7. Основные проблемы документационного обеспечения государственного управления, практика их решения.Билет 7: 1 Основные проблемы документационного обеспечения государственного управления, практика их решения. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Все предприятия, организации, учреждения, в т.ч. гос. и муниципальные подчиняются единой государственной системе делопроизв. обеспечения управления ГОСТами по делопроизводству и архивному делу и т.д. В гос и муниц. органах применяется унифицированная система организации распорядительной документации. Состоит из трех частей: 1 требования к документам машинописным способом; 2 потребительская бумага (какая бумага для какого документа, реквизиты); 3 требования к бланкам (формам, текстам документов). ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установлены три вида фиксации документов: 1.Трафарет, 2. Анкета, 3.Таблица. Трафарет - заранее отпечатанный текст с унифицированной информацией, где есть пропуски для заполнения (шаблон) Анкета - опросный лист для получения информации. Таблица - перечень сведений с числовой информацией, приведенный в определенную систему. Документы должны удовлетворять требованиям: пригодность к длительному хранению и максимальная наглядность. Классификация документов - деление документов по наиболее общим признакам сходства и различия. Её цель - повышение оперативности работы аппарата управления, ответственности исполнителей. Классификация в дело - совокупность документов, облаченных в твердую обложку. Делятся: - по способу фиксации: а), письменные б) графические в), фото, кино и аудио документы. - по содержанию: в), организационно-распорядительные б), финансово-расчетные в), личного состава и др. - по наименованию: а). постановления, б) распоряжения, в) приказы, г).справки. - по видам: а) типовые (разработаны вышестоящей организацией заранее для подведомственной организации); б) примерные (носят рекомендательный характер от вышестоящей организации); в) трафаретные (отпечатаны типографским способом, состоят из переменных или постоянных реквизитов); г) индивидуальные. - по степени сложности: а) состоящие из одного вопроса; б).состоящие из нескольких вопросов - по месту составления: а) внутренние б) внешние - по срокам исполнения: а). срочные и б) несрочные - по происхождению: а). служебные и б). лично-именные - по степени гласности: а) для служебного пользования и др. - по юридической силе: а) подлинные - документы выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; б) подложные - не соответствуют истине. - по степени создания: а).подлинники, б) копии. Подлинник и заверенная копия несут одинаковую юридическую нагрузку. - по срокам хранения; - по роду деятельности. Бланки документов: а) общий бланк (включает герб, эмблему организации, наименование организации, место указания порядкового номера) б). бланк для письма ( адрес, код БИК, ИНН) Требования предъявляемые к текстам служебных документов: краткость изложения (объем не должен превышать одной страницы, кроме контрактов, договоров). Формулировки должны быть точными, безупречными. В юридическом отношении не допускается двояких толкований текста. Тон документа должен быть нейтральным. Текст разделен на абзацы. Стандартный управленческий документ состоит из двух частей: 1).Вводная часть, где мотивы составления документа; 2). основная часть - просьбы, предложения. Текст нумеруется арабскими цифрами и делится на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Основные (организационно-распорядительные) док. делятся на группы: 1. Организационная документация (Устав, учредит, договор, должности, регламенты). 2. Распорядительная документация (решения, распоряжения, приказы). 3. Документы по личному составу (приём, перевод, увольнение). 4. Трудовые контракты» договора. 5.Финансово-бухгалтерская документация. 6. Информационно-справочная документация (доклады, письма). 7. Личная документация (заявления, биографии). 8. Нормативные документы вышестоящих органов. 9. Коммерческие контракты. 3 вида регистрации документов в управлении: 1. Централизованная - на фиксированном рабочем месте все операции по регистрации. 2. Децентрализованная - регистрация в местах создания документа. 3 Смешанная. В управлении используется вычислительная техника по двум направлениям: 1. В роли пишущей машинки. 2. Организация работы с документами. Существует 2 варианта развития делопроизводства: 1. Российский - основа - централизованное отслеживание документооборота в реальном масштабе времени. Большое количество бумажного документооборота, персонала, техники. 2. Западный - применение компьютеров. Недостаток - отсутствуют контролирующие функции. Несмотря на то, что сегодня практически все федеральные органы обеспечены современными компьютерами, подключены к сети Интернет, внутренний документооборот этих структур как велся, так и ведется в основном на бумаге. Отсутствие и современной электронной системы планирования и финансово-управленческой отчётности влечет за собой нерациональные трудовые и денежные затраты.. Необходимо продвижение технологии DIRECTUM в государственном управлении (электронный документооборот).