«Бизнес Системы Проекты» -BSP БОСС-Референт Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт - это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности. Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий. Назначение.Решаемые задачи и преимущества системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт ^ Система обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:Работа с внутренними документами организации Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде Формирование поручений по документам Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам Контроль прохождения документов; регистрация документов Контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д. Управление доступом к документу Быстрый поиск нужного документа Создание и хранения шаблонов документов Обработка входящих и исходящих документов Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции Наложение резолюций Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …" Формирование истории переписки по вопросу Формирование поручений по документам Контроль исполнения документов Статистика, отчеты Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел Управление доступом к документу Управление внешними контактами Регистрация различных видов контактов Планирование контактов со сторонними организациями Ведение истории контактов Подписка на информацию о контактах в разных разрезах Формирование отчетов по контактам Быстрый поиск истории контактов с конкретной организацией Работа с договорами организации Работа с проектом договора Создание и хранение шаблонов договоров Согласование договоров в электронном виде с возможностью делегирования полномочий Ведение реестра договоров; планирование этапов и событий по договорам Планирование платежей, сроков поставок и работ Контроль исполнения договоров Формирование отчетности Хранение и быстрый поиск договоров Организация новостных каналов и конференций Информирование сотрудников о внутренних новостях организации Создание библиотеки документов по областям знаний "Доска объявлений" Механизмы поддержки дискуссий и групповой работы Создание иерархии замечаний Предоставление внешней информации с разделением по характеру поступающих новостей, с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы Ведение справочника организации в электронном виде Соответствие справочника организации штатной и функциональной структуре предприятия Поддержка механизма взаимозаменяемости сотрудников, делегирования полномочий Возможность генерации сводки по текущим контактам, поручениям, документам на исполнении и т.д. Ведение справочника внешних организаций Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации Ведение реестра объектов инженерного хозяйства Обработка в электронном виде заявок сотрудников на сервисное обслуживание и поставку оборудования Проведение инвентаризации Организация и планирование мероприятий Оповещение и напоминания о мероприятиях Проведение электронных конференций, совещаний Индивидуальное и групповое планирование рабочего времени руководителя и персонала Автоматическая координация деятельности Можно выделить следующее преимущества решения АйТи по сравнению с конкурентами: Система обладает высокотехнологичной архитектурой, которая обеспечивает: а) легкость настройки системы, б) возможность развития системы с учетом специфических требований заказчика, в том числе силами специалистов заказчика, в) высокую скорость развертывания системы. Система является лидером на рынке систем документационного обеспечения управления по соотношению цена/функциональность. Системе присуща высокая эргономичность и дружественный интерфейс; она подробно документирована в терминах бизнес-процессов, поддерживаемых системой, что обеспечивает высокую скорость ее внедрения. Опыт успешного выполнения более чем 100 проектов по построению систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в государственных и коммерческих структурах. Наличие в числе пользователей системы крупных государственных и коммерческих структур, в числе которых: пивоваренная компания "Балтика", Тюменская нефтяная компания, Магнитогорский металлургический комбинат, Министерство РФ по налогам и сборам, Министерство природных ресурсов РФ, МВД России, УпДК МИД и др. ^ Дополнительные функци ToolKit - это база данных Lotus Notes, интегрированная с системой БОСС-Референт и предназначенная для применения в разработке новых Notes-приложений. Report'sMan дает пользователям Lotus Notes и системы БОСС-Референт возможность автоматизировать процессы формирования отчетов. АРМЗИ - это специализированное программное средство для шифрования и простановки ЭЦП под документами с помощью отечественных сертифицированных средств криптозащиты. Система БОСС-Референт позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему. SAPERION - это полнофункциональная система архивации электронных документов и управления электронным архивом с возможностью интеграции с системой БОСС-Референт. Факс-сервер FaxChange предназначен для управления потоком исходящих и входящих факсов в среде Lotus Notes/Domino. ^ Система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт БОСС-Референт повышение эффективности управления организациейКаждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути достижения этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии. Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект. ^ Для государственных организаций это выражается в повышении производительности труда, экономии времени на всех этапах деятельности. Благодаря внедренной системе автоматизации делопроизводства повышается эффективность совместной работы разных подразделений, экономится до 30% рабочего времени. Как результат, производительность труда увеличивается на 20-25%.^ Для коммерческих организаций внедрение системы БОСС-Референт означает, прежде всего, экономию на постоянных издержках и повышение эффективности управления, что ведет к увеличению конкурентоспособности компании на рынке. Исследования показывают, что на предприятиях, внедривших систему БОСС-Референт, затраты на постоянные издержки снизились на 5-20%, а сроки окупаемости системы составляют один-полтора года.Высокое качество системы БОСС-Референт официально подтверждено лицензиями и сертификатам государственных органов Российской Федерации: Сертификация Госстандартом РФ по системе сертификации ГОСТ Р (сертификат соответствия РОСС RU.МЕ20.H00207) Сертификат Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации, удостоверяющий что модуль автоматизированной системы документооборота и делопроизводства БОСС-Референт «Автоматизированное рабочее место защиты информации. Версия 1.0» является защищенным программным средством обработки информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, и соответствует требованиям технических условий и руководящего документа Гостехкомиссии России «Защита от несанкционированного доступа к информации.^ Возможности системы БОСС-РеферентБазовая версия выполняет следующие функции:Автоматизация работы с документами Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов Автоматическое сканирование, распознавание, регистрация входящих документов Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам Создание и хранение шаблонов стандартных документовАвтоматизация рабочих процессов Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном/исполненном поручении Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении Работа с информацией о структуре организации и ее сотрудниках Ведение истории внешних контактов с адресами, телефонами и контактными лицами, автоматическое напоминание о встречах и телефонных звонках Оповещение и напоминание о мероприятиях, проведение электронных конференций, совещаний Индивидуальное планирование рабочего времени руководителя и персонала, автоматическая координация деятельности подразделений и сотрудников Информирование сотрудников о внутренних новостях организации Предоставление внешней информации с разделением по характеру поступающих новостей с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы Создание системы управления предприятий с территориально-распределенной структуройБОСС-Референт предусматривает возможность расширения функционала за счет установки дополнительных модулей, обеспечивающих: Учет и хранение договоров, планирование и контроль всех работ, связанных с выполнением условий договоров Систематизацию и хранение информации о различных объектах инженерного хозяйства: обработку в электронном виде заявки сотрудников на ремонт оборудования и на новое оборудование, контроль финансово-хозяйственной деятельности инженерных служб Автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, обеспечивающую документооборот, связанный с оформлением и согласованием заявки на получения пропуска, выдачей пропуска Подготовку совещания: повестка дня, ведение протокола совещания, резервирование помещений, уведомления участников, контроль исполнения протоколов совещаний Планирование мероприятий, формирование сводных планов, совмещение планов с внешними организациямиКроме того, в состав системы входит инструментарий разработки “Toolkit”, который поможет разработчикам баз данных создавать дополнительные приложения, полностью интегрированные с системой БОСС-Референт.^ Преимущества системы БОСС-Референт Система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, построенная на платформе Lotus Notes/Domino, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду преимуществ перед российскими и зарубежными аналогами в числе которых:Высокое качество и надежностьСамые широкие функциональные возможностиВозможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктамиВозможность настройки системы под специфику заказчикаВозможность масштабирования и настройки систем при изменении структуры предприятияИнтеграция с сертифицированной системой криптозащитыРабота на лучшей документоориентированной платформе Lotus Notes/DominoОпыт внедрения на более чем 100 предприятий страныПри создании корпоративной информационной системы предприятия или организации возможна интеграция БОСС-Референта с другими приложениями, входящими в состав комплексной системы управления БОСС: системами управления финансово-хозяйственной деятельностью БОСС-Корпорация и БОСС-Компания и системой управления персоналом БОСС-Кадровик.БОСС-Референт - опыт внедренияКомпанией АйТи реализовано значительное количество проектов по внедрению системы на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности. В числе наиболее крупных проектов, выполненных компанией АйТи по внедрению системы БОСС-Референт можно выделить: Поэтапный проект внедрения системы БОСС-Референт, охватывающий более 800 пользователей системы, в ^ Министерстве РФ по налогам и сборам. Особенности: кроме базовых модулей, установлена сканирующая линейка, новый модуль «генератор отчетов», эксплуатируются более 50 баз данных. Автоматизация делопроизводства ^ МВД России. Внедрение системы помогло повысить оперативность деятельности Главного штаба МВД, впервые введена в эксплуатацию база данных «Планы и отчеты», создано и внедрено несколько новых специфических подсистем Автоматизация Ситуационного Антикризисного Центра МинАтома РФ, включившее средства представления и отображения информации, электронный документооборот, службы системы (электронная почта, подсистема моделирования, экспертные системы, мониторинг, геоинформационная система), подсистемы обмена и передачи информации (доступ к удаленным объектам и системам, обеспечение информационной безопасности), корпоративное хранилище данных Автоматизация процессов работы с документами подразделений и коллективной работы сотрудников ^ Магнитогорского металлургического комбината, в результате которого повышена эффективность бизнес-процессов и сокращены расходы, связанные с делопроизводством и документооборотом Внедрение базовой версии системы БОСС-Референт в структуру^ Международного аэропорта «Шереметьево», позволившее самостоятельно развивать и масштабировать систему. Создание единой системы электронного документооборота, объединяющей территориально распределенные структурные подразделения ОАО «Роснефть-Сахалинморнефтегаз» Создание интегрированной информационной системы, обеспечивающей поддержку деятельности ^ Российского фонда правовых реформ, разработка и внедрение информационной системы «Грант» Проектирование, разработка и запуск в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота БОСС-Референт для Главного производственно-коммерческого Управления по обслуживанию Дипломатического корпуса. Построение комплексной системы управления ^ ОАО «Айс-Фили» на базе продуктов серии БОСС, обеспечившее повышение эффективности управления, улучшения контроля качества и исполнительской дисциплины Автоматизация делопроизводства ТОО «Экстра М», учитывающее особенности рекламного бизнеса организации. Внедрение системы делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, учитывающей особенности структуры Богословского алюминиевого завода совершенствование системы управления ОАО “Костромская ГРЭС” на основе использования современных информационных технологий Индивидуальное решение автоматизации бизнес-процессов компании PricewaterhouseCoopers (на английском языке) Мурманск ЗАО Гимея-Прдукт полностью автоматизирован центральный офис 50 рабочих мест Мурманск ИМНС по г.Мурманск и МО Мурманск управление Пенсионного фонда Общее число пользователей системы БОСС-Референт составляет несколько десятков тысяч сотрудников различных организаций в разных точках России и СНГ. «Бизнес Системы Проекты» -BSPтелефон (8152) 455-918, 450-478