизирован учет заработной платы. Рыночным аналогом такой автоматизации яв­ляются разработки фирм «Фолио» и «Компьютер-Сервис». Системы частичной автоматизации бухгалтерского учета ори­ентированы в основном на реализацию сводного стоимостного учета на основе бухгалтерских проводок и несложного аналити­ческого учета, что позволяет организовать завершенную техно­логию автоматизированного ведения бухгалтерского учета от первичного документа до получения стандартной отчетности. Однако отсутствие функций количественного учета не позво­ляет полноценно автоматизировать целый ряд расчетов, требу­ющих натуральных показателей, таких как переоценка и расчет износа основных средств. В качестве примера можно назвать про­грамму «Главный бухгалтер» фирмы «Паритет-Софт». Системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета потенциально способны решать любые задачи по всем разделам бухгалтерского учета. Такая функциональность обеспечена воз­можностью реконфигурации типовой модели учета, реализо­ванной в базовой версии, например в программе «1C: Бухгал­терия 7.7». Однако отступление от заложенной в типовую кон­фигурацию методологии может привести к тому, что часть отчетных форм также придется составлять вручную. То же каса­ется и таких программ, как «ТурбоБухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем». Их также можно настроить на решение практически любых задач бухгалтерского учета. Системы автоматизации бухгалтерского учета, интегриро­ванные с функциями оперативного учета, обладая всеми воз­можностями предыдущей группы, являются ступенью к про­граммам следующего класса — корпоративным информацион­ным системам управления. Многие системы автоматизации изначально создавались исключительно для решения задач бух­галтерского учета. По мере развития в них включали задачи автоматизации управления других подразделений хозяйствую­щих субъектов и прежде всего таких, в которых возникает пер­вичная информация: склада, цеха, отдела снабжения, отдела сбыта и т.п. Таким образом, помимо задач бухгалтерского учета стали автоматизироваться задачи оперативного управления. Например, программы «1C: Бухгалтерия» и «1C: Торговля и Склад», рассматриваемые в комплексе, являются системой автоматизации бухгалтерского учета, интегрированной с функция­ми оперативного учета, в то время как сама по себе «1C: Бух­галтерия» является системой комплексной автоматизации бух­галтерского учета. Система «БЭСТ-4» фирмы «Интеллект-сервис», рассматри­ваемая как единое целое, также является системой автоматиза­ции бухучета с функциями оперативного учета, поскольку по­мимо обработки бухгалтерской информации позволяет решать задачи складского учета, управления закупками и продажами, взаимодействия с интеллектуальными кассовыми аппаратами. В то же время, если выделить из нее только набор модулей, предназначенных для ведения бухгалтерского учета, этот набор будет являться системой комплексной автоматизации бухгал­терского учета. В основе автоматизации бухгалтерского учета корпоратив­ных информационных систем управления (КИС) экономическим объектом заложена технология комплексного управления биз­несом. Бухгалтерская подсистема рассматривается здесь как составляющая общей системы управления и функционирует согласованно с подсистемами планирования, оперативного уче­та, делопроизводства. Такие системы получили название ERP-систем (Enterprise Resource Planning). Как процесс, авто­матизация в данном случае требует проведения модернизации всей системы управления на базе внедрения корпоративных стан­дартов — соглашений о единых правилах организации техно­логии управления. По своим функциям бухгалтерская составляющая в корпо­ративных системах аналогична классу систем комплексной ав­томатизации бухгалтерского учета, но здесь добавляются про­блемы взаимодействия с другими функциональными подсис­темами. В качестве примера корпоративных систем следует отметить программный комплекс «Галактика» (разработка корпорации «Галактика»), включающий около 40 модулей, обеспечивающих решение управленческих задач. Из них чисто бухгалтерски­ми являются только 5 модулей. Западные КИС, такие как R/3 фирмы SAP, Oracle Applications фирмы Oracle, Concorde XAL фирмы Columbus, включают еще больше подсистем. Обычно они несут в себе строго отработанную и довольно жесткую схему организации бизнеса, позволяющую оптимизировать управление фирмой (корпорацией) на основе общепризнанных мировых стандартов ERP и более современных. Способ построения программной системы определяется различиями в концепции построения информационной модели учета. В этой связи можно выделить: системы, построенные на основе единого программного ядра, и комплексы специализированных про­граммных модулей. Системы, построенные на основе единого программного ядра, предполагают наличие центрального (головного) программного модуля, интегрирующего основные функции обработки учетной информации. Функционирование этого модуля основано на унифицированной модели представления учетной информации, основой которой является расширенная проводка. Это позволя­ет реализовать не только функции синтетического (сводного) учета, но и функции аналитического учета. Взаимодействие между центральным и вспомогательными мо­дулями идет только по вертикали. Горизонтальная связь между вспомогательными модулями обычно отсутствует. В кон­кретной системе центральный (головной) модуль и вспомогательные модули могут быть одного или разных производителей. В последнем случае центральное место в системе занимает го­ловной бухгалтерский модуль. К данной группе относятся, например, разработки фирм «Инфин», «Парус», «Инфософт» и др. Следует отметить, что целостная информационная система может строиться как на основе набора основного и вспомога­тельных модулей, так и на основе единственной программы. На­пример, программы «ТурбоБухгалтер» и «Финансы без про­блем» могут быть настроены на решение практически любых задач, не только бухгалтерского, но и оперативного учета. Для автоматизации учета, например, на основе системы про­грамм «1C: Предприятие», помимо «1C: Бухгалтерии» может потребоваться еще и программа «1C: Зарплата и Кадры», в кото­рую изначально встроены процедуры решения большинства за­дач расчета заработной платы. Решение задач учета труда и зара­ботной платы на ее основе более полно и эффективно, чем толь­ко с применением «1C: Бухгалтерии», требующей специальной настройки для решения многих задач по данному разделу учета. То же касается и разработок фирмы «Инфин». Здесь централь­ный бухгалтерский модуль может быть дополнен модулем заработ­ной платы, а если предприятию требуется сложный учет товарно-материальных ценностей, то и программой складского учета. Комплексы специализированных программных модулей, инте­грированные по данным, реализуют функции отдельных разделов учета и поэтому наиболее полно отражают специфику алгорит­мов обработки данных. Естественно, что в основе построения таких систем лежат специализированные модели представления учетной информации отдельных участков учета. Взаимодействие модулей выполняется через общую базу данных. При построении такой системы также обязательно наличие центрального (голов­ного) модуля, на который возлагаются функции сводного син­тетического учета. Состав и количество иных модулей может фор­мироваться в соответствии с потребностями пользователя. В от­личие от систем, построенных на основе единого программного ядра, здесь взаимодействие между модулями осуществляется как по вертикали (модулей отдельных участков учета с головным), так и по горизонтали (между модулями отдельных участков учета). Типичными примерами комплексов специализированных про­граммных модулей являются системы «Галактика» корпорации «Галактика», «БЭСТ-ПРО» фирмы «Интеллект-Сервис», Abacus Professional фирмы «Омега». Система автоматизации учета в период внедрения должна быть адаптирована к условиям и специфике работы предприятия. В процессе эксплуатации она также подвержена постоян­ным изменениям. Может расширяться и изменяться состав ре­шаемых задач, а также алгоритмы расчета показателей, формы отчетности и первичных документов и т.п. Поэтому система автоматизации учета должна иметь определенный инструмента­рий для расширения состава базовых функций. С точки зрения различий в возможностях расширения базо­вой функциональности выделяют: системы с замкнутой функ­циональностью, системы с ограниченно развиваемой функциональностью, системы, полностью реконфигурируемые. К системам с замкнутой функциональностью относятся про­граммные средства с возможностью внесения изменений только самим разработчиком. Существенным недостатком программных средств такого рода является то, что при всяком изменении законодательства, затрагивающем состав и правила формирова­ния показателей отчетности, правила отражения фактов хозяй­ственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, печат­ные формы первичных документов и т.д., пользователь должен ждать от разработчика новой версии. Системы с ограниченно развиваемой функциональностью пост­роены таким образом, что включенный в них набор базовых функ­ций может быть в некоторых пределах расширен и дополнен новыми возможностями без вмешательства разработчика программы. Многие программные продукты построены таким образом. Например, такие широко известные системы, как «Галактика», «БЭСТ», разработки фирмы «Парус». В них имеются так называе­мые генераторы отчетов, которые позволяют самому пользовате­лю спроектировать новую отчетную форму или переопределить старую. Специальные средства дают возможность определить иные правила контировки документов, создать собственные разновид­ности типовых операций, позволяющих автоматизировать про­цесс составления бухгалтерских записей в соответствии с по­требностями данного предприятия. Однако внести значимые из­менения в структуру базы данных, а соответственно и в рекви­зитную структуру экранных форм, невозможно. Также невозможно переопределить многие расчетные алгоритмы, заложенные в программу. Системы, полностью реконфигурируемые, предоставляет пользователю практически неограниченные возможности изменения функциональности. Пользователь может не только спро­ектировать новые отчеты, но и определить новые типы доку­ментов, экранные формы для ввода информации, структуру данных для ее хранения, правила обработки этих данных, по­рядок составления проводок для новых типов документов. При этом встроенные в систему документы, формы ввода и хране­ния первичной информации также обычно могут быть пере­строены. Наиболее распространенными и типичными примера­ми такого построения систем автоматизации учета являются программы семейства «1C: Предприятие» и «ТурбоБухгалтер».^ 2. Классификация и перспективы развития бухгалтерских программИзвестны два подхода к классификации программного обеспечения бухгалтерского учета. Это применение развернутых (мно­гофакторных) и интегральных классификаций. Развернутая (многофакторная) классификация программных средств выделяет набор признаков, которые отражают отдель­ные стороны построения и адаптации бухгалтерских программ. Классификация позволяет рассмотреть системы в разных ас­пектах, выявить их различия и сгруппировать в разрезе каждо­го выделенного признака. Интегральная классификация, в отличие от развернутой, груп­пирует программные средства по уровням решаемых задач авто­матизации, зависящих от величины организации (малые, сред­ние и крупные предприятия), и позволяет сориентироваться в программных средствах в первом приближении. Бухгалтерские программы соответствуют развитию россий­ских предприятий. На сегодняшний день последние версии бух­галтерских программ обладают примерно равной функциональ­ностью для автоматизации среднего российского бизнеса. Малые предприятия, приобретая такую программу, вместе с ней получают более высокий стандарт ведения учета и реальный эффект в виде высвобождения времени учетных работников для решения задач по анализу производственно-финансовой деятельности. Перед средними предприятиями, развивающими свой биз­нес и решившими задачу автоматизации учета на основе ка­кой-либо программы, стоят задачи перехода к более мощной корпоративной системе. При этом эффективность комплексной автоматизации в большей степени зависит от организации работ по реализации проекта, чём от выбора компьютерной системы. К началу третьего тысячелетия состояние рынка комплекс­ных компьютерных систем в России обусловлено, в первую очередь, историческим развитием российских систем и прихо­дом западных разработчиков и партнеров на российский рынок. В силу объективных законов рыночной экономики практически все российские системы начали развиваться в 90-х годах прош­лого века как учетные бухгалтерские системы. Многие из них продолжают оставаться чисто учетными, позволяя автоматизи­ровать одну или несколько функций предприятия, но не давая целостной картины для управления. Западные системы в России претерпевали сложности друго­го характера. Первые попытки прорваться на, как казалось, «богатый и многообещающий» российский рынок также были • сделаны в начале 90-х годов. Однако попытки внедрения пока­зали, что одновременно с западным программным продуктом необходимо обладать обученным персоналом, провести локали­зацию и настройку системы на «плачевно динамичные» требо­вания законодательства и бухгалтерского учета. Одновременно происходит процесс сближения российских и западных систем, которые успешно конкурируют за право при­меняться на предприятиях. Финансово-управленческие системы включают подклассы ло­кальных и малых интегрированных систем. Они предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприя­тие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций. Системы этого класса по многим параметрам универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отрасле­вых проблем, например особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Уни­версальность приводит к тому, что цикл внедрения таких сис­тем невелик, иногда можно воспользоваться «коробочным» ва­риантом, купив программу и самому установив ее на персональном компьютере. Финансово-управленческие системы (особенно системы рос­сийских разработчиков) значительно более гибкие в адаптации к нуждам конкретного предприятия. Хотя общая конфигурация систем может быть достаточно сложна, практически все финан­сово-управленческие системы способны работать на персональ­ных компьютерах в обычных сетях передачи данных Novell NetWare или Windows NT. Производственные системы включают подклассы средних и крупных интегрированных систем. Эти системы, в первую оче­редь, предназначены для управления и планирования произ­водственного процесса. Производственные системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6—9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всего производственного пред­приятия, что требует значительных совместных усилий сотруд­ников предприятия и поставщика программного обеспечения. Ядром каждой производственной системы являются вопло­щенные в ней рекомендации по управлению производством. Су­ществует четыре свода таких рекомендаций. Они представляют собой описание наиболее общих правил, по которым должно производиться планирование и контроль различных стадий про­изводственного процесса: потребностей в сырье, закупок, за­грузки мощностей, распределения ресурсов и пр. Исходным стандартом, появившимся в 1970-х годах, был стандарт MRP (Material Requirements Planning), включавший только планирование материалов для производства. Этот стан­дарт был расширен до MRPII (Manufacturing Resource Planning). MRPII позволял планировать все производственные ресурсы предприятия (сырье, материалы, оборудование и т.д.). Дальнейшим развитием стал стандарт ERP (Enterprise Resource Planning), который позволил объединить все ресурсы предпри­ятия, добавляя управление заказами, финансами и т.д. Сейчас практически все производственные системы отвечают рекомен­дациям стандарта ERP. Наконец, самый последний по времени стандарт CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) охватывает также и взаимодействие с клиентами: оформление наряд-заказа, техза-дание, поддержка заказчика на местах и пр. Таким образом, если MRP, MRPII, ERP ориентировались на внутреннюю орга­низацию предприятия, то CSRP вышел «за ворота» отдельного предприятия и включил в себя полный цикл от проектирова­ния будущего изделия с учетом требований заказчика до гаран­тийного и сервисного обслуживания после продажи.^ 2. Бухгалтерский учет как объект компьютеризацииВ соответствии со статьей 1 Общих положений Закона Рос­сийской Федерации о бухгалтерском учете, бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии и движении имущества и обязательств организаций путем сплош­ного, непрерывного и документального учета всех хозяйствен­ных операций. В информатике упорядоченные системы опреде­ляются как базы данных. Сбор и регистрация данных осуществ­ляется в файлах, выбор и обобщение информации из файлов осуществляется по программным запросам. По определению, база данных представляет собой программную систему для хранения и организации доступа к массивам информации с учетом взаимо­связей между отдельными элементами массива. Понятия масси­ва и элемента массива в информатике имеют совершенно конк­ретные определения: • массив информации трактуется как таблица с определен­ной структурой — именованным набором граф или полей (Fields) заданной размерности и набором строк или записей (Records); • элементом массива считается отдельное поле таблицы. Таким образом, в общем виде база данных представляет со­бой набор записей, как правило, нескольких файлов таблиц и файлов обработки данных, организованных особым образом. Отметим, что определение баз данных с развитием компью­терных технологий претерпело существенные изменения. Например, в версиях языков программирования СУБД, таких как dBase, FoxPro, Paradox, разработанных под операционную сис­тему DOS, термин «база данных» относился только к табли­цам, в которых хранятся данные и которые представляют собой самостоятельные файлы с расширениями имен *.dbf (Data Base File). Формат DBF оказался настолько удачным, что в языках программирования, таких как С, позволяющих создавать ори­гинальные форматы файлов, был также принят для баз данных. В качестве примера можно привести 6-ю версию программы «1C: Бухгалтерия». Кроме того, некоторые бухгалтерские про­граммы позволяют сохранять и экспортировать данные в фор­мат DBF (например, «Инфо-Бухгалтер 8.0»). Понятие «данные» в концепции баз данных — это набор конкретных значений, параметров, характеризующих объект, условие, ситуацию или любые другие факторы. Данные стано­вятся информацией тогда, когда пользователь задает им опре­деленную структуру, т.е. осознает их смысловое содержание. Поэтому центральным понятием в современном определении баз данных является понятие модели. Модель данных — это некоторая абстракция, которая, буду­чи приложена к конкретным данным, позволяет пользователям и разработчикам трактовать данные как информацию, т.е. све­дения, содержащие не только данные, но и взаимосвязь между ними. В версиях, работающих под управлением операционных систем Windows начиная с версии 95 и более поздних, база данных — это набор большого числа разнообразных объектов, существующих как один файл (например, СУБД Access — с расширением име­ни *.mdb, СУБД Visual FoxPro — *.dbc), включая таблицы. Трансформация термина явилась следствием развития компью­терной техники, в первую очередь, в области наращивания и эмулирования оперативной памяти, позволяющей одновремен­но с таблицами размещать в памяти и другие объекты компью­терных программ.^ Система данных бухгалтерского учета Подавляющее большинство данных бухгалтерского учета, включая первичную учетную документацию, мемориальные и журнальные ордера, разработочные ведомости и отчетную до­кументацию, организовано в виде таблиц. Компьютер является программируемым вычислительным автоматом, поэтому основу компьютеризации бухгалтерского учета составляет программи­рование автоматических вычислений в таблицах. Для програм­мирования бухгалтерских таблиц используются текстовые про­цессоры (такие как MS Word), табличные процессоры (напри­мер, MS Excel) и системы управления базами данных (СУБД Oracle). Разумеется, программировать таблицы можно и с по­мощью компьютерных языков общего назначения, например Visual Basic, однако в этом случае скорость создания и обработ­ки данных таблиц существенно снижается. Несмотря на то, что бухгалтерский учет является древней­шей информационной технологией, описанной Лукой Пачиоли еще в 1494 г., изменчивость законодательной и нормативной базы обусловливает относительно быструю сменяемость форм как первичной, так и отчетной документации. Поэтому в арсе­нале квалифицированного бухгалтера должны присутствовать средства программирования, позволяющие в максимально ко­роткие сроки создавать электронные таблицы. Например, для создания бланков первичной документации (приходные и рас­ходные ордера, объявления на взнос наличными, командиро­вочные удостоверения, путевые листы, акты приемки-переда­чи и пр.) вполне исчерпывающим средством может быть тек­стовой процессор. Для создания комплекта отчетной документации с взаимо­увязкой показателей различных таблиц исчерпывающим сред­ством является табличный процессор. Более того, практика по­казывает, что из-за ежегодно вносимых изменений не только в формы отчетности, но и в методику расчета показателей таблиц создание и интеграция комплекта отчетной документации в СУБД бухгалтерского учета неэффективны как по трудовым, так и по денежным затратам. По этой причине большинство разработчиков предоставляет в лучшем случае комплект элект­ронных форм для заполнения финансовой отчетности («Инфо-Бухгалтер»). Проблема заключается в увязке аналитических сче­тов каждой бухгалтерии с синтетическими регистрами финан­совой отчетности. Целостность связей нарушается, если пред­принимается попытка ввести новый субсчет в План счетов, который во всех бухгалтерских программах открыт для редак­тирования на тот случай, если изменится методология учета. Чтобы обеспечить корректность составления финансовой отчет­ности, разработчики программы «1C» рекомендуют вместо редактирования Плана счетов вводить новый аналитический ре­гистр под имеющийся синтетический счет. Для этого в версии «1C: Бухгалтерия 7.7» предусмотрено три уровня субконто (в отличие от одного в версии 6.0). Электронные текстовые документы позволяют на одной стра­нице разместить кроме таблицы несколько абзацев текста, фир­менный знак или схему, используя разные шрифты. Электрон­ные таблицы позволяют задавать в столбцах различные форма­ты данных, причем изменение формата можно задать в зависи­мости от назначения строк таблицы. Формат данных определяется размером оперативной памяти, отводимой центральным про­цессором компьютера для хранения значения числа (например, для чисел с плавающей точкой от -3,4x1038 до +3,4x1038 отво­дится 4 байта, а для текстовой строки длиной до 65400 симво­лов отводится 10 байт плюс 1 байт на символ). Такая гибкость обеспечивает успешное решение относительно небольших, хо­рошо сформулированных задач. Оформление первичной учетной документации в бухгалтер­ском учете имеет первостепенное значение и является первой целью компьютеризации. Помимо того, что в первичном доку­менте подтверждается факт хозяйственной операции, внешний вид документа должен соответствовать утвержденным типовым формам первичной документации. Типовые формы предназна­чены для отражения операций в принятой классификации. Классификация предполагает группировку в таблице — жур­нале операций. В каждую строку таблицы заносятся данные од­ного первичного документа, для группировки используются дополнительные поля для записи классификационных призна­ков. Регистрация и обработка данных в принятой группировке является второй и наиболее технически сложной целью компь­ютеризации. Третьей целью компьютеризации является автома­тизация отчетной документации бухгалтерского учета. Основу классификации операций бухгалтерского учета со­ставляет План счетов. Принципиальным моментом в классифи­кации является обязательное наличие двух учетных регистров для каждой операции. В одном регистре группируются суммы полученных средств (активы), в другом — источники, из кото­рых эти же суммы получены (пассивы). План счетов представ­ляет собой перечень учетных регистров 1-го порядка — каждый счет и субсчет плана объединяет группу хозяйственных опера­ций по целевой направленности. Каждая операция учитывается по фактической принадлежности — на счетах 2-го порядка (суб­счетах или субконто). Счета первого порядка (синтетические) предназначены для обобщения информации о финансовом состоянии предприятия, его ликвидности и платежеспособности. Счета второго порядка (аналитические) предназначены для не­посредственной регистрации сумм по каждому виду средств и каждому участнику денежных расчетов предприятия. Двухсту­пенчатая иерархия счетов означает, что в таблице со списком хозяйственных операций каждая операция должна иметь четы­ре отличительных признака: номер счета и наименование суб-конто актива (дебет) и номер счета и наименование субконто пассива (кредит). Отметим сразу, что План счетов рассматривается здесь с точки зрения формализации задачи бухгалтерского учета. На самом деле, помимо группировки, в Плане счетов отражены правила корреспонденции счетов. С формальной точки зрения, компьютерный учет можно организовать на одном счете перво­го порядка с неограниченным списком счетов второго поряд­ка, например на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» со списком самых разных субконто — от основ­ных средств до прибылей и убытков. Тогда как от бухгалтера требуется знать логику хозяйственных операций, жестко про­граммировать которую нецелесообразно по причине индивиду­альных особенностей ведения учета в каждой бухгалтерии. От­метим, что с точки зрения бухгалтера учет представляет собой упорядоченную по счетам 1 -го порядка картотеку субсчетов, в каждой карточке которой записаны все операции данного суб­конто, а с точки зрения программиста учет представляет собой массив хозяйственных операций, каждая из которой содержит классификационные признаки. Электронная таблица журнала операций может содержать не­сколько тысяч строк. С ростом объема данных скорость обработки падает, кроме того, для каждой программы — генератора элект­ронных таблиц существуют ограничения использования опера­тивной памяти, которой может оказаться недостаточно, что чре­вато безвозвратной потерей данных в случае «зависания» компь­ютера. По этой причине вряд ли целесообразно использовать для учета операций таблицы текстовых процессоров. Хотя доступ к языку программирования Visual Basic Application в MS Word обес­печивает автоматизированную обработку данных таблиц. Следует отметить возможность трансформации текстового формата данных в табличный и наоборот. Если в текстовом фор­мате данные будут представлены в виде упорядоченного набора строк с использованием однотипных разделителей полей, таких как точка с запятой или пробел, то такой файл может быть преобразован, например, в формат DBF, при этом текстовое обозначение значений сумм будет преобразовано в числовое и в дальнейшем может быть обработано в соответствии с правила­ми арифметики. Технология преобразования данных разных программ объе­динена стандартными (начиная с 1983 г.) требованиями от­крытого доступа к данным— Open Database Connectivity (ODBC) и имеет очень важное практическое значение для компьютери­зации учета. Обилие бухгалтерских пакетов, разработанных на различных компьютерных языках программирования и в раз­личных СУБД, при отсутствии возможности обмена данными значительно уменьшило бы эффект автоматизации учета. Ком­пилированный бухгалтерский пакет не имеет или, в лучшем случае, имеет ограниченные возможности по обработке данных в случае изменения нормативной или законодательной базы учета. Если изменения затрагивают методологические основы, то это приводит к краху прикладного пакета — необходимо создавать программу учета заново. Поэтому в СУБД программи­руются не все технологические функции учета, а только «мето­дологически устойчивые», прежде всего — двойная запись. Мно­гообразие методик оплаты труда реализуется в «быстрых» сред­ствах программирования — табличных процессорах. Вычислен­ные результаты в качестве исходных данных затем импортируются в средства «быстрой» обработки данных — СУБД. В качестве примера экспорта данных СУБД можно привести «перегонку» данных формата ANSI (American National Standard Institute) СУБД, работающих под управлением операционной системы Windows, в формат ASCII (American Standard Code International Interchange) программы персонифицированного учета Пенсионного фонда РФ Persind4.exe, разработанной под управляющую систему DOS (Disk Operation System). Еще более конструктивным следует признать требование Налоговой инс­пекции РФ о передаче данных предприятий по подоходному налогу на магнитных носителях в виде текстового файла с раз­делителями. Текстовой файл в сравнении с табличным является более компактным и широко используется для переноса дан­ных. Например, в 6-й версии программы «1C: Бухгалтерия» он используется при организации автоматизированных рабочих мест (АРМ) для экспорта данных из одного журнала и импортиро­вания в другой. В качестве генераторов электронных таблиц для учета хозяй­ственных операций используются табличные процессоры и СУБД. Учет операций и обработка данных с помощью табличных про­цессоров наглядны и легко понимаемы, а при соответствующей организации учета возможностей табличного процессора доста­точно для малого и даже среднего предприятия. Однако стрем­ление обеспечить запас числа строк в таблице не в десятки тысяч, что дает табличный процессор, а в сотни тысяч обуслов­ливает выбор в пользу СУБД. Высокая скорость обработки боль­ших массивов информации достигается в результате размеще­ния данных в нескольких таблицах вместо одной. Специфика компьютерной обработки данных заключается в том, что не­сколько коротких файлов обрабатываются быстрее, чем один большой. Почти все современные СУБД основаны на реляцион­ной (relational) модели управления. Реляционная модель пред­полагает, что каждая запись таблицы базы данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному конк­ретному объекту. Для того чтобы одновременно обрабатывать несколько таблиц, каждая таблица должна иметь совпадающие значения определенных атрибутов — специальных полей с оди­наковыми данными. Такое поле называется полем связи и, об­разно говоря, представляет половинку застежки-молнии в од­ной таблице. Вторая половинка находится