Содержание: Введение_______________________________________________2 Электронные каталоги (ЭК): 2.1. Особенности работы с ЭК__________________________4 2.2. Online Computer Library Center______________________6 2.3. ЭК в России _____________________________________8 2.4. Программа развития библиотеки ___________________10 2.5. Общие правила работы с ЭК_______________________12 2.6. Система ИРБИС _________________________________13 Заключение___________________________________________14 Список используемой литературы_________________________15 1.Введение. Понятие “электронный каталог” пришло к нам из США. Странно, но в английской профессиональной лексике нет эквивалента сочетанию “electronic catalog”. Американцы, услышав это выражение, обязательно спросят, что имеется в виду. В отличие от нашей страны, в Соединенных Штатах этот термин имеет несколько значений. “Machine-readable catalog” использует библиографические записи (БЗ) в машиночитаемой форме. Строго говоря, такой каталог может иметь две разновидности. Первая называется “Online catalog” – когда обеспечивается прямой доступ к постоянно пополняемому массиву БЗ. У нас иногда такой каталог называют «работающим в реальном режиме времени». Не совсем верно называть его диалоговым или интерактивным, так как другая разновидность, например, на CD или дискетах, - “Offline catalog” (дословно «отключенный от линии») – тоже может иметь программу, позволяющую пользователю работать в диалоге. Наибольшее распространение в зарубежных странах (не только в англоязычных) получила аббревиатура ОРАС (от первых букв сочетания “Online Public Access Catalog” ). Это понятие определяется в американских словарях следующим образом: “An online catalog that is available for use by the general public” («Работающий в реальном режиме каталог, доступный для публичного пользования»). Такое определение полностью соответствует традиционному пониманию термина «читательский каталог» в отечественном библиотековедении. Таким образом, в американской практике четко дифференцируются два вида машиночитаемых каталогов в зависимости от того, представлены ли они непосредственно в пользование читателям. “Public access” означает, что предварительное общение с сотрудником библиотеки совершенно не обязательно: читатель работает с ОРАС самостоятельно, бесконтрольно и, что очень важно, бесплатно. При этом именно второе условие выделяет ОРАС в отдельную группу. В отечественной каталогизации все необходимые термины стандартизованы, а встречающиеся иногда «пошатывания» надо отнести на счет авторов, пытающихся опираться на собственные соображения, вместо того чтобы изучить стандарты. Электронный каталог (ЭК) – машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном режиме времени и представленный в распоряжение читателей. Рядом в качестве англоязычного эквивалента значится “On-line public access catalogue, OPAC”. Не надо называть ЭК базой данных (БД).БД – набор данных, который достаточен для установленной цели и представлен на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся в нём информации. Аналогичный набор данных на бумажном носителе (на карточках), предназначенном для использования в ручном режиме мы, как известно, называем картотекой. Отсюда один шаг до осознания того, что библиографическая картотека в других обстоятельствах соответствует понятию «библиографическая база данных». «Картотека» и «каталог» - разные понятия. В каталоге обязательным элементом БЗ является шифр хранения документа и соответствие конкретному фонду, состав и содержание которого он раскрывает. Картотека (как и библиографическая БД) от этих обязательств освобождена. Кроме того, изъятие карточки (или машиночитаемой БЗ) из каталога регламентируется особыми правилами (сначала надо решить вопрос об исключении документа из фондов). Ту же операцию в картотеке свободно совершает библиограф, принимающий решение самостоятельно. ^ ЭК 2.1. Особенности работы с ЭК . Установлено, что в объем первичной информации, которую надо знать любому пользователю ЭК до того, как засветится экран, входят ответы на такие вопросы: как включить компьютер как выбрать язык диалога (в США, как правило, только английский, в других странах – английский или родной язык) как исправить свою ошибку (в том числе – отредактировать уже введенные данные) сколько времени дается на ответ и как его продлить(иначе машина автоматически отключится) как сделать так, чтобы номер читательского билета был считан машиной, а если считывающего устройства нет, то как ввести свои персональные данные. Последнее обстоятельство, пока еще неведомое нам, в России, очень важно. ЭК, как правило, является лишь одним из элементов системы, обеспечивающей не только поисковые функции, но и работу модуля Circulation (непереводимое на русский язык понятие, включающее в себя регистрацию возврата и выдачи документов библиотечного фонда плюс все сопутствующие функции: учет сроков возврата, наложение «взысканий» и т. п.). Считается естественным, если эти сведения будут предлагаться в традиционной для пользователя форме – например, в виде краткой инструкции, помещенной рядом с монитором. В США были выработаны общие принципы такого диалога, при котором достигается высокая эффективность использования вычислительной техники и обеспечивается доверие пользователя к «машине». Диалог должен вестись на естественном языке. Следует избегать излишнего кодирования символов или команд, прибегая во всех возможных случаях к мнемонике. Например, команда «Да», выражающая согласие пользователя, подается нажатием клавиши “Y” (Yes), команда «Нет» - клавиши “N” (No, Not) .Автор обозначается литерой “A”(Author) , имя лица – “N”(Name) , название произведения – “T”(Title) , дата, год издания – “D”(Date). Диалог осуществляется с помощью двух различных систем ввода информации. Если пользователю предоставляется выбор, он знакомится с полным списком опций (на экране монитора появляется меню). Неэтично спрашивать читателя, какой вид документа он предполагает искать. Правильное решение – вывести на экран их перечень и дать возможность самостоятельно выбрать. Однако в тех случаях, когда пользователь должен назвать конкретные данные, например, имя автора, название произведения и т.п. ему предоставляется возможность это сделать, на экране монитора появляется маска-бланк. Прежде чем вывести на экран библиографическую информацию, следует дать статистическую справку по результатам поиска. Во всех случаях, когда эти результаты превышают объем от 15 до 40 записей, которые пользователь, как правило, просматривает сразу, надо предложить ему ввести дополнительные параметры поиска, ограничивающие выдачу. Вне зависимости от того, какое решение будет принято, прежде чем на экране появится информация, пользователю нужно сообщить, в какой последовательности сгруппированы найденные БЗ, и предложить изменить эту последовательность (опции предлагаются). Для читателя практически всегда выгоднее получить информацию в обратной хронологической последовательности (сначала – самые новые, последние из введенных в ЭК записи). Но по желанию перечень можно «перевернуть» - прямая хронология представит литературу по вопросу в исторической последовательности. Подобных преимуществ не имеет алфавитный порядок. ЭК обязан обеспечивать весь комплекс услуг, которые предоставлялись пользователям традиционными каталогами. Их может быть больше, пожалуйста! Но меньше, хуже – ни в коем случае. Этот принцип пригодится нам при анализе ситуации, складывающейся в России сегодня. ЭК – технический инструмент поиска, обеспечивающий удобство работы, большую оперативность получения информации, позволяющий «перелопатить» огромные ее объемы, находящиеся – что самое главное – на больших расстояниях от пользователя. Возможно, будут найдены методы глубокого индексирования, при которых пользователю ЭК предоставят информацию, которой он не смог бы получить в традиционных каталогах при ручном поиске, даже затратив сотни часов.^ Online Computer Library Center. Библиографический запрос в границах сети (например, библиотек штата или своей системы) или, что совсем редко встречается, «в мировых информационных ресурсах». Для этого во всех американских библиотеках есть выход в OCLC – бесплатный для читателя, но стоящий библиотеке некоторую сумму денег. Достаточно стать членом OCLC, чтобы представить свои фонды в его каталоге (войти в holding record). Мы до сих пор боимся OCLC – ведь это «американская структура». В действительности Online Computer Library Center только находится на территории США (в штате Огайо) и зарегистрирован в этой стране как некоммерческая (не извлекающая прибыли) организация. Но OCLC давно уже перестал «обслуживать» только США и Канаду. Откройте Web-сайт OCLC – oclc.org – и вы убедитесь, что он работает на шести языках, «в промышленном режиме» 24 часа в сутки, так как обслуживает библиотеки, находящиеся во всех часовых поясах земного шара. Руководят OCLC избираемые советы и комиссии по всем направлениям деятельности, в состав которых входят представители десятков стран – членов Центра. Сегодня в OCLC представлено более 41 тысячи библиотек из 82 государств. Это число нам трудно себе вообразить: например, в таком огромном городе, как Нью-Йорк, всего несколько публичных библиотек. Каждая из них может иметь густую сеть филиалов и отделений, дополняемых библиобусами, но в статистике будет отражена одна библиотека. Говоря о руководстве OCLC, мы имеем в виду и финансовый менеджмент. Бюджет центра открыт и прозрачен, он проверяется аудиторами и публикуется в годовых отчетах. Огромные суммы – десятки миллионов долларов направляются ежегодно библиотекам в качестве кредитов. На первых порах им предоставляется право безвозмездного пользования OCLC, в том числе – базами данных ассоциированных с ним известных в мире информационных банков. OCLC обеспечивает входящие в него библиотеки мощными компьютерными терминалами. Каталог OCLC сначала назывался OLUC (от Online Union Catalog – «Онлайновый сводный каталог»), но спустя 25 лет получил новое имя – WorldCat («Всемирный каталог»). В нем на конец 2002г. имелось около 49 миллионов БЗ. Каждые 15 секунд заносится новая запись. В фондах библиотек – членов OCLC эти записи представлены 864 миллионами экземпляров документов, активно используемых в системе МБА. Информация охватывает четыре тысячелетия человеческой истории на 400 языках народов мира. Русский язык по числу записей занимает не самое почетное шестое место (после английского, французского, немецкого, испанского, японского). Документов на русском языке представлено в 30 раз меньше, чем на английском, но они введены в WorldCat американскими библиотеками. Весь мир очень заинтересован, чтобы в OCLC были представлены фонды российских библиотек.^ ЭК в России. Создание электронного каталога – первый шаг на пути к автоматизированному обслуживанию. А это и читательский билет со штрихкодом, и электронный формуляр, и прием/выдача литературы, и контроль задолженности, и предварительный заказ литературы. Появление ЭК стало ощутимым результатом информатизации библиотечных процессов. Нас волновали качество и скорость его формирования. Первое было обеспечено подготовкой (в сотрудничестве с преподавателями Челябинской государственной академии культуры и искусств) полноценных инструктивно-методических разработок: «Предметизация документов в электронном каталоге»; «Индексирование документов ключевыми словами в ЭК»; «Индексирование литературы об отдельных лицах»; «Словарь предметных рубрик». Эти материалы регламентировали деятельность сотрудников в условиях новых технологий, обеспечивали единообразие работы на разных участках. Параллельно шло обучение библиотекарей методике предметизации и координатного индексирования. Следующим этапом стала ретроконверсия карточных каталогов. В наших условиях ввод информации с каталожных карточек не обеспечил бы должного качества ЭК. Поэтому было принято решение о том, что содержательная обработка информации будет осуществляться только de visu. Однако создание ЭК, если это делать силами одного отдела комплектования и обработки литературы, могло затянуться на неопределенный срок. Поэтому появилась идея привлечь наиболее опытных сотрудников библиотеки. Чтобы форсировать ввод ретроинформации, были созданы две временные рабочие группы: предметизаторов и операторов по вводу информации в каталог (их обучили и обеспечили методическими материалами). Это дало возможность ускорить ретроконверсию и в течение двух лет ввести в ЭК практически весь фонд читального зала. Вот цифры, позволяющие судить о динамике изменений. К началу января 1998 общий объем всех БД составлял около 13 000 записей. Через год только ЭК имел 24 000 записей, а через два ЭК содержал уже более48 000 записей, общий объем БД – 73 060. В начале января 2001 г. ЭК включал 61 200 записей, объем всех БД был уже 100 412! Таким образом, продуманная стратегия (наличие инструктивно-методических материалов и словаря предметных рубрик, технологических инструкций на каждый процесс, привлечение квалифицированных библиотекарей, освоивших новые технологии, содержательная обработка документа только de visu) позволила справиться с поставленной задачей. Проведенное социологическое исследование показало, что 81 процент пользователей положительно отреагировал на идею создания в библиотеке ЭК. Но на вопрос: «Обращались ли вы к ЭК?» столько же ответили «нет» и только 13,6 процента – «да». Почему читатели не обращаются к ЭК? Потому что «никто не научил» (21.2 процента), или просто «нет консультантов (24.5 процента).^ Программа развития библиотеки. Программа развития библиотеки состоит из пяти блоков: Совершенствование информационных ресурсов, представляемых Юношеской библиотекой. О создании ЭК уже было сказано. Можно добавить: надо искать возможности для сотрудничества и кооперации с другими учреждениями, как на местном уровне, так и на федеральном по созданию информационных ресурсов и по их использованию. В Российской государственной юношеской библиотеке создаётся тематическая полнотекстовая БД «Образование». Челябинская ОЮБ может участвовать в наполнении регионального блока, так как подобная БД у нас ведётся уже несколько лет.Создание системы автоматизированного обслуживания пользователей – это внедрение штрихкодовой технологии: специального формуляра и читательского билета, что позволяет перейти к электронному учету выдачи/приема литературы, контролю за возвратом изданий и созданию АРМ читателей. Вновь приведем данные исследования. На вопрос: «Считаете ли вы, что библиотеке необходимо иметь ПК и технические средства?» - 91.5 процента опрошенных ответили «да». Читатели хотят, чтобы было больше компьютеров, иметь доступ в Интернет и возможность компьютерного обучения, а также обучение новым технологиям. Им нужен компьютерный читальный зал и, наконец, просто больше библиотекарей! Несмотря на то, что мы располагаем не всем из перечисленного, в 56.7 процента случаев пользователи все же довольны тем, как их обслуживают.Модернизация технического и программного обеспечения автоматизированной информационной библиотечной системы (АИБС). В нашем случае это замена АИБС “MARC” на сетевой вариант «ИРБИС». Уже начато конвертирование отдельных БД, идет обучение сотрудников работе с новой программой.Совершенствование структуры библиотеки, ее отделов в условиях работы с новыми информационными технологиями. Изменения в отделах вызваны выполнением программы информатизации и совершенствованием традиционных методов обслуживания. Новые подразделения осуществляют функции, не свойственные ранее общедоступной библиотеке. Так, например, создание интернет-сектора вызвано необходимостью освоения новых ресурсов и подготовки персонала и читателей к работе в сети. Как показало исследование, это отвечает потребностям посетителей, 37 процентов которых пользуются Интернетом (в том числе в библиотеке –6.3 процента, однако хотели бы иметь доступ к Сети гораздо больше – 31.9 процента). Следующий шаг на пути структурной перестройки – создание сектора мультимедийных технологий либо медиатеки (специализированного подразделения, работающего с нетрадиционными носителями информации), рекламно-издательского отдела, сектора платных услуг и др.Совершенствование управления библиотекой в условиях двух технологий. Вполне естественно, что решение частных вопросов информатизации постепенно «перетекает» в проблематику управления организацией и персоналом, влияет на принятие конкретных административных решений. Внедрение в систему управления учреждением элементов автоматизированных технологий предполагает: разработку инструктивно-нормативных и технологических документов (должностных инструкций, положений об отделе, технологических инструкций), организацию координационного совета по информации при директоре. ^ 2.5.Общие правила работы с ЭК. Некоторые общие правила работы с ЭК:Правило первое. Прежде всего пользователю неплохо поинтересоваться: каков объём базы данных, то есть сколько в ней библиографических записей; какие виды документов отражены; с какой даты ведётся, то есть когда началась текущая машинная каталогизация, гарантирующая отображение в каталоге всех поступающих документов данного вида; ведётся ли параллельно карточный каталог и какого его соотношение с ЭК по наполнению; какова «ретроспектива» и, если вводились записи из карточных каталогов, публикации каких лет отражены, насколько полно (все, случайные, отобранные по определённому принципу); какие области знания или тематические разделы по одной из классификаций существуют; какого рода справочная информация может быть использована при поиске: сведения об именах лиц, коллективах (организациях, конференциях), словари, тезаурусы, классификации, справки об используемых клавишах, о каждом режиме поиска и т.д.^ Правило второе. Поиск в ЭК разворачивается как последовательность экранов с различными сообщениями. Если на экран выводится перечень (меню) возможностей дальнейшего поиска или перечень фамилий авторов, начинающихся на Смирн), то пользователю ничего не остаётся, как только выбрать один из предложенных вариантов. Тем самым он направляется по определённому пути.^ Правило третье. Необходимо также внимательно изучать строки меню служебных клавиш вверху и внизу экрана.Правило четвёртое. Если появляется сообщение с предложением ввести поисковый признак определённого вида в пустое окошечко или строку, то пользователь имеет дело с так называемой «маской». Здесь пользователь направляет поиск собственными словами и затем смотрит, куда они его выведут. Остальные сообщения система выдаёт в качестве указаний, комментариев, справок, предупреждений, отрицательных ответов.^ Система ИРБИС. Система автоматизации библиотек ИРБИС представляет собой типовое интегрированное решение в области автоматизации библиотечных технологий и предназначена для использования в библиотеках любого уровня и профиля. ЭК в системе ИРБИС – это общая поливидовая БД по многоотраслевой тематике, которая включает сведения обо всей литературе, поступающей в библиотеку. Это могут быть печатные и рукописные языковые материалы, ноты, видео и звукозаписи, картографические материалы, компьютерные файлы и т.п. Система полностью отвечает международным требованиям, предъявляемым к подобного рода системам, и поддерживает все отечественные библиографические форматы и стандарты. Система позволяет описывать все виды и типы изданий. Интерфейсы системы максимально приближены к потребностям пользователя и легко осваиваются. Вся технология ориентирована на то, чтобы сократить и максимально упростить клавиатурный ввод информации, обеспечив в то же время максимально полное описание изданий в соответствии с профилем, уровнем и потребностями конкретного пользователя, традициями и требованиями ГОСТ 7.1-84. При этом единственным обязательным Элементом Данных (ЭД), без которого документ не будет сохранён в БД, является Заглавие. Система, с одной стороны, обеспечивает все традиционные подходы библиотечных работников при поиске литературы в традиционных каталогах, а с другой – предоставляет массу дополнительных возможностей как для поиска в ЭК, так и в процессах обработки поступающей литературы, учёта и анализа фондов (включая процессы списания литературы), выдачи и возврата литературы читателю. ИРБИС охватывает практически все традиционные библиотечные функции от комплектования до книговыдачи, учёт и отчётность, имеет специальные решения для ЦБС и Вузов (включая задачи учёта и выдачи многоэкземплярной литературы и книгообеспеченности). Заключение. В последние годы наблюдается резкое увеличение информационного потока. Значительно выросли потребности населения в оперативном получении разных сведений. Компьютерные технологии развиваются стремительно. Технические возможности позволяют создать принципиально новые условия для справочно-библиографического обслуживания. Библиотеки вынуждены меняться, чтобы сохраниться как социальный институт, и подтверждать свою значимость для общества. Я считаю, что ЭК в библиотеках очень просты в использовании, на них легко научиться работать, можно искать литературу без помощи библиотекарей. В ближайшем будущем, как мне кажется, потребность в библиотеках отпадёт, так как вся литература будет в Интернет и через ЭК её можно будет легко найти и получить.^ Список используемой литературы. Дунаевская С.М. Система ИРБИС и библиотечная технология / Информационные технологии в библиотеках и информационное общество: Сборник научных трудов ГПНТБ России / С.М. Дунаевская. – М.: Репрографический центр ГПНТБ России, 2001 – С. 20 – 39. Сукиасян Э.Р. Электронные каталоги / Э.Р. Сукиасян // Библиотека. – 2003. – № 2 – С. 38 – 41. Екимова Н. Г. Отдел электронного назначения / Н.Г. Екимова // Библиотека. – 2003. – № 2 – С. 42 – 44. Лавренова О. Есть такая запись в электронном каталоге / О. Лавренова // Библиотека. – 2000. – № 2 – С. 30 –33.