Наукова бібліотека НаУКМА Затверджую Віце-президент з інформаційного забезпечення, Директор наукової бібліотеки Національного університету “Києво-Могилянська академія” _________________________Ярошенко Т.О. “___”________________________2008 р.Інструкція про реєстрацію користувачів в Науковій бібліотеці НаУКМА.Інструкцію розроблено у відповідності до Положення про наукову бібліотеку НаУКМА, Правил користування бібліотекою, Положення про Базу користувачів НБ НаУКМА та вимог інтегрованої бібліотечної системи ALEPH.^ Загальні положення Цією інструкцією регламентуються основні дії користувача та бібліотекаря, щодо реєстрації користувачів в НБ НаУКМА. А також описуються основні технологічні процеси створення та управління Базою користувачів НБ НАУКМА. Категорії користувачів, визначені в базі: ^ Статус користувача Особи, що підпадають під цей статус Код позначення статусу користувача в базі Аспірант Аспіранти НаУКМА 04 Бакалавр Студенти бакалаврату, в тому числі іноземні, основного складу, вільні слухачі, що слухають повний навчальний курс не менше 1 навчального року. 01 Викладач Викладачі, в тому числі іноземці, як основного складу, так і сумісники. 03 Випускник НаУКМА Випускники НаУКМА. 05 Вільний слухач Слухачі окремих навчальних курсів (менше 1 навчального року), в тому числі іноземці. 08 ДДП Студенти НПЦ ДП. 06 Докторант Докторанти НаУКМА. 12 Здобувач Здобувачі НаУКМА. 13 Магістр Студенти магістеріуму, в тому числі іноземні, основного складу, вільні слухачі, що слухають повний навчальний курс не менше 1 навчального року. 02 Почесний читач Особи, які отримали звання почесного читача бібліотеки. 10 Співробітник Співробітники, як основного складу, так і сумісники. 07 Сторонній читач Громадяни України, іноземці, іноземці-дослідники НаУКМА. 09 Тимчасовий читацький квиток Студенти НаУКМА, які загубили студентський квиток (на період до його поновлення). 63 Виставковий формуляр Службовий. 60 Відділ каталогізації Службовий. 61 Запис до бібліотеки, виготовлення читацького квитка. Для студентів бакалаврату та магістеріуму запис до Бібліотеки відбувається на підставі студентського квитка. Всі користувачі бібліотеки реєструються в Базі користувачів НБ НаУКМА (Інтегрована бібліотечна система ALEPH 500). Відповідальний - призначений бібліотекар Відділу обслуговування. Сторонні користувачі реєструються в Базі сторонніх користувачів НБ НаУКМА (Microsoft Excel). Відповідальний - секретар-референт Директора бібліотеки. Різним категоріям користувачів бібліотеки читацький квиток видається на підставі певних документів: 2.2.1. Студентам НПЦ ДП видається на підставі Наказу про зарахування або посвідчення. 2.2.2. Аспірантам, докторантам та здобувачам НаУКМА - на підставі Наказу про зарахування або посвідчення. 2.2.3. Професорсько-викладацькому складу та співробітникам – на підставі Наказу про зарахування або службового посвідчення. 2.2.4. Іноземним студентам, викладачам та дослідникам – на підставі Посвідчення з Міжнародного відділу. 2.2.4. Стороннім користувачам – на підставі гарантійного листа від установи, завізованого директором чи заступником директора бібліотеки. В разі відсутності листа має бути письмовий дозвіл з підписом від директора/ заступника директора бібліотеки у довільній формі. Письмові дозволи та офіційні листи зберігаються у адміністрації бібліотеки. 2.2.5. Почесним читачам – на підставі письмового розпорядження директора/ заступника директора бібліотеки у довільній формі. Письмові розпорядження зберігаються у адміністрації бібліотеки. Особистий читацький квиток не отримують такі «сторонні» користувачі, як абітурієнти та користувачі, що користуються бібліотекою менше 1 дня. Ця категорія сторонніх користувачів обслуговується через читацькі квитки «Сторонній читач»*. Їх реєстрація відбувається при видачі в користування читацького квитка «Сторонній читач» шляхом внесення особистої інформації в загальну базу користувачів на один із таких читацьких квитків. При видачі читацького квитка «Сторонній читач» береться застава – 10 грн. Виготовлення читацького квитка перший раз для всіх категорій користувачів є безкоштовним (виключення становлять «сторонні читачі» та студенти НПЦ ДП вечірнього та заочного відділень). Виготовлення читацького квитка для «почесного читача» є безкоштовним. Виготовлення дубліката читацького квитка всім категоріям користувачів та особистого читацького квитка «стороннім читачам» і студентам НПЦ ДП вечірнього та заочного відділень коштує – 10 грн. Винятки розглядаються окремо. Пiд час запису до бібліотеки користувач зобов'язаний ознайомитися з Правилами користування бібліотекою*** та підтвердити це у Відомості особистим підписом. Відповідальними є особи, що реєструють нових користувачів. Відомості про ознайомлення з Правилами користування бібліотекою та виготовлення читацького квитка зберігаються у завідуючого відділом обслуговування протягом 4-х років. Термін дії читацького для різних категорій користувачів: Бакалаври – 4 навчальні роки Магістри – 2 навчальні рокиАспіранти – 3 навчальні рокиВикладачі, співробітники, докторанти, здобувачі, почесні читачі – 1 календарний рік Студенти ДДП – 1 навчальний рікСторонні – за потребою, але не більше одного календарного року Виставковий формуляр, відділ каталогізації – 1 календарний рік.Втрата та поновлення читацького квитка. Втративши читацький квиток, користувач зобов’язаний повідомити про це працівника бібліотеки будь-якого відділу обслуговування та звернутися до кім. 4-116 (Американська бібліотека) для поновлення читацького квитка. При повідомленні про втрату користувачем читацького квитка бібліотекар відповідного підрозділу (до якого звернувся користувач) зобов’язаний заблокувати електронний формуляр читача «провинністю» 01 (Загублено читацький квиток). При поновленні читацького квитка блокування електронного формуляра анулюється відміною провинності та зміною числового позначення штрихкоду читацького квитка у формулярі читача.Обслуговування користувачів, які втратили студентський квиток Студенти звертаються до бібліотекаря на Довідці або завідуючого відділом обслуговування про втрату студентського квитка. Видається Тимчасовий читацький квиток* до поновлення студентського квитка. У читацькому формулярі у полі «баркод» номер студентського квитка замінюється на номер Тимчасового читацького квитка. Отримання Тимчасового квитка засвідчується особистим підписом студента у Відомості. Після поновлення Студентського квитка користувач персонально звертається на будь-який пункт обслуговування про поновлення читацького формуляра. Студент повертає Тимчасовий читацький квиток. засвідчуючи це особистим підписом у Відомості. У читацькому формулярі змінюється номер.Блокування та провинності при порушенні правил користування бібліотекою При порушенні терміну користування матеріалами Бібліотеки (невчасне повернення) читацький квиток «боржника» блокується системою на період заборгованості та автоматично надсилається лист про заборгованість на електронну пошту користувача. При інших порушеннях правил користування бібліотекою бібліотекар блокує відповідними провинностями на певний термін, протягом якого користувач позбавляється права користування бібліотекою, та зазначає в полі приміток дату і підрозділ, в якому було проставлено блокування. Складні випадки порушень правил користування бібліотекою виносяться на обговорення бібліотечної ради (Представник Адміністрації бібліотеки, Завідуючий відділом обслуговування, Бібліотекар). У такому випадку, бібліотекар має представити Доповідну на ім’я Директора бібліотеки, щодо конкретного випадку порушення правил користування бібліотекою. Назва провинності Код провинності в базі користувачів Термін позбавлення користування бібліотекою ^ Порушення правил користування бібліотекою (Брутальна поведінка, ігнорування зауважень, порушення тиші, псування бібліотечного майна) 02 1 місяць ^ Спроба виносу книги 07 1 раз – 3 місяці 2 раз – 1 рік з клопотанням Борг Автоматично блокується системою. Термін заборгованості матеріалів Після закінчення терміну позбавлення користування бібліотекою користувача система автоматично розблоковує читацький формуляр.Припинення користування бібліотекою. 6.1 Припинення користування бібліотекою відбувається за умови: випуск з НаУКМА; академвідпустка; відрахування; звільнення. Припиняючи користування бібліотекою, користувач зобов’язаний підписати обхідний лист в будь-якому з відділів обслуговування. Читацький квиток не вилучається. Обхідний лист підписується за умови повернення користувачем книг до бібліотеки. При підписанні обхідного листа працівник, який підписує обхідний зобов’язаний перевірити електронний формуляр користувача в базі НБ НаУКМА та Американської бібліотеки на рахунок заборгованості та заблокувати електронний формуляр однією з «провинностей»: 03 (Відраховано); 04 (Академвідпустка); 05 (Випускник); 08 (Звільнено). У полі локальна примітка зазначається дата та прізвище особи, яка підписала обхідний лист.Звіти та статистичні показники До річного звіту бібліотеки відповідальний за ведення бази користувачів подає інформацію про склад бази за наступними показниками: кількість зареєстрованих користувачів – показник включає кількість всіх наявних, станом на конкретну дату, користувачів в базі даних. кількість дійсних користувачів – показник включає кількість внесених в базу користувачів, виключаючи тих, що мають провинності: 03 (Відраховано), 04 (Академвідпустка), 05 (Випускник), 08 (Звільнено). Тобто, дійсних, станом на конкретну дату, студентів та співробітників НаУКМА, внесених як користувачів в базу даних. кількість сторонніх користувачів – обліковуються в Базі сторонніх користувачів НБ НаУКМА (Microsoft Excel). кількість активних користувачів – показник включає кількість користувачів, що зверталися до бібліотеки (мали будь-які трансакції) протягом певного періоду часу. Вигляд представлення: Кількість зареєстрованих користувачів – НаУКМА ^ Статус читача Код позначення статусу читача в базі Кількість Аспірант 04 Бакалавр 01 Викладач 03 Випускник НаУКМА 05 Виставковий формуляр 60 Вільний слухач 08 ДДП 06 Докторант 12 Здобувач 13 Магістр 02 Почесний читач 10 Співробітник 07 Тимчасовий читацький квиток 63 Всього: Кількість дійсних користувачів - НаУКМА ^ Статус читача Код позначення статусу читача в базі Кількість Аспірант 04 Бакалавр 01 Викладач 03 Випускник НаУКМА 05 Виставковий формуляр 60 Вільний слухач 08 ДДП 06 Докторант 12 Здобувач 13 Магістр 02 Почесний читач 10 Співробітник 07 Тимчасовий читацький квиток 63 Всього: Кількість активних користувачів – НаУКМА ^ Статус читача Код позначення статусу читача в базі Кількість Аспірант 04 Бакалавр 01 Викладач 03 Випускник НаУКМА 05 Вільний слухач 08 ДДП 06 Докторант 12 Здобувач 13 Магістр 02 Почесний читач 10 Співробітник 07 Тимчасовий читацький квиток 63 Виставковий формуляр 60 Всього: Кількість сторонніх користувачів – НаУКМА ^ Статус читача Код позначення статусу читача в базі Кількість Сторонній читач 09 _________________________________________* Тимчасовий читацький квиток . Призначений для користування бібліотекою студентами, які втратили студентський квиток на період до його поновлення. Зберігається у завідуючого відділом обслуговування. Одночасно в бібліотеці є активними 20 тимчасових читацьких квитків. ** Читацький квиток «Сторонній читач» Призначений для користування бібліотекою сторонніми читачами терміном до 1 дня. Зберігається у секретаря-референта Директора бібліотеки.. Одночасно в бібліотеці є активними 15 тимчасових читацьких квитків.*** Правила користування бібліотекою розміщені на сайті бібліотеки www.library.ukma.kiev.ua, на загальній бібліотечній інформаційній дошці та у приміщеннях відділів обслуговування. __________________________________________Заступник директора М.В. НіколаєваЗаступник директора з автоматизації О.М. БруйЗавідуюча Відділом зберігання бібліотечно- інформаційних ресурсів О.І. БекішеваЗавідуючий Відділом комплектування та каталогізації В.В. РагозенкоЗавідуюча Інформаційно-бібліографічним відділом Т.О. ПатрушеваЗавідуюча Відділом обслуговування Т.В. ЧорнаВідповідальна за базу користувачів О.М. Шарій